Samfunnsviternes kommunikasjonsplattform

Transkript

1 Samfunnsviternes kmmunikasjnsplattfrm 1

2 Samfunnsviternes kmmunikasjnsplattfrm Innledning Alle rganisasjner, uansett størrelse, har behv fr gd kmmunikasjn fr å løse sine ppgaver. Det å ønske å benytte kmmunikasjn strategisk innebærer et frmål m å kmmunisere budskap, herunder beslutninger, vedtak, handlinger g synspunkt sm fattes, på en prfesjnell g hensiktsmessig måte. Samfunnsviterne etterstreber å benytte kmmunikasjn strategisk, både internt i rganisasjnen g verfr samarbeidspartnere g eksterne interessenter. Det er derfr utarbeidet en skriftlig fremstilling av rganisasjnens interne g eksterne kmmunikasjn. De kmmunikasjnsppgavene g utfrdringene sm kmmunikasjnsplattfrmen beskriver, kan benyttes uansett ppgaver g utfrdringer i rganisasjnen, internt eller eksternt. Alle ledd i freningen sm behandler medlemspplysninger, skal følge de retningslinjer g rutiner sm er utarbeidet fr slik infrmasjn fr å sikre persnvern g infrmasjnssikkerhet i både intern g ekstern kmmunikasjn. Prinsipper fr kmmunikasjn i Samfunnsviterne Kmmunikasjnsplattfrmen tar fr seg både intern g ekstern kmmunikasjn. Hvedprinsipper fr kmmunikasjn i Samfunnsviterne: Ytringsfriheten g lvverk m ytringsfrihet g persnvern skal ligge til grunn fr all kmmunikasjn Freningen skal tilstrebe størst mulig grad av åpenhet Ledelsen i freningen har et verrdnet ansvar fr kmmunikasjn Dialg Skape gdt mdømme fr rganisasjnen Tilgjengelighet Trverdighet All kmmunikasjn skal være universelt utfrmet Kmmunikasjnskanaler g gd kmmunikasjn En kmmunikasjnskanal er det virkemiddel sm fører et budskap fra avsender til mttaker. E-pst, nettsider, ssiale medier, telefn, møter, pst g medlemsmagasin er typiske eksempler på elektrniske, muntlige eller papirbaserte frmidlingskanaler. Det å pparbeide seg innsikt g frståelse fr frhld sm kan fremme eller hemme kmmunikasjn, g lære hvrdan man kan benytte frhldene på en knstruktiv måte, vil gi et gdt grunnlag fr å benytte kmmunikasjn strategisk. Kmmunikasjnskanaler i Samfunnsviterne Eksempler på kmmunikasjnskanaler i Samfunnsviterne: Nettstedet E-pst Telefn/SMS Samtaler Møter Medlemsmagasinet Samfunnsviteren Ssiale medier Pst Knferanser 2

3 Kurs Infrmasjnsmateriell Prfileringsartikler Samfunnsviterne skal til enhver tid benytte de ulike kanalene på en mest mulig hensiktsmessig måte, tatt i betraktning hva man ønsker å frmidle g ppnå med kmmunikasjnen. Alt i alt må man samlet vurdere flere frhld fr å lykkes med kmmunikasjn: Budskap hva skal vi kmmunisere Avsender hvem kmmuniserer Målgrupper hvem skal vi kmmunisere med Kanal hvrdan skal vi nå frem med budskapet Frm hvrdan skal budskapet fremstå Tid når skal vi kmmunisere Tlking/effekt hvrdan ppfattes budskapet En ttalvurdering av disse elementene er nødvendig fr å ppnå effektiv kmmunikasjn; at mttaker tlker meningen i budskapet på en måte sm samsvarer med de intensjnene avsenderen hadde. Kmmunikasjn i rganisasjnen Intern kmmunikasjn er i denne kmmunikasjnsplattfrmen definert sm en prsess der budskap utveksles mellm freningens tillitsvalgte, medlemmer g ansatte. Medlemshåndtering Med medlemshåndtering menes all kmmunikasjn krnlgisk fra medlemmet melder seg inn i Samfunnsviterne frem til eventuell utmelding. Å tegne medlemskap Det skal være enkelt å tegne medlemskap i Samfunnsviterne. Første kmmunikasjn mellm et ptensielt medlem g freningen skjer sm ftest på arbeidsplassene, via nettsidene, på telefn, i ssiale medier eller ved ufrmelle møter på stands etc. Innmelding skjer via freningens nettsted. Studenter kan gså melde seg inn via skjema i infflder. Medlemmene skal raskt mtta et svar når de henvender seg til sekretariatet m medlemskap. Ptensielle medlemmer skal via nettsidene kunne sette seg inn i freningens vedtekter, plitikk g retningslinjer fr juridisk bistand. Samfunnsviterne skal ha effektive rutiner fr behandling g registrering av nye medlemmer. Tilbakemelding m gdkjent medlemskap skal gis medlemmet innen rimelig tid. Medlemspplysninger behandles etter gjeldende rettsregler m sensitiv infrmasjn. Sekretariatet rienterer tillitsvalgte m nye medlemmer ved innmelding. Likeledes får medlemmet pplysning m sin tillitsvalgte. Infrmasjn til medlemmer Samfunnsviterne har et infrmasjnsansvar verfr sine medlemmer. Aktuell infrmasjn m aktiviteter g medlemskap skal tilrettelegges g gjøres tilgjengelig fr medlemsmassen. Raske g ressurseffektive kanaler sm e-pst g Internett fretrekkes i kmmunikasjnen med medlemmene. 3

