Pensjonsrapportering KLP

Transkript

1 Innhold Pensjonsrapportering KLP... 2 Arbeidstakers andel pensjon... 2 Arbeidsgivers andel pensjon... 2 Arbeidstakers medlemskap... 2 Meldinger til KLP... 3 Rapportering til KLP... 3 Sikkerhet... 3 Styreinformasjon som må på plass... 4 Systemvariabler... 4 Arbeidsgivers andel av pensjon... 6 Avvik per pensjonsordning... 6 Tekstkoder... 8 Dictionary, Knytt tekstkode til felt... 9 Dictionary, Loggindikator...10 Aksjonskoder...10 Definisjon av Lønns- og trekkarter...13 Lønnsarter som inngår i grunnlaget for pensjon...13 Markering av pensjonsgivende lønn og tillegg...13 Lønnsarter til pensjonslogg...15 Lønnsarter for timelønn Spesialvarianter...15 Lønnsart for tilbakeføring av arbeidsgivers andel pensjon...16 Lønnsart for tilbakeføring av arbeidstakers 2 % trekk...16 Trekkart for 2 % Pensjonstrekk...17 Kontering...18 Kontering av arbeidsgivers andel...18 Ansattinformasjon...18 Ajourhold ansatt...19 Faste transer...20 Logging pensjonslogg...20 Loggtranser - endringer...21 Logging fra felter på Ansatt...22 Opprykksliste...22 Loggtranser - ajourhold...24 Danning av meldingstranser til KLP...24 Generering av transer til KLP...24 Forespørsel Pensjonstranser til KLP...28 Rapport Dann fil til KLP...30 Korrigert egenandel / arbeidsgivers grunnlag...31 KLP rapporten, bestandskontroll...31 Kontroll av innsending...32 Diverse...32 Endring av stillingskode...32 Endringer på Rammer Regulativ...32 Hjelperapporter for avstemning av pensjon...33 Tabeller ved pensjonsrapportering...33 Kjøreplan - Oppstart...33 Filformat teknisk informasjon...36 Overføringsfil KLP...36 Konvertering bestandsdata...37 Storebrand / Vital offentlig...38 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 38

2 Pensjonsrapportering KLP Denne rutinen tar for seg oppbygningen av Aditro lønn for å dekke Arbeidstakers andel pensjon Arbeidsgivers andel pensjon Arbeidstakers medlemskap Meldinger til KLP Det er viktig at arbeidsgivere som benytter KLP som pensjonskasse, melder fra til KLP at de benytter Aditro lønn som sitt lønnssystem. For de arbeidsgiverne som både rapporterer til KLP/andre og SPK, vil det være en del av oppbyggingen som er felles. Arbeidstakers andel pensjon Arbeidstakers andel er normalt 2% trekk av trekkgrunnlaget. 2% pensjonstrekk registreres som trekktrans i faste transer i Aditro Lønn, én gang pr. person Trekkgrunnlaget er maksimum 12G, i praksis betyr det at Aditro Lønn reduserer trekkgrunnlaget til 12G i forhold til periodefinisjonen, slik at trekkgrunnlaget ved månedsavlønning reduseres til 1G. Dersom beregningskode på trekkart settes til 20. Arbeidsgivers andel pensjon Arbeidsgivers andel pensjon er en prosent av trekkgrunnlaget. Prosenten kan variere avhengig av hvilken pensjonsavtaler hos SPK som virksomheten benytter. Arbeidsgivers andel pensjon inngår i grunnlag for arbeidsgiveravgift og kommer ut på Følgeskriv A. Aditro Lønn beregner avsetninger (kostnad/gjeld) for arbeidsgivers andel pensjon og tilhørende arbeidsgiveravgift, og dette er kun transaksjoner til regnskap. Disse regnskapstransene benyttes kun for terminrapporten og noen hjelperapporter. Du kan også kjøre ut utskrift av disse transene via Fri Lønnsrapport. Arbeidstakers medlemskap Arbeidstaker meldes inn ved ansettelse betinget av at vedkommende har en stillingsandel som er større enn pensjonskassens krav til arbeidstid. Du skal være oppmerksom på at alle som skal meldes inn, betinget stillingstørrelsen, skal trekkes 2% pensjonstrekk, og det skal beregnes arbeidsgivers andel pensjon. Hvis det ved rapportering, viser seg at stillingstørrelsen ikke er stor nok, skal 2 % pensjonstrekk tilbakebetales til den ansatte, og arbeidsgivers andel pensjon skal føres tilbake. I Aditro Lønn blir disse tilbakeføringene generert som variable transer som normalt tas med i første lønnsperiode etter rapportering. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 38

3 Meldinger til KLP Pensjonsrapportering i Aditro lønn til KLP er samlet som en tredelt rutine under Rapporter Pensjonsrapportering. Rutinen består av: Forespørsel, her kan du se all historikk, ta enkle kontroller og endre informasjon som skal rapporteres. Generering, her genererer Aditro Lønn opp det som skal rapporteres til KLP Rapportering, basert på generert og kontrollert informasjon. Det skal sendes transaksjonsfil til KLP hver måned. Meldingsrutinen er beskrevet i detalj i dette dokumentet. Rapportering til KLP Pensjonsopplysninger til Kommunal Landspensjonskasse skal rapporteres én gang i kvartalet. Rapporteringen består av følgende funksjoner (de 4 siste i samme menyvalg, men forskjellige faner): Logging (automatisk, etter egen oppbygging) Generering av transer Forespørsel Rapportering/ innsending Ajourhold Aksjonskoder For at en person skal rapporteres til KLP, må den ha arbeidstid per kvartal over grense. Grenseverdi angitt i systemparameter. Regelverket for meldinger følger retningslinjer gitt av KLP. Brukerhåndbok for arbeidsgivere som har pensjonsordning i KLP Transaksjonsbasert meldingsrutine (TMR) Sikkerhet Tilgangen til Pensjonsrapportering deles inn i 3: Forespørsel Generering Rapportering Det kan gis tilgang til hver enkelt av funksjonene. Knappene Beregning, Utfør og Godkjenn i Forespørsel gis det tilgang til, kun hvis du har tilgang til Generering. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 38

4 Styreinformasjon som må på plass Systemvariabler Får du skal starte rapportering til KLP må du oppdatere styreinformasjonen for KLP-rapportering. Systemparameter Overføringer Kommunal Landspensjonskasse. Aksjonskode Innmelding Angi aksjonskode. Aksjonskode Endring. Aksjonskode Utmelding. L&T-art tilbakeføring AAP, lønns- og trekkart for tilbakeføring arbeidsg. andel L&T-art inntrekk 2%, lønns- og trekkart for tilbakeføring av 2% trekk. L&T-art 2 % trekk, lønns- og trekkart for trekk av 2 % egenandel pensjonstrekk. Dersom du vil benytte forskjellige trekkarter for de ulike ordningene, oppretter du en Fri parameter til dette. Se lengre ned i dokumentet. Bereg.gr.lag 2 % trekk, benyttes som grunnlag ved beregning av egenandel. Må ikke benytte samme grunnlag for både arbeidstakersog arbeidsgivers andel Beregning fastlønn Angi sats hvor fastlønn hentes fra. Følgende verdier kan registreres i feltet: Felt Personsats 1 1 Personsats 2 2 Personsats 3 3 Ansattsats 1 4 Ansattsats 2 5 Verdi Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 38

