samt kommunene Frosta, Levanger og Verdal som egne rettssubjekt. TILBUDSGRUNNLAG ELEKTRONISK JOURNAL, ARKIV OG SAKSBEHANDLINGSSYSTEM

Transkript

1 samt kmmunene Frsta, Levanger g Verdal sm egne rettssubjekt. TILBUDSGRUNNLAG ELEKTRONISK JOURNAL, ARKIV OG SAKSBEHANDLINGSSYSTEM

2 1. INNLEDNING Presentasjn av kmmunene Om gjennmføring av prsjektet Prsedyre: Åpen anbudsknkurranse Krav til prisangivelse Generelt Glideskalaregulering Betalingsbetingelser Sikkerhetsstillelse, garanti Regningsarbeid Opsjner g delpriser Vedlikehldsavtale FORMÅLET MED PROSJEKTET Prsjektet mfatter: Frespørselen gjelder i hvedsak: KRAV TIL LEVERANDØR OG PRODUKT Krav til saksbehandlerfunksjnalitet (saksflyt) Krav til saksversikten Krav til dkumentflyten Krav til saksflyt Krav til Dkumentmaler Krav til utvalgsbehandling TILLEGGSKRAV TIL JOURNAL- OG ARKIVSYSTEMET Systemets arkivstruktur Krav til lgiske arkiv Krav til lgiske arkivdeler Elektrniske dkumenter tilgjengelig via kmmunenes nettsted TEKNISKE KRAV OG SPESIFIKASJONER Installasjn g knvertering Skannerløsning (psjn) Krav til tilgangsstyring g brukeradministrasjn IT-utrustning Andre tekniske krav OPPLÆRING System Dkumentasjn Brukerstøtte Vedlikehld av 17

3 1. Innledning Dette dkumentet innehlder knkurransegrunnlaget fr tilbud på elektrnisk jurnal, arkiv g saksbehandlingssystem (heretter kalt JAS) fr Innherred samkmmune, samt kmmunene Frsta, Levanger g Verdal Presentasjn av kmmunene Kmmunene Frsta, Levanger g Verdal, sm ligger midt inne i Frstatingsreginen/ Innherred i Nrd-Trøndelag fylke. Dagens innbyggertall er ca , frdelt slik: Levanger: , Verdal: g Frsta: Alle 3 kmmuner har vært igjennm større rganisasjnsutviklingsprsjekt de senere år. Levanger kmmune innførte en flat struktur fr ledelse av kmmunen fra Frsta g Verdal innførte samme type mdell fra Alle 3 kmmuner er således rganisert i resultatenheter/virksmhetsmråder med str grad av delegert myndighet fra rådmann g plitisk nivå. Alle kmmunene har fattet vedtak i Kmmunestyret, sm sier at kmmunene Frsta, Levanger g Verdal vil gjennm Innherred samkmmune etablere et frsøk m sterkt frpliktende interkmmunalt samarbeid g sm en drivkraft fr reginens utvikling, med følgende visjn g hvedmål: Samkmmunemdellen kjennetegnes av at flere ppgaver løses gjennm et sterkt frmalisert samarbeid med høy grad av frpliktelse (sterk grad av integrering). Samkmmunen vil være et eget rettssubjekt. Å etablere en samkmmune innebærer at ppgaver g myndighet verføres fra enkeltkmmunene til et nytt plitisk rgan med representanter utgått fra de respektive kmmunestyrer. Organet vil således være indirekte valgt. Ansvaret fr ppgaver, utvikling g planlegging, samt myndighet til å fatte enkeltvedtak verføres fra enkeltkmmunene g til samkmmunen. Felles IKT-løsninger fr de fire kmmunene er et av de mråder sm er freslått lagt inn under samkmmunen. Samkmmunen vil være perativ fra Ved inngåelse av avtalen vil likevel kmmunene være nødt til å pptre sm egne rettssubjekt, g dermed antagelig måtte inngå separate avtaler. Vi ber m at tilbyder skisserer løsning på dette dilemmaet. 3 av 17

