1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

Transkript

1 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT STJØRDAL KOMMUNE

2 Innhldsfrtegnelse 1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn Om planlegging av frvaltningsrevisjn Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder Eksempler på risiki Identifisering av risikmråder Kriterier fr valg av prsjekt Risikmråder i Stjørdal kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt Barneverntjenesten Innkjøp rutiner g praksis følge byggeprsjekt Innkjøp IKT Tilpasset pplæring g spesialundervisning Pleie g msrg Tildeling av pleie- g msrgstjenester Etiske retningslinjer Stjørdal kmmune sm arbeidsgiver... 8

3 1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn Frvaltningsrevisjn er et viktig verktøy fr å føre tilsyn g kntrll med kmmunens frvaltning g de resultater sm ppnås. Frvaltningsrevisjn innebærer å gjennmføre systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut fra kmmunestyrets eller fylkestingets vedtak g frutsetninger. Frvaltningsrevisjn blir satt i gang fr å redusere risik fr avvik, peke på utfrdringer g eventuelt gi frslag til frbedringer på utvalgte mråder. Vår ambisjn er å levere prsjekt sm har nytteverdi fr plitikerne, administrasjnen g innbyggerne. 2 Om planlegging av frvaltningsrevisjn Ifølge frskrift m kntrllutvalg i kmmuner g fylkeskmmuner 10, skal det minst én gang i valgperiden, g senest innen utgangen av året etter at kmmunestyret er knstituert, utarbeides en plan fr gjennmføring av frvaltningsrevisjn. KmRev Trøndelag IKS har gjennmført en verrdnet analyse av Stjørdal kmmunes virksmhet g presenterer på bakgrunn av denne frslag til plan fr frvaltningsrevisjn fr periden Plan fr frvaltningsrevisjn skal vedtas av kmmunestyret. Ifølge frskriften kan kmmunestyret delegere til kntrllutvalget å gjennmføre endringer i planen i løpet av planperiden, dvs. endre pririteringsrekkefølge eller freslå nye prsjekt. Vi anbefaler at kntrllutvalget blir delegert slik myndighet. I frbindelse med pprettelsen av KmRev Trøndelag IKS ble det utredet hva begrepet minimumsrevisjn skulle mfatte. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjn, inkl. frvaltningsrevisjn per kmmune per år. Fr Stjørdal kmmune er det lagt pp til et estimat på 500 timer til frvaltningsrevisjn per år. Avhengig av mfanget på prsjektene, innebærer dette nrmalt 1-2 prsjekter i året. Det betyr at man innenfr planperiden ikke nødvendigvis vil gjennmføre alle prsjektene sm er freslått i avsnitt 4 i planen. Frvaltningsrevisjnsprsjekt i selskaper hvr kmmunen har eierinteresser blir ikke mtalt i denne rapprten, men mtales i en egen plan fr selskapskntrll utarbeidet av KmSek Trøndelag IKS. 3 Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder Plan fr frvaltningsrevisjn bygger på en verrdnet analyse av kmmunens virksmhet, ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet verrdnet analyse indikerer at analysen tar utgangpunkt i kmmunens virksmhet på et verrdnet plan. Hensikten er å identifisere mråder der det er risik fr vesentlige avvik når det gjelder målppnåelse, prduktivitet, øknmi g regelverk. 2

