Samfunnsviternes kommunikasjonsplattform

Transkript

1 Samfunnsviternes kmmunikasjnsplattfrm

2 Innledning Alle rganisasjner, uansett størrelse, har behv fr gd kmmunikasjn fr å løse sine ppgaver. Det å ønske å benytte kmmunikasjn strategisk innebærer et frmål m å kmmunisere budskap, herunder beslutninger, vedtak, handlinger g synspunkt sm fattes, på en prfesjnell g hensiktsmessig måte. Samfunnsviterne etterstreber å benytte kmmunikasjn strategisk, både internt i rganisasjnen g verfr samarbeidspartnere g eksterne interessenter. Det er derfr utarbeidet en skriftlig fremstilling av rganisasjnens interne g eksterne kmmunikasjn. De kmmunikasjnsppgavene g utfrdringene sm kmmunikasjnsstrategien beskriver kan benyttes uansett ppgaver g utfrdringer i rganisasjnen, internt eller eksternt. Samfunnsviternes kmmunikasjnsstrategi, slik den fremstår i dette dkumentet, bygger på hvrdan Samfunnsviterne faktisk kmmuniserer, freningens regelverk g øvrige beslutninger vedtatt av freningen da fremstillingen ble utarbeidet. I tillegg er nen uavklarte frhld frsøkt løst underveis. Strategien mtaler først aktuelle definisjner g prinsipper fr kmmunikasjn. Senere følger ppgaver g utfrdringer knyttet til kmmunikasjn internt, g deretter eksternt. Alle ledd i freningen sm behandler medlemspplysninger, skal følge de retningslinjer g rutiner sm er utarbeidet fr slik infrmasjn fr å sikre persnvern g infrmasjnssikkerhet i både intern g ekstern kmmunikasjn. Definisjner g prinsipper Kmmunikasjnsstrategien tar fr seg både intern g ekstern kmmunikasjn. Den interne kmmunikasjnen er delt pp i henhldsvis intern kmmunikasjn i rganisasjnen g intern kmmunikasjn i administrasjnen (sekretariatet). Ekstern kmmunikasjn mhandler kmmunikasjn med interessenter utenfr rganisasjnen. Definisjn av intern kmmunikasjn: En prsess der budskap utveksles mellm sentrale tillitsvalgte, sekretariatsansatte g freningens medlemmer. Definisjn av ekstern kmmunikasjn: En prsess der budskap utveksles mellm ansatte g medlemmer i Samfunnsviterne på den ene siden, g eksterne interessenter på den andre siden, herunder ptensielle medlemmer g øvrige aktuelle interessenter. Hvedprinsipper fr kmmunikasjn i Samfunnsviterne: Ytringsfriheten g lvverk m ytringsfrihet g persnvern skal ligge til grunn fr kmmunikasjn Freningen skal tilstrebe størst mulig grad av åpenhet Ledelsen i freningen har et verrdnet ansvar fr kmmunikasjn Dialg Skape gdt mdømme fr rganisasjnen Tilgjengelig Trverdig 2

