Eierskapskontroll 2013 Chrisfestivalen AS. RAPPORT OM EIERSKAPSKONTROLL Chrisfestivalen AS. Kontrollør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 1

Transkript

1 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS RAPPORT OM EIERSKAPSKONTROLL Chrisfestivalen AS 2013 Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 1

2 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS Rapprt fra eierskapskntrll Chrisfestivalen AS Sammendrag Bakgrunn fr prsjektet Bakgrunnen fr prsjektet er plan fr selskapskntrll vedtatt av kmmunestyret i Lebesby i møte 31. ktber 2012, sak 48/12 I denne kntrllen er hvedfrmålet å vurdere Lebesby kmmunes ppfølgning av eierskapet Chrisfestivalen AS etter de rammer kmmunelven g kntrllutvalgsfrskriften freskriver. Mandat fr gjennmføring av prsjektet er vedtatt av kntrllutvalget i Lebesby. Fra kntrllutvalgenes bestilling framgår det at følgende prblemstillinger skal besvares: Hvrdan er selskapet styrt g hvrdan er eiernes ppfølging av selskapet lagt pp? Metde Denne kntrllen er gjrt i verensstemmelse med kmmunelvens regler m gjennmføring av selskapskntrll i 77 g 80, samt frskrift m kntrllutvalg 13 g 14. Kntrllen bygger på infrmasjn fra eiere, styret g administrasjnen samt åpne kilder, herunder Fretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utver infrmasjn fra eierne er gjrt fr å sikre at eierstyringen gså er msatt i praksis. Det presiseres at eierskapskntrllen er en vurdering av m virksmheten styres etter eiernes frmål g i utgangspunktet ikke en kntrll av innhldet i selskapets drift. Funn Nedenfr gjengis de viktigste funn i selskapskntrllen: På bakgrunn av de gitte prblemstillinger g vurdering av de knkrete funn slik de fremkmmer i rapprten er vi kmmet frem til følgende knklusjner: 1. Fører kmmunen kntrll med sine eierinteresser? Herunder: - Har kmmunen etablert rutiner fr ppfølging g evaluering av sine eierinteresser? - Er rutinene gde nk, g blir de fulgt? Det er ikke lagt rutiner fr at innkallinger til g prtkller fra generalfrsamling synliggjøres fr kmmunestyret sm reell eier. Det mangler faste rutiner fr kmmunikasjn mellm kmmunestyret g kmmunens eierrepresentant, herunder eventuelle drøftinger i kmmunestyret på saker sm skal behandles i generalfrsamling g rapprtering til kmmunestyret fra kmmunens representant etter slike møter Det gis ingen spesielle fullmakter til kmmunens eierrepresentant fra kmmunestyret m enkeltsaker sm skal behandles i generalfrsamlingen. Fullmektig har dermed en løpende Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 2

3 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS generell fullmakt til å representere kmmunestyrets eierinteresser i selskapet etter eget skjønn. 2. Utøves kmmunens eierinteresser i samsvar med kmmunestyrets vedtak g frutsetninger, aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring g selskapsledelse? Det er ingen indikasjner på at kmmunestyrets frmål ikke etterleves av virksmheten, da det kan stilles spørsmål ved kmmunestyrets frmål med selskapet Det er ingen åpenbare indikasjner på at eierinteressen ikke utøves i samsvar med aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring g selskapsledelse. Kntrllør stiller likevel spørsmål ved at det er utarbeidet driftsinstruks fr daglig leder, samt at det pplyses av styret at daglig leder er Jnny Olsen, samtidig sm dette ikke fremkmmer i ffentlige register. Det er heller ikke registrert lønnsutgifter i selskapets regnskaper. Styret pplyser gså i sin tilbakemelding at daglig leder er meddelt prkura g gitt fullmakt til å dispnere selskapets knt. I flg. Offentlig registrer er det styrets leder alene sm er meddelt prkura g styreleder g nestleder sm er meddelt signatur. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn sm er gjrt i denne eierskapskntrllen anbefales at det etableres: Rutiner fr at innkallinger til g prtkller fra generalfrsamling synliggjøres fr kmmunestyret sm reell eier. Faste rutiner fr kmmunikasjn mellm kmmunestyret g kmmunens eierrepresentant, herunder eventuelle drøftinger i kmmunestyret på saker sm skal behandles i generalfrsamling g rapprtering til kmmunestyret fra kmmunens representant etter slike møter Fullmakter til kmmunens eierrepresentant fra kmmunestyret m enkeltsaker sm skal behandles i generalfrsamlingen. Dersm selskapet har ansatt daglig leder, må melding m dette, samt meddelt prkura/signatur sendes Brønnøysundregistrene. Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 3

