Oppfølging av funksjonskontrakter SOPP SOPP

Transkript

1 Oppfølging av funksjnskntrakter Regelverk g rutiner fr kntraktppfølging, avviksbehandling g sanksjner finnes i hvedsak i følgende dkumenter: Kntrakten, bl.a. kap. D2 pkt 38 Sanksjner Instruks fr håndtering av mangler g evt. sanksjner fr drift- g vedlikehldskntrakter med funksjnsansvar (Ny) System fr ppfølging av drift g vedlikehld SOPP Samt ne i Veiledning til mal fr drift g vedlikehldskntrakt med funksjnsansvar SOPP SOPP er byggherrens system fr å følge pp funksjnskntrakter, med t hvedfrmål: Sikre at leveranse er i hht. bestilling Grunnlag fr statistikk g rapprter Kntrll av utført arbeid er en frutsetning fr å kunne freta utbetaling til entreprenøren Systematiskkntrll gjennmføres fr: Å følge pp alle kntrakter Statistisk rapprtering til g fra reginene Ha versikt ver tilstanden på vegnettet SOPPsetterrammerfrkntrllmfanget Felles system fr hele landet fr å sikre ensartet standard g lik behandling av entreprenørene SOPP 2 Oppfølging av drift g vedlikehld består av følgende elementer: Kntrll av entreprenørens ppfølgings- g kvalitetssystem, entreprenørens egenkntrll Byggherrens kntrll av utførelse på veg Oppfølging av administrative rutiner (Oppfølging av HMS) 1

2 SOPP, kntrll ute på veg Hvedprinsipper fr ppfølgingen av tilstanden ute på veg: Entreprenøren skal dkumentere tilstand på vegen Byggherren kntrllerer entreprenørens kvalitetssystem Byggherren gjennmfører kntrll av tilstand på vegen Registrerer byggherren avvik, sendes rapprt til entreprenøren, sm skal melde tilbake m frebyggende g krrigerende tiltak Det skal utføres strekningsvis kntrll, på ugunstigste punkter Avvik sm kan være til fare skal meldes g utbedres straks SOPP, kntrll ute på veg 2 Faste rutiner sm følges alle steder er nødvendig fr å få data sm er statistisk sammenlignbare Det settes pp kntrllplan fr systematisk kntrll. Fr kntrll av tilstand på veg består den av: Tidsplan fr kntrller. Tidsplanen må være fleksibel, kntrll tilpasses vær- g førefrhld Vegruteplan fr kntrller, hvr str del av vegnettet sm skal kntrlleres hvert år Knkret kntrllplan fr hvr på vegnettet kntrllen skal gjennmføres/hvem sm skal kntrllere når Tilleggskntrller gjennmføres ved spesielle frhld Kntrllfrekvens tilpasses erfaring med kvaliteten på arbeidet til den enkelte entreprenør. Ressurskrevende, ikke mer kntrll enn nødvendig! Avviksbehandling, nye retningslinjer Prsedyre er generelt beskrevet i SOPP, men den nye instruksen fr håndtering av mangler mm beskriver en annen prsedyre: Basis; en systematisk gjennmg. av entreprenørens kvalitetssystem g - plan. Oppdages et avvik vil det etter at entreprenøren har redegjrt fr saken bli avgjrt m frhldet skal behandles sm en mangel Mangel av type sm ikke har ppstått før: Det viktigste er å hindre gjentakelse. Entreprenøren får anledning til å iverksette frbedringsprsess Når entreprenøren medvirker tilfredsstillende til frbedring, ansees behandling av mangel avsluttet, g sanksjn ilegges ikke. Mangel sm har ppstått før: Om entreprenøren tidligere har medvirket til frbedringstiltak, vurderes m det er hensiktsmessig å gjenta prsessen. Hvis så skjer, tilbakehlden med sanksjn Det er ikke hensiktsmessig med ny frbedringsprsess, eller entr. gjennmfører ikke tiltak sm avtalt; da gjennmføres øknmiske sanksjner, g entr. pålegges kvalitetsfrbedringer. Egen beregningsmåte fr trekkstørrelse. Nye rutiner gir trlig færre trekk fr en frbedringsvillig entreprenør, men de trekkene sm kmmer blir større! Ved manglende aksept fr trekk, kan entreprenøren bringe saken inn til drøfting i et reginalt frum 2

