NHI. Langtidsplanlegging i et byggefirma NORGES BYGGFORSKNINGSINSTITUTT. fivilalorskninusifl5ti!tiit SÆRTRYKK 187

Transkript

1 ,, " _ fivilaloskninusifl5ti!tiit SÆRTRYKK 187 Langtidsplanlegging i et byggefima Lung-tem planning in a building fim Av siviløkonom Ole Kulseth, Noges byggfoskningsinstitutt NORGES BYGGFORSKNNGSNSTTUTT NH CJCJCJCJCJ OSLO 1970

2 LANGT SPLANLEGGNG ET BYGGEFRMA Av siviløkonom Ole Kulseth, Noges byggfoskningsinstitutt Atikkelen e bygget på et oppdag som konsulent Eina Danielsen, Podnksjonsådgivning AlS, og Noges byggfoskningsinstitutt gjennomføte i fimaet Bekke og Holt AlS høsten Fimaet ha i den senee tid abeidet aktivt med å fobede sin langtidsplanlegging, og vå oppgave va å yte assistanse til dette abeid. Langtidsplanlegging e ennå lite utbedt i entepenøfimae. Atikkelen bude defo væe av ahnen inteesse fo bansjen. Den e peget av de spesielle foutsetninge i ovennevnte fima, men de pinsippe den tekke opp e av geneell kaakte. Oppdagsgiveen dive alt vesentlig med boligbygging. Kaakteistisk fo poduksjonsfomen e at de selv posjektee byggene med assistanse av utenfostående akitekte og konsulente. De bygge i sto utstekning i egen egi, men ta også oppdag fa ande bygghee. Fimaet hadde i det foløpne å a. 70 abeidee ansatt i gjennomsnitt. Langtidsplanlegging gå i kote tekk ut på å vudee fimaets abeidsbetingelse i åene femove, fastlegge mål og a,beidsoppgave, planlegge hvodan en best mulig skal oppnå målene og kalknlee og budsjettee de oppgave fimaet ha planlagt å utføe. De fase som må gj ennomgås i fobindelse med en total planlegging av fimaets viksomhet e vist i fig. 1. utgangspunktet e en analyse av bediften og de fohold i dens omveden som kan ha betydning fo viksomheten. Analysen kan gi støtet til en evudeing og ending av fimaets Politikk Opeotive Plane! Kalkyle mål pog am MAL' PLAN. '. H KALKYLE!' -1 PRO DUK TVALG il M L 2 "PLM, KALKYLE 2 MARKEOSF. J L M L N LAN ti H KALKYLE N -1UTVKUNG - ;. H PLAN.2. PRO SJEKTERNG' t-1 Å L 2 KALKYLE 2, Budsjette NV ESTERNGS- veksettelse PLAN PoAN 2 H.- PLAN N J f-,. 'PLAN" 2 - GENERELL M Å LSETTNG H NNKJOP PRODUKSJON, 't;l L MAL 2.. H PLAN 2 KALKYLE 2 t-unyesterltw i MAL 2 PLAN,2 KALKYLE '2' H ORGANSASJONJt;. MAL 2 H ;'LAN 2,KALKYLE 2' Kf'ERSO!'lALE MAL 2 J:-1 PLAN 2 H KALKYLE 2 fi1- FNANSERNG.lt1. "AL 2 H' PLAN:,2 H KALKYLE 2 l 1 j 1 l 1 L Analyse,OPPFOLGNG KOSTNADS OG 1;0JAL NNTEKTSBUD5J, J J-' H. PLAN 21- -i PLAN 2 - LKVDTETS - PLAN 2 PLAN 2,PLAN' 2' LEV RANDORER; 10MTi:R,M, =,KAPTAL - Ekstene fohold, TJENESTER._' FO HA,N i.er -, Bediften FORBRUkERE, KUNDER -, KONK R ENlER -- SAMFUNt;l - Fig. 1.

