Pensjonsrapportering SPK

Transkript

1 Innhold Pensjonsrapportering SPK... 2 Arbeidstakers andel pensjon... 2 Arbeidsgivers andel pensjon... 2 Arbeidstakers medlemskap... 2 Meldinger til SPK... 2 Rapportering til SPK... 3 Logging... 3 Styreinformasjon som må på plass... 4 Arbeidsgivers andel av pensjon... 8 Tekstkoder... 9 Opplysninger på ansatt...10 Opplysninger på Lønns- og trekkart...12 Trekkart for 2 % Pensjonstrekk...16 Permisjonsavtaler...17 Aksjonskoder for pensjonsrapportering...17 Logging til pensjonslogg...17 Logging av transer til pensjonslogg...18 Logging fra felter på Ansatt...19 Generering av transer til SPK...21 Pensjonsloggen...25 Forespørsel Pensjonstranser Statens Pensjonskasse...25 Rapportering av meldingstranser til SPK...28 Diverse...29 Kjøreplan for SPK...29 Filformat...30 Etabler bestand, medlemsoversikt...33 Apotekerordningen...34 Generelt...34 Medlemskap krav og rapportering...34 Permisjoner...36 Pensjonspremien...37 Rapportering per bedriftsnummer...37 Generelt...37 Parametersetting avtalenummer...37 Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 38

2 Pensjonsrapportering SPK Denne rutinen tar for seg oppbygningen av Aditro Lønn for å dekke Arbeidstakers andel pensjon Arbeidsgivers andel pensjon Arbeidstakers medlemskap Meldinger til SPK Arbeidstakers andel pensjon Arbeidstakers andel er normalt 2% trekk av trekkgrunnlaget. 2% pensjonstrekk autogenereres eller registreres som trekktrans i faste transer i Aditro Lønn, én gang pr. person Trekkgrunnlaget er maksimum 12G, i praksis betyr det at Aditro Lønn reduserer trekkgrunnlaget til 12G i forhold til periodefinisjonen, slik at trekkgrunnlaget ved månedsavlønning reduseres til 1G. Dersom beregningskode på trekkart settes til 20. Arbeidsgivers andel pensjon Arbeidsgivers andel pensjon er en prosent av trekkgrunnlaget. Prosenten kan variere avhengig av hvilken pensjonsavtaler hos SPK som virksomheten benytter. Arbeidsgivers andel pensjon inngår i grunnlag for arbeidsgiveravgift og rapporteres med a-meldingen og dokumenteres i Avgifts- og skatterapporten under a-melding. Aditro Lønn beregner avsetninger (kostnad/gjeld) for arbeidsgivers andel pensjon og tilhørende arbeidsgiveravgift, og dette er kun transaksjoner til regnskap. Disse regnskapstransene benyttes kun for terminrapporten og noen hjelperapporter. Du kan også kjøre ut utskrift av disse transene via Fri Lønnsrapport. Arbeidstakers medlemskap Meldinger til SPK Arbeidstaker meldes inn ved ansettelse betinget av at vedkommende har en stillingsandel som er større enn pensjonskassens krav til arbeidstid. Du skal være oppmerksom på at alle som skal meldes inn, betinget stillingstørrelsen, skal trekkes 2% pensjonstrekk, og det skal beregnes arbeidsgivers andel pensjon. Hvis det ved rapportering, viser seg at stillingstørrelsen ikke er stor nok, skal 2 % pensjonstrekk tilbakebetales til den ansatte, og arbeidsgivers andel pensjon skal føres tilbake. I Aditro Lønn blir disse tilbakeføringene generert som variable transer som normalt tas med i første lønnsperiode etter rapportering. Pensjonsrapportering i Aditro lønn til SPK er samlet som en tredelt rutine under Rapporter Pensjonsrapportering. Rutinen består av: Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 38

3 Forespørsel, her kan du se all historikk, ta enkle kontroller og endre informasjon som skal rapporteres. Generering, her genererer Aditro Lønn opp det som skal rapporteres til SPK Rapportering, basert på generert og kontrollert informasjon. Det skal sendes transaksjonsfil til SPK hver måned. Rapportering til SPK Meldingsrutinen er beskrevet i detalj i dette dokumentet. Pensjonsopplysninger til Statens Pensjonskasse skal rapporteres én gang i måneden. Det skal innrapporteres to typer meldinger: Statusmeldinger skal sendes for alle ansatte som har stillinger tilhørende SPK, verdi i feltet Pensjonsordning i Ansattforhold (stillingkodepensj) uansett stillingsstørrelse, dvs. også de som ikke fyller minstekravet. Endringsmeldinger skal sendes for alle aktuelle endringer en ansatt har siden siste statusmelding. Permisjon skal også inngå her. Det skal også være mulig å melde endringer tilbake i tid. Ved flere endringer med forskjellig aksjonsdato i løpet av en måned, skal det sendes en endringsmelding for hver dato. Rapporteringsfunksjonen består av følgende funksjoner (de 4 siste i samme Skjermbilde, men under forskjellige faner): Logging (automatisk) Generering av transer Forespørsel Rapportering/ innsending Ajourhold Aksjonskoder For at en person skal rapporteres til SPK, må han/hun ha en fast arbeidstid/uke på over 14 timer (60 timer/mnd), eller medlemsprosent på over 35 for undervisningspersonell. For apotekansatte gjelder andre grenseverdier. Logging Endringer som har innvirkning på rapportering til Statens Pensjonskasse (og KLP/ Storebrand), skal logges til tabell PensjonLogg. Loggingen foretas ved ajourhold person/ansatt, ved registrering/endring av faste transer, (av UpdateEngine og av TPLImportAgent), ut fra koder som er satt på de ulike feltene i tabellene. Tidsstyrt informasjon må du også logge, slik at du fanger opp eventuelle endringer som skjer tilbake i tid. Inne i bildet for ajourhold av tidsstyrt informasjon på person/ansatt, blir endringer logget til pensjonsloggen direkte hvis endringen gjelder en dato tidligere eller lik dagens dato. Hvis endringen dateres frem i tid, er det systemet (PlUpdateService/TPLUpdateEngine) som utløser loggingen den dagen endringen gjelder fra. For å definere pensjonslogging, må du opprette aksjonskoder for hver type logging (i tillegg må det defineres i Dictionary, som før, hvilken type logging du ønsker). Hvis det er definert kun én aksjonskode for endringer i hvert kartotek/felt, og samtidig definert kartotek og felt for Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 38

4 hvor aksjonsdato skal hentes, vil loggingen skje automatisk uten spørsmål til brukeren. (Se beskrivelse lenger bak i dokumentasjonen.) Ellers vil dialogen som finnes i dag bli vist. Hva bør logges: Stillingskode Stillingsbenevnelse Transer som inngår i fastlønn Personsats 1-3 (avhengig av hvilket felt som inneholder årslønn på Person) Ansattsats 1-3 (avhengig av hvilket felt som inneholder årslønn på Ansatt) Stillingsprosent på Lønninfo, ansattforhold Opprykkskode på Lønninfo, ansattforhold Arbeidstidsgruppe på Lønninfo, ansattforhold Ansiennitetsdato på Lønninfo, ansattforhold Redusert ansiennitet på Lønninfo, ansattforhold Lønnsramme på Lønninfo, ansattforhold Regulativ på Lønninfo, ansattforhold Lønnstrinn på Lønninfo, ansattforhold Navn- og adresse-endringer greier SPK å følge opp selv, så dette er ikke nødvendig å logge. NB! Det er viktig at arbeidsgiver som benytter SPK som pensjonskasse, selv melder fra til SPK at de benytter Aditro Lønn som sitt lønnssystem. Styreinformasjon som må på plass Systemparameter Følgende systemparametre må settes før du tar i bruk rapportering til SPK I meny Systemparameter Overføringer Statens pensjonskasse Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 38

