Ringebu commune rådmannen. Styring og ledelse. Innstilling fra. styringsgruppa. Forslag etter høringsrunden, behandlet av styringsgruppa

Transkript

1 Ringebu cmmune rådmannen Styring g ledelse Innstilling fra styringsgruppa Frslag etter høringsrunden, behandlet av styringsgruppa

2 Innhld 0.1. STYRINGSGRUPPA TILRÅR FØLGENDE HOVEDMÅL: STYRINGSGRUPPA TILRÅR FØLGENDE MÅL FOR POLITISK STYRING: STYRINGSGRUPPA TILRÅR FØLGENDE OM POLITISK ORGANISERING: STYRINGSGRUPPA TILRÅR FØLGENDE OM ARBEIDSGIVERPOLITIKK: STYRINGSGRUPPA TILRÅR FØLGENDE OM PLAN- OG STYRINGSSYSTEM: STYRINGSGRUPPA TILRÅR FOR ØVRIG FØLGENDE: VISJON OG FRAMTIDSBILDE FRAMTIDSBILDE ORGANISASJON DELEGERING AV MYNDIGHET GENERELLE MÅL FOR UTVIKLINGSARBEIDET I KOMMUNEN MÅL FOR PROSJEKTET STYRING LEDELSE RAPPORTERING OG EVALUERING ANSVAR OG STYRING MANDAT FOR STYRINGSGRUPPA FASER PROSJEKTORGANISERING ARBEIDSOPPLEGG OM PROSJEKTGRUPPENE DELPROSJEKT 1 POLITISK ARBEID OG SAMHANDLING POLITIKK OG ADMINISTRASJON DELPROSJEKT 2 ARBEIDSGIVERPOLITIKK OG LEDERUTVIKLING DELPROSJEKT 3 UTVIKLING AV PLAN- OG STYRINGSSYSTEMER DELPROSJEKT 4 - IKT OG GEVINSTREALISERING OM ARBEIDET I STYRINGSGRUPPA OM TILRÅDINGA FRA STYRINGSGRUPPA POLITISK ARBEID OG SAMHANDLING POLITIKK OG ADMINISTRASJON MÅLSETTING MED OG ROLLER FOR POLITISK MODELL ARBEIDSFORM (PROSESS) I EN NY POLITISK MODELL FORSLAG TIL ENDRET POLITISK ORGANISERING ARBEIDSGIVERPOLITIKK FOLKEVALGTES ARBEIDSVILKÅR ORGANISASJONSUTVIKLING OG LEDERUTVIKLING UTVIKLINGSRETNING ORGANISERING OG ANSVAR LEDELSESUTVIKLING OG KULTURBYGGING PLAN OG STYRINGSSYSTEMER VERDISTYRING OG DIALOG PRINSIPPER STYRINGSHJUL Vårhalvåret Høsthalvåret BALANSERT MÅLSTYRING (BMS) BRUKERMEDVIRKNING OG DIALOG DIALOGKONFERANSE RAMMESTYRING OG DELEGERING IKT OG GEVINSTREALISERING

3 0. Sammendrag «Styring g ledelse» er et 3-parts frnyingsprsjekt. Styringsgruppa har ledet arbeidet, g samrdnet innspill fra 4 prsjektgrupper, tenkesmia g fra kmmunestyrets samling 18. g 19. februar. Utkast til innstilling har vært på høring i periden 22. mars 16. mai. Styringsgruppas innstilling er etter dette endret på nen punkter. Selv m en kan si at «kmmune er kmmune», kan mange faktrer ha betydning fr plitisk rganisering g fungering. Størrelse på kmmunen kan ha ne å si fr plitisk rganisering, tradisjn har betydning g den aktuelle plitiske knstellasjn kan ha betydning. Uavhengig av valg av mdell fr plitisk rganisering har vi sett at en gdtfungerende mdell ikke bare er et spørsmål m type mdell, men gså et spørsmål m bevissthet m mdellens frutsetninger g kritiske suksessfaktrer g hvrdan en plitisk g administrativt arbeider i mdellen. En mdell blir ikke bedre enn flkevalgte g administrasjn (sammen) gjør den til. Arbeidet i prsjektet har vært preget av åpenhet g vilje til å finne framtidsrettede løsninger fr kmmunen sm rganisasjn g lkalsamfunnet. Prsjektet har gitt verdifull læring g mtivasjn. Fylkesmannen har støttet arbeidet med kr i 2012 g i Eurparådet strategi fr gdt styresett på lkalt nivå km inn i prsjektet i siste fase. Arbeidet passer gdt inn i frhld til prsjektmålene. Kmmunestyret har i K-sak 25/11 sluttet seg til Eurparådets 12 strategier. Kmmunen mttk Eurparådets utmerkelse i Osl 24. april, sm femte kmmune i landet g den eneste i Kmmunen har frpliktet seg på å utarbeide en handlingsplan fr lkaldemkrati, med antatt sluttbehandling i kmmunestyret mt slutten av året. Styringsgruppas tilråding er i kapittel 6. Det anbefales å lese kapittel 6 i sin helhet. Nedenfr følger et sammendrag av styringsgruppas tilråding Styringsgruppa tilrår følgende hvedmål: Hvedmålet er at kmmunens plitiske rganer skal være arena fr et velfungerende lkaldemkrati. Arbeidet i g kntakten med flkevalgte rgan skal legge grunnlaget fr interesse g gd rekruttering til plitisk arbeid, med kjønnsmessig balanse, g på en slik måte at flkevalgte representerer et tverrsnitt av beflkningen. Innbyggernes rett til å få infrmasjn, deres rett til å være med i den ffentlige debatten g til å velge sine representanter, er sentrale verdier. Fr å nå hvedmålet må de flkevalgte ha tydelige rettesnrer, bevissthet rundt sine rller, ha hensiktsmessige arbeidsvilkår, tilgang til infrmasjn g muligheter fr innflytelse. Lkaldemkrati berører både frhldet mellm velgere g kmmunen, mellm velgere g plitikere g mellm plitikere g administrasjnen. Et annet hvedmål er at kmmunen skal være et gdt g rasjnelt servicergan fr innbyggerne. Organiseringen g mfanget av kmmunens administrasjn skal ta - 3 -

4 utgangspunkt i behvet fr service g tjenesteprduksjn til innbyggerne, slik kmmunestyret definerer det. Plitisk g administrativ rganisering må frmes slik at det fremmer tilstrekkelig nærhet g kntakt mellm innbygger g tjenesteyter Styringsgruppa tilrår følgende mål fr plitisk styring: 1. Sterkere plitisk helhetsstyring av kmmunen. Plitisk rganisering bør støtte pp under kmmunens langsiktige utviklingsmål, g ikke fremme særinteresser eller sektrtenkning. Alle utvalg må ha gd frankring i kmmunestyret. Det innebærer økt innflytelse fr de flkevalgte g gdt innsyn i administrative vedtak g tjenesteprduksjn. 2. Vitalisering av kmmunestyret. Gjøre kmmunestyret til en attraktiv arena fr plitisk arbeid g øke rekrutteringen til plitisk arbeid i lkalsamfunnet. Fr å sikre aktivitet hs alle flkevalgte deltar representantene i kmmunestyret i tillegg i minst ett utvalg under kmmunestyret. 3. Velutviklet lkaldemkrati. Gd kntakt g dialg mellm innbyggerne g kmmunen. Det etableres pplegg fr systematisk dialg med brukerne. Desentralisering av myndighet g nærhet til brukerne på plitisk g administrativt plan. Det utarbeides egen handlingsplan fr lkaldemkrati. 4. Effektive beslutningsprsesser. Nærhet til brukere/innbyggere, delegering g desentralisering, færrest mulig nivå g systematisk kmpetanseutvikling. Myndighet i prinsipielle saker ligger i kmmunestyret. Myndighet i ikke-prinsipielle saker legges på et nivå nærmest mulig brukeren. 5. Den plitiske styringsfunksjnen skal være å sette langsiktige mål g rammer fr kmmunens utvikling, drift g tjenesteyting. Det skal være gd balanse mellm langsiktig plitisk strategi fr samfunnsutvikling, styring g rllen sm mbudspersn. 6. Klare g gde arbeids- g ansvarsfrhld fr de plitiske rganer. 7. Klar rllefrdeling mellm plitikk, administrasjn g de ansattes rganisasjner. 8. Plitisk rganisering bør preges av målgrupper g satsingsmråder heller enn intern arbeidsdeling g særinteresser Styringsgruppa tilrår følgende m plitisk rganisering: 1. Kmmunestyret behlder dagens antall på 21 representanter. Styringsgruppa tar ikke stilling til m det vil skape større vitalitet g engasjement i lkalplitikken med et redusert eller økt antall medlemmer i kmmunestyret. Det freslås ikke endring av kmmunestyrets medlemstall

