Hovedkontormodellen. - sertifiseringsløsning for større organisasjoner

Transkript

1 Hvedkntrmdellen - sertifiseringsløsning fr større rganisasjner Hvedkntrmdellen er en sertifiseringsløsning fr rganisasjner sm har flere underliggende enheter g sm ønsker en rasjnell løsning fr miljøledelse. Fase 1: rganisering g frankring. Fr å sikre en gd frankring av miljøledelse i rganisasjnen er det viktig at arbeidet g prsessen rganiseres riktig. En bred frankring med en invlvert g engasjert ledelse er et av suksesskriteriene. Erfaring har vist at der ledelsen deltar aktivt, implementeres Miljøfyrtårn på en bedre måte g blir en naturlig del av rganisasjnens styringssystem enn der ansvaret blir lagt til en nøkkelpersn alene. Med en bred frankring er det ikke bare miljøfyrtårnansvarlig ved hvedkntret sm har ppgaver, men ansvar fr de frskjellige kriteriene er frdelt til frskjellige funksjner/stillinger i rganisasjnen. Videre er det viktig at de underliggende enhetene gså blir invlvert på lik linje med hvedkntret i rganisasjnens miljøledelse. Det betyr at det ved hver enhet skal pekes ut en lkal miljøfyrtårnansvarlig, i tillegg til at de øvrige ansatte skal infrmeres g invlveres i det lkale miljøarbeidet, fr eksempel gjennm en miljøgruppe. Frankring g planlegging av prsessen er helt avgjørende. Tppledelsen (inkludert kmmune; rådmann med ledergruppe g eventuelt sentrale plitikere) må være kjent med hvedelementer i den prsessen sm vurderes startet. Dette kan gjerne gjøres i frm av et innledende møte. Før ppstart klareres plan fr innføring med Stiftelsen Miljøfyrtårn, dette skjer i frbindelse med fremsendelse av en ppstartsliste. Denne listen er viktig fr rganisasjnen fr å sikre en hensiktsmessig g gdt frankret prsess. Videre er listen nødvendig fr Stiftelsen Miljøfyrtårn da den danner grunnlag fr den avtalen sm skal inngås mellm rganisasjn g Stiftelsen Miljøfyrtårn. Innledende møte der ansvarlig ledelse sammen med prsjektleder er tilstede. Dette gjøres fr å sikre at beslutning fattes på riktig grunnlag. Sertifiseringsløsningen presenteres Samtale m miljøledelse Det må lages/presenteres en plan fr innføring Oppstartsliste sendes Stiftelsen Miljøfyrtårn. Grunnen til dette er at det er en del infrmasjn sm er viktig fr Stiftelsen Miljøfyrtårn å få på plass tidlig i prsessen, g infrmasjn gitt her er med g danner grunnlag fr senere avtale mellm rganisasjnen g Stiftelsen Miljøfyrtårn. Sammen med ppstartslisten sendes et rganisasjnskart sm skal innehlde en versikt ver alle enheter i rganisasjnen, egeneide eller franchise virksmheter, hvr mange ansatte det er hvr, i hvilken kmmune underenhet ligger g hvilke bransjekrav sm er tenkt benyttet, se vedlegg 1 ppstartsliste. Sm hvedregel er alle underliggende enheter i rganisasjnen egne sertifiseringsbjekt g det utstedes eget sertifikat fr disse. 1

2 Knsernstruktur (rg.tppnivå) pprettes i prtalen av Stiftelsen Miljøfyrtårn ved beslutning m ppstart g alle underliggende enheter legges til i prtalen sm ptensielle. Kunden frplikter seg til å gjennmføre sertifiseringen av hele knsernet/kmmunen senest i løpet av tre år. Kun miljørapprtering kan kun benyttes av enheter sm ikke kan sertifiseres, eller av enheter sertifisert i annen rdning. (I særskilte tilfeller kan det inngås avtaler fr kmmuner m bruk av prduktet sm et første trinn i prsessen med innføring av miljøledelse. Dette må søkes m spesielt til Stiftelsen Miljøfyrtårn.) Fr kun miljørapprtering se vedlegg 2 kun miljørapprtering. Det skal hldes et tidlig avklaringsmøte mellm hvedsertifisør, hvedknsulent/hvedkntr g Stiftelsen Miljøfyrtårn fr å sette pp hvrdan sertifiseringen skal løses. Følgende punkter skal minimum være på møteplanen: Avklaring mtp. rganisering av arbeidet, rllefrdeling, ressurser, implementeringstakt, utarbeidelse av prsjektplan sv. Valg av bransjekriterier Bruk av interne ressurser (hvr mye hvedknsulent skal benyttes i prsessen, behv fr kursing av internt persnell) Virksmhetsspesifikke sjekkpunkter (sm kan tas inn i den årlige klima- g miljørapprten). Andre aktuelle nøkkelindikatrer (KPI) sm knsern/kmmune styrer etter? Bli enige i hvrdan underliggende enheter skal trekkes ut til hvilken type sertifisering (fysisk, fjern eller dkumentkntrll) Planlegge eventuell bruk av lkal sertifisør instruks sv. Det inngås en skriftlig avtale mellm hvedkntret g Stiftelsen Miljøfyrtårn sm regulerer betingelser. Viktig at man fr kmmuner jbber fr at den virksmheten sm frvalter bygningsmassen fr kmmunen, eks. eiendmsfretak skal bli sertifisert. Fase 2: implementering g ppfyllelse av kriterier ved hvedkntret Det er i denne fasen at man starter arbeidet med å ppfylle kriterier. Hele prsessen starter med at hvedknsulent sammen med representant(er) fra hvedkntret gjennmgår g frdeler kriteriene i prtalen «verktøy fr ansvarsfrdeling». Etter dette hjelper hvedknsulenten rganisasjnen i arbeidet med å ppfylle kriterier helt eller delvis på vegne av rganisasjnen, i tillegg til de lkale kriteriene sm skal ppfylles av hvedkntret sm lkal virksmhet. Etter at hvedknsulent g rganisasjn anser seg sm klare fr sertifisering, kmmer hvedsertifisør inn g fretar sertifiseringsmøte g verifikasjn av ansvarsfrdelingen, g med dette åpner pp muligheten fr underliggende enheter til å pprette sin miljøkartlegging. 2

3 Bransjekriteriet fr hvedkntr skal kun legges til sm del av sertifiseringsgrunnlaget på hvedkntret. Hvedknsulent g hvedkntret går gjennm kriteriene fr underliggende enheter (I prtalen «verktøy fr ansvarsfrdeling») g frdeler ansvar mellm hvedkntret g underliggende enheter. Hvedsertifisør gdkjenner ansvarsfrdelingen, g sertifiserer kriteriene sm ppfylles helt, eller delvis, av hvedkntret (I prtalen «miljøkartlegging fr underliggende enhet»). Hvedsertifisør sertifiserer hvedkntret. Dette er alle kriterier hvedkntret skal sertifiseres etter, både de sm ligger i miljøkartlegging fr underliggende enhet g de kriteriene sm skal løses av hvedkntret sm virksmhet. Hvedsertifisør sertifiserer minst en underliggende enhet, g på bakgrunn av denne eventuelt justeres kmmentarer til underliggende enhet/lkal sertifisør i «verktøy fr ansvarsfrdeling». Fase 3: implementering av miljøledelse hs underliggende enheter Innføring av Miljøfyrtårn hs underliggende enheter vil følge av etablert pland fr innføring av Miljøfyrtårn. Det vil si at det kan være mange underliggende enheter sm skal innføre Miljøfyrtårn samtidig. Derfr kan det være hensiktsmessig at det startes pp med sertifisering av flere virksmheter samtidig; g at det legges pp til felles rienteringer g samlinger, gjerne via web fr å ikke bidra til økt reiseaktivitet. Oppgavene sm skal utføres av knsulent i denne fasen, vil være de samme enten det er ekstern eller intern persn sm utfører dem. I utgangspunktet skjer innføringen av Miljøfyrtårn hs en underliggende enhet på samme måte sm fr en enkeltvirksmhet sm ikke er i en hvedkntrløsning. Frskjellen er at i hvedkntrløsningen er det færre kriterier å frhlde seg til, da nen er ivaretatt andre steder i rganisasjnen, g at det ligger føringer fr ppfyllelse av nen kriterier fra hvedkntret. Sertifiseringen av underliggende enhet utføres i henhld til sertifiseringsmiks. Nen underliggende enheter blir sertifisert ved fysisk besøk av sertifisør, nen ved fjernsertifisering g nen ved dkumentkntrll. Mer m sertifiseringsmiks, se vedlegg 3 Sertifiseringsmiks. Fr fjernsertifisering se vedlegg 4 Fjernsertifisering g fr dkumentkntrll se vedlegg 5 Dkumentkntrll. Hver underliggende enhet skal ha en lkal miljøfyrtårnansvarlig g det bør pprettes lkale miljøgrupper. Det er hvedknsulent, eller internknsulent der det benyttes, sm er prsessleder g sm sammen med underliggende enhet, sørger fr at underliggende enhet implementerer g ppfyller de kriteriene de skal. Miljøkartleggingen fr underliggende enhet skal fylles ut g leveres. Det samme gjelder årlig klima- g miljørapprt. De t skjemaene, sammen med tilhørende etterspurte dkumenter, utgjør til sammen sertifiseringsgrunnlaget. Hvedsertifisør har en sentral rlle g har instruksjnsmyndighet med eventuelle lkal sertifisører. Det er pp til hvedsertifisør å benytte lkale sertifisører eller ikke. Velges lkale 3

4 sertifisører brt, skal det ikke generere en masse reiseaktivitet fr hvedsertifisør. Ved reise skal hvedsertifisør søke g finne den minst miljøbelastende, hensiktsmessige reisemåten. Fr kmmuner skal hvedsertifisør avklare bruken av bytterdninger av lkale sertifisører mellm kmmuner, g tilpasse dette i valget av sertifiseringsmiks. I de tilfellene bytterdninger av lkale sertifisører blir den aktuelle løsningen, skal Stiftelsen Miljøfyrtårn infrmeres. Stiftelsen Miljøfyrtårn har utarbeidet retningslinjer fr hvedsertifisør. Stiftelsen Miljøfyrtårn fører ppsyn med hvedsertifisørene. Fase 4: Årlig ppfølging av miljøledelse Denne fasen er kritisk g handler m å få til kntinuerlig frbedring. Man planlegger, utfører, kntrllerer (måler) g krrigerer. Etter dette skal det settes nye tiltak i handlingsplanen, g disse må sees i sammenheng med ppnådde resultater g histriske trender, samt krtsiktige g langsiktige mål. Dette skal gjøres hs hver enkelt underliggende enhet, men gså hs hvedkntret g på vegne av hele rganisasjnen. Hs rganisasjner hvr miljøledelse ikke er gdt implementert, så er det i denne fasen de erfaringsmessig «faller av». Miljøfyrtårn har trukket fram nen verktøy sm bør være med å sikre at miljøarbeidet ikke blir ignrert, men blir en integrert del av den daglige/årlige drift. Årshjul er etablert g årlige ppgaver tilknyttet miljøledelse er integrert i styringssystemet. Typiske ppgaver sm kan være lagt inn i et årshjul er internrevisjn/årlig gjennmgang, ledelsens gjennmgang, vernerunder, innlevering av årlige klima- g miljørapprter, presentasjn av resultater fra årlige klima- g miljørapprter, presentasjn av klimaregnskap, medarbeidersamtaler.l. Organisasjnen skal rapprtere sine miljøindikatrer i klima- g miljørapprten. Organisasjnen bestemmer selv hvrdan tallene legges inn i lkal årlig klima- g miljørapprt, men underliggende enhet må selv, sm et minimum, legge inn egne mål g egen handlingsplan. (I særskilte tilfeller kan det fr private g statlige rganisasjner søkes m fritak fr rapprtering i årlig klima- g miljørapprt. Fr kriterier fr fritak, se vedlegg 6 Kriterier fr fritak. Virksmhetsspesifikke sjekkpunkter kan benyttes til egendefinerte nøkkelindikatrer i miljørapprten. Det rapprteres på indikatrer i Miljøfyrtårns kriterier, men i tillegg kan virksmheten definere egne indikatrer/rapprteringsfaktrer sm skal følges pp i egen rganisasjn. Sistnevnte defineres under valget «Virksmhetsspesifikke sjekkpunkter» i klima g miljørapprten, g er en egen tjeneste sm bestilles. Fr regler g betingelser se vedlegg 7 Virksmhetsspesifikke sjekkpunkter. 4

5 I handlingsplan: kntinuerlig frbedring skal være hensikten. Handlingsplanen i årlig klimag miljørapprt gjelder lkale mål g tiltak, men Stiftelsen Miljøfyrtårn anbefaler hvedkntret å utarbeide felles, verrdnete mål fr rganisasjnen, samt peke ut et årlig miljøtema sm man skal jbbe spesielt med i virksmhetene. Hvedsertifisør skal gå gjennm dette arbeidet på årlig møte med hvedkntret. Hvedsertifisør skal årlig gjennmføre et møte med hvedkntret fr å sikre gd miljøstyring g tett ppfølgning. Hvedtema fr møtet: At det benyttes riktige bransjekriterier i frhld til rganisasjnens drift g miljøpåvirkninger. Eventuelle nye kriterier sm ivaretas av hvedkntret gdkjennes. At hvedsertifisørs kmmentarer til eventuelle lkale sertifisører er tydelige g ppdaterte. Gjennmgå eventuelle sertifiseringer/resertifiseringer sm er gjennmført siste år. Herunder psitive/negative frhld knyttet til sertifiseringsmiks, metde g eventuelle avvik sm går igjen flere steder. Sjekke at planlagt utvalg fr hvilke enheter sm skal sertifiseres ved henhldsvis fysisk-, fjernsertifisering g dkumentkntrll (i henhld til sertifiseringsmiks) er fulgt. Følge pp verrdnede mål g handlingsplan fr miljøarbeidet Fase 5: Resertifisering Hvert tredje år etter førstegangssertifisering skal alle Miljøfyrtårn-virksmheter frnye sitt sertifikat. I de rganisasjnene der det er veldig mange underliggende enheter kan det være lurt å dele disse inn i tre årsgrupper slik at det blir ca. like mange enheter i hver gruppe. Dette gjøres fr å få en mer jevn frdeling av kstnadene i løpet av de tre årene. Fr rganisasjner sm har sertifisert mange av sine underliggende enheter før de tk hvedkntrmdellen i bruk, er det fte en ujevn frdeling av resertifiseringer i treårsperiden. Ved innføring av hvedkntrmdellen fr disse rganisasjnene, vil Stiftelsen Miljøfyrtårn i samarbeid med rganisasjnen kunne lage en plan fr å frdele underliggende enheter jevnt utver de tre årene. Resertifisering er i utgangspunktet det samme sm en sertifisering første gang. Hvedkntr g underliggende enheter skal alle kunne vise at de ppfyller kriteriene de skal sertifiseres etter. Et av kriteriene sier at det hvert år skal leveres årlig klima- g miljørapprt. Hvert tredje år, resertifisering av hvedkntret. Resertifisering av UE skjer i henhld til sertifiseringsmiksen, se vedlegg 3 Sertifiseringsmiks. Alle UE skal gjennmgå g levere sin miljøkartlegging det året de resertifiseres. 5

6 Tidsmessig kan det være en frdel at resertifisering skjer etter innlevering av årlig klima- g miljørapprt, altså etter , da årlig klima- g miljørapprt er en del av sertifiseringsgrunnlaget. 6