3 geneelle målsetting og politikk. På bakgunn av analysen og de etningslinje som tekkes opp i fimaets geneelle målsetting og politikk, fastlegges de opeative mål i planleggingspeioden. De opeative mål bø i støst mulig utstek ling uttykkes kvantitativt og konket. Neste skitt bli å planlegge hvodan de opeative mil skal nås. De planlagte abeidsoppgave kalkulees fo å få binge på det ene hva de bety i utgifte, kostnade og inntekte. BUdsjettene settes opp på basis av kalkylene og planene fo iveksettelse og femdift av abeidsoppgavene. Unde hele denne posessen vil det væe en kontinuelig etuinfomasjon til de foegående fase. Det kan f. eks. vise seg at de mål fimaet ha satt seg m. h. t. poduksjonsmengde ikke la seg ealisee, og at de opeative mål defo må endes. Kalkylene kan avsløe at planene bli fo kostnadskevende. budsjettene vil en se om gjennomføeisen av de utabeidede plane e akseptable ut fa fimaets politikk vedøende fotj eneste, entabilitet, likviditet og soliditet. Nå planene settes i vek, vil fimaet kontinuelig motta-infomasjon som kan influee på beslutningene i planleggingsposessen. Næmee om de enkelte fase i planleggingen Analysen. utgangspunktet fo analysen e en liste ove de faktoe som kan tenkes å influee på fimaets viksomhet. De intene faktoe e guppet i eiefohold, finansielle fohold, ealkapital, poduksjonskapasitet, oganisasj OD, pesonale og ande fohold. Unde hve av disse guppene notees det stikkod fo de ting som må binges på det ene fo å kunne ha et fosvalig gunnlag fo langtidsplanlegging. De ekstene faktoe e samlet unde oveskftene tomteleveandøe, leveandøe av mateiale og utsty, leveandøe av kapital, leveandøe av tjeneste, fohandlee, fobukee/kunde, koikuente og samfunn. Et utdag av et eksempel på en slik stikkodsliste e vist jig. 2. Selve analyseposessen vil selvsagt ate seg foskjellig avhengig av hvilke faktoe som skal analysees. Det kan væe alt fa en enkel konstateing av fakta (f. eks. ved. eiefohold) til me omfattende undesøkelse (f. eks. katlegging av potensielle kunde elle oppdagsgiveel. l minde og mellomstoe finnae vil en vesentlig del av analysen av de ekstene fohold matte bestå å samle den infomasjon som alleede e tilgjengelig avise, tidsskifte, offentlige utedninge m. v. En viktig oppgave bli defo å skaffe seg ovesikt ove de infonnasj onskllde som kan belyse de ekstene faktoe av inteesse fo 'bediften. Stikkodegisteet tjene også som en efeanseamme fo den daglige lesning av avise og tidsskifte slik at en lettee kan sotee ut den infomasjon som e av inteesse. En bø legge vekt på å finne de kitiske faktoe fo fimaet og i føste ekke konsentee analysen om dem. Analysen skal konkludee med en Skiftlig ovesikt ove bediftens steke og svake sde og ove foventet utvikling i de ekstene fohold som antas å ha luteesse fo fimaets planlegging. Det e av avgjøende betydning fo en bedifts femtid at den aktivt- søke ette sine egne feil og fotinn og fosøke å vudee de ekstene fohold ette beste evne. Planleggingens vedi avhenge av det.. Geneell målsetting og politikk Den geneelle målsetting skal tjene som ledestjene fo bediftens viksomhet. Målsettingen nneholde avgensning og defineng av fimaets viksomhetsomåde og fimaets kav t!l Økonomisk a vkastning. Den uttykke videe i unde fomuleinge fimaledelsens holdning til kunde, ansatte, bansjen og samfunnet. En så geneelt utfomet målsetting kan ikke.tj ene som ettesno fo de daglige beslutninge som må tas. Fimaledelsen må utdype det som ligge i målsetting gj ennom en uttykt politikk på omåde som podukte, maked, konkuansepom (pise, kvalitet m. v.l, innkjøp, poduksjon, investeing, oganisasjon, pesonale og finansieing. Målsetting og politikk e noe en ntene fohold Eiefohold Finansielle fohold Soliditet Likviditet Oveskudd/entabllltet Selvfinansieing Omsetning totalt/p. ansatt Foedlingsvedi p. ansatt Kostnadsstuktu (på podukte, på kostnadsstede) Beskatning Realkapital (tomte, bygninge, mask. utsty) Poduksjonskapasitet tange seksjone (<<flaskehalse.l Oganisasjon Hovedfunksjone Antall ansatte Abeidsutine Abelds-/ansvasbyde fo_ delt på nøkkelpesone Posj ekteingsfom Reguleinge Bolige Anlegg ndusti/konto Sted1otedefohold Atmosfæe Pesonale Antall AldeSfodeling Utdannelse, paksis, efaing, kunnskape fo funksjonæe og abeidee Kaakteegenskape Risiko fo å mste nøkkelpesone Kontakte og avtale, uskevne love Opplæingsviksomhet Ande fohold «Goodw1lb/enomme hos kunde Goodwllb/enomme hos foetningsfobindelse Goodwilb/enomme hos de ansatte «Goodwill»/enomme hos bansjen Opeasj onsomåde Hovedkontoets beliggenhet Avtale, kontakte, kutyme Fig. 2.