5 2. Målet er å revitalisere kmmunestyret utvalgene må støtte pp m kmmunestyrets arbeid. 3. Gruppa mener at det fr å sikre gd helhetlig styring bør være gjennmgående representasjn mellm kmmunens plitiske styringsrgan. Det vil si mellm kmmunestyret g utvalgene: Utvalgsledere skal være fra kmmunestyret. Et flertall av representantene i utvalgene bør velges blant kmmunestyrets medlemmer. Fr å sikre aktivitet hs alle flkevalgte deltar representantene i kmmunestyret i tillegg i minst ett utvalg under kmmunestyret. Kmmunestyret bør være representert med en eller flere representanter i fjellstyret. Det velges representant fra kmmunestyret til kntrllutvalget. 4. Utvalg fr kultur g ppvekst (UKO) g Utvalg fr helse g ssial (UHS) slås sammen til ett nytt utvalg Levekårsutvalget (LKU). Det ønskes alternative frslag til navn på det nye utvalget. 5. Utvalg fr plan g teknisk (UPT) behldes sm i dag, g vertar ne myndighet fra MUL når det gjelder saker etter jrdlv (delingssaker g bplikt) g knsesjnslv. 6. Utvalg fr miljø, utmark g landbruk (MUL) videreføres i hvedtrekk sm i dag. Det fretas en grensedragning mellm UPT g MUL med sikte på å avklare rasjnell ansvarsdeling g å unngå dbbeltbehandling. Turskiløyper verføres fra MUL til Levekårsutvalget. 7. Frmannskapet, Levekårsutvalget, Utvalg fr plan g teknisk g Utvalg fr miljø, utmark g landbruk likestilles under kmmunestyret. Frmannskapet avgjør plassering av saker i tvilstilfeller. 8. Valg av representanter til andre rgan skjer i kmmunestyret. Kmmunestyret kan frdele/delegere slike ppgaver etter en særskilt vurdering. Ny gjennmgang av alle slike valg gjøres i frbindelse med behandling av delegasjnsreglementet. Fr eksempel villreinnemda fr Rndane g Sølnkletten Ringebu g valg til nasjnalparkstyret bør prinsipielt fretas av kmmunestyret ved starten på en valgperide Styringsgruppa tilrår følgende m arbeidsgiverplitikk: 1. Frslag til revidert arbeidsgiverplitikk g lønnsplitisk plan fremmes til sluttbehandling i høsthalvåret. 2. Styringsgruppa freslår at administrasjnsutvalget videreføres med 7 plitiske representanter g 2 representanter fra arbeidstakersiden. De plitiske - 5 -

6 representantene utgjøres av frmannskapets medlemmer. Tidligere praksis der frmannskapsmedlemmer sm er ansatt i kmmunen ikke skal sitte i utvalget pphører. 3. AMU bør være et rent administrativt anliggende. Det delegeres til rådmannen å utpeke arbeidsgiverrepresentanter til AMU. 4. Frhandlingsutvalget bør bestå av t medlemmer sm velges av frmannskapet, g den ene av disse vil nrmalt være rdføreren. Den eneste ppgaven fr frhandlingsutvalget vil være å frhandle med rådmannen m lønns- g arbeidsvilkår Styringsgruppa tilrår følgende m plan- g styringssystem: 1. Styringsgruppa tilrår at styringssystemet bygger på følgende hvedelementer, jfr kap 6.7: Styringshjul Balansert Målstyring Brukerråd Rammestyring g delegering Dialgprsess 0.6. Styringsgruppa tilrår fr øvrig følgende: 1. Delegasjnsreglement, reglement fr plitiske utvalg g reglement fr gdtgjøring legges fram fr behandling i høsthalvåret. 2. Organisasjnsutvikling g ledelse er rådmannens ansvar. Kmmunestyret tar kap. 6.6 til etterretning. 3. Frslag til IKT-strategi er behandlet i egen K-sak. 4. Handlingsplan fr lkaldemkrati utarbeides g behandles av kmmunestyret innen utgangen av året

7 1. Bakgrunn Ved inngangen til 2012 hadde Ringebu kmmune ny plitisk g administrativ ledelse. Ringebu kmmune har siden 2009 vært gjennm en peride med mstilling etter ubalanse i kmmunens øknmi. Den krtsiktige mstillingsprsessen er fullført, g kmmunens øknmi er under kntrll. Ringebu kmmune har sm andre kmmuner drevet kntinuerlig utviklingsarbeid, i tjenestene, i rganisering g i frhld til innføring av ny teknlgi. Med bakgrunn i ny plitisk g administrativ ledelse, g gjenpprettet øknmisk balanse, har det vært ønskelig å se på kmmunens plitiske g administrative rganisering, på innretning av styringssystemet, arbeidsmåter, rganisasjnsutvikling g ledelse, kvalitet, kmpetanse, brukerrientering g generelt frnyings- g utviklingsarbeid. Under flkevalgtpplæring fr ny kmmunestyreperide var det et bredt frankret g uttrykt ønske å fkusere på muligheter, å bedre samspillet mellm flkevalgte g administrasjn i kmmunen, g å påvirke kmmunens mdømme på en psitiv måte. Fr å sette et bredt fkus på utviklingsarbeidet, på flkevalgte, ledere g medarbeidere, vedtk kmmunestyret å iverksette frnyingsprsjektet Styring g ledelse Prsjektet er ikke et prsjekt i egentlig frstand. Det dreier seg m videreutvikling av kmmunens styrings- g ledelsessystemer på plitisk g administrativt nivå. Med styring siktes det hvedsaklig til verrdnet plitisk styring, mens ledelse her henspeiler på kmmunens t administrative ledernivå. Prsjektet ble etablert sm 3-parts samarbeidsprsjekt, med deltakelse fra flkevalgte, kmmunens ledelse g saksbehandlere g representanter fra tillitsvalgte. Prsjektplan ble vedtatt av kmmunestyret i K-sak 33/12 i møte Fylkesmannen tildelte i 2012 Ringebu kmmune kr i tilskudd til prsjektet. 2. Status 2.1 Visjn g framtidsbilde Ringebu kmmune vedtk ny samfunnsdel til kmmuneplan i Planen var fr Ringebu kmmune sin del banebrytende i frm g planprsess. Sentralt i planen var utarbeidelse av visjn, mål g avgrensningen til fire hvedsatsingsmråder. Planen er under revisjn, men freligger ikke pr i dag

