Prosedyre for fullmakter mellom HAMU og AMU. Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Godkjent: Side: 1 av 7

Transkript

1 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Gdkjent: Side: 1 av 7 1. Hensikt Prsedyre fr HAMU g AMU dkumenterer fullmakter gitt mellm HAMU g AMU. Den beskriver videre hvrdan utvalgene skal arbeide fr å drive etter AML 7 g 7.2 samt interne styringsdkumenter i Bergen Kmmune. Overrdnet hensikt er å ppfylle krav i lv g frskrift samt arbeide fr Bergen Kmmune sine verrdnede mål fr arbeidsmiljø g HMS. 2. Målgruppe Alle, Særlig medlemmer av HAMU g AMU 3. Definisjner HMS: Helse- Miljø g Sikkerhet HAMU: Hvedarbeidsmiljøutvalg Knsernnivå i Bergen Kmmune AMU: Arbeidsmiljøutvalg Byrådsavdeling i Bergen Kmmune AMG: Arbeidsmiljøgruppe i resultatenhet under byrådsavdeling i Bergen Kmmune L-HVO: Ledende Hvedvernembud HVO: Hvedvernembud BHT: Bedriftshelsetjeneste AML: Arbeidsmiljølven 4. Gjennmføring 4.1 Grunnlag Prsedyren bygger på Arbeidsmiljølvens bestemmelser m Arbeidsmiljøutvalg, 7 samt interne administrative bestemmelser m hvrdan Bergen Kmmune ønsker å drive sitt HMS arbeid. Det er gså gitt føringer ift prinsippet m delegering av fullmakter sm gjelder generelt fr Bergen Kmmune med parlamentarisk mdell 4.2 Beskrivelse av fullmakt Det er fullmakten til å behandle egne arbeidsmiljøsaker i gjeldende virksmhet sm beskrives. AMU i virksmheten gies fullmakt til: Å drive sitt arbeid etter AML 7 bestemmelser m arbeidsmiljøutvalg i egen virksmhet å behandle rganisering av virksmhetens egen vernerganisasjn å behandle saker sm berører virksmhetens arbeidsmiljø iht AML Metder AMU rapprterer til HAMU årlig iht mal fr «AMU årsrapprt». Møter g sakshåndtering skal være preget av: 1

2 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Gdkjent: Side: 2 av 7 Bergen Kmmune sine målsettinger fr HMS arbeidet (HMS instruksen g verrdnede planer ) Samsvar med lvgivning fr hva utvalgene skal arbeide med g hvrdan ansatte g ledelse skal medvirke g samhandle Frebyggende perspektiver Praktivitet; være i frkant så langt mulig Samhandlings- g løsningsrientert fkus 4.4 Klageadgang HAMU har delegert myndighet til AMU både sm rådgivende g besluttende rgan til den enkelte virksmhets eget mråde. HAMU er derfr ikke klagergan i saker sm blir behandlet i byrådsavdelingenes/fretakenes AMU. Det er Arbeidstilsynet sm er klageinstans når det gjelder saksbehandling. 4.5 Saker sm ikke finner sin løsning i byrådsavdelingens/fretaket AMG eller AMU Saker sm ikke finner sin løsning i den lkale AMG skal meldes skriftlig til AMU sm sak. AMU skal skriftlig melde tilbake til AMG m utvalgets knklusjner. Saker sm ikke finner sin løsning i AMU skal meldes skriftlig til HAMU sm sak. HAMU skal skriftlig melde tilbake til AMU m utvalgets knklusjner. 4.6 Resultat Resultatet av at denne prsedyren følges er at Bergen Kmmune kan dkumentere HMS arbeidets samsvar med krav i lv g frskrift. Dkumentasjnen skal freligge i frm av Møtereferater Planer Saksdkumentasjn Saksrapprter Årsrapprter 4.7 Aktiviteter Mdellen under beskriver sammenhengen mellm HAMU, AMU g AMG. Syklusen med delegering > kntrll > rapprtering suppleres med bestillinger > rapprtering ift særlige ppgaver sm utvalgene ønsker å ha fkus på. 2

3 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Gdkjent: Side: 3 av 7 Figur 1: Utvalgsmdell fr samhandling 4.8 Planer HAMU lager årlig plan / reviderer langtidsplan g skal her vise nødvendig versikt g innsikt i byrådsavdelingenes/fretakenes HMS utfrdringer. Planen skal vise et knsentrat av byrådsavdelingene / fretakene sine HMS planer g gi et ttalbilde av Bergen Kmmune sine aktiviteter innen arbeidsmiljø g HMS. 4.9 HAMU prsesser Leder fr HAMU, HVO g sekretariat har frmøte 2 uker før ppsatt møte. Saker skal følge BK sine standarder fr saksdkumenter g prsesser. Kriterier fr HAMU sak: Berører BK sitt verrdnede arbeidsmiljø/ HMS Berører BK styrende rutiner g dkumentasjn Overbyggende ift byrådsavdelinger Saker med presedens fr BK Summarisk-/saksrapprtering fra byrådsavdelinger, utvalg g andre interessenter Overrdnet rapprtering fra HAMU 3