5 Ansattsats 3 6 Regulativ A RegulativB A B Gyldige verdier kan kombineres f.eks. A4 som betyr at fastlønn skal hentes fra Regulativ A og Ansattsats 1. Beregnet hovedlønn blir justert for stillingsprosent, dvs. at hvis hovedlønn skal hentes fra Regulativ A som har for eksempel i årslønn, og dersom den ansatte har en stillingsprosent på 80, vil hovedlønn bli beregnet til Personsatser blir justert mot total stillingsprosent for personen, dvs. summen av alle stillingsprosentene på ansattforholdene. Måltall medlemskap Angi grense for antall timer pr. måned, for tiden 168. Beregningskode KLP Angi om Stillingsprosent eller Ansattstatus indikerer timelønnet. Stillingsprosent=0 indikerer timelønnet. Systemnavn Skriv inn Personec Kundenummer KLP Angi kundenummer tildelt av KLP Juster hovedlønn ved sti-% over 100. Indikator for automatisk justering av hovedlønn tilsvarende 100 % stilling, når beregnet stillingsprosent er høyere enn 100. Juster sti-% for ferie for timelønnede. Angi om stillingsprosent og hovedlønn skal justeres for manglende rapportering av lønn under ferie for timelønnede. Justeringsfaktor 52/47 og 52/46 (personer fylte 60 år). Sjekk om firmaets arbeidsgiverorganisasjon har akseptert denne avtalen. Vurder måltall på totalnivå. Ved ansettelser på flere avtalenummer skal medlemskap vurderes totalt mot medlemskap. Eksportområde Område hvor fil for sending KLP legges ut. Kan godt legge ut egen mappe for klp-filer. Ordning Angi de forskjellige pensjonsordningene som kvartalsrapporten KLP skal ta hensyn til. Ansattstatus Fast Angi de ulike ansattstatuser som inngår i fast ansettelse. Ansattstatus Midlertidig Angi de forskjellige ansattstatuser som inngår i midlertidig ansettelse. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 38

6 Arbeidsgivers andel av pensjon Systemparameter Satser Beregn.gr.lag Her angis det beregningsgrunnlaget som benyttes til beregning av arbeidsgivers andel pensjon. Det må være forskjellig beregningsgrunnlag for KLP og SPK. Beregningsgrunnlaget for trekk pensjonspremie er også forskjellig fra dette. Dersom arbeidsgivers andel ikke beregnes, kan dette feltet være blankt, selv om beregningsgrunnlaget finnes. Vær oppmerksom på at alle som avlønnes på arter som inngår i dette grunnlaget får beregnet arbeidsgivers andel pensjon, det er ingen kontroll mot Pensjonsordning angitt på Ansatt. Prosent Dersom arbeidsgiver skal betale samme prosent for alle ansatte, så angis prosenten her. 0 % dersom ingen beregning. Hvis enkelte ansatte ikke er med i ordningen så må prosenten her settes til null og så må du definere en sats for hver pensjonsordning som benyttes for rapportering til KLP. Alternativt løses dette ved at disse kobles til en pensjonsordning som ikke inngår i rapporteringen, og så gis denne ordningen null prosent. Avvik per pensjonsordning Trekkart Egenandel pr. ordning Du oppretter en fri systemparameter B0PENART<ordning> hvor du legger inn trekkart for autogenerering av pensjonstrekket. Ved automatisk trekk til Vital / Storebrand offentlig må det opprettes en fri parameter for ordningen for å få generert automatisk trekk av egenandel. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 38

7 Systemparameter Frie parametre Prosentsats Arbeidsgivers andel pr. ordning Prosent pr. pensjonsordning defineres som frie parametre. Systemparameter Frie parametre Her angis den prosent som skal benyttes for beregning av arbeidsgivers andel Pensjon, i dette tilfelle ordning 30. Denne henger sammen med ansatt, feltet for pensjonsordning. Hvis du har flere pensjonsordninger så må det defineres sats for hver av dem. Frie parametre B0AAP13 Her angis den prosent som skal benyttes for beregning av arbeidsgivers andel Pensjon, i dette tilfellet ordning 13 KLP Sykepleier. Denne henger sammen med ansatt, feltet for pensjonsordning. Benyttes annen verdi i feltet for ordning, må systemvariabelen gjenspeile denne. B0AAP15 Her angis den prosent som skal benyttes for KLP leger. B0AAP16 Her angis den prosent som skal benyttes for KLP fellesordning Helseforetak. B0AAP18 Her angis den prosent som skal benyttes for KLP fellesordning. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 38

8 Tekstkoder Ved avvikende kontering for de enklete ordningene må det opprettes egne systemparametre med kobling til alternativ konteringskode. Se punkt under kontering. Tekstkode type- PTY - Pensjonsordning På ansatt skal du angi pensjonsordning ansatte som skal være med i KLP. Pensjonsordningerer defineres som tekstkode med type PTY. Ajourhold faste opplysninger Tekstkoder Pensjonsordning Opprett de pensjonsordninger du skal benytte ved rapporteringen til KLP. Tekstkodetypen knyttes til feltet i ansatt for å få oppslag mot koden ved ajourhold av pensjonsordningen på ansattforholdet. Årsakskoder (benyttes foreløpig ikke) U for gyldige årsakskoder (aksjonskoder) rapportering til KLP. Årsakskoder må også opprettes i tekstkoderegisteret. Det er egne årsakskoder for KLP. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 38

9 Tekstkode U med følgende koder: Tekstkodetype U knyttes til feltet Meldingskode på aksjonskoden under pensjonsrapportering ved å endre i Dictionary Tabell 20 Felt 7 Kommentarer til koden: 1. posisjon: 2. posisjon 1 = Innmelding 1 = Ordinær, benyttes ved innmelding og endring 2 = Endring 2 = Overgang til alderspensjon 3 = Utmelding 3 = Overgang til uførepensjon 4 = Død 5 = Permisjon uten lønn Kode 12, 2, 29, 38, og 39 gjelder kun for SPK. Dictionary, Knytt tekstkode til felt Tekstkodetype knyttes mot felt i ansatt ajourhold, under fanen tilleggsinfo, pensjonsopplysninger, Pensjonsordning, ved å gå på Dictionary. For pensjonsordning er det Tabell 5 - felt 61 I meny Systemadministasjon System vedlikehold Dictionary Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 38

10 På ansatt angir du den pensjonsordning den ansatte som skal være med i. Dictionary, Loggindikator De felt som skal logges til pensjonslogg må merkes med loggkode. Merk Kartotek / Felt for logging av transer til transkartoteket Systemadministrasjon system vedlikehold Dictionary Det er de kartotek / felt som benyttes for logging i kodekartoteket som må merkes med logging til pensjonslogg. Felt som ikke skal rapporteres, for eksempel satser som ikke rapporteres pensjonskassen, skal ikke ha logging til pensjonslogg. Aksjonskoder Kodekartoteket er oppbygging av et sett koder som knyttes til felter på ansatt ajourhold programmet for å logge endringer som blir gjort på den ansatte. For at selve loggingen skal skje må vi ha kodekartoteket. Loggingen fra forskjellige felt danner pensjonslogg. Disse transene tas høyde for i månedskjøringen og danner grunnlaget for oversendelsen til KLP. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 38