8 Visjn Kmmunens visjn er: Ringebu kmmunen der det er lv å lykkes! Denne visjnen ligger til grunn fr kmmunen sm samfunnsutvikler, tjenesteprdusent, frvaltningsrgan g demkratisk aktør i Ringebu-samfunnet. 2.2 Framtidsbilde Innen 2020 har Ringebu kmmune et samfunn sm står sammen m utviklingen av kmmunen. Vi er stlte av kmmunen vår g markedsfører den aktivt både innad g utad. Ringebu kmmune er det reginale sentrum i Midt-Gudbrandsdalen. Gjennm ppveksten i vår kmmune, i familien, barnehagen, sklen g på fritida har vi trygge barn g unge sm er glad i g stlte av hjemstedet. Arbeidslivet er variert med mange interessante g utfrdrende arbeidsplasser. Initiativ g nye ideer blir tatt vare på, tilrettelagt fr g ppmuntret. Det er lv å lykkes fr den enkelte g fr fellesskapet. Alle bidrag i samfunnet verdsettes. Dette har ført til mange nyetableringer de siste årene. Fritidstilbudet til barn, ungdm g vksne er aktivt, gdt g variert. Kulturlivet blmstrer på mange frnter. Vi markerer ss gjennm enkeltpersner g flere større g mindre arrangement. I Ringebu er det tilrettelagt fr en aktiv g gd alderdm. Ringebu kmmune har lykkes i arbeidet med universell utfrming. Vi er alle pptatt av å ta vare på felleskapstradisjnene, miljøet g den fantastiske naturen vår. Ringebu har derfr utviklet seg til et fyrtårn innen miljøsatsing. En langsiktig, bærekraftig frvaltning av ressursene har gitt gde resultater. Ringebu kmmune har en sunn øknmi sm gir handlingsrm. Ringebu kmmune skal bli blant de beste kmmunene i Oppland på øknmistyring. Ringebu kmmune er en gd g attraktiv arbeidsgiver g tjenestene er av høy kvalitet. Det er et gdt g variert idrettstilbud til hele beflkningen. 2.3 Organisasjn - 8 -

9 Kmmunens plitiske g administrative rganisering er slik pr dat: - 9 -

10 2.4. Delegering av myndighet Gjeldende delegasjnsreglement ble vedtatt prlngert av kmmunestyret , g skal gjennmgås på nytt før Gjeldende administrative delegeringsreglement er fra Hvedpunktene er: Generelt Rådmannen har myndighet til å vedta rganisering. Større rganisasjnsendringer skal vedtas i frmannskap/kmmunestyre. Infrmasjn / rapprtering m rganisasjnsendringer sm er bestemt skjer gjennm rdinære rapprteringsrutiner. Rådmannen skal uavhengig av infrmasjn / rapprtering til plitiske styringsrgan drive aktiv infrmasjn m kmmunens virksmhet, innad g utad, herunder gså m rganisering (kmmunelv 4). Gjeldende rganisering framgår av rganisasjnskart. Kmmunens administrative rganisering er etter 2006 innrettet med t fullverdige ledernivå, sm til sammen utgjør kmmunens ledelse; Rådmann g kmmunalsjefer (til sammen rådmannens ledergruppe) g tjenestelederne. Nen tjenesteenheter har i tillegg stillinger med delvis persnalansvar under tjenestelederen. Sm tjenesteledere regnes gså ledere fr interkmmunale enheter, sm er underlagt rådmannen i Ringebu g leder i partnerskap med staten (Nav). Administrativt delegasjnsreglement gir tjenesteledere utstrakt delegert myndighet g et strt handlingsrm fr utvikling g drift av sine tjenesteenheter. Den delegerte myndighet medfører ansvar. Rammene fr delegert myndighet innebærer en frihet sm tjenestelederne må bestrebe seg på å utnytte til beste fr brukerne, kmmunen g de tilsatte i tjenesten. Kmmunalsjefene Rådmannens ledergruppe utgjør kmmunens tppledelse g alle har ttalansvar fr tjenesten. Felles mål - felles utfrdring - felles ansvar er utgangspunktet fr ledergruppens arbeid. Alle i ledergruppen deltar aktivt g frpliktende i verrdnet planlegging, utvikling g samrdning, både fr Ringebu kmmune sm rganisasjn g sm lkalsamfunn. Rådmann g kmmunalsjefer har frdelt faglig strategiske utviklingsmråder g lederppfølgingsansvar fr tjenestelederne seg i mellm g har ansvar fr sine respektive deler av stabsfunksjner. Kmmunalsjefene pptrer med rådmanns fullmakt, g er rådmannens frmelle stedfrtredere, etter nærmere avtale (går på mgang ett år m gangen). Tjenestelederne Tjenesteleder delegeres avgjørelsesmyndighet i enkeltsaker av ikke-prinsipiell karakter fr det ansvarsmråde sm srterer under tjenestelederen i samsvar med det til en hver tid gjeldende ansvarsmråde g rganisering, så langt myndighet ellers er delegert til rådmannen

11 Tjenesteleder delegeres et helhetlig ansvar fr planlegging, saksbehandling, budsjett, ledelse g persnal fr ansvarsmrådet. Føre var prinsippet. Tjenesteleder skal praktisere "føre var" - prinsippet g knferere med rådmannen i saker når det kan være grunn til å tr at en sak kan være knfliktfylt eller har særlig interesse fr plitiske ledelse, berørte parter, pårørende, media eller andre. 3. Mål fr prsjektet 3.1 Generelle mål fr utviklingsarbeidet i kmmunen Vi vil ha klar plitisk styring, g effektiv administrativ g tjenesteytende enhet Vi vil være en kmmune med langsiktig øknmisk balanse, g sm har handlingsrm fr plitiske pririteringer Vi vil være en kmmune med kvalitativt gde tjenester fr kmmunens innbyggere. Vi vil ppnå dette ved å framstå sm en attraktiv arbeidsgiver med mtiverte g myndiggjrte medarbeidere g dyktige ledere. Vi vil være en kmmune med str måleffektivitet der innbyggerne er i fkus Vi vil være en kstnadseffektiv kmmune Vi vil være en mstillingsdyktig, lærende g fleksibel rganisasjn Måleparametre fr utviklings- g mstillingsarbeid i kmmunen: 1. Styringsmål Den plitiske styringen av kmmunens ressurser mt pririterte plitiske mål g innbyggernes behv skal bedres. 2. Øknmimål Kmmunens øknmi skal være i balanse, g handlingsrmmet fr plitiske valg skal økes. 3. Servicemål - Kmmunens rganisasjn g fkus skal ytterligere rienteres mt kvalitet g service i tjenesteprduksjnen verfr brukerne. 4. Prduktivitetsmål - Det samlede nivå fr kmmunens tjenesteprduksjn verfr innbyggere g brukere i Ringebu kmmune skal kunne ppretthldes/ videreutvikles uten tilførsel av nye ressurser. 5. Ledelsesmål - Ledelse i Ringebu kmmune er å ha et persnlig ansvar med tilstrekkelig myndighet til sammen med egne medarbeidere å nå definerte mål g resultatkrav. 6. Organisasjnsmål - Kmmunens evne til å behlde, rekruttere g mtivere medarbeidere skal økes. 3.2 Mål fr prsjektet

12 3.2.1 Styring Styrke kmmuneplitikken sm arena fr demkrati, g bidra til gd rekruttering til plitisk arbeid Styrke reell plitisk styring av kmmunens virksmhet, ved utprøving av andre arbeidsmåter. Videreutvikle kmmunens plitisk - administrative styringsmdell: Utvidelse av styringsperspektiv fra aktivitet g øknmi til gså å mfatte brukerperspektiv g rganisasjnsperspektiv. Videre utvikling av dagens dialgmdell i øknmiplan- g budsjettarbeidet til å mfatte hele kmmunestyret g alle tjenesteenheter. Ta tilgjengelige data aktivt i bruk sm grunnlag fr planlegging g priritering g legge aktivt til rette fr engasjement rundt plitiske drøftinger. Økt fkus på balansert målstyring g rammestyring i kmmunestyre g frmannskap Legge grunnlag fr evaluering av plitisk rganisering i frkant av kmmunevalget i Målene fr prsjektet justeres m nødvendig under frprsjektet Ledelse Utvidelse av styrings- g ledelsesperspektiv i tråd med endringer i verrdnet plan- g styringsmdell, g pririterte innsatsmråder Baseres på kmmunens vedtatte arbeidsgiverstrategi Revidert handlingsplan fr IA-avtalen g reviderte rutiner fr ppfølging av sykmeldte legges til grunn Kmpetanseheving på analyse g -metdikk ved deltakelse i effektiviseringsnettverk Systematiske brukerundersøkelser Systematiske arbeidsmiljøundersøkelser Innføring av lederavtaler Utvikle prgram fr kntinuerlig ledelsesutvikling, internt g evt eksternt i samarbeid med nabkmmuner. Tilføre kmpetanse i g ta i bruk relevant metdikk g verktøy i ledelse g endringsarbeid, fr eksempel Lean, LØFT g caching. Realisere gevinster av økt satsing på IKT ved evaluering av arbeidsmåter, rutiner g vurdere samarbeidsprsjekter med nabkmmuner. Utvikle prgram fr systematisk kulturbyggende virksmhet i rganisasjnen Målene fr prsjektet justeres i nødvendig utstrekning under frprsjektet

13 3.3. Rapprtering g evaluering Prsjektet vil bli evaluert etter avslutning av hver fase (frprsjekt g hvedprsjekt). Denne evalueringen vil mfatte gjennmføringen av selve prsjektet. Høsten 2015 vil det i frbindelse med evaluering av plitisk rganisering, i frkant av neste kmmunevalg, skje en evaluering av nytt styringssystem g nye arbeidsmåter. 4. Organisering av frprsjektet 4.1. Ansvar g styring Utviklingsarbeidet rganiseres på følgende måte: Oppdragsgiver: Prsjektansvarlig: Styringsgruppe: Frmannskapet Ordfører Erik Odl Rådmann Per H. Lervåg (leder) Ordfører Erik Odl Mette Haverstad, Ap, frmannskapet Kmmunalsjef Gr Li Sletvld (sklefaglig ansvarlig) Kmmunalsjef Britt Åse Høyesveen Tjenesteleder Jstein Gårderløkken, plan g teknisk Pernille Kalseth, tillitsvalgtrepr, Utdanningsfrbundet Kmmunalsjefene er sekretær på mgang. Prsessveileder: Lederskap v/jan Alm Knudsen I frprsjektet arbeidet i utgangspunktet fire prsjektgrupper parallelt under styringsgruppas krdinering g ledelse. Prsjektgruppene ble ledet av rdfører, rådmann g kmmunalsjefene. På grunnlag av definerte mandater utreder de særskilte tema. Underveis pprettet frmannskapet en «tenkesmie» fr å samrdne verlappende tema, jfr følgende illustrasjn:

14 4.2 Mandat fr styringsgruppa Styringsgruppas mandat var: 1. Styre prsjektets framdrift i henhld til vedtatt plan. 2. Gi råd til prsjektledelsen g å fatte nødvendige beslutninger underveis. 3. Avgi innstilling til frmannskap/kmmunestyre - med frslag til eventuelle endringer i plitiske g administrative arbeidsmåter Styringsgruppa ledes av rådmann Per H. Lervåg. 4.3 Faser Følgende framdrift lå til grunn i vedtatt prsjektplan: Mars 12 Mars/kt 12 Prsjektetabl. Frstudie Frprsjekt Hvedprsj. Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Arbeidet i prsjektet ble frskjøvet nen måneder i starten pga avklaring av finansiering (tilsagn i mai). Oppstartseminar var i slutten av august. Midtvinters ble det bestemt å skyve på prsjektgruppenes frist fra nyttår til 1. mars. Styringsgruppa legger til grunn at frslag til endringer trer i kraft inneværende valgperide. Dermed kan en gså høste erfaringer før neste kmmunevalg. En

15 eventuell utsettelse av iverksettingen vil skape lang avstand mellm beslutning g gjennmføring g svekke beslutningene. 4.4 Prsjektrganisering Skissemessig rganisering av prsjektet: Oppdragsgiver Frmannskapet Styringsgruppe Prsjektleder Rådmannen 1. Plitisk arbeid g samhandling pl g adm 2. Arbeidsgiverplitikk g ledelsesutvikling 3. Utvikling av plan- g styringssystemer 4. IKT-strategi g gevinstrealisering Ekstern prsessveileder: Lederskap AS Bksene 1-4 er prsjektgrupper fr definerte mandater (se nedenfr). 4.5 Arbeidspplegg Styringsgruppa er ansvarlig fr arbeidet i prsjektet, - på grunnlag av kmmunestyrets beslutning m mandat, rganisering m.v. Prsjektgruppene rapprterer til styringsgruppa. Ekstern prsessveileder deltar i prsjektet fr å tilføre kmpetanse, erfaring fra andre tilsvarende prsjekter g fr å kvalitetssikre g krdinere arbeidet. Definerte frventninger til prsessveileder: Prsessveileder rapprterer til leder i styringsgruppa. Prsessveileder deltar i alle styringsgruppemøter, g ellers etter avtale. Faglig bistand til prsjektets gjennmføring, spesielt med tanke på: visualisering av handlingsrm fr flkevalgte når det gjelder lkaldemkratiets utfrdringer ulike frmer fr rganisering g arbeidsmåter, samspill

16 brukerrientering erfaringsverføring fra andre kmmuner men gså i frhld øvrige deler av prsjektet Prsessbistand Sikre ivaretakelse av g prgresjn i prsjektet i tråd med prsjektplan (g evt endringer underveis). Frberede styringsgruppemøter, samlinger g arbeidsmøter i samråd med leder i styringsgruppa. Referater fra møter skriver RK selv Sammenfatning av prsjektrapprt med innstilling Bistand på evt ppdrag underveis i prsjektet etter beslutning i styringsgruppa

17 5. Prsjektgruppene 5.0. Om prsjektgruppene Nedenfr følger infrmasjn m de fire prsjektgruppene med mandat g sammensetting Delprsjekt 1 Plitisk arbeid g samhandling plitikk g administrasjn Prsjektgruppa har hatt følgende medlemmer: Medlem Funksjn Representerer Ordfører Erik Odl Elisabeth Flland Arne Fssm Oddrun Søreng Rådmannen Leder Sekretær Frmannskapet Fellestjenesten Frmannskapet Frmannskapet Mandat Vurdere dagens frmelle myndighetsstruktur g praktiske arbeidsmåte i frhldet plitikk g administrasjn. Dersm gruppa finner det aktuelt - utarbeide frslag til endret arbeids- g ansvarsfrdeling mellm plitiske rganer g administrasjnen (rådmannen), herunder endret delegasjnsreglement (skal vurderes innen året etter kmmunevalget). Vurdere m dagens arenaer fr samarbeid g samhandling mellm plitikk g administrasjn er hensiktsmessige g - m gruppa finner det aktuelt - gi frslag til frbedringer (med avgrensning mt prsjektgruppe fr plan- g styringssystem). Dersm prsjektgruppa på grunnlag av vurderingene i de vennevnte punktene finner grunn fr det, vurdere g eventuelt fremme frslag m endringer i nåværende arbeidsmåter. Merknader Et viktig grunnlag fr en gd utvikling av kmmunen er at det plitiske arbeidet fungerer gdt, at flkevalgte er tidlig inne i beslutningsprsessene g har den reelle styringen av kmmunen. Samhandling g samarbeid mellm flkevalgte sm enkeltpersner g flkevalgte rganer, g rådmann/administrasjn er en annen viktig frutsetning. Prsjektgruppa skal vurdere dagens situasjn g m det er frbedringer sm bør gjøres både i frmell struktur (plitisk rganisering) g arbeidsmåter

18 Om arbeidet i gruppe 1 Prsjektgruppe 1 knstituerte seg i møte Etter dette har gruppen hatt 8 rdinære møter, 2 veiledninger g besøk til Lm Kmmune g Øyer kmmune sammen med gruppe 3. Det har vært gjennmført rientering til kmmunestyret m gruppens arbeid med etterfølgende gruppearbeid: 1. Hvrdan har arbeidet i kmmunestyret g utvalgene vært: - er de riktige sakene reist g pplever vi reell plitisk styring? - tenkes det helhet i utvalgene? - er saksmengde, møtehyppighet g møtelengde, møteledelse g møtetidspunkt slik vi vil ha det? 2. Hvilke spørsmål er dere pptatt av? Nen Tillegg? Annerledes? Hva er viktig i det videre arbeidet? Freløpig rapprt ble satt pp i gruppens møte Prsjektgruppe 1 har gså vært med i ny gruppe nedsatt av frmannskapet i møte kalt «Tenkesmia». Sammensetningen har vært frmannskapets medlemmer, flkevalgte medlemmer i prsjektgruppe 1 g 2 sm ikke sitter i frmannskapet, rådmann, kmmunalsjefer g sekretærene i gruppe 1 g 2. Tenkesmia startet sitt arbeid med besøk i Øyer kmmune fr bl.a. å få innblikk i g erfaringer fra plitisk rganisering med bruk av kmitémdellen. Etter dette har Tenkesmia gjennmført 4 møter med siste ppsummering den Fremdriften i arbeidet i prsjektgruppe 1 har vært gd. Det har i møtene vært lagt pp til str åpenhet slik at alle har fått mulighet til å kmme med sine synspunkter g erfaringer rundt nåværende plitiske rganisering g arbeidsmåte, g det har fremkmmet mange frslag til frbedringer underveis i gruppen. Innspill fr å få pp det plitiske engasjementet hs flkevalgte sm enkeltpersner g flkevalgte rganer, har hatt strt fkus. Samarbeid g samhandling mellm plitikk g administrasjn har under hele prsessen vært av str betydning. Kmmunestyret besluttet i sitt møte sak 132/12 at gjeldende delegasjnsreglement skal videreføres uendret inntil videre. Frslag til nytt delegasjnsreglement fr Ringebu kmmune skal behandles innen i lys av pågående endringsprsess i prsjektet Styring g ledelse Delprsjekt 2 Arbeidsgiverplitikk g lederutvikling Prsjektgruppa har hatt følgende medlemmer: Medlem Funksjn Representerer Rådmannen Leder

19 Ståle Sønsteli Berulf Vaagan Bente Indergård Arild Kngsrud Elisabeth Aanstad Mna Skgstad Sekretær Kmmunestyret Frmannskapet Tjenesteleder fellestjenesten Tjenesteleder J.O.B.A. HTV Fagfrbundet HTV Nrsk Sykepleierfrbund Mandat Vurdere m kmmunens arbeidsgiverplitikk er dekkende fr å møte de utfrdringer sm kmmunen har de nærmeste årene (gjeldende plan fra 2008 skal revideres) Utarbeide frslag til tiltak fr hvrdan arbeidsgiverplitikken skal msettes til handling g knkrete resultater, herunder hvrdan skape gd rekruttering av kmpetent arbeidskraft. Utarbeide frslag til leder- g ledelsesutviklingsprgram g sm vektlegger å utvikle de frbedringsmråder sm det pekes på i frstudiet. Vurdere dagens ledelsesfrm g m aktuelt - fremme frslag til hvrdan den kan frbedres/utvikles. Utfrme prinsipper fr ledelse g samhandling, med utgangspunkt i vedtatt visjn. Vurdere g m aktuelt videreutvikle spillereglene fr ledelse g drift av tjenesteytende enheter g støttefunksjner Med utgangspunkt i det gjeldende delegasjnsreglement vurdere den reelle myndiggjøring av tilsatte ute i tjenestene. Ut fra fregående punkt vurdere endret innsats g tiltak sm på generell basis kan iverksettes fr å endre myndiggjøring der hvr det er behv fr det. Planlegge g gjennmføre ledelsesutviklingsprgram. Vurdere behv fr tiltak vedr ledelsesutvikling fr å sikre reell myndiggjøring innad i tjenesteenhetene. Merknader KS definerer arbeidsgiverplitikk slik: Arbeidsgiverplitikk er de hldninger, handlinger g verdier arbeidsgiver plitisk g administrativt står fr g praktiserer i sitt frhld til medarbeidere. Det innebærer at utøvelse av arbeidsgiverplitikk er knyttet til hvrdan ledelse utøves. Gruppa skal gi frslag til leder- g ledelsesutviklingstiltak sm bygger på vennevnte definisjn, g sm gir grunnlag fr ytterligere myndiggjøring av ledere g medarbeidere. Kmmunens rganisering i tjenesteenheter er delvis gjennmgått, med endring i pleie g msrg. Prsjektgruppa skal vurdere m samhandlingen mellm tjenesteenhetene er gd. Det er viktig å vurdere m vi i dag gir et helhetlig g

20 sammenhengende tilbud til brukere av tjenestene sm har kntakt med flere tjenester. Gruppa skal gså vurdere m måten vi leder på er gd nk. Dette gjelder mer hvrdan det ppleves enn frmalitetene. Om arbeidet i gruppe 2 Prsjektgruppe 2 knstituerte seg i møte Etter dette har gruppen hatt 6 rdinære møter g 2 veiledningsmøter. Kmmunens arbeidsgiverplitikk fra 2008 skal revideres. Dette framgår av mandatet. Gruppa har drøftet seg fram til en prsess fr dette, med målsetting m sluttbehandling av revidert arbeidsgiverplitikk våren Selve arbeidet ble påstartet med fellesmøte fr tjenestelederne g tillitsvalgte , med følgende ppdrag til tjenesteenhetene: a) Med utgangspunkt i kmmunens visjn; hvilke hldninger g verdier er viktigst sm utgangspunkt fr en gd arbeidsgiverplitikk fr RK? - Her bør det utarbeides knkrete innspill fra persnalmøte i hver tjenesteenhet. Hva bør utgjøre kmmunens verdigrunnlag hldninger g verdier? b) Hvilke elementer er viktigst i en gd arbeidsgiverplitikk på vår arbeidsplass g hva bør pririteres fr kmmende peride? Frist fr innspill fra tjenestestedene ble satt til Innspill samrdnes via ledernettverkene, g legges fram fr videre bearbeiding, før utfrming av frslag til revidert arbeidsgiverplitikk/arbeidsgiverstrategi. Frslaget sendes på en begrenset høring før sluttbehandling i kmmunestyret før smmeren. Det ble parallelt drøftet i administrasjnsutvalget med innspill / føringer fr ny plan. Kmmunens arbeidsgiverplitikk, rller g myndighetsfrdeling ble tema i «tenkesmie» nedsatt av frmannskapet i møte Sammensetningen har vært frmannskapets medlemmer, flkevalgte medlemmer i prsjektgruppe 1 g 2 sm ikke sitter i frmannskapet, rådmann, kmmunalsjefer g sekretærene i gruppe 1 g 2. Tenkesmia startet sitt arbeid med besøk i Øyer kmmune fr bl.a. å få innblikk i g erfaringer fra plitisk rganisering med bruk av kmitémdellen. Etter dette har Tenkesmia gjennmført 4 møter med siste ppsummering Delprsjekt 3 Utvikling av plan- g styringssystemer Prsjektgruppa har hatt følgende medlemmer: Medlem Funksjn Representerer Britt Åse Høyesveen Leder Kmmunalsjef

