Sak 3.6: Organisasjonsutvikling i Politiets Fellesforbund

Transkript

1 Plitiets Fellesfrbund Pstadr.: Møllergata 39, 0179 Osl Tlf.: E-pst: Org. nr.: NO Besøksadr.: Møllergata 39, 4.etg. Internett: Bankknt: Sak 3.6: Organisasjnsutvikling i Plitiets Fellesfrbund «Sammen bygger vi fremtidens PF» 1. Innledning Plitiet er inne i en refrm sm innebærer mfattende rganisasjnsendring på alle nivå. Dette er et krevende arbeid sm vil pågå ver flere år g har sm mål å utvikle et pliti sm er mer tjenesteytende, kmpetent g effektivt. Endringene sm kmmer gjennm refrmen, krever at PF endrer seg i takt med krav g frventinger fra både medlemmer g arbeidsgiver. Dette betyr videreutvikling g styrking av rganisasjnen gjennm rett kmpetanse, bedre pplæring av tillitsvalgte, sterkere g mer prfesjnelle lkallag g et frbundskntr sm er tilpasset utfrdringene. Det verrdnede frmålet med utviklingen av PF er bedre målppnåelse på satsingsmrådene sm vedtas av landsmøtet. PF skal være et ressursmessig- g kunnskapsbasert «fyrtårn», sm skal sikre våre medlemmer best mulig lønns- g arbeidsvilkår i fremtiden. På landsmøtet i 2015 ble det fattet vedtak m å nedsette en bred sammensatt prsess-støttegruppe sm skulle planlegge g gjennmføre arbeidet i tråd med vedtatt mandat. 2. Mandat fra landsmøtet 2015 På landsmøtet i Osl i 2015, ble følgende mandat vedtatt fr rganisasjnsutviklingsprsessen i Plitiets Fellesfrbund: 1. Organisasjnsutvikling i Plitiets Fellesfrbund skal bygge på Plitiets Fellesfrbunds verdigrunnlag. 2. Plitiets Fellesfrbund skal i rganisasjnsutviklingsprsessen bygge rganisasjnen nedenfra. Hele rganisasjnen er ansvarlig fr prsessen g utviklingen i Plitiets Fellesfrbund, dette fr å sikre bred invlvering g bygging av rganisasjnen etter behv sm meldes. 3. Det nedsettes en prsess-støttegruppe sm skal: gi støtte, veiledning g sørge fr framdrift i rganisasjnsutviklingsprsessen med fkus på å utvikle hele Plitiets Fellesfrbund sm rganisasjn innhente, krdinere g vurdere knsekvenser av innspill, frslag g infrmasjn fra lkale rganisasjnsutviklingsprsesser i knsekvensutredning ligger blant annet at prsess-støttegruppen skal se på eventuelle rganisatriske, vedtektsmessige, øknmiske g juridiske frhld prsess-støttegruppen kan bruke intern g ekstern kmpetanse i dette arbeidet 4. Frslag sm kmmer sm et resultat av rganisasjnsutviklingsprsessen g sm er av en slik karakter at de må behandles på landsmøtet, må være ferdig behandlet av prsess-støttegruppen g versendt frbundsstyret innen 1. september

2 Prsess-støttegruppen legger frem en plan fr hvrdan dette arbeidet skal gjennmføres g frslag til budsjett senest innen styremøtet i januar Rapprten m internevaluering av frbundskntret blir en del av rganisasjnsutviklingsprsessen g arbeidet i prsess-støttegruppen. Til landsmøtet i Osl ble det sendt inn tre saker fra lkallag. Disse gjaldt 1) frdeling av medlemskntingent 2) sammensetning av fremtidig frbundsstyret g 3) regnskapene i lkallag føres av prfesjnelle. Frbundsstyret vurderte samtlige av frslagene til å høre inn under rganisasjnsutviklingen i PF g anbefalte Landsmøtet å behandle sakene i denne sammenheng. Etter debatt ble styrets frslag støttet g landsmøtet fattet følgende vedtak i sak 3.3: Landsmøtet viser til saksunderlaget g støtter pprettelsen av prsess-støttegruppen g mandatet sm er tillagt denne. Prsess-støttegruppen skal gså ta inn frslagene m frdeling av medlemskntingent, sammensetning av fremtidig frbundsstyre g hvrledes