4 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS Innledning Bakgrunn, frmål g prblemstillinger Bakgrunnen fr kntrllen er plan fr selskapskntrll vedtatt av kmmunestyret i Lebesby kmmune. I denne kntrllen er hvedfrmålet å vurdere kmmunens ppfølging av eierskapet i Chrisfestivalen AS etter de rammer kmmunelven g kntrllutvalgsfrskriften freskriver. Kntrllen tar sikte på å besvare følgende hvedprblemstillinger: A. Fører kmmunen kntrll med sine eierinteresser? Har kmmunen etablert rutiner fr ppfølging g evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gde nk, g blir de fulgt? B. Utøves kmmunens eierinteresser i samsvar med kmmunestyrets vedtak g frutsetninger, aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring g selskapsledelse? Mandat fr gjennmføring av prsjektet er vedtatt av kntrllutvalget i Lebesby kmmune. Krt m metde Denne kntrllen er gjrt i verensstemmelse med kmmunelvens regler m gjennmføring av selskapskntrll i 77 g 80, samt frskrift m kntrllutvalg 13 g 14. Kntrllen har i utgangspunktet en bred tilnærming g søker å fange pp flest mulige prblemstillinger relatert til eierskapsppfølgingen. Utver dette vil kntrllen ikke gå i dybden, men heller identifisere prblemstillinger sm senere kan bli gjenstand fr ytterligere undersøkelser Det presiseres at kntrllen er en vurdering av m virksmheten styres etter eiernes frmål. Dette innebærer at kntrllen begrenser seg til en vurdering av m eierne har etablert tilfredsstillende rammer fr styring g at virksmheten faktisk pererer i tråd med frmålet. En materiell vurdering av selskapets rganisering, drift g funksjn faller således utenfr denne kntrllen. Rapprten bygger på infrmasjn fra eiere, styret g administrasjnen samt åpne kilder, herunder Fretaksregisteret, mv. Bruken av kilder utver infrmasjn fra eierne er gjrt fr å sikre at eierstyringen gså er msatt i praksis. Den samlede dkumentasjn m selskapet mttatt fra eiere, styret g daglig leder fremgår av dkumentliste i vedlegg 1. Sm det fremgår av rapprten vil det enkelte steder presenteres infrmasjn m selskapet, styret g administrasjn med detaljeringsnivå sm går utver infrmasjn m den rene eierstyringen. Når dette allikevel presenteres er det sm bidrag til helhetsbilde sm igjen er av sentral verdi fr vurdering av eierstyringen i selskapet g m denne fungerer i praksis. Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 4