21 Bjørn Dkken Ordfører Erik Odl Jstein Trmsnes Olav Brandvl Liv Hustveit Kjell Tangerud Sekretær Fellestjenesten Frmannskapet Planutvalget SU Tjenesteleder Tjenesteleder Mandat Videreutvikle system fr styring g resultatvurdering av kmmunen, hvr det tas utgangspunkt i de vanlige styringsdkumentene: Kmmuneplan, øknmiplan, budsjett g rutinemessige resultatrapprteringer. Styringssystemet skal legges pp sm et mål-, ramme- g verdibasert system, g bygges pp mkring et Styringshjul, herunder vurdering g nærmere utfrming av en dialgmdell. Bruk av balansert målstyring videreutvikles. Systemet videreutvikles fr bruk både i plitisk g administrativ styring g fr resultatvurdering. Systemet skal videreutvikles med sikte på ptimal bruk av IKT. Styringssystemet tilpasses plitisk g administrativ struktur. Det legges særskilt vekt på gde rutiner fr rapprtering av resultater (herunder kvalitet) g øknmi. Merknader Det skal legges vekt på at både kvantitative g kvalitative mål g resultater skal kunne etterprøves. Det systemet sm utvikles er verktøyet sm skal brukes fr å styre g etterprøve ressursbruk, resultater g målppnåelse i hele kmmunens virksmhet. Systemet skal knyttes pp mt serviceerklæringer mellm kmmunen g brukerne, kvantitative g kvalitative mål g til etterprøving av ledere i henhld til lederavtaler. Om arbeidet i gruppe 3 Prsjektgruppa har i periden hatt 11 arbeidsmøter i prsjektgruppa. I tillegg delte prsjektgruppa seg pp i 3 undergrupper sm har hatt ca 5 arbeidsmøter hver i disse undergruppene sm har jbbet med mrådene: 1. Styringshjul 2. BMS g brukermedvirkning 3. Plitikk g administrativ ledelse m/dialgknferanse Gruppa har fretatt et studiebesøk til Lm kmmune g har hatt besøk av Øyer kmmune angående deres plan g styringssystem. Vi har hatt 3 veiledninger med

22 prsessveileder Jan Alm Knudsen. Rapprten sm legges ved vil være bygget pp ver disse tre temaene. Våre anbefalinger vil derfr kmme under hvert tema i selve rapprten. Gruppa har ikke hatt tid til å få på plass alle detaljer fr disse tre temaene, men sluttrapprten er et prinsippdkument fr utarbeiding av dkumentasjn av vårt plan g styringssystem. Underveis i arbeidet har vi hatt en bestilling til et av fagnettverkene angående deres erfaring med dagens styringssystem g struktur. Tilbakemelding fra nettverket var: Stramme pp rutiner g øke grad av samrdning Få på plass rapprtering tilbake fra leder eks. i tertialrapprteringen Bedre frankring g prsesser rundt beslutninger Kmmunestyret km med tilbakemeldinger til den freløpige rapprten i en tdagerssamling sm gså er tatt hensyn til i sluttrapprten Delprsjekt 4 - IKT g gevinstrealisering Prsjektgruppa har hatt følgende medlemmer: Medlem Funksjn Representerer Gr Li Sletvld Jan Magne Langseth Magnus Rønningen Anne Berit Skgvang Amel Knjhdzic Berit Aarnes Fridtjf Valde Jansn Leder Sekretær Kmmunalsjef Strategi g utvikling (SU) Fellestjenesten IKT Fellestjenesten IKT Fellestjenesten - IKT Tjenesteleder Helsetjenesten HTV Nit Tjenesteleder Per Mrten Nyeng, NAV, ble ppnevnt sm medlem i prsjektgruppa, men har ikke kunnet delta i arbeidet underveis. Det ble underveis besluttet at alle tre ikt-medarbeiderne skulle tiltre prsjektgruppa Mandat Med utgangspunkt i gjeldende ikt-bruk skal prsjektgruppa vurdere g gi frslag til hvrdan vi kan få økt gevinstrealisering av de investeringene sm er gjrt i felles infrastruktur g systemer. Prsjektgruppa skal utfrme frslag til ikt-strategi Prsjektgruppa skal vurdere rganisering, kmpetanse, sikkerhet g sårbarhet, samt priritering av ressursbruk innen ikt-mrådet

23 Det skal legges særlig vekt på å tilpasse kmmunens rutiner g arbeidspplegg slik at det ppnås rasjnelle g gde løsninger. Prsjektgruppa skal vurdere ansvarskartet g freslå tiltak fr at kmmunens ansvarsapparat støtter pp m brukernes kmpetanseutvikling, gevinstrealisering g ivaretakelse av sikkerhet. IKT-systemene skal utvikles til effektive infrmasjns- g ledelsesverktøy. Om arbeidet i gruppe 4 Gruppa har gjennmført 18 arbeidsmøter. Gruppa har hatt veiledning med Jan Alm Knudsen 3 ganger. Gruppa har gjennmført fkusintervju med 3 respnsgrupper. Respnsgruppene var satt sammen av tjenesteledere, superbrukere g ressurspersner. Tema fr intervjuene var: «Hva vil vi med IKT framver?». Det sm framkm i intervjuene er brukt sm deler av grunnlaget fr strategidkumentet. Begrepet gevinstrealisering defineres sm en metdikk sm sikrer hva sm er frventet effekt ved innføring av nye IKT-systemer. Gevinstrealisering handler m å hente ut en gevinst av en ressursinnsats. Gevinst i denne sammenhengen vil være å øke effektiviteten i kmmunal tjenesteprduksjn ved å frigjøre ressurser g tid uten å redusere kvalitet, øke kvalitet eller aktivitet uten å øke løpende ressursinnsats g/eller redusert sårbarhet/økt sikkerhet. IKT-strategien er utarbeidet med administrativ g plitisk ledelse sm målgruppe g er ment å skulle være en beslutningsstøtte i de pririteringer sm kmmunen står fran. Strategien fkuserer på brukeren (innbygger, plitiker, rganisasjn), framfr tekniske løsninger. I dette ligger blant annet spørsmål knyttet til hvrdan kmmunen skal tilpasse seg innbyggernes endrede kmmunikasjnsvaner. Gruppa har valgt å utarbeide en verrdnet strategi. Den må følges pp av relevante handlingsplaner. De strategiske valgene sm tas vil ha direkte betydning fr kvalitet, effektivitet g pplevelse av kmmunale tjenester. Sm en knsekvens av at strategien er verrdnet, har ikke gruppa gått dypere inn i mrådene rganisering, kmpetanse, sikkerhet g sårbarhet. Gruppas vurdering er at dette er av de mrådene sm vil kreve særskilte analyser g handlingsplaner. Gruppa ser at Ringebu kmmune sm rganisasjn er fr liten til å kunne favne alle IKT-ppgavene på en gd måte, det er derfr nødvendig å ha gdt samarbeid med andre. Samarbeid må tuftes på hva sm er hensiktsmessig, både med hensyn til antall samarbeidspartnere, gevinstrealisering, styring g faglig gevinst. Gruppa registrerer at Ringebu kmmune i dag samarbeider både nrdver g sørver. Eksisterende samarbeid har blitt etablert på bakgrunn av strategiske valg på fagnivå