regnskapsføringen i lkallagene håndteres. Prsess-støttegruppen skal rientere m fremdriften i arbeidet på lkallagsledersamlingene gjennm Organisasjnsutviklingsprsessen i Plitiets Fellesfrbund settes pp sm egen sak på Landsmøtet i Sammensetning av prsess-støttegruppen Frbundsstyret vedtk på møtet 4. g 5. januar 2016 å nedsette prsess-støttegruppe i tråd med vedtaket fra landsmøtet. Gruppen ledes av Unn Alma Skatvld g Paal Christian Balchen er sekretær. Øvrige representanter er Ernst Olav Lunde, Marina Sørgaard, Lill-Heidi Tinhlt, Lasse Hekkås, Astrid Røren, Ørjan Hjrtland g Eirik Willmann (Andrea Mandt ble valgt inn da Eirik begynte på Strtinget). Sven Arne Kjeps har gså bidratt med sekretærstøtte i gruppa. 3.1 Prsess-støttegruppens arbeid fram mt landsmøtet 2016 Det er et mfattende arbeid sm har blitt g skal ivaretas av prsess-støttegruppen. Arbeidet gjennmføres trinnvis, i tråd med målsettingen m at rganisasjnen skal bygges nedenfra. Prsess-støttegruppen har i samspill med lkallag, frbundsstyret g frbundskntret lagt pp til en prsess fr å ivareta helheten. Det skal være prgresjn i arbeidet sm både invlverer g støtter lkallagene i deres utviklingsarbeid. Til slutt skal prsess-støttegruppen utrede frslag til hvrdan frbundskntret skal se ut i fremtiden. Prsesstøttgruppa har i 2016 hatt fire samlinger med fkus på de ulike temaene sm ligger i mandatet. På samtlige lkallagsledersamlinger har det vært gitt en rientering m status, fremdrift g frslagene til tiltak sm har vært utarbeidet. Dette er i tråd med landsmøtevedtaket fra Fr å få til et best mulig grunnlag fr å drive prsess-støtte til lkallagene, ble det gjennmført en kartlegging av utfrdringer g framtidstanker blant lkallagene. De ble utfrdret til å mene ne m fem kjernepunkter sm prsess-støttegruppa identifiserte sm verbyggende temaer fr fremtidens rganisering. 2

3 De fem kjernepunktene er: 1. Samspill med arbeidsgiver sentralt g lkalt 2. Styrke mekanismer fr demkratiske prsesser i PF 3. Samspill g rlleavklaring mellm frbundsstyret, frbundskntret, lkallag g medlemmene 4. Kmpetanseutvikling 5. Utvikling av frbundskntret Gjennm kartleggingen fikk vi inn mye verdifull infrmasjn m status i lkallagene, hvilke tanker de har m de enkelte kjernepunktene g innspill til videre arbeid i OU prsessen. Det er utarbeidet en samlerapprt hvr hvedpengene fra intervjurunden er samlet. Rapprten vil bli benyttet aktivt i det videre arbeidet g vil bli tilgjengelig på våre hjemmesider. I tillegg er det gitt utfyllende infrmasjn til frbundsstyret, lkallagsledere g nestledere, samt frbundskntret m hva sm km fram under intervjurunden. Infrmasjn sm ligger i rapprten fra internevalueringen av frbundskntret, vil gså være viktig sm grunnlag fr å bygge fremtidens PF. Prsess-støttegruppen planlegger å gjennmføre en ny intervjurunde før endelig frslag til hvrdan PF skal se ut i fremtiden legges frem fr landsmøtet. 3.2 Ferdig utarbeidet saker På grunn av prsessen med sammenslåing av lkallag, var det viktig å få på plass klarhet i frhld mkring møtearenaer i PF g frdeling av frikjøp. Møtearenaer: Frslag m møtearenaer ble lagt frem på lkallagsledersamlingen i juni. Frslaget innehldt versikt ver antall samlinger, frekvens, frmålet strategiutvikling, læring, erfaringsdeling g eller nettverksbygging, samt hvem sm skal delta. Det ble enighet m frslaget g dette gjenspeiles i PFs årshjul. Frikjøp: Frslag til ny frdeling av antall frikjøp ble lagt frem fr g vedtatt av frbundsstyret