3 All kmmunikasjn skal være universelt utfrmet, tilpasset funksjnshemmedes behv Kmmunikasjnskanaler g gd kmmunikasjn En kmmunikasjnskanal er det virkemiddel sm fører et budskap fra avsender til mttaker. E-pst, nettsider, telefn, møter, pst g medlemsmagasin er typiske eksempler på elektrniske, muntlige eller papirbaserte frmidlingskanaler. Det å pparbeide seg innsikt g frståelse fr frhld sm kan fremme eller hemme kmmunikasjn, g lære hvrdan man kan benytte frhldene på en knstruktiv måte, vil gi et gdt grunnlag fr å benytte kmmunikasjn strategisk. Kmmunikasjnskanaler i Samfunnsviterne Eksempler på kmmunikasjnskanaler i Samfunnsviterne: Nettstedet E-pst Telefn Samtaler Møter Medlemsmagasinet Samfunnsviteren Ssiale medier Pst Knferanser Kurs Infrmasjnsmateriell Prfileringsartikler En kmmunikasjnskanal kan faglig sett betegnes ved å ha karakter sm frmell eller ufrmell, g i hvilken grad kanalen er rik eller fattig i frhld til frmidlingskapasitet g mulighet fr tilbakemelding. Utfrdringen er å benytte de ulike kanalene på en mest mulig hensiktsmessig måte, tatt i betraktning hva man ønsker å frmidle g ppnå med kmmunikasjnen. Definisjn frmell kmmunikasjn: I den grad kmmunikasjnen følger den frmelle strukturen g er direkte relatert til virksmheten. Definisjn ufrmell kmmunikasjn: Kmmunikasjn sm ppstår spntant, er persnlig g basert på ssiale relasjner g felles interesser. Definisjn rike g fattige kmmunikasjnskanaler: En rik kanal, eksempelvis en samtale ansikt til ansikt, kjennetegnes av å kunne verføre mange ulike signaler samtidig, gi mulighet fr rask tilbakemelding/respns, g gjør at de invlverte kan være persnlige g tilpasse kmmunikasjnen med hverandre. I dest mindre grad dette er til stede, dest fattigere betegnes kanalen. Valget av kmmunikasjnskanal vil avhenge av hva man ønsker å ppnå, den faktiske situasjn, budskapet sm skal frmidles, innhldets viktighet g kmpleksitet. Fattige kanaler egner seg best fr frmidling av fakta g infrmasjn, kmmunikasjn sm har til hensikt å påvirke hldninger eller mtivere bør gå gjennm kanaler sm gså har rm fr å frmidle følelser. 3

4 Det er gså viktig å vurdere mttakerens ståsted fr å kunne tilegne seg infrmasjnen. Det vil ikke alltid være mest frmålstjenelig å benytte rike kanaler, g av g til kan det være hensiktsmessig å benytte flere kanaler samtidig. Viktig infrmasjn må kmmuniseres gjennm flere kmmunikasjnskanaler. Alt i alt må man samlet vurdere flere frhld fr å lykkes med kmmunikasjn: Budskap hva skal vi kmmunisere Avsender hvem kmmuniserer Målgrupper hvem skal vi kmmunisere med Kanal hvrdan skal vi nå frem med budskapet Frm hvrdan skal budskapet fremstå Tid når skal vi kmmunisere Tlking/effekt hvrdan ppfattes budskapet En ttalvurdering av disse elementene er nødvendig fr å ppnå effektiv kmmunikasjn; at mttaker tlker meningen i budskapet på en måte sm samsvarer med de intensjnene avsenderen hadde. Intern kmmunikasjn Intern kmmunikasjn er i denne kmmunikasjnsstrategien definert sm en prsess der budskap utveksles mellm freningens sentrale tillitsvalgte, sekretariatsansatte g freningens medlemmer. Intern kmmunikasjn er delt inn i t hvedmråder sm mtales hver fr seg: - intern kmmunikasjn i rganisasjnen, sm mfatter ansatte g medlemmer - intern kmmunikasjn i administrasjnen (sekretariatet), sm mfatter de ansatte Intern kmmunikasjn i rganisasjnen Medlemshåndtering Fremstillingen videre er med utgangspunkt i medlemshåndtering, krnlgisk fra medlemmet melder seg inn i Samfunnsviterne frem til eventuell utmelding. Kmmunikasjn knyttet til rekruttering mtales i kmmunikasjnsstrategien sin del m ekstern kmmunikasjn. Å tegne medlemskap Det skal være enkelt å tegne medlemskap i Samfunnsviterne. Første kmmunikasjn mellm et ptensielt medlem g freningen skjer sm ftest via nettsidene eller telefn. Innmelding skjer via rganisasjnens nettsted. Medlemmene skal raskt mtta et svar når de henvender seg til sekretariatet m medlemskap. Ptensielle medlemmer skal via nettsidene kunne sette seg inn i freningens vedtekter g retningslinjer fr juridisk bistand. Samfunnsviterne skal ha effektive rutiner fr behandling g registrering av nye medlemmer. Tilbakemelding m gdkjent medlemskap skal gis medlemmet innen rimelig tid i henhld til medlemstilstrømning. Medlemspplysninger behandles etter gjeldende rettsregler, g anses sm medlemmets eiendm. Sekretariatet rienterer tillitsvalgte m nye medlemmer ved innmelding. Likeledes får medlemmet pplysning m sin tillitsvalgte. Det rapprteres kvartalsvis til hvedstyret m medlemsutvikling. 4