4 3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risik fr at kvaliteten på en tjeneste ikke er gd nk Risik fr at kmmunen ikke tilfredsstiller lvpålagte krav Risik fr at ressursene ikke utnyttes gdt Risik fr at kmmunen ikke ppfyller mål fastsatt av kmmunestyret Risik fr at øknmistyringen ikke er tilfredsstillende 3.2 Identifisering av risikmråder Identifisering g utvelgelse av frvaltningsrevisjnsprsjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige mrådene, g kmmunen får prsjekt med høy nytteverdi. Fr å identifisere risikmråder har vi gått fram på følgende måte: Kntrllkmiteen er bedt m å kmme med innspill til prsjekt/mråder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kmmunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen g sammenliknet disse med nøkkeltall fr andre kmmuner, samt utvikling ver tid. Vesenlige avvik i frhld til sammenliknbare kmmuner eller stre svingninger ver tid, er faktrer vi tar hensyn til når vi anbefaler mråder fr nærmere revisjn. Sentrale kmmunale dkumenter (øknmiplan, budsjett, årsrapprter, tertialsrapprter, saker til kmmunestyret) er gjennmgått. Vi har gjennmført samtale med rådmannen m hvilke utfrdringer g mulige risiki kmmunens virksmhet står verfr. Rådmannen er gitt anledning til å kmme med innspill til knkrete prsjekt. Erfaringer fra tidligere frvaltningsrevisjn g regnskapsrevisjn ligger gså til grunn fr våre prsjektanbefalinger. 3.3 Kriterier fr valg av prsjekt Følgende kriterier er lagt til grunn fr freslåtte prsjekt: Der det er størst risik fr at kmmunen ikke fungerer ptimalt i frhld til målppnåelse, prduktivitet, øknmi, regelverk sv. Frhld av str knsekvens g sannsynlighet (øknmisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig sv.). Tiltak sm begrenser risiken (f. eks der fylkesmannen har tilsyn eller at kmmunen selv har gde interne kntrllrutiner). Ved en knkret utvelgelse av prsjekt har vi vurdert nytteverdien i frhld til frventet ressursbruk ved å gjennmføre prsjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellm flere kmmuner vi reviderer, er det freslått likelydende prsjekt/tema. 3

5 4 Risikmråder i Stjørdal kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt Vi skal her presentere frlag til prsjekt. Vi gjør gså ppmerksm på at kntrllkmiteen g kmmunestyret står fritt til velge prsjekt sm ikke er listet pp i denne planen. Prsjektene er listet pp i upriritert rekkefølge. De freslåtte prblemstillingene under hvert tema er frslag til mulige vinklinger av prsjekt. 4.1 Barneverntjenesten 5 4,5 4 Figur 1. Barnevern , andel 2,5 600 krner 2 1, , Stjørdal Stjørdal Stjørdal Gj.snitt Gj.snitt Nrdkmmunegruppe Trøndelag 07 Barn med undersøkelse ift antall innb år, prsent Andel barn med barneverntiltak ift. innb år Nett driftsutgifter til sammen pr. innbygger (kr) Gj.snitt landet utenm Osl 0 4

