Rutiner for varsling av kritikkverdige forhold i Værøy kommune

Transkript

1 Rutiner fr varsling av kritikkverdige frhld i Værøy kmmune

2 Innhld 1.0 Innledning Varslingsrutine Rett g plikt til å varsle Interne varslingskanaler: Fremgangsmåten ved varsling Vern mt gjengjeldelse Prinsipper g rutiner fr ppfølging av varsling Prinsipper Rutiner/saksbehandling Hensynet til den det varsles m Orientering ved avsluttet sak... 5 Vedlegg... 5

3 1.0 Innledning Åpenhet er en frutsetning fr mtivasjn, tillit g trygghet. Med en åpen bedriftskultur legges det til rette fr at ledere, tillitsvalgte g medarbeidere frstår de veivalg sm tas. I den sammenheng kan det være viktig at velment kritikk kmmer fram, sm et ledd i å ta enda bedre beslutninger. Medarbeidere har rett g plikt til, på en frsvarlig måte å varsle m frhld i kmmunen sm anses kritikkverdige, uetiske eller uhldbare på annet vis, jf. AML 2-4. Sm eksempler kan nevnes brudd på lvverk g kmmunens egne retningslinjer, håndtering av farlige prdukter, krrupsjn, mbbing g diskriminering, underslag eller frhld med fare fr liv g helse. Det anses frsvarlig å ta pp kritikkverdige frhld med leder, vernembud, tillitsvalgt, tilsynsmyndigheter, eller rådmannen. Hvis dette ikke fører frem, eller hvis man ikke ønsker å ta frhldet pp med vennevnte instanser, skal det tas pp med rdfører sm skal ta saken videre til frmannskapet. Ethvert varsel medfører undersøkelsesplikt. Den av de vennevnte sm det varsles til, har plikt til å verne m varslerens identitet. Varsleren må likevel være ppmerksm på at det kan bli nødvendig å ppgi identiteten i frbindelse med en nærmere undersøkelse av saken. Den sm blir varslet har gså ansvar fr å sørge fr at saken følges pp g at varsleren får tilbakemelding. Arbeidsmiljølven gir kmmunen frbud mt å freta gjengjeldelse venfr medarbeidere sm tar pp kritikkverdige frhld på en frsvarlig måte. Intern varsling vil i de fleste tilfeller anses sm frsvarlig. Ledelsen har ansvar fr at negative reaksjner ikke frekmmer, verken fra ledere eller fra kllegaer. 2.0 Varslingsrutine 2.1 Rett g plikt til å varsle Alle ansatte i Værøy kmmune har rett g plikt til å varsle m kritikkverdige frhld, jfr. Arbeidsmiljølvens 2-4, samt vedtatte etiske retningslinjer fr Værøy kmmune. Det er både viktig g ønskelig at ansatte bruker denne retten i de tilfellene der det ppleves nødvendig. Eksempler på frhld det kan være aktuelt å varsle m: Myndighetsmisbruk. Psykssiale frhld; trakassering, diskriminering, mbbing g utstøting fra arbeidslivet. Brudd på taushetsplikt. Ufrsvarlig saksbehandling. Ufrsvarlig tjenestetilbud. Ufrsvarlig arbeidsmiljø sm strider mt arbeidsmiljølvens krav. Mangelfulle sikringstiltak. Bestikkelser eller ulvlige prvisjner. Brudd på anskaffelsesreglene. Fare fr liv g helse. Brudd på etiske retningslinjer. Mangelfull ppfølging av skader, avvik g yrkessykdm. Faglig g plitisk uenighet vurderes ikke sm kritikkverdige frhld. Interne persnalknflikter mfattes nrmalt ikke, da de ikke er av allmenn interesse. Likevel; anførsler m mbbing/trakassering regnes sm kritikkverdige frhld.