4 Kmmunene har pr. i dag følgende saksbehandlings- g arkivsystemer: Kmmune Nåværende system Frsta Frum Winsak, Ephrma Levanger Acs Websak, Acs Verdal Kntr 2002, IBM Innherred samkmmune 1.2. Om gjennmføring av prsjektet Innherred Samkmmune g de eksisterende kmmunene skal innføre likt JASsystem, g innhenter tilbud på dette. Når avtale med leverandør er underskrevet, begynner arbeidet med å videreføre g utarbeide rutiner g maler, g igangsette pplæring av de ansatte sm berøres av endringen. Dette skal gjøres i samarbeid med leverandør. Det er en klar frventning m at innføringen av JAS skal gi muligheter fr effektivisering g kvalitetsheving. Et nytt JAS-system tenkes innført fr alle saksbehandlere i samkmmunen g de eksisterende kmmuner. Det valgte system må derfr kunne tas i bruk av alle enhetene. Samkmmunen g de eksisterende kmmunene skal ha felles, standardiserte rutiner fr saksbehandling, utvalgsbehandling, arkivtjenester g skanning på lik linje med de enkelte kmmunene. Tilbudte systemløsninger skal være uavhengig av intern rganisering sm fleksibelt kan tilpasses kmmunenes behv. Det er de fire kmmunene sm har ansvaret fr å kjøre prsjektet. Tilbyder skal ha arbeidsgiveransvar fr knsulenter g eventuelle underleverandører Prsedyre: Åpen anbudsknkurranse Prsjektledelsen har gitt en gruppe bestående av en representant fra hver kmmune fullmakt til å innhente tilbud på JAS-system, inkludert bistand i implementeringsperiden. Tilbudet skal innehlde eksakt pris på prgramvaren, samt årlige vedlikehldskstnader. Anskaffelsen gjennmføres ved knkurranse med frhandling. Etter mttatte tilbud, vil tilbydere kunne bli invitert til frhandling. Selv m anskaffelsen gjennmføres etter frhandlinger, freligger det ingen plikt til å frhandle. Knfidensialitet Mttatte tilbud behandles knfidensielt, jfr. Frskrift m ffentlig anskaffelser mv. av 15. juni 2001, 3-2 g 3-3. Spørsmål i frbindelse med anskaffelsesprsessen Alle henvendelser i frbindelse med anskaffelsen skal fremsettes skriftlig g sendes på e-pst til ppdragsigver ved kntaktpersner nevnt nedenfr. Presentasjn av tilbudet Oppdragsgiver vil etter vurdering av tilbudene invitere aktuelle tilbydere til nærmere presentasjn g avklaringer av sitt tilbud. 4 av 17

5 Tilbudene skal innleveres/sendes i tre eksemplarer i hver sin knvlutt på nrsk, innen i knvlutt til: Innherred Samkmmune Pstbks 130 (eller Håkn den gdes gate 22 ved fysisk innlevering) 7601 Levanger Knvlutten SKAL være merket "Tilbud JAS-System" g leverandørens navn. Elektrnisk kpi sendes til alle kntaktpersnene. Dersm avvik i versjnene vil papirkpien gjelde før den elektrniske. Kntaktpersner: Frsta kmmune v/per Helge Genberg, tlf , e-pst: per.genberg@frsta.kmmune.n Verdal kmmune v/eystein Ness, tlf e-pst: eystein.ness@verdal.kmmune.n Levanger kmmune v/reidun Jhansen, tlf e-pst: reidun.jhansen@levanger.kmmune.n Vedståelsesfrist: 4 mnd. fra tilbudsfrist altså Tilbudsåpning: Det blir ikke avhldt ffentlig tilbudsåpning. Kmmunene dekker ikke eventuelle kstnader tilbyder får ved utarbeidelse, levering g ppfølging av tilbudet. Kriterier fr valg av tilbud Tilbydere sm har levert inn krrekt tilbud g sm tilfredsstiller minimums- g kvalifiseringskravene, vil knkurrere på grunnlag av det øknmisk mest frdelaktige tilbudet i henhld til følgende tildelingskriterier i uspesifisert rekkefølge: Pris Service g garantier Kvalitet på prduktet Sliditet på firmaet Tilbud sm er mangelfulle kan bli avvist. Tilbud vil ikke bli returnert Krav til prisangivelse Generelt Det skal tilstrebes en prissetting med bruk av delpriser fr de enkelte funksjner/mduler g samlet. Der det p.g.a. manglende pplysninger er vanskelig å prissette tjenesten eller utstyr, skal det ppgis enhetspriser avhengig av mengde/antall. Alle priser skal være eksklusive merverdigavgift, men inklusive tll, skatter g avgifter. 5 av 17