4 Samfunnsviterne skal etterstrebe rett infrmasjn til rett tid, i rett mengde g på rett sted. Medlemshenvendelser til sekretariatet Det skal være enkelt fr medlemmer å ta kntakt med sekretariatet fr infrmasjn, hjelp g bistand. Henvendelser via telefn g e-pst kanaliseres til rett instans via sekretariatets telefnsystem g e-pstmttak. Nødvendig infrmasjn fra medlemmer blir lggført i freningens CRM-system (Custmer Relatinship Management). Kmmunikasjnshåndtering juridiske saker Henvendelser vedrørende juridiske saker håndteres etter gjeldende rettsregler fr persnvern g rettssikkerhet. Kmmunikasjn med de tillitsvalgte Tillitsvalgte skal til enhver tid ha tilgang til nødvendig infrmasjn fr å kunne utføre sitt tillitsverv. Infrmasjn fra hvedstyret Samfunnsviternes medlemmer skal ha mulighet fr innblikk i rganisasjnens sentrale arbeid. Fylkeslederne g kntrllkmiteen får kpi av alle sakspapirer til hvedstyrets møter, herunder innkalling, saksfremlegg g prtkll, tilsendt per e-pst. Taushetsbelagte pplysninger sm nrmalt ikke kan ffentliggjøres, f.eks. pplysninger m en persns private frhld, prtkllføres i B-prtkller g skal ikke ffentliggjøres. Gdkjente prtkller fra hvedstyrets møter skal gjøres tilgjengelig på freningens nettsider. Kurs g knferanser fr medlemmer Interne kurs g knferanser er gde arenaer fr utveksling av infrmasjn mellm medlemmer, tillitsvalgte g sekretariatet. På kurs fr tillitsvalgte skal det bl.a. infrmeres freningens vedtekter g plitikk. Knfliktberedskap g arbeidsknflikt Knfliktberedskap mfatter arbeidet i frkant, under g etter en arbeidsknflikt (streik g lckut). Sm hvedregel bør det utarbeides en egen intern kmmunikasjnsplan fr det enkelte tariffppgjør. Vesentlig elementer i slike planer vil være: a. Intern kmmunikasjn i sekretariatet/hvedstyret b. Kmmunikasjn med øvrige freninger i Akademikerne c. Kmmunikasjn med tillitsvalgte/medlemmer i virksmheter sm planlegges tatt ut/er i knflikt d. Kmmunikasjn til øvrige medlemmer/tillitsvalgte Ekstern kmmunikasjn Ekstern kmmunikasjn er budskap sm utveksles mellm tillitsvalgte, medlemmer g ansatte i Samfunnsviterne på den ene siden g eksterne aktører på den andre siden, herunder ptensielle medlemmer, andre aktører i arbeidslivet, myndigheter, plitikere, interesserganisasjner g massemedia. Presse- g mediekntakt Følgende prinsipper gjelder fr presse- g mediehåndtering: Målrettet mediekntakt 4

5 Samfunnsviterne skal utvikle kntakt med aktører i mediene fr å bli en naturlig stemme i det ffentlige rm g selge inn saker av spesiell interesse fr medlemmene g fr freningen. Samfunnsviterne skal søke en åpen dialg med media. Samfunnsviterne skal i kntakt med media framstå sm ryddig g prfesjnell g gi krrekte uttalelser. Uttalelser skal gdkjennes før publisering i skriftlige medier (sitatsjekk). Samfunnsviterne skal i sin mediekntakt fkusere på de hvedtemaer sm er definert av hvedstyret innenfr hver landsmøteperide. Talspersner Samfunnsviternes fremste talspersn er freningens leder, men andre av hvedstyrets medlemmer kan gså uttale seg på vegne av freningen. Leder/hvedstyret kan delegere til generalsekretær å uttale seg på vegne av freningen. Leder/generalsekretær skal uttale seg på vegne av hele freningen. I saker der det er spesielt relevant, fr eksempel saker sm gjelder enkeltgrupper av medlemmer, bør leder/generalsekretær ta kntakt med det lkale tillitsvalgtapparatet før eventuelle uttalelser i media. Tillitsvalgte kan uttale seg i lkale saker. Ved uttalelser i media må tillitsvalgte være varsmme bl.a. når det gjelder persnpplysninger g annen taushetsbelagt infrmasjn, jf. Samfunnsviternes veileder fr tillitsvalgtes infrmasjnssikkerhet. Knsekvensene ved medieuttalelser kan i enkelte tilfeller bli stre både fr enkeltmedlemmer g fr freningen. Det anbefales derfr å kntakte freningens leder eller generalsekretær fr avklaring eller bistand før man uttaler seg til media. Medievervåking Sekretariatet er ansvarlig fr å følge med på aktuelle mediesaker i de til enhver tid relevante medier. Leder g generalsekretær skal til enhver tid hldes rientert. Oppfølging av saker fra media I tilfeller der leder eller generalsekretær mener at særskilte mediesaker bør kmmenteres av Samfunnsviterne, tas dette pp til diskusjn g man blir enig m framgangsmåte g budskap. Innsalg av egne saker Samfunnsviternes hvedstyre definerer nen hvedmråder sm freningen skal frnte i media innenfr periden. Ved innsalg av saker legges det vekt på grundig dkumentasjn, tydelig budskap, nyhetsverdi g relevans til freningens ståsted. Deltakelse i samfunnsdebatten Samfunnsviterne skal søke å være aktiv i de til enhver tid relevante medier. Tilsvar eller kmmentarer til andre aktørers krnikker g debattinnlegg bør besvares av leder, generalsekretær eller den sm disse til enhver tid delegerer sin fullmakt til. Pressemeldinger Samfunnsviterne skal benytte seg av pressemelding i saker der det er viktig å få ut et budskap bredt. Vedtatt av hvedstyret i sak 51-14, 26. september