4 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Gdkjent: Side: 4 av 7 Saksmfanget i HAMU skal bestå av: Egen-initierte HAMU saker Faste rapprteringer Orienteringssaker Oppfølgingssaker Innmeldte saker fra AMU Administrasjn Arbeidstaker rganisasjner De ulike ansvarlige skal påse at det blir meldt pp saker sm fyller kriteriene. Frebyggende perspektiv i HAMU Saker sm gjelder sykefravær/nærvær, skader g sykdm, interne/eksterne kartleggingsrapprter skal behandles i frkant av HAMU møte. En arbeidsgruppe får mandat til å vurdere materialet g gi en innstilling med frslag til vedtak til HAMU. Prsessen skal avdekke eventuelle behv fr ppfølging av trender g tiltak. HAMU skal få knkrete vurderinger g tiltak til behandling g skal vurdere en bestilling til gjeldende AMU der en ber m behandling g rapprtering. Saksgang i HAMU 1) Sakene sendes via sekretær i HAMU før hvert arbeidsutvalgsmøte. Arbeidsutvalgsmøte settes pp før hvert HAMU møte. HAMU behandler nrmalt ikke saker sm sendes inn etter arbeidsutvalgsmøtet. 2) Sakene bringes inn til HAMU av den enkelte byrådsavdeling, fretak, lkalt AMU eller sentralt hvedvernembud. HAMU behandler nrmalt ikke saker fra enkeltvirksmheter, arbeidstakere eller hvedvernembud g vernembud i virksmhetene. 3) Hvilke saker disse virksmhetene kan bringe inn fr behandling fremgår av arbeidsmiljølvens 7-2. Her reguleres gså når HAMU kan pptre sm rådgivende rgan g besluttende rgan. 4

5 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Gdkjent: Side: 5 av AMU prsesser Leder fr AMU g sekretariat har frmøte 2 uker før ppsatt møte. Saker skal følge BK sine standarder fr saksdkumenter g prsesser. Kriterier fr AMU sak: Berører byrådsavdelingens/fretakets verrdnede arbeidsmiljø/ HMS Berører byrådsavdelingens styrende rutiner g dkumentasjn Overbyggende ift enheter i byrådsavdelingen / fretaket Saker med presedens fr byrådsavdelingens/fretakets Summarisk-/saksrapprtering fra AMG, utvalg g andre interessenter Overrdnet rapprtering fra AMU Saksmfanget skal bestå av: Egen-initierte AMU saker Faste rapprteringer Orienteringssaker Oppfølgingssaker Innmeldte saker fra AMG Administrasjn Ansatte rganisasjner De ulike ansvarlige skal påse at det blir meldt pp saker sm fyller kriteriene. Frebyggende perspektiv Saker sm gjelder sykefravær/nærvær, skader g sykdm, interne/eksterne kartleggingsrapprter skal behandles i frkant av AMU møte. En arbeidsgruppe får mandat til å vurdere materialet g gi en innstilling med frslag til vedtak til AMU. Prsessen skal avdekke eventuelle behv fr ppfølging av trender g tiltak. AMU skal få knkrete vurderinger g tiltak til behandling g skal vurdere en bestilling til gjeldende AMG der en ber m behandling g rapprtering. 5

6 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Gdkjent: Side: 6 av 7 Saksgang 1) Sakene sendes via sekretær i AMU før hvert arbeidsutvalgsmøte. Arbeidsutvalgsmøte settes pp før hvert AMU møte. AMU behandler nrmalt ikke saker sm sendes inn etter arbeidsutvalgsmøtet. 2) Sakene bringes inn til AMU av den enkelte enhet, lkalt AMU eller sentralt hvedvernembud. AMU behandler nrmalt ikke saker fra enkeltvirksmheter, arbeidstakere eller hvedvernembud g vernembud i virksmhetene. 3) Hvilke saker disse virksmhetene kan bringe inn fr behandling fremgår av arbeidsmiljølvens 7-2. Her reguleres gså når AMU kan pptre sm rådgivende rgan g besluttende rgan. Det presiseres i den frbindelse at AMU først g fremst er et samarbeidsutvalg g at en bestreber seg på å finne frem til mfrente løsninger Aktiviteter i HAMU / AMU Trinn nr. Ansvarlig (aktør) Aktivitet 1 Adm Opprette / vedlikehlde HAMU g AMU ved å påse at det gjennmføres valg 2. hvert år iht avtaleverket 2 Leder Gjennmføre minst 4 møter årlig 3 Referent Dkumentere alle ledd i utvalgets arbeid herunder arkivere i BK-SAK 4 HVO Referere status fra verneapparatet g melde pp saker av felles interesse fr flere enheter eller prinsipielle saker. Delta i frmøte til AMU. Se egen rutine fr saker til AMU. Se egen rutine fr HVO 5 HTV Bidra med spørsmål, kmmentarer g råd hva angår saker i randsnen mellm tillitsvalgte g vernembud. Medvirke til å sette arbeidsmiljø på dagsrden i de ansattes rganisasjner 6

7 Ansvarlig: Svein Sivertsen Verifisert: Gdkjent: Side: 7 av 7 5. Vedlegg RUTINER g MALER Prsedyre: HAMU/AMU i Bergen Kmmune Prsedyre: AMU Saksprsesser i Bergen Kmmune Prsedyre: HVO i Bergen Kmmune MAL: HAMU årsrapprt MAL: AMU årsrapprt MAL: AMG årsrapprt MAL: Saksrapprt fr HAMU/AMU/AMG 6. Registreringer Møtedkumentasjn, saksdkumenter g annen dkumentasjn skal finnes i Bergen Kmmune sitt dkumentsystem fr tiden BK-SAK. Dkumentasjn skal følge BK standarder. 7. Kryssreferanser HMS instruks g veileder 8. Eksterne referanser Arbeidsmiljølven Bergen Kmmune hvedavtale NS standard fr kvalitet Versjnsmerknad Første versjn 7