Pensjonsrapportering - DNB Posten

Transkript

1 Innhold Pensjonsrapportering - DNB... 2 Tjenestepensjon Hva skal rapporteres... 3 Returfil / Regnskapsposteringer... 3 Kontroll av filer mellom lønn og Vital... 3 Pensjonskompensasjon... 3 Styreinformasjon som må på plass... 3 Pensjonsselskap... 3 Systemparametre... 4 Hvilke timer skal rapporteres... 5 Hvilke beløp skal rapporteres... 6 Fraværsarter... 6 Tekstkoder typer og koder... 7 Aksjonskoder... 9 Hvilke ansatte skal rapporteres... 9 Pensjonsrutine Vital...10 Generere transaksjoner...10 Rapportering...11 Forespørsel...12 Regler ved beregning...14 Stillingsprosent i rapportmåneden - PTP...14 Snitt stillingsprosent siste 12 måneder - SWP...16 Faktisk utbetalt lønn, grunnlag innskudd - MSS...16 Faktisk utbetalt lønn, grunnlag risiko - MSI...16 Ekstraordinær utbetaling - ESP...16 Total utbetaling i år -TSTY...16 Rapporteringstidspunkt...17 Permisjoner...17 Meldinger...18 Innmeldinger...18 Utmelding...19 Endring person...21 Fødselsnummer med meldingstype - EF...21 Endring pensjonsgrunnlag - EG...21 Midlertidig uførepensjon EU...21 Kvittering...22 Innlesing...22 Feilliste - feilsøk...22 KOF-fil - Kontroll og fakturafil...23 Innlesing...23 Beregn avvik egenandel...24 Avviksrapport...25 Korreksjoner pensjonstrekk...25 Regnskapsposteringer...26 Dann kontering...26 Kontosammendrag...26 Pensjonskompensasjon...27 Diverse...28 Bestandsdata...28 Justeringsfaktor- permisjonsgrunnlag...28 Konteringskoder R8V Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 51

2 Medlemsinnskudd fra ansatt (egenandel)...30 Trekkart for 2 % Pensjonstrekk...30 Etablering historikk...31 Systeminformasjon Tabeller XML-filer...33 Pensjonsrapportering - DNB Tjenestepensjon - Denne rapporteringsmåten kan ikke benyttes av andre selskap enn, da filoverføringen mot pensjonsselskapet er tilpasset denne avtalen. Lov om obligatorisk tjenestepensjon er en minimumslov. Hvis et foretak har en eksisterende pensjonsordninger må denne være minst like god som loven om obligatorisk tjenestepensjon. Denne rutinen tar for seg hvordan Aditro lønn må settes opp for å dekke rapportering til innskuddsbasert tjenestepensjon for til Vital. Aditro Lønn beregner og sender inn- / utmeldinger samt endringsmeldinger til Vital forsikring, etter grunndata overført fra Oracle HR, samt utbetalt lønn. Ved ulønnet permisjon eller redusert tjeneste benyttes lønnsinformasjon fra periode før permisjon / redusert tjeneste ble meldt. For timelønnede benyttes timer som grunnlag for stillingsprosent, samt lønn basert på timene som grunnlag for lønn. Ved fravær som skal inngå i pensjonsgrunnlag må timer og lønn rapporteres. Eventuelle faste og variable tillegg rapporteres som hovedlønn. Ekstraordinære utbetalinger rapporteres for seg. Mertid / timer rapporteres 1 mnd tilbake i tid. Innmelding gjøres når den ansatte fyller kriteriene for innmelding (minimumsalder i foregående periode samt stillingsprosent i perioden over minimumsgrense). Innmelding skjer ikke dersom den ansatte ikke er ansatt ifølge ansatt- / sluttdato på person. Timer og utbetalt lønn strykes. Utmelding når en ansatt slutter eller går over i 100 % uførepensjon. En timelønnet som ikke har levert timer i de fire siste måneder tvangsutmeldes. Personer som er ute i permisjon og har gått ut over grense for opprettholdelse av pensjonsretten meldes ut med normal sluttmelding. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 51

3 Hva skal rapporteres Selskapet skal ha forskjellig informasjon, i hovedsak kan informasjonen grupperes i følgende grupper: Personinformasjon Ansatt- og sluttdato Inntekt og stillingsprosent Returfil / Regnskapsposteringer Systemet har funksjon for mottak av returfiler for Kvittering for mottak Kontroll og fakturafil Rapportere og generere avvik egenandel Kontroll av filer mellom lønn og Vital Filer valideres mot xsd-filer Feil i validering medfører avvisning av fil både hos Vital og i Aditro Lønn Det fremgår av systemdokumentasjon levert av Vital hvilke felt som må ha innhold, samt krav til innholdet. Pensjonskompensasjon For ansatte som bytter fra ytelsesbasert til innskuddsbasert pensjon, utbetales en kompensasjon for å dekke differansen mellom det den ytelsesbasert og innskuddsbasert pensjon. Ved permisjoner skal det utbetales kompensasjon i henhold til normal stillingsprosent. Styreinformasjon som må på plass Pensjonsselskap Du skal først angi hvilket pensjonsselskap bedriften bruker på følgende måte Systemadministrasjon Def. Overføringer Pensjonsselskap Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 51

4 Pensjonsselskap 200 XSLT-program - sjekk og eventuelt endre plassering Eksportfil - sjekk og eventuelt endre plassering Ordning oppgi pensjonsordning Ansattstatus Fastlønnet Timelønnet Minimumsgrense medlemsprosent minimumsgrense ved innmelding. Minimumsalder medlemskap Mnd.beregn sti- % - måneder for beregning av gjennomsnittlig stillingsprosent Måneder før utmelding måneder uten timer før tvangsutmelding. Gjelder timelønnede Det skal ikke endres opplysninger i andre felt Systemparametre Systemparameter Overføringer Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 51

5 Obligatorisk avtalepensjon Avtalenummer Oppgi avtalenummer dersom pensjonsselskap krever denne informasjonen. L&T-art 2 % trekk Angi trekkart for egenandel, dersom det er avtalt at de ansatte skal trekkes. Trekket blir automatisk generert i lønnsberegning for ansatte med i ordning. Vital pensjon. L&T-art korrigert egenandel Kode 2,8,9,99 art for korrigert egenandel Kode 3,5 art egenandel ved ulønnet permisjon Kode 4 art egenandel ved annen differanse Arbeidsgivers andel pensjon Det beregnes ikke arbeidsgivers andel i lønnskjøring. Beløp leveres fra Vital i faktura og kontrollfil. Arbeidstidsgrupper Pensjonsrutine benytter ved beregning opplysninger fra arbeidstidsgrupper. Den ansatte må av denne grunn være knyttet mot en arbeidstidsgruppe. Hvilke timer skal rapporteres Timer som skal inngå i grunnlag for beregning av stillingsprosent må ha verdien 3 i feltet: Behandling timer pensjon. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 51

6 Hvilke beløp skal rapporteres Du må angi hvordan beløp skal rapporteres i feltet KLP-kode. Fraværsarter Gyldige koder: 1 Utbetalt fastlønn OTP 2 Faste tillegg rapporteres som lønn 3 Variable tillegg rapporteres som lønn 5 Timelønn OTP 6 Ekstraord.utbetaling OTP Fravær Fraværsarter Beregning/Rapportering Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 51

7 Fraværsarter som skal inngå i pensjonsrutine må merkes i feltene Pensjonsberettiget 0-ikke grunnlag for pensjonsberegning 1-grunnlag for innskudd og risiko 2-grunnlag for risiko 3-fødsels- adopsjonsperm etter 80 % regel. Pensjonsgrunnlag justeres med 100/80-deler, ut i fra utbetalt lønn er redusert til 80 %, mens stillingsprosent står til 100 %. 9-meld ut grunnet permisjon for 100 % uførepensjon 12 måneder. Sendes melding om uførhet. Ingen endringer i etterfølgende periode. Antall år pensjonsrett 0 = ubegrenset. I beregning teller 1 år som 360 dager. Alle måneder har 30 dager og teller likt. Permisjon fra 2.februar til 1.mars gir 30 dager, og 1.juli til 31.juli gir 30 dager Tekstkoder typer og koder Pensjonsselskapene benytter forskjellige koder ved rapportering av fravær og meldingstyper. Systemet er levert med alle koder som benyttes. Vær oppmerksom på at du kun bruker koder som ditt pensjonsselskap benytter. Se gyldige koder for de enkelte selskap i eget avsnitt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 51

8 Type PTY - pensjonsordning Pensjonsordning /-type skal være definert numerisk 3. Dette kan avvike på gamle installasjoner. Kode - for pensjonsordning kan i prinsippet velges fritt, men må stemme med ordninger knyttet til pensjonsselskapet. Koder ved installasjon 100 Vital 101 Vital delvis ufør 102 Vital helt ufør Det er ingen avvikende beregning ved ulike pensjonstilknytninger. Type PSM pensjon statusmelding Alle pensjonsselskapene skal ha innrapportert pensjonsstatus. Kodene varierer hos selskapene, og er nærmere kommentert i eget kapitel for de enkelte selskap. A Aktiv I Ikke 100 % arbeidsfør (benyttes foreløpig ikke av ) Koden benyttes også til melding av sluttårsak i pensjonsrutinen. Kode følger sluttdato og meldes når sluttdato inntreffer i perioden, eller er passert. Følgende koder meldes ved slutt hos ALDERSP DØD Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 51

9 UFØR Aksjonskoder Aksjonskoder og pensjonslogg benyttes ikke i pensjonsrutine - pensjonsselskap 5 Vital. Hvilke ansatte skal rapporteres Alle ansatte som er knyttet til pensjonsordning og fyller minimumskravet til alder (måned etter fylte krav til minimumsalder) blir behandlet i pensjonsrutinen. Person Ajourhold Personopplysninger Pensjon Ansattforhold Pensjonsordning oppgi pensjonsordning den ansatte er knyttet til. Oppslag mot tekstkode PTY. Feltet benyttes som utplukkskriterie ved generering av transaksjoner. Pensj.alder hentes fra styreinformasjon for pensjonsselskapet. Enten 67 år eller avvikende år=99 Dato beregnet dato for oppnådd pensjonsalder Inn- Utmeldt dato oppdateres av systemet ved inn- og / eller utmelding. Feltene oppdateres ved danning av fil. Feltet benyttes ikke ved Status oppdateres av systemet Ansattstatus visningsfelt av ansattstatus angitt under fanen Tilleggsinfo. Feltet er tidsstyrt, og det er ikke nødvendig å opprette nye ansattforhold ved endring av ansattstatus. Ansattkode verdi 14 betyr redusert tjeneste i egen stilling, beregning henter stillingsprosent fra statustrans før redusert tjeneste, eller fra egen historisk tabell. Feltet er tidsstyrt Midlertidig ufør genereres melding om uførhet. Feltet er tidsstyrt Person Meld status pensjon feltet benyttes til å melde sluttårsak til Vital. Melding sendes når sluttdato på person inntreffer i pensjonsperioden eller tidligere periode. Øvrige felt benyttes ikke. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 51

10 Andre faner / felt av betydning Lønninfo Regulativ A - arbeidstidsgruppe må oppgis for å kunne beregne stillingsprosent for ordning 1 Vital. Benyttes også for å oppgi pensjonsgivende arbeidstimer per år. Pensjonsrutine Vital Generere transaksjoner Rapportering skjer ved ett menypunkt, med fane for de enkelte oppgaver. Pensjonskasse = 5, Tjenestepensjon Vital innskuddsbasert tjenestepensjon. Mottak av kvittering og fakturafil skjer ved menypunkt Import transer fane Pensjon Kostnadsføring av fakturafil skjer i menypunkt Lønnsadministrasjon Dann kontering Vital Rapporter Pensjonsrapportering Generering Pensjonskasse 5 Tjenestepensjon Vital År og Periode pensjonsperiode og år for rapportering Fra - / Til periode lønnsperioder som inngår i rapportering. Oppgis som intervall. Det er ikke mulig å velge enkeltperioder Status statuslinje viser fremdriften. Systemet genererer transaksjoner for alle ansatte som er med i pensjonsordningen. Dersom du generer på nytt får du spørsmål om dette skal gjøres. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 51

11 Rapportering Hvilke funksjoner har genereringen? Generering av transer beregner verdier for senere rapportering. Det dannes en statustransaksjon for perioden. Dersom det er endring fra forrige periode dannes meldingstrans per meldingstype. Ved innmelding dannes innmelding når grense for stillingsprosent er nådd. Ved slutt dannes utmelding. Du kan se meldingstransen ved å krysse av for Hendelse under fanen Forespørsel. Kontrolliste Det kan skrives ut en kontrolliste om ønskelig. Listen er den samme som du får ved danning av fil. Transfil til pensjonsselskap. Når du har sjekket at informasjonen er riktig skal du sende data til pensjonsselskapet. Perioderapport med transfil, danner kontrolliste. Ved sending av data (danning av transfil) oppdateres statustranser (vitalrapptrans) med status 5 overført over grense meldingstranser (vitalrapptranssent) med rapport dato ansattforholdet oppdateres vedrørende inn-/ utmelding Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 51

12 Det er mulig å redigere rapporten med valg av kolonner og kolonnebredde under definisjon av pensjonsselskap. Forespørsel Transaksjoner - Status Endre transaksjoner Hvis datagrunnlaget ditt ikke er oppdatert vil systemet generere feil informasjon. Dette endrer du ved å endre datagrunnlaget. Det er ikke mulig å vedlikeholde statustransen direkte. Etter å ha endret datagrunnlaget kan du beregne enkeltpersoner ved å trykke på knappen Beregn. Beregning foretas for denne ansatte på lik linje som under fanen Generering. Du må av hensyn til periodiseringen ha kjørt generering for perioden før du kjører beregning på enkeltpersoner. Det er mulig å endre innhold i felt direkte i skjermbilde. Husk da på at tilsvarende felt må endres i meldingen, hendelsen. Dersom du endrer stillingsprosenten, må også gjennomsnittprosenten de siste 12 måneder beregnes og endres. Du må også endre Snitt mnd- % på statustransen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 51

13 Transaksjoner - Hendelse Ved avsjekk Hendelse vises de genererte meldinger som blir sendt forsikringsselskapet. Dersom det ikke er endringer siden forrige periode blir det ikke generert meldinger (eventer). Reg.feil inn/ut Dersom det etter sending av vedlikeholdsfil viser seg at en person er feilaktig inn eller utmeldt, kan det genereres en melding om feilaktig inn- / utmelding ved å trykke på knappen Reg.feil inn/ut Denne rutinen er tilgjengelig når du har valgt en person og år/periode, samt at den ansatte er meldt henholdsvis eller ut. Det kontrolleres om det er korrekt å korrigere meldinger Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 51

14 Endre feilaktig innmeldelse Når du skal endre en feilaktig innmeldelse kontrolleres om det er dannet innmeldingsevent (IN). Du får forslag til gyldighetsdato kan endres om nødvendig og trykk oppdater. Det blir da dannet en UI-event Samtidig oppdateres statustranser, og innmeldingsdato nullstilles. Den ansatte er ved neste generering ikke medlem. Endre feilaktig utmeldt Når du skal endre en feilaktig utmelding kontrolleres om det er dannet en utmelding i en eller annen form (UA-UT-UN-UD) Regler ved beregning Stillingsprosent i rapportmåneden - PTP Stillingsprosenten består av stillingsprosent fra Lønninfo + timer omregnet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 51

15 Beregning av medlems- / stillingsprosent Det tas hensyn til alle ansattforhold (dersom mer enn ett ansattforhold.) Det er én forutsetning: feltet for pensjonsordning på fanen for tilleggsinfo (på alle ansattforhold) må inneholde en gyldig ordning. Det tas hensyn til timer der lønnsarten inngår i beregningsgrunnlag for 2 % pensjonstrekk. Beregningsakkumulator 7 i dette tilfellet. Kun stillingsprosent som er gyldig ved utløpet av hver måned telles med. Medlemsprosenten skal aldri overstige 100. Hvis medlemsprosenten ikke overstiger 100 %, får den genererte transen status Godkjent. Medlemsprosent under grenseverdien får status 1 godkjent under grense Medlemsprosent over grenseverdien får status 3 godkjent over grense. Det genereres kun én trans, selv om personen har flere ansattforhold. Dersom medlemsprosenten overstiger 100 % blir denne satt til 100 ved danning av fil. For timelønnede nullstilles eventuell stillingsprosent og medlemsprosent beregnes ut fra rapporterte timer. Det er av den grunn viktig at timer som inngår i grunnlag ikke er korreksjonstimer. Benytt egne arter som ikke inngår i timegrunnlag. Ansattstatus meldes per siste dato i perioden. Stillingsprosent fra Lønninfo Stillingsprosenten på alle ansattforhold som er aktiv i perioden skal omregnes til en snittprosent. Snittprosenten regnes pr. dag og alle måneder har 30 dager. Det betyr at alle datoer med 31. i dag skal beregnes som 30. I tillegg skal all beregning av februar forholde seg til at det er 30 dager, det betyr at en som ansettes i 100 % fra den 28. februar får 10 % stillingsprosent (3/30*100). Stillingsprosent fra lønninfo gjelder kun fastlønte. Stillingsprosent fra timer Sum periodens timer * 100/antall timer pr. år fra arbeidstidsgruppen. Arbeidstidsgruppen hentes fra det ansattforholdet som har høyest stillingsprosent eller fra referansestillingen. Timetall pr. måned er 162,5 fordi alle i har 1950 timer pr. år i arbeidstidsgruppen. Eksempel: Antall opptjente timer i foregående periode = 70 timer Beregnet stillingsprosent blir da: 70*100/162,5 = 43 %. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 51

16 Snitt stillingsprosent siste 12 måneder - SWP Snittet er sum stillingsprosent pr. måned fra alle statustranser siden siste utmelding, maks 12 måneder. Perioder hvor den ansatte oppfyller minste krav for medlemskap (oppnådd minimumskrav til alder i foregående måned), men likevel ikke høy nok stillingsprosent til å bli innmeldt skal telle med. Ved beregning benyttes feltene fra gjennomsnittlig stillingsprosent i perioden + stillingsprosent fra timer. Faktisk utbetalt lønn, grunnlag innskudd - MSS Sum av alle transer hvor lønnsarten er merket med KLP-kode: 1 Utbetalt fastlønn 2 Faste tillegg 3 Variable tillegg 5 Timelønn (inngår ikke som grunnlag ved permisjon) Ved hel eller delvis permisjon som bare gir rett til oppholdelse av risikodekning, rapporteres MSS bare med grunnlag fra utbetalt lønn. Som faktisk utbetalt lønn i perioden inngår ikke etterbetalinger fra tidligere perioder på samme lønnsart. Faktisk utbetalt lønn, grunnlag risiko - MSI Sum av alle transer hvor lønnsarten er merket med KLP-kode: 1 Utbetalt fastlønn 2 Faste tillegg 3 Variable tillegg 5 Timelønn (inngår ikke som grunnlag ved permisjon) Denne påvirkes av permisjonsinformasjon på fraværsarten. Som faktisk utbetalt lønn i perioden inngår ikke etterbetalinger fra tidligere perioder. Ekstraordinær utbetaling - ESP Sum av alle transer hvor lønnsarten er merket med KLP-kode: 6 Ekstraordinært tillegg Ekstraordinær utbetaling er etterbetaling i forbindelse med tariffoppgjør. Total utbetaling i år -TSTY Sum av alle transer hvor lønnsarten er merket med gyldig KLP-kode: Sum hentes enten fra statustranser. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 51

17 Rapporteringstidspunkt Timelønn (variabel lønn) utbetales i ettertid og fast lønn betales på forskudd. Fastlønte har både time lønn og fast lønn. Timelønte har kun timelønn. Om en ansatt er timelønnet eller fastlønnet er avhengig status på det ansattforholdet med størst stillingsprosent på rapporteringstidspunktet, det vil si den siste dagen i måneden. Stillingsprosent av variable timer (det vil si arter med verdi 3-Timer inngår i feltet Beh. timer pensjon) skal rapporteres pr 1. i foregående måned (rapporteringsmåneden -1). Beløp av variabel lønn (det vil si arter med verdi 3-Variable tillegg eller 5-Timelønn inngår i feltet KLP-kode) skal rapporters pr 1. i foregående måned. Stillingsprosent fra lønninfo skal rapporteres pr. 1. i rapporteringsmåneden. Fastlønn, faste tillegg og ekstraordinært tillegg skal rapporteres pr. 1. i rapporteringsmåned. Timer fra arbeid utført før ansattdato eller etter sluttdato teller ikke med i beregningen. Eksempel: Person leverer timer for arbeid utført i desember selv om sluttdato på person er satt til 30.11, eller ansattdato på person er satt til Permisjoner Permisjon uten lønn / fødselspermisjon / permisjon 100 % ufør Under permisjoner registreres fravær som reduserer utbetalingen. Stillingsprosent reduseres ikke på ansattforholdet. Ved akkumulering av permisjonsdager summeres en dag som antall=1 uavhengig av fraværs- og eller stillingsprosent. Ved beregning av dager har alle måneder 30 dager, beregning lik som delberegning av faktisk stillingsprosent i måneden. Grunnlag for rapportering hentes fra hele periode FØR permisjon startet. Dersom den er tidligere enn , hentes stillingsprosent og lønn fra tabell for grunnlag permisjon. Grunnlag ved permisjon justeres i henhold til justeringsfaktor etter lønnsoppgjør, beregning gjøres ikke tilbake i tid. Ved beregning nullstilles eventuell utbetalt lønn når permisjon er registrert for hele perioden (lønn feilaktig utbetalt), og lønnsgrunnlag for permisjon rapporteres. Registrert permisjon beregnes alltid som 100 % fravær. Ved delvis permisjon foretas beregning ut i regel om redusert tjeneste i egen stilling. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 51

18 Timelønnede har ikke krav på å opprettholde pensjonsrettigheter under ulønnet permisjon. Permisjon har følgende behandlingskoder 1- Permisjon gir grunnlag for innskudd og risiko beregning grense antall år 2- Permisjon gir grunnlag for risiko. Innskudd nullstilles grense antall år 3- Fødselspermisjon lønn redusert til 80 % - justeres opp til 100 % 9- Permisjon grunnet overgang til uførepensjon. Stillingsprosent opprettholdes på grunn av stillingsvernet i ett år. Det skal ikke genereres innmelding selv om stillingsprosent tilsier dette. Permisjoner oppdateres på fraværsart/periode i egen tabell, for kontroll mot maxgrensen for opprettholdelse av rettigheten. Når maxgrensen til opprettholdelse av pensjonsretten er nådd meldes den ansatte ut av ordningen på ordinært vis, dersom en ikke er tilbake i arbeid. Pensjonsgrunnlag redusert tjeneste kode 14 Dersom en ansatt er innvilget redusert tjeneste i egen stilling ansattkode=14 (tidsstyrt) hentes stillingsprosent fra periode før redusert tjeneste. Utbetalt lønn justeres til normal stillingsprosent og rapporteres. Det er ingen kontroll mot maxgrensen ved redusert tjeneste. Eventuelt registrert fravær beregnes ikke. For ansatte som har gått i redusert tjeneste siden hentes stillingsprosent fra permisjonstabell. Meldinger Ved danning av transaksjoner oppdateres feltene på ansatt for Pensjonsstatus 0 / 1 Innmeldt dato Utmeldt dato Endringer logges til endringslogg. Integrasjon sender opplysninger tilbake til HR. Innmeldinger Generelle vilkår Pensjonsordning - Den ansatte er merket med pensjonsordning på ansattforholdet, men kan ikke være medlem av flere pensjonsordninger samtidig. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 51

19 Minimumsalder - Den ansatte meldes inn måned etter fylte minimumsalder for medlemskap. (Hos posten 16 år) Kontroll mot angitt alder i feltet: PensionsystemHead.minimumAge. Statustrans dannes IKKE Faktisk stillingsprosent - i innmeldingsperiode må være lik eller over minimumskrav til medlemskap. Kontroll mot angitt verdi i feltet: PensionsystemHead.minLimitMembershipPerc. Statustrans dannes med status 1 (under grense) 3 (over grense) Ordinær innmelding En ansatt som oppfyller kriteriene for deltagelse i pensjonsordning meldes inn fra ansattdato med stillingsprosent og pensjonsgivende lønn meldingstype (event) IN Innmeldingsdato ulik ansatt dato En ansatt som ikke oppfyller kriteriene for medlemskap ved ansettelse, meldes inn i pensjonsavtalen når kriteriene blir oppfylt. Det skal da rapporteres opprinnelig ansatt dato i gjeldende ansattforhold. Innmeldingsdato er når retten til medlemskap inntrer. Ansatt på nytt i Norge AS Dersom en ansatt begynner på nytt etter brudd i ansattforholdet hos, skal dette behandles som en ordinær ny innmelding. Ansattdato er dato fra det nye ansattforholdet. Innmeldt etter feilaktig utmelding Dersom den ansatte er blitt feilaktig utmeldt, benyttes egen meldingstype for denne innmeldingen. Dette meldes med event IG etter manuell håndtering i PL. Punktet beskrives nærmere i eget underpunkt - Korreksjon av meldinger. Utmelding Ved utmelding skal sluttdato normalt hentes fra sluttdato for person. Dersom sluttdato ikke er satt (lik 0) settes sluttdato til 1. dato i perioden. Dersom den ansatte tidligere er meldt ufør, skal det generelt ikke sendes utmelding. Ansatt som slutter i Norge AS Medlemmet meldes med sluttdato (sluttdato på person) i s personal og lønnssystem. Denne dato overføres sluttdato på person i PL. Utmelding meldes med event UA, og AFD AppliesFromDate settes lik sluttdato. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 19 av 51

20 Ansatt med 3 måneders inaktivitet timelønnede Etter 3 måneder med inaktivitet 0 timer i periodene meldes medlemmet ut fra 1.dato i første periode med inaktivitet. Utmelding på grunn av inaktivitet gjøres med meldingstype (event) UT utmelding tvang. Sluttårsak settes til - TVANG sluttdato oppdateres på statustrans for rapportert periode. Ansatt som slutter på grunn av uttak av alderspensjon Ansatte som slutter i på grunn av overgang til alderspensjon meldes med sluttdato og melding til pensjonssystem i Oracle HR settes til ALDERSP (alderspensjon), overføres til personal.meldsta. Ved utmelding benyttes meldingstype UN og AFD AppliesFromDate settes lik sluttdato. Ved generering av statustrans oppdateres eget felt med verdi fra Person Delvis uttak av alderspensjon meldes i Oracle HR ved å redusere stillingsandel. Det sendes ingen elektronisk melding om delvis uttak av alderspensjon. Ansatt som slutter på grunn av uttak av full uførepensjon Ansatte som slutter i og går over på 100 % uførepensjon meldes med sluttdato og melding pensjonssystem (personal.meldsta) settes til UFØR. Dette meldes med meldingstype EU Grunnet stillingsvern blir overgang til 100 % uførepensjon normalt registrert som permisjon. Fraværsart hvor pensjonsrett har verdien 9 gir grunnlag for utmelding av pensjon. Det sendes melding om uførhet, event EU sluttdato settes Fra dato på registrert permisjon - selv om sluttdato ikke er satt på person. Det skal ikke sendes event UA i tilknytning til EU ved overgang til 100 % uførepensjon. Ansatt som dør Ansatte som dør meldes med sluttdato og melding til pensjonssystem i Oracle HR settes til DØD, overføres til personal.meldsta. Meldingstype UD Sluttdato benyttes som meldingsdato og AFD AppliesFromDate settes lik sluttdato. Utmelding på grunn av feil innmelding Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 20 av 51

21 Dersom den ansatte er blitt feilaktig innmeldt, benyttes egen meldingstype for denne utmeldingen. Dette meldes med event UI etter manuell håndtering i PL. Punktet beskrives nærmere i eget underpunkt. Korreksjon av meldinger. Endring person Når personopplysninger er endret siden forrige periode (felt på statustrans er ulik felt foregående statustrans) meldes endringen. Personendring med meldingstype - EP Navn Adresse 1 Adresse 2 Postnummer Landkode Divisjon (KostnDimA) Enhet (KostnDimB) Kommunenr arbeidsted Aldersgrense (pensjonsalder 67 eller 99) Ansattdato Fødselsnummer med meldingstype - EF Endring av fødselsnummer fra D-nummer til vanlig personnummer meldes med egen meldingstype Endring pensjonsgrunnlag - EG Endring i pensjonsgrunnlag meldes når et eller flere felt, som inngår i melding, er endret fra foregående periode. PTP SWP MSS MSI ESP Midlertidig uførepensjon EU Når en ansatt blir innvilget midlertidig uførepensjon blir dette meldt med egen meldingstype EU. Midlertidig uførepensjon meldes fra Oracle HR på arbeidsforholdet med melding om midlertidig uførhet. Informasjon oppdaterer feltet ansatt.midlufoer. Feltet er tidsstyrt. Endringsdato hentes fra tidsstyring. Ved delvis uførhet er stillingsprosenten redusert. Samme meldingstype benyttes ved hel eller delvis uførhet. Feltene: VitalRappTrans.midlufoer oppdateres med verdien 1 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 21 av 51

22 VitalRappTrans.midlUfoerDT dato for meldt uførhet. Når midlertidig uførhet er meldt Vital, finnes ingen rutine for endre dette tilbake. Kvittering Innlesing Det mottas kvittering på vedlikeholdsfil. Denne leses inn under menypunkt Eksport/Import Transer Pensjon Kvittering Angi i bestilling Import-område Periode å importere til pensjonsperiode Trykk vis og program henter frem alle XML-filer på området. Leser filene og Validerer innhold. Leser hodeopplysninger og viser innhold Fildato Transdato Medlemmer - korrekte - med feil NOT VALID filer som ikke er kvitteringsfil. Validerer feil i forhold til kvitteringsfil. Importer kvitteringsfil. Meldingstranser blir oppdatert med status og eventuelt feilstatus. Kontroll av enkelttranser gjøres etterpå under menypunkt Feilliste - feilsøk Rapportering Vital Pensjon Kvittering Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 22 av 51

23 Rapportert dato velg rapport dato Feilkode checkbox kryss av for de tilfeller du vil se for å begrense visningen. For å sjekke status Feilkode søk kan avgrense søk til en enkelt feilkode. Utvalg på feilkoder i filen. Data kan lagres til Excel på vanlig måte. Dersom det er funnet feil i oversendte data kan du korrigere grunnlag / beregne enkeltpersoner og sende ny vedlikeholdsfil. Du vil da motta ny kvitteringsfil for de endringene du har sendt. Når du Vital sender vedlikeholdsfil videre i beregning / oppdatering, produseres en kontroll og fakturafil. KOF-fil - Kontroll og fakturafil Innlesing Eksport/Import Transer Pensjon Faktura Kontroll og fakturafil (KOF) leses inn ved å velge Angi i bestilling Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 23 av 51

24 Import-område Periode å importere til pensjonsperiode Trykk vis og program henter frem alle XML-filer på området. Leser filene og Validerer innhold. Leser hodeopplysninger og viser innhold Filnavn Fildato Ikke fakturafil filer som ikke er fakturafil. Validerer feil i forhold til innhold KOF-fil. Fakturatranser leses inn i egen tabell (vitalrappfaktura) med Fildato som unik nøkkel. Etter innlesing skal det beregnes avvik i egenandel (med avviksrapportering), dannes regnskapsposteringer (kontere og beregne arbeidsgiveravgift), danne kontosammendrag med regnskapsfil og korreksjonstranser til neste lønnskjøring. Beregn avvik egenandel Rapportering Vital Pensjon Faktura Fakturadato velg fakturadato Pensjonstrekk checkbox kryss av Beregning perioder angi hvilken pensjonsperiode som er hovedperiode i rapporteringen. Avvik i egenandel beregnes for alle perioder, men sjekkes mot lønnsperioder definert i valgte perioder. Ved rapportering for januar blir også timer / mertid for desember rapportert, men avvik beregnes bare januar. Det er bare rent unntaksvis det skal velges flere lønnsperioder samtidig. Beregn verdier beregner avviket og setter en avvikskode med tilhørende tekst. Følgende koder er gyldige 1 øresdifferanse differanse innen +- kr 1,00 2 avvik i periode n og periode n-1 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 24 av 51

25 3 den ansatte har permisjon uten lønn 4 avvik i eldre perioder 8 trukket egenandel, men ikke medlem 9 person finnes i fakturafil, men mangler statustrans 99 person finnes i fakturafil, men mangler trukket egenandel Avvik beregnes som differansen mellom Fakturert egenandel og Kalkulert egenandel. Positivt avvik medfører ekstra trekk i neste lønnsperiode. Vis du må trykke Vis for å oppdatere bildet. Avviksrapport Avviksrapporten dannes ved å laste resultat av avviksberegningen til regneark. Korreksjoner pensjonstrekk Rapportering Vital Pensjon Faktura Ved å trykke Korr.pensjonstrekk dannes bunkefil for import til lønn. Lønnsartnummer hentes fra systemparameter og genereres ut i fra avvikskode. Bunke må etterpå importeres til lønnsperiode. Bunke genereres med fakturadato i betegnelse. Import av bunke skjer på vanlig måte. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 25 av 51

26 Regnskapsposteringer Dann kontering Lønnsadministrasjon Dann kontering Vital Fakturadato velg dato Lønnsperiode angi lønnsperiode ifølge pensjonsperiode År / Periode regnskapsår og periode Jobben danner ingen rapport. Oppdaterer tabell konteringtrans Det benyttes egne konteringskoder - R8V... ved danning av kontering. Gyldige koder, se eget avsnitt. Kontosammendrag Rapportering Vital Pensjon Kontosammendrag Fakturadato samme dato som ved danning av kontering Checkbox Overføring til regnskap. Danner bunkefil for danning av fil. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 26 av 51

27 Kontosammendrag danner rapport. Pensjonskompensasjon For ansatte som er ute i ulønnet hel eller delvis permisjon skal det genereres en korreksjon av utbetalt / manglende utbetalt pensjonskompensasjon. Rapportering Vital pensjon fane Beregn pensjonskompensasjon Velg Pensjonsperiode. Aktuelle lønnsarter hentes fra Frie systemparametre PensjKompKor PensjKompUtb Sats hentes fra gjeldende faste transaksjon for pensjonskompensasjon. Det genereres transaksjon med korrekt stillingsprosent, og for ansatte med delvis permisjon reduseres korreksjon med utbetalt beløp. Program genererer importbunke. Det dannes ingen rapport ved generering. Rapport kan skrives ut i / dokumenteres fra importbunke. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 27 av 51

28 Diverse Bestandsdata Rapportering Pensjonsrapportering Rapportering Bestandskontroll benyttes for å danne kontrollfil til pensjonsselskap for å avstemme medlemsoversikten. Det dannes en bestandsmelding for aktive medlemmer ved slutten av valgt periode. Personer som er sluttet per siste dato i perioden rapporteres ikke. Det er ingen returfil på denne forsendelsen. Justeringsfaktor- permisjonsgrunnlag Systemadministrasjon Lønnsrutiner Pensjon Just.faktor Justeringsfaktor benyttes for å justere lønnsgrunnlaget for personer som er ute i ulønnet permisjon. Faktor blir justert etter lønnsoppgjør. Det er ingen etterregning av pensjonsgrunnlag under permisjon. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 28 av 51

29 Faktor opprettes etter beskjed fra s pensjonsforvaltning, med virkning fra en dato. Ved beregning benyttes alle faktorer fra tidspunkt for permisjonsgrunnlag. For eksempel: Konteringskoder R8V.. En ansatt har vært i permisjon uten lønn siden , dette blir justert med både faktor 3,25 % og 4,35 %. Det er opprettet eget sett konteringskoder for regnskapspostering av kostnader knyttet KOF-fil. Gyldige koder er: R8VDIAGA R8VDMIA R8VDMIBU R8VDMIIF R8VDMIPF R8VDMIUF R8VDMSA R8VDMSC R8VDMSE R8VDMSF R8VDOR R8VDRAGA AGA-innskudd arb.andel CostMInsuranceAdmin CostMInsuranceBTU CostMInsuranceIF CostMInsurancePF CostMInsuranceUF CostMSAdmin (Adm.kost) CostCompanyMonthlySaving BalEmployeeMonthlySaving CostMSFond Øresdifferanse AGA-risiko Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 29 av 51

30 R8VKIAGA R8VKMIA R8VKMIBU R8VKMIIF R8VKMIPF R8VKMIUF R8VKMSA R8VKMSC R8VKMSE R8VKMSF R8VKOR R8VKRAGA Avs AGA-innsk. arb.andel BalMInsuranceAdmin BalMInsuranceBTU BalMInsuranceIF BalMInsurancePF BalMInsuranceUF BalMSAdmin (Adm.kost) BalCompanyMonthlySaving CostEmployeeMonthlySaving BalMSFond Øresdifferanse- motpost Avs AGA-risiko Det er laget egne koder for divisjon (dim A) og enhetsnummer (Dim B) som kan hentes fra KOF, dette er informasjon overført i vedlikeholdsfil EP eller IN-event. Medlemsinnskudd fra ansatt (egenandel) De ansatte trekkes 2 % egenandel. Innskudd eller premie fra de ansatte skal innberettes på LTO-kode 312. Trekkart for 2 % Pensjonstrekk Ajourhold Faste opplysninger Lønn og trekkarter Behandling Satser Behandlingskode 20 vil ta hensyn til begrensningene i trekket etter hvor høy inntekten er. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 30 av 51

31 Etablering historikk Mindre enn 12G fullt trekk Over 12G trekk for grunnlag inntil 12 G Satsen settes til 0,02 som tilsvarer 2 % Gen.grunnlag settes til grunnlag 25 (det samme som alle lønnsartene er merket med) I tillegg må følgende felter fylles ut: Kontering/Diverse, Kontering, Konteringskode, settes til kode hvor du fører trekk pensjon (balansekonto) L&T -oppg/rapporter, lønns- og trekkoppgave, henvisning 1, settes til 312 L&T -oppg/rapporter, lønns- og trekkoppgave, fortegn henvisning 1 / 2, fortegn beholdes Diverse indikatorer, Avrunding, settes til 1 Diverse indikatorer, Loggindikator, settes til 2 Masker fradato og tildato settes på til Kan Systemadministrasjon Lønnsrutiner Pensjon Konverter bestandsdata Konv.bestandsdata Konvertering av bestandsdata skjer fra en semikolonseparert fil med 12 perioder. Leser inn ansatte som det finnes i ansattforhold på. Oppdater medlemsoversikt it start pensjon Inn-Utmelding Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 31 av 51

32 Rutine benyttes for å oppdatere inn og utmeldingsdato på statustransene (innlest bestandsdata) Perm.grunnlag Init start pensjon Perm.grunnlag Rutine benyttes for å legge inn lønnsgrunnlag (stillingsprosent og lønn og variable tillegg) for personer som har permisjon i hele perioden for bestandsdata. Akkumulert permisjon Init start pensjon Akk.permisjon Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 32 av 51

33 Rutine benyttes for å lese inn akkumulert permisjon som skal inngå i kontroll mot grense for opprettholdelse av pensjonsretten under ulønnet permisjon. Systeminformasjon Tabeller XML-filer Oppdatering av tabeller Pensjonsrapportering - tabeller pensionsystemhead pensjonsperiode offrapptransstilling vitalrapptrans vitalrapptranssent vitalrapppermgrunnlag vitalrappfaktor vitalrappfaktura konteringtrans ansatt Styreinformasjon for pensjonselskap Hvilke lønnsperioder som inngår i måneden Hvilke ansattforhold på den ansatte er med Transer fra kjøring av månedsrapporten Meldinger som rapporteres - event Grunnlagsdata permisjoner, samt akkumulering Justeringsfaktor for lønn under permisjon Fakturatranser lese inn fra KOF Kontering fra KOF Pensjonsinformasjon oppdateres ved danning av vedlikeholdsfil Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 33 av 51