Aktivitet Hensikt Oppgaver Resultat Ansvarlig

Transkript

1 1 Avklare evt pprettelse/ videreføring av reginal ambulansefunksjn 2 Frberende aktivitet fr 2015 Hensikten er å avklare m vi trenger en reginal funksjn fr å ivareta sentrale funksjner, g evt. hvilket innhld en slik reginal funksjn skal ha g tidspunkt fr pprettelse. Sikre ambulanseaktivitet fra 1.jan 2015 (sykehusene vet hvilke aktiviteter de må ivareta, g når de må starte) Diskutere m det er hensiktsmessig å ha en reginal funksjn, g hva evt denne skal håndtere. Hvr skal en slik funksjn rganisatrisk plasseres? Hva skal den innehlde? Hvrdan skal den etableres? Når bør den evt. pprettes? Bør den etableres uavhengig av prsjektet g etableres umiddelbart slik at denne kan jbbe i parallell med prsjektet fr å sikre videre standardisering g harmnisering? Diskutere hva sm kan desentraliseres til det enkelte sykehusfretak. Diskutere hensiktsmessig frvaltning ift innkjøp, lgistikk fr materiell g biler, prsedyrer, standardisering, kmpetansekrav, leieavtaler, eiendmsfrvaltning, pplæringskntr, analyse av virksmhetsdata mv. Diskutere behvet fr prehspital strategi, fagnettverk, standardisering av virksmhetsdata g prinsipper fr felles frvaltning av IKTsystemer. Avklare hvrdan rganisere/sette pp/gjennmføre pplæring ift budsjett, bemanningsplaner, lønn, gdkjenning av biler etc. Anbefaling til RHF m en trenger en reginal funksjn, g evt med hvilket innhld, hvrdan den skal rganiseres g når pprettes, samt m den skal være permanent eller midlertidig. Oversikt ver frberende aktiviteter, g tidspunkter fr når de skal gjøres med ansvarlige fr gjennmføring. Rev /agv 1

2 Kartlegge m det er andre ppgaver Kmmentar/frutsetning: Sykehusene må stå ansvarlig fr gjennmføringen av denne aktiviteten. AMN må bistå sykehusene i denne prsessen. Fr at belastningen på AMN ikke skal bli unødvendig str må denne aktiviteten være krdinert mellm de tre sykehusfretakene g skje til samme tid. 3 Virksmhetsgjennmgang Sikre at det blir fretatt virksmhetsgjennmgang på en hensiktsmessig måte i hvedprsjektet. Diskutere ulike måter å gjennmføre virksmhetsgjennmgang Diskutere hva en virksmhetsgjennmgang skal innbefatte. Bli enig m hva hensikten er. Frslag til gjennmføringsmåte g innhldet i en virksmhetsgjennmgang. (Virksmhetsgjennmgang gjennmføres i hvedprsjektet med den hensikt å sikre kunnskapsverføring til sykehusfretakene når det gjelder utfrdringsbildet; Bemanning, øknmi, ressursuttak, desentralisert ledelse. Viktig å få frem «særkunnskapen», «nøkkelutfrdringer» ift HR) 4 Kmpetanseutvikling Sikre hensiktsmessig ivaretakelse av kmpetanseutvikling i 2015 fr videre trygg drift av ambulansetjenesten. Diskutere planlegging av kmpetanseutvikling i ( Er det enighet m at sykehusene må stå ansvarlig fr gjennmføring av planlegging av kmpetanseutvikling fr AMN må bistå sykehusene i denne prsessen. Fr at belastningen på AMN ikke skal bli unødvendig str må denne aktiviteten være krdinert mellm de tre sykehusfretakene g skje til samme tid) En anbefaling m hvrdan sikre at gså kmpetanseplanlegging fr 2015 ivaretas på en gd måte. Rev /agv 2