6 KOSTRA-tall fr Stjørdal kmmune viser at andelen barn i barnevernet er lavere enn gjennmsnittet fr fylket, fr kmmunegruppe 7 g fr landet utenm Osl. Samtidig ser vi at det har vært en økning i antall barn i barnevernet fra 2005 til Den er ennå ikke tall tilgjengelige i SSBs database fr Stjørdal når det gjelder andelen barn på tiltak g andelen barn under undersøkelse fr Årsmeldingen fr 2007 viser imidlertid at antallet barn under msrg har økt fra 20 barn i 2006 til 38 barn i Nett driftsutgifter per innbygger har steget fra 521 kr. per innbygger i 2006 til 645 kr. per innbygger i Dette er under gjennmsnittet fr fylket, fr kmmunegruppe 7 g landet utenm Osl. Barneverntjenesten inngår i Værnes reginsamarbeid fra I 2007 fikk barnevernet i Stjørdal tilført t nye fagstillinger g 1 merkantil stilling. Ifølge årsmeldingen fr 2007 bidr dette til redusert arbeidspress g færre fristverskridelser. I 2007 hadde barnevernet verskridelser i frhld til budsjett på 2,9 milliner krner. Fr å ppnå mer frutsigbarhet i framtida, er det viktig å finne årsaksfaktrer bak utviklingen i barnevernet i Stjørdal. Kntrllutvalget i Levanger kmmune har allerede bestilt en gjennmgang av barneverntjenesten i Levanger. Det kan være aktuelt å bruke infrmasjn fra denne gjennmgangen i en eventuell gjennmgang av barneverntjenesten i Stjørdal. Aktuelle prblemstillinger/vinklinger kan være: Kartlegging av utviklingen i ressursbruk g tiltak i frhld sammenliknbare kmmuner Hvilke faktrer kan frklare at Stjørdal ligger på et lavere nivå enn sammenliknbare kmmuner når det gjelder antall meldinger, antall tiltak g kstnadsnivå? Hvilke faktrer kan frklare veksten i antall meldinger, tiltak g kstnadsnivå de siste årene? Kan vi på bakgrunn av utviklingen sm har vært i Stjørdal g i andre kmmuner si ne m frventet utvikling? 4.2 Innkjøp rutiner g praksis følge byggeprsjekt Ttale investeringer i Stjørdal kmmune var 140 milliner krner i Kmmunen står verfr mfattende investeringer gså i årene sm kmmer. Ny lv m ffentlige anskaffelser trådde i kraft fra Innkjøpsmrådet har generell høy øknmisk risik fr kmmunesektren. De øknmiske knsekvensene ved å bryte regleverket kan bli stre (den psitive kntraktsinteressen). Samtidig er det knyttet øknmisk risik til at innkjøp ikke blir fretatt på mest kstnadseffektiv måte. Flere stre byggeprsjekt i Stjørdal kmmune har gått ut ver budsjetterte rammer. Tidligere har revisjnen fulgt utvalgte byggeprsjekt ver tid, sist i 2004 da revisjnen leverte rapprt m frberedelse til bygging av Stjørdal bsenter. Det kan være aktuelt å følge et nytt byggeprsjekt, fr eksempel bygging av Stkkan ungdmsskle. I et slikt prsjekt kan vi undersøke m kmmunen har etablert rutiner fr 5

7 løpende å kunne frebygge, fange pp g rapprtere budsjettverskridelser under bygging. Vi ser det sm en frdel at vi følger et byggeprsjekt fra start til slutt, g ikke bare evaluerer i ettertid. Eksempler på ulike vinklinger/prblemstillinger: Følge et større byggeprsjekt, fr eksempel bygging av Stkkan ungdmsskle Har kmmunen etablert rutiner fr å frebygge, fange pp g rapprtere budsjettverskridelser under bygging? Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglementet g lv m ffentlige anskaffelser? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? 4.3 Innkjøp IKT IKT er et mråde der nen få har spesialkmpetanse, mens mange ikke er gdt kjent med fagterminlgien. Dette kan gi utfrdringer fr å sikre gd intern kntrll. Dette er ikke spesielt fr Stjørdal kmmune, men en generell risik fr kmmunesektren. Vi er gså kjent med endringer på innkjøpsledernivå i Stjørdal kmmune, ne sm vil kreve at ny kmpetanse erstatter denne. Ifølge årsmeldingen fr 2006 har systemer, prgrammer, servere, brukere g kmpleksitet økt betydelig de siste årene. Arbeidet med å etablere ny infrastruktur fr Værnesreginen har gså tatt mye tid g ressurser. Aktuelle prblemstillinger/vinklinger i et prsjekt kan være: Har Stjørdal kmmune gde rutiner sm sikrer kstnadseffektive innkjøp av IKT? Hvrdan blir innkjøpt prgramvare tatt i bruk? Brukerundersøkelser kan være en del av prsjektet 4.4 Tilpasset pplæring g spesialundervisning Refrmen Kunnskapsløftet ble innført i sklen fra høsten 2006, g tilpasset pplæring er en viktig del av den nye refrmen. Ifølge årsmeldingen fr 2007 m grunnsklen, er frsvarlig vksentetthet en utfrdring med dagens ressurssituasjn. Det fremgår at flere skler er misfrnøyde med muligheten de har fr tilpasset pplæring på grunn av lav vksentetthet. Ifølge årsmeldingen tyder mye på at de spesialpedaggiske utfrdringene vkser på grunn av ressurssituasjnen. Arbeidspresset i PPT beskrives sm strt, g antallet nyhenvisninger har frdblet seg siden De siste årene har antallet nyhenvisninger ligget på m lag 250 hvert år. 6

8 18 Figur 2. Spesialundervisning prsent Stjørdal Stjørdal Stjørdal Gj.snitt Gj.snitt Nrdkmmunegruppe Trøndelag 07 Andel elever i grunnsklen sm får spesialundervisning, prsent Timer spesialundervisning i prsent av antall lærertimer ttalt Gj.snitt landet utenm Osl Figuren verfr viser KOSTRA-tall fr andelen elever i grunnsklen sm får spesialundervisning g andelen timer spesialundervisning av ttalt antall læretimer. Her ser vi at Stjørdal kmmune har en lavere andel elever sm får spesialundervisning enn gjennmsnittlig andel fr fylket, fr landet g kmmunegruppe 7. Tabellen tyder på at der er ulik praksis mellm kmmuner fr når spesialpedaggiske tiltak skal settes inn. Her ser vi en mulighet fr å gjennmføre prsjekt i flere kmmuner samtidig. Med bakgrunn i det sm er beskrevet verfr, freslår vi at det gjennmføres et frvaltningsrevisjnsprsjekt m tilpasset pplæring g spesialundervisning i sklen. Aktuelle prblemstillinger/vinklinger kan være: Hvrdan praktiseres tilpasset pplæring g spesialundervising i sklen? Har ansatte g sklene i Stjørdal felles målsettinger g frstås disse likt? Når settes spesialpedaggiske tiltak inn? Hvilke utfrdringer står sklene verfr når det gjelder å tilrettelegge undervisningen til hver enkelt elev? 7

9 4.5 Pleie g msrg Tildeling av pleie- g msrgstjenester SSBs framskrivninger av beflkningsutviklingen fram til 2025 viser at Stjørdal kmmune vil få en økning i antall eldre. Antallet år er beregnet til å øke fra 1584 i 2007 til 2957 persner i Antallet mellm år vil gå ne ned fram til 2020, men så øke fram til Et annet utviklingstrekk fr Stjørdal, er at stadig flere eldre bsetter seg i sentrumsmrådene. Disse utviklingstrekkene medfører mstillingsbehv innen pleie g msrg. Økt behv fr pleie- g msrgstjenester vil gså kunne medføre skjerpede tildelingskriterier fr hjemmetjenester g plass i institusjn. I Stjørdal kmmune vurderer brukerkntret alle henvendelser m behv fr tjenester g fatter enkeltvedtak. De enkelte enheter følger så pp vedtakene fra brukerkntret. Aktuelle prblemstillinger i et prsjekt kan være: Hvilke kriterier ligger til grunn fr tildeling av tjenester? Hvrdan praktiseres tildeling av tjenester? Hvilke knsekvenser har en stadig eldre beflkning g endret bsettingsmønster fr kmmunens tjenestetilbud? 4.6 Etiske retningslinjer Det er viktig at de ansatte hele tiden er bevisste m etiske prblemstillinger g kjenner til kmmunens retningslinjer. Bevissthet mkring slike spørsmål vil kunne virke frebyggende i frhld til krrupsjn g misligheter. Stjørdal kmmunes etiske retningslinjer skal frnyes, men har freløpig ikke vært ppe til plitisk behandling. Det kan være aktuelt å evaluere kjennskapen til kmmunens nye retningslinjer en stund etter at de har blir vedtatt. Prsjektet kan baseres på bruk av en nettbasert spørreundersøkelse sm sendes til et utvalg ansatte. Aktuelle prblemstillinger kan være: Hvrdan er de etiske retningslinjene fr Stjørdal kmmune fulgt pp g brukt? Er de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte? Hvilke tiltak er satt i verk fr å gjøre retningslinjene kjent? Blir retningslinjene etterlevd? 4.7 Stjørdal kmmune sm arbeidsgiver Kmmunen er midt i mfattende mstillingsprsesser. Værnessamarbeidet innebærer samarbeid med andre kmmuner når det gjelder IKT, lønn, regnskap g skatt. I årsmeldingen fr 2006 står det at mye arbeid er lagt ned i frbindelse med pprettelsen av Værnessamarbeidet, mange følelser har vært i sving g usikkerheten har vært belastende fr nen. Samtidig har Stjørdal kmmune vært gjennm år med stramme øknmiske rammer. Dette har direkte knsekvenser fr arbeidsfrhld i kmmunen, g gså fr muligheten fr vedlikehld g videreutvikling av kmpetanse. 8