24 6. Tilråding fra styringsgruppa 6.1. Om arbeidet i styringsgruppa Styringsgruppa har hatt 5 møter i løpet av frprsjektet. Flertallet av styringsgruppas medlemmer har samtidig vært medlem i en eller flere av prsjektgruppene. Det har gitt styringsgruppa svært gd innsikt i de fleste sider ved prsjektet, g gitt mulighet fr å utøve rllen sm styringsgruppe gdt under prsjektets gang. Styringsgruppa har ikke sett behvet fr studiereise under frprsjektet. Flesteparten av medlemmene var likevel med prsjektgruppe 1 g 3 på studiebesøk til Lm g til Øyer kmmuner. Dette var nyttige besøk, sm både ga bekreftelse på mye av det vi arbeidet med i prsjektet, g læring g inspirasjn på nye mråder. Selv m en kan si at «kmmune er kmmune», kan mange faktrer ha betydning fr plitisk rganisering g fungering. Størrelse på kmmunen kan ha ne å si fr plitisk rganisering, tradisjn har betydning g den aktuelle plitiske knstellasjn kan ha betydning. Uavhengig av valg av mdell fr plitisk rganisering har vi sett at en gdt-fungerende mdell ikke bare er et spørsmål m type mdell, men gså et spørsmål m bevissthet m mdellens frutsetninger g kritiske suksessfaktrer g hvrdan en plitisk g administrativt arbeider i mdellen. En mdell blir ikke bedre enn flkevalgte g administrasjn (sammen) gjør den til. Arbeidet i frprsjektet har vært preget av åpenhet g vilje til å finne framtidsrettede løsninger fr kmmunen sm rganisasjn g lkalsamfunnet. Prsjektet har gitt verdifull læring g mtivasjn. Eurparådet strategi fr gdt styresett på lkalt nivå har kmmet inn i prsjektet i siste fase. Arbeidet passer gdt inn i frhld til prsjektmålene. Kmmunestyret har i K-sak 25/11 sluttet seg til Eurparådets 12 strategier. Det er utført betydelig innsats i egenevaluering, med bla drøfting i tre møter i frmannskapet. Egenevaluering ble sendt inn Om tilrådinga fra styringsgruppa Styringsgruppas tilråding (nedenfr) bygger på tilrådingene fra de fire prsjektgruppene herunder gså arbeid i fire møter i tenkesmia. Håpet er at arbeidet i gruppene i løpet av prsjektperiden har blitt til en helhetlig løsning fr Ringebu kmmune. Den freløpige tilrådinga fra styringsgruppa har vært sendt på høring i periden xx.03. xx Plitisk arbeid g samhandling plitikk g administrasjn Målsetting med g rller fr plitisk mdell

25 Målsetting Hvedmålet er at kmmunens plitiske rganer skal være arena fr et velfungerende lkaldemkrati. Arbeidet i g kntakten med flkevalgte rgan skal legge grunnlaget fr interesse g gd rekruttering til plitisk arbeid, med kjønnsmessig balanse, g på en slik måte at flkevalgte representerer et tverrsnitt av beflkningen. Innbyggernes rett til å få infrmasjn, deres rett til å være med i den ffentlige debatten g til å velge sine representanter, er sentrale verdier. Fr å nå hvedmålet må de flkevalgte ha tydelige rettesnrer, bevissthet rundt sine rller, ha hensiktsmessige arbeidsvilkår, tilgang til infrmasjn g muligheter fr innflytelse. Lkaldemkrati berører både frhldet mellm velgere g kmmunen, mellm velgere g plitikere g mellm plitikere g administrasjnen. Et annet hvedmål er at kmmunen skal være et gdt g rasjnelt servicergan fr innbyggerne. Organiseringen g mfanget av kmmunens administrasjn skal ta utgangspunkt i behvet fr service g tjenesteprduksjn til innbyggerne, slik kmmunestyret definerer det. Plitisk g administrativ rganisering må frmes slik at det fremmer tilstrekkelig nærhet g kntakt mellm innbygger g tjenesteyter. Styringsgruppa tilrår følgende mål fr den plitiske styringa i kmmunen: 9. Sterkere plitisk helhetsstyring av kmmunen. Plitisk rganisering bør støtte pp under kmmunens langsiktige utviklingsmål, g ikke fremme særinteresser eller sektrtenkning. Alle utvalg må ha gd frankring i kmmunestyret. Det innebærer økt innflytelse fr de flkevalgte g gdt innsyn i administrative vedtak g tjenesteprduksjn. 10. Vitalisering av kmmunestyret. Gjøre kmmunestyret til en attraktiv arena fr plitisk arbeid g øke rekrutteringen til plitisk arbeid i lkalsamfunnet. Fr å sikre aktivitet hs alle flkevalgte deltar representantene i kmmunestyret i tillegg i minst ett utvalg under kmmunestyret. 11. Velutviklet lkaldemkrati. Gd kntakt g dialg mellm innbyggerne g kmmunen. Det etableres pplegg fr systematisk dialg med brukerne. Desentralisering av myndighet g nærhet til brukerne på plitisk g administrativt plan. Det utarbeides egen handlingsplan fr lkaldemkrati. 12. Effektive beslutningsprsesser. Nærhet til brukere/innbyggere, delegering g desentralisering, færrest mulig nivå g systematisk kmpetanseutvikling. Myndighet i prinsipielle saker ligger i kmmunestyret. Myndighet i ikke-prinsipielle saker legges på et nivå nærmest mulig brukeren. 13. Den plitiske styringsfunksjnen skal være å sette langsiktige mål g rammer fr kmmunens utvikling, drift g tjenesteyting. Det skal være gd balanse mellm langsiktig plitisk strategi fr

26 samfunnsutvikling, styring g rllen sm mbudspersn. 14. Klare g gde arbeids- g ansvarsfrhld fr de plitiske rganer. 15. Klar rllefrdeling mellm plitikk, administrasjn g de ansattes rganisasjner. 16. Plitisk rganisering bør preges av målgrupper g satsingsmråder heller enn intern arbeidsdeling g særinteresser. Nærmere m ulike rller kmmunens flkevalgte har: Samfunnsutvikling utvikling av lkalsamfunnet Ringebu, kmmunens rlle i samspill med andre aktører, herunder reginalt utviklingsarbeid. Styring verrdnet ledelse av den kmmunale virksmhet, sette langsiktige mål g føre kntrll med at målene nås. Ombud kntakt med g frmidling fra innbyggere g brukere av tjenester. Arbeidsgiver verrdnet ansvar fr den kmmunale arbeidsgiverplitikk. Samfunnsutvikling Kmmuneplanen strategiske satsingsmråder bruk av kmmuneplan sm instrument i utvikling av g kntakt med lkalsamfunnet Utvikle bsetting g sysselsetting, (kultur)aktiviteter g arrangement. Tettstedsutvikling, utvikle gde møteplasser. Næringsutvikling samspill med lkalt/reginalt næringsliv, rekruttering av nye virksmheter til kmmunen Reginal tilknytning g reginalt samarbeid. Styringsrlle I styringsrllen ligger (mfatter både struktur, prsess g kultur): Ringebu kmmune ivareta helheten, sette langsiktige mål Nyttiggjøre handlingsprgrammet sm styringsprsess definere handlingsmål g handlingsregler, inklusive resultatvurdering av ppnådde mål Sette kvalitetsstandarder fr tjenestetilbud. Ivareta bestiller-rllen (definere kvalitet g vlum) Kvalitet g vlum på tjenester Tilstrekkelig delegering til at utfører kan ta hånd m bestillingene uten nærmere retningslinjer Brukerdialgen Myndighetsutøvelse Viktige prsjekter Ombudsrllen Rllen er knyttet både til brgere definert sm innbyggere g deltakere i den demkratiske prsess g brukere/mttakere av kmmunens tjenester

27 Sette dagsrden ta initiativ innspill til styringsrllen Brukerdialg - både verfr brukere direkte g verfr de tjenesteenhetene (fr eksempel brukerråd) Brukerundersøkelser sm innspill til kunnskap m brukere (g brgere) Medvirkning evnen til å bringe brukere g brgere inn sm aktive medspillere i lkalsamfunnet Arbeidsgiver Kmmunestyret sm ansvarlig arbeidsgiver fr alle kmmunens tilsatte Administrasjnsutvalg (partssammensatt utvalg) sm kmmunestyrets utøvende arbeidsgiverplitiske rgan Rådmannen sm utøvende arbeidsgiver på kmmunestyrets vegne Den enkelte leders ansvar fr å utøve gd arbeidsgiverplitikk Evnen til å utvikle, stimulere g mtivere medarbeiderne til å yte gde tjenester g videreutvikle et gdt arbeidsmiljø Bidra til at kmmunen framstår sm en attraktiv arbeidsgiver, sm styrker evnen til å rekruttere g behlde kmpetente medarbeidere Alle rllene kan sies å ha betydning fr kmmunens mdømme. Prfesjnell utøvelse av rllene, g samspill mellm kmmunens plitikere g administrative apparat har avgjørende betydning fr utviklingen av et psitivt mdømme. Dette er ikke i mtstrid til den løpende plitiske meningsbrytning, sm er viktig i lkalplitikken Arbeidsfrm (prsess) i en ny plitisk mdell Relevante mål Arbeidsfrmen er viktigere enn den frmelle strukturen i en kmmunens plitiske styringsmdell. Plitikerne bør kmme tidlig inn i viktige saker g beslutninger, de bør i større grad enn i dag legge hvedføringene fr de beslutninger sm senere tas g administrasjnens saksbehandling, rapprtering g utredningsarbeid bør være preget av å legge grunnlaget fr gde plitiske prsesser. Saksbehandlingen bør videreutvikles g bruken av vedlegg i saker bli bevisst. Elektrniske system kan ikke verstyre gd tilrettelegging, men må støtte pp under en gd saksbehandling. Hvrdan få større aktivitet i plitiske utvalg? Utviklingen de siste tiårene i nrske kmmuner er at aktiviteten i de tradisjnelle utvalgene har gått betydelig ned. Unntaket når det gjelder aktivitet er planutvalget (UPT), sm har en betydelig saksmengde på grunn av str planaktivitet. Det er psitivt

28 Frklaringsfaktrene på utviklingstrekkene er trlig mange, g kan sikkert ppleves ulikt. Etter at kmmunenes administrative rganisering på 2000-tallet ble endret til flat struktur, g etatsadministrasjnen ble brte, har utvalgene ingen speiling på administrativ side, g pplever antakelig at «de henger litt i lufta». Det meste knyttet til utvikling av tjenesteprduksjnen styres av rettigheter g standarder. Fr øvrig blir ressursfrdeling g pririteringer fastlagt i utfrming av øknmiplan g årsbudsjett, g ansvaret fr gjennmføring er lagt til rådmannen g administrasjnen. Kanskje har kmmunal tjenesteprduksjn blitt mer kmplisert g regelstyrt på grunn av den tiltakende rettighetslvgivningen, mer mfattende direkte styring av tjenesteutfrming fra statlig side g mer tilsynsvirksmhet fra statlig side. Dette kan ppleves slik at det plitiske spillerm fr utvalgene har blitt mindre på kmmunens stre tjenesteprduserende sektrer. Innføring av samhandlingsrefrm er ett siste eksempel på dette, der teknkrati g byråkrati styrer refrmen, g lkalplitiske rganer blir ne perifere i innretning, styring g gjennmføring. Sammenslåing av utvalg har ikke nødvendigvis ført til større g mer meningsfylt aktivitet. Hvrdan øke det plitiske engasjement? Plitikerne bør bidra til å sette dagsrden, selv fremme mer plitiske g flere saker. Det er et ønske å prøve ut andre arbeidsfrmer; i større grad legge til rette fr plitisk initiering av saker, eller tidligere invlvering av plitiske utvalg. Det kan innimellm settes av tid i kmmunestyremøter hvr det deles inn i tverrplitiske grupper sm ser på hvilke saker man ønsker å sette på dagsrden målet er å bidra til å skape større engasjement hs den enkelte plitiker. Arbeidsprsesser i det plitiske arbeidet Eksempler på arbeidsprsesser sm kan bidra til at vi lever pp til mål fr plitisk styring: Utredninger fra administrasjnen innehlder alternative løsninger når det er naturlig. Plitiske verksteder innebærer at plitikerne i sterkere grad enn i dag selv arbeider med premisser, legger føringer fr hvilke utredninger de ønsker, arrangerer høringer g får et sterkere eier- g ansvarsfrhld til de beslutninger sm fattes. Plitikerne har en klarere rlle med hensyn til å ta initiativ g sette dagsrden enn i dag. Styringshjulet vil være det sentrale element i en ny plitisk styringsprsess. Gjennm dette vil vi få et knsept fr mer reell g direkte plitisk styring, samtidig sm det er et instrument fr den administrative ledelse, den enkelte tjenesteytende enhet g kmmunen samlet. Styringshjulet vil egentlig ha t nivå, med et verrdnet nivå fr plitisk styring g et understøttende nivå

29 vedrørende administrativ ledelse. Nærmere rientering m styringshjulet framgår av prsjektgruppe 3 sin tilråding, sm er mtalt senere i rapprten fra styringsgruppa. Sektrvergripende fkus i det plitiske arbeidet er viktig. Frmannskapet g utvalg fr plan g teknisk (i kmmuneplanarbeid) har et viktig ansvar fr å fremme helhetssyn på plitisk pririteringer, i sine innstillinger til kmmunestyret. Dette sektrvergripende g helhetlige fkus vil kunne frsterkes med en samlet dialgknferanse i 2. kvartal i styringshjulet, der brukerrådsrepresentanter, plitisk ledelse g administrativ ledelse inkl tjenestelederne deltar. Den plitiske bestillerrlle gjøres klarere enn i dag. Det innebærer at plitiske rganer i større grad definerer mål fr g kvalitet i tjenesteytingen, setter standarder g mål fr både interne g eksterne ppgaver, klarere definerer hvilke ppgaver kmmunen skal stå fr g hvilke sm eventuelt skal fases ut. Delegering til administrasjnen, med tilhørende ansvar fr at målene nås, vil kunne gi økt vekt på den plitiske styringsrllen samtidig sm administrasjnens handlingsrm fr kreative løsninger økes. Dette vil gså kunne ha psitive virkninger fr å rekruttere g behlde kmpetente medarbeidere. Tillit g samarbeid mellm plitikere g administrasjnen er av grunnleggende betydning fr å lykkes innenfr mdellen g nye arbeidsprsesser. Gjennm gjensidig tillit, respekt, åpenhet g ljalitet ppnår man mer enn med de beste mdeller. Likevel må nevnes at ulike mdeller/strukturer kan hemme eller fremme den gde kulturen i samarbeidet. Styringsgruppa legger str vekt på styringshjulet sm sentralt element i kmmunens framtidige plitiske styringsmdell. Vi har hatt en årssyklus tidligere gså, men styringsgruppas tilråding er en videreutvikling sm ledd i en ny plan- g styringsprsess. Ved å bygge den plitiske styringsrlle rundt et slikt knsept, mener vi at grunnlaget fr å nå de målsettinger g gjennmføre de arbeidsprsesser sm er skissert venfr vil kunne legges. Styringshjulet er nærmere mtalt under kap Frslag til endret plitisk rganisering Frslag: 9. Kmmunestyret behlder dagens antall på 21 representanter. Styringsgruppa tar ikke stilling til m det vil skape større vitalitet g engasjement i lkalplitikken med et redusert eller økt antall medlemmer i kmmunestyret. Det freslås ikke endring av kmmunestyrets medlemstall. 10. Målet er å revitalisere kmmunestyret utvalgene må støtte pp m kmmunestyrets arbeid