6 Glideskalaregulering Dersm det i tilbudet tas frbehld m prisjusteringer, skal glideskala g indeks(er) ppgis. Basis fr regulering skal være det sist kjente fra en ffentlig kjent lønnsstatistikk. Videre skal det ppgis tidspunkt(er) fr glideskalaavregning Betalingsbetingelser I tilbudet kan det frutsettes følgende betalingsterminer: % av kntraktssummen ved kntraktsinngåelse 2. 30% av kntraktssummen ved ferdig installering av system 3. Resten av kntraktssummen inkl. pris- g valutajusteringer, fradrags- g tilleggspster betales når systemet er vertatt g garantitiden begynner å løpe. Her frutsettes en testperide på minimum fire måneder Sikkerhetsstillelse, garanti Leverandøren skal stille sikkerhet i frm av bankgaranti fr riktig ppfyllelse av kntrakt g fr innbetalt frskudd ihht. Statens standardavtaler fr ITanskaffelser. Leverandøren skal stille bankgaranti på 10% av kntraktssummen i garantiperiden. Garanti-institusjn skal være nrsk bank eller frsikringsselskap. Garantitiden skal være t år. Bankgarantien frigis etter at det er avhldt garantifrretning g begge parter aksepterer at den andre part har ppfylt sine frpliktelser Regningsarbeid Selv m det frutsettes at alle persnell- g bearbeidingskstnader er inkludert i tilbudet, skal det ppgis priser g betingelser fr arbeid utført etter regning. Dersm kmmunene må utføre arbeid sm i følge kntrakten skal utføres av leverandøren, vil kmmunene fakturere arbeidet med samme timepris sm leverandøren Opsjner g delpriser Tilbyder kan sm psjn tilby funksjner g utstyr sm vil frbedre eller supplere frespurt løsning på en verdifull måte. I tillegg kan det sm resultat av evt. Kntraktsavklaringer, være aktuelt å la enkelte funksjner/mduler inngå sm psjner med utsatt frist fr avgjørelse. Det skal angis seneste bestillingsdat, fr at de tilbudte psjner skal kunne leveres med i hvedleveransen til angitt pris. Opsjner skal følge samme kntraktsbetingelser sm hvedleveransen Vedlikehldsavtale Pris g beskrivelse av innhld i vedlikehlds- g serviceavtaler skal inngå i tilbudet. Prgram g maskinvare prises fr seg, med utgangspunkt i driftsfrm. Vedlikehldsutgifter frutsettes ikke påløpt før endelig vertakelse av systemene. 6 av 17