5 Infrmasjn til medlemmer Samfunnsviterne har et infrmasjnsansvar verfr sine medlemmer. Aktuell infrmasjn m aktiviteter g medlemskap skal tilrettelegges g gjøres tilgjengelig fr medlemsmassen. Raske g ressurseffektive kanaler sm e-pst g Internett fretrekkes i kmmunikasjnen med medlemmene. Samfunnsviterne skal etterstrebe rett infrmasjn til rett tid, i rett mengde g på rett sted. Kanaler fr massekmmunikasjn Massekmmunikasjn kmmunikasjn til flere medlemmer på en gang skal i hvedsak fregå gjennm: E-pst Ssiale medier Medlemsbladet Samfunnsviteren Pst Møter Kanaler fr kmmunikasjn med enkeltmedlemmer Kmmunikasjn med det enkelte medlem skal i hvedsak fregå gjennm: E-pst Telefn Pst Møter Medlemshenvendelser til sekretariatet Det skal være enkelt fr medlemmer å ta kntakt med sekretariatet fr infrmasjn, hjelp g bistand. Samfunnsviterne skal systematisk hlde rden på g strukturere henvendelser, ppfølging g behandling. Henvendelser via telefn g e-pst kanaliseres til rett instans via sekretariatets telefnsystem g e-pstmttak. Henvendelser blir systematisk lgget i rganisasjnens CRM-system (custmer relatinship management). Systemet skal være sekretariatets fremste arbeidsverktøy g en ttal database bestående av infrmasjn g histrikk knyttet til medlemsfrhld. Kmmunikasjnshåndtering juridiske saker Henvendelser vedrørende juridiske saker relatert til medlemmenes arbeidsfrhld håndteres i første mgang per telefn eller e-pst. Kmmunikasjnen dkumenteres g lagres under den enkeltes medlemspplysninger i rganisasjnens CRM-system. Dette vil gi mulighet fr senere infrmasjn m den juridiske saksbehandlingen. Partsrepresentasjn verfr arbeidsgiver skal følge samme prsedyre, gså frmell kmmunikasjn skal lagres under den enkeltes medlemspplysninger. Medlemspplysninger håndteres etter gjeldende rettsregler, g anses sm medlemmets eiendm. Sekretariatet skal derfr behandle slike medlemspplysninger knfidensielt, g riginaldkumenter skal sendes tilbake til medlemmet når en juridisk sak er avsluttet. Ved eventuell rettstvist skal medlemmet infrmeres m rganisasjnens retningslinjer fr juridisk bistand i arbeidsrettssaker, g da særlig vedrørende mkstninger sm kan tilfalle medlemmet. Kmmunikasjn med de tillitsvalgte 5

6 Tillitsvalgt defineres her sm alle medlemmer med verv i Samfunnsviterne. Kmmunikasjn med tillitsvalgte vil være mer mfattende enn den med de rdinære medlemmene. Det er derfr viktig at de tillitsvalgte lett hldes à jur med sine medlemmer i lkallaget, g at sekretariatet ellers legger til rette fr at tillitsvalgte skal kunne ivareta sin rlle. Det vil særlig være strategisk å vektlegge dialg g ikke enveisinfrmasjn mellm sekretariatet g de tillitsvalgte, g de tillitsvalgte seg imellm. Tillitsvalgte gis tilgang til ppdaterte versikter ver medlemmer på sin arbeidsplass ved henvendelse til sekretariatet. Tillitsvalgte skal gjøres kjent med Samfunnsviternes veileder fr tillitsvalgtes infrmasjnssikkerhet. Det rapprteres i freningens beretninger m utviklingen i tillitsvalgtapparatet. Infrmasjn fra hvedstyret Samfunnsviternes medlemmer skal ha mulighet fr innblikk i rganisasjnens sentrale arbeid. Fylkesavdelingene g desisrer får kpi av alle sakspapirer til hvedstyrets møter - herunder innkalling, saksfremlegg g prtkll - tilsendt per e-pst. Taushetsbelagte pplysninger sm nrmalt ikke kan ffentliggjøres, f.eks. pplysninger m en persns private frhld, prtkllføres i B-prtkller g skal ikke ffentliggjøres. Gdkjente prtkller fra hvedstyrets møter skal gjøres tilgjengelig på freningens nettsider. Kurs g knferanser fr medlemmer Interne kurs g knferanser er gde arenaer fr utveksling av infrmasjn mellm medlemmer, tillitsvalgte g sekretariatet. Det er derfr viktig at man i planleggingsfasen av slike tilstelninger er bevisst slike arenaer sm en kmmunikasjnskanal. Organisasjnen har i møter med medlemmer g tillitsvalgte en gylden anledning til å påvirke i den retning man ønsker rganisasjnens utvikling g mdømme. Knflikthåndtering Knflikthåndtering er arbeidet i frkant, under g etter en arbeidsknflikt (streik g lckut). Planlagt kmmunikasjn er av vesentlig betydning fr å lykkes med dette arbeidet. Sm hvedregel bør det utarbeides en egen kmmunikasjnsstrategi fr den enkelte knflikthåndteringsplan. Vesentlig elementer i slike strategier vil være: a. Intern kmmunikasjn i sekretariatet/hvedstyret b. Kmmunikasjn med øvrige aktører på arbeidstakersiden c. Kmmunikasjn med arbeidsgiversiden g riksmeklingsmann d. Kmmunikasjn til tillitsvalgte/medlemmer i virksmheter sm er i knflikt e. Kmmunikasjn til øvrige medlemmer/tillitsvalgte/eksterne (media) Kmmunikasjnskanalene i en knfliktsituasjn vil av naturlige årsaker sm knfidensialitet, effektivitet g viktighet være: Interne kanaler: - Hvitebk/beredskapsplan - E-pst til privat adresse - SMS til privat mbiltelefn - Lukket mråde på internett med pålggingsfunksjn - Streikemøter - Telefn Eksterne kanaler: - E-pst 6

7 - Internett - Ssiale medier - Pressemeldinger - Brev - Møter - Streikemateriell Intern kmmunikasjn i administrasjnen Intern kmmunikasjn i administrasjnen er den kmmunikasjnen sm fregår mellm de ansatte i sekretariatet. Kmmunikasjnen skal bidra til å løse ppgaver, skape versikt g trygghet, mtivere g bidra til et gdt arbeidsmiljø. En gd intern kmmunikasjn er gså nødvendig sm et grunnlag fr kmmunikasjn eksternt, mt medlemmer g øvrige interessenter. Kmmunikasjnslinjene i sekretariatet fregår både vertikalt (leder-medarbeider, medarbeider-leder) g hrisntalt (medarbeider-medarbeider). Kmmunikasjnslinjene kan være ulik den frmelle rganiseringen av sekretariatet. Kmmunikasjn er et ledelsesansvar. Lederen må være seg bevisst hvrdan den faktiske kmmunikasjnen fregår. Det er et ledelsesansvar å viderefrmidle infrmasjn sm er av relevans fr sekretariatets ppgaver. Dette gjelder særlig avgjørelser fattet av hvedstyret, rganisasjnens øvrige ledd samt hvedrganisasjnen Akademikerne. Interne kmmunikasjnskanaler Eksempler på kmmunikasjnskanaler i sekretariatet: Kntrmøte Møte mellm ansatte/avdelingsmøter E-pst Internett CRM (medlemsdatabase) Tidsplanlegger Ssiale fellesaktiviteter Telefn/SMS Håndbøker g brukermanualer (eks. Persnalhåndbka) Muntlige kanaler Internavis Persnalseminar Ekstern kmmunikasjn Ekstern kmmunikasjn er budskap sm utveksles mellm ansatte g medlemmer av Samfunnsviterne på den ene siden, g eksterne aktører på den andre siden, herunder ptensielle medlemmer, andre aktører i arbeidslivet, myndigheter, interesserganisasjner g massemedia. Eksterne aktører Ptensielle medlemmer Aktører i arbeidslivet Øvrige interessenter Pressekntakt Ptensielle medlemmer 7

8 Ptensielle medlemmer vil både være de sm er i et samfunnsvitenskapelig eller humanistisk studium g uteksaminerte kandidater sm er berettiget medlemskap. Kmmunikasjnen skal bidra til å rekruttere flere medlemmer. Disse gruppene kan nås via ulike kmmunikasjnskanaler, der de viktigste arenaene er: - Utdanningsinstitusjner med samfunnsvitenskapelige g humanistiske fag Tilstede med stand på arrangementer, tilgjengelig infrmasjnsmateriell, studentrepresentant/studentlkallag sm ambassadører - Arbeidsplasser Tillitsvalgte g medlemmer sm ambassadører, tilgjengelig infrmasjnsmateriell, tilrettelegging av infrmasjn fr intranett - Medier Kanaler sm når større deler av målgruppen, sm studentaviser, aktuelle tidsskrifter, nettsteder g ssiale medier, samt strategisk bruk av medier hvr Samfunnsviterne får redaksjnell mtale, krnikkplass eller i frbindelse med enkeltsaker Aktører i arbeidslivet Kmmunikasjn g kntakt med aktører i arbeidslivet skal bidra til samarbeid til frdel fr Samfunnsviterne g rganisasjnens medlemmer. Samhandling med aktørene i arbeidslivet vil variere avhengig av hvem man kmmuniserer med. Fr de fagfreninger sm Samfunnsviterne har mest felles interesser med, vil det være tettere g mer ufrmell kntakt. Fr øvrige aktører vil kntakten være av mer frmell karakter. De viktigste aktørene Samfunnsviterne samarbeider med g de viktigste kmmunikasjnskanalene er: - Fagfreninger rganisert i hvedrganisasjnen Akademikerne Deltakelse i frmelle g ufrmelle møter g samarbeid, nettverk, samt lkalt akademikersamarbeid på arbeidsplasser. - Hvedrganisasjnen Akademikerne Deltakelse i styrer, kmiteer g seksjnsrganer, nettverksmøter g samlinger. Uttalelser gjennm høringer internt i Akademikerne g i felles eksterne høringsuttalelser. - Øvrige hvedrganisasjner g fagfreninger Samfunnsviterne kmmuniserer med øvrige rganisasjner der dette anses frmålstjenelig. Dette skjer sm regel på den enkelte arbeidsplass, men gså i frbindelse med større mstillingsprsesser g ivaretakelse av felles faglige plitiske målsettinger. - Offentlige myndigheter g virksmheter innen arbeidslivet, herunder Frnyings- g administrasjns- g kirkedepartementet, Arbeidstilsynet, Likestillings- g diskrimineringsmbudet etc. Kmmunikasjnen vil i str grad basere seg på behv fr faglige avklaringer g råd knyttet til medlemmenes interesser. Øvrige interessenter Samfunnsviterne samarbeider med øvrige interessenter, g da særlig i frbindelse med medlemsfrdelene rganisasjnen tilbyr. Aktører sm kmmuniserer direkte med våre medlemmer gjennm sine tjenestetilbud vil knyttes direkte til Samfunnsviterne. Av den grunn er det viktig at kmmunikasjnen er prfesjnell g i tråd med Samfunnsviternes ståsted. Dette frdrer igjen en klar g tydelig kmmunikasjn mellm freningen g våre interessenter. 8

9 Presse- g mediekntakt Samfunnsviterne skal fremstå ryddig g prfesjnell i mediasammenheng. Følgende prinsipper gjelder fr presse- g mediehåndtering: Målrettet mediekntakt Samfunnsviterne skal utvikle kntakt med aktører i mediene fr å bli en naturlig stemme i det ffentlige rm g selge inn saker av spesiell interesse fr medlemmene g fr freningen. Samfunnsviterne skal søke en åpen dialg med media. Samfunnsviterne skal i kntakt med media framstå sm ryddig g prfesjnell g gi krrekte uttalelser. Uttalelser skal gdkjennes før publisering i skriftlige medier (sitatsjekk). Samfunnsviterne skal i sin mediekntakt fkusere på de hvedtemaer sm er definert av hvedstyret innenfr hver landsmøteperide. Talspersner Samfunnsviternes fremste talspersn er freningens leder, men andre av hvedstyrets medlemmer kan gså uttale seg på vegne av freningen. Leder/hvedstyret kan delegere til generalsekretær å uttale seg på vegne av freningen. Leder/generalsekretær skal uttale seg på vegne av hele rganisasjnen. I saker der det er spesielt relevant, fr eksempel saker sm gjelder enkeltgrupper av medlemmer, bør leder/generalsekretær ta kntakt med det lkale tillitsvalgtapparatet før eventuelle uttalelser i media. Tillitsvalgte kan uttale seg i lkale saker. Ved uttalelser i media må tillitsvalgte være varsmme i frhld til bl.a. persnpplysninger g annen taushetsbelagt infrmasjn. Knsekvensene ved medieuttalelser kan i enkelte tilfeller bli stre både fr enkeltmedlemmer g fr freningen. Det er derfr klkt å kntakte freningens leder eller generalsekretær fr avklaring eller bistand før man uttaler seg til media. Ved utlevering av f.eks. tall fra lønnsstatistikk eller øvrig infrmasjn m medlemsmasse, freningen e.l., kan ansatte gi generelle kmmentarer vedrørende denne infrmasjnen til media. Medievervåking Samfunnsviternes sekretariat er ansvarlig fr å følge med på aktuelle mediesaker i de til enhver tid relevante medier. Leder g generalsekretær skal til enhver tid hldes rientert. Oppfølging av saker fra media I tilfeller der sekretariatet eller leder mener at særskilte mediesaker bør kmmenteres av Samfunnsviterne, tas dette pp til diskusjn g man blir enig m framgangsmåte g budskap. Innsalg av egne saker Samfunnsviternes hvedstyre definerer nen hvedmråder sm freningen skal frnte i media innenfr periden. Ved innsalg av saker legges det vekt på grundig dkumentasjn, tydelig budskap, nyhetsverdi g relevans i frhld til freningens ståsted. Ved innsalg av egne, spesielle saker skal freningen ikke sende sakene bredt ut til media, men basere seg på å tilby saker eksklusivt til én jurnalist/redaksjn før andre eventuelt kntaktes. Hvilket medium sm skal velges vurderes i hver enkelt sak ut fra relevans, redaksjnens tidligere mtale av samme tema, bredde/målgruppe sv. 9

10 Deltakelse i samfunnsdebatten Samfunnsviterne skal søke å være aktiv i de til enhver tid relevante medier. Tilsvar eller kmmentarer til andre aktørers krnikker g debattinnlegg bør besvares av leder, generalsekretær eller den sm disse til enhver tid delegerer sin fullmakt til. Pressemeldinger Samfunnsviterne skal benytte seg av instrumentet pressemelding i saker der det er viktig å få ut et budskap bredt. Dette kan f.eks. gjelde landsmøter, fagknferansen, tariffknferansen, streik sv. Akademikernes mediestrategi Samfunnsviterne skal ikke pptre sm en knkurrent til Akademikerne i media. Samfunnsviterne skal derfr alltid hlde seg rientert m Akademikernes mediestrategi. Freningen skal samarbeide med Akademikerne m pririterte hvedtemaer i deres mediestrategi, hvedsakelig i frm av å bistå med case fra våre medlemsgrupper ved behv. Sekretariatet representerer Samfunnsviterne i Akademikernes infrmasjnsnettverk. Dkumentasjn av saker med Samfunnsviterne i media Alle saker der Samfunnsviterne er nevnt i media, skal arkiveres av sekretariatet Medievirksmheten dkumenteres i freningens beretninger. Vedtatt av hvedstyret Revidert av hvedstyret , g