5 L&T-art tilbakeføring AAP For alle som kobles til SPK, skal arbeidsgiver betale arbeidsgivers andel pensjon (AAP). Hvis den ansatte ikke når minstegrensen for innmelding skal avsetningen for perioden føres tilbake. Denne tilbakeføringen skjer på egen lønnart. OBS det skal være en lønnart (ikke en trekkart). L&T-art tilbakeføring 2% trekk Alle som kobles til SPK, skal trekkes 2 % pensjonspremie. Hvis den ansatte ikke når minstegrensen for innmelding skal trukket beløp for perioden betales tilbake. Denne tilbakebetalingen skjer på egen lønnart. OBS det skal være en lønnart (ikke en trekkart). Tilbakefør pensjon Forteller hvilke trekk som skal tilbakeføres. 0 Tilbakefører trekk dersom under minstegrense 1 Tilbakefører trekk dersom under minstegrense, samt den andelen av trekket som er over 100% Felt for permavtale Permisjon uten lønn (hel eller delvis) skal rapporteres til SPK. Permisjonsavtale angis på fraværstransen, og her angir du hvilken dimensjon på fraværstransen permisjonsavtalen skal registreres. Dersom det er dedikerte fraværsarter for permisjoner, kan permavtalen legges på fraværsarten. Beregningsgrunnlag 2 % pensjonstrekk Under generering av transer til SPK benyttes en systemparameter (B0SPK2PR) som angir hvilket beregningsgrunnlag som benyttes for 2 % pensjonstrekk. Denne systemparameteren angis i startbildet for generering, eller du kan angi den under Frie parametre. L&T-art 2% trekk Art for trekk av egenandel. Benyttes i automatisk generering av trekk når den ansatte er med i ordning L&T-art 2% trekk undervisning Art for automatisk trekk for ansatte med ordning for undervisning. Snittberegn variable tillegg. Spesialregel for Posten. Variable tillegg beregnes som gjennomsnittlige utbetalte tillegg de siste 12 mnd. dividert på gjennomsnittlig stillingsprosent for samme Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 38

6 intervall, justert til stillingsprosent for perioden. Dersom beløp er lavere enn minimumsgrense for variable tillegg flyttes beløp til Faste tillegg. Overskytende beløp over maksimumsgrense rapporteres som variabelt tillegg. Rapporter stillingskode angir om stillingskode skal rapporteres Rapporter per bedriftsnummer. Benyttes når en skal rapportere på virksomhetsnummer fra orgenhet (hjemstedsavdeling). For eksempel flere avtaler innen firma, for eksempel når flere apotek (avdelinger) kjøres innenfor samme firma, men skal rapporteres per avdeling. Beregning fastlønn Forteller hvordan hovedlønn skal beregnes. Følgende verdier kan angis: 1 Personsats 1 2 Personsats 2 3 Personsats 3 4 Ansattsats 1 5 Ansattsats 2 6 Ansattsats 3 A Regulativ A B Regulativ B Gyldige verdier kan kombineres, f.eks. A1 som betyr at fastlønn skal hentes fra Regulativ A og Personsats 1. Beregnet hovedlønn er sum fastlønn justert med beregnet medlemsprosent. Dvs. at hvis fastlønn skal hentes fra Regulativ A som har i årslønn, og personen har en beregnet medlemsprosent på 80, vil hovedlønn bli beregnet til Ved beregning av årslønn hentes informasjon fra de angitte satser, så dersom en ansatt har tilknytning til individuell sats og samtidig er knyttet mot regulativ beregnes årslønn som sum fra Individuell sats og regulativ. Beregning kan være sum av flere satser, for eksempel A45 gir sum av sats fra regulativ+sats 1 og 2 fra satser ansatt. Regulativkode Angir hvilket regulativ som ligger til grunn for personens avlønning, og hvordan lønn og stillingskoder / - betegnelser henger sammen. 71 Statens A-regulativ etter Det skal meldes: OBS Bokstavtyper her. Stillingskoder og lønnstrinn etter statens lønnsplan og hovedlønnstabell etter Særregulativet etter Det skal meldes: Stillingsbetegnelse etter egen lønnsplan. Lønnstrinn etter statens hovedlønnstabell. 73 Personlig avlønning etter Det skal meldes: -Stillingskoder og lønnstrinn etter statens lønnsplan og hovedlønnstabell, men medlemmet lønnes innenfor stillingskodens rammer. 74 Individuell avlønning. Det skal meldes: -Stillingskode etter Statens lønnsplan eller stillingsbetegnelse etter egen lønnsplan. -Lønn i kroner. 75 Overenskomstlønn (tarifflønn) Det skal meldes: -Stillingskode etter statens lønnsplan eller stillingsbetegnelse etter egen lønnsplan. -Lønn i kroner. De ansatte blir innrapportert med denne regulativkoden hvis ikke de har ett av de regulativene som er angitt nedenfor, se beskrivelse lengre ned. Det er Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 38

7 spesielle regler før og for apoteker. Se kravspesifikasjon fra SPK på dette. Regulativkode Apotek Regulativkode som skal benyttes for apotek. Regulativkode 110 gir spesialbehandling. Måltall medlemskap Her angis grense for antall timer pr. måned, for tiden 60. Måltall medlemskap undervisning Måltall som skal benyttes for ansatte som er definert i ordning for undervisning. Måltallet oppgis i prosent, for tiden 35%. Måltall generell apotekordning Måltall som benyttes for ansatte som er definert for generell apotekordning. For tiden 65 Måltall apotektekniker Måltall som benyttes for ansatte som er definert for apotekteknikere. For tiden 58,5 Tillegg hovedlønn OU-fond. Årslønn er redusert med OU-fond, legges til ved rapportering av hovedlønn. Beløp justeres for stillingsprosent. Aldersgrense. Generell aldersgrense blir benyttet dersom det ikke er angitt på ansattforholdet. Rapporter stillingskode Hvis denne sjekk er på, skal stillingskode fylles ut og ikke stillingsbeskrivelse, der det ikke er unntak fra denne regelen. Ordning Her angis de forskjellige ordningene, som ikke er spesifisert som andre ordninger. Ordning undervisning Her angis de forskjellige ordningene for lærere som månedsrapporten SPK skal ta hensyn til. Ikke tilbakefør EA ordning. Benyttes av Posten. Ordninger hvor det aldri skal tilbakeføres trukket egenandel. Ordning ufør uten melding av timer. Benyttes av Posten. Ordning hvor en ikke skal sende meldinger tilleggstimer Ordning uten melding. Benyttes av Posten. For ansatte som er medlem, men det skal ikke sendes melding. Ordning apotek Her angis de forskjellige ordningene som rapporteringen skal ta hensyn til, ved rapportering til Apotekordningen. Ordning apotekteknikere benyttes for å beregne korrekt for apotekteknikere. Regulativ Angir hvilke regulativ som er godkjente SPK-regulativ. Hvis personen er lønnet etter ett av disse, skal dette rapporteres. Hvis en ansatt har ett av disse regulativene som A-regulativ i lønninfo på ansattforhold, vil vedkommende bli innrapportert med regulativkode 71 eller 74 (regulativkode 74 blir benyttet dersom det er flere ansattforhold med forskjellig aldersgrense). De ansatte som ikke har ett av disse regulativene, blir innrapportert med regulativkode angitt i felt for Regulativkode (beskrevet ovenfor). Fraværskoder D Delvis permisjon. Feltet angir hvilke fraværsarter som benyttes for permkode = D Eks. /10 /100/288, hvor 10, 100 og 288 er fraværsarter. Fraværskode U Hel permisjon u/lønn. Feltet angir hvilke fraværsarter som benyttes for permkode=u. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 38

8 Ansattstatus Timelønn Ansattforhold definert som timelønn vil definert stillingsprosent ikke bli tatt hensyn til ved beregning av medlemsprosent. Eksportområde Område hvor fil for sending SPK legges ut. (Dette kan også defineres når danning av fil kjøres) Arbeidsgivers andel av pensjon Systemparameter Satser Arbeidsgivers andel pensjon Beregn.gr.lag Her angis det beregningsgrunnlaget som benyttes til beregning av arbeidsgivers andel pensjon. Det må være forskjellig beregningsgrunnlag for KLP og SPK. Beregningsgrunnlaget for trekk pensjonspremie skal være forskjellig fra dette. Vær oppmerksom på at alle som avlønnes på arter som inngår i dette grunnlaget får beregnet arbeidsgivers andel pensjon, det er ingen kontroll mot Pensjonsordning angitt på Ansatt. Prosent Dersom arbeidsgiver skal betale samme prosent for alle ansatte, så angis prosenten her. 0 % dersom ingen beregning. Hvis enkelte ansatte ikke er med i ordningen så må prosenten her settes til null og så må du definere en sats for hver pensjonsordning som benyttes for rapportering til SPK. Alternativt løses dette ved at disse kobles til en pensjonsordning som ikke inngår i rapporteringen til SPK, og så gis denne ordningen null prosent. Prosent pr. pensjonsordning Prosent pr. pensjonsordning defineres som frie parametre. Systemparameter Frie parametere Her angis den prosent som skal benyttes for beregning av arbeidsgivers andel Pensjon, i dette tilfelle ordning 30 SPK høy sats. Denne henger sammen med ansatt, feltet for pensjonsordning. Hvis du har flere pensjonsordninger så må det defineres sats for hver av dem. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 38

9 Tekstkoder Pensjonsordning På ansatt skal du angi pensjonsordning ansatte som skal være med i SPK. Pensjonsordningerer defineres som tekstkode med type PTY. Ajourhold faste opplysninger Tekstkoder Denne Tekstkodetypen knyttes til feltet i ansatt ajourhold, under fanen tilleggsinfo, pensjonsopplysninger, Pensjonsordning, ved å gå på Dictionary Tabell 5 - felt 61, dersom det ikke allerede er gjort. I meny Systemadministrasjon System vedlikehold Dictionary På ansatt angir du den pensjonsordning den ansatte som skal være med i SPK. Pensjonsordning defineres som tekstkode med type PTY. Sikkerhet Tilgangen til Pensjonsrapportering deles inn i 3: Forespørsel Generering Rapportering Det kan gis tilgang til hver enkelt av funksjonene. Knappene Beregning, Utfør og Godkjenn i Forespørsel gis det tilgang til, kun hvis du har tilgang til Generering. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 38

10 Opplysninger på ansatt I mappa Pensjon i meny Person ajourhold Personopplysninger ligger styreinformasjonen for pensjon på ansatt. Medlem og aldersgrense Feltet Medlem under pensjonsopplysninger har følgende valgmuligheter: Det skal ved nyansettelser settes 0 her. Innsending av månedsrapporten for SPK vil justere denne inn/ut ettersom den ansatte fyller kravet til pensjonsmedlemskap. Vær obs på skifte av ansattforhold, se kap. om Logging ved endring av ansattforhold. Dersom aldersgrense ikke er utfylt, hentes verdi fra systemparameter. Pensjonsordning Her setter du hvilken ordning den ansatte tilhører. Dette fylles ut ved ansettelse, uavhengig om den ansatte er fast eller går på timer. Dette danner grunnlaget for avsetning arb.givers andel pensjon. Følgelig må det registreres på alle ansattforhold. Feltet er tidsstyrt. Ved beregninger benyttes gjeldende pensjonstilknytning siste dato i perioden. Teksten du får opp her kommer fra tekstkodekartoteket, Kode PTY. Inn/utmelding Feltet for inn/utmelding oppdateres ved kjøring av SPK rapport sending av transer. Feltet er kun for opplysning, og brukeren trenger ikke å vedlikeholde dette. Første dato er innmeldt dato, andre dato er felt for utmeldingsdato, dersom den ansatte er sluttet eller utmeldt av annen grunn. Opplysninger benyttes ved generering av pensjonsrapport. Stillingskombinasjon og fungering Stillingskombinasjon (Overtidskategori) er et felt som gjelder ansatte som arbeider i stilling hos annen arbeidsgiver som skal være innmeldt. Dvs. at vedkommende totalt arbeider mer enn 60 timer pr. måned. Det kan også benyttes for pensjonister. Her er det mulig å få beregnet og sendt medlemskap på de som er under grense for innberetning. Feltet kan også benyttes for ansatte som har delvis uførepensjon fra SPK og skal ha opptjening for arbeid under grense. Fungering, merkes denne blir vedkommende rapport med at dette er fungering, ingen logikk er koblet til feltet.. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 38

11 Bistilling som er godkjent av SPK er Professor II. Utover 100 % meldes manuelt, og de legges således ikke inn med stillingskombinasjon. Feltet kan også benyttes for ansatte som allerede har en løpende uførepensjon hos SPK, og dermed skal rapporteres selv om medlemsprosenten er under grense. Alternativt kan benyttes tidsstyrt felt på person benyttes for ansatte som mottar uførepensjon fra SPK. Arbeidstidsgruppe, lønnsramme og regulativ Arbeidstidsgruppe må ligge inne på alle ansattforhold. Dette for å beregne korrekt antall timer i måneden. Legges inn på Lønninfo Regulativ A. Person ajourhold Personopplysninger Lønninfo Ved nye ansatte som er timelønnede, husk at disse også skal ha stillings %. Månedsrapporten vil legge ut behandlet prosent på disse ut fra timer arbeidet (merket på timelønnartene). Ved permisjoner uten lønn etter permisjonsreglementet. Husk å beholde stillings %. Ved permisjon med delvis lønn etter permisjonsreglementet legges ny stillings % inn. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 38

12 Dersom det er permisjon uten / delvis lønn som ikke inngår i permisjonsreglementet beholdes stillings %, men selvsagt uten avtale kode. Det skal også legges inn fravær uten lønn, med fra og til dato. Dette vil logge transer ut og inn. Se for øvrig kap om Logging fra felter på Ansatt innmelding og utmelding. Opplysninger på Lønns- og trekkart Lønnsarter som inngår i grunnlaget for pensjon Alle lønnarter som skal inngå i grunnlaget for arbeidsgivers andel pensjon eller grunnlaget for 2 % arbeidstaker trekk må merkes med akkumulering i de to beregningsgrunnlagene vi har bestemt oss for. Som en standard for denne dokumentasjonen benytter vi følgende grunnlag: Beregnings grunnlag nr. 6, benyttes til grunnlag for 2 % pensjonstrekk SPK. Beregningsgrunnlag nr. 25, benyttes til grunnlag arbeidsgivers andel pensjon. Det må opprettes separate beregnings grunnlag for de forskjellige pensjonskassene. Dette fordi: Tilbakeføring arbeidstakers andel skal gå korrekt. En ansatt kan være medlem av flere pensjons kasser, da blir det korrekt beregning av pensjonstrekk og andel pensjon i tillegg til maskinell melding. Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekk-arter Akkumulering Her er et eksempel på Lønn- og Trekk-art for Månedslønn. Denne inngår i beregningsgrunnlaget for 2 % arbeidstakers trekk, og arb. givers andel pensjon, beregnings grunnlag 25. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 12 av 38

13 Slik må du merke alle lønn- og trekkarter som inngår i grunnlaget. Denne merkingen av lønns- og trekkarter vil medføre at alle ansatte som har pensjonsgivende lønn, blir beregnet med pensjonstrekk og andel pensjon for hver lønnskjøring så fremt det er registrert trekkart for pensjonstrekk på den ansatte. Det er viktig for selve beregningen, at lønn- og trekkartene benyttes korrekt. Legger du inn trekk timer på en lønnart som inngår i pensjonsgrunnlaget, vil disse timene redusere gj.snittslig stillings? /pensjonsgrunnlag?% i kvartalet. Ansatte som ikke fyller kravet til medlemskap blir maskinelt godskrevet pensjonstrekk og tilbakeført andel pensjon. Det taes hensyn både til timer og fast stillings %. OBS. Kontering må foretas pr. tilbakeført trans slik det er satt opp i dette dokumentet. Lønnsarter for timelønn Etter endringen i regelverket for pensjonsmedlemskap, der timelønnede nå skal være med i pensjonsordningen, må du merke lønnartene, slik at de inngår i beregnings grunnlaget for 2% + en for arbeids givers andel. En kan være tjent med å ha en timelønnsart som ikke inngår i grunnlaget for pensjon. Det kan være ansatte du vet med sikkerhet ikke oppnår det som skal til for å få medlemskap, eller det kan være ansatte du vet går i full stilling, og således kommer over 100 % og du forhindrer da manuell tilbakeføring. Lønnsart må være merket at timer inngår i beregning av stillingsprosent. Timer fra lønnsarter med kode for - Behandling timer pensjon med verdi 0 eller 3 inngår ved beregning av stillingsprosent. Arter som inngår i pensjonsgrunnlag og hvor timer ikke skal være med i grunnlaget må være merket 1. Lønnsarter for vikartimer (undervisningspersonell) Timesatsen beregnes basert på årsramme leseplikt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 13 av 38

14 Beregning av medlemsprosent for vikartimer Timeavlønning av vikar-lærer skjer på egne arter, og disse artene skal behandles spesielt. Forutsetningen for løsningen i Aditro Lønn er : Arten merkes med 2 i feltet - Beh.timer pensjon I tillegg skal årsramme leseplikt legges i satsfeltet på arten. Dette igjen forutsetter at timesatsen benytter behandlingsregelen ovenfor. I behandlingen i dag regnes først stillingsprosent fra Ansatt (LønnInfo) om til timer (basert på årstimer i hht. arb.tidsgruppen) så summeres timer fra behandlede transer til de samme timene og så i siste ledd regnes disse timene tilbake til en medlemsprosent. I denne behandlingen skal transer merket med 2 i feltet Beh.timer SPK, ikke tas med. I egen seksjon skal disse timene omregnes til medlemsprosent (pr. transaksjon) som summeres til totalen. Denne omregningen er lik den eksisterende bortsett fra at årstimetallet hentes fra sats på arten og det må tas stilling til om det skal regnes etter 10 eller 12 måneder. Lønnsart for tilbakeføring av arbeidsgivers andel pensjon Lønns- og trekkarten for tilbakeføring arbeidsgivers andel pensjon, vil være en art som inngår i lønnsberegningen slik som beregning av arbeidsgivers andel vil gjøre. Det vil da dannes automatpost på transen som overføres regnskap, og den vil påvirke arbeidsgiveravgiftsberegningen. Lønns- og trekkarten skal kun ha utfylt Fane Kontering/diverse, diverse boksen, Utbetales, settes til 2 Fane Akkumulering, Beregningsgrunnlag 6, settes til 1 Fane Masker, beløp og konteringsdimensjonene settes til K Dette gjør at du også kan benytte denne ved manuell tilbakeføring av arbeidsgivers andel pensjon. Det er viktig at du da legger inn denne lønn arten med minus foran beløp, slik at den tilbakefører tidligere avsatt arbeids givers andel. Lønnsart for tilbakeføring av arbeidstakers 2 % trekk Lønns- og trekkarten for tilbakeføring av 2 % trekk må være en lønnsart, og du kan følgelig ikke benytte trekkarten for trekk av 2 %. Lønns- og trekkarten skal kun ha utfylt: Avgifter, Skattegrunnlag, settes til 1 Fane Masker, beløp og kontonummer regnskap settes til K Dette gjør at du kan benytte denne ved manuell tilbakeføring av arbeidstakers 2 % trekk av pensjon, og overstyre kontering fra arten. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 14 av 38

15 Fane A-melding Rapporteres som fradrag med snudd fortegn Fradragsbeskrivelse som Premie til pensjonsordninger Dersom tilbakeføringen av 2 % trekk gjøres på neste inntektsår for den ansatte, må du ha en egen lønnsart for dette. Den skal rapporteres som kapitalinntekt. Du må da huske på å endre systemvariabel før du kjører månedsrapporten, slik at den legger ut korrekt lønnsart for tilbakeføring av egenandel. Markering av pensjonsgivende lønn og tillegg Alle lønns- og trekkarter som inngår i grunnlaget for pensjon, må merkes for hvilken type pensjonsgivende lønn de er. Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekk-arter L&T - oppg/rapporter Fast lønn settes til 0, fordi systemet henter lønnstrinn fra regulativ og stillingsprosent fra ansatt Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 15 av 38

16 Andre faste pensjonsgivende tillegg settes til 2 Pensjonsgivende variable tillegg settes til 3 Funksjonstillegg settes til 4 Kode med verdi 5-10 benyttes ikke i rapportering til SPK. Trekkart for 2 % Pensjonstrekk Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekk-arter Behandling/ Satser Behandlingskode 20 vil begrense trekket i forhold til Grunnbeløpet i Folketrygden. Mindre enn 12G fullt trekk Over 12G beregnes ikke trekk Satsen settes til 0,02 som tilsvarer 2 % Gen.grunnlag settes til grunnlag 6 I tillegg må følgende felter fylles ut: Fane for kontering/diverse, Kontering, Konteringskode. Fane for Diverse indikatorer, Avrunding, settes til 1 og Loggindikator, settes til 2 Fane for masker, settes til K på Beløp, Fradato, Tildato Fane A-melding Rapporteres som fradrag med snudd fortegn Fradragsbeskrivelse som Premie til pensjonsordninger Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 16 av 38

17 Permisjonsavtaler For å registrere permisjonsavtale knyttet til fraværet, kan du legge inn koden direkte på fraværsarten, eller velge å registrere avtalen på fraværstransaksjonen. For å sikre riktig registrering er det å anbefale at en knytter avtalen til fraværsarten. Avtalene opprettes som tekstkode for det kontoelement du har valgt å benytte. Følgende avtaler er gyldige ved rapportering Kode Årsak til permisjon Antall år 1a Militærtjeneste, sivilforsvarstjeneste, siviltjeneste og polititjeneste 1b Sykdom i familien 3 1c Permisjon på grunn av streik 3 2a Omsorgspermisjon for barn, jfr. bestemmelsene 20 nr 7 2b Studiepermisjon jfr. bestemmelsene 6 nr 5 4 2c Ved flytting på grunn av ektefelles, registrert partner eller samboers beordringsplikt, arbeid i utenrikstjeneste eller godkjent internasjonal organisasjon etter punkt 3 2d Sendelektor i utlandet 4 3a Arbeid for internasjonale organisasjoner i utlandet 5 4a Ansettelser i tjenestemannsorganisasjonen 4 4a Verv i tjenesteorganisasjon Ubegrenset 4b Utførelse av kommunale og fylkeskommunale verv Ubegrenset 4c Utførelse av verv som domsmann / meddommer Ubegrenset 5 Permisjon forlenget etter godkjennelse av SPK Ubegrenset 6a Fødsel- / adopsjon 3 6b Andre permisjoner godkjent av departementet Ubegrenset Mer informasjon om permisjoner, se Aksjonskoder for pensjonsrapportering Aksjonskoder benyttes ikke lengre ved rapportering til SPK. Logging til pensjonslogg Merke Kartotek/Felt for logging av transer til transkartoteket Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 17 av 38

18 Navigering: Systemadministrasjon System vedlikehold Dictionary Det er de kartotek / felter som er benyttet for logging i kodekartoteket som må merkes med logging. Det er feltet Logging som har verdi om det skal logges. Logging av transer til pensjonslogg Logging av transer til pensjonslogg skjer når endring er oppstått. Endring frem i tid logges når oppdatering av feltet er gjort av oppdateringsservice. Endringer tilbake i tid (i dag og tidligere) logges direkte til pensjonsloggen. Gjelder både ajourholdsprogram eller endring av verdier ved import. Generelt for logging av transer er at det kun tillates én melding pr. ansatt på en og samme aksjonsdato i pensjonsloggen. Det er opplyst fra pensjonskassene at de skal ha skriftlig melding (brev) når det gjelder melding om overgang til Uføre/Alderspensjon og ved Død. Den maskinelle loggfunksjonen for dette er tatt bort. Når det registreres endringer i et felt som er merket for logging, skjer følgende i det du går videre fra feltet ved TAB eller ved ENTER. Da kommer inn i dette bildet: Velg linje ved å klikke på den korrekte linjen, er det flere koder knyttet til feltet, vil disse komme under hverandre. Det er den 1. linjen som blir Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 18 av 38

19 overført til transkartoteket, dersom du bare avslutter bildet. Du kan slette linjer ved å velge en og så trykke på slette ikonet. Aksjonsdato kommer opp dersom koden er bygget opp slik at dato skal hentes, den kan alltid overstyres ved å velge linje, og så legge inn korrekt dato. Dersom endringen gjelder perioden for rapportering til SPK, kan du slette pensjonsloggingen da denne vil bli tatt med i genereringen SPK. Så må du lagre ansattbildet for at transen skal komme i transregisteret. Dersom du har gjort flere endringer vil du få opp spørsmål om logging fra hvert felt i det du forlater feltene. Således kan du holde kontroll over hvilken trans som skal logges med korrekt kode, slik at transen til SPK blir korrekt. Logging fra felter på Ansatt Det må være utfylt medlem 1 Innmeldt for at loggrutinen skal fungere, det gjør at ved nyansettelse kommer det ikke logging før du har kjørt 1. månedsrapporten SPK. Innmelding Fravær u/lønn feltet tildato Endring Fanen Lønn feltet Trinn feltet Stillingskode feltet Lønnsramme et av feltene sats (dersom fastlønn) Utmelding- Fravær u/lønn, feltet fradato Lønnstrinn På feltet for lønnstrinn, er det bygd opp logging til transaksjonskartoteket, dette er fordi at ansattforhold som ikke har automatisk opprykk, skal utløse logging dersom det endres lønnstrinn. Lønnsramme Dersom du endrer lønnsramme på en ansatt med automatisk opprykk som medfører endring av lønnstrinn, vil dette utløse logging av lønnstrinn til transaksjonskartoteket. Dette skjer selv om vi ikke direkte endrer selve feltet lønnstrinn. Derfor er det nødvendig å bygge opp logging bare fra lønnstrinns feltet. Logging ved endring av stillings % Feltet stillings % utløser logging ved endring av stillings %, dersom det er endring i løpet av rapport-perioden, legges det ikke ut trans i pensjonsloggen. Når det gjelder endring av stillings % før rapport perioden som du får melding om i ettertid og endrer da, må du vurdere hva du skal gjøre med disse tilfellene. Automatikken klarer ikke å fange opp tilfeller hvor den ansatte endrer % i forrige kvartal, når dette kvartalet allerede er rapportert. Disse endringene skulle vært med i kjøring av kvartalsrapporten. Det vil bli dannet melding med innrapportering per fradato i det neste kvartalet og således vil det ikke ha den store effekten på medlemskapet til den enkelte ansatte. Men dette må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 19 av 38

20 Logging ved endring av ansattforhold Person ajourhold Personopplysninger Ansattforhold Ved opprettelse av nytt ansattforhold, i tillegg til det gamle ansattforholdet, vil det være snakk om en endring (som regel) av lønnsog/eller tjeneste data. Dette vil bli fanget opp ved at det endres på felter på ansattforholdet som medfører logging. Det vil da være nødvendig å legge inn 1 innmeldt i medlem/alder feltet slik at du ikke får en innmelding på dette nye ansattforholdet. Ved Skift ansattforhold vil det være snakk om en endring (som regel) av lønns- og / eller tjeneste data. Dette blir også fanget opp av logging fra felter. Det er da nødvendig å legge inn kode 0 utmeldt på det ansattforholdet som avsluttes og 1 innmeldt på det ansattforholdet som påstartes. Logging fra felter på lærerlønn Dette programmet er ikke løst i Aditro Lønn sin lønnsberegning. Derfor er det ikke lagt opp til noen logging fra lærerlønn. Slik det var lagt opp i Aditro Lønn ville det vært nødvendig å oppdatere stillings % ved PS kommandoen, videre ville denne bli behandlet slik som annen endring av stillings %. Logging fra registrering faste transer Må logge endringer faste transer tilbake i tid før rapporteringsperioden til SPK. Lønn artene det skal logges fra må ha verdi 2 endring fast trans under lønn- og trekkart, fane for diverse indikatorer, loggindikator. Den faste transen må ha fra / til dato. Danning av meldingstranser til SPK Denne delen av rutinen består av følgende jobber: Generering Kontroll av transer som er dannet i Forespørsel bildet. Disse transene må kontrolleres opp mot pensjonslogg. Korriger ansatt/pensjonslogg generer enkeltpersoner på nytt. Rapportering med danning av transaksjonsfil Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 20 av 38

21 Generering av transer til SPK Rapporter Pensjonsrapportering Generering Pensjonskasse Velg 1 for Statens Pensjonskasse (SPK) År / Periode Angi år og måned, f.eks: 2011 / 1 - for Januar Beregn Ved å krysse av denne, foretas en ny lønnsberegning gitt dagens data på personen. Den reberegnede lønnen legges til grunn for utregning av beløp på transaksjonene i filen til SPK. Dersom du ikke reberegner, vil du få oppdatert beløp med historiske beløp. Normalt benyttes ikke opsjon Beregn Fra Periode / Til Periode Kommer automatisk fra periodedefineringen tilsvarende valgt år / måned. L&T-art inntrekk 2 % Tilbakeføring av trukket 2 % pensjonspremie for de ansatte som ikke når grenseverdien og således blir tilbakeført. L&T-art tilbakeføring arbeidsgivers andel pensjon Lønnart for tilbakeføring av grunnlag for arbeidsgiver andel pensjon. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 21 av 38

22 Beregningsgrunnlag 2 % Beregningsgrunnlag for 2 % trekk pensjonspremie. Dette benyttes for å finne ut hvilke lønnarter som skal inngå i beregningen av % (timelønnarter). Genereringen gjør følgende Genereringen vil fange opp alle endringer som er oppstått siden forrige måned, og lage én ny statustrans og én ny endringstrans (hvis endringer er funnet) pr. person. Endringene vil framkomme ved å sammenligne generert statustrans med forrige statustrans. Ut fra denne differansen vil det genereres en endringstrans. Hvis det finnes transer i pensjonsloggen (PensjonsLogg) som gjelder perioder tidligere enn aktuell periode, må periodene helt tilbake til denne endringen reberegnes med dertil hørende statustranser og endringstranser. Reberegnede status- eller endringstranser vil få nytt løpenummer i tabellen slik at du beholder full historikk. Dersom en person ikke har statustrans forrige periode, men fyller kravene i rapporteringsperioden vil det fylles ut innmeldingsdato på transen. Tilsvarende vil det dersom personen har statustrans forrige periode, men ikke fyller kravene denne periode fylles ut sluttdato på transen. Dersom slutt på flere ansattforhold i samme måned benyttes sluttdato fra siste (høyeste dato). Aksjonsdato Genereringen setter aksjonsdato for transene etter følgende regler: Statustranser får rapporteringsdato siste dagen i perioden. Statustranser med innmelding før rapporteringsmåned får ansattdato lik startdato på ansattforholdet. Statustranser rapporteringsmåneden får ansattdato på statustrans lik startdato på ansattforholdet. Endringstranser får aksjonsdato lik aksjonsdato fra PensjonsLogg. (Aksjonsdato null i PensjonsLogg blir ikke behandlet) Endringstranser tilbake i tid / regenererte endringer får aksjonsdato fra logget trans / tidligere endring. Statustranser med utmeldinger får sluttdato på statustrans lik fradato periode 1. Flere stillinger - Aldersgrense. Hvis to eller flere stillinger har ulik aldersgrense, skal de rapporteres hver for seg. Hvis én av stillingene er under minstegrensen for medlemskap, skal aldersgrense og stillingskode for stillingen med høyest stillingsstørrelse oppgis. Hvilke funksjoner har genereringen? Generering av transer skal beregne følgende: Medlemsprosent Hovedlønn Lønnstrinn Faste tillegg Variable tillegg Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 22 av 38

23 Justerte tillegg Permisjons-kode, -avtale og Permisjon medregnet år Beregning av medlems % for den måneden det kjøres for Det tas hensyn til alle ansattforhold (dersom mer enn et ansattforhold.) Det er en forutsetning: feltet for pensjonsordning på fanen for tilleggsinfo (på alle ansattforhold) må inneholde en gyldig ordning (for SPK ordning 30). Det tas hensyn til timer der lønnarten inngår i beregningsgrunnlag for 2 % pensjonstrekk. Beregningsakkumulator 6 i dette tilfellet. Kun stillingsprosent som er gyldig ved utløpet av måneden telles med. Endrer en ansatt stillingstørrelse fra eks. 75% til 50 % den 20. jan. er det 50 % som telles med for januar. Opphører fast stillingsprosent, til timelønn eks. den 25. jan, teller fast stillingsprosent ikke med for januar. Medlemsprosenten skal aldri overstige 100. Hvis medlemsprosenten ikke overstiger 100 %, får den genererte transen status Godkjent. Medlemsprosent under grenseverdien får status 1 godkjent under grense Medlemsprosent over grenseverdien får status 3 godkjent over grense. Dersom medlemsprosenten overstiger 100 % får transen status 2 generert. Disse må behandles særskilt. Se komplett statusbeskrivelse annet sted i dokumentet. Det genereres kun en trans selv om personen har flere ansattforhold. Beregning av Hovedlønn Gyldige verdier kan kombineres, f.eks. A1 som betyr at fastlønn skal hentes fra Regulativ A og Personsats 1. Beregnet hovedlønn er sum fastlønn justert med beregnet medlemsprosent. Dvs. at hvis fastlønn skal hentes fra Regulativ A som har i årslønn, og personen har en beregnet medlemsprosent på 80, vil hovedlønn bli beregnet til Faste tillegg Faste tillegg hentes fra behandlede transer og beregnes som bruttolønn hvor arten er definert som fast tillegg (LoennArt.pensjGivInntKLP=2). Arter som er merket som Fast tillegg og som er registrert som variable transer, blir ikke tatt med. Varibelt tillegg over grense meldes som fast tillegg ved spesialhåndtering. Variable tillegg Variable tillegg hentes fra behandlede transer, og beregnes som bruttolønn hvor arten er definert som variabelt tillegg (LoennArt.pensjGivInntKLP=3). Spesialhåndtering når systemparameter er satt. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 23 av 38

24 Funksjonstillegg Funksjonstillegg hentes fra behandlede transer, og beregnes som bruttolønn hvor arten er definert som funksjonstillegg (LoennArt.pensjGivInntKLP=4). (Funksjonstillegg kan være f.eks klassetillegg). Tilbakeføringstranser. Hvis det er trukket pensjonsavgift for en person som ikke tilfredsstiller kriteriene for medlemskap i SPK (dvs. under 14 timer/uke eller 35 %), skal det dannes en tilbakeføringstrans for denne personen. Det må også dannes en tilbakeføringstrans for arbeidsgivers andel av pensjon. Transene legges midlertidig ut sammen med status- og endringstransene med status=1 og med tilbakeføringsbeløp. Ved danning av transaksjonsfil (Rapport), blir det dannet en variabel trans som legges inn i en importbunke, og kan importeres videre derfra. Permisjoner etter statens permisjonsavtale Permisjoner som skal rapporteres, hentes fra fraværsmodulen (permkode, permaar og permavtale). Det må sjekkes fravær så langt tilbake som beregningene skal foretas (også hvis det er endringer flere perioder tilbake i tid). Fraværskoder U i Systemparameteren angir hvilke fraværsarter som benyttes for permkode=u og Fraværskoder D i Systemparameteren angir hvilke fraværsarter som benyttes for permkode=d. Begge systemparametrene angis på følgende måte: Eks. /10 /100/288, hvor 10, 100 og 288 er fraværsarter. Hvis det på en ansatt finnes fraværstranser med både permisjonskode U (uten lønn) og D (delvis permittert), legges kode D ut på transen. permaar beregnes som differansen i antall år mellom fra- og til-dato, dvs til gir 1 år ( ). Felt for PermAvtale i Systemparameteren angir hvilken dimensjon på fraværstransen som benyttes for permavtale. Se kapittel. om SystemParameter, Felt for permavtale Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 24 av 38

25 Pensjonsloggen Rapporter Pensjonsrapportering Pensjonslogg Her vil det legge seg transer fortløpende fra vedlikehold av persondata som medfører logging fra de forskjellige Persona programmene. Generering av transer vil ta hensyn til loggede endringer, og generere endringstrans statustrans, ev korrigerte statustranser for de periodene (statustransene) som endringen berører. Dersom det har blitt logget transer i pensjonsloggen du ikke vil skal innvirke på genereringen, må du sette status på disse transene. Sett status 9 for at de ikke skal ha innvirkning. Følgende statuser brukes på transer i Pensjonslogg: 0 Klar til behandling 3 Behandlet 9 Behandles ikke Forespørsel Pensjonstranser Statens Pensjonskasse Når perioden er generert, er det dannet endringstranser og statustranser ut fra informasjon om periodens avlønning. Før du kan sende inn rapporten, må du gå gjennom meldingstransene og korrigere dersom det viser seg nødvendig. Rapporter Pensjonsrapportering Forespørsel Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 25 av 38

26 Ved å velge forskjellige utplukkskriterier som ansattnr eller rapportstatus, kan du få oversikt over Meldingstransene du ønsker å se nærmere på. Ved å klikke på headingen til kolonnene, får en sortert transene. Over er de sortert på ansattnr. For å endre en verdi dobbeltklikker du på det feltet du ønsker å endre, du må angi ett passord som du får oppgitt ved å kontakte konsulent. Kontroll av meldingstranser Kontrollen foregår ved å forstå hvordan transene er dannet. Status Følgende gyldige statuser gjelder: Status 1 Godkjent under grense Status 2 Generert, medlemsprosent over 100 % Status 3 Godkjent over grense, klar for sending. Status 4 Innsendt under grense. Status 5 Innsendt over grense. Status 8 Korrigert statustrans tidligere perioder. Status 9 Slettet transaksjon (vedlikehold) skal ikke sendes inn. Status 1 Godkjent under grense, personer som har så liten stillings %, eller så få timer som til sammen ikke kommer over grenseverdien for innmelding. Det vil ligge beløp for tilbakeføring av 2 % og arb.g.andel. Statustransen vil bli sendt inn, men vedkommende blir ikke meldt inn. Dersom det er krysset av for stillingskombinasjon på personen (fanen tilleggsinfo), blir transaksjonen sendt inn da det betyr at den ansatte har arbeid hos annen statlig arbeidsgiver og til sammen fyller kravet til innrapportering. Status 2 Generert, personer som har så mange timer eller timer i tillegg til full stillings %. Disse må behandles før rapportering kan finne sted. Vurder Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 26 av 38

27 inn/utmelding dato på statustrans. Korriger årslønn slik at det utgjør maks 100 %. dersom det skal være tilfellet (Her henvises det til kap for nærmere forklaring av disse tilfellene). Status 3-9 Se kort beskrivelse over. Normale beløp Hovedlønn Faste tillegg variabelt tillegg justert tillegg sjekk om det er unormale beløp. Alder Alder - alle transene skal ha aldersgrense fylt ut. Stillingskode og beskrivelse Stillingskode - dersom det er regulativkode 71,73,74 Stillingsbeskrivelse dersom regulativkode 72,75 Ansatt- og sluttdato Ansatt dato på statustranser på nye ansatte (innmeldinger) Sluttet dato på statustranser på sluttmeldte (sluttmeldinger) Regulativkode, tilbakeførte beløp og permisjoner Regulativkode alle transer. Tilb.ført beløp arb.g.andel og pensjonstrekk status 1 transer. Perm kode Perm år Perm avtale etter permisjonsavtalen. Vedlikehold av meldingstranser Endring av meldingstranser Du kan, dersom det kommer feil meldingstranser på grunn av transer i pensjonsloggen, gå inn og fjerne transen i pensjonsloggen ved å sette status 9. På forespørsel velges da ansattnr og periode. og du får mulighet for å kjøre beregning på denne ene ansatte. Du kan også endre grunnlagsdata på person, slik at de blir beregnet på nytt. Korreksjon av meldingstranser Dersom genererte verdier ikke blir korrekte, kan du ved å angi passord for redigering, gå inn og redigere felter på meldingstransen. Meldingstransaksjon over 100 % Hvis en statustrans har beregnet medlemsprosent over 100 for en periode, har arbeidsgiver i dag 2 muligheter: 1. Godkjenne denne som den er (det blir bare sendt inn 100 % medlemsprosent), merk knappen godkjenn og trykk utfør. 2. Ved å merke av radioknappen Justér beløp, og deretter trykke utfør, får du beregnet ned stillings % til 100, samt at hovedlønn reduseres til 100 %. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 27 av 38

28 Det at medlemsprosenten blir beregnet til over 100 for en periode kan skyldes det at timer arbeidet forrige periode kommer til utbetaling denne periode. I tillegg kan den ansatte da ha begynt i en fast stilling, noe som medfører at stillings % blir beregnet med. Det kan også være snakk om ansatte som leverer inn timelister uregelmessig, slik at medlems prosent beregnes på bakgrunn av 2-3 måneder. Det blir da innrapportert på rapporteringsperioden (måneden). Her må arbeidsgiver være nøye på å lage rutiner for innlevering av timelister og følge disse. Rapportering av meldingstranser til SPK Rapporter Pensjonsrapportering Rapportering Det kan kjøres ut en rapport for kontroll uten at transaksjonsfil dannes (rapportdato og status blir da ikke endret på transene). Transer med status Generert, blir ikke med ved overføring, men kommer med på kontrollrapporten. Hvis sjekkboks Perioderapport m/transfil er merket, vil rapporten anses som en innsending og status på transene vil settes til Innsendt og dato for rapportering oppdateres. Ved innsending sjekkes det om aktuelle ansatte fyller kravene for innsending. Hvis de ikke gjør det, skal det genereres variable transer for tilbakeføring av trekk og arb.g.andel pensjon. Disse genereres ut fra transer med status=1 i tabellen OffRappTrans. Når rapporten kjøres får du opp en statusoversikt. Fil med meldingstranser til SPK. Transaksjonsfilen inneholder en header-record og flere status- og endringstranser. Transene skal sorteres etter: Organisasjonsnummer (arbeidsgiver) Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 28 av 38

