Rapporter Offentlig rapportering Grunnlaget for rutinen om innrapportering til PAI er KS B-rundskriv nr. 200/2004.

Transkript

1 Innhold PAI Lønnsstatistikk... 1 PAI Personal Administrativt Informasjonssystem... 1 Styreinformasjon til PAI Tekstkoder... 3 Ajourhold av lønnsartene... 5 Feltet for PAI-kode;... 5 Helligdagstillegg... 5 Hvilke ansatte skal være med?... 6 Opplysninger på ansattforholdet... 7 PAI-rapporteringsrutinene Generering av PAI-transer Kontrollisten PAI-transer... 9 Forespørsel PAI-transer Rapportering av PAI-transer til KS Innrapporteringsliste PAI-transer Lønnsstatistikk PAI PAI Personal Administrativt Informasjonssystem Rapporter Offentlig rapportering Grunnlaget for rutinen om innrapportering til PAI er KS B-rundskriv nr. 200/2004. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 1 av 11

2 Styreinformasjon til PAI. Systemparameter Rapporter Styreinformasjon som benyttes under PAI-rapporteringen Systemparameter Rapporter OvTids/OffRapporter Brukernr. PAI må opprettes med riktig verdi. Verdi benyttes i innrapporteringsfil til PAI. For kommuner er dette som regel lik kommunenummer. For andre kommunale selskaper, så har disse egne nummer gitt av KS, disse finner du i B-rundskrivet. EDB-sentral PAI. Denne settes til stor T. Se B-rundskrivet del 2c. Lønnsbr. PAI. Denne settes til tallet 1 for Personec Lønn. Se B- rundskrivet del 2c. Fastlønn PAI. (Angir hvor fastlønn skal hentes fra). Denne settes lik 1-3 hvis sats skal hentes fra personal, 4-6 fra Ansatt, 7 fra A- regulativ eller 8 fra B-regulativ. Systemparameter Frie Parametre Passord ajh. transer PAI (PAIPASS). Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 2 av 11

3 Tekstkoder Tekstkoder for Organisasjonsledd og Bedriftsnummer De opplysningene som skal til Enhetsregisteret skal også til en rekke andre offentlige informasjonsmottagere, deriblant PAI. Enhetsregisteret består av tre nivå er. Juridisk nummer. Bedriftsnummer. Bedriftsledd. Det er de forskjellige arbeidsstedene som knyttes til bedriftsledd og bedriftsnummer, som nå kan hentes fra tabellen Organisasjon. Navigering: Ajourhold faste opplysninger Organisasjon Tilleggsinformasjon Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 3 av 11

4 I tabellen TekstKode er kodene definert slik: Ajourhold faste opplysninger Tekstkoder Her er tekstkoden AUN-Bedriftsnummer definert. Her er tekstkoden AUO-Bedriftsledd definert. Du ser her at du legger inn tekstkode type AUO, deretter oppretter du kodene. I tekstkode kode skal bedriftsledd opprettes inntil 9 siffer. Teksten etter dette er valgfritt, kan være greit å ha en forklaring til nummeret. Samme metodikk på AUN, men her angis et bedriftsnummer på inntil 9 siffer. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 4 av 11

5 Ajourhold av lønnsartene Ajourhold faste opplysninger Lønn- og Trekk -arter Feltet for PAI-kode; Helligdagstillegg Merking av lønnsarter er nødvendig slik at lønn og tillegg skal komme rett på PAI rapporten. Det er feltet PAI Kode under L&T oppg/rapporter fanen som avgjør hvordan lønn og tillegg blir behandlet på rapporten. 0 Ukjent for PAI, kommer ikke med i rapporteringen. 1 Faste tillegg. Beløp i hele kroner. 2 Variable tillegg DP og HIÅ. Beløp i hele kroner. 3 Funksjonstillegg DP. Beløp i hele kroner. 4 Overtidstillegg DP og HIÅ og overtidstimer HIÅ. Beløp i hele kroner. Timer avrundes til nærmeste hele time. 5 Hjemmevakt. Beløp i hele kroner og øre uten komma. 6 Kvelds-/Nattillegg. Beløp i hele kroner og øre uten komma. 7 Lør-/Søndagstillegg. Beløp i hele kroner og øre uten komma. 8 Helge-/Høytidstillegg HIÅ. Beløp i hele kroner og øre uten komma. 9 Merarbeide DP(Vikartimer). Timer med 2 desimaler uten komma. 10 Bonus ol. HIÅ og 4de kvartal i fjor. Beløp i hele kroner. Her har Personec Lønn fått påpek fra KS på at dette skal innrapporteres for hvert ansatt forhold. Slik blir det nødvendig å lese alle transene for hele året. Summen divideres på 12. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 5 av 11

6 Hvilke ansatte skal være med? Person ajourhold Personopplysninger Ansattforholdet må være aktivt på telletidspunktet. Dvs. ikke sluttmeldt på person eller ansattforhold. PAI Tjenestested må være fylt ut i feltet for PAI for at den ansatte skal komme med. I B-rundskrivet fra KS (del 5) finner du en oversikt over PAI Tjenestestedskodene. Dette gjelder også for ansatte med avlønning etter statens avtaleverk. Dette pga disse skal være med på fraværs statistikken til KS. Utdannelse (hoved) skal være fylt ut med høyeste utdanningskode for den ansatte. Lønnstype må være korrekt med hensyn til om den ansatte er 1 Fastlønnet 2 Timelønnet. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 6 av 11

7 Opplysninger på ansattforholdet Opplysninger på ansattforholdet som skal være med på PAI-Rapporten. Ansatte som avlønnes med timelønn, kommer med uansett hvor mange timer de arbeider. Ved gjennomlesing av transene for periode for kjøring, summeres alle transer hvor lønnarten er merket med 9 i PAIkode. Hvis summen er under 14 timer vil ansattforholdet som rapporteres til PAI settes til Z. Over 14 timer settes feltet til T. Uansett timetall så oppdateres timer i feltet for Vikartimer. Beløp oppdateres ikke. Lærlinger (reform 94), stillingskode 7666 Disse skal behandles på ordinær måte i PAI statistikken, med hensyn til lønnstrinn og stillingsprosent. Lærlinger etter gammel ordning (finnes det?), stillingskode 6286 og Unge arbeidstakere, stillingskode 6600, skal fortsatt avlønnes og innrapporteres med kunstige lønnstrinn i 80-serien. Verdien i feltet KOSTRA hentes fra posisjon 2-4 i dimensjon B på Ansatt. PAI-rapporteringsrutinene. Rutinen er 3 delt Generering av transer. Manuelt ajourhold av PAI kartoteket. Overføring som danner innsendings fil. Dersom du gjør manuelle endringer direkte i PAI kartoteket, og så bestemmer seg for å kjøre generering på ny, vil de manuelle endringene falle bort. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 7 av 11

8 Generering av PAI-transer. Navigering: Rapporter Offentlig rapportering Type rapportering For PAI vil riktig kode her være 1. År og periode Normal periode vil være10 og da legges det ut 3110åå i telledato, som er den siste dato i perioden. Defaultverdier vil legges ut i fra-til periode i år og i fjor, samt fra-til denne periode. Telledato Normal telledato vil være i periode 10 og da legges det ut 3110åå i telledato, som er den siste dato i perioden. Selve kjøretidspunktet vil fremgå av Rundskrivet. Fra-til periode i år Ut ifra periodedefinisjonstabellen vil defaultverdier bli lagt ut i fra-til periode i år. Sjekk at disse er riktige. Er ikke disse ihht. reelle perioder angis disse på nytt. Fra-til periode i fjor Ut ifra periodedefinisjonstabellen vil defaultverdier bli lagt ut i fra-til periode i fjor. Sjekk at disse er riktige. Er ikke disse ihht. reelle perioder angis disse på nytt. Denne periode fra-til Ut ifra periodedefinisjonstabellen vil defaultverdier bli lagt ut i fra-til periode denne periode. Sjekk at disse er riktige. Er ikke disse ihht. reelle perioder angis disse på nytt. Vær oppmerksom på at generering av transer i kan kjøres så mange ganger en må for å få korrekt resultat, men at kjøringen sletter genererte periodetall som eventuelt er generert fra før for angitt år og periode, før disse blir genererte på nytt. Ved kjøringen dannes det kontrolliste. Merk at det kun er resultatet fra kjøringen i oktober som skal sendes til KS. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 8 av 11

9 Kontrollisten PAI-transer Resultatet av generering av PAI-transer finner en igjen i kontrollisten. Forespørsel PAI-transer. Her kan du endre transene som skal sendes til KS. Dette gjøres ved å stille seg på raden og feltet du vil endre og taste inn nye opplysninger. Du kan også søke på kriteriene År, Periode, Ansattnummer og Rapportstatus. Dette ved å hake av for automatisk søk eller på selve søkeknappen. Feltene Periode, AnsattNr, StillingID og Ansatt løpenr kan man ikke endre. NB! Dersom en kjører Generer transer på ny, vil disse endringene en har gjort bli slettet og en må følgelig gjøre disse på ny. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 9 av 11

10 Rapportering av PAI-transer til KS. Rapporteringsprogrammet danner både kvitteringsliste og oversendings fil til KS. Filen legges på det området du angir i path for transfil. Det blir logget informasjon om kjøringen i tekstboksen. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 10 av 11

11 Vi viser til B-rundskriv nr 200/2004 del 2a for utfylling av de enkelte feltene i filen som skal sendes inn til KS, og selve recordlayouten beskrives i del 2b. I del 2c beskrives de godkjente dataleverandørene. For Personec Lønn sitt vedkommende vil da Kode for programleverandør være T og Kode for lønnsystem vil være 1. I del 3 beskrives de forskjellige stillingskodene og stillingsbetegnelsene. I del 4 beskrives de forskjellige utdanningskodene og utdanningsbetegnelsene. I del 5 beskrives de forskjellige tjenestekodene og tjenestebetegnelsene. I del 6 beskrives de forskjellige variantene for utfylling av koder i lønnsog trekkart. I del 7 beskrives de gyldige brukernummerene i PAI-registeret. Innrapporteringsliste PAI-transer. Versjon 1.0 Copyright Aditro Side 11 av 11