3 Avviksbehandling, unntak fra trekk Det skal ikke gjennmføres trekk ved mangel under værfrhld hvr det ikke er mulig å ppnå standardkravene. Eksempler på dette kan være: Regn på islagt veg Behv fr vintertiltak utenm vinterberedskapsperiden Ekstreme værfrhld Frutsetningen er at byggherren varsles m situasjnen, g at entreprenøren setter inn alle ressurser NB! Standarden gjelder imidlertid, året rundt! Erfaringer med funksjnskntraktene Generelt har kntraktfrmen fungert ganske greit siden knkurranseutsettingen startet i 2003, tatt i betraktning den dramatiske mleggingen fra egenregidrift, g tempet i prsessen Imidlertid har det vist seg nen svakheter: Knkurransefrhld Uklarheter i beskrivelsene Risikfrdeling Kntraktens innretning, prinsipp Kntrllmfang Erfaringer - knkurransesituasjnen Dagens funksjnskntrakter er stre Små entreprenører deltar ikke i knkurransen. Lkale mellmstre entreprenører knkurrerer i liten grad Hvedsaklig 4-5 landsdekkende entreprenører sm er aktuelle, g sm vinner kntrakter. Gjennmgående få entreprenører sm leverer tilbud, i Regin nrd er det mellm t g tre tilbud pr. kntrakt i gjennmsnitt Spørsmålet er m dette er tilfredsstillende fr å sikre gd nk knkurranse på lengre sikt 3

4 Erfaringer - beskrivelse g risik Uklare beskrivelser Vedlikehldsstandarden (Hb 111) er i utgangspunktet ikke utfrmet sm kravspesifikasjn i kntraktsammenheng En del uklare g lite knkrete beskrivelser, krav g spesifikasjner. Dette gir diskusjner m frtlkning, g usikkerhet m standardkrav Mye risik faller på entreprenøren Ca 90% av kntraktverdien er funksjnsbeskrevet, dvs. har fast pris Fastpris på f.eks. væravhengige ppgaver sm vinterdrift gir str risik fr entreprenøren Skremmer mindre entreprenører, risik kster dyrt? Erfaringer - kntraktprinsipp g innretning Kntraktprinsipp Funksjnsbeskrevne ppgaver g fast pris betyr at j mindre entreprenøren fretar seg på vegen, dest mer penger tjener han. Ingen ppmuntring/belønning fr å gjøre en best mulig jbb, m man ser brt fra trusselen m trekk, g entreprenørens ære /mdømme Flere klager på vegstandarden. Knsekvens av knkurranseutsetting g kntraktfrm (blir standardkravene verhldt?), eller økende sprik mellm standardkrav g frventninger hs trafikantene? Registrerer frhldsvis mange avvik: i regin nrd er det i gjennmført ca 550 trekk med et samlet trekkbeløp på ca 7,7 mill. kr. Et viktig spørsmål er derfr m kntraktfrmen bidrar i tilstrekkelig grad til at byggherren får det han bestiller g betaler fr? Erfaringer - kntrllmfang Kntrllmfang Det ser ut til at kntraktfrmen krever frhldsvis stre ressurser fra byggherresiden til kntrllvirksmhet, fr å sikre at man får levert det man betaler fr. Krever kntraktfrmen fr tett ppfølging med kntrller? Kan kntraktfrmen justeres slik at kntrllbehvet blir mindre? Strengere krav til kvalitetssystem g nye retningslinjer fr mangelhåndtering fkuserer på kvalitetsfrbedring; vil det hjelpe? 4

5 Aktuelle frbedringstiltak Frdeling funksjn mengde Flere mengdespes. ppgaver i kntraktene. Delvis ppgjør etter mengde i vinterdriften Reduserer entreprenørrisik Lavere priser? Mer attraktivt fr mindre entreprenører, større knkurranse? Mulig ulempe; mer byggherrestyring av kntraktarbeider Delvis mengdeppgjør på vinterdriften er tatt i bruk på mange kntrakter. Også mengdeppgjør på andre prsesser er i bruk = bedre frdeling av risik Endringer sm kmmer Ny Hb 111, vedlikehldsstandard Full gjennmgang g marbeidelse av Hb 111 er startet Frmuleres mer sm kravspesifikasjn i kntraktsammenheng Eliminere uklarheter i dagens standard Nytt kap. E1 prsessfrdelt kravspesifikasjn Omarbeides i samsvar med ny Hb 111 Endring av prsesskde Arbeidet er i gang Omlegging til G-Prg beskrivelse Nytt C-kapittel, generelle kntraktbestemmelser, NS 8406 Nytt kap. D2 spesielle kntraktbestemmelser Omfattende endringer pga. nytt kap. C Mulige endringer? Kntraktstørrelse Det kan i enkelte mråder være aktuelt å vurdere reduksjn av kntraktenes størrelse Mindre kntrakter kan være attraktive fr flere entreprenører, flere tilbud, lavere pris? Har vært prøvd med ppdeling i mindre kntrakter, ingen klare knklusjner Mange småkntrakter krever mer byggherreressurser Kntraktfrm På lengre sikt kan det være aktuelt å prøve helt andre kntraktfrmer Knkrete minimumskrav til maskiner, utstyr, kapasitet g metder Få inn bestemmelser sm ppmuntrer entreprenørene til å gjøre en best mulig jbb, belønning (gulrt i stedet fr pisk) Kan gi bedre standard på vegene Krever kanskje mindre byggherreressurser til kntrll 5