Offentlige anskaffelser - følges regelverket

Transkript

1 BAKGRUNN 1.1 BESTILLING Offentlige anskaffelser - følges regelverket Kntrllutvalgets vedtak: Knsek IKS bestilte i brev datert en frvaltningsrevisjn m anskaffelser i fylkeskmmune. I medhld av plan fr frvaltningsrevisjn fra Nrd- g Sør- 1 fylkeskmmuner har kntrllutvalget bestilt en frvaltningsrevisjn i sak 3/18 i møte den Følgende vedtak ble fattet: Kntrllutvalget bestiller frvaltningsrevisjn av anskaffelser I plan fr frvaltningsrevisjn i Sør- er følgende beskrevet m gjennmføring av anskaffelser: Det stilles strenge krav til hvrdan ffentlige aktører gjennmfører anskaffelser, både fr å ivareta krav til knkurranse i markedet, effektiv ressursbruk g frebygge misligheter. Det har tidligere vært avdekket betydelig frbedringsptensial på dette mrådet innenfr bygge- g eiendmstjenesten. Fylkeskmmunen står gså fr mange stre anskaffelser innenfr veimrådet, sm utføres av Statens vegvesen. En frvaltningsrevisjn kan fr eksempel vise hvrdan regelverkets krav ivaretas i anskaffelser innenfr bygg- g eiendm g fylkesveier. I plan fr frvaltningsrevisjn i Nrd- fr står det følgende: Revisrs vurdering er derfr at det kan være aktuelt å gjennmføre et frvaltningsrevisjnsprsjekt m innkjøp i planperiden. Aktuelle spørsmål kan være: Har innkjøpsseksjnen tilstrekkelig kmpetanse fr å sikre at innkjøp fretas i henhld til regelverket? Bruker virksmhetene rammeavtalene sm er inngått? Er det gd nk kmmunikasjn mellm innkjøpsfunksjnen g virksmhetene? Kntrllutvalget ber m at prsjektplan blir lagt frem fr kntrllutvalget på neste møte, sm blir FT-sak 46/17. side 1 av 8

2 1.2 ANSKAFFELSER Offentlig sektr kjøper inn varer, tjenester g bygge g anleggsarbeid fr stre summer årlig. Krav til planlegging g gjennmføring av ffentlige anskaffelser er regulert i lv m ffentlige anskaffelser med tilhørende frskrifter. Ny lv g nye frskrifter m ffentlige anskaffelser trådte i kraft Et av de viktigste frmålene med de nye anskaffelsesreglene er effektiv ressursbruk 2. Blant flere frenklingstiltak er endring av de nasjnale terskelverdiene er blitt hevet, slik at ressursbruken ved mindre anskaffelser kan reduseres. Anskaffelsesregelverket er basert på visse grunnleggende prinsipper. Prinsippene skal bidra til å realisere anskaffelsesregelverkets frmål, jf. anskaffelseslven 1. De skal fremme effektiv bruk av samfunnets ressurser g bidra til at det ffentlige pptrer med integritet, slik at allmennheten har tillit til at ffentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. At anskaffelser skal fretas på en samfunnstjenlig måte vil kunne ivareta hensyn til bl.a. knkurranse, arbeidslivskriminalitet, miljø, klima g ssiale frhld 3. I nrsk rett er de grunnleggende prinsippene fr anskaffelser nedfelt i anskaffelseslven 4. Bestemmelsen fastsetter at "ppdragsgiveren skal pptre i samsvar med grunnleggende prinsipper m knkurranse, likebehandling, frutberegnelighet, etterprøvbarhet g frhldsmessighet". Hvilke regler sm gjelder fr anskaffelsen, herunder hvilke kvalifikasjnskrav g tildelingskriterier sm kan benyttes, er avhengig av hva sm er anslått verdi fr kntrakten. - Del I gjelder fr alle anskaffelser mellm g 1,1 milliner krner eksklusiv mva. - Del II gjelder fr: sm gjøres av andre enn statlige myndigheter når verdien er mellm 1,1 g 1,75 milliner krner eksklusiv mva. Bygge g anleggsanskaffelser pp til 44 milliner krner eksklusiv mva. fr alle sm mfattes av regelverket av særlige tjenester fra g med 1,1 milliner krner eksklusiv mva. 2 Veileder til reglene m ffentlige anskaffelser, , Nærings- g fiskeridepartementet 3 Innst. 358 L ( ) s. 16. side 2 av 8

