1 Bakgrunn og formål med forvaltningsrevisjon Om planlegging av forvaltningsrevisjon... 2

Transkript

1 PLAN FOR GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT STEINKJER KOMMUNE

2 Innhldsfrtegnelse 1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn Om planlegging av frvaltningsrevisjn Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder Eksempler på risiki Identifisering av risikmråder Kriterier fr valg av prsjekt Risikmråder i Steinkjer kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt... 4

3 1 Bakgrunn g frmål med frvaltningsrevisjn Frvaltningsrevisjn er et viktig verktøy fr å føre tilsyn g kntrll med kmmunens frvaltning g de resultater sm ppnås. Frvaltningsrevisjn innebærer å gjennmføre systematiske vurderinger av øknmi, prduktivitet, målppnåelse g virkninger ut fra kmmunestyrets eller fylkestingets vedtak g frutsetninger. Frvaltningsrevisjn blir satt i gang fr å redusere risik fr avvik, peke på utfrdringer g eventuelt gi frslag til frbedringer på utvalgte mråder. Vår ambisjn er å levere frvaltningsrevisjnsprsjekt sm har nytteverdi fr plitikerne, administrasjnen g innbyggerne. 2 Om planlegging av frvaltningsrevisjn Ifølge frskrift m kntrllutvalg i kmmuner g fylkeskmmuner 10, skal det minst én gang i valgperiden, g senest innen utgangen av året etter at kmmunestyret er knstituert, utarbeides en plan fr gjennmføring av frvaltningsrevisjn. KmRev Trøndelag IKS har gjennmført en verrdnet analyse av Steinkjer kmmunes virksmhet g presenterer på bakgrunn av denne frslag til plan fr frvaltningsrevisjn fr periden Plan fr frvaltningsrevisjn skal vedtas av kmmunestyret. Ifølge frskriften kan kmmunestyret delegere til kntrllutvalget å gjennmføre endringer i planen i løpet av planperiden, dvs. endre pririteringsrekkefølge eller freslå nye prsjekt. Vi anbefaler at kntrllutvalget blir delegert slik myndighet. I frbindelse med pprettelsen av KmRev Trøndelag IKS ble begrepet minimumsrevisjn utredet. Dette innebærer at det ble laget et anslag på antall timer revisjn, inkl. frvaltningsrevisjn, per kmmune per år. Fr Steinkjer kmmunes vedkmmende er det lagt pp til et estimat på 500 timer til frvaltningsrevisjn per år. Avhengig av mfanget på prsjektene, innebærer dette nrmalt 1 prsjekt i året. Det betyr at man innenfr planperiden ikke nødvendigvis vil gjennmføre alle prsjektene sm er freslått i avsnitt 4 i planen. Frvaltningsrevisjnsprsjekt i selskaper hvr kmmunen har eierinteresser blir ikke mtalt i denne rapprten, men mtales i en egen plan fr selskapskntrll. 3 Hvrdan analysen er utført identifisering av risikmråder Plan fr frvaltningsrevisjn bygger på en verrdnet analyse av kmmunens virksmhet, ut fra risik- g vesentlighetsvurderinger. Selve begrepet verrdnet analyse indikerer at analysen må ta utgangpunkt i kmmunens virksmhet på et verrdnet plan. Hensikten er å identifisere mråder der det er risik fr vesentlige avvik når det gjelder målppnåelse, prduktivitet, øknmi g regelverk. 2

