Rapport fra rådgivningsgruppe for økonomistyring ved St. Olavs Hospital HF

Transkript

1 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 1 av 38 Rapprt fra rådgivningsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 5. februar 2007

2 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 2 av 38 Sammendrag I frbindelse med den utfrdrende øknmiske situasjnen fr St. Olavs Hspital g Helse Midt- Nrge er det definert en rekke frbedringsmråder g iverksatt ulike tiltak. Ett av tiltakene sm ble vedtatt av styret i Helse Midt-Nrge RHF 1. desember 2006 (sak 103/06) var at det skulle innhentes ekstern øknmifaglig bistand. Fr å følge pp denne delen av styrets vedtak pprettet administrerende direktør i Helse Midt-Nrge RHF medi desember 2006 en ekstern rådgivningsgruppe. Frmålet med å etablere denne eksterne rådgivningsgruppen er å få anbefalinger g råd til administrerende direktør i Helse Midt-Nrge RHF g administrerende direktør på St. Olavs Hspital knyttet til hvilke tiltak g endringer sm er nødvendig fr at St. Olavs Hspital skal få etablert gd øknmisk styring, g få kntrll med den øknmiske utviklingen i helsefretaket. Med utgangspunkt i mandatet har rådgivningsgruppen hatt t hvedfkus fr sitt arbeid. Dette er: fremleggelse av krrekt øknmisk styringsinfrmasjn rganisasjnens evne til mstilling De anbefalinger rådgivingsgruppen kmmer med understøtter disse t mrådene. Rådgivningsgruppen er rientert m g har hensyntatt allerede igangsatte prsesser fr å løse de øknmiske utfrdringene internt i St. Olavs Hspital. Eksempler på dette arbeidet er pprettelse av Balansegruppen 07, styrets ppfølging av internrevisjnens rapprter g administrasjnens/linjens ppfølging av styrets vedtak igjen. Dette er tiltak sm i likhet med denne rapprten mfatter ulike mråder vedrørende øknmistyring. Rådgivningsgruppen er i mandatet bedt m å legge tilgrunn fr sitt arbeid bl.a. de freliggende rapprter fra internrevisjnen i Disse rapprtene peker på flere frbedringsmråder. I tillegg til å fkusere på knkrete tiltak vedrørende de frbedringsmråder sm er påpekt i disse rapprtene, har gruppen gså påpekt andre mråder hvr det er behv fr tiltak. Innenfr den krte tidsfristen gruppen har hatt til rådighet fr sitt arbeid er det begrenset hva gruppen har hatt anledning til å iverksette av ny g detaljert infrmasjnsinnhenting. Gruppen har derfr i sitt arbeid basert seg på eksisterende rapprter g infrmasjn m øknmirutiner, rganisering mv. I tillegg har sentrale persner fra øknmifunksjnene ved hhv. Helse Midt- Nrge RHF g St. Olavs Hspital HF deltatt i rådgivningsgruppen. Det er gruppens vurdering at dette samlet har gitt gruppen tilgang på infrmasjn til å kunne gjøre en tilstrekkelig presis vurdering av situasjnen g kmme med anbefalinger g frslag til tiltak. Den ytterligere detaljeringen av tiltak må fretas av de berørte rganisasjnene selv. Svakheter knyttet til fremleggelse av krrekt øknmisk styringsinfrmasjn ved St. Olavs Hspital har vært et sentralt fkus fr gruppens arbeid. Prduksjn av krrekt styringsinfrmasjn er en nødvendig, men ikke tilstrekkelig frutsetning fr å få til endringer g nå fastsatte mål. Fr å ppnå bedre styring med øknmien ved St. Olavs Hspital kreves det gså frbedringer i frhld til hvrdan den samlede styringen skjer. Dette innebærer at det gså må gjøres en vurdering av hvrdan Helse Midt-Nrge RHF fyller sin rlle innenfr styring g

3 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 3 av 38 ppfølging. Gruppen har derfr gså, i tråd med mandatet, fkusert på Helse Midt-Nrge RHFs rlle i frhld til styring g ppfølging. I figuren nedenfr gis det en skjematisk fremstilling av de ulike elementene sm gruppen har vurdert. Styring i et strategisk perspektiv Mål Plan Avviks håndtering Realisering Styring i et perativt perspektiv P K A Prduksjn av øknmiske styringsdata Kmmunikasjn g analyse av avvik g endringsbehv Aksjn i frm av utfrming, iverksettelse g ppfølging av tiltak Prsess fr perativ øknmisk styring Gruppen har ikke sett på det sm i figuren ver er mtalt sm styring i et strategisk perspektiv, men fkusert på perativ styring. Fr å identifisere mulige frbedringer i den øknmiske styringen, har vi kmbinert prsessperspektivet med de mråder sm kan påvirke kvaliteten i de tre ulike fasene (P, K g A), dvs. rganisasjn g kultur, systemstøtte, strukturer g rutiner, samt arbeidsprsesser. Dette er vist i figuren nedenfr. Prsessperspektiv fr øknmisk styring (Hvilke faser i prsessen bør frbedres?) P K A Prduksjn av øknmiske styringsdata Kmmunikasjn av avvik g endringsbehv Aksjn i frm av utfrming, iverksettelse g ppfølging av tiltak Virkemiddelperspektiv (Hvilke mråder bør frbedres) Organisasjn g kultur Systemstøtte, strukturer g rutiner Arbeidsprsesser