4 selvsagt ikke ende uten videe. Det kan imidletid tenkes at en gjennom analysen finne ut'at foholdene ha endet seg slik at det vil væe iktig li legge om kusen. Opeative mål og plane Utabeidelse av mål og plane fo åene femove skje på bakgunn av analysen, de etningsllnje som den geneelle målsetting og politikk tekke opp og selvsagt med hensyn til de alleede pågående abeidsoppgave. Den logiske ekkefølge e at en føst sette opp sine mal og deette utabeide plane fo hvodan malene skal oppnås. det paktiske planlegginsabeid vll lmldletid de to fasene ofte gå hånd i hånd. De endelige mål bli gjene ikke satt fø govpianleggingen ha vist at de e eallstiske. Fastsettelse av mål og utabeidelse av plane på de foskjellige omå.de må selvsagt koodinees. Det natulige utgangspunkt e fimaets mål elle «Ønskekuve:. fo poduk8j onen i åene femove. Poduksj onsmålene må væe foanket i fimaets poj1tikk vedøende ekspansj on. Neste skitt bll li sette opp et govt 'budsjett fo de igangvæende og sike foestående abeide fo å se hvodan poduksjonsvedien fodele seg ove tiden. Denest tekke en inn de posj ekte -som en med en viss sannsynlighet kan egne med å få. Hvis omsetningen vise seg å bli utilstekkelig i henhold t1l Ønskekuven, må det planlegges hvodan nye oppdag skal skaffes. planene fo odeevevelse må det alltid tas hensyn tll at noen av de ode som en med en viss sannsynlighet kan oppnå, vil falle fa. En bø defo ta sikte på å oppabeide en viss eseve. Posjekteingsavdelingens femdiftsplane e selvsagt diekte avhengige av tidspunktet fo igangsettelse av abeidene og må. koodinees med disse. Det kan da vise seg nødvendig å utsette noen abeide om mulig elle også å sette bot en del posjekteingsabeid til utenfostående. Fimaets Øvige plane vil alle i støe elle mjnde gad væe avhengige av poduksjonsplanene. nnenfo visse omsetningsgense e imldletid mål og plane vedøende poduktutvikling, oganisasjonsutvikling, ekutteing og utdannelse av fast pesonale, investeinge m. v. baset me diekte på analysen og på fimaets politikk. Kalkyle og budsjette De planlagte abeidsoppgave må kostnadsbeegnes fø budsj ettene kan settes opp. Alleede nå de langsiktige plane fo poduksjon og omsetnlng skal utabeides, må det foeligge kostnadsoveslag fo de byggeabeide som en egne med å utføe i planleggingspeioden. Den endelige kalkylen utføes i tilknytning til de detaljete femdiftsplane fo de enkelte anlegg. Også de ande planene fimaet ha, må kostnadsbeegnes. He bli det som egel snakk om enkle oveslag, f. eks. hva det vil koste li ansette en ingeniø tu hva koste det planlagte opplæingspogam osv. BUdSjettene settes opp på gunnlag av planene og kalkylene fo disse. En kan opeee med flee type budsjette avhengig av bediftens støelse, oganisassjon og hvo detaljet en Ønske li. sette opp disse. Våt fima abeide med fie foskjel11ge budsjettype: nvesteingsbudsjettet vise utgmene fo de planlagte investeinge i egne maskine og bygninge m. v. Kostnads- og inntektsbudsjettet omfatte de tidligee omtalte poduksjonsbudsjette fo de enkelte anlegg. den utstekning disse budsjettene e utabeidet på gunnlag av de detaljete kalkylene og femdiftsplanene, danne de gunnlaget fo en løpende kostnadskontoll. Budsj ettene slås sammen i et samlet inntekts- og kostnadsbudsj ett fo anleggene. tlllegg utabeides budsjette fo de kostnadsstede som kalkulees inn i posj ektets kostnade som en indiekte kostnad (eks. hovedadmlnistasjon, veksted, maskine m.v.) Disse budsjettene bygge på egnskapene fa tidligee å og de plane en ha fo de kommende å (nyanskaffelse, investeinge m.v,) Fomålet med budsjette fo kostnadsstedene e, fouten å tjene som kontollgunnlag fo stedenes kostnade, å konstatee om de påslagsposentene som bukes i kalkylene vil væe holdbae 1 åene femove. Kostnads- og inntektsbudsj ettet vil vise bediftens antatte diftsesultat 1 åene femove og kan defo også