i ktber. Oversikt med frklaring av prinsippene bak frdelingen, ble deretter sendt lkallagene. Ordningen skal gjelde fra 1. januar Saker fra landsmøtet i 2015 Sm beskrevet ble følgende saker sendt inn fra lkallag til behandling på landsmøtet i 2015: Frdeling av medlemskntingent, fra PF Sør-Øst Sammensetning av frbundsstyret, PF Sør-Øst Regnskapene i lkallag føres av prfesjnelle, PF Vest Landsmøtet fattet vedtak m at disse skulle tas inn i arbeidet med rganisasjnsutvikling i PF. Prsess-støttegruppen har fretatt en grundig vurdering av sakene g sett disse i sammenheng med pågående g fremtidig rganisasjnsutvikling i PF. 3

4 4.1 Frdeling av medlemskntingent. Viser til vedlagte saksdkument 6.1 sm ble lagt frem fr landsmøtet i 2015 hvr PF Sør-Øst fremmer frsalg angående frdeling av medlemskntingenten. Med medlemskntingenten menes sentral g lkal kntingent. Frslaget m en annen frdeling av medlemskntingenten er grundig diskutert g vi mener det er fr tidlig å freta en beslutning på dette landsmøtet. Når en skal se på summen av sentral g lkal kntingent, g frdelingen av denne må en ta utgangspunkt i: Hva er PF sentralt frpliktet til å være med på etter lv g avtale? Hva er PF lkalt frpliktet til å være med på etter lv g avtale? Hvilke ppgaver skal utføres lkalt? Hvilke ppgaver skal utføres sentralt? Lkallagene arbeider med å finne sin frm g har enda ikke full versikt ver behv g utfrdringer, samt hvilke kstnader sm er knyttet til å drive lkallagets virksmhet. Det er stre frskjeller i dagens lkallagskntingent fra en gjennmsnittlig kntingent på kr. 33 til kr En diskusjn m frdeling må ta pp i seg g beskrive knsekvensene av denne frskjellen. Lkallagene har ulikt nivå på tjenester g frskjellige frutsetninger fr driften. Vi mener fkuset må knsentreres rundt en diskusjn m landsmøte skal legge pp til å beslutte lkalt tjenestenivå g fastsette lkal kntingent. Det kan være hensiktsmessig å la lkallagene selv skal beslutte hva lkallaget skal levere av tjenester g nivået på disse, samt kunne fastsette en kntingent sm gjenspeiler behvet. Dersm landsmøtet finner at PF sentralt i fremtiden skal ha mindre inntekter, bør en reduksjn ikke føre til at det pprettes en rdning med tilbakeføring av sentral innkrevd kntingent. En slik rdning vil frt kunne føre til en diskusjn m hvr mye penger PF sentralt skal dele ut g grunnlaget fr en slik frdeling. Dersm en kmmer frem til at frbundet sentralt tar inn fr mye penger, bør den sentrale kntingenten reduseres g lkallagene øke sin kntingent. Ved å innføre en slik mdell vil det være pp til lkallagene å fastsette nivå på egen virksmhet. Frslag I milepælsplanen fr OU prsessen i PF, sm er gjrt kjent fr lkallagslederne, er det beskrevet at mrganisering av frbundskntret skal fretas til slutt. Her vil det blant annet fremkmme frslag m kntrets rganisering, ppgaver, ansvar, rlle g kmpetanse. Det skal utarbeides et frslag sm skal legges frem fr landsmøtet i I denne saken vil det kunne være mulig å fremme et frslag til hvrdan medlemskntingenten skal frdeles. Dette frutsetter at vi har tilstrekkelig erfaringsgrunnlag til å utarbeide et frslag sm ivaretar medlemmenes interesser, både lkalt g sentralt på en best mulig måte. 4.2 Sammensetning av frbundsstyret Viser til vedlagte saksdkument 6.2 sm ble lagt frem fr landsmøtet i 2015 hvr PF Sør-Øst fremmer frslag angående sammensetning av frbundsstyret. Frslaget m sammensetning av frbundsstyret er grundig behandlet av gruppen. Dette er tatt med sm et spørsmål i intervjurunden sm ble fretatt i samtlige lkallag. I denne sammenheng ble det stilt følgende spørsmål: Hvilken kmpetanse/egenskaper mener dere medlemmer i styret bør ha? Hvilke kriterier mener dere skal gjelde fr valg av styremedlemmer? 4