4 3.1 Eksempler på risiki Eksempler på risiki kan være: Risik fr at kvaliteten på en tjeneste ikke er gd nk Risik fr at kmmunen ikke tilfredsstiller lvpålagte krav Risik fr at ressursene ikke utnyttes gdt Risik fr at kmmunen ikke ppfyller mål fastsatt av kmmunestyret Risik fr at øknmistyringen ikke er tilfredsstillende 3.2 Identifisering av risikmråder Identifisering g utvelgelse av frvaltningsrevisjnsprsjekt er viktig slik at ressursene settes inn på de riktige mrådene, g kmmunen får prsjekt med høy nytteverdi. Fr å identifisere risikmråder har vi gått fram på følgende måte: Kntrllutvalget er bedt m å kmme med innspill til prsjekt/mråder vi bør se nærmere på. Vi har analysert kmmunens nøkkeltall i KOSTRA-databasen g sammenliknet disse med nøkkeltall fr andre kmmuner, samt utvikling ver tid. Vesenlige avvik i frhld til sammenliknbare kmmuner eller stre svingninger ver tid, er faktrer vi tar hensyn til når vi anbefaler mråder fr nærmere revisjn. Sentrale kmmunale dkumenter (øknmiplan, budsjett, årsmelding, driftsrapprter, saker til kmmunestyret) er gjennmgått. Vi har gjennmført samtale med rådmannen m hvilke utfrdringer g mulige risiki kmmunens virksmhet står verfr. Samtalen er gjennmført etter en intervjuguide sm dekker faktrene i tabell 1 i vedlegg. Samtidig er rådmannen gitt anledning til å kmme med innspill til knkrete prsjekt. Erfaringer fra tidligere frvaltningsrevisjn g regnskapsrevisjn ligger til grunn fr våre vurderinger m hvilke prsjekt sm bør gjennmføres fremver. 3.3 Kriterier fr valg av prsjekt Følgende kriterier er lagt til grunn fr hvilke prsjekt vi har valgt å freslå: Der det er størst risik fr at kmmunen ikke fungerer ptimalt i frhld til målppnåelse, prduktivitet, øknmi, regelverk sv. Frhld av str knsekvens g sannsynlighet (øknmisk, samfunnsmessig, menneskelig, miljømessig sv.). Tiltak sm begrenser risiken (f. eks der fylkesmannen har tilsyn eller at kmmunen selv har gde interne kntrllrutiner). Ved en knkret utvelgelse av prsjekt har vi vurdert nytteverdien i frhld til frventet ressursbruk ved å gjennmføre prsjektet. Der vi har funnet flere likhetstrekk mellm flere kmmuner vi reviderer, er de freslått likelydende prsjekt/tema. 3

5 4 Risikmråder i Steinkjer kmmune frslag til frvaltningsrevisjnsprsjekt Vi gir i dette avsnittet en begrunnelse fr freslåtte prsjekt. Det er pp til kntrllutvalget å priritere rekkefølgen på prsjektene. Vi gjør gså ppmerksm på at kntrllutvalget g kmmunestyret står fritt til velge prsjekt sm ikke er listet pp i denne planen. Vi presiserer at de freslåtte prblemstillingene under hvert tema kun er frslag til mulige vinklinger av prsjektet. Ssialtjenesten KOSTRA-tall viser at Steinkjer kmmune har relativt høye utgifter til ssialhjelp i frhld til sammenliknbare kmmuner i 2005 g Avdeling fr PPT, barnevern g ssiale tjenester hadde i 2006 et merfrbruk på 2,2 milliner. Overskridelsene skyldes blant annet økning i utgiftene til øknmisk ssialhjelp. I en situasjn med knappe ressurser er det en risik fr avvik/brudd på regelverk i saksbehandling g i tildeling av øknmisk støtte. Fra g med ble ssialtjenesten lagt inn i NAV, men den er frtsatt en kmmunal tjeneste. Revisjnen freslår at det gjennmføres en frvaltningsrevisjn av ssialtjenesten. Aktuelle prblemstillinger kan være: Utviklingen i ressursbruk g hvilke faktrer kan frklare utviklingen? Er saksbehandling av søknader g vedtak m øknmisk ssialhjelp i samsvar med gjeldende regelverk g retningslinjer? Er den interne kntrllen tilfredsstillende / utbetales øknmisk ssialhjelp på riktig grunnlag? Tilpasset pplæring Kntrllutvalget var i frrige valgperide på besøk ved Steinkjer ungdmsskle. Her var tema blant annet pplæringstilbudet til elever med spesielle behv. Refrmen Kunnskapsløftet ble innført i sklen fra høsten 2006, g tilpasset pplæring er en viktig del av den nye refrmen. Revisjnen freslår at det gjennmføres et frvaltningsrevisjnsprsjekt m tilpasset pplæring i sklen. Aktuelle prblemstillinger kan være: I hvilken grad er frutsetningene til stede fr at sklene i kmmunen skal kunne gi det pplæringstilbudet sm frutsettes i pplæringslvens kapittel 5? Viktige frutsetninger er: Kmpetanse Rutiner fr blant annet kartlegging, ppfølging g samarbeid Krrekt saksbehandling Øknmi Kmmunikasjn Spesialundervisning 4