betaktes som et esultatbudsjett. Likviditetsbudsjettet avledes av kostnads- og inntektsbudsjettene og investeingsbudsjettene. Hvo detaljet dette likviditetsbudsjettet skal settes opp avhenge i føste ekke av fimaets likvide situasjon. E likviditeten anstengt, bø det legges betydelig a-beid i utabeidelse av budsjettet. Abeide fimaet med omslig likviditet, stilles det minde kav til nøyaktigheten. Unde alle omstendighete e det viktig at en utabeide en fom fo llkviditetsbudsjett i en bansj e de likviditetssvingningene e så stoe. Likviditetsbudsj ettet e kotsiktig. Det ha neppe noen hensikt å utabeide budsj ettet fo me enn ett å femove. Bekke og Holt AlS ha utvlklet en kontoplan som de bygge sin beskivelse, poduksjonsplanlegging og kostnadsoppfølging på. Nettveksplane fo støe anlegg kjøes nå på EDB, de en samtidig få et kostnadsbudsjett fo anlegget. Budsjettet justees automatisk til de utføte masse ved hvet oppdateingstidspunkt. våt tilfelle e likviditetsbudsjettet satt opp fo det næmeste å med peiode på en måned. FØst sette en opp de løpende utbetalinge til lønn, vaeleveandøe og lddeentepenøe, skatte, avgifte m. v. Deette komme de løpende innbetalinge fo de enkelte bygg. (Fo bygg i egen egi e lnnbetallngene uttak av byggelån). Ette de løpende ion- og utbetalinge føe en opp utbetallngene i fobindelse med de planlagte investeinge. Ut fa inn- og utbetalingsstømmen beegne en hvodan beholdningene av likvide vil svinge. Skulle budsjettet vise at fimaet få en mangel på likvide, -bø en snaest mulig gjøe seg opp en mening om hvo pengene skal skaffes. Det kan også vise seg nødvendlg å ende poduksjons- og innkjøpsplane. Hvis budsjettet vise at beholdnlngene av likvide bli ufoholdsmessig høye, bø en tenke seg om ette plaseingsmulighete fo den ledige kapital. Totalbudsj ettet utabeides på gunnlag av tidlgee ås egnskap og de Øvige budsjette. Totalbudsjettet e utfomet som en taps- og vinningskonto og balansekonto fo fimaet slik en mene det vl! se ut ved slutten av egnskapspeoden

5 åene femove. dette budsj ettet tekke en inn de skattemessige vudeinge som vanligvis legges til gunn ved åsoppgjøet. Oganiseing av langtidsplanleggingen Det e kke tilstekkelig å skissee et opplegg fo totalplanlegging. Skal det fungee, må abedsfunksjonene i planleggingsabeidet oganisees. Det må klagjøes hvem som skal gjøe hva, nå det skal gjøes og på hvilken måte. Fimaets lede v natulig måtte stå som ansvalig fo koodineing av abeidet. Som ansvalig fo de omåde som omfattes av planleggingsabeidet, plukkes u.t de pesone i fimaet som ansees best kvalifiset på det spesielle omåde. Det keves et om fattende samabeid mellom de implisete om esultatet skal bli vellykket. Det må videe gjøes klat nå de foskjellige planleggingsaktivitete skal væe avsluttet og nå analysen, planene og budsj ettene skal evidees. En må også bestemme 1 hvilken fom esultatene av planleggingsabeidet skai foeligge. Fo å holde ede på dette, bø det ved begynnelsen av hvet å utabeides en teminliste hvo en føe opp de aktivitete som skai væe avsluttet i åets uke, hvem som e ansvalig fo utabeidelsen og i hvilken fom esultatene skai pesentees. SluttkoDlDlentae Det e viktig at abeidet med langtidsplanlegging oganisees og koodinees best mulig fo å sike at det,bli gjennomføt så asjonelt som mulig. Dette seg selv gaantee imidletid ikke fo en god langtidsplanlegging. Det e tankene og abeidet bak papienes tall og kuve som kan gjøe langtidsplanleggingen til et viktig ledd i bestebelsene på å skape et godt og levedyktig fima. Det keve igjen en positiv nnstilling hos de implisete. De må væe villige tll Vikelig å akseptee langtidsplanleggingen som et middel fo stying av bediften. He som ovealt elles gjelde det midletid å legge seg på et fonuftig nivå. Det abeid som legges langtidsplanleggingen, må avpasses fimaets støelse og administative kapasitet.