REFERAT fra MØTE FOR PROSJEKTGRUPPE 3 Utvikling av plan- og styringssystemer

Transkript

1 REFERAT fra MØTE FOR PROSJEKTGRUPPE 3 Utvikling av plan- g styringssystemer Sted: Dat: Tid: Referent: Grønt møterm, rådhuset :00 12:00 Bjørn Dkken Til stede: Ikke til stede: Referat sendes: Britt Åse Høyesveen, Olav Brandvl, Jstein Trmsnes, Bjørn Dkken, Kjell Tangerud g Liv Hustveit Erik Odl Alle sm er nevnt ver. 1: Gjennmgang av prsessdkument fra 16. nvember Bakgrunn fr dkumentet er at vi har tatt pp mange temaer i gruppa sm ikke har blitt landa. Vi så derfr behvet fr å samle dette i ett dkument. De tre elementene er mål, strategi fr å nå målene g diverse tema. Det siste er tema sm har vært ppe i gruppa uten at vi har plassert det i prsessen enda. Vedlegg 2 er ppdatert prsessdkument etter møtet. Dette dkumentet vil gså danne grunnlaget fr vår veiledning med Jan Alm Knudsen den 26. nvember. Under gjennmgangen av dkumentet km vi frem til at vi ønsket å frkrte punktene, særlig under strategi. Vi startet derfr med å lage underpunkter sm definerer hva vi mener med begrepene i strategiene. Et eksempel er uttrykket å rapprtere på det sm er viktig : Med viktig mener vi det sm er med i BMS samt de sakene sm kmmer pp ang ppfølging av plitisk fatta vedtak. Dermed vil vi kunne frenkle hvert punkt i prsessdkumentet, g kmme med en bedre frklaring i underpunktene. Dette er vi i gang med i dkumentet sm er vedlagt referatet. Intervju av ledernettverk: Kjell har tatt med seg våre prblemstillinger til sitt ledernettverk. Tilbakemeldingene på dette var at Ringebu kmmune trengte å stramme pp rutiner slik at utøvelsen av ledelse frmaliseres ne mer, g øker graden av samrdning. Sm eksempel ble samtale med verrdnet leder brukt. Det finnes ingen rutiner på slike samtaler g det blir pp til hver enkelt leder hvrdan en gjennmfører dette. Dette gir frihet g tillit, men gir gså en fare fr manglende implementering g frankring av viktige føringer. Tilbakemelding på rapprteringer var gså ne mange ledere savnet. Dette har vært sentralt i gruppas arbeid til nå, g vil bli en viktig del av nye rapprteringsrutiner. Sm hvedregel kan en si at rapprter sm det ikke blir gitt tilbakemelding på ikke skal gjennmføres. Rapprteringen må ikke bli mer mfattende enn at mttaker har mulighet til å gi en tilbakemelding innen rimelig tid. Rapprter skal ha en slik frm g innhld at det ppleves sm meningsfylt. Tilbakemeldinger skal være i en slik frm at det bidrar sm styringsverktøy g lederstøtte.

2 Nettverket reagerte på måten enkelte saker blir iverksatt på fra tppledelsen. Her ble budsjettprsessen brukt sm eksempel. Flere har erfaring med at beslutninger i leddet ver kan frankres bedre, dette gjelder i sær saker sm man frventer skal behandles innen krt tid, g sm dermed krever endring i enhetens egne planer, samt tiltak sm belaster budsjettene. Vi har gså en veg å gå i frhld til beslutninger sm bør ha sin prsess i linja, g beslutninger sm effektueres via stab/støtte, samt samspillet mellm disse nivåene. Strekk i laget er en metafr sm ledernettverket pplever er betegnende på dagens situasjn. VEDLEGG 1: Prsessdkument fr gruppe 3. VEDLEGG 2: Møteplan fr gruppe 3.

3 PLAN- OG STYRINGSSYSTEM I RINGEBU Prsessdkument à jur pr Mål: Å gi tydelige styringssignal fra plitikere g inn til administrasjnen gjennm dialgknferanse. Disse skal ivareta målsetting i Kmmuneplanens samfunnsdel Å utarbeide et styringssystem sm gjør at vi kan spille hverandre gde: Plitikere administrasjn, leder - medarbeider sv. Det viktigste er at de sm yter den direkte tjenesten til brukeren spilles gde. Systematisere en rapprtering sm ivaretar alle fkusmråder i BMS både i tertialrapprter g i årsmelding. Skape en sammenhengende dialg mellm rapprtering g tilbakemelding heretter kalt dialgspiral. Klare rller i arbeidet med plan- g styringssystemet. Strategi fr å nå målene: Enkelt g versiktelig system med rapprtering g tilbakemelding på det sm er viktig. Kmmuneplanens samf.del med BMS g rapprtering på plitisk fatta vedtak Detaljnivået må ikke gjøre det uversiktlig. Strukturen er gjenkjennelig i hele rganisasjnen. Arbeidsverktøy sm er anvendbart sm styringssignal g ledelsesverktøy. Ikke så mfattende at det går ut ver andre viktige ppgaver. Raske g relevante tilbakemeldinger Organisasjnens verdier g hldninger frankres på alle nivå. Utarbeide en enkel g verkmmelig struktur fr balansert målstyring (BMS) sm baseres på mål g resultatppnåelse fra fregående år g styringssignal kmmuneplanens samfunnsdel. Skape en prsess sm definerer klare rller fr hvem sm gjør hva g når i årshjulet. Til diskusjn: -temaer vi har vært innm men sm vi ikke har landa Bruker g medarbeiderundersøkelser: - Bruker- g medarbeiderundersøkelse frberedes i desember, gjennmføres i januar. Hvert år eller annet hvert år? Årshjul: - Årshjul med mindre knkret innhld. T årshjul? (Det rdinære g et fr ledelse slik sm Øyer?). - Øknmiplan årsbudsjett. Adskilte prsesser eller begge i samme prsess? => Vil det bli mer versiktlig fr den ansatte dersm vi lager et eget årshjul fr ledelse? Vil dette gjøre årshjulet til et viktigere dkument fr hver enkelt ansatt? => Enkel g stram rapprtering, men dersm årshjulet blir fr enklet vil det bli intetsigende. Vi trenger en versikt sm frteller ting litt i detalj hva sm skal gjøres. Sette ting i system.

4 Brukerråd: - Brukerråd fr hver virksmhet (bruker, tjenesteleder, plitiker, tillitsvalgte)? - Dialgknferanse i slutten av mai (før skleslutt). Status=> Signaler => BMS: - En prsess der de ulike nivåene kan spille inn hva sm er viktig. Slik at de ansatte sm yter den direkte tjenesten kan være med å spille inn hva de kan måles på - ut fra verdiene i kmmuneplanens samfunnsdel. - Målekart: i årsbudsjett eller egen sak (februar). - Overrdna målekart. Fellesmål på nen mråder? Prsess, invlvering av ansatte. - Gjøre det enkelt nk. Innhld (BMS) sm er gjenkjennbart g enkelt både fr plitikere g ansatte.

5 Møteplan fr gruppe 3: 21. september Veiledning 10:00 11:00 Fellesmøte 12:30 14: september Gruppemøte gruppe 3, 08:30 10: ktber Tur til Lm. Avreise 07:30. Møte når vi kmmer hjem. 24. ktber Veiledning 10:00 11: ktber Fellesmøte 12:30 14:00 5. nvember Gruppemøte gruppe 3, 10:00 12: nvember Gruppemøte gruppe 3, 10:00 12: nvember Gruppemøte gruppe 3 10:00 12:00 3. desember Gruppemøte gruppe 3, 10:00 12: desember Gruppemøte gruppe 3, 10:00 12: desember Veiledning 10:00 11:00 Fellesmøte 12:30 14:00 7. januar Gruppemøte gruppe 3, 10:00 12: januar Gruppemøte gruppe 3, 10:00 12:00