4 2.2 Interne varslingskanaler: Nærmeste leder. Rådmann Egen fagfrening Hvedvernembud/plassvernembud Det stilles ingen frmelle frmkrav til varslingen, den kan skje pr. telefn, brev, e-pst, persnlig fremmøte. Kmmunen ønsker likevel at Skjema fr intern varsling (vedlegg1) blir benyttet der dette er praktisk mulig. Du kan sm varsler velge å være annym, men det kan i enkelte tilfeller være nødvendig at identiteten til varsleren blir ppgitt fr å kunne granske saka tilstrekkelig grad. Den sm har varsla skal underrettes m dette før identiteten kan ppgis. 2.3 Fremgangsmåten ved varsling I henhld til arbeidsmiljølven 2-4 nr. 2, skal fremgangsmåten ved varslingen være frsvarlig. Varsling internt sm nevnt i pkt. 2 g til de ulike tilsynsmyndighetene, vil sm hvedregel alltid anses sm frsvarlig. Før du varsler, bør du tenke gjennm følgende: Er det grunn til å tr at det faktisk freligger kritikkverdige frhld? Undersøk de faktiske mstendighetene så grundig det lar seg gjøre. Vurder m intern varsling, varsling til verrdnet myndighet, ffentlig tilsyns- eller kntrllmyndighet er mulig eller hensiktsmessig. Ved varsling til allmennheten (eks. avis, TV) bør du sm utgangspunkt først ha frsøkt å varsle internt. Muligheten fr å påføre virksmheten g/eller ansatte skade er vanligvis mye større ved varsling til allmennheten. Terskelen fr å varsle til allmennheten skal være høyere enn ved intern g ekstern (arbeidstilsynet, revisjnen, pliti.l.) varsling. Ved varsling til allmennheten skal du derfr i tillegg vurdere følgende frhld spesielt nøye: Har andre utenfr virksmheten en berettiget interesse i å få vite m frhldene? 2.4 Vern mt gjengjeldelse Arbeidsmiljølven 2-5 frbyr gjengjeldelse mt arbeidstaker sm har varslet i samsvar med reglene i 2-4. Frbudet verner mt gjengjeldelse i vid frstand. Enhver ugunstig behandling sm er en reaksjn på ytring bør i utgangspunktet regnes sm gjengjeldelse. Frbudet vil først g fremst gjelde frmelle sanksjner sm ppsigelse, suspensjn g avskjed, men frbudet mfatter gså mer ufrmelle sanksjner sm fr eksempel endring i arbeidsppgaver, interne verføringer g såkalt tjenstlig tilrettevisning. Frbudet skal derimt ikke utelukke at arbeidsgiver kmmer med mtytringer. En arbeidstaker sm tar pp kritikkverdige frhld må tåle å møte mtargumenter hvis klleger g ledelse er uenig i kritikken. Arbeidsgivers reaksjn må imidlertid alltid være saklig g ikke ha karakter av trakassering. 3.0 Prinsipper g rutiner fr ppfølging av varsling 3.1 Prinsipper Alle henvendelser skal tas på alvr Alle henvendelser skal tas tak i snarest mulig Knfidensiell behandling Varslerens identitet, med mindre annet avtales, er en frtrlig pplysning, jfr. pkt. 2, 2. Varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt fr knsekvenser

5 Varsler skal få tilbakemelding innen rimelig tid på hva sm skjer i saken Tilbakemelding til varsler bør skje så raskt sm mulig, avhengig av sakens alvrlighetsgrad g hvedregel er senest innen 3- tre uker i tråd med bestemmelsene i frvaltningslven. Ledelsen skal sørge fr at varslet blir undersøkt på frsvarlig måte g at saken belyses tilstrekkelig. Både varsler g vedkmmende det er varslet m, skal ivaretas i prsessen. Den sm mttar varselet er ansvarlig fr å registrere dkumentet. Dkumentet vurderes i henhld til ffentlighetslvens bestemmelser. Det er bare saksbehandler av varselet sm skal ha saksbehandlertilgang. Skjema fr intern ppfølging av gitt varsel benyttes av ledelsen gjennm hele prsessen. 3.2 Rutiner/saksbehandling Ved ppfølging av varselet gjelder frvaltningslvens regler fr saksbehandling herunder: Vedtak skal treffes etter at saken er best mulig belyst Alle berørte parter skal uttale seg Parter i varslingssak er Værøy kmmune g persnen/ persnene det er gitt varsel m. Den sm blir varslet m er part i sak g har innsynsrett i sakens dkumenter. Varsler regnes ikke sm part i sak, g har ingen innsynsrett i sakens dkumenter, utver den infrmasjn varsler selv har bidratt med. Habilitetsregler Opplysninger sm innhentes i saken skal ha saklig sammenheng med varselet sm er gitt. Dersm varselet innehlder åpenbart grunnløse pplysninger g påstander m persner, skal varselet likevel følges pp slik at påstandene avkreftes. 3.3 Hensynet til den det varsles m Vedkmmende det varsles m, skal gis anledning til å kmme med sin versjn før det trekkes nen knklusjner i saken. Respekt g rettssikkerhet frutsettes ivaretatt underprsessen. Når saken er ferdigbehandlet, skal den det varsles m straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen. 3.4 Orientering ved avsluttet sak Rapprtering: Det utarbeides en rapprt sm verleveres til Rådmannen sm tar den endelige beslutning g ppfølging i saken. Når saken er avsluttet meddeles varsler en rientering m utfallet: Varselet innehlder ikke tilstrekkelig infrmasjn til at undersøkelse kan fretas. Varselet gir / gir ikke grunnlag fr ppfølging i frm av endrede rutiner/ regler. Varselet gir/ gir ikke grunnlag fr (annen) videre ppfølging i virksmheten. De frhld sm varselet gjelder ansees sm ivaretatt gjennm igangsatte tiltak. Vedlegg Vedlegg 1: Skjema fr intern varsling av kritikkverdige frhld. Vedlegg 2: Skjema fr intern ppfølging av gitt varsel. Vedlegg 3: Varslingsplakat