3 - Del III gjelder fr: ver 1,1 milliner krner eksklusiv mva. sm gjøres av statlige myndigheter ver 1,75 milliner krner eksklusiv mva. sm gjøres av øvrige virksmheter Bygge - g anleggsanskaffelser ver 44 milliner krner eksklusiv mva. - Del IV gjelder fr anskaffelser av helse g ssialtjenester ver 6,3 milliner krner eksklusiv mva. Fra ble anskaffelser under krner unntatt fra anskaffelsesregelverket. 1.3 ORGANISERING AV BYGG OG EIENDOM OG FYLKESVEI I TRØNDELAG I det administrative rganisasjnskartet fr fylkeskmmune, er fylkesrådmannen øverst administrative leder fr fem avdelinger med egne fylkesdirektører. I tillegg har assisterende fylkesrådmann en seksjn hvr blant annet bygg g eiendm er lagt til. Fylkesdirektør fr Samferdsel leder avdeling fr samferdsel hvr fylkesvei er lagt. Statens vegvesen utfører anskaffelser på fylkesveivegne på vegne av fylkeskmmunen. Fylkeskmmunens rganisasjnskart er lagt ved prsjektplanen. UNDERSØKELSESOPPLEGGET 2.1 AVGRENSNING er en vesentlig del av kmmunenes utgifter g regelverket krever kmpetanse til innkjøperne fr å sikre at dette følges. Det er nødvendig å avgrense prsjektet. Hensikten med delprblemstillingene er å spisse prsjektet, samtidig sm det fretas en psitiv avgrensing i innkjøpsmrådet. Vi vil i denne undersøkelsen ha fkus på anskaffelser utført etter nytt regelverk fra hs bygg g eiendm g fylkesveg. Prsjektet vil mfatte et utvalg av anskaffelser. Det vil videre tas et utvalg fra både tidligere Nrd- g Sør- fylkeskmmune. Utvalget vil søke å dekke anskaffelsesregelverkets ulike terskelverdier. Undersøkelsen vurderer ikke ppfølging av ljaliteten til fylkeskmmunens rammeavtaler, da fylkeskmmune ble etablert fra , ne sm medfører at dette er fr tidlig ut fra vår vurdering. 2.2 PROBLEMSTILLING Ut fra det venstående frmuleres undersøkelsens hvedprblemstilling g delprblemstillinger slik: side 3 av 8

4 Hvedprblemstilling: Følger fylkeskmmunen regelverket fr ffentlige anskaffelser innenfr bygg g eiendm g fylkesvei? Vi vil besvare hvedprblemstillingen med t delprblemstillinger, disse er: Delprblemstilling 1: I hvilken grad følges regler m krav til knkurranse g etterprøvbarhet av knkurranse? Det kan her være aktuelt å se m utvalgte krav knyttet til frskriftens del 1, 2 g 3 følges fr den enkelte anskaffelse Beregning av terskelverdi er dkumentert Oversikt ver leverandører hvr ppdragsgiver har etterspurt tilbud Dkumentasjn av vesentlige frhld i en anskaffelse Kntrakt Valgt leverandør leverer skatteattest fr mva. g skatt. Fr bygge- g anleggskntrakter gjelder kravet gså fr underleverandører. Kunngjøringsplikt nasjnalt g EØS Anskaffelsesprtkll Egenerklæring fra valgt leverandør Krav til lønns- g arbeidsvilkår fr ansatte hs leverandører/underleverandører i kntrakten g nødvendig kntrll av m kravene verhldes Plikt til å stille krav m bruk av lærlinger Krav til antall underleverandører Skal stilles krav til universell utfrming i ffentlige kntrakter g skal tas hensyn til dette ved anskaffelser av ytelser sm skal brukes av persner Delprblemstilling 2: I hvilken grad har fylkeskmmunen kntrllrutiner sm sikrer at regelverket følges i anskaffelser? Det kan her være aktuelt å se på følgende: Rutiner fr gjennmføring av anskaffelser (Terskelverdier g habilitet) sm er gjrt kjent fr rette vedkmmende O Rutiner/retningslinjer fr hvrdan miljø g klimahensyn skal ivaretas O Rutiner fr å fremme respekt fr grunnleggende menneskerettigheter side 4 av 8

5 Har medarbeiderne ppdatert kmpetanse Er det etablert rutiner fr pplæring av nye medarbeidere System sm sikrer etterprøvbarhet i anskaffelsesprsessen O Oppfølging av at bygge- g anleggsprsjekt utføres i samsvar med inngåtte krav (lønns g arbeidsvilkår, lærlinger g antall underleverandører) 2.3 REVISJONSKRITERIER I følge frskrift m revisjn i kmmuner g fylkeskmmuner ( 7) skal det etableres revisjnskriterier fr gjennmføring av frvaltningsrevisjn. Revisjnskriterier er de krav g frventninger sm frvaltningsrevisjnsbjektet skal revideres/vurderes i frhld til. Disse kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autritative kilder innenfr det reviderte mrådet. Slike autritative kilder kan være lv, frskrift, frarbeider, rettspraksis, plitiske vedtak (mål g føringer), administrative retningslinjer, statlige føringer, andre myndigheters praksis, teri eller reelle hensyn. Revisjnskriteriene fr undersøkelsen skal hentes fra følgende regelverk: - Kmmunelven, lv g frskrift m ffentlige anskaffelser - FOA - Frskrift m plikt til å stille krav m bruk av lærlinger i ffentlige kntrakter - FLO - Frskrift m lønns- g arbeidsvilkår i ffentlige kntrakter - FAO - Veileder til reglene m ffentlige anskaffelser utgitt av Nærings g fiskeridepartementet Kriterier nærmere spesifisert fr delprblemstillingene: side 5 av 8

6 Delprblemstilling 1 Delprblemstilling 2 Kriterier Fr alle anskaffelser ver eks. mva.: Terskelverdi er dkumentert - 5-4, FOA Prtkll g vesentlig frhld (3) FOA Kntrakt 7-1 (2) FOA Valgt leverandør leverer skatteattest fr mva. g skatt. Fr bygge- g anleggskntrakter gjelder kravet gså fr underleverandører. 7-2 (1-3) FOA Kunngjøringsplikt nasjnalt g EØS 8-17 Anskaffelsesprtkll 10-5 Egenerklæring fra valgt leverandør 17-1 (1 g 2) Krav til lønns- g arbeidsvilkår fr ansatte hs leverandører/underleverandører g til lærlinger 5 FAO g 5 FLO Krav til nødvendig kntrll av m kravene til lønns g arbeidsvilkår verhldes 7 - FLO Hvedleverandør med maksimalt t leverandørledd under seg 8-13 g 19-3 FOA Kriterier Kmmunelven 23.2 viser at virksmheten skal være gjenstand fr betryggende kntrll Lv m ffentlige anskaffelser 1 viser at anskaffelser skal bidra til at det ffentlige pptrer med str integritet, slik at allmennheten har tillit til at ffentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. Veileder fr ffentlige anskaffelser viser til at Oppdragsgiveren bør ha gde internrutiner sm ivaretar krav til dette. Kmmunikasjn mellm ppdragsgiver g leverandørene ver den nasjnale terskelverdien skal skje skriftlig ved bruk av elektrniske kmmunikasjnsmidler fr Del 2 g 3. Fristen er 1. januar 2018 fr statlige myndigheter 4. 9 i FLO g 7 FAO stiller krav til at ppdragsgiver skal gjennmføre nødvendig kntrll fr å sikre at krav til lærlinger g tarifflønn verhldes. Det samme kravet gjelder fr ppfølging av antall underleverandører knyttet til FOA g side 6 av 8

7 2.4 METODE Dkumentgjennmgang av etterspurt anskaffelsesdkumentasjn g interne rutiner g systemer fr anskaffelser samt intervju er aktuelt å gjennmføre i undersøkelsen. Fr den kntrllerte periden er det aktuelt å se på utvalg anskaffelser fra bygg g eiendm g fylkesveg utført av SVV. Vi vil gså innhente rutiner fr ppfølging av anskaffelser fr å se m man har etablert betryggende kntrlltiltak fr å sikre at regelverket m anskaffelser etterleves. I tillegg vil vi se på hvrdan ppdragsgiver kntrllerer bygge- g anleggsprsjekt jf. kravet til antall underleverandører, lærlinger g tarifflønn. ORGANISERING, TIMERESSURS OG GJENNOMFØRING AV UNDERSØKELSEN er ppdragsansvarlig, Merete M. Mnter er medarbeider, Unni Rmstad g Marit I. Hlmvik er styringsgruppe fr frvaltningsrevisjnen. Oppstart planlegges til mai 2018 g endelig rapprt verleveres kntrllutvalget innen Frvaltningsrevisjn gjennmføres innen 350 timer. side 7 av 8

8 Organisasjnskart fylkeskmmune