4 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 4 av 38 Gruppen har valgt å kalle den ledelsesmessige kntrll g ppfølgingen mellm Helse Midt- Nrge RHF g St. Olavs Hspital, g mellm St. Olavs Hspital g klinikkene fr mdell fr knsernstyring. Det legges til grunn at knsernstyringen skjer på en slik måte at det ikke skapes tvil m hva sm er helsefretakets myndighet g ansvar. Mdellen fr øknmisk styring inngår sm en del av denne. Både Helse Midt-Nrge RHF g St. Olavs Hspital sin mdell fr styring, har vært en mer desentralisert styringsmdell, dvs. liten styringsmessig invlvering fra RHF-et i frhld til St. Olavs Hspital g liten styringsmessig invlvering fra sentral ledelse ved St. Olavs Hspital i frhld til klinikker g øvrige interne enheter. Rllen til det reginale fretaket g ledelsen ved St. Olavs Hspital har vært mer i retning av å understøtte g sørge fr rammebetingelser fr underliggende virksmhet, enn i retning av å styre g kntrllere virksmheten fra et verrdnet nivå. Rådgivningsgruppen knstaterer at i løpet av 2006 har dette fkuset skiftet ne, g begge fretak har kmmunisert at det er behv fr å justere mdellen fr virksmhetsstyring g øknmisk styring i retning av mer sentral styring, dvs. det vi betegner sm en knsernstyringsmdell. En utfrdring er da at arbeidsprsessen fr øknmisk styring etter rådgivningsgruppens vurdering ikke i tilstrekkelig grad understøtter en endret tilnærming i styringen av helsefretaket. Et sterkere styringsfkus krever at: prduksjnen av øknmisk styringsinfrmasjn i større grad må understøtte behvet fr kntrll g ppfølging fra et verrdnet nivå det etableres nye arenaer fr en tettere kmmunikasjn det legges mer vekt på rapprtering g ppfølging av endringsprsesser fra et verrdnet nivå, g at det skapes aksept g etterlevelse av styringssignaler fra et verrdnet nivå Det synes å være etablert frståelse hs ledelsen både i Helse Midt-Nrge RHF g St. Olavs Hspital fr at betydelig frbedring av styringsmdell g rapprtering er nødvendig fr å ha kntrll med driften g kmme i øknmisk balanse. Fr å ppnå frutsatte resultater, må denne frståelsen gså frankres gdt på alle nivå i rganisasjnen. Dette er en krevende utfrdring både fr ledelsen, tillitsvalgte g fretakets ansatte. Basert på en verrdnet prblembeskrivelse i kapittel 3, beskrives det i kapittel 4 knkrete tiltak. Tiltakene relaterer seg til styring, rganisasjn g kultur, systemstøtte, strukturer g rutiner samt arbeidsprsesser. Beskrivelsen av tiltakene er frsøkt gjrt så knkret at det skal være mulig fr rapprtens ppdragsgiver raskt å utvikle en perativ plan fr iverksettelse av tiltakene. Det er tiltak rettet mt Helse Midt-Nrge RHF, mt St. Olavs Hspital g tiltak sm mfatter begge.

5 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 5 av 38 Tabellen nedenfr lister pp i alt 12 hvedmråder fr tiltak vi har identifisert, g grupperer disse i frhld til ansvar fr gjennmføring. De tiltakene sm freslås vil kunne være tiltak sm allerede er under planlegging eller under iverksetting. I så fall vil rådgivningsgruppens anbefaling bare understøtte iverksettelsen av disse tiltakene. Gjelder Hvedmråder fr tiltak Helse Midt-Nrge RHF St. Olavs Hspital HF Begge Knsernstyring Organisering g kmpetanse i øknmifunksjnen Indikatrer fr mstilling Øknmihåndbk Systemstøtte fr analyse g rapprtering Endret mdell fr virksmhetsstyring Organisering g kmpetanse i øknmifunksjnen Internhandel Øknmisk styring Årsprgnse g resultatrapprtering Budsjettprsessen Metdikk g ansvar fr øknmisk analyse Tiltakene sm er nødvendige fr å sikre tilfredsstillende kvalitet på den øknmiske rapprteringen må iverksettes raskt. De mfatter øknmifunksjnene både ved Helse Midt- Nrge RHF g St. Olavs Hspital. Disse tiltakene er knyttet til: Årsprgnse g resultatrapprtering Organisering g kmpetanse i øknmifunksjnen Øknmihåndbk Rådgivningsgruppen vil imidlertid understreke at det er viktig at man gså har fkus på de øvrige tiltakene, da disse understøtter gd styring g ppfølging.

6 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 6 av 38 Innhld 1 Innledning BAKGRUNN OG MÅL RÅDGIVNINGSGRUPPENS KONKRETISERING AV OPPDRAGET FORHOLDET TIL ØVRIGE IGANGSATTE PROSESSER VED ST. OLAVS HOSPITAL SAMMENSETNING AV GRUPPEN TIDSPLAN Begrepsavklaringer, metdikk g rammeverk fr rapprten BEGREPSAVKLARINGER: MODELLBRUK OG STRUKTUR PÅ RAPPORTEN Prblembeskrivelse g fkusmråder ØKONOMISK STYRING ORGANISASJON OG KULTUR SYSTEMSTØTTE, STRUKTURER OG RUTINER PROSESSER Frslag til tiltak INNLEDNING KONSERNSTYRING - HELSE MIDT-NORGE RHF ENDRET MODELL FOR VIRKSOMHETSSTYRING - ST. OLAVS HOSPITAL ØKONOMISK STYRING HELSE MIDT-NORGE RHF / ST. OLAVS HOSPITAL INDIKATORER FOR OMSTILLING HELSE MIDT-NORGE RHF ORGANISERING OG KOMPETANSE - ØKONOMIFUNKSJON HELSE MIDT-NORGE RHF ORGANISERING OG KOMPETANSE ØKONOMIFUNKSJON ST. OLAVS HOSPITAL ØKONOMIHÅNDBOK HELSE MIDT-NORGE RHF ÅRSPROGNOSE OG MÅNEDLIG RESULTATRAPPORTERING HELSE MIDT-NORGE RHF / ST. OLAVS HOSPITAL BUDSJETTPROSESSEN HELSE MIDT-NORGE RHF / ST. OLAVS HOSPITAL INTERNHANDEL ST. OLAVS HOSPITAL METODIKK OG ANSVAR FOR ØKONOMISK ANALYSE HELSE MIDT-NORGE RHF/ ST. OLAVS HOSPITAL SYSTEMSTØTTE FOR ANALYSE OG RAPPORTERING HELSE MIDT-NORGE RHF OPPSUMMERING TILTAK SORTERT ETTER ANSVAR FOR GJENNOMFØRING KONKLUSJON: PRIORITERING AV TILTAK Anbefaling til videre arbeid...33

7 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 7 av 38 1 Innledning 1.1 Bakgrunn g mål I frbindelse med den utfrdrende øknmiske situasjnen fr St. Olavs Hspital g Helse Midt- Nrge er det definert en rekke frbedringsmråder g iverksatt ulike tiltak. En viktig utfrdring er fremleggelse av krrekt øknmisk styringsinfrmasjn. Internrevisr i Helse Midt-Nrge la i nvember 2006 frem en rapprt sm belyste den øknmiske situasjnen ved St. Olavs Hspital HF. Styret fr Helse Midt-Nrge RHF behandlet denne rapprten i sitt møte 1. desember 2006 (sak 103/06). Ett av tiltakene sm ble vedtatt av styret var at det skulle innhentes ekstern øknmifaglig bistand. Fr å følge pp denne delen av styrets vedtak ppnevnte administrerende direktør i Helse Midt- Nrge RHF medi desember 2006 en rådgivningsgruppe. Frmålet med å etablere denne rådgivningsgruppen er å få anbefalinger g råd til administrerende direktør i Helse Midt-Nrge RHF g administrerende direktør på St. Olavs Hspital HF knyttet til hvilke tiltak g endringer sm er nødvendig fr at St. Olavs Hspital HF skal få etablert gd øknmisk styring, g få kntrll med den øknmiske utviklingen i helsefretaket. Rådgivningsgruppen skulle innen utgangen av januar legge frem sin rapprt med anbefalinger. Etter avtale med administrerende direktør i Helse Midt-Nrge ble denne fristen frlenget til mandag 5. februar Mandatet fr gruppen følger rapprten sm eget vedlegg. 1.2 Rådgivningsgruppens knkretisering av ppdraget Med utgangspunkt i mandatet har rådgivningsgruppen hatt t hvedfkus fr sitt arbeid. Dette er: fremleggelse av krrekt øknmisk styringsinfrmasjn rganisasjnens evne til mstilling De anbefalinger rådgivingsgruppen kmmer med skal understøtte disse t mrådene. I arbeidet med å kartlegge nå-situasjnen g frbedringsmråder, har rådgivningsgruppen tatt utgangspunkt i mandatets pplisting av hvedmråder sm det skal gis anbefalinger innenfr. Disse mrådene er: Vurdering av m eksisterende øknmistyringsmdell er implementert i henhld til plan g mål, g m den sikrer kvalitetsmessig styringsinfrmasjn på knsern-, fretaks- g klinikk nivå. Anbefalinger sm kan styrke knsernstyringen i linjen fra RHF til HF g hvrdan Helse Midt-Nrge RHF kan bidra til resultatppnåelse ved St. Olavs Hspital Analyse, ledelse g styring av mstillingsprsesser Organisering av den samlede øknmifrvaltning inkludert øknmirådgivere, regnskap, lønn g innkjøpsfunksjn er dagens rganisering ptimal Internkntrll i øknmifrvaltningen rutiner fr ppfølging av regnskapslvens krav instruks g prsedyrer ansvars- g fullmaktskart

8 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 8 av 38 rutinebeskrivelse ver alle øknmippgaver peridisering g avsetninger prgnsemdell budsjettprsessen/øknmiske tiltak, rganisering av tiltaksarbeid, beregning av øk. effekter, iverksetting, implementering g gevinstrealisering Rapprtering perideavslutning g resultatvurdering levert til riktig tid g av gd kvalitet Internhandel (internfakturering) gjennmgang av eksisterende mdell g frslag til endringer Kmpetanseplan fr øknmiansvarlige g øknmipersnell Fr å kunne analysere prblemstillingene g strukturere anbefalinger g tiltak, har rådgivningsgruppen etablert et sett med begreper g et rammeverk (mdell) fr rapprten. Dette mtales nærmere i kapittel Frhldet til øvrige igangsatte prsesser ved St. Olavs Hspital Rådgivningsgruppen er rientert m g har hensyntatt allerede igangsatte prsesser fr å løse de øknmiske utfrdringene internt i St. Olavs Hspital. Eksempler på dette arbeidet er pprettelse av Balansegruppen 07, styrets ppfølging av internrevisjnens rapprter g administrasjnens/linjens ppfølging av styrets vedtak igjen. Dette er tiltak sm mfatter ulike mråder vedrørende øknmistyring sm gså denne rapprten mhandler. Rådgivningsgruppen er i mandatet bedt m å legge til grunn fr sitt arbeid blant annet de freliggende rapprter fra internrevisjnen i Disse rapprtene peker på flere frbedringsmråder. Rapprten fra nvember 2006 ble behandlet av styret ved St. Olavs Hspital 26. januar I tillegg til å fkusere på knkrete tiltak vedrørende frbedringsmråder påpekt i disse rapprtene, har gruppen gså påpekt andre mråder hvr det er behv fr tiltak. 1.4 Sammensetning av gruppen Navn Atle Brynestad Lars Rønning Aud Magna Gabrielsen Mads Einar Berg Rlf Tørring Gunnar Sørensen Fra Viseadministrerende direktør Helse Sør RHF (leder) Øknmisjef Helse Sør RHF (sekretær) Øknmisjef St. Olavs Hspital (medlem) Kst. øknmidirektør Helse Midt-Nrge RHF (medlem) PricewaterhuseCpers (medlem) Internrevisjnssjef Helse Midt-Nrge RHF (medlem) Tabell 1: Sammensetning av ekstern rådgivningsgruppe I tillegg har det vært benyttet prsjektstøtte fra Helse Sør RHF g ne ekstern bistand.

9 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 9 av Tidsplan Gruppen har fulgt følgende plan fr arbeidet: Plan fr arbeidet Tr Jul tir ns tr fre man tir ns tr fre man tir ns tr fre man tir ns tr fre man tir ns tr fre man Prsjektmøter Prsess Oppstart Sit. Beskrivelse Endringersbehv Mål g planer Kvalitetssikring Overlevering Figur 1: Fremdriftsplan Innenfr den krte tidsfristen gruppen har hatt til rådighet fr sitt arbeid er det begrenset hva gruppen har hatt anledning til å iverksette av ny detaljert infrmasjnsinnhenting. Gruppen har derfr basert seg på eksisterende rapprter g infrmasjn m øknmirutiner, rganisering mv. I tillegg har sentrale persner fra øknmifunksjnene ved hhv. Helse Midt-Nrge RHF g St. Olavs Hspital HF deltatt i rådgivningsgruppen. Gruppen har gså hatt krte møter med følgende persner: Leder av Balansegruppen 07 ved St. Olavs Hspital: Nils H. Erikssn Leder fr Lønn g regnskap i St. Olavs Driftservice: Geir Tkle Ekstern revisr fra KPMG: Geir Ove Frstad Det er gruppens vurdering at dette samlet har gitt gruppen tilgang på infrmasjn til å kunne gjøre en tilstrekkelig presis vurdering av situasjnen, kmme med anbefalinger g kmme med frslag til tiltak. Gruppen har gjennmført 9 heldagssamlinger. 2 Begrepsavklaringer, metdikk g rammeverk fr rapprten Gruppens medlemmer har hatt ulik kjennskap til rganisasjnen g ansvarsfrdelingen i St. Olavs Hspital. Fr å sikre felles frståelse av de berørte prblemstillinger g frslag til tiltak, har det vært viktig med enkelte begrepsavklaringer g bruk av enkle mdeller fr å illustrere sammenhenger g etablere struktur i rapprten. 2.1 Begrepsavklaringer: Styring/virksmhetsstyring Den ttale prsessen sm mfatter ledelsen sitt arbeid med fastsettelse av mål, planlegging av hvrdan målene skal nåes, løpende rapprtering av status, analyser av situasjnen g utfrming g iverksettelse av krrigerende tiltak fr å nå de fastsatte mål.

10 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 10 av 38 Øknmistyring Vi har definert dette til å mfatte rapprtering, analyse, ppfølging g kmmunikasjn g iverksettelse av tiltak basert på øknmiske styringsdata. Figur 2 nedenfr illustrerer sammenhengen mellm virksmhetsstyring g øknmisk styring. Ledelsesinfrmasjnssystem (LIS) Dette er en felles betegnelse på en systemløsning, sm skal dekke ledelsens ttale infrmasjnsbehv på ulike nivåer i rganisasjnen fr å utøve gd virksmhetsstyring. Gjennmgående styringssystem (GSS) Dette er betegnelsen på det systemet sm Helse Midt-Nrge RHF har utarbeidet fr bruk i sine helsefretak g sm skal gi styringsinfrmasjn kblet pp mt RHFets verrdnede strategi. Øknmimdell De mdeller, rutinebeskrivelser g annen skriftlig dkumentasjn sm er relevant fr utøvelse av øknmifunksjnen. Kvalitetssystem Innehlder alle de styrende g andre dkumenter sm er relevant fr drift g ledelse av virksmheten. Øknmihåndbk Den delen av kvalitetssystemet sm innehlder relevant infrmasjn g rutinebeskrivelser knyttet til styring, drift g ledelse innen øknmimrådet Mdellbruk g struktur på rapprten Vi har brukt styringssløyfen (mål plan realisering avvikshåndtering) sm utgangspunkt fr å vise vår definisjn av sammenhengen mellm virksmhetsstyring g øknmisk styring Styringsbegrepet er delt i t dimensjner: Strategisk styring (mål g planarbeid) Operasjnell styring (realisering g avvikshåndtering) Fra et øknmisk perspektiv på perasjnell styring, har vi definert 3 viktige faser i arbeidsprsessen: Prdusere øknmisk styringsinfrmasjn sm gir grunnlag fr løpende å vurdere status i frhld til ppfyllelse av fretakets fastsatte mål. Analysere g kmmunisere avvik g mulige endringsbehv. Denne kmmunikasjnen kan fregå enten i møter eller i frm av faste rapprter, målekrt eller mer inngående analyser.

11 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 11 av 38 Aksjn - iverksettelse av krrigerende tiltak på bakgrunn av det endringsbehv sm er kmmunisert Det er viktig at styringsbudskapet er entydig g at endringsbehvet frståes g erkjennes av de aktører sm har ansvaret fr å iverksette krrigerende tiltak. Utfrming av øknmisk styringsinfrmasjn g gde kanaler (LIS system) g arenaer (møtestruktur) fr kmmunikasjn, er kritisk fr å sikre at utøvelse av øknmisk styring gså mfatter iverksettelse av nødvendige, krrigerende tiltak Prduksjn av krrekt styringsinfrmasjn er en nødvendig, men ikke tilstrekkelig frutsetning fr å få til endringer g nå fastsatte mål. I figuren nedenfr er det gitt en fremstilling av de ulike elementene sm må være på plass fr å sikre gd virksmhetsstyring g gd øknmistyring. Styring i et strategisk perspektiv Mål Plan Avviks håndtering Realisering Styring i et perativt perspektiv P K A Prduksjn av øknmiske styringsdata Kmmunikasjn g analyse av avvik g endringsbehv Aksjn i frm av utfrming, iverksettelse g ppfølging av tiltak Prsess fr perativ øknmisk styring Figur 2: Sammenheng mellm styringssløyfe g prsess fr øknmisk styring

12 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 12 av 38 Fr å identifisere mulige frbedringer av den øknmiske styringen, har vi kmbinert prsessperspektivet med de mråder sm kan påvirke kvaliteten i de tre ulike fasene (P, K g A),, dvs. rganisasjn g kultur, systemstøtte, strukturer g rutiner g arbeidsprsesser. Dette er vist i figuren nedenfr. Prsessperspektiv fr øknmisk styring P K A Prduksjn av øknmiske styringsdata (Hvilke faser i prsessen bør frbedres?) Kmmunikasjn av avvik g endringsbehv Aksjn i frm av utfrming, iverksettelse g ppfølging av tiltak Virkemiddelperspektiv (Hvilke mråder bør frbedres) Organisasjn g kultur Systemstøtte, strukturer g rutiner Arbeidsprsesser Figur 3: Sammenheng mellm prsess fr øknmisk styring g virkemidler fr å frbedre øknmisk styring Rådgivningsgruppens vurdering av status innen disse ulike mrådene mtales i kapittel 3. Fr å ppnå bedre styring med øknmien ved St. Olavs Hspital kreves det gså frbedringer i frhld til den samlede styringen av helsefretaksgruppen, ne sm innebærer at det gså er gjrt en vurdering av hvrdan Helse Midt-Nrge RHF fyller sin rlle innenfr styring g ppfølging. Det er rådgivningsgruppens ppfatning at de begreper g mdeller sm benyttes i denne rapprten, gså kan være et nyttig hjelpemiddel fr å kmmunisere behvet fr frbedring g de viktigste frbedringsmrådene ut i de berørte rganisasjnene. 3 Prblembeskrivelse g fkusmråder Dette kapitlet beskriver g drøfter hvilke utfrdringer vi mener St. Olavs Hspital g Helse Midt-Nrge RHF står verfr ut fra et mer verrdnet perspektiv. Drøftingen er basert på innsamlet dkumentasjn g arbeidsmøter, g er bygget pp metdisk etter den verrdnede mdellen sm er presentert i kapittel Øknmisk styring Rådgivningsgruppen har valgt å kalle den ledelsesmessige kntrll g ppfølgingen mellm Helse Midt-Nrge RHF g St. Olavs Hspital, g mellm St. Olavs Hspital g klinikkene fr mdell fr knsernstyring. Det legges til grunn at knsernstyringen skjer på en slik måte at det ikke skapes tvil m hva sm er helsefretakets myndighet g ansvar. Mdellen fr øknmisk styring inngår sm en viktig del av denne.

13 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 13 av 38 Både Helse Midt-Nrge RHF g St. Olavs Hspital sin mdell fr styring, har vært en mer desentralisert styringsmdell, dvs. liten styringsmessig invlvering fra RHF-et i frhld til St. Olavs Hspital g liten styringsmessig invlvering fra sentral ledelse ved St. Olavs Hspital i frhld til klinikker g øvrige interne enheter. Rllen til det reginale fretaket g ledelsen ved St. Olavs Hspital har vært mer i retning av å understøtte g sørge fr rammebetingelser fr underliggende virksmhet, enn i retning av å styre g kntrllere virksmheten fra et verrdnet nivå. I løpet av 2006 har dette fkuset skiftet ne, g begge fretak har kmmunisert at det er behv fr å justere mdellen fr virksmhetsstyring g øknmisk styring mer i retning av mer sentral styring, dvs. det vi betegner sm en knsernstyringsmdell. En utfrdring er da at arbeidsprsessen fr øknmisk styring etter rådgivningsgruppens vurdering ikke i tilstrekkelig grad understøtter en endret tilnærming i styringen av helsefretaket. Et sterkere styringsfkus krever at: prduksjnen av øknmisk styringsinfrmasjn i større grad må understøtte behvet fr kntrll g ppfølging fra et verrdnet nivå det etableres nye arenaer fr en tettere kmmunikasjn det legges mer vekt på rapprtering g ppfølging av endringsprsesser fra et verrdnet nivå, g at det skapes aksept g etterlevelse av styringssignaler fra et verrdnet nivå Fr å lykkes med denne knsernstyringen, må både Helse Midt-Nrge RHF g St. Olavs Hspital iverksette tiltak sm understøtter dette. Dette vil bli belyst i resterende del av dette kapittelet, g knkrete tiltak freslås i kapittel Organisasjn g kultur Det synes å være etablert frståelse hs ledelsen både i Helse Midt-Nrge RHF g St. Olavs Hspital av at betydelig frbedring av styringsmdell g rapprtering er nødvendig fr å kmme i øknmisk balanse. Fr å ppnå frutsatte resultater, må denne frståelsen frankres på alle nivå i rganisasjnen. Dette er en krevende utfrdring både fr ledelsen, tillitsvalgte g fretakets ansatte Rller g ansvar Øknmifunksjnen ved både St. Olavs Hspital g Helse Midt Nrge RHF synes å ha sitt hvedfkus g benytter primært sin kmpetanse innenfr behandling av løpende transaksjner g utarbeidelse av finansregnskap. En mlegging av styringsmdellen krever at øknmifunksjnen ved St. Olavs Hspital g Helse Midt Nrge RHF utvikles til gså å kunne benyttes sm en strategisk ressurs. Den rllefrståelsen g ansvarsdelingen sm figuren under viser, har slik vi ppfatter det, vært uklar. Dette medfører en betydelig risik i frhld til å etablere en gdt fungerende øknmistyringsprsess sm sikrer målppnåelse.

14 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 14 av 38 Frdeling av rller g ansvar i en endret øknmisk styringsmdell P K A Prduksjn av øknmiske styringsdata Kmmunikasjn av avvik g endringsbehv Aksjn i frm av utfrming, iverksettelse g ppfølging av tiltak Ansvar Samlet øknmi funksjn Ansvar Linjerganisasjnen Figur 4: Rller g ansvar i arbeidsprsessen fr øknmisk styring Organisering Rådgivningsgruppen har vurdert rganiseringen av øknmifunksjnen ved St. Olavs Hspital. Denne er i dag rganisert i fire enheter : En sentral stabsenhet bestående av cntrllere, spesialrådgivere g sentralt innkjøp. Denne ledes av øknmidirektør. Øknmistab i divisjn Psykisk Helsevern, sm er underlagt divisjnsledelsen. Øknmirådgivere ved klinikk/enhet sm rapprterer til klinikk-/enhetsleder Lønn g regnskap sm inngår i St. Olav Driftsservice Organiseringen av Lønn g Regnskap er i tråd med freliggende strategi sm skiller driftsrelaterte ppgaver fra kjernevirksmheten. Vi er usikker på m man har klart å nå intensjnene med å rganisere lønns- g regnskapsmrådet sm en intern tjenesteleverandør. Det stilles stre krav til alle aktører (premissgiver, kunde g leverandør) når man rganiserer tjenesteprduksjn på denne måten. Vi mener at valgt rganisering kan ppretthldes, men det må etableres en tydeligere frståelse av rller g ansvar i frhld til sentrale arbeidsprsesser fr å nå de ønskede effekter. Innhld g leveranser i freliggende Service- g leveranseavtaler (SLA) må vurderes, g eventuelt endres fr å klargjøre nevnte frhld. I St. Olavs Hspital sendes det i disse dager ut et frslag til endret klinikkstruktur på høring, hvr det freslås en sammenslåing til færre klinikker. Parallelt pågår et prsjekt fr vurdering av stabs- g støttefunksjner sm gså vil mfatte rganiseringen av sentral øknmistab, inkludert øknmistaben i divisjn Psykisk Helsevern. Organiseringen skal ta hensyn til g legge til rette fr et økt fkus på øknmifunksjnens rlle sm en strategisk ressurs fr ledelsen, med nødvendig kapasitet g kmpetanse. Dette prsjektet vil sluttføre sitt arbeid når endelig frslag til klinikkstruktur freligger. I tillegg til klarere rller g ansvar mellm aktørene i øknmistyringsprsessen, kan det være behv fr styrke kmpetansen innen øknmimrådet. Det gjelder både generell regnskapskmpetanse g erfaring g kmpetanse fra endrings- g mstillingsprsesser. Dette kan skje ved intern kmpetanseutvikling g/eller ekstern rekruttering.

15 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 15 av Systemstøtte, strukturer g rutiner Gjennmgående styringssystem I Helse Midt-Nrge RHF har man etablert Gjennmgående Styringssystem (GSS), men dette er ennå ikke utnyttet til styring, ledelse g kvalitetsfrbedring fullt ut. Et viktig utviklingsmråde vil være å understøtte ledelsens behv fr infrmasjn knyttet til mstillings- g endringsprsesser, fr eksempel gjennm et administrativt verktøy sm hjelper ledelsen med å igangsette g følge pp nødvendige tiltak fr å nå øknmiske mål. Ved St. Olavs Hspital er Gjennmgående Styringssystem ikke fullt ut implementert i frhld til utrulling på laveste nivå i rganisasjnen. Dette medfører at ledelsen på dette nivå ikke har et fullverdig ledelsesinfrmasjnssystem (LIS) sm kan understøtte den mstillingsprsessen sm fretaket må gjennmføre. Løsningen er etablert i frhld til et nrmalt driftsperspektiv, g bygger i mindre grad pp under det behvet fr infrmasjn sm en endringsprsess krever. Rller g ansvarsfrhld både ved Helse Midt-Nrge RHF g St. Olavs Hspital virker ne uklare i frhld til hvem sm eier g har ansvar fr distribusjn av styringsinfrmasjn i det gjennmgående styringssystemet Øknmihåndbk Helse Midt-Nrge RHF har etablert elektrnisk øknmihåndbk sm inngår sm en del av det felles kvalitetssystem (EQS) tilgjengelig fr alle ansatte. Øknmihåndbken fremstår ikke helhetlig, g er i liten grad integrert med kvalitetssystemet i St. Olavs Hspital. Det eksisterer felles regnskapsprinsipper g andre felles bestemmelser i Helse Midt-Nrge. Rapprt av fra KPMG "Regnskapsprinsipper- Gjennmgang av bruk av regnskapsprinsipper fr helsefretakene i Midt-Nrge" viser at disse etterleves i St. Olavs Hspital Metdikk g systemløsninger fr øknmisk analyse Både Helse Midt-Nrge RHF g St. Olavs Hspital har ikke i tilstrekkelig grad benyttet øknmiske g driftsmessige analyser i ppfølgingen av virksmheten. Slike analyser vil kunne være et viktig verktøy fr ledelsen i arbeidet med å få til nødvendig mstilling g utvikling. I en del situasjner vil det være naturlig at Helse Midt-Nrge RHF tar initiativ til å gjennmføre slike analyser, blant annet sammenlikning av fretak både i egen regin g mellm reginer. I tillegg til løpende rapprtering vil en mer analytisk tilnærming i frm av sammenlikninger mellm helsefretak, trendkurver fr å vise utviklingen ver tid mv. kunne bidra til å endre kultur g hldning i frhld til å erkjenne behvet fr at nødvendige endringer iverksettes. Rådgivningsgruppen er gjrt kjent med at GSS gir gde muligheter fr trendanalyser, g at man ved St. Olavs Hspital i løpet av det siste året har benyttet trendkurver i økende grad til analyser av regnskapsutviklingen. Man har gså benyttet Prfitbase (et administrativt støtteverktøy fr håndtering av virksmhetsdata) til analyser av persnalkstnader. Dette er psitive tiltak sm det må bygges videre på.

16 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 16 av Prsesser Regnskapsavslutning Internrevisjnens rapprt av m den øknmiske situasjnen ved St. Olavs Hspital knstaterer at det i 2006 har vært til dels betydelige feil knyttet til de månedlige regnskapene. Variasjnene i månedsrapprteringene g prgnsene viser at St. Olavs Hspital ikke har gde nk rutiner fr å fange pp alle vesentlige øknmiske frhld med tilhørende knsekvenser fr regnskapsresultatet. Rutiner fr perideavslutninger g/eller kvalitetssikring av disse, slik at kjente frhld fanges pp g kmmer til uttrykk i regnskapet fungerer ikke tilfredsstillende. Dette er frtsatt et risikmråde sm det er sentralt at ledelsen får kntrll ver. Sentrale risikmråder er: Inntektsfrutsetninger/endringer gjennm året. Risik fr at frutsetninger kmmunisert fra Helse Midt-Nrge RHF ikke fanges pp av fretakene. Krrekt registrering/peridisering av inntekter g kstnader i frhld til gjeldene prinsipper i øknmihåndbken. Dette kan skyldes mangelfull etterlevelse av enkelte sentrale regnskapsprinsipper g manglende ppfølging av balansepster. Regnskapsmessig håndtering av nye sykehusbygg i balansen g resultatregnskapet er krevende prblemstillinger. I tillegg er fem aktører invlvert, ne sm kan skape uklare avgrensninger g ansvarsfrhld. De sm invlveres i denne prsessen er: Helsebygg Midt-Nrge Helse Midt-Nrge RHF St. Olav Eiendm Sentral øknmistab St. Olavs Hspital St. Olavs Driftsservice (Lønn g Regnskap) De uklare frhldene mellm de fem vennevnte aktørene synes å være er redusert i 2006, men rådgivningsgruppen mener dette frtsatt er et risikmråde. I denne frbindelse er det ikke minst viktig å se de langsiktige regnskapsmessige knsekvensene av bygg g finansiering Rapprtering g ppfølging av mstillingstiltak I praksis kan det være vanskelig å skille rapprtering av mstillingstiltak fra rdinær drift i helsefretaket, men dette er en generell prblemstilling sm ikke er spesifikk fr St. Olavs Hspital. Fretaket har etablert en ppfølgingsgruppe (Balansegruppen 07) med et særlig ansvar fr å følge mstillingsprsessen med fkus på at tiltak er gjennmførbare g gir planlagt effekt. Gruppen rapprter månedlig til Øknmidirektør ved St. Olavs Hspital. Vi ppfatter at Balansegruppen 07 har en klar rllefrståelse, har gd versikt ver status g jbber målrettet i frhld til sitt mandat.

17 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 17 av 38 Fr å ppnå resultater er det imidlertid helt avgjørende at klinikkledelsen/ledelsen ved St. Olavs Hspital har tilstrekkelig fkus g vilje til tett ppfølging av den månedlige avviksrapprteringen i frhld til: Krrigering av eksisterende tiltak Avvikling av tiltak sm ikke gir ønsket effekt Identifisering g iverksettelse av nye tiltak Det synes ikke å være et etablert regime, sm ved manglende effekt av tiltak umiddelbart fører til at klinikkledelse utarbeider g iverksetter alternative tiltak med tilstrekkelig effekt til å nå styringsmålet Utarbeidelse g rapprtering av årsprgnse Årsprgnse g månedlig resultatrapprtering varierer histrisk betydelig fra måned til måned fr St. Olavs Hspital g dermed gså fr Helse Midt-Nrge. I kapittel 4.9 blir årsaksfrhldene nærmere beskrevet sammen med frslag til tiltak fr å øke kvaliteten på prgnser g månedsrapprtering. Det pekes her på frhld sm at man i fr liten grad følger frsiktighetsprinsippet ift innarbeidelse av kjente frhld (avsetninger etc). Det virker gså å være mangler i kmmunikasjnen mellm Helse Midt-Nrge RHF, Helsebygg Midt-Nrge g St. Olavs Hspital mv. Prgnsene settes i enkelte tilfeller fr ptimistiske, g det er mangelfull dkumentasjn på hvrdan prgnsene skal utarbeides. Rapprteringen har fkus på å frklare det sm har inntruffet (avviksfrklaring). Analyse g tiltak er i liten grad fkusert, g rapprteringen differensierer ikke på risik g vesentlighet i frhld til ppfølgingspunkter. Rapprtering g prgnstisering er et kritisk frbedringsmråde sm krever tiltak umiddelbart Budsjettprsess Internrevisjnens rapprt påpeker at budsjettprsessen fr 2006, med frdel kunne ha vært avsluttet på et tidligere tidspunkt fr å kunne sikre helårseffekt av planlagte mstillingstiltak. Vi er av den ppfatning at gså budsjettprsessen fr 2007, med frdel kunne vært avsluttet på et tidligere tidspunkt. Det er viktig at budsjettprsessen deles i en strategisk del sm innehlder mstillingsutfrdring, aktivitetsnivå g makrfrutsetninger, g et mer detaljert peridisert resultatbudsjett. Det siste kan ferdigstilles nært pp til første rapprtering Internhandel prsessen Mdellen fr internhandel i St. Olavs Hspital ble etablert i Den fungerer i dag ikke etter intensjnene g mdellen gir ikke de ønskede øknmiske incentiver, verken fr kjøpende klinikker/enheter eller fr St. Olavs Driftsservice g andre selgende enheter. Dette har gså bidratt til usikkerhet mkring styringsmål. Selv m det synes å være enheter sm får intern handelen til å fungere etter intensjnene, ser det ut til å være et gjennmgående prblem at kjøpende enheter har redusert sitt frbruk, uten at

18 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 18 av 38 kstnadene reduseres tilsvarende. Internhandel utgjør derfr et risikmråde hvr det er behv fr å gjøre raske frbedringer i frhld til dagens løsning. Det har i løpende rapprtering, vært fkus på regnskapsmessig resultat før internhandel fr de kjøpende klinikker/enheter. I Gjennmgående Styringssystem (GSS) er resultatbegrep fr de enkelte klinikker/enheter, resultat etter internhandel. Dette bidrar gså til uklarheter i løpende resultatppfølging av klinikkene/enhetene. Et prsjekt fr evaluering av internhandelen i St. Olavs Driftsservice er i startfasen, g er planlagt å være ferdig i juli Frslag til tiltak 4.1 Innledning Basert på prblembeskrivelsen i kapittel 3, beskrives det i dette kapitlet knkrete tiltak. Tiltakene relaterer seg til styring, rganisasjn g kultur, systemstøtte, strukturer g rutiner samt arbeidsprsesser (jf. mdell i kap. 2). Innledningsvis gis det en krt beskrivelse av prblemstillingen sm krever at tiltaket iverksettes. Beskrivelsen av tiltaket er frsøkt gjrt så knkret at det skal være mulig fr rapprtens ppdragsgiver raskt å utvikle en perativ plan fr iverksettelse av tiltakene. Det er tiltak rettet mt Helse Midt-Nrge RHF g mt St. Olavs Hspital g tiltak sm mfatter begge. Flere av tiltakene vil ikke bare være gjeldene fr St. Olavs Hspital, men naturlig gjelde hele fretaksgruppen. Dette gjelder fr eksempel tiltak knyttet til knsernstyring. I tiltaksbeskrivelsene vil det fremgå m tiltaket mfatter hele fretaksgruppen eller bare St. Olavs Hspital. Tiltakene er etter rådgivningsgruppen ppfatning nødvendige fr å frbedre: Øknmisk krrekt styringsinfrmasjn Organisasjnens evne til mstilling Vi har gså gjrt en vurdering av hvilke tiltak sm gir størst effekt i frhld til henhldsvis øknmisk styringsinfrmasjn g rganisasjnens evne til mstilling. Det vil variere i hvilken grad tiltakene raskt lar seg realisere g samtidig gi effekt. Vi har gitt versikt ver tiltak sm raskt kan g bør iverksettes. I kapittel 5 er det gjrt en gruppering av tiltak sm naturlig hører sammen i frhld til ansvar fr gjennmføring.

19 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 19 av 38 Tabellen nedenfr lister pp 12 tiltak sm rådgivningsgruppen har identifisert g grupperer disse i frhld til ansvar fr gjennmføring. Dette vil bli ytterligere kmmentert i kapittel 5: Anbefaling fr videre arbeid. Gjelder Hvedmråder fr tiltak Helse Midt-Nrge RHF St. Olavs Hspital HF Begge Knsernstyring Organisering g kmpetanse i øknmifunksjnen Indikatrer fr mstilling Øknmihåndbk Systemstøtte fr analyse g rapprtering Endret mdell fr virksmhetsstyring Organisering g kmpetanse i øknmifunksjnen Internhandel Øknmisk styring Årsprgnse g resultatrapprtering Budsjettprsessen Metdikk g ansvar fr øknmisk analyse Tabell 2: Identifiserte tiltak De tiltakene sm freslås vil kunne være tiltak sm allerede er under planlegging eller under iverksetting. I så fall vil rådgivningsgruppens anbefaling bare understøtte iverksettelsen av disse tiltakene. 4.2 Knsernstyring - Helse Midt-Nrge RHF Prblemstilling Helse Midt-Nrge RHF sin mdell fr styring, synes å ha vært en desentralisert styringsmdell, dvs. liten styringsmessig invlvering fra RHFet i frhld til St. Olavs Hspital (g de øvrige HFene). Rllen til det reginale fretaket har vært mer i retning av å understøtte g sørge fr rammebetingelser fr underliggende virksmhet, enn i retning av å styre g kntrllere virksmheten fra et verrdnet nivå. I løpet av 2006 har dette fkuset skiftet ne, g det reginale helsefretaket har kmmunisert at det er behv fr å justere mdellen fr virksmhetsstyring g øknmisk styring mer i retning av økt sentral styring, dvs. det vi betegner sm en knsernstyringsmdell. Dette krever at en rekke tiltak iverksettes Beskrivelse av tiltak Etablere en arena fr styringsdialg mellm Helse Midt-Nrge RHF g det enkelte HF (en arena der man møter ett g ett HF, g ikke felles møter). Oppfølgingsmøter med tverrfaglig deltakelse fra begge sider (administrerende direktør, øknmidirektør, fagdirektør g persnaldirektør). Dette møtefrum bør erstatte de tidligere møter der øknmifunksjn ved Helse Midt-Nrge RHF

20 Rapprt fra rådgivingsgruppe fr øknmistyring ved St. Olavs Hspital HF 20 av 38 møtte øknmifunksjnen ved St. Olavs Hspital. En løpende dialg mellm øknmifunksjnene må ppretthldes. Fast møteplan. Det bør gjennmføres 6 møter årlig samt ad hc møter etter behv. Innhld g deltakelse på møtene fr øvrig tilpasses risikbilde g behv fr endring Etablere felles rutiner fr hele fretaksgruppen sm regulerer utøvelsen av knsernstyring. Standarder fr infrmasjns-/rapprteringspakke til ppfølgingsmøter sm beskrevet ver. Etablere analyseteam i Helse Midt-Nrge RHF sm kan understøtte kmplekse g tverrfaglige behv fr styringsinfrmasjn. Analyseteamene får en aktiv rlle i å prdusere styringsinfrmasjn fr ppfølgingsmøtene. Se fr øvrig kapittel 4.5 (Indikatrer fr mstilling) g kapittel 4.12 (Metdikk g ansvar fr øknmiske analyser). Tiltak knyttet til utvikling av eksisterende møtefra. Direktørmøte med alle AD fra HFene Revurderes ift etablering av ny arena fr ppfølging av HFene. Ett frbedringsmråde er at rapprtering fra den enkelte HF direktør m øknmisk status flyttes til respektive HFs ppfølgingsmøte (se pkt. venfr). Øknmisk status i reginen gjennmgåes g presenteres av Helse Midt-Nrge RHF. Øknmilederfrum: Frbedring av disse møtene i retning av felles ansvar fr utvikling av bedre styringsinfrmasjn g tydeligere rlleavklaring mellm Helse Midt-Nrge RHF g HFene. 4.3 Endret mdell fr virksmhetsstyring - St. Olavs Hspital Prblemstilling St. Olavs Hspital sin mdell fr styring, synes å ha vært en desentralisert styringsmdell, dvs. liten styringsmessig invlvering fra sentral ledelse ved St. Olavs Hspital i frhld til klinikker g øvrige interne enheter. Rllen til ledelsen ved St. Olavs Hspital har vært mer i retning av å understøtte g sørge fr rammebetingelser, enn i retning av å styre g kntrllere virksmheten fra et verrdnet nivå. I løpet av 2006 har dette fkuset skiftet ne, g fretaket har kmmunisert at det er behv fr å justere mdellen fr virksmhetsstyring g øknmisk styring i retning av mer sentral styring, dvs. det vi betegner sm en knsernstyringsmdell. Dette krever at en rekke tiltak iverksettes Beskrivelse av tiltak Videreutvikle etablert pplegg fr ppfølgingsmøter mellm ledelsen ved St. Olavs Hspital g den enkelte klinikk. Oppfølgingsmøter med tverrfaglig deltakelse fra begge sider (klinikkledelse, øknmi, fag g persnal). Representasjn fra Balansegruppen 07 etter behv. Månedlige ppfølgingsmøter med fast tidsplan.