5 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS Infrmasjnsinnhentingen g vurderingen i denne kntrllen er i hvedsak gjrt med utgangspunkt i følgende kilder: Lv g frskrift Egenerklæring fra styret Egenerklæring fra daglig leder Revisjnsberetning fr regnskap 2012 KS Eierfrums anbefalinger fr eierstyring (sist ppdatert februar 2011) Hvedfkus i rapprten vil være på negative funn. Det vil si at det sm i utgangspunktet er i rden, ikke vil være gjenstand fr nærmere mtale eller vurdering. Vår samlede vurdering er at metdebruk g kildetilfang i denne selskapskntrllen har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å gjennmføre kntrllen i tråd med de prblemstillinger kntrllutvalgene har vedtatt. Faktabeskrivelse Innledning I henhld til brønnøysundregistrene g andre ffentlige kilder er selskapets frmål Kulturarrangementer g det sm naturlig hører inn under dette. Nærmere m selskapet Chrisfestivalen AS er et aksjeselskap med Lebesby kmmune sm eneeier. Selskapet er, i følge ffentlige register, stiftet , da sm Lebesby kmmune bygg g anlegg med frmål Utleiebygg g anlegg, samt drift av disse. Den skiftet selskapet navn til Tellus Energi AS med frmål Utbygging g drift av vindkraftverk. Den ble det igjen endring av navn g frmål, denne gang til Chrisfestivalen AS med frmål sm nevnt venfr. Generalfrsamlingen er øverste eierrgan g rdfører er kmmunens eierrepresentant. Kntrllutvalget kan utføre et generelt tilsyn i selskapet, både selskapskntrll g frvaltningsrevisjn. Utvalget har fullt innsyn i selskapet etter kmmunelven 80. Kntrllør har ikke funnet dkumentasjn på at Lebesby kmmunestyre har gjrt frmelt vedtak m pprettelsen av selskapet, men det frutsettes at dette er gjrt. Det er heller ikke funnet dkumentasjn på at endringene i selskapets navn g frmål i 2004 g 2007 er behandlet av kmmunestyret sm eier. Kntrllør kan heller ikke finne at det har vært saker i kmmunestyret sm gjelder selskapet, brtsett fra et vedtak i 2008 m å gi et tilskudd på kr til selskapet. Selskapets aksjekapital er, i følge ffentlig registre kr , med Lebesby kmmune sm eneaksjnær. Selskapets styre består pr av: Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 5

6 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS Styreleder: Birger Wallenius Styremedlemmer: Michael Bech Elvestad, Reidun Gleditsch Strand, Lene Ryeng Eilertsen g Christffer Rbin Jensen. Det er ikke registrert varamedlemmer. Ordfører Stine Akselsen er registrert sm kntaktpersn. Rlleinfrmasjn Ifølge pplysninger i ffentlige registre kan en ikke se at nen av styrets medlemmer eller varamedlemmer har direkte persnlige interesser mt Chrisfestivalen AS. Kjønnsfrdelingen blant styrets faste medlemmer er i hht. lvkrav, sm sier at styret skal ha minimum 40 % fra hvert kjønn. Avtalemessige frhld I følge ffentlig register har selskapet ikke ansatte, mens styret pplyser at daglig leder er Jnny Olsen. I følge ffentlig register har selskapets regnskap ikke lønnsutgifter. Siste år registrert er Selskapet benytter Revisjn Nrdkyn AS til revisjn av årsregnskapet g har avtale med Wiiks Regnskapskntr AS sm regnskapsfører. Selskapet har pr ikke langsiktig gjeld Selskapet har ikke tegnet nen frm fr frsikringer. Frpliktelser vis a vis ffentlige instanser Selskapet har ikke uppgjrte pengekrav mt ffentlige instanser. (mva, skatt.l.). Selskapet har levert siste års regnskap til revisr g revisr har versendt revisjnsberetning fr Beretningen er en såkalt ren beretning, uten merknader. Juridiske frhld Styret uttaler at de ikke er kjent med m eieren har utarbeidet rutiner fr rapprtering til eieren eller definert strategier eller retningslinjer fr styret g administrasjnen Styret frhlder seg til selskapets vedtekter sm strategier, målfrmulerings- g etisk retningslinjer. Fr kntrllør ser det ut til at dette dkumentet er utarbeidet av styret selv. Styret har gså utarbeidet styreinstruks den Fr kntrllør ser det gså ut til at styremøte (dat fremkmmer ikke) i sak nr. 3 har vedtatt retningslinjer fr drift/driftsinstruks fr daglig leder. Styret bekrefter gså at bestemmelsene fr helse, miljø g sikkerhet etterleves g at lv m ffentlige anskaffelser verhldes. Organisasjn Selskapets (rdinære) generalfrsamling avhldes hvert år innen utgangen av juni. Generalfrsamlingen består av rdfører. Det er ikke gitt nen fullmakt fra kmmunestyret til eierrepresentanten. Generalfrsamlingen ledes av styrets leder. Ordinær generalfrsamling behandler saker i tråd med aksjelvens bestemmelser g selskapets vedtekter. Det er ikke etablert eierskapsstrategier fr selskapet. Det gjøres ingen evaluering av styrets arbeid g ppfølging av daglig leder praktiseres ved «jevn dialg». Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 6

7 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS Miljø Selskapet driver ikke frurensende virksmhet Fremtidsutsikter Eieren eller styret har ikke respndert på spørsmålet. øknmiske utvikling (tusen krner) Nøkkeltall: Resultatregnskap: Driftsinntekter Driftsresultat ÅRSRESULTAT Resultatgrad % 11,5-6,6-14,1 Balanseregnskap: Sum eiendeler Egenkapital Sum gjeld Likviditetsgrad 3,6 1,6 4,1 Egenkapitalprsent 73,4 73,6 80 Gjeldsgrad 0,4 0,4 0,2 Ttal rentabilitet % 64,3-77,4-111,8 Våre kmmentarer: Resultatgrad frteller m hvr mye sm blir igjen av driftsresultatet fr hver krne selskapet har i driftsinntekter. Det er et mål på selskapets evne til å hente margin på driftsinntektene. Likviditetsgrad er et mål på hvr mye krtsiktige midler selskapet har i frhld til frpliktelsene selskapet har i samme tidshrisnt. Krtsiktig gjeld er frpliktelser sm frfaller innen ett år mens mløpsmidlene er midler sm kan likvideres innen ett år. Egenkapitalandel viser hvr str andel av eiendelene sm er finansiert med egenkapitalen. Hvis sum egenkapital er mindre enn anses sliditeten (selskapets øknmiske stilling) uansett fr å være svak. Gjeldsgrad viser i hvilken grad selskapet er rustet til å tåle tap før det går ut ver frpliktelser til långivere. Ved høy gjeldsgrad vil kntantstrømmen (selskapets tilgang på likvider) måtte betjene stre faste utgifter til renter g avdrag. Ttal rentabilitet er et mål på avkastningen på selve eiendelene g et viktig nøkkeltall v/ lønnsmhetsberegning. Rimelig nivå er % g bør ligge ver det selskapet betaler fr sine lån. Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 7

8 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS Tilbakemelding fra revisr Selskapets valgte revisr, Revisjn Nrdkyn AS har gitt tilbakemelding på at de har revidert årsregnskapene fr Chrisfestivalen AS, siden Det er ikke skrevet nummererte brev i denne periden. Revisjnsberetning fr 2012 vedrørende årsregnskapet er en såkalt «ren beretning» Vurderinger Vurderingene har sm hvedfrmål å behandle eierstyringen i frhld de kriterier sm er nevnt under punktet Krt m metde. Vurderingene bygger på den infrmasjn sm er presentert under rapprtens Faktabeskrivelse. Selskapsfrhld Det er ikke avdekket frhld sm tilsier at det freligger uregelmessigheter/svakheter under dette punkt. Avtalemessige frpliktelser Det er ikke avdekket frhld sm indikerer at selskapet ikke verhlder sine avtalemessige frpliktelser. Frpliktelser vis a vis ffentlige instanser Selskapet driver i følge styret i verensstemmelse med ffentligrettslig regler g har ikke uppgjrte krav til ffentlige instanser, herunder kemner g skattefgdkntr. Juridiske frhld Selskapet hadde på tidspunkt fr gjennmføring av kntrllen ingen tvister fr dmstlene eller øvrige pågående knflikter, herunder med leverandører, kunder eller ansatte. Organisatriske frhld Det er ikke avdekket frhld sm tilsier at selskapets vedtekter g aksjelvens bestemmelser ikke verhldes. Selskapet har, i følge ffentlige register, ingen ansatte. Miljø Selskapet driver ikke virksmhet sm frurenser eller utgjør nen ptensiell frurensningsfare fr miljøet Fremtidsutsikter Selskapet har ikke kmmentert dette. Knklusjn På bakgrunn av de gitte prblemstillinger g vurdering av de knkrete funn slik de fremkmmer i rapprten er vi kmmet frem til følgende knklusjner: 1. Fører kmmunen kntrll med sine eierinteresser? Herunder: - Har kmmunen etablert rutiner fr ppfølging g evaluering av sine Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 8