7 2. FORMÅLET MED PROSJEKTET Innherred Samkmmune, Verdal kmmune, Levanger kmmune g Frsta kmmune skal anskaffe, implementere g ta i bruk elektrnisk saksbehandling. Begrepet "elektrnisk saksbehandling" tillegges ulikt innhld i ulike sammenhenger. I denne frbindelsen mener vi: Å benytte et JAS-system til elektrnisk registrering g arkivering av dkumenter, samt de rutiner sm gjelder fr dkumentflyt mellm saksbehandler, leder g arkiv Prsjektet mfatter: Alle utgående dkumenter g ntater mellm avdelingene skal fulltekstlagres Innkmne dkument skal skannes Nye rutiner g maler skal utvikles, dkumenteres g innføres. Ansvarsfrdeling g saksgang skal klargjøres g dkumenteres. Innherred samkmmunes arkiv g dkumentbehandling skal være elektrnisk fra høst Frespørselen gjelder i hvedsak: Nytt elektrnisk saksbehandlings- g arkivsystem med mduler fr arkiv, saksbehandling, utvalgsbehandling g skanning, Systemet skal ha e- pstintegrasjn, integrasjn mt intranett/lnternett, g være tilrettelagt fr bruk av digitale signaturer eller ha planer fr dette. Mdul fr styrer, råd g utvalg Ansettelsessak Jbbsøk Byggesak Delingssak Plansak Kbling til GIS g GAB ihenhld til Gelk-standard fr bygg, deling g plansak. Installasjn, innføring g pplæring. Knvertering av hele databasen Service- g vedlikehldsavtale Brukerstøtte Systemet skal kunne integreres pp i mt internett direkte når det gjelder mdulene Jbbsøk/Byggesak Alle frhld rundt bruk, installasjn, knfigurering g drift skal dkumenteres, gså elektrnisk, g gdkjennes av IKT-seksjnen. Leveransen skal testes g gdkjennes i eksisterende miljø. Frmålet er å verifisere at leveransen har de egenskaper sm frutsatt. Ingen deler av leveransen skal settes i prduksjn før den er gdkjent. Leverandøren g ppdragsgiver skal ppnevne hver sin testleder. Leverandøren skal utarbeide en testplan sm detaljert fastslår hvrdan testen skal gjennmføres. Oppdragsgiver skal ha det endelige ansvaret fr å gdkjenne testens innhld. Det er leverandørens ansvar å på frhånd ha gjennmført 7 av 17

8 tilstrekkelig testing fr å sikre seg at leveransen ppfyller ppdragsgivers spesifikasjner. Under installasjn g knfigurering av systemet skal minst 2 persner fra IKTseksjnen være tilstede. Persnene skal få gjennmgang i ppbyggingen g bruken av dkumentasjnen, samt teknisk instruksjn m løsningen sm er detaljert nk til å kunne frestå daglig drift g vedlikehld. Løsningen vil ikke bli gdkjent dersm denne avviker fra kravspesifikasjnen g resultatet av testen. Dkumentasjnen må ppdateres slik at den samsvarer med den løsningen sm settes i prduksjn. 8 av 17

9 3. Krav til leverandør g prdukt Krav til dkumentasjn HMS-erklæring Firmabeskrivelse Fretaksnummer Referanseliste (kmplett liste ver kmmuner sm bruker det tilbudte systemet) Bekreftelse m at skatter g avgifter er betalt. Nark 4.1 egenmelding med gdkjennelse Liste ver eventuelle underleverandører g hva disse skal levere. Hvr kildekden er/skal depneres (hs en tiltrdd 3. part) 3.1. Krav til saksbehandlerfunksjnalitet (saksflyt) I knkurransegrunnlaget er funksjnalitet g brukervennlighet satt pp sm det viktigste tildelingskriteriet. Gd funksjnalitet fr en bruker er helt avhengig av et gdt, intuitivt, appetittlig g brukervennlig grensesnitt med lav brukerterskel. Det hjelper ikke at systemet har funksjnaliteten, hvis den ikke er lett å finne, lett å frstå, lett å bruke g lett å lære. Det er helt sentralt at saksbehandlere g ledere pplever at systemet har funksjnalitet sm støtter dem i deres daglige arbeid, g at bruken av systemet ikke krever mer innsats enn den gevinsten sm systemet gir Krav til saksversikten Følgende skal kunne spres på en enkel måte: Histriske fakta fr den enkelte sak, både uavsluttete g avsluttete. Hva har vært gjrt med saken, når har det skjedd, g av hvem. Det skal være mulig å registrere (arkivverdige) merknader på saksnivå. Oversikt ver saksprteføljen, dvs på hvilket stadium g hs hvem befinner sakene seg. Følgende stadier er ønskelig å se: Nye saker (ikke påbegynt eller åpnet). Saker sm ligger hs saksbehandler g venter på handling fra vedkmmende. Saker sm er til gdkjenning internt. Saker sm befinner seg eksternt, f. eks. eller hs en arkivskaper. Det skal være mulig å la sakens dkumenter g referanser til andre vedlegg (fra Internett, saksarkivet med mer) følge saken 3.3. Krav til dkumentflyten Følgende skal være mulig når det gjelder dkumentflyt: Et dkumentet sm er under prduksjn, skal kunne sendes fram g tilbake i linjen (saksbehandler leder-utvalgssekretær-saksbehandler) det nødvendige antall ganger. Saksbehandler, leder g utvlgssekretær skal kunne se hvr dkumentet befinner seg til enhver tid. 9 av 17