29 Fødselsnummer Aksjonsdato Startdato (ansattdato) Filnavn på transfil: mmåå_<orgnummer>.dat Numeriske felt skal angis med 2 desimaler og komma som desimaltegn Fil med lønnstranser for tilbakeføring av arbeidsgivers andel og 2 % trekk. Transer danner en importbunke, hvor pensjonstrekket og arbeidsgivers andel tilbakeføres på egne lønnsarter. Arbeidsgivers andel viser grunnlag for tilbakeføring. Import til aktuell lønnsperiode foretas på vanlig måte. SPK rapporten og kontroll av innsending SPK har laget en ny løsning for innrapportering som de har kalt Arbeidsgivers lønnsfilsjekk. Her får arbeidsgiver sjekket filen for evt feil før den sendes inn. Link: evt. gå inn på og trykk på interaktiv, og deretter se linken på høyre side. Diverse Kontering Kjøreplan for SPK Konteringen styres fra vanlig bedriftskontering. Vær oppmerksom på at det er mulig å få hovedboksposteringen styrt pr. pensjonsordning, Dette gjøres ved for eksempel å opprette systemparameter som med navn R8DAAP_030 hvor verdien i denne angir hvilket kontonummer som skal benyttes for ordning 30. Endring av stillingskode / Stillingsbenevnelse Stillingskode/stillingsbenevnelse er nå tidsstyrt, og for at rapporteringen av stillingskode/stillingsbenevnelse skal bli korrekt er det ikke lengre nødvendig å foretas ved å skifte ansattforhold. Arbeidsgiver andel pensjon Rapporten viser beregnet andel pensjon sortert på ordning og spesifisert på kostnadssted. Kan kjøres på aktive og lukkede perioder, og er eget valg under trekkeier-rapporten. Det forutsettes at all styreinformasjon er på plass, og at alle personopplysninger som medfører endringer er foretatt, slik at meldingstransene til pensjonslogg er dannet. Ved oppstart av rutine etter rapportering på annet medium tidligere, må det dannes en statustranstransaksjon for medlemmene. Denn må avstemmes mot statens pensjonskasse. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 29 av 38

30 Ellers får du avvist ved overføring av filen alle tidligere meldemmer på grunn av innmeldingstransaksjoner på tidligere innmeldte. Dersom du starter rapportering i lønnsystemet etter en tids drift, kan du avstemme medlemsmassen ved å generere en periode og benytte denne til avstemming. Dersom du ikke har historikk i lønssystemet til å kunne kjøre generering for en periode til SPK, kan du danne en statustransaksjon ved hjelp av innlesing av en fil. Denne rutinen finner du under lønnsrutiner. Ta kontakt i god tid med support for nærmere informasjon om innhold i innlesingsfil. Meldingsrutinen til SPK kjøres hver måned, etter lønnsutbetaling. 1) Kjøring av generering av meldingstranser for perioden. 2) Forespørsel meldingstransene Kontroll av meldingstranser og eventuelle korreksjoner. 3) Rapportering av meldingstranser SPK Når rutinen igangsettes må arbeidsgiver følge opp kvitteringer og avvikslister du mottar fra Statens pensjonskasse. Kontaktperson hos SPK for elektronisk rapportering er Lars Erik Rødland Prosjektleder, MED Statens Pensjonskasse Tlf Mob Faks lars.erik.rodland@spk.no Filformat Rapporteringsfilen skal bestå av en headerrecord med en eller flere etterfølgende rapporteringsrecorder. Rapporteringsrecordene kan være statusrecorder og endringsrecorder. Filen skal være sortert på følgende måte : Organisasjonsnummer (stigende), Fødselsnummer (stigende), aksjonsdato (stigende). Status og endringsmeldingene skal ligge sortert etter : Arbeidsgiver, fødselsnummer, aksjonsdato + Startdato (Dette gjelder for statusmeldinger ved start i stilling). Alle skal sorteres i stigende rekkefølge. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 30 av 38

31 Beskrivelse av recordformat. Samme format benyttes for både endrings- og statusmeldinger. Disse samles i en fil. Header Header skal ligge først i filen og ser ut som følger: Feltnavn Ant. tegn Posisjon Type = Header Versjon = versjon 1 Beskrivelse Rapp.dato Format yyyymmdd. Dato for rapportering til SPK for en måned. Ant. Linjer Antall status- og endringslinjer i filen. Blanke linjer telles ikke. Denne skal ha ledende null. Sjekksum bits sjekksum. Denne skal ha ledende null. Lønnssyste ms-kode Hvilket lønnssystem filen kommer fra. For nye lønnssystem tildeles denne av SPK. Status- og endringsmeldinger Feltnavn Ant. tegn Posisjon Beskrivelse Type = Status / 32 = Endring Versjon = versjon 1 av filen Rapp.dato Format yyyymmdd kjøre dato for rapportering til SPK for en måned. Fødsels nummer Organisasj onsnummer Må være gyldig fødselsnummer Kan få rapporter fra forskjellige arbeidsgivere på samme fil. 9 eller 11 tegn ettersom Organisasjonsnummer er 9 siffer. - Høyre justert med ledende nuller. Etternavn Benyttes kun når startdato er utfylt for start av nytt stillingsforhold. Etternavn Fornavn Fornavn, venstrejusteres. Adresse Postnr Startdato Ved statusmelding: startdato i stilling. Sluttdato Ved statusmelding: sluttdato i stilling. Aksjons dato Stillings kode Ved endringsmelding: Angir når endringen gjelder fra. Format yyyymmdd Etter statens regulativ. For apotek skal stillingskoden følge regulativet for apotek. Høyre justert med ledende nuller. Stillingskode skal ikke være utfylt for stillinger som ikke er i statens regulativ, eller Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 31 av 38

32 Stillingsbetegnelse Deltids prosent apotek regulativet Skal oppgis dersom stillingskode mangler Numerisk og høyre justert Desimaltall. Eks 100,00 086,94 Lønnstrinn Etter statens A-lønnstabell. For apotek : Etter apoteks lønnstrinnstabell. Høyre justert med ledende nuller. Dersom stillingen ikke følger A-lønnstabellen eller apoteks tabell, skal hovedlønn fylles ut i stede for lønnstrinn. Det skal rapporteres enten lønnstrinn eller beløp, ikke begge deler. Regulativ kode Kode som forteller hvilket regulativ. Høyre justert med ledende nuller. Regulativ koden skal forteller SPK hvilke lønnstabell som er brukt ved utfylling av lønnstrinn. Hovedlønn Beløpet skal være numerisk heltall og høyre justert med ledende nuller. Feltet skal fylles ut dersom lønnstrinn ikke er oppgitt. Beløpet er faktisk utbetalt årslønn. Dvs. beløpet er ikke omregnet til 100% stilling. Tillegg - faste Tillegg - variable Tillegg - funksjons Faste tillegg som skal deltidsjusteres. Numerisk og høyre justert med ledende nuller. Pensjonsgivende faste tillegg pr. måned. Hvis personen har flere pensjonsgivende faste tillegg, skal feltet inneholde summen av tilleggene. Feltet er desimaltall. 5000,00 = 5000 i månedlig tillegg Numerisk og høyre justert med ledende nuller. Pensjonsgivende variable tillegg pr. måned. Hvis personen har flere pensjonsgivende variable tillegg, skal feltet inneholde summen av tilleggene. Feltet er et desimaltall. 5000,00 = 5000 i månedlig tillegg. Variable tillegg skal deltidsjusteres Faste tillegg som ikke skal deltidsjusteres. Numerisk og høyre justert med ledende nuller. Pensjonsgivende tillegg pr. måned. Hvis personen har flere pensjonsgivende funksjonstillegg, skal feltet inneholde summen av tilleggene. Feltet er desimaltall. Fungering Flagg, 0 = nei, 1 = ja Hvis fungering i stilling med høyere lønn, skal dette flagget settes. Permisjons kode Permisjon medregnes år Permisjonskode = U - permisjon uten lønn. Permisjonskode = D - delvis permisjon Permisjonskode = ellers (Blank) Permisjon kan medregnes fra 1-4 år. Sett inn antall år medregning på permisjonen. For apotek ordningen gjelder 0-2 års medregning. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 32 av 38