9 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS eierinteresser? - Er rutinene gde nk, g blir de fulgt? Det er ikke lagt rutiner fr at innkallinger til g prtkller fra generalfrsamling synliggjøres fr kmmunestyret sm reell eier. Det mangler faste rutiner fr kmmunikasjn mellm kmmunestyret g kmmunens eierrepresentant, herunder eventuelle drøftinger i kmmunestyret på saker sm skal behandles i generalfrsamling g rapprtering til kmmunestyret fra kmmunens representant etter slike møter Det gis ingen spesielle fullmakter til kmmunens eierrepresentant fra kmmunestyret m enkeltsaker sm skal behandles i generalfrsamlingen. Fullmektig har dermed en løpende generell fullmakt til å representere kmmunestyrets eierinteresser i selskapet etter eget skjønn. 2. Utøves fylkeskmmunens eierinteresser i samsvar med kmmunestyrets vedtak g frutsetninger, aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring g selskapsledelse? Det er ingen indikasjner på at kmmunestyrets frmål ikke etterleves av virksmheten, da det kan stilles spørsmål ved kmmunestyrets frmål med selskapet. Det er ingen åpenbare indikasjner på at eierinteressen ikke utøves i samsvar med aktuelle lvbestemmelser g etablerte nrmer fr gd eierstyring g selskapsledelse. Kntrllør stiller likevel spørsmål ved at det er utarbeidet driftsinstruks fr daglig leder, samt at det pplyses av styret at daglig leder er Jnny Olsen, samtidig sm dette ikke fremkmmer i ffentlige register. Det er heller ikke registrert lønnsutgifter i selskapets regnskaper. Styret pplyser gså i sin tilbakemelding at daglig leder er meddelt prkura g gitt fullmakt til å dispnere selskapets knt. I flg. Offentlig registrer er det styrets leder alene sm er meddelt prkura g styreleder g nestleder sm er meddelt signatur. Anbefalinger Med utgangspunkt i de funn sm er gjrt i denne eierskapskntrllen anbefales at kmmunen etablerer: Rutiner fr at innkallinger til g prtkller fra generalfrsamling synliggjøres fr kmmunestyret sm reell eier. Faste rutiner fr kmmunikasjn mellm kmmunestyret g kmmunens eierrepresentant, herunder eventuelle drøftinger i kmmunestyret på saker sm skal behandles i generalfrsamling g rapprtering til kmmunestyret fra kmmunens representant etter slike møter Fullmakter til kmmunens eierrepresentant fra kmmunestyret m enkeltsaker sm skal behandles i generalfrsamlingen. Dersm selskapet har ansatt daglig leder, må melding m dette, samt meddelt prkura/signatur sendes Brønnøysundregistrene. Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 9

10 Eierskapskntrll 2013 Chrisfestivalen AS Vedlegg 1: Dkumentliste Nedenfr følger en versikt ver alle dkumenter sm er mttatt fra eierrepresentant, styre g selskapets administrasjn i frbindelse med kntrllen: Vedtekter fr Chrisfestivalen AS Styreinstruks fr Chrisfestivalen AS Egenerklæring/besvart spørreskjema fra styret i Chrisfestivalen AS Egenerklæring/besvart spørreskjema fra eierrepresentant chrisfestivalen AS Svar fra valgt revisr fr Chrisfestivalen AS på frespørsel fra kntrllør I tillegg er følgende åpne kilder benyttet: (brønnøysundregistrene/fretaksregisteret) Vedlegg 2: Høringssvar fra selskapets styre g eierrepresentant Selskapets styre har, på e pst den 23. juli 2013 gitt følgende tilbakemelding på rapprten: Rapprten er gjennmgått Vi har ingen merknader til rapprten g vi vil fra styrets side imøtekmme merknader i rapprten. mvh Chrisfestivalen AS Birger Wallenius Styreleder Selskapets eierrepresentant har, på e pst 23. juli 2013 gitt følgende tilbakemelding på rapprten: Jeg har ingen merknader til rapprten. Stine Akselsen Ordfører Lebesby kmmune Kntrllør: KONTROLLUTVALGAN IS, Sissel Mietinen Side 10