ANBUDSINVITASJON TIL AVTALE NR 1978/08 HOLE KOMMUNE - Ting og personforsikringer DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

Transkript

1 DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 1 av 8 ANBUDSINVITASJON TIL AVTALE NR 1978/08 HOLE KOMMUNE - Ting g persnfrsikringer DEL 1 REGLER FOR ANSKAFFELSEN

2 DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 2 av 8 1 INNLEDNING Anskaffelsens frmål Anbudsinvitasjnens struktur Kunngjøring av anskaffelsen FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN Frister Fremdriftsplan ANSKAFFELSESPROSEDYRE KVALIFIKASJONSKRAV ANDRE ØNSKER TILDELINGSKRITERIER KOMMUNIKASJON I ANBUDSPERIODEN Hvedprinsipp fr kmmunikasjn Kntaktpersner Rettelse, supplering eller endring av anbudsinvitasjnen Anbudsknferanse KRAV TIL ANBUDET Anbudets struktur Reservasjner, avvik g tillegg Språk Frmat g antall kpier Adresse g leveringssted fr anbudet TILBYDERS DELTAKELSESKOSTNADER BEHANDLING AV ANBUD Åpning av anbudene Alternative anbud Anbud på deler av leveringsmfanget Avvisning av anbudene Rett til å avlyse knkurransen Retur av anbud Frtrlig behandling av infrmasjn VALG AV LEVERANDØR...8

3 DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 3 av 8 1 Innledning 1.1 Anskaffelsens frmål Hle kmmune skal inngå avtale på frsikring av ting g persner i kmmunens virkshmhet. Leveransemfang er ytterligere uttrykt i Del 2: Behvspesifikasjn. 1.2 Anbudsinvitasjnens struktur Anbudsinvitasjnen er delt inn i 2 deler sm samlet sett utgjør knkurransegrunnlaget: Del 1: Regler fr anskaffelsen Denne delen innehlder blant annet kriterier, regler g frister fr hvrdan selve knkurransen vil bli gjennmført fram til tildeling g signering av kntrakt. Del 2: Behvsspesifikasjn Denne delen innehlder en beskrivelse av behvet g kntraktsbestemmelser. Det anbefales at tilbyder -/ interessent leser g setter seg gdt inn i del 2 før anbudet utarbeides g leveres til Hle kmmune. 1.3 Kunngjøring av anskaffelsen Anskaffelsen er kunngjrt i Nrsk Lysingsblad g TED. 2 Frister g fremdriftsplan 2.1 Frister Bekreftelse på mttak av anbudsinvitasjn Tilbyder bes fylle inn g returnere vedlegg A - Bekreftelse på mttak av anbudsinvitasjn til Hle kmmune snarest g helst innen 12 desember Returnering av dette dkumentet er ikke et krav fr å kunne delta i knkurransen. Det er heller ikke frpliktende fr tilbyder. Men bekreftelsen er nødvendig fr at tilbyder skal bli gjrt ppmerksm på, g få ettersendt eventuelle rettelser, suppleringer g endringer av knkurransegrunnlaget Anbudsknferanse/befaring Gjennmføres ikke Anbudsfrist Anbudet skal være Hle kmmune i hende senest 15 januar 2009 klkken Vedståelsesfrist Anbudet skal være gyldig fram til 1 mars 2009 klkken

4 DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 4 av Fremdriftsplan Hle kmmune planlegger følgende fremdrift: Dat/tid: Uke Aktiviteter: Anbudsinvitasjnen gjøres tilgjengelig på g DOFFIN/TED. 12 des Frist fr å returnere Bekreftelse på mttak av anbudsinvitasjn 15 jan 2009 kl Anbudsfrist. Uke 3-6 Uke 6-7 Uke 7 24 feb 2009 Inngåelse av kntrakt. Evaluering g eventuelle anbudsavklaringer. Eventuelle kntraktsavklaringer gjennmføres. 1 mars 2009 kl Vedståelsesfrist på anbud. Utsendelse av intensjnsbrev med klagefrist på 10 dager. 3 Anskaffelsesprsedyre Anskaffelsen gjennmføres sm åpen anbudsknkurranse etter Frskrift m ffentlige anskaffelser. 4 Kvalifikasjnskrav Fr å kmme i betraktning g bli vurdert videre på tildelingskriterier skal tilbyder dkumentere -/ legge ved: - Skatteattest fr merverdiavgift g skatteattest fr skatt Med skatteattest menes skjemaer fr merverdiavgift g skatt/arbeidsgiveravgift utstedt av skattemyndighetene. Skatteattest må ikke være eldre enn 6 måneder, regnet fra anbudsfristens utløp. Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende skatteattest fra sine land. - HMS egenerklæring, erklæring m virksmhetens helse- miljø g sikkerhetssystem. Tilbyder skal fremlegge egenerklæring m at han ppfyller lvfestede krav innen helse, miljø g sikkerhet (HMS). Vedlegg D: HMS Egenerklæring skal benyttes - Egenerklæring m lønns- g arbeidsvilkår Frskrift mt ssial dumping skal sikre de enkelte arbeidstakere nrmale lønns- g arbeidsvilkår. Frskriften trer i kraft 1. mars Vedlegg E: Egenerklæring m lønnsg arbeidsvilkår skal benyttes. - Tilfredsstillende finansiell g øknmisk stilling årsrapprt/regnskap med årsberetning evt utdrag av dette fr 2 siste år skal vedlegges, Hle kmmune frbehlder seg retten til å kreve ytterligere pplysninger fr å verifisere m tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke. - Dkumentert kvalitetsikringsnivå, Redegjørelse av tilbyders kvalitetssikringssystem, sertifisering e.l Redegjørelse fr kundeppfølgingen i selskapet g saksbehandlingsrutiner

5 DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 5 av 8 - Referanseliste referanseliste ver de viktigste leveranser de 3 siste år, tidspunkt, verdi g ppdragsgiver ppgis. NB: Det understrekes at disse 6 punktene er kvalifikasjnskriterier g at en utelatelse av nevnte dkumentasjn medfører at anbudet skal avvises. 5 Andre ønsker Dette er ikke krav fr å kunne delta i knkurransen men ønsker fra Hle kmmune. Det er ønskelig at leverandørene har miljøsertifisering g lærlingrdning. 6 Tildelingskriterier Hle kmmune vil tildele kntrakt til de eller det fr Hle kmmune øknmisk mest frdelaktige anbud på grunnlag av en samlet vurdering av følgende kriterier: - Pris/øknmi (80-90%) Ting g Persnfrsikringer Frsikringsvilkår - Gjennmføringsevne/dyktighet ( 10-20%) Fremstille enkle g utvetydige frsikringsdkumenter Servicegrad/tilgjengelighet, direkte kundekntakt g elektrnisk tilgang til frsikringsdkumenter etter avtalen Skadebehandling, herunder saksbehandlingstid fr de ulike frsikringene angitt i knkurransegrunnlagets del 2 Behvsspesifikasjn. Risik knyttet til tilbyders gjennmføringsevne/dyktighet g evt reservasjner/tillegg ved anbudet (jf vedlegg F) 7 Kmmunikasjn i anbudsperiden 7.1 Hvedprinsipp fr kmmunikasjn All kmmunikasjn skal være på nrsk. Alle spørsmål g henvendelser angående denne anbudsinvitasjnen skal rettes til Hle kmmunes kntaktpersner, ref.: 7.2 Kntaktpersner. Spørsmålene skal være skriftlige med referanse til anbudsinvitasjnsnummer. Spørsmålene vil bli gjennmgått g besvart på en generell g annymisert måte, g vil bli tilsendt samtlige tilbydere. 7.2 Kntaktpersner Svein Munkhaugen - tingfrsikringer Tlf E-pst: svein.munkhaugen@hle.kmmune.n

6 DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 6 av 8 Elmer Berg - persnfrsikringer Tlf E-pst: elmer.berg@hle.kmmune.n 7.3 Rettelse, supplering eller endring av anbudsinvitasjnen Rettelser, suppleringer eller endringer av anbudsinvitasjnen vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle tilbydere sm har returnert Bekreftelse på mttak av anbudsinvitasjn, g sm har bekreftet at de har til hensikt å gi anbud. 7.4 Anbudsknferanse Gjennmføres ikke. 8 Krav til anbudet 8.1 Anbudets struktur Anbudet skal bestå av følgende deler: 1. Signert anbudsbrev etter frmat i vedlegg B Anbudsbrev. 2. Dkumentasjn av kvalifikasjnskrav i tråd med punkt Svarskjema vedlegg C. 4. Eventuelle reservasjner/tillegg vedlegg F. Tilbyder skal ppgi: Firma pplysninger: Firmanavn g firmaadresse Organisasjnsnummer Bank nummer Utenlandske tilbydere skal gså ppgi: Bank adresse g CLEARING/SWIFT kde 8.2 Reservasjner, avvik g tillegg Dersm tilbyder har reservasjner eller tillegg til de kmmersielle eller tekniske betingelser skal de samles g presiseres sm anvist av anbudets del 1 under vedlegg D. Dersm tilbyder velger å ikke besvare eventuelle spørsmål i anbudsinvitasjnen, skal dette begrunnes. 8.3 Språk Anbudet skal være på nrsk g gjennmføring av avtalen skal fregå på nrsk.

7 DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 7 av Frmat g antall kpier Innbinding Anbudet skal være innbundet i perm med skilleark fr hver del g hvert vedlegg. Hver perm skal merkes med tilbyders navn, perm nummer g anbudsinvitasjnsnummer. Arkene skal ikke stiftes g skal kunne tas enkelt ut av permen Katalger, brsjyrer g eventuelt tilsvarende infrmasjn legges i egne permer i tilsvarende antall Emballering Merking Permene skal legges i dbbelt knvlutt/innpakning. Indre knvlutt/innpakning skal merkes med: ANBUD PÅ AVTALE NR 1978/08 HOLE KOMMUNE, ÅPNES KUN AV ADRESSAT VED ANBUDSÅPNING Ytre knvlutt/innpakning merkes med adresse sm angitt i punkt Antall kpier g prgramvare frmat Anbudet skal fremsendes i papir g elektrnisk versjn (MS Office/Windws XP) med 1 riginal g 1 arbeidskpier. 8.5 Adresse g leveringssted fr anbudet Anbudet sendes per pst til: Hle kmmune Rådmannen Viksveien Røyse NB! Husk emballering g merking av knvluttene sm beskrevet under punkt 7.4. Anbudet kan gså etter avtale leveres ved persnlig ppmøte samme sted. 9 Tilbyders deltakelseskstnader Kstnader sm tilbyder pådrar seg i frbindelse med utarbeidelse, levering, g ppfølging av anbudet vil ikke bli refundert. 10 Behandling av anbud 10.1 Åpning av anbudene Åpning av mttatte anbud vil bli gjennmført sm en lukket anbudsåpning Alternative anbud Det er ikke adgang til å gi anbud på alternative utførelser/mfang.

8 DEL 1: REGLER FOR ANSKAFFELSEN Side 8 av Anbud på deler av leveringsmfanget Det kan gis tilbud på hele eller deler av mfanget. Ved tilbud på deler av mfanget skal det gis tilbud på enten eller Alle tingfrsikringer (Det skal gis tilbud på alle ting nevnt i knkurransegrunnlagets del 2.) Alle persnfrsikringer (Det skal gis tilbud på alle persnfrsikringer nevnt i knkurransegrunnlagets del 2.) 10.4 Avvisning av anbudene Hle kmmune frbehlder seg retten til å avvise frsinkede eller mangelfulle anbud Rett til å avlyse knkurransen Hle kmmune frbehlder seg retten til å avlyse knkurransen eller frkaste samtlige tilbud etter Frskrift m ffentlige anskaffelser Retur av anbud Hle kmmune vil ikke returnere anbudet til de tilbydere sm ikke blir valgt Frtrlig behandling av infrmasjn Hle kmmune vil behandle all infrmasjn fra tilbyder frtrlig. Tilbyder kan ikke ffentliggjøre hele eller deler av anbudsinvitasjnen uten skriftlig tillatelse fra Hle kmmune. 11 Valg av leverandør Tilbydere sm ikke blir valgt vil få tilbakemelding på - hvem sm ble valgt, g - krt begrunnelse fr hvrfr de selv ikke ble valgt.