5 Tilbakemeldingene fra lkallagsstyrene viser at det ikke er ønskelig med et frbundsstyre sm er sammensatt av kun lkallagsledere. Det er et sett av kriterier sm bør vært tatt hensyn til i valget av representanter. Lkallagsstyrene mener at representanter i styret bør ha kmpetanse g ferdigheter i frhld til Lvverk, plitisk teft, frstå kmplekse prblemstillinger i plitikken, brbyggere, detaljer, lagspiller, bredt sammensatt g ikke være invlvert i fr mye. Videre må medlemmer i styret kunne freta gde strategiske langsiktige valg, ha sterk mtivasjn g engasjement g styret må være bredt sammensatt gd realkmpetanse g ha erfaring fra høyt nivå lkalt. Representanter i styret må være klke g kunne tenke helhetlig g på medlemmenes ve g vel. De må ikke kun tenke på sitt lkallag, men ha evne til å se ting i perspektiv. Styremedlemmer må ha gd kmpetanse g str tillit hs medlemmene. Frbundsstyret sm helhet må ha kmpetanse på øknmistyring g arbeidsgiverrlle. Styret må være strategisk i sin tenkning. Det er viktig at medlemmene i styret tør å ha egne meninger, vil ne, ha et klkt hde fr å kunne fatte riktige beslutninger sm er førende fr PF sin drift. Gd kunnskap m avtaleverket er viktig. Når det gjelder kriterier fr valg til styret, mener lkallagene at det må defineres hvilken kmpetanse vi trenger i frbundsstyret. Videre bør det være en grv gegrafisk frdeling nrd sør øst vest, by g land. At et medlem har markert seg sm en kmpetent persn med gde resultater fra arbeidet i PF med mere. Kjønnsfrdeling er gså viktig. Dermed får en satellitter ute i systemet på ulike nivåer g steder i rganisasjnen. Dette fremmer demkratiet g mangfldet i PF. Prsess-støttegruppen er pptatt av at lkallagene spiller inn kandidater sm utfyller hverandre g sm sikrer mangfld gjennm et bredt spekter av kriterier, kmpetanse g egenskaper. Det er ikke hensiktsmessig, eller i tråd med demkratiske prinsipper, at det på frhånd bestemmes at det kun er lkallagslederne sm skal danne frbundsstyret. Valgkmiteen i PF er autnm g det skal ikke legges føringer fr hvem sm skal innstilles til valg sm representant i styret. Prsessstøttegruppen ønsker at det samme gjelder fr valg til andre sentrale verv i PF. Frslag Prsess-støttegruppen freslår at det utarbeides retningslinjer fr valgkmiteen. Disse beskriver et sett av kriterier, egenskaper g kmpetanse hs medlemmer sm skal kunne innstilles til å være valgbare til frbundsstyret, samt andre sentrale verv i PF. 4.3 Regnskapsføring i lkallag Viser til vedlagt saksdkument 6.3 sm ble lagt frem fr landsmøtet i 2015 hvr PF Hrdaland fremmer frslag m at regnskapene i lkallag kan føres av prfesjnelle. Den 27. september 2016 ble det sendt ut et høringsbrev til lkallagene hvr vi ba m tilbakemelding på en del spørsmål angående regnskapsføring, samt at det var vedlagt et frslag på hvrdan dette kan gjøres. Dette frsalget ble støttet av frbundsstyret på septembermøtet. Det har kmmet mange svar sm viser at lkallagene har frskjellige meninger m regnskapsføring skal frtsette slik sm i dag, eller m det skal føres sentralt. Det kan synes sm m de største lkallagene frtsatt ønsker å gjøre dette selv, mens de mindre kan tenke seg en rdning med sentral regnskapsføring. Den tydeligