BALANSERT MÅLSTYRING I VADSØ KOMMUNE - VALG AV MÅLEOMRÅDER

Transkript

1 VADSØ KOMMUNE ORDFØREREN Utvalg: Bystyret Møtested: Vårbrudd Møtedat: Klkkeslett: 0900 MØTEINNKALLING Eventuelt frfall meldes på tlf Fr varamedlemmenes vedkmmende gjelder sakslista sm innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dkumentene legges ut på Tillegg SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0040/05 05/00259 BALANSERT MÅLSTYRING I VADSØ KOMMUNE - VALG AV MÅLEOMRÅDER Vadsø, Hauk Jhnsen rdfører

2 BALANSERT MÅLSTYRING I VADSØ KOMMUNE - VALG AV MÅLEOMRÅDER Saksbehandler: Svein Tre Dørmænen Arkivkde: 08 Arkivsaksnr.: 05/00259 Saksnr.: Utvalg: Møtedat: 0040/05 Bystyret Frslag til vedtak/innstilling: Vadsø Bystyre tilkjennegir interesse g behv fr innføring av et verrdnet styringssystem utver dagens måleparametre. Vadsø Bystyre slutter seg til de valgte målemrådene sm viktige parametere fr en balansert styring. Vedlegg: BMS i et plitisk perspektiv fra seminar fr flkevalgte i Vadsø kmmune (Vedlegget er utdelt i frbindelse med flkevalgtpplæringen 11. april g vil gså bli utlagt på møte) Bakgrunn: Balansert målstyring er både et styringsverkstøy g et utviklingsverkstøy. Balansert målstyring er et verktøy fr å sikre en helhetlig styrig g utvikling av kmmunen. Innføring av et balansert målstyringssystem i Vadsø kmmune ble planlagt våren 2003 i tilknytning til det lederutviklingsprgrammet sm skulle iverksettes fra høst 2003 g frem til Under flkevalgtedagen 11. april d. å. ble det satt fkus på en ny plitikerrlle fr Vadsø kmmune. Her ble blant annet presentert et revidert plansystem i frhld til implementering av et balansert målstyringssystem. Vurdering: Tradisjnell styringslgikk antar at dersm en hlder det tildelte budsjett, så har en g ppnådd resultater g gjerne i frm av at en har gitt gde tjenester. Side 2 av 5

3 Det viktigste tegnet i tradisjnell målstyring er resultatfkus. Innføring av et balansert målstyringssystem er å implementere et styrings- g utviklingsverktøy sm kan måle på flere dimensjner en hva dagens system gjør. Balansert målstyring frutsetter et avklart frhld i frhld til kmmunens arbeidsgiverplitisk plattfrm g delegasjnsreglement. Dette tema er behandlet tidligere i bystyret i fm arbeidsgiverplitisk plattfrm g reglement. Et balansert målstyringssystem viser til at fkusmrådene sm velges bør være innenfr ulike perspektiver. En ensidig øknmisk fkus sier ikke ne m resultat fr brukeren. En frmålstjenlig tilnærming når en skal utvide et styringssystem, er å starte fra et relativt endimensjnalt system g utvide med flere perspektiv. Sm eksempel kan sies av Vadsø kmmune siden 2000 har nyttet KOSTRA sammenlikninger til styring. Deretter ble dette utvidet med nen brukerundersøkelser g kvalitetsmålinger gjennmført innenfr utvalgte tjenestemråder. De seneste 2 år har vi så i større grad fkusert på interne prsesser Fr deretter å fkusere på medarbeiderperspektivet i prsessene slik en ved nen anledninger nå har gjennmført siden prim Sentralt i et styringssystem vil være prduktiviteten g effektiviteten. Ressursfrbruk er således en knsekvens av at aktivitet utføres. Med andre rd betyr dette at gd aktivitetskntrll er gd kstnadskntrll. Effektiviteten defineres fte sm vår evne til å gjøre de riktige tingene riktig. I kmmunal sektr skiller man fte mellm; 1. Pririteringseffektivitet Ressursfrdeling mellm tjenestemråder i frhld til verrdnede plitiske mål g pririteringer 2. Frmålseffektivitet Realisere mål/sikre behvsdekning på lavest mulig innsatsnivå de riktige ppgavene fr de riktige brukerne. 3. Resultateffektivitet Frhldet mellm hvilke resultater sm ppnås g ressursfrbruk Dersm Vadsø kmmune skal ppnå en høyere effektivitet, er det således ikke bare et spørsmål m å gjøre mer fr samme øknmiske innsats, det vil si å gjøre tingen riktig. Vel så viktig er det å vurdere m det er de riktige aktivitetene sm utføres. Det er med andre rd mulig å bli mer effektiv ved å gjøre mindre. Et balansert målstyringssystem bør derfr gi ss kunnskap tilbake mkring disse frhld, slik at en plitisk g administrativt innehar slik kunnskap at riktig priritering kan gjøres. Side 3 av 5

4 Resultatindikatrene i et balansert målstyringssystem bør derfr Fange pp viktige frhld ved kvaliteten Måle det de skal måle. Være valide Bli tlket/frstått g målt på samme måte. Være pålitelige Oppleves sm relevante g fruktbare av målgruppen Sammenliknbare på tvers av virksmheter Gi et gdt grunnlag fr å drøfte tjenesteutvikling g kvalitetsfrbedring Vadsø kmmune har administrativt gjrt flere øvelser fr å finne gde verrdnede måleparametre fr vår rganisasjn. Disse måleparametre er g gitt bystyrets representanter til refleksjn under seneste flkevalgtesamling. Bystyret inviteres nå til å mene ne videre m prsessen. Frem til nå følger 4 uttalte måleparametre. Likeledes har det vært arbeidet mye mkring systemppbygningen av dette. Systemet beskriver 3 nivåer. Det verrdnede målemråde (måleparameter). Her er freslått 4 mråder. Deretter beskrives hvert målemråde med kritiske suksessfaktrer. Disse kan ha ulik antall pr mråde. Enhver kritisk suksessfaktr skal så deretter utarbeides med fkus på indikatrer/målemetder g sammenheng til fkusmrådene/suksesskriteriene. Skissert er systembeskrivelsen sm følger: 1. Måleparameter a. Kritiske suksessfaktrer, KSF i. Måleindikatr I prsessen mkring måleparametre g kritiske suksessfaktrer har samtlige ansatte i vadsø kmmune i uke 19 deltatt. Likeså fått rientering m systemppbygningen. Side 4 av 5

5 Dett gir følgende sammenstilling pr. dat med hensyn til måleparameter KSF g indikatr Måleparameter Kritisk suksessfaktr Måleindikatr Samfunnsutvikling 1.Basistjenester g infrastruktur 2. Meningsfullt liv (kultur, fritid, hbbies) 3. Arbeid næringsutviking Bruker 1. Hva skal til fr at brukerne er med på tilbudsiden? 2. Hva skal vi gjøre fr å finne ut hvrdan brukerne pplever tilbudet. 3.Avklaring m hvrfr det er viktig å fange pp hva brukeren mener m tilbudet vi gir. 4.evaluere etter at brukerne har sagt m hvrdan de pplever tilbudet/tjenesten. 5.En evaluering må ende ut i en krrigering av tilbudet/tjenesten sammen med brukerne. Organisasjn g læring 1: Medarbeidertilfredshet - Trivsel - Kmpetanse - Medvirkning 2: Omstillingskmpetanse - Kunnskap m mål g retning - Evne g vilje til mstilling - Samarbeid på tvers av virksmheter Øknmi 1. Samsvar mellm mål g rammer 2. Medvirkning Den videre administrative prsess tenkes avsluttet månedsskifte nvember/desember. Til denne tid skal det arbeides ytterligere med innføring i bruk av indikatrer g målemetder. Likeså sammenheng til fkusmrådene/suksesskriteriene, før så prsessen lukkes. Svein Tre Dørmænen rådmann Side 5 av 5