6 Hvilket pplæringstilbud gis minritetsspråklige barn i kmmunen? INVEST-samarbeidet Kmmunene Steinkjer, Inderøy g Verran har gjennm INVEST et samarbeid på en rekke mråder. Dette gjelder blant annet på øknmi g skatt. Kmmunene har flere mål med samarbeidet, g det kan være interessant å se m disse nås. Vi ser fr ss at dette vil være et felles prsjekt sm mfatter alle de tre kmmunene. Aktuelle prblemstillinger kan være: Kartlegging av utviklingen i samarbeidsmråder g ressursbruk Er mål m redusert ressursbruk/effektivisering nådd? Er mål m bedre kvalitet på tjenestene nådd? Da samarbeidet på enkelte mråder er frhldsvis nytt, freslår revisjnen at et slikt prsjekt gjennmføres tidligst i Barneverntjenesten KOSTRA-tall fr Steinkjer kmmune viser at barneverntjenesten har hatt en økning i antall saker g i utgifter fra 2005 til Ifølge årsmeldingen fr 2006 har kmmunen de siste årene hatt str økning i tallet på msrgsvertakelser, g en str del av ressursene brukes til arbeid med barn under msrg. I en situasjn med knappe ressurser er det risik fr at blant annet frebyggende arbeid nedpririteres. Fylkesmannen gjennmførte tilsyn med barneverntjenesten i 2007, g rapprten viste avvik i frhld til ppfølging av barn med hjelpetiltak. Fylkesmannens rapprt fkuserer kun på utvalgte lvkrav. Revisjnens gjennmgang vil ha et bredere fkus, g aktuelle prblemstillinger kan være: Kartlegging av utviklingen i ressursbruk g antall/type saker, ev. sammenliknet med andre kmmuner Driver barnverntjenesten frebyggende arbeid g samarbeider de med andre deler av frvaltningen i tråd med kravene i barnevernlven? Er saksbehandlingen g ppfølgingen av barn i henhld til lvbestemte krav? Er det etablert internkntrll i tråd med kravene i lv g frskrift? Tjenstetilbud pleie- g msrg Steinkjer kmmune har stre utfrdringer i pleie- g msrgstjenestene. En utfrdring ligger i den demgrafiske utviklingen g flyttemønsteret i kmmunen. KOSTRA-tall viser at Steinkjer har en str andel eldre innbyggere. Mange eldre velger å flytte fra utkanten av kmmunen g inn til sentrum. En slik utvikling skaper utfrdringer i frhld til distriktsgrenser, g i budsjettet fr 2008 er det lagt pp til en utvidelse av distriktet Sentrum. Det kan i et slikt prsjekt være aktuelt å se både på hjemmebaserte tjenester g tilbud til eldre i institusjn. 5