33 Permisjons avtale Alders grense Kode etter permisjonsavtalen. Kodene skal være etter formatet: 1a - 1b - 2a osv Aldersgrense i stillingen. Skal alltid fylles ut. Etabler bestand, medlemsoversikt Ved oppstart av rapportering må det etableres bestand, oversikt over medlemsmassen. Dette kan gjøres på to måter Generer og kontroller pensjonsdata for perioden du sist oppdaterte pensjonskassen på annen måte. Eksempel: Du ønsker å starte rapportering fra januar Da må periode genereres og avstemmes mot medlemsmassen hos SPK. Denne generering vil da være utgangspunkt for oppstart av rapportering for januar. Ellers kan du bygge opp medlemsmassen ved import (konvertering) av data fra SPK. Dette gjør du under menypunkt Systemadministrasjon Lønnsrutiner Pensjon Konverter bestandsdata Du velger pensjonskasse 1 og Feltseparert 1 mnd. Recordlayout feltseparert 1mnd: Felt Feltnr Eksempel Fødselsdato Ansattnummer Etternavn 3 Fornavn 4 Aksjonsdato 5 Dec Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 33 av 38

34 Aksjonskode 6 21 Startdato Deltidsprosent Stillingsbeskrivelse 9 Kan være blank Aldersgrense Lønnstrinn 11 0 Hovedlønn Fast tillegg 13 0 Funksjonstillegg 14 0 Variabelt tillegg 15 0 Aksjonsdato Aksjonskode Apotekerordningen Generelt Fil for etablering av 12 måneder er spesialformat kundeutviklet. Aditro lønn er godkjent for å rapportere til statens pensjonskasse. Dette innebærer at kunden kjører en månedsrapport som legger ut en fil i Aditro lønn. Filen lastes så opp i SPK interaktiv. Rapportering for apotek har noen egne systemparametre. Rapportering til SPK, Apotekerordningen. Kontaktpersoner for apotekerordningen hos SPK kan kontaktes via e- post : apotek@spk.no Apotekerordningen i Aditro Lønn. Det er egne parametre som må settes for å dekke rapportering av apotekansatte. To minstegrenser for krav til medlemskap. Dette innebærer at vi i praksis opererer med to ordninger for apotekerordningen. En for ansatte i apoteket hvor kravet er 15 timer og en for apotekteknikere hvor kravet er 13,5 timer. Medlemskap krav og rapportering Minstegrensen for rett til medlemskap er en arbeidstid på 15 timer pr uke brutto Full stilling = 39 timer pr uke (for apotekteknikere er grensen 13,5 timer pr uke netto) Full stilling = 36 timer pr uke Arbeidstakere som er fast tilsatt ved apotek hvis de har en gjennomsnittlig arbeidstid på minst 15 timer pr. uke, eller ved fast vaktapotek har en tarifflønn som minst svarer til tarifflønnen for 15 timer pr. uke i dagtjeneste. Arbeidstakere med tre måneders tjenestetid anses som fast tilsatt. For apotekansatte gjelder nå generelle regler for inn og utmeldingsdato. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 34 av 38

35 Ved vurdering mot målkrav gjelder disse ikke per organisasjon, men person. Ved rapportering per bedriftsnummer (apotek) skal måltall vurderes opp mot totaler innen lønnsfirma. Med andre ord, en apotekansatt har i motsetning til andre ansatte, krav til medlemskap i pensjonskassen selv om stillingsandelen er under måltall per organisasjon (avtalenummer) Se eget punkt for rapportering per bedriftsnummer. Aldersgrense Aldersgrensen er 70 år for apotekere og provisorer og 68 år for de øvrige medlemmer. Stillingskoder for apotekansatte 1 apoteker 2 provisor 3 farmasøyt 4 reseptar 5 laborant 60 apotektekniker uten autorisasjon 61 apotektekniker med autorisasjon 7 kontoransatt 8 bud/sjåfør 9 rengjøringsassistent 10 bestyrer 11 driftskonsesjonær 12 konsulent 13 rådgiver 14 generalsekretær Innrapportering Ved innrapportering av lønnsopplysninger er det medlemmets faste lønn som skal rapporteres. Alle medlemmer ansatt på sykehusapotek og på Vitus apotek skal stå oppført med lønn i kronebeløp. Faste tillegg og justerte tillegg er også en del av den pensjonsgivende inntekten. Tilleggene skal være knyttet til hovedstillingen. Alle tillegg skal rapporteres som kronebeløp. Stillingsprosent skal meldes som forholdet mellom faktisk arbeidstid og full arbeidstid. Hvis faktisk arbeidstid varierer innenfor en måned, skal det rapporteres en gjennomsnittlig stillingsprosent for hver måned. Full arbeidstid varierer etter hvilken stilling du har for apotekteknikere i private apotek er denne for eksempel 36 timer pr uke (netto), mens den for farmasøyter er 39 timer pr uke. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 35 av 38

36 Permisjoner Melding av permisjoner Permisjoner skal meldes i de tilfeller som gjelder Permisjoner uten lønn. Her skal det oppgis om permisjonen skal medregnes etter gjeldende permisjonsavtale eller ikke. Mer informasjon rundt opprettholdelse av rettigheter under permisjon finner du på Permisjoner uten lønn som gir medregning i inntil 2 år til sammen Kode A01 A04 A06 A07 A10 A12 Årsak Permisjon ved adopsjon Permisjon ved fødsel Permisjon ved militærtjeneste, sivilforsvarstjeneste og siviltjeneste Permisjon på grunn av streik Permisjon ved sykdom i familien Permisjon ved videreutdanning for tjeneste i apotek i innog utland Permisjoner med delvis lønn. Permisjoner med full lønn skal som regel ikke meldes spesielt til oss. Unntak: perioder med sykemelding skal likevel meldes, likevel ikke lenger enn til sykelønn og sykepenger opphører. Permisjon med delvis lønn ved svangerskap skal meldes med den stillingsprosenten medlemmet faktisk får lønn etter. Hvis det er svangerskapspermisjon med full lønn skal dette ikke rapporteres. Spesielt ved sykemelding Ved sykemelding skal det ikke trekkes arbeidsgiverandel etter 3 måneders sykemelding. Det skal trekkes medlemsandel, selv om det er NAV som utbetaler sykepengene. Pensjonsordningen forholder seg også ved disse kravene til apoteket, slik at apoteket må inngå en trekkavtale med medlemmet. NB! Arbeidsgiverdelen opphører eksakt 3 måneder etter sykmeldingen er medlemmet sykmeldt fra og med den 16. i en måned skal arbeidsgiverandelen opphøre fra og med den måneder etter. Medlemsdelen skal trekkes i inntil 12 måneder, da opphører rettighetene til sykepenger i folketrygden, og medlemmet vil eventuelt kunne ha rett til uførepensjon eller rehabiliteringspenger. Denne må følges opp manuelt ved å endre lønnsart for fastlønn slik at den inngår kun i arbeidstakers egenandel, for tiden 3 % trekk. Dette betyr at vi må ha to grunnlag, et for arbeidsgivers andel og et for arbeidstakers andel. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 36 av 38

37 Pensjonspremien Pensjonspremien fastsettes av Regjeringen, etter anbefaling fra styret. Den er fastsatt som en viss prosentsats av den pensjonsgivende lønnen (pensjonsgrunnlaget). Premien er todelt det skal trekkes en arbeidsgivers- og en medlemsandel. For apotekansatte er øvre grense ved beregning av arbeidsgivers og arbeidstakers andel 10 G. Rapportering per bedriftsnummer Generelt Dersom du har flere avtalenummer med Statens pensjonskasse innen samme firma, skal medlemskap vurderes opp mot den virksomhet vedkommende er ansatt i. En virksomhet kan bestå av en eller flere organisasjonsenheter. I generering og rapportering er avtalenummer bruddnivå for den ansatte. En ansatt kan være ansatt, ha flere ansattforhold, innen flere avtalenummer. Generering av transaksjoner dannes status og endringstransaksjoner per avtalenummer. Ved endring sammenlignes verdier i periodens statustransaksjon mot innhold i foregående periode. Ved ulikhet dannes en endringstransaksjon. Ved danning av transaksjonsfil skal det dannes en fil per avtalenummer. Generelt sett vurderes den ansattes medlemskap opp mot måltall mot den enkelte avtale. Parametersetting avtalenummer Ved rapportering per virksomhet må du krysse av parameter for Rapportering per bedriftsnummer Samtidig må du legge inn avtale- kundenummer på organisasjon i feltet Virksomhetsnummer. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 37 av 38