10 Dkumentet skal bli sperret fr endringer når det (videre)sendes. Et alternativ til dette er at det autmatisk pprettes en ny versjn ved hver (videre)frsendelse. All funksjnalitet fr krrektur g merknader i tilknyttet tekstbehandlingssystem skal kunne brukes på et dkument sm er under prduksjn. Det skal være mulig å registrere (arkivverdige) merknader i jurnalpsten. Mttaker av et dkument skal bli varslet m at han/hun har mttatt et dkument. (F.eks. ved at det plasseres under en egen fane eller at det er markert på annen måte at det er innkmmet.) Det skal være mulig å gi en frpliktende «signatur» i alle ledd. Det skal være mulig å la vedlegg til hveddkumentet g referanser til andre vedlegg (fra Internett, saksarkivet med mer) følge dkumentet 3.4. Krav til saksflyt Saksflyt er en type funksjnalitet sm vil gjøre det mulig å frdele arbeidsppgaver elektrnisk i rganisasjnene, g å følge pp g hlde versikt ver hvr ppgaven til enhver tid befinner seg. På denne måten vil det kunne være mulig fr kmmunene g ha en kntrllert, intern arbeidsprsess på tvers av lkasjner. Følgende skal være mulig fr saksflyt, med milepæler g kntrller: Det skal være mulig å legge pp en saksflyt (både frhåndsdefinert g ad-hc) med frhåndsdefinerte aktiviteter g milepæler å frhåndsdefinere både sekvensiell saksflyt g samtidig saksflyt å legge inn kntrllfunksjnalitet fr de enkelte aktiviteter, fr eksempel at saken ikke går videre i systemet før alle aktiviteter er utført å legge inn tidsbestemte aktiviteter, fr eksempel hvis en sak ikke er åpnet på et angitt antall dager, så skal den autmatisk sendes videre i systemet til en alias eller lignende å verstyre den frhåndsdefinerte saksflyten av autrisert persnale 3.5. Krav til Dkumentmaler Det skal finnes dkumentmaler fr de dkumenter sm benyttes i kmmunene. Det skal være mulig å definere nye dkumentmaler. Det skal være mulig å legge inn t kategrier standardtekst i dkumentmalene, tekst sm kan endres av saksbehandler g tekst sm ikke kan endres av saksbehandler. Dkumenter skal kunne valgfritt prduseres til frtrykte ark eller med srt lg fr elektrnisk versendelse. Det bør være tilgang til funksjner fr pprettelse g frhåndsregistrering av et dkument både fra tekstbehandler g fra Nark-systemet. Hvis dkumenter frhåndsregistreres fra tekstbehandler skal det være unødvendig å skifte til Narksystemet. Brukeren skal ved pprettelse g lukking av et dkument autmatisk spørres m nødvendige pplysninger fr å registrere dkumentet. 10 av 17

11 Dkumentmalene skal innehlde felt sm krrespnderer med felt i Nark-systemet. Disse feltene skal kunne tilpasses kmmunenes behv g være dynamiske i frhld til den aktuelle dkumentmalen sm tas i bruk. Infrmasjn fra felt i Nark-systemet skal kunne verføres autmatisk til krrespnderende felt i dkumentmalen. Infrmasjn fra et felt i dkumentmalen bør kunne verføres autmatisk til krrespnderende felt i Nark-systemet. Ved gradering av dkumenter, skal henvisning til paragraf kunne skrives inn/velges av saksbehandler g systemet plasserer teksten på angitt sted i dkumentmalen Krav til utvalgsbehandling - Registrere g styre saksgangen i saker sm er til behandling i ett eller flere plitiske rganer - Hlde versikt ver hvilke saker sm er ferdig utredet av adm. - Hjelpe utvalgets sekretær, eventuelt leder med å sette pp sakskartet til det enkelte møte. - Prdusere saksdkumenter sm skal sendes de plitiske medlemmene av utvalg. - Registrere hvem sm deltar i møtet - Prdusere møteprtkll sm viser hvilke innstillinger g vedtak sm blir utferdiget i møtet - Prdusere innstillinger til verrdnet plitisk rgan eller melding m vedtak - Div. rapprter Utvalgsmdulen skal være tett integrert med de øvrige mduler. Opplysinger skal kunne verføres til fra utvalgsmdulen på en enkelt g effektiv måte. Alle pplysninger i systemet skal være lett tilgjengelige fr bruker uavhengig av hvilken del av systemet man går inn i. Tilgang begrenses kun fra prinsipper sm gjelder fr brukeradministrasjn. 11 av 17

12 4. Tilleggskrav til jurnal- g arkivsystemet 4.1. Systemets arkivstruktur Hver av kmmunene er å betrakte sm egne, selvstendige arkivskapere gså etter at de har tatt i bruk et felles jurnal-, arkiv- g saksbehandlingssystem. I tillegg vil Samkmmunen gså være en selvstendig arkivskaper. Systemet skal kunne mfatte flere lgiske arkiv, g hvert lgisk arkiv skal kunne deles pp i flere lgiske arkivdeler. Til hver arkivdel skal det kunne knyttes et primært rdningsprinsipp. Den enkelte arkivdel skal kunne innehlde elektrniske g/eller papirbaserte dkumenter. Oppdeling i lgiske arkiv g lgiske arkivdeler skal ikke gjøre at systemet ppleves sm tungvint ved registrering, søking g utskrift av rapprter Krav til lgiske arkiv Systemet skal tilfredsstille Nark-4.-kravene til «arkiv», både de sm står i K7.8 i del I g i kap i del II. Det skal være mulig å definere nødvendige lgiske arkiv i systemet. Brukerne skal autmatisk være tilknyttet sitt lgiske arkiv ved pålgging. Det skal være mulig fr utvalgte brukere å skifte tilhørighet på en enkel måte. Det skal være lett å se hvilket arkiv man står i. Det skal være mulig å avgrense søk til å gjelde bare ett eller nen bestemte arkiv. Det skal være mulig å skrive ut rapprter fr ett arkiv, flere arkiv g alle arkivene under ett Krav til lgiske arkivdeler Systemet skal tilfredsstille Nark-4.1-kravene til «arkivdel», både de sm står i kravene i del I g i kap i del II. Det skal være mulig å definere flere ulike lgiske arkivdeler under hvert lgiske arkiv i systemet. Det skal være mulig å sette avskjermingskde på en hel arkivdel, ikke bare på saksnivået fr de sakene sm inngår i arkivdelen (dette er aktuelt fr bl.a enkelte persnarkiver). Det skal være enkelt å skifte mellm arkivdeler knyttet til ett arkiv ved registrering av saker g dkumenter, både fr arkivmedarbeidere, ledere g saksbehandlere. Det skal være lett å se hvilken arkivdel man står i. Det skal være mulig å skrive ut rapprter fr en arkivdel, flere arkivdeler g alle arkivdelene under ett. Det skal være mulig å avgrense søk til å gjelde bare en eller nen bestemte arkivdeler Elektrniske dkumenter tilgjengelig via kmmunenes nettsted Det bør være mulig å gjøre ffentlig tilgjengelige dkumenter direkte tilgjengelige fra ffentlig jurnal på Internett. Hvis det finnes en ffentlig tilgjengelig variant av et dkument sm innehlder taushetsbelagte pplysninger, bør den ffentlig tilgjengelige varianten kunne gjøres direkte tilgjengelig fra ffentlig jurnal på Internett. 12 av 17

13 5. Tekniske krav g spesifikasjner 5.1. Installasjn g knvertering Knvertering av eksisterende databaser Det frutsettes at alle data fra dagens arkivsystem i kmmunene skal knverteres. Leverandøren må kunne dkumentere at det er mulig. Knverteringen skal fregå uten tap av data. Dataene skal være knsistente etter knvertering. Når knverteringen er fretatt ber vi m at det gis tilstrekkelig tid, fr kntrll av data. "Verdal kmmune har skannet byggesaksarkivet. Arkivet inkl. dkumenter i tiff-frmat er lagret i kmmunens sak/arkivsystem (IBM Kntr 2000 v.4.1). I frbindelse med knvertering av dette arkivet kan det være aktuelt å legge det inn i et eget lgisk arkiv (ref. pkt. 4.1). Det kan gså være aktuelt å gjøre andre tilpasninger fr å gjøre tilgangen til arkivet hensiktsmessig. Opplegg fr knvertering av arkivet skal gjennmgås g gdkjennes av kmmunen før den gjennmføres." Skannerløsning (psjn) Kmmunene ønsker en skannerløsning, sm kan håndtere alle innkmmende dkumenter. Dkumentene skal skannes til bildefrmat (TIFF), men det skal gså være mulig å knvertere innskannede dkumenter til PDF-frmat. Systemet skal ha mulighet fr å mfrme teksten i innskannede dkumenter til maskinredigerbar frm v.h.a. OCR-tlking av den innskannede teksten. Primært ønsker vi at systemet skal støtte OCR-tlking i ettertid, når det er aktuelt å gjenbruke (deler av) teksten i et nytt dkument. Skannerløsningen skal kunne håndtere både dkumenter med bakgrunnsfarge g tsidige dkumenter. Det skal være mulig å skanne dkumenter både bunkevis, enkeltvis g det skal være mulighet fr nettverksskanning. Tilbudet skal gså mfatte pris på selve skannerne (maskinvaren) (psjn). Vi ber tilbyderne sette pp frslag til hvilke skannertyper (hvilke skannere) sm passer best fr de ulike lkasjnene, gitt infrmasjnen m saks- g dkumentmengde ver. Systemet g maskinvaren skal kunne ta bunkeskanning g tsidig skanning. Sikkerhet Det skal bare være mulig å ha tilgang til dkumentene i det elektrniske arkivet via saksbehandlingssystemet, g ikke gjennm utfrsker Krav til tilgangsstyring g brukeradministrasjn Systemet må kunne differensiere de enkelte brukeres lese- g skriverettingheter, både i frhld til dere adm. tilhørighet g deres rller g faktiske behandlingsansvar sm ledere g saksbehandlere. Sikre at uvedkmmende får innsyn i avskjermet infrmasjn, sikre at rett persn i rett rlle gis rett tilgang til å utføre ppgaver, samt sikre allmennhetens lvbestemte rett til innsyn. 13 av 17

14 5.2. IT-utrustning Kmmunene har følgende utstyr i drift i dag: Server: Windws 2000/2003 Database: Oracle, MS-SQL Arbeidsstasjner: Windws 98, Windws 2000 g Windws XP. E-pstsystem: Micrsft Exchange Kntrstøtteverktøy: Micrsft Office 97, XP g 2000 LAN: 100 Mb Ethernet WAN: 10 Mb Ethernet 5.3. Andre tekniske krav Kmmunene krever at systemet har akseptabel respnstid på alle vanlig søke- g arbeidsperasjner gitt IT-utrustningen sm beskrevet ver, eventuelt med tilleggsutrustning beskrevet g kstnadsfestet av leverandør. Hvis systemet har andre krav eller tilleggskrav til IT-utrustning, skal leverandøren ppgi dette i tilbudet. Det skal gså ppgis hva det vil kste kmmunene å skaffe den IT-utrustningen sm trengs, samt eventuelle årlige lisensutgifter sm påløper. Disse kstnadene vil inngå sm en del av kmmunenes ttale vurdering av leverandørens tilbud. Type krav Systemet skal ha dkumentert åpenhet Systemet skal ha dkumentert åpenhet Systemet skal ha dkumentert åpenhet i f.h.t. andre perativsystem Systemet skal ha dkumentert åpenhet i f.h.t. MS Office g andre kntrstøtteverktøy Kmmunenes arkivutrustning slik den er/planlegges er tilstrekkelig fr det tilbudte systemet. Akseptabel respnstid på alle vanlig søke- g arbeidsperasjner gitt IT-utrustningen sm beskrevet Mulig å ppfylle (ja/nei) Utviklingsbehv Kmmentar/pris 14 av 17

15 Type krav Andre krav eller tilleggskrav til ITutrustning med priser g eventuelle årlige lisensutgifter sm påløper, er ppgitt i tilbudet. Mulig å ppfylle (ja/nei) Utviklingsbehv Kmmentar/pris 15 av 17

16 6. OPPLÆRING Det skal freligge gde håndbøker i bruk g drifting av systemet. Det skal freligge elektrniske håndbøker. Før pplæring starter bør det pprettes en testdatabase. Innherred Samkmmune, Verdal kmmune, Levanger kmmune g Frsta kmmune tar i samarbeide med leverandør stilling til mfang av pplæring g lkaliteter. Vi vil ha pris pr. dagskurs, eventuelt ½ dagskurs der dette er angitt, eventuelt gså pris pr. undervisningstime. Opplæringen skal skje i en av kmmunenes lkaler. Type pplæring arkivledere/arkivarer superbrukere saksbehandlere/ledere systemansvarlige teknisk persnell e-læring Andre typer kurs/pplæring er beskrevet i tilbudet Mulig å ppfylle (ja/nei) Antall dager pr kurs Kmmentar/pris 6.1. System Dkumentasjn Det skal finnes skriftlig dkumentasjn på nrsk fr systemet. Dkumentasjnen skal mfatte brukerdkumentasjn fr arkivansvarlige, utvalgssekretærer, ledere g saksbehandlere, systemdkumentasjn med databasemdell g driftsdkumentasjn. Type dkumentasjn Brukerdkumentasjn fr arkivansvarlige,utvalgssekretær, ledere g saksbehandlere. Driftsdkumentasjn fr installasjn, drift, knfigurering g vedlikehld av faste data. Systemdkumentasjn sm skal gi innsikt i g frståelse av systemet. Dkumentasjnen bør på en versiktlig måte vise hvrdan systemet er bygget pp g hvrledes kravene til funksjnalitet er ivaretatt. Bruker-, drifts- g systemdkumentasjn (eventuell annen dkumentasjn) er vedlagt tilbudet. Mulig å ppfylle (ja/nei) Beskrivelse Kmmentar/pris 16 av 17

17 6.2. Brukerstøtte Kmmunene ber m tilbud på g beskrivelse av leverandørens brukerstøtteapparat. Organiseringen av brukerstøtteapparatet samt pplegg/rutiner fr brukerstøtte skal beskrives, sm f.eks. innmelding av feil, tilbakemeldinger fra leverandøren samt feilrettinger. Vi ser fr ss at det kan være behv fr intensiv brukerstøtte i en peride når saksbehandlere g ledere skal begynne å bruke systemet. Erfaringer med g rganisering av denne typen brukerstøtte skal beskrives Vedlikehld Tilbyder bes beskrive hvilken plicy sm finnes fr systemvedlikehld g prisfastsettelse fr nye versjner av systemet. Tilbyder skal infrmere m hvilke nye versjner av systemet sm planlegges i den neste fireårsperiden, samt hvilke frutsetninger sm er knyttet til ppgraderinger, dvs. hvilke andre prdukter sm må ppgraderes hvis man velger å ta nye versjner i bruk. 17 av 17