10 Med disse utviklingstrekkene sm bakgrunn, kan et prsjekt sm mhandler Stjørdal kmmune sm arbeidsgiver være aktuelt. Her er det mulighet fr ulike innfallsvinkler: Sykefravær g inkluderende arbeidsliv (IA) Hvrdan praktiseres senirplitikken i Stjørdal kmmune? Frhldet mellm kmpetansemål g praksis Hvrdan har prsessen rundt Værnessamarbeidet påvirket de ansattes arbeidsfrhld? 9

11 Nr. Prsjekttema Aktuelle prblemstillinger/innfallsvinkler Barneverntjenesten Følge byggeprsjekt Innkjøp IKT Tilpasset pplæring g spesialundervisning Tildeling av pleie g msrgstjenester Etiske retningslinjer Stjørdal kmmune sm arbeidsgiver Kartlegging av utviklingen i ressursbruk g tiltak i frhld sammenliknbare kmmuner Hvilke faktrer kan frklare at Stjørdal ligger på et lavere nivå når det gjelder antall meldinger, antall tiltak g kstnadsnivå? Hvilke faktrer kan frklare veksten i antall meldinger, tiltak g kstnadsnivå de siste årene? Kan vi på bakgrunn av utviklingen sm har vært i Stjørdal g i andre kmmuner si ne m frventet utvikling? Følge et større byggeprsjekt, fr eksempel bygging av Stkkan ungdmsskle Har kmmunen etablerte rutiner fr å frebygge, fange pp g rapprtere budsjettverskridelser under bygging? Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglementet? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? Har Stjørdal kmmune gde rutiner sm sikrer kstnadseffektive innkjøp av varer g tjenester IKT? Hvrdan blir innkjøpt prgramvare tatt i bruk? Mulighet fr brukerundersøkelser. Hvrdan praktiseres tilpasset pplæring g spesialundervising i sklen? Har ansatte g sklene i Stjørdal felles målsettinger g frstås disse likt? Når settes spesialpedaggiske tiltak inn? Hvilke utfrdringer står sklene verfr når det gjelder å tilrettelegge undervisningen til hver enkelt elev? Hvilke kriterier ligger til grunn fr tildeling av tjenester? Hvrdan praktiseres dette? Hvilke knsekvenser har en stadig eldre beflkning g endret bsettingsmønster fr kmmunens tjenestetilbud? Hvrdan er de etiske retningslinjene fr Stjørdal kmmune fulgt pp g brukt? Er de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte? Hvilke tiltak er satt i verk fr å gjøre retningslinjene kjent? Blir retningslinjene etterlevd? Hvrdan praktiseres senirplitikken i Stjørdal kmmune? Sykefravær g inkluderende arbeidsliv (IA) Frhldet mellm kmpetansemål g praksis Hvrdan har prsessen rundt Værnes-samarbeidet påvirket de ansattes arbeidsfrhld? 10