7 Aktuelle prblemstillinger kan være: Er det ulike tildelingskriterier fr å få hjelp i utkant g i sentrum? Frskjeller i tilbud mellm utkant g sentrum? Hvilke knsekvenser har en stadig eldre beflkning fr kmmunens tjenestetilbud? Etiske retningslinjer Kmmunestyret i Steinkjer vedtk de gjeldende etiske retningslinjene fr ansatte g flkevalgte i kmmunen. De etiske retningslinjene er en del av kmmunens kmmunikasjnsplitikk. Det er viktig at de ansatte hele tiden er bevisste m etiske prblemstillinger g kjenner til kmmunens retningslinjer. Aktuelle prblemstillinger kan være: Hvrdan er de etiske retningslinjene fr Steinkjer kmmune fulgt pp g brukt? Er de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte? Hvilke tiltak er satt i verk fr å gjøre retningslinjene kjent? Blir retningslinjene etterlevd? Er det etablert kntrllrutiner sm sikrer at etiske retningslinjer etterleves? Prsjektet vil baseres på bruk av en nettbasert spørreundersøkelse sm sendes til alle ansatte. Innkjøp rutiner g praksis Steinkjer kmmune har tidligere fått negativ ppmerksmhet i frbindelse med innkjøp. Ny lv m ffentlige anskaffelser trådde i kraft fra Med regelendringen kan de øknmiske knsekvensene ved å bryte regleverket, bli stre (den psitive kntraktsinteressen). Kmmunen har utarbeidet et eget innkjøpsreglement. I et slik prsjekt kan det være aktuelt å både se på m innkjøp er tråd med inngåtte avtaler eller følge en anbudsprsess. Eksempler på prblemstillinger er: Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglementet? Fretar kmmunen innkjøp innenfr innkjøpsavtalene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? 6

8 Nr. Prsjekttema Aktuelle prblemstillinger Ssialtjenesten Tilpasset pplæring INVEST-samarbeidet Barneverntjenesten Tjenestetilbud pleie- g msrg Etiske retningslinjer Innkjøp ruiner g praksis Utviklingen i ressursbruk g hvilke faktrer kan frklare utviklingen? Er saksbehandling av søknader g vedtak m øknmisk ssialhjelp i samsvar med gjeldende regelverk g retningslinjer? Er den interne kntrllen tilfredsstillende / utbetales øknmisk ssialhjelp på riktig grunnlag? I hvilken grad er frutsetingene til stede fr at sklene i kmmunen skal kunne gi det pplæringstilbudet sm frutsettes i pplæringslvens kapittel 5? Spesialundervisning Hvilket pplæringstilbud gis minritetsspråklige barn i kmmunen? Kartlegging av utviklingen i samarbeidsmråder g ressursbruk Er mål m redusert ressursbruk/effektivisering nådd? Er mål m bedre kvalitet på tjenestene nådd? Kartlegging av utviklingen i ressursbruk g antall/type saker, ev. sammenliknet med andre kmmuner Driver barnverntjenesten frebyggende arbeid g samarbeider de med andre deler av frvaltningen i tråd med kravene i barnevernlven? Er saksbehandlingen g ppfølgingen av barn i henhld til lvbestemte krav? Er det etablert internkntrll i tråd med kravene i lv g frskrift? Er det ulike tildelingskriterier fr å få hjelp i utkant g i sentrum? Frskjeller i tilbud mellm utkant g sentrum? Hvilke knsekvenser har en stadig eldre beflkning fr kmmunens tjenestetilbud? Hvrdan er de etiske retningslinjene fr Steinkjer kmmune fulgt pp g brukt? Er de etiske retningslinjene kjent blant de ansatte? Hvilke tiltak er satt i verk fr å gjøre retningslinjene kjent? Blir retningslinjene etterlevd? Er det etablert kntrllrutiner sm sikrer at etiske retningslinjer etterleves? Fretas innkjøp i tråd med innkjøpsreglementet? Fretar kmmunen innkjøp innenfr innkjøpsavtalene? Tilfredsstiller en utvalgt anbudsprsess kravene i lv g frskrift? 7