3 Lærlinger; Hvrdan ivareta den funksjnen sm pplæringskntret fr lærlinger har? 5 Organisatrisk innplassering Få frem en anbefaling m prinsipper sm bør ligge til grunn fr rganisatrisk plassering Diskutere prinsipper sm bør ligge til grunn fr rganisatrisk innplassering Frutsetning: Dette besluttes av det enkelte HF Anbefaling til HF ene ift prinsipper sm bør ligge til grunn fr rganisatrisk innplassering. 6 Krav til mttaksprsjektene Sikre framdrift g nenlunde enhetlig gjennmføring. Sikre riktig dimmensjnering g nødvendig kmpetanse i mttaksprsjektene. Diskutere hva sm bør være med i mttaksprsjektene; Hvrdan de skal rigges, når de skal gjøre hva etc (frm g innhld), verrdnet milepælsplan med viktige nøkkelaktiviteter. Eksempel på viktige mråder: En anbefaling til dimmensjnering av mttaksprsjektene mht ressurser, rganisering, fremdrift, samarbeid med reginalt prsjekt. Organisering Fremdrift Infrmasjn g pplæring Samarbeid med reginalt prsjekt Avgrensning mellm mttaksprsjekt g verføringsprsjekt. 7 Kmmunikasjn Sørge fr at infrmasjnsarbeidet ivaretas på en gd måte underveis i frprsjektet Kartlegge hensikt/mål med infrmasjnen Kartlegge målgrupper Kartlegge hva sm skal kmmuniseres Kartlegge hvrdan kmmunisere (infrmasjnskanal) Lvkrav til infrmasjn m virksmhetsverdragelse ut til ansatte Ferdig utarbeidet kmmunikasjnsplan med avklaring hva vi skal infrmere m, til hvem, hvrdan g hvem sm har ansvar fr at det infrmeres Rev /agv 3

4 8 IKT-systemer Sikre at relevante IKTverktøy blir ivaretatt i hvedprsjektet. Drøfte med fretakene g ambulansefretaket, slik at en er sikker på at alt blir ivaretatt. Sjekke m fretakene har nen utfrdringer, evt behv vi ikke vet m Oversikt ver hvilke systemer sm må ivaretas, g hvrdan. Øyvind Hauge 9 Avklare frmelle frhld ift styre, regnskap, samt avtaler g bygningsmasse Sørge fr at alle frmelle prsesser sm må ivaretas er beskrevet. Sikre gd ivaretakelse av de frmelle mkring verføring av bygningsmasse. Sikre gd ivaretakelse av gjeldende avtaler Lage en versikt ver hvilke frmelle prsesser g frhld prsjektet må ivareta. (Eks.: frmelle krav ved fisjn, fusjn, avviklingsstyre, Brønnøysundregistre m.m.) Lage en versikt på når, hvrdan g hvem ift regnskapsavlegging, arbeidsavtaleverføring, årlig melding, styrets årsberetning. Vurdere hvr lang tid en må beregne på nødvendig etterarbeid etter avviklingstidspunkt fr å sluttføre frmelle prsesser sm regnskap, styrets årsberetning etc. Skaffe versikt ver bygningsmasse, samt beskrive verføringsmåter. Grundig beskrivelse av alle frmelle aktiviteter sm skal ivaretas med tidsplan fr når hver enkelt aktivitet bør rdnes, samt varighet. Oversikt ver bygningsmassen, inkl. verdivurdering. Beskrivelse av hvrdan bygningsmassen bør verføres til HF ene. Oversikt ver gjeldende avtaler, inkl. beskrivelse av hvrdan g når de bør verføres til HF ene Skaffe versikt ver alle gjeldende avtaler AMN må verføre (leiefrhld, leasing/driftsavtaler, annet) Rev /agv 4

5 10 Avklare prinsipper fr innplassering av persnell, jfr virksmhetsverdragelse 11 Avklare frhld mkring arkiv 12 Lage prsjektmandat til hvedprsjektet Sørge fr gdt grunnlag fr gd ivaretakelse av ansatte. Bidra til å redusere usikkerhet hs ansatte. Sørge fr kunnskap m nåværende arkivfunksjn g hvrdan ivareta arkivfunksjn i fretakene. Sikre et gdt mandat til hvedprsjekt 13 Sluttrapprt Sørge fr et gdt beslutningsgrunnlag fr styret, samt sikre et gdt arbeidsdkument fr gjennmføring av fusjnen Juridisk vurdering g kartlegging av hvrdan innplassering av persnell kan skje på best måte, samt praktiske knsekvenser. Kartlegge arkivfunksjnen. Avklare m hvrdan nåværende arkiv skal vertas av HF ene. Diskutere hva sm skal gjøres med ulike system med faglig innhld: Virksmhetsprtal, kvalitetssystem (EQS), mv. Avklare innhldet i mandatet Overrdnet milepælsplan, mål g avgrensninger, budsjett, ressursbehv Beskrevne rammer fr innplassering av persnell Beskrivelse av hvrdan arkivfunksjnen g annet faglig innhld ivaretas i dag. Beskrivelse av hvrdan dette bør ivaretas i ny rganisering, samt beskrivelse av hva sm må gjøres fr å kmme dit. En dialg med direktørmøtet underveis fr evt avklaringer, rienteringer eller innspill Endelig prsjektmandat fr gdkjenning i direktørmøtet i begynnelsen av april. Lage rapprt fra arbeidet i frprsjektet. Ferdig sluttrapprt med beslutningsgrunnlag i de aktuelle tema. Trnd H. Eidet Anne Grete Valbekm Anne G. Valbekm Rev /agv 5