Programmandat. Program: Virksomhetsstyring (VIS)

Transkript

1 1 / 14 Prgram: Virksmhetsstyring (VIS) Srt tekst = felles tekst fra mal pr 25.april 2013 Blå tekst = utkast prgramspesifikk tekst Versjn 0.9 GODKJENT AV: Navn / Organ Rlle Stilling Dat Frnyingsstyret Prsjekteier 4.juni 2013

2 2 / 14 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROGRAMMETS NAVN PROGRAMEIER BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER GJENSIDIGE FORPLIKTELSER... 13

3 3 / 14 REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dkumentnavn Dk.id. Versjn Arkiv Dat 1 Strategidkument fr Helse Sør-Øst - Plan fr strategisk utvikling (RHF styresak ) 2 IKT strategi g handlingsplan (RHF styresak ) 3 Prtefølje, prgram g prsjektstyring i Helse Sør-Øst (PPM-systemet) v v I Clarity 4 IKT styringssystem (under utarbeidelse) 5 Prsjektmandat ERP øknmi g lgistikk Styresaker HSØ RHF; 028/12, 049/12 samt (Anskaffelse av reginalt øknmi g lgistikksystem) Siste sak Prsjektmandat datavarehus g rapprtering Helse Sør-Øst Arkitekturprinsipper

4 4 / 14 1 PROGRAMMETS NAVN Virksmhetsstyring 2 PROGRAMEIER Prgrammet eies av frnyingsstyret. Frnyingsstyret har ansvar fr å utarbeide g gdkjenne prgrammandatet. Mandatet ppdateres i frbindelse med årlig budsjettprsess, ved endringer i IKT strategi fr reginen g ved eventuelle andre viktige endringer i føringer fr prgrammet. Prgramstyret kan freslå endringer i prgrammets mandat til frnyingsstyret. 3 BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER 3.1 Bakgrunn Prgrammet er et priritert satsningsmråde i Helse Sør-Øst ref. Plan fr strategisk utvikling g IKT Strategi g handlingsplan. Det er t pågående prsjekter sm skal innlemmes i prgrammet ved etablering. Dette er: - Felles øknmi- g lgistikksystem (ERP) - Felles reginal datavarehus g rapprteringsløsning (DVH) Felles øknmi- g lgistikksystem (ERP): Styret i Helse Sør-Øst RHF behandlet anskaffelsen i sak 049/12. I denne saken ble administrerende direktør gitt fullmakt til en øknmisk ramme basert på franalysen. I styresak 036/13 behandlet styret saken på nytt g administrerende direktør ble gitt ny fullmakt basert på det fremfrhandlete resultatet i anskaffelsen. Felles reginal datavarehus g rapprteringsløsning (DVH): Styret i Helse Sør-Øst RHF behandlet i sak Langtidsplan IKT - anskaffelse av datavarehus g rapprteringsløsning. Det ble etter frutgående anskaffelsesprsess inngått en rammeavtale med SAS Institute i januar 2011, g første avrp ble gjrt i desember 2011 fr leveranse av en rapprteringsløsning. Denne er delt i t trinn, første trinn mhandler knsernrapprtering på øknmi, HR, aktivitet g kvalitet, mens trinn 2 mhandler intern rapprtering på fretaksnivå.. Det har vært planlagt å gjennmføre av en ny franalyse i løpet av 2013 fr å definere videre satsning på datavarehus.

5 5 / Drivere Driverne fr gjennmføringen av endringer på IKT-mrådet generelt er mfattende behandlet i IKTstrategi g handlingsplan. Der nevnes blant annet at det er manglende systemstøtte fr å dele infrmasjn internt i fretakene, på tvers i fretaksgruppen, g mt andre aktører g pasientene selv. Det er begrenset systemstøtte fr definerte arbeidsprsesser g det er liten grad av beslutningsstøtte. Det er uttrykt et behv fr gd tilgang til ledelsesinfrmasjn fr virksmhetsstyring i sykehus. Det skal etableres felles reginale systemer sm understøtter kliniske g administrative prsesser gjennm standardisering av arbeidsprsesser. Øknmi- g lgistikkløsning (ERP): Det er på krt sikt behv fr ny løsning både ved Sykehuset Østfld HF, Osl universitetssykehus HF, Sykehuspartner g Helse Sør-Øst RHF. Akershus universitetssykehus HF har i tillegg behv fr å ppgradere sin løsning. Uten en felles løsning vil det måtte gjøres separate anskaffelser g prsjekter fr å møte disse behvene. Sykehuset Østfld HF har behv fr systemstøtte i frbindelse med nytt sykehus på Kalnes. Det nye sykehuset har et nytt lgistikk-knsept sm ikke understøttes av eksisterende løsning. Osl universitetssykehus HF har behv fr å samle helsefretaket på felles løsning innenfr mrådet innkjøp/lgistikk. Sykehuspartner har behv fr systemstøtte både innenfr øknmi g innkjøp/lgistikk. Fr Sykehuspartner er det spesielt funksjnalitet knyttet til ppfølging av prsjekt- g anleggsprteføljen sm er etterspurt. Helse Sør-Øst RHF sine behv er primært knyttet til knslidering g rapprtering. Gevinstene knyttet til den nye løsningen vil ligge innenfr mrådene standardisering, kntrll g styring. Dette gjelder ikke minst innen innkjøpsmrådet sm har et betydelig gevinstptensial i frm av økt avtaledekning g økt avtaleljalitet. Felles reginal datavarehus g rapprteringsløsning (DVH): Dagens rapprteringsløsning mellm helsefretakene g Helse Sør-Øst RHF er excelbasert med i hvedsak manuelle prsesser. Det er ikke avtalemessig dekning fr å utvide dagens HR løsning i Prfitbase til å mfatte alle fretak i fretaksgruppen, g det krever en rekke manuelle prsesser hs Sykehuspartner fr å tilgjengeliggjøre disse dataene (i excel) fr fretak sm ikke har Prfitbase HR (Akershus universitetssykehus HF, Sykehuset Innlandet HF g Sykehuset Østfld HF). Det å autmatisere rutinene rundt rapprtering vil bidra til effektivisering g det vil gså kunne frigi tid til blant annet analysearbeid både i det reginale fretaket g ved fretakene. Det er et strt behv i hele fretaksgruppen fr analyser g benchmarking, både internt g mellm fretak. Fr å sikre knsistent datagrunnlag g gjøre analyser på tvers av disse, er det nødvendig å samle grunnlagsdata g strukturere disse på en kntrllert måte. Datavarehusløsningen skal understøtte dette behvet. I tillegg til å fremskaffe analysegrunnlag, er datavarehusløsningen gså et verktøy fr å kmmunisere g publisere styringsinfrmasjn mellm det reginale fretaket g laveste nivå i rganisasjnsstrukturen i det enkelte fretak. 3.3 Strategisk målbilde IKT strategien sier følgende m det relevante satsingsmrådet fr prgrammets nåværende innhld: «Fr å styre sykehus er tilgang til ppdatert, riktig, krrekt, integrert g sammenlignbar infrmasjn m kvalitet g kvantitet på pasientbehandlingen nødvendig. Det må gså finnes krrekt infrmasjn m kstnader knyttet til pasientbehandlingen. Dersm sykehusene skal

6 6 / 14 kunne frbedre kvaliteten er det viktig å ha mulighet fr sammenligning fr å sikre at kvaliteten måles mt tilsvarende sykehus. Dette vil bedre pasientsikkerheten g øknmistyringen. Øknmistyring Riktig rapprtering av kvalitet, avvik, faktisk prduksjn g medgåtte ressurser skal i fremtiden føre til bedre øknmistyring. Dette krever en vesentlig endring av rganisasjnens tenkning, endring i arbeidsprsesser g systemene sm trengs fr å skape gde g realistiske styringsmål. Under strategiperiden vil det være t hvedtiltak under øknmistyring: I) innføre g ta i bruk en reginal øknmi- g lgistikkløsning g II) anskaffe g innføre KPP-systemer (systemer sm måler kstnad g aktivitet per pasient) i alle fretak i Helse Sør-Øst. Gjennm innføring av en øknmi- g lgistikk løsning i Helse Sør-Øst vil reginen få en ptimal integrasjn mellm mrådene innkjøp, lgistikk g øknmi g det skal gjennmføres tilpasninger av arbeidsprsessene. Det skal kun være en løsning sm anvendes av alle helsefretakene. Dette sikrer en enklere administrativ hverdag med effektive prsesser samt redusert administrasjnsarbeid. Videre skal reginal datavarehus- g rapprteringsløsning være videreutviklet g tatt i bruk i alle helsefretakene. Det er gså ønskelig at løsningen legger til rette fr bemanningsplanlegging g uthenting av data fra PAS/EPJ løsninger. Innføring av KPP-systemer er nødvendig fr å frstå hva pasientbehandlingen i et sykehus kster. Samtidig gir det infrmasjn m avvik sm bidrar til å øke kstnadene, g m kvalitetsmangler. Slike systemer må være en selvsagt del av systempakken i et sykehus. Infrmasjnen vil være førende fr styring av fretaksgruppen. Det vil gså gi viktig infrmasjn sm kan brukes til å sammenligne kstnader ved frskjellige fretak g på den måten både øke kunnskapen m å drive sykehus g gi en frbedring av resultatene. Uten et KPP-system er det umulig å styre g analysere kvalitet eller kstnad i pasientbehandlingen. Virksmhetsstyring, øknmi, kvalitet g pasientsikkerhet I helsefretakene vil kunnskap m kvalitet g resultater av behandling være en viktig frutsetning fr å utvikle g frbedre tjenestene. Fr å skaffe slik kunnskap må en jevn måling av kvalitet g resultater ligge til grunn fr driften av fretakene. Dette frdrer IKT-systemer sm kan levere data frtløpende.» 3.4 Interessentanalyse Det er mange interessenter sm er viktige fr at prgrammet skal kunne ppnå de strategiske målene. Prgramstyret må sikre et gdt samspill med de ulike interessentgruppene. Prgramstyret må sikre en mer mfattende interessentanalyse, blant annet i frbindelse med detaljering av kmmunikasjnsplan i prgramdirektivet. 4 PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER 4.1 Krt beskrivelse av prgrammet Prgrammet skal arbeide fr å sikre ppnåelse av det strategiske målbildet fr virksmhetsstyring; herunder styring av aktivitet, kvalitet g pasientsikkerhet, lgistikk, HR, øknmi g prsjekter. Prgrammet skal arbeide fr standardisering av prsesser. Felles grunndata g kdeverk skal standardiseres på tvers av systemer der dette er hensiktsmessig. Det skal lages felles reginale løsninger fr å dekke behvene.

7 7 / Omfang Prgrammet skal primært innføre et felles øknmi- g lgistikksystem (ERP) g felles reginal datavarehus g rapprteringsløsning (DVH), ref. pkt Avgrensninger Drift, frvaltning g vedlikehld av eksisterende løsninger skal ikke være en del av prgrammet. Prgrammet må sørge fr at aktuelle prsjekter har en dialg med fretak hvr det er planlagt gjennmført systemendringer sm kan påvirke prgrammet. Felles øknmi- g lgistikksystem (ERP): I prgrammets ppdrag m innføring av felles øknmi- g lgistikkløsning inngår ikke etablering av nye fellestjenester innen øknmi, jf. styresaker. Dersm Helse Sør-Øst RHF beslutter etablering av nye fellestjenester på mrådet, skal prgrammet innarbeide knsekvenser av dette i planer g løsning. På innkjøps- g lgistikksiden inngår ikke løsninger fr sterilsentralfunksjnalitet eller kjøkken g vaskeri, selv m nen helsefretak har dette i sin ERP løsning i dag. Felles reginal datavarehus g rapprteringsløsning (DVH): Datavarehus er i sin natur bygget fr å gjøre analyser g rapprteringer på tvers av systemløsninger, det må derfr løpende vurderes hvrvidt nye behv bør dekkes ved hjelp av datavarehus eller på annen måte. 4.4 Avhengigheter Prgramstyret må sikre en mfattende analyse av interne g eksterne avhengigheter, blant annet i frbindelse med detaljering av prgramdirektiv g ved gjennmføring av det enkelte prsjekt. 4.5 Tidsramme g verrdnet gjennmføringsplan Prgrammets tidsperide er Prgramstyret må sikre at prgrammet etterlever prinsippet m at ibruktakelse bør skje så snart sm mulig fr å få best mulig nytteeffekt. 4.6 Budsjett Øknmisk langtidsplan Øknmisk langtidsplan (ØLP) legger de verrdnede føringer fr den øknmiske rammen til prteføljen g fr det enkelte prgram fr de neste 5 år. Det årlige arbeidet med ØLP starter i januar g styrebehandles nrmalt i Helse Sør-Øst RHF i juni. I denne prsessen vil det være en dialg med prgramstyrene m behv i det enkelte prgram, g dette innebærer at prgrammene må ha et langsiktig perspektiv i sine vurderinger. Øknmisk langtidsplan rulleres årlig g skiller mellm midler til investering g drift, reginal g helsefretak finansiering, samt frdeling på det enkelte år i prgramperiden. Årsbudsjett Prgrammet tildeles ved vergang til nytt kalenderår et endelig budsjett fr det kmmende året. Dette kan avvike fra øknmisk langtidsplan; blant annet frdi bevilgningene i statsbudsjettet kan være annerledes enn frutsatt i frbindelse med ØLP. Det kan frekmme budsjettrevisjn gjennm året.

8 8 / 14 Budsjettet viser innenfr hvilke rammer prgramstyret skal planlegge g styre prgrammet. Prgramstyrets fullmakter innenfr budsjettrammen er nærmere beskrevet i pkt PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER 5.1 Resultatmål Resultatmål er de knkrete resultatene (mfang g kvalitet) prgrammet skal levere innenfr gitte tids- g kstnadsrammer. Med utgangspunkt i IKT-strategi g handlingsplan er resultatmålene sm følger: Øknmi, innkjøp g lgistikk (ERP): Anskaffe ERP løsning fr øknmi, innkjøp g lgistikk (anskaffelsesprsess er gjennmført) Øknmi- g lgistikksystemet skal mfatte «kjernedisiplinene» innen øknmi g lgistikk, herunder innkjøpsprsesser, kntraktsstyring, frsyning (inkl. bruk av felles frsyningssenter) samt øknmiprsessene. ERP-løsningen skal først etableres ved Akershus universitetssykehus HF, fr deretter å bli videreutviklet g innført ved Sykehuset Østfld HF, Helse Sør-Øst RHF g Sykehuspartner. Innføring ved resterende fretak i fretaksgruppen vil deretter finne sted. Reginalt datavarehus g rapprtering (DVH): Videreføre g innføre datavarehus- g rapprteringsløsning innen aktivitet, kvalitet, øknmi g HR i samtlige fretak. Løsningen skal innehlde et felles datavarehus der man i tillegg til de bligatriske rapprteringspakkene gså skal kunne freta analyser g definere egne rapprter på det kildegrunnlag sm tas inn i datavarehuset i frbindelse med den bligatriske rapprteringsløsningen. Det skal særskilt vurderes m løsningen skal utvides til å håndtere kliniske data fr klinisk beslutningsstøtte g rapprtering. Det skal vurderes en budsjett-/prgnseløsning Prgrammet skal sikre en applikasjnsknslidering på mrådet g at eksisterende systemer fases ut når ibruktakelse er ferdigstilt fr helsefretakene. Prgrammet må videreutvikle resultatmål basert på drivere, behv g mål beskrevet i kapittel 3, samt resultatmålene gjengitt ver, g dette arbeidet skal gjennmføres ved bruk av reginale virkemidler g i samarbeid med linjen. 5.2 Effektmål g gevinstrealisering Effektmålene beskriver hvilken frbedring sm ønskes ppnådd g sm gir en nytteeffekt/gevinst realisering fr pasienten, virksmheten g/eller samfunnet. Prgrammets effektmål er i IKT strategi g handlingsplan beskrevet sm følger:

9 9 / 14 Øknmi, innkjøp g lgistikk (ERP) Økt kvalitet gjennm entydig ledelsesinfrmasjn g beslutningsstøtte fr helsefretakene, det reginale helsefretaket g Helse- g msrgsdepartementet Økt effektivitet gjennm standardiserte g frenklede arbeidsprsesser sm igjen leder til reduserte kstnader Reduserte driftskstnader g økt driftssikkerhet gjennm én felles frvaltning g en felles driftsrganisasjn Datavarehus g rapprtering (DVH) Økt kvalitet på ledelses- g styringsinfrmasjn g beslutningsstøtte Økt autmatisert datafangst sm muliggjør sammenlikning på tvers av fretak Frnyingsstyret presiserer at det er en frventning til prgrammet m: - at prgrammet ser de beskrevne effektmål under ett g vurderer hvilket av systemene sm skal bidra til å ppnå disse - å effektivisere ikke-medisinske støttefunksjner - å gi bedre styringsinfrmasjn - å redusere samlede kstnader til frvaltning, drift g vedlikehld - å frenkle, autmatisere g frbedre arbeidsflyt g arbeidsprsesser Prgrammet skal utdype effektmålene g definere realistiske g målbare kvalitative g kvantitative gevinster. Arbeidet skal gjennmføres i samarbeid med linjen, både helsefretakene g Sykehuspartner. Videre skal prgrammet sikre gjennmføring av målinger sm dkumenterer dagens situasjn i helsefretakene g Sykehuspartner før gevinster realiseres. Prgrammet må sikre utarbeidelse av gevinstrealiseringsplan, g prgrammandatet vil ppdateres når denne freligger. Frist fr dette arbeidet er 15.desember Primæransvaret fr selve gevinstrealiseringen ligger hs både Sykehuspartner g helsefretakene, men prgrammet har et ansvar fr å støtte helsefretakene i implementering g gevinstrealisering samt å følge pp at målinger blir gjennmført g at nytteeffekten blir ppnådd til avtalt tid i henhld til gevinstplan.

10 10 / 14 6 PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER 6.1 Overrdnede føringer g reginale virkemidler Frnyingsstyret utnevner prgramstyreleder g vedtar kriteriene fr sammensetningen av prgramstyret. Prgramstyret ivaretar den perative styringen av prgrammet, herunder gdkjenning av styrende dkumenter, planverk, budsjetter, gdkjenne beslutningspunkter etc. Prgramstyret utnevner prgramledelsen, sm i dette prgrammet vil bestå prsjektledere g leder av Helse Sør-Øst krdinering. Prgramledelsen planlegger g gjennmfører prgrammet i henhld til mandat, prsjektdirektiver g øvrige vedtatte styrende dkumenter. Prgramledelsen rapprterer til prgramstyret. Prgramstyret må sikre at prgrammet frhlder seg til reginale standarder g retningslinjer fr gjennmføring av prsjekter g prgrammer i Helse Sør-Øst (PPM-systemet), nasjnale standarder g retningslinjer samt lver g frskrifter. Styringsnivåene ifm prgrammer g prsjekter (ref. PPM) er sm illustrert i figuren under: PPM-systemet er dkumentert i Clarity. 6.2 Ytterligere føringer i IKT-styringssystem I tillegg til de verrdnede føringene sm gjelder fr alle deler av reginens virksmhet så er det utarbeidet reginale styrende dkumenter fr IKT-mrådet. Prgramstyret må sikre at prgrammet frhlder seg til disse føringene, herunder de til enhver tid gjeldende arkitekturkrav g infrmasjnssikkerhetskrav. Videre presiseres det at prgrammet skal frhlde seg reginal frvaltningsmdell når den er vedtatt.

11 11 / Prgramstyrets ansvar g ppgaver Prgramstyret er ansvarlig fr realisering av prgrammets strategiske mål innenfr prgrammandatets rammer g fr å sikre gde arbeidsfrhld fr prgrammet. Prgramstyret utarbeider g beslutter prsjektdirektiver basert på føringer i dette mandatet g mal fra frnyingsstyrets prgramkntr (FPK). Direktivene fra prgramstyret gir prsjektene nærmere instrukser m hvrdan prgrammet skal gjennmføres fr å ppfylle prgrammets mandat. Prsjektdirektivene skal behandles i frnyingsstyret sm rienteringssak. Prgramstyret styrer prgrammet g tar nødvendige beslutninger innenfr prgrammets mandat g prgramstyrets myndighet. Prgramstyret skal sikre styring g ppfølging av fremdrift, kstnad, risik g kvalitet. Prgrammet har ansvar fr g myndighet til, å starte pp, styre g avslutte, underliggende prsjekter fr å sikre nødvendige leveranser i henhld til prgrammets mandat g PPM-mdellen. Prgramstyret skal sikre at prgrammet til enhver tid har en ppdatert beslutningsversikt fr sine prsjekter. Oversikten skal vise hvilken prsjektfase prsjektet er, tildelte prsjektmidler i den enkelte fase, samt beslutningsdat g besluttende rgan fr h.h.v. vergang til nye prsjektfaser, anskaffelser, standardisering av prsesser g kdeverk g implementeringsrekkefølge fr helsefretakene. Prgrammet skal rientere frnyingsstyret m nye prsjekter sm er igangsatt (B2 beslutning) innenfr prgramstyrets fullmakt. Prgramstyret skal frhlde seg til den rlle- g ansvarsdeling sm er beskrevet i PPM g eventuelle tilleggsinstrukser fra frnyingsstyret. Prgramstyrets ansvar g ppgaver i henhld til PPM er sm følger: - Prgramstyret skal sikre at prgrammet etableres iht. Helse Sør-Østs mdell fr prsjekt-, prgram-, g prteføljestyring. - Prgramstyret er ansvarlig fr prgrammets resultater, g bistår g følger pp prgramleder fr å sikre at prgrammet når sine mål. Prgramstyret skal ivareta det strategiske ansvaret innenfr sitt mandat g sikre at arbeidet er krdinert med virksmhetenes samlede strategi - Prgramstyret skal dispnere g følge pp tildelte budsjettmidler sm er tildelt av frnyingsstyret i tråd med det strategiske målbildet fr prgrammet. - Prgramstyret har ansvar fr at prgrammets mandat knkretiseres i underliggende prsjekter slik at prgrammets mål realiseres. Prgramstyret gdkjenner prgramdirektiv, beslutningsunderlag, prgramstyringsdkumenter, prgrammets resultat g sluttrapprt i de ulike prgramfasene. - Prgramstyret ppretter g avslutter prsjekter innen sitt prgrammandat, gdkjenner prsjekters mandat, direktiver g resultat, samt eventuelt endrer prsjektenes innhld m nødvendig. Dersm et eksisterende prsjekt med etablerte styrings- g beslutningslinjer underlegges prgrammet vil knsekvensen av dette være at prsjektet må følge prgrammets rapprteringsg styringsstruktur. - Prgramstyret er ansvarlig fr rapprtering til frnyingsstyret iht. gjeldende krav fr rapprtering. - Prgramstyret fretar nødvendige pririteringer g løser eventuelle pririteringsknflikter sm måtte ppstå ift. fr eksempel tid, kst g kvalitet. - Leder av prgramstyret er ansvarlig fr å gjennmføre g lede møter i prgramstyret. - Prgramstyret følger pp saker fra prgramstyremøtene sm de er ansvarlige fr, g sikrer at egen rganisasjn lever pp til sine frpliktelser verfr prgrammet g underliggende prsjekter.

12 12 / 14 - Prgramstyret skal sikre at beslutninger er frankret på rett nivå før beslutninger fattes, fr eksempel beslutninger sm Påvirker andre prgrammer/prsjekter Krever faglig avklaring i aktuelt fagfrum Krever behandling i frnyingsstyret - Andre sentrale ppgaver er: Støtte prgrammet g prgramledelsen Sikre at ressurs- g kmpetansebehv dekkes Støtte prgrammet g underliggende prsjekter i egen rganisasjn Være praktiv ift. saker sm prgrammet bør være ppmerksmme på/må løse tidlig Sikre at prgrammet ikke går utver sitt mandat Gi styringssignaler g andre innspill til prgramleder Prgramstyret utnevner prgramledelsen g gir prsjektlederne myndighet til å styre sine prsjekter. Prgrammets rganisering må tilfredsstille PPM-systemets krav rlle- g ansvarsdeling, de pliktige rllene i et prgram g et prsjekt g de krav sm freligger til kmpetanse g pplæring i relevante retningslinjer g metdikk. Prgrammet har ansvar fr at deltakerne har den rette kmpetansen m dette. 6.4 Prgramstyrets myndighet PPM-systemet skal legges til grunn fr beslutningspunkter fr prgrammets g prsjektenes vergang fra en fase til den neste. Beslutningspunktene fr prgramstyring (P1-P5 i PPM) skal alltid behandles i frnyingsstyret. I frbindelse med beslutningspunktene fr prsjektstyring (B1-B8 i PPM) må prgramstyret vurdere hvrvidt beslutningen er innenfr prgramstyrets fullmakt. Dersm beslutningen går utver prgramstyrets fullmakt så skal prgramstyret gi en innstilling til frnyingsstyret. Dersm beslutningen går utver frnyingsstyrets fullmakt vil frnyingsstyret gi en innstilling til ledergruppen i Helse Sør-Øst RHF, fr eventuell videre behandling i styret. Øknmiske beslutninger I frbindelse med anskaffelser vil Helse Sør-Østs linjefullmakter. Faglige beslutninger Prgramstyret har ikke myndighet til alene å beslutte felles systemvergripende reginale prinsipper, prsesser g kdeverk, men skal gi innstilling til frnyingsstyret. Prgrammet skal ha en dialg med relevante faglige fra g deres kmmentarer skal vedlegges fra prgramstyret ved versendelse av saksgrunnlag til FPK. Organisatriske beslutninger Prgramstyret har ikke myndighet til å beslutte frslag m eventuelle rganisatriske endringer i helsefretakene, men skal gi en innstilling til frnyingsstyret sm vil vurdere videre saksgang. Beslutninger m rekkefølge fr implementering i helsefretak Prgramstyret har ikke myndighet til å alene beslutte pririteringsrekkefølge fr implementering av løsninger i det enkelte helsefretak. Prgramstyret skal gi en innstilling til frnyingsstyret fr beslutning.

13 13 / 14 Beslutninger vedrørende ekstern kvalitetssikring Det er Helse Sør-Øst RHF sm skal utpeke ekstern kvalitetssikrer fr prgrammet. Prgramstyret har ansvar fr ekstern kvalitetssikring av underliggende prsjekter i henhld til PPM, men avtale m ekstern kvalitetssikring skal gjøres i samarbeid med frnyingsstyrets prgramkntr. 7 GJENSIDIGE FORPLIKTELSER Nedenfr er beskrevet de viktigste rller g frpliktelser de ulike aktørene har i frhld til prgrammet: 7.1 Helse Sør-Øst RHF sine frpliktelser Helse Sør-Øst RHF har følgende frpliktelser verfr prgrammet: Prgrammets ppdragsgiver gjennm frnyingsstyret Krdinering på tvers av helsefretak Overrdnet styring av helsefretakene Overrdnet styring av Sykehuspartner 7.2 Frnyingsstyrets sine frpliktelser Frnyingsstyret har følgende frpliktelser verfr prgrammet: Beslutte prgrammandat g ppnevne prgramstyre Iverksette eventuelle krrigerende tiltak fr å sikre at målsettingene nås Freta/sikre beslutninger sm er utenfr prgramstyrets myndighet Priritere ressurser mellm prgrammene ved eventuelle ressursknflikter 7.3 Prgrammets frpliktelser verfr mgivelsene Prgrammet har følgende frpliktelser: Utføre de ppgaver sm er nødvendig fr å nå målene i prgrammandatet Følge de retningslinjer sm er nedsatt i prgrammandatet Overhlde den vedtatte beslutningsstrukturen 7.4 Det enkelte helsefretaks frpliktelser Det enkelte helsefretak vil ha følgende frpliktelser verfr prgrammet: Samkjøre mrådeplaner med frnyingsstyrets pririteringer, rekkefølge g tidsplaner fr prgrammene Utarbeide gevinstrealiseringsplan g sikre gjennmføring av målinger sm dkumenterer dagens situasjn i helsefretakene g Sykehuspartner før gevinster realiseres Sikre ledelsesmessig frankring av helsefretakets applikasjnsknslidering innen mrådet Planlegge g implementere innføring av reginale standarder i egen virksmhet Finansiere lkale prsjekter Intern kmmunikasjn i helsefretaket Opplæring av ansatte Gdkjenning av tjenestepris Sikre gevinstrealisering til avtalt tid i henhld til gevinstplan

14 14 / Sykehuspartners frpliktelser Sykehuspartner har følgende frpliktelser verfr prgrammet: Leveranseansvar teknlgiløsninger Frvaltnings- g driftsansvar fr de berørte fagsystemene Tildele prsjektressurser til prgrammet Utarbeide gevinstrealiseringsplan g gjennmføre «før» målinger fr SP gevinster i samarbeid med prgrammet Beregne tjenestepris Sikre gevinstrealisering til avtalt tid i henhld til gevinstplan 7.6 Andre aktørers frpliktelser