11 Rapporter Pensjonsrapportering Aksjonskoder Aksjonskode Aksjonskodenummer er valgfritt. Aditro Lønn setter som utgangspunkt at aksjonskoder for SPK er fra 1-99, mens aksjonskoder for KLP er større enn 100. Det er opp til den enkelte bruker å bygge opp kodekartoteket slik at det er mest mulig funksjonelt med hensyn til hvilke felt som skal utløse hvilke aksjonskoder. Aksjonstekst Forklarende tekst til dette aksjonsnummeret. Tabell / Felt for logging Kartotek og felt som skal utløse logging for denne kode. Du må inn på disse i Systemadministrasjon System vedlikehold Dictionary Dictionary og merke feltet med offentlig rapportering. Tabell / Felt for aksjonsdato Kartotek og felt for aksjonsdato. I de tilfeller at virkningsdato for denne melding kan hentes automatisk tastes Kartotek og felt der denne opplysningen finnes. For tidsstyrt felt med informasjon fra lønninfo eller historiske felt skal aksjonsdato hentes fra Fra dato Tabell 250 Lønnsinformasjon Tabell 317 Historiske felt Meldingskode Trans/årsakskode gyldige verdier har vi opprettet i tekstkode U Forslag til oppbygging av Aksjonskoderegisteret Aksj. Kode Tekst Logging Av Tabell/Felt Års ak ko de Logging av Aksjons- Dato fra Tabell/Felt Feltnavn og feltnr. I Ansattbilde Feltnavn Variabelnavn 109 MANUELL INNMELDIND 11 Auto 110 INNMELDING KLP 11 Auto 111 ENDRING KLP (FLERE STILL) 21 Auto 112 INNMELD ETTER FRAVÆR Fravæ r u/lønn tild P2DTT 212 ENDRING AV Trinn P2LREG Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 38

12 LØNNSTRINN 213 ENDRING AV STILLINGSPROS 214 ENDRING AV LØNNSRAMME 21 Auto Lønnsr amme 215 ENDRING AV FASTLØNN?? ENDRING AV STILLINGSKODE 218 ENDRING AV PENSJ. TILLEGG Stillin gkode P2STIGE 21 Auto 220 MANUELL ENDRING 21 Auto 310 UTMELDING KLP 31 Auto 311 ENDRING (OPPHØR I EN STILL) 21 Auto 312 UTMELDT PERM U/LØNN Fravæ r u/lønn frad P2STKODE P2DTF 313 HEL ALDERSPENSJON 32 Auto 314 HEL UFØREPENSJON 33 Auto 319 DØD 34 Auto 330 MANUELL UTMELDING 31 Auto 400 MASKINELL INNMELDING 11 B0KLPAKI 405 MASKINELL ENDRING 21 B0KLPAKE 410 MASKINELL UTMELDING 31 B0KLPAKU Det er nødvendig å ha logging fra de feltene vi har spesifisert her, da dette vil gi korrekt logging av transer slik som rutinen er bygget opp. Det er den enkelte bruker selv som bygger opp felter for logging utover det som er satt opp i kodeoversikten. Ut av dette følger hovedreglene: Fra ansatt blir det nå kun lagt opp til logging på Stillingskode, Lønnstrinn, Lønnsramme (kun endringslogg), Permisjon u/lønn og årslønn. For tidsstyrte felt hentes aksjonsdato fra kartotek 317, felt 9. Status- og endringstranser vil bli generert i det en kjører Kvartalsrapporten KLP. Dette er omtalt senere. Skriv ut aksjonskodene fra søkefunksjonen i tekstkodekartotek. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 38

13 Definisjon av Lønns- og trekkarter Definisjon av Lønns- og trekkarter som benyttes i pensjonsrutinen Lønnsarter som inngår i grunnlaget for pensjon Alle lønnsarter som skal inngå i grunnlaget for arbeidsgivers andel pensjon eller grunnlaget for arbeidstakers 2 % trekk, må merkes med akkumulering i de beregningsgrunnlagene som er gjeldende. Det må benyttes to grunnlag, for at tilbakeføring av arbeidstakers andel skal bli korrekt. Som en standard for denne dokumentasjonen benytter vi følgende grunnlag: Beregnings grunnlag nr 25 benyttes til grunnlag arbeidsgivers andel pensjon Beregnings grunnlag nr 7 benyttes til grunnlag 2 % pensjonstrekk KLP. Ajourhold Faste opplysninger Lønn og trekkarter Akkumulering Her er et eksempel på Lønn- og Trekkart for Fastlønn. Denne inngår i grunnlaget for 2 % arbeidstaker trekk og arbeidsgivers andel, akkumulatorgrunnlag 25. Slik må du altså merke alle lønn- og trekkarter som inngår i grunnlaget. I tillegg må det under L&T-oppg/Rapporter settes en verdi i feltet for NAVO/KLP Kode. Denne angir hvor i fil/rapport beløpet skal skrives. Se neste side. Markering av pensjonsgivende lønn og tillegg Alle lønns- og trekkarter som inngår i grunnlaget for pensjon, må merkes for hvilken type pensjonsgivende lønn de er. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 38

14 Ajourhold Faste opplysninger Lønn og trekkarter L&T oppg/rapporter Fastlønn/Månedslønn/Timelønn merkes med 0 (Hentesfra regulativ og fastlønn) Andre faste pensjonsgivende tillegg settes til 2 Variable tillegg 3 (gjennomsnittsbeløp) Funksjonstillegg 4 gjelder kun SPK Eksempel på type godtgjørelse som er pensjonsgivende Fast overtidsgodtgjørelse. Faste tillegg B-tillegg T-Tillegg Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 38

15 Lønnsarter til pensjonslogg De lønnsarter hvor endringer skal logges, må merkes under fanen Diverse indikatorer Lønnsarter for timelønn. Etter endringen i regelverket for pensjonsmedlemskap der timelønnede nå skal være med i pensjonsordningen, er en nødt til å merke disse lønns- og trekkartene slik at disse også inngår i beregningsgrunnlaget for 2 % trekk og arbeidsgivers andel. Mertid for deltidsansatte skal også inngå i pensjonsgrunnlaget. Du kan være tjent med å ha en timelønnsart som ikke inngår i grunnlaget for pensjon. Det kan være ansatte du vet med sikkerhet ikke oppnår det som skal til for å få medlemskap, eller det kan være ansatte du vet går i full stilling, og således kommer over 100 %, og du forhindrer da tilbakeføring av trukket pensjonspremie. Spesialvarianter I feltet Beh. timer pensjon må vi utelate de artene som ikke skal inngå med timer i beregning av stillingsprosent Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 38

