Jakten på tidstyvene i Asker

Transkript

1 Jakten på tidstyvene i Asker

2 Jakten på tidstyvene > Rådmannen initierer i 2015 et strategisk prsjektet: «Jakten på tidstyvene». > Å fjerne tidstyver handler sm regel m å spare tid til å kunne priritere kjerneppgavene > Effektivisering handler gså m å tilrettelegge fr økt kvalitet i tjenesteprduksjnen. Tidstyver - definisjn DIFI Tidstyver i frvaltningen er aktiviteter sm man bruker fr mye tid på i frhld til hva sm er hensiktsmessig fr å nå målene fr virksmheten. Det kan være unødig rapprtering, dbbeltarbeid, uhensiktsmessige rutiner sv.

3 Rtårsaken handler fte m: Regelverk Digitale løsninger Organisering Kmpetanse Gd sammenheng? Tidstyver når det ikke er gd nk sammenheng

4 Oppdrag sm gir føringer til prsjektet 1. Rådmannens lederavtale 2015 Gjennmgå plan- g styringssystemet med sikte på digitalisering, frenkling g frnying fr å redusere tidsbruk knyttet til administrative prsesser. Anskaffe g implementere et nytt helhetlig kvalitetssystem (jf. ISO 9001) sm sikrer g dkumenterer kvalitet, arbeidsprsesser, avviksrapprtering g frbedring. 2. Oppfølging av heftet «Ledelse g styring i Asker kmmune» Flere av ppfølgingspunktene er relevante fr prsjektet. 3. Verbalvedtak 3 frenkle ppvekstsektren «Kmmunestyret ber rådmannen gå gjennm ppvekstsektren med mål m å fjerne tidstyver i sklen. 4. Innvasjnsstrategien g revidering av digitaliseringsstrategien KmInn.n sm mulig verktøy g «frlagskasse» fr å fjerne tidstyver.?

5

6 Utfrdrer kmmunene

7 Hvr står vi nå? KMD/stat g DIFI gjennmført dialgmøte m erfaringer g mulig samarbeid sm piltkmmune?! Behv fr ne NYTT Utviklet ne NYTTIG Effektivisering g frenkling gir bedre tjenester g service til brukerne Ny løsning er NYTTIG- GJORT Utvikle arbeidsmetder g verktøy fr å fjerne g frebygge tidstyver sm kan deles g spres i egen rganisasjn g til andre kmmuner/aktører = kultur/måten vi jbber på g ikke «stunt»

8 Hvrdan de statlige virksmhetene har arbeidet Fra dialgmøte med Difi g KMD: KMD har hatt rllen sm pådriver i arbeidet, Difi sm tilrettelegger g faglig rådgiver Str variasjn Mange hadde gde prsesser i gang (UDI Lean, InnvasjnNrge SpeedDates med brukere) Ulik tilnærming til innsamling g innmelding Inntrykk: Ledet av ildsjeler Årsmeldinger vil frtelle mer Difi skal evaluere g gjennmfører erfaringsseminarer

9 Gde råd fra Difi til Asker Fra dialgmøte med Difi g KMD: Gd lederfrankring Ressurser til prsjektgjennmføring Dette handler ikke m å samle inn tidstyver det handler m å fjerne dem Skape begeistring gjerne bruke belønning Identifisere tidstyver: Avklare innsamlingsmåte Hva er ansvar på virksmhetsnivå hva bør man spille videre Hvrdan få innsikt i hva brukerne pplever sm tidstyver? Analysere tiltak- fjerne (metdevalg) Gd infrmasjn Synliggjøre gevinster starte med lavthengende frukter

10 Veien videre i «Jakten på tidstyver i Asker»? > Utarbeide mandat / prsjektbeskrivelse: Frankring av ppdraget Administrativt, plitisk g tillitsvalgte Vurdere samarbeidspartnere Gevinstmål - Effekter Resultatmål - Leveranser Organisering Øknmi / ressursbruk / knsulentbistand Fremdriftsplan Wrkshp Utarbeide mandat Juni 2015 Utarbeide prsjektbeskrivelse Plitisk sak September 2015 Piltprsjekter System g metdeutprøving Utvikle gevinstrealiser ingsmetdikk Jan-des 2016 Overføring til linjerganise ring Plitisk sak Desember 2016 Systematisk gevinstrealiserings -ppfølging Plitisk rapprtering?? ?????

11 Prsjekt leveranser fase 2 Prsjekt leveranser fase 1 Utfrdring Utkast til mulig knsept fr gjennmføring av prsjektet Tidstyver i Helse g msrg Tidstyver i sklen Plan- g styringssystem Tidstyver i administrative prsesser/rutiner Fange g fjerne tidstyver metdikk g kmpetanse Samle inn frslag Gjennmføre pilter sm gir rask gevinst g teste ut metdikk (Lean/tjenestedesign Samle inn frslag Gjennmføre pilter sm gir rask gevinst g teste ut metdikk (Lean/tjenestedesign Krdineres med allerede igangsatt prsess Samle inn frslag Gjennmføre pilter sm gir rask gevinst g teste ut metdikk (Lean/tjenestedesign Utvikle KmInn sm en arena fr å melde inn, samle g fjerne tidstyver Synliggjøre gevinst fra piltene Eskalere g rulle ut Synliggjøre gevinst fra piltene Eskalere g rulle ut Synliggjøre gevinst fra piltene Eventuelt anskaffelsesprsjekt fr nytt kvalitetssystem Etablere et støtteapparat fr å behandle frslag g fr å fasilitere gjennmføring av tiltak i rganisasjnen

12 Ikke fange tidstyver men FJERNE dem

13 Takk fr ppmerksmheten!