16 Ajourhold Faste opplysninger Lønn og trekkarter L&T oppg/rapporter Dette er viktig dersom du har tillegg som utbetales etter timer som er pensjonsgivende tillegg. I de tilfellene må denne være satt til 1. Det er kun timelønnsarter som skal være med å beregne stillingsprosenten som skal ha 0 i verdi her. Lønnsart for tilbakeføring av arbeidsgivers andel pensjon Lønnsarten for tilbakeføring arbeidsgivers andel pensjon vil være en art som inngår i lønnsberegningen, slik som beregning av arbeidsgivers andel vil gjøre. Det vil da dannes automatpost på transen som overføres regnskap, og den vil påvirke arbeidsgiveravgifts-beregningen. Lønns- og trekkarten skal kun ha utfylt Fane Kontering/diverse, diverse boksen, Utbetales, settes til 2. Ingen kontering Fane Akkumulering, Beregningsgrunnlag 25, settes til 1 Fane Masker, beløp og konteringsdimensjonene settes til Kan Dette gjør at du også kan benytte denne ved manuell tilbakeføring av arbeidsgivers andel pensjon, det er da viktig å legge inn denne lønnsarten med minus, slik at den tilbakefører tidligere avsatt arbeids givers andel. I tillegg må du da kontere transen, da lønnsarten ikke har noen konteringskode. Lønnsart for tilbakeføring av arbeidstakers 2 % trekk Lønns- og trekkarten for tilbakeføring av 2 % trekk må være en lønnsart, og du kan følgelig ikke benytte trekkarten for trekk av 2 %. Lønn- og trekkarten skal kun ha utfylt Avgifter, Skattegrunnlag, settes til 1 Fane L&T oppgave/rapporter, lønns- og trekkoppgave, henvisning 1, settes til 312 Fane L&T oppgave/rapporter, lønns- og trekkoppgave, fortegn henvisning 1 / 2, settes til (minus) Fane Masker, beløp og kontonummer. Regnskap settes til Kan Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 38

17 Dette gjør at du kan benytte denne ved manuell tilbakeføring av arbeidstakers 2 % trekk av pensjon, husk da å kontere transen, da lønnsarten ikke har noen konteringskode. Dersom tilbakeføringen av 2 % trekk gjøres på neste inntektsår for den ansatte, må du ha en egen lønnsart for dette. Den må inngå i LTO kode 923. Du må da huske på å endre systemvariabel før du kjører månedsrapporten, slik at den legger ut til denne spesielle lønnsarten. Trekkart for 2 % Pensjonstrekk Ajourhold Faste opplysninger Lønn og trekkarter Behandling Satser Behandlingskode 20 tar hensyn til begrensningene i trekket etter hvor høy inntekten er. Mindre enn 12G fullt trekk Over 12G trekk for grunnlag inntil 12 G Satsen settes til 0,02 som tilsvarer 2 % Gen.grunnlag settes til grunnlag 25 (det samme som alle lønnsartene er merket med) I tillegg må følgende felter fylles ut: Kontering/Diverse, Kontering, Konteringskode, settes til kode hvor du fører trekk pensjon (balansekonto) L&T -oppgave/rapporter, lønns- og trekkoppgave, henvisning 1, settes til 312 L&T -oppgave/rapporter, lønns- og trekkoppgave, fortegn henvisning 1 / 2, fortegn beholdes Diverse indikatorer, Avrunding, settes til 1 Diverse indikatorer, Loggindikator, settes til 2 Masker fradato og tildato settes på til Kan Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 38

18 Kontering Kontering av arbeidsgivers andel Kontering av arbeidsgivers andel og tilhørende beregnet arbeidsgiveravgift ajourholdes under bedriftskontering. I meny System vedlikehold Systemparametre Bedriftskontering Dersom kontering av arbeidsgivers andel skal være forskjellig for de ulike ordningene, må det opprettes forskjellige systemvariabler av konteringskode under bedriftskontering i systemvedlikehold. Systemvariabelen opprettes i Frie parametre og skal inneholde 13 tegn; R8DAAP + 4 underscore + Ordning med tre siffer (0 først) for eksempel R8DAAP 013. Dette må da opprettes for ALLE ordninger. Konto må også opprettes i tekstkoderegister og konteringskode må endres med: Konto = 0 Konto ikke oppgitt Hentes fra Regnskapskontonummer= 33 Systemtabell-verdi Ajourhold faste opplysninger Konteringskode Dersom kontering skal være lik for alle pensjonsordninger, angis konto på konteringskoder og Regnskapskontonummer og Hentes fra settes til 0. Dersom du skal bruke bare et kontonummer legges kontonummer inn i konto og Regnskapskontonummer skal da hentes fra 0 konteringskode. Øvrige kontoelementer hentes etter vanlige regler. Ansattinformasjon For at pensjonstrekk skal bli beregnet forutsetter det at; Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 38

19 Alle ansatte som har pensjonsgivende lønn, blir beregnet med pensjonstrekk og andel pensjon for hver lønnskjøring. Det er også nødvendig at de ansatte registreres med en gyldig pensjonsordning, slik at en vet hvilken ordning den ansatte tilhører og hvilken % sats arbeidsgivers andel skal avsettes ut fra. Ansatte som IKKE inngår i ordning skal registreres med en ordning uten beregning av egenandel og arbeidsgivers andel. Ajourhold ansatt Person ajourhold Personopplysninger Pensjonsordning Pensjonsordning, feltet er tidsstyrt. Ved beregning benyttes gjeldende pensjonsordning siste dato i pensjonsperiode. Pensjonsalder, pensjonsdato beregnes av systemet. Nærmere retningslinjer for pensjonsalder fås hos KLP. Feltene Inn- / Utmeldt dato og Status oppdateres av systemet. Innhold i feltet benyttes ikke i utplukket ved beregning. Stillingskombinasjon, felt som gjelder ansatte som arbeider i stilling hos annen arbeidsgiver som skal være innmeldt. Det kan også benyttes for pensjonister/ delvis uførepensjon. Når feltet på ansattforhold markeres, sendes melding for personer med stillingsandel under grense. Ved beregnet stillingsprosent lik 0, sendes utmelding. Sjekk web siden til KLP for nærmere info om blant annet aldersgrensene. søk på aldersgrense/aldersgrense i KLP. Man får da liste over alle stillingene med aldersgrenser, samt kommentarer. Arbeidstidsgruppe må ligge inne på ansattforholdene. Dette for å beregne korrekt antall timer i måneden. Legges inn på Lønninfo Regulativ A Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 19 av 38

20 Person ajourhold Personopplysninger Lønninfo Stillingskode må registreres på ansatt under fanen Lønn, feltet logges og skal ut i rapport til KLP. Faste transer Det er viktig at det ikke slettes faste transer som er pensjonsgivende. Da vil beregning av pensjonsgivende tillegg i rapporteringen gå feil. I tillegg må det åpnes for fradato og tildato på transene. Dette gjøres på registreringsmasker på lønnsartene. Det er ikke nødvendig å opprette trekk egenandel, da den trekkes automatisk når art for trekk er lagt inn under systemparameter. Logging pensjonslogg Endringer som har innvirkning på rapportering til KLP (Storebrand) skal logges til tabell PensjonLogg. Loggingen foretas ved Person ajourhold Personopplysninger (person/ansatt, regulativ og lønnsramme), ved registrering av faste transer, av UpdateEngine og av TPLImportAgent. (UpdateEngine logger endringer på person/ansatt som gjelder fra i dag. TPLImportAgent logger endringer for person/ansatt, men overlater til UpdateEngine å logge endringer fram i tid.) Tidsstyrt informasjon må du også logge, slik at du fanger opp eventuelle endringer som skjer tilbake i tid. Inne i bildet for ajourhold av tidsstyrt informasjon på person/ansatt, blir endringer logget til pensjonsloggen direkte hvis endringen gjelder en dato tidligere eller lik dagens dato. Logging fra Ajourholdsprogrammene for hhv. regulativ og lønnsramme og registrering faste transer finnes ikke. For å definere pensjonslogging, må du opprette aksjonskoder for hver type logging (i tillegg må det defineres i Systemadministrasjon System vedlikehold Dictionary, hvilken type logging du ønsker). Hvis det er definert kun én aksjonskode for endret kartotek/felt, og samtidig definert kartotek og felt for hvor aksjonsdato skal hentes, vil loggingen skje automatisk uten spørsmål til brukeren. Ellers vil dialogen som finnes i dag, bli vist. Dette er beskrevet senere i dette dokumentet. Følgende endringer kan logges: Stillingskode (5/60) Stillingsbenevnelse (5/46) Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 20 av 38

21 Personsats 1-3 (1/44,1/45,1/46) Ansattsats 1-3 (5/29,5/30,5/31) Avhengig av hva feltene benyttes til Stillingsprosent (5/15) Opprykkskode (5/19) Arbeidstidsgruppe (5/18) Ansiennitetsdato (5/17) Redusert ansiennitet (5/78) Lønnsramme (5/12) Regulativ (5/13) Lønnstrinn (5/14) Navn- og adresse-endringer greier KLP å følge opp selv, så dette behøver du ikke logge. Transer som inngår i fastlønn. Logging av Transer til pensjonslogg fra de forskjellige programmer Logging til pensjonslogg starter først etter at en ansatt har blitt innmeldt via pensjonskjøringen. Generelt for logging av transer, er at det kun tillates én melding pr. ansatt på en og samme aksjonsdato i pensjonsloggen. Det er opplyst fra pensjonskassene at de skal ha skriftlig melding (brev) når det gjelder melding om overgang til Uføre/Alderspensjon og ved Død. Den maskinelle loggfunksjonen for dette er tatt bort. Når det registreres endringer i et felt som er merket for logging, skjer følgende i det en går videre fra feltet ved [TAB] eller [Enter]. Loggtranser - endringer Rapporter Pensjonsrapporter Pensjonslogg Velg linje ved å klikke på den korrekte linja, er det flere koder knyttet til feltet vil disse komme under hverandre. Det er den 1. linja som blir overført til transkartoteket, dersom du bare avslutter bildet. Du kan slette linjer ved å markere dem og trykke på slette ikonet. Aksjonsdato kommer opp, dersom koden er bygget opp slik at dato skal hentes, den kan alltid overstyres ved å velge linje og legge inn korrekt dato. Du må lagre ansattbildet for at transen skal komme i transregisteret. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 21 av 38

22 Dersom du har gjort flere endringer, vil du få opp spørsmål om logging fra hvert felt i det du forlater feltene. Slik holder du kontroll over hvilken trans du skal logge med korrekt kode, slik at transen til KLP blir korrekt. Logging fra felter på Ansatt Det må være utfylt medlem 1 Innmeldt for at loggrutinen skal fungere, det medfører at det ved nyansettelse ikke kommer logging før du har kjørt 1. kvartalsrapport KLP. Innmelding Fravær u/lønn, feltet tildato Endring Fanen Lønn, feltet Trinn feltet Stillingkode feltet Lønnsramme et av feltene sats (dersom fastlønn/årslønn) Utmelding Fravær u/lønn, feltet fradato Lønnstrinn På feltet for lønnstrinn er det bygd opp logging til transaksjonskartoteket, dette er fordi at ansattforhold som ikke har automatisk opprykk, skal utløse logging dersom det endres lønnstrinn. Opprykksliste Ved opprykk i lønnsramme vil ikke dette automatisk legge seg som en ny linje i Lønninfo, men kun endre lønnstrinnet. Dersom du kjører Opprykksliste, vil det dannes en ny rad. Opprykksliste kjøres fra menypunkt Rapporter Opprykksliste. Denne oppdateringen må da kjøres hver måned. Lønnsramme Dersom du endrer lønnsramme på en ansatt med automatisk opprykk som medfører endring av lønnstrinn, vil dette utløse logging av lønnstrinn til transaksjonskartoteket. Dette skjer selv om du ikke direkte endrer selve feltet lønnstrinn. Derfor er det nødvendig å bygge opp logging bare fra feltet lønnstrinn. Lønnsramme kan kun settes med Endringslogg i Systemadministrasjon System vedlikehold Dictonary. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 22 av 38

23 Logging ved endring av stillings % Feltet stillings % utløser logging ved endring av stillings %, dersom det er endring i løpet av rapportperioden, er det ikke nødvendig at det legges ut trans i pensjonsloggen. Når det gjelder endring av stillings % før rapportperioden som du får melding om og endrer i ettertid, må du vurdere hva du skal gjøre med disse tilfellene. Automatikken klarer ikke å fange opp tilfeller hvor den ansatte endrer % i forrige kvartal, når dette kvartalet allerede er rapportert. Disse endringene skulle vært med i forrige kvartal. Det vil bli dannet melding med innrapportering per fradato i denne perioden, og således vil det ikke ha den store effekten på medlemskapet til den enkelte ansatte, men dette vil være et vurderingstilfelle. Logging ved endring av ansattforhold Hovedregel er å legge inn 0-utmeldt/1-innmeldt i medlemsfeltet slik det ligger på det ansattforholdet den ansatte har fra før. Person ajourhold Personopplysninger Ved opprettelse av nytt ansattforhold, i tillegg til det gamle ansattforholdet, vil det være snakk om en endring (som regel) av lønnsog/eller tjeneste data. Dette vil bli fanget opp ved at det endres på felter på ansattforholdet som medfører logging. Ved Skift ansattforhold vil det være snakk om en endring (som regel) av lønns- og / eller tjeneste data. Dette blir også fanget opp av logging fra felter. Se også side 41, punkt Logging fra registrering faste transer Du må logge endringer faste transer tilbake i tid før rapporteringsperioden til KLP. lønnsartene det skal logges fra må ha verdi 2 endring fast trans under lønn- og trekkart, fane for diverse indikatorer, loggindikator. den faste transen må ha fra / til dato. Logging fra Regulativ/Lønnsramme Dersom du endrer på hhv regulativ/lønnsramme, med virkningsdato tilbake i tid, som får innvirkning på årslønn til den enkelte ansatte, vil Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 23 av 38

24 ikke dette medføre logging. Dette vil medføre at disse endringene skjer når du kjører neste kvartalsrapport. Loggtranser - ajourhold Rapporter Pensjonsrapportering Pensjonslogg Her vil det fortløpende legge seg transer fra vedlikehold av persondata som medfører logging fra de forskjellige Aditro programmene. Generering av transer vil ta hensyn til loggede endringer, og generere endringstrans statustrans ev. korrigerte statustranser for de periodene (statustransene) som endringen berører. Dersom det har blitt logget transer i pensjonsloggen du ikke vil skal innvirke på genereringen, må du endre status på disse transene. Sett status 9, for at de ikke skal ha innvirkning. Her har status følgende betydning: 0 logget ikke behandlet. 3 logget og behandlet av periode kjøring (periode i feltet ved siden av). 9 logget manuelt satt til 9 for ikke å komme med i behandling. Linjer uten Aksjonsdato blir ikke behandlet. Du klikker på feltet du ønsker å ajourholde, og endrer innholdet. Innhold endres umiddelbart uten å benytte lagrefunksjon. Danning av meldingstranser til KLP Denne delen av rutinen består av følgende jobber: Generer Transer. Kontroll av transer som er dannet, foretas i Forespørsel bildet. Disse transene må kontrolleres opp mot pensjonslogg. Korrigér ansatt/pensjonslogg generer enkeltpersoner på nytt. Generering av transer til KLP Rapporter Pensjonsrapportering Generering Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 24 av 38

25 Pensjonskasse Velg 2 for Kommunal Landspensjonskasse (KLP) År / Periode rapporteringsår og periode (kvartal) Beregn Ved å avsjekke denne foretas en ny lønnsberegning gitt dagens data på personen. Den reberegnede lønnen legges til grunn for utregning av beløp på transaksjonene til KLP. Dersom en ikke reberegner vil en få oppdatert beløp med historiske transer når det gjelder pensjonsgivende tillegg og hovedinntekt tilsvarende timelønn. Fra Periode / Til Periode Kommer automatisk fra periodedefineringen tilsvarende valgt år / måned. L&T-art inntrekk 2 % - verdi hentes fra systemparameter. L&T-art tilbakeføring Arb.givers andel pensjon verdi hentes fra systemparameter. Beregningsgrunnlag 2% - verdi hentes fra systemparameter Dersom du krysser av for Beregn blir all historikk reberegnet, og det blir meldt endringer, når det er gjort endringer tilbake i tid. I statusvindu skrives tidspunkt for start og stopp av kjøring. Genereringen gjør følgende: Genereringen vil fange opp alle endringer som er oppstått siden forrige kvartal, og lage én ny statustrans og én ny endringstrans (hvis endringer er funnet) pr. person. Endringene vil framkomme ved å sammenligne generert statustrans med forrige statustrans. Ut fra denne differansen vil det genereres en endringstrans. Hvis det finnes transer i pensjonsloggen (PensjonsLogg) som gjelder perioder tidligere enn aktuelt kvartal, må periodene helt tilbake til denne endringen reberegnes med dertil hørende statustranser og endringstranser. Reberegnede status- eller endringstranser vil få nytt løpenummer i tabellen slik at du beholder full historikk. Dersom en person ikke har statustrans forrige periode, men fyller kravene i rapporteringsperioden vil det fylles ut innmeldingsdato på transen. Tilsvarende vil det dersom personen har statustrans forrige periode, men ikke fyller kravene denne periode fylles ut sluttdato på transen. Det blir da laget en endringstrans for hhv innmelding/utmelding. Dersom slutt på flere ansattforhold i samme kvartal benyttes sluttdato fra siste (høyeste dato). Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 25 av 38

26 Aksjonsdato Genereringen setter aksjonsdato for transene etter følgende regler: Statustranser får rapporteringsdato siste dagen i perioden. Statustranser med innmelding før rapporteringsperiode får ansattdato lik startdato på personen dersom det er en fast ansatt, mens midlertidige ansatte får ansattdato lik fra dato i perioden. Dette gjelder da endringstrans for innmeldingen også. Endringstranser tilbake i tid / regenererte endringer får aksjonsdato fra logget trans / tidligere endring. Statustranser med utmeldinger får sluttdato på statustrans lik sluttdato på faste ansatte, mens midlertidige ansatte får fradato periode 1. Gjelder også endringstrans for utmeldingen. Flere stillinger - Aldersgrense. Hvis to eller flere stillinger har ulik aldersgrense, skal de rapporteres hver for seg. Hvis én av stillingene er under minstegrensen for medlemskap, skal aldersgrense og stillingskode for stillingen med høyest stillingsstørrelse oppgis. Hvilke funksjoner har genereringen? Generering av transer skal beregne følgende: Medlemsprosent Hovedlønn Faste tillegg Beregning av medlems % for det kvartalet det kjøres for Det tas hensyn til alle ansattforhold (dersom mer enn ett ansattforhold.) Det er én forutsetning: feltet for pensjonsordning på fanen for tilleggsinfo (på alle ansattforhold) må inneholde en gyldig ordning (for KLP ordning 13/15/16/18/23). Det tas hensyn til timer der lønnsarten inngår i beregningsgrunnlag, og disse har indikator for - Behandling timer - satt til 0 eller 3. Kun stillingsprosent som er gyldig ved utløpet av hver måned telles med, således får en tre stillingsprosenter på en ansatt som har vært fast hele kvartalet, da deles denne på 3. Endrer en ansatt stillingstørrelse fra for eksempel 75 % til 50 % den 20. jan. er det 50 % som telles med for januar. Opphører fast stillingsprosent, til timelønn eks. den 25. jan, teller fast stillingsprosent ikke med for januar. Deretter gjøres stillingsprosent om til timer. Medlemsprosenten skal aldri overstige 100. Hvis medlemsprosenten ikke overstiger 100 %, får den genererte transen status Godkjent. Medlemsprosent under grenseverdien får status 1 godkjent under grense Medlemsprosent over grenseverdien får status 3 godkjent over grense. Det genereres kun én trans, selv om personen har flere ansattforhold. Dersom medlemsprosenten overstiger 100 %, får transen status 2 Generert. Disse må behandles særskilt før rapport sendes til KLP. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 26 av 38

27 Automatisk justering av hovedlønn når systemparameter er satt for dette, status settes da til 3. Medlemsprosent rapporteres til maksimalt 100. Beregnet stillingsprosent er ikke justert. Justering av timelønnede for ferie blir gjort i beregning når indikator er satt for dette. Dette gjelder feltene medlemsprosent og hovedlønn. Beregning av Hovedlønn Gyldige verdier kan kombineres for eksempel A4 som betyr at fastlønn skal hentes fra Regulativ A og Ansattsats 1. Beregnet hovedlønn blir justert for stillingsprosent, dvs. at hvis hovedlønn skal hentes fra Regulativ A som har i årslønn og personen har en stillingsprosent på 80, vil hovedlønn bli beregnet til Personsatser blir justert mot total stillingsprosent for personen, dvs. summen av alle stillingsprosentene på ansattforholdene. Dersom det forekommer timer i tillegg, legges beløpet utbetalt for timene til årsinntekten. Faste tillegg Hentes fra behandlede transer og beregnes som bruttolønn hvor arten er definert som fast tillegg (LoennArt.pensjGivInntKLP=2). Programmet leser faste transer og danner meldingstranser der det er registrert transer på lønns- og trekkarter som har 2 i feltet loggindikator under fane for diverse indikatorer. I tillegg må fradato eller tildato være innenfor bestilt tidsintervall. Ved fradato vil det dannes en endringstrans med aksjonsdato lik fradato. Ved tildato vil det dannes en endringstrans med aksjonsdato lik tildato + 1 dag. Dette medfører at det fra nå av må settes fradato og tildato på faste pensjonsgivende tillegg. Eks. Når en ansatt får endring av et pensjonsgivende tillegg, må det settes tildato på gammel trans og fradato på ny trans) Dersom dere utbetaler faste tillegg med variable transer vil det bli endring hvert kvartal, da det er sjelden at sum utbetalt i tillegg i et kvartal er likt forrige kvartal. Det er da kontroll av kvartalets statustrans mot forrige kvartal statustrans som da utløser endringstrans. Dato blir her satt til 1. i kvartalet. Tilbakeføringstranser Hvis det er trukket pensjonspremie for en person som ikke tilfredsstiller kriteriene for medlemskap i KLP (dvs. 168 timer i kvartalet), skal det dannes en tilbakeføringstrans for denne personen. Det må også dannes en tilbakeføringstrans for arbeidsgivers andel av pensjon. Transene legges midlertidig ut sammen med status- og endringstransene med status=1 og med tilbakeføringsbeløp. Ved danning av transaksjonsfil (Rapport) blir det dannet en variabel trans som legges inn i en importbunke, og kan importeres videre derfra. Dersom feltet stillingskombinasjon er avsjekket gjøres ikke dette. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 27 av 38

28 Forespørsel Pensjonstranser til KLP Når perioden er generert, er det dannet endringstranser og statustranser ut fra informasjon om periodens avlønning og fra pensjonslogg. Før du kan sende inn rapporten, må du gå gjennom meldingstransene og korrigere dersom det viser seg nødvendig. Rapporter Pensjonsrapportering Forespørsel Ved å velge forskjellige utplukkskriterier som ansattnr eller rapportstatus, kan du få oversikt over de meldingstransene du ønsker å se nærmere på. Transene kan også eksporteres inn i Excel. For enkelt å kontrollere og rette feil, velger du Rapportstatus i utplukket, for eksempel 2 Generert, slik at du enkelt kan foreta de rettelser som er nødvendig før fil dannes. Kontroll av meldingstranser Kontrollen foregår ved å forstå hvordan transene er dannet. Status 1 Godkjent under grense, personer som har så liten stillings % eller så få timer som utregnet ikke kommer over grenseverdien for innmelding. Det vil ligge beløp for tilbakeføring av 2 % og arb.g.andel. Statustransen vil bli sendt inn, men vedkommende blir ikke meldt inn. Dersom det er krysset av for stillingskombinasjon på personen (tilleggsinfo) blir transaksjonen sendt inn, da det betyr at den ansatte har arbeid hos annen statlig arbeidsgiver som til sammen fyller kravet til innrapportering. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 28 av 38

29 Status 2 Generert, personer som har så mange timer eller timer i tillegg til full stillings %. Disse må behandles før rapportering kan finne sted. Vurder inn/utmelding dato på statustrans. Korriger Årslønn slik at det utgjør maks 100 %, dersom det skal være tilfellet Status 3 Godkjent over grense, klar for sending. Status 4 Innsendt under grense. Status endret fra 1 til 4 ved danning av fil. Status 5 Innsendt over grense. Status endret fra 3 til 5 ved danning av fil. Status 8 Korrigert statustrans tidligere perioder. Status 9 Slettet transaksjon (vedlikehold) skal ikke sendes inn. Slik fortsetter du kolonne for kolonne. Ved å klikke på headingen til kolonnene får du sortert transene. Over er de sortert på Status. Type Hovedlønn Faste tillegg Variabelt tillegg Justert tillegg Alder Stillingskode Ansatt dato Sluttet dato Tilb.ført beløp arb.g.andel og pensjonstrekk Perm kode Aksjon Sjekk om det er unormale beløp. Sjekk om det er unormale beløp. Sjekk om det er unormale beløp. Sjekk om det er unormale beløp. Alle transene skal ha aldersgrense fylt ut. Dersom det skal være utfylt På statustranser på nye ansatte (innmeldinger), skal være dannet tilsvarende endringstrans med aksjon 400 På statustranser på sluttmeldte (sluttmeldinger), skal være dannet tilsvarende endringstrans med aksjon 410 Status 1 transer. Perm år Perm avtale etter permisjonsavtalen. Vedlikehold av meldingstranser Endring av meldingstranser Du kan dersom det kommer meldingstranser feil på grunn av transer i pensjonsloggen gå inn og fjerne transen i pensjonsloggen ved å sette status 9. På forespørsel velges da ansattnr og periode og du får mulighet for å kjøre beregning på denne ene ansatte på nytt. Grunnlagsdata på person må endres, slik at de blir beregnet på nytt. Korreksjon av meldingstranser Dersom genererte verdier ikke blir korrekt, kan du ved å angi passord for redigering, gå inn og redigere felter på meldingstransen. Ved installasjon er passord definert <blankt>, du får ikke spørmål om passord. Passord kan endres under ajourhold systemparameter. Ta kontakt med support for nærmere forklaring. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 29 av 38

30 Meldingstransaksjon over 100 % Hvis en statustrans har beregnet medlemsprosent på over 100 for en periode, har arbeidsgiver i dag 2 muligheter: 1 Godkjenne denne som den er (det blir bare sendt inn 100 % medlemsprosent), merk knappen godkjenn, og trykk utfør. Den blir da sendt inn med høyere lønn enn det vedkommende har. 2 Ved å merke av radioknappen Justér beløp og trykker deretter utfør, får du beregnet ned stillings % til 100, samt at hovedlønn reduseres til 100 %. 3 Vi kunne tenke oss en 3. mulighet for å behandle dette: Hvis medlemsprosenten er under 100 for forrige periode, kan du overføre overskytende prosent tilbake til forrige periode. Dette kan gjøres ved å merke av radioknappen Sjekk mot forrige periode og deretter en reberegning av aktuell person. Dette vil føre til at det dannes nye status- og endringstranser for forrige periode med status Godkjent. Det at medlemsprosenten blir beregnet til over 100 for en periode, kan det skyldes at timer arbeidet forrige periode kommer til utbetaling denne periode. I tillegg kan den ansatte da ha begynt i en fast stilling, noe som medfører at stillings % blir regnet med. Det kan også være ansatte som leverer inn timelister uregelmessig, slik at medlemsprosenten beregnes på bakgrunn av 4-5 måneder. Det blir da innrapportert på rapporteringsperioden (kvartalet). Her må arbeidsgiver være nøye på å lage rutiner for innlevering av timelister og følge disse. Avvik mellom medlemsprosent fra timer / stillingsprosent for timelønnede/ deltidsansatte, skyldes justering av medlemsprosent for manglende rapportering under ferie. Stillingsprosent justeres med faktor 52/47 (52/46 for personer fyllte 60 år) for andelen som skyldes timer. Funksjon err parameterstyrt. Rapport Dann fil til KLP Rapporter Pensjonsrapportering Rapportering Her velger du Pensjonskasse, År og Periode. Det bør kjøres ut en rapport for kontroll, uten at transaksjonsfil dannes (rapportdato og status blir da ikke endret på transene). Denne sorteres da gjerne alfabetisk. Ikke etter fødselsdato? Du kan ved danning av kontrolliste definere Utplukk og Sortering. Hvis checkbox for danning av transaksjonsfil er merket, vil rapporten anses som en innsending og status på transene vil settes til Innsendt og Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 30 av 38

31 dato for rapportering oppdateres. Ved innsending sjekkes det om aktuelle ansatte fyller kravene for innsending. Hvis de ikke gjør det, genereres det variable transer for tilbakeføring av trekk og arb.g.andel pensjon. Disse genereres ut fra transer med status=1 i tabellen OffRappTrans. I rammen for status vises for eksempel KLP rapporten, sending av meldingstranser Ved danning av rapporten med overføringsfil oppdateres feltet på ansatt, innmeldt utmeldt. Fil med meldingstranser til KLP. Transaksjonsfilen inneholder da en header record + alle endringstransene. Transene sorteres etter: 1 Ordning 2 Fødselsnummer 3 Virkningsdato (Aksjonsdato) Filnavn på transfil: dlsklp(ff).txt (hvor ff erstattes av firmaid) Stillingsstørrelse skal angis med 2 desimaler, uten komma (for eksempel 55% ). Korrigert egenandel / arbeidsgivers grunnlag Fil med lønnstranser for tilbakeføring av arb.g.andel og 2 % trekk. Transene legges ut i en bunke klar for import Import variable transer. Pensjonstrekket tilbakeføres på en lønnsart. Andel pensjon tilbakeføres også på en lønnsart, grunnlaget kommer med negativt fortegn slik at lønnsberegningen foretar tilbakeføring. Felles for begge artene er at kontering arves fra opprinnelig lønnsberegning. Import til aktuell lønnsperiode foretas på vanlig måte. KLP rapporten, bestandskontroll Når du starter opp med transaksjonsbasert meldingsrutine er det viktig å avstemme dine medlems data mot de data som KLP har på dine ansatte. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 31 av 38

32 Kontroll av innsending Dette gjøres ved at det kjøres en bestandskontroll pr gitt dato. Denne lastes opp i medlemsregisteret til KLP for kontroll, og sammenlignes da med de data de har. Det blir da produsert en avviks liste - logg som må korrigeres forklares nærmere. KLP har en løsning for innrapportering som de har kalt nettpensjon. Her får arbeidsgiver sjekket filen for ev feil når den sendes inn (erstatter tidligere klptmr program). Ta kontakt med KLP og ordne deg tilgang til nettpensjonen. KLP interaktiv og trykk deg videre. Diverse Endring av stillingskode Stillingskode/stillingsbenevnelse er tidsstyrt, og det er ikke lengre nødvendig å skifte ansattforhold for at rapporteringen skal bli korrekt. Dette gjelder også ved rapportering av endringer tilbake i tid. Endringer på Rammer Regulativ Ved endring av lønnsramme som gir endring av trinn på ansatt, blir det ikke logget trans til KLP. Det samme gjelder endring av Regulativ som medfører endring i årslønn. Korrigering av transer over 100 % mot forrige periode. Hvis medlemsprosenten er under 100 for forrige periode, kan du overføre overskytende prosent tilbake til forrige periode. Dette kan gjøres ved å merke av radioknappen Sjekk mot forrige periode og deretter en reberegning av aktuell person. Dette vil føre til at det dannes nye status- og endringstranser for forrige periode med status Godkjent. Logging ved endring faste transer og endring av regulativ/ramme. Mangler logging fra registrering faste transer. Dette gjelder da endring pensjonsgivende tillegg. Endring fra å være medlem (ved en feil) til ikke å være medlem. Dersom en ansatt ved en feiltagelse har vært medlem, men når du kontrollerer ser du at denne ikke skulle vært med. Du tar vekk ordningen. Da får du ikke beregnet denne ansatte på ny slik at transene i forespørselbildet forsvinner ikke. Du må kjøre en full generering på ny. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 32 av 38

33 Hjelperapporter for avstemning av pensjon Arbeidsgiver andel pensjon og Arbeidsgiveravgift av arbeidsgiver andel pensjon Det finnes en rapport under trekkeiere som spesifiserer trekk pensjonsordningen. Du kan eventuelt lage en fri lønnsrapport som tar for seg deg den spesifikasjonen du ønsker. Må da benytte tabellen automatposter. Tabeller ved pensjonsrapportering Pensjonslogg Pensjonsperiode Offrapptransstilling Offrapptrans Batchlogg behtranspensjon Fortløpende loggede transer Hvilke lønnsperioder som inngår i måneden Hvilke ansattforhold på den ansatte er med Transer fra kjøring av månedsrapporten Status fra kjøring, for hver ansatt og rapporten som helhet. Dersom feltet for beregn er avsjekket (noe det bør være) legges beregnede transer ut her. Kjøreplan - Oppstart Kjøreplan for KLP Det forutsettes at all styreinformasjon er på plass, og at alle personopplysninger som medfører endringer er foretatt slik at meldingstransene til pensjonslogg er dannet. Meldingsrutinen til KLP kjøres hvert kvartal, etter siste lønnsutbetaling den siste måneden. Kjøring av generering av meldingstranser for perioden. Forespørsel meldingstransene Kontroll av meldingstranser og eventuelle korreksjoner. Rapportering av meldingstranser KLP Oppstartsliste Oppstartsliste for kunder som skal benytte elektronisk Systemoppbygging må gjennomgåes først. Så kjøres rutinen i noen kvartaler hos arbeidsgiver før igangsetting. Samtidig tar arbeidsgiver kontakt med KLP. Samtidig fylles manuell liste ut og sendes inn som før. Denne legges inn hos KLP. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 33 av 38

34 Må kjøre en bestandskontroll for å avstemme data mot data som KLP har i sitt system. Når rutinen igangsettes må arbeidsgiver følge opp henvendelser fra KLP på eventuell avvik fra innrapporterte data. Kontaktperson for å få rett rapporteringsperson hos KLP er din kundeansvarlige. Initiering pensjonslogg Systemadministrasjon Lønnsrutiner Pensjon Init pensjonslogg Dersom pensjonslogg er ufullstendig kan denne bygges opp ved hjelp av denne rutinen. Velg Pensjonskasse, og angi datointervall for initiering av pensjonslogg. Du må også merkede felt du ønsker skal inngå i logging. Konverter bestandsdata Bestandsdata (historikk) kan bygges opp ved å kjøre generering for siste periode før du skal starte rapporteringen, eller benytte egen rutine for oppbygging av en statustransaksjon. Systemadministrasjon Lønnsrutiner Pensjon Konv bestandsdata Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 34 av 38

35 Du velger pensjonskasse og krysser av for filformat du ønsker å benytte i importfilen. Recordformat fil med fast lengde Felt Nr Eksempel Prefix 1 P Pensjonsordning 2 81 Fødselsnummer Transaksjonstype 4 0 Årsakskode 5 0 Aksjonsdato Navn 7 Stillingskode Deltidsprosent (100.00) Ikke i bruk Pensjonsgivende tillegg (10000) Hovedlønn (300000) Aldersgrense Recordformat fil med feltseparator Felt Nr Eksempel Pensjonsordning 1 81 Arbeidsgivernr 2 Gruppenr 3 Arbeidsgivernr + gruppenr = Kundenr hos KLP Fødselsnummer Stillingskode Aldersgrense 6 70 Deltidsprosent (100.00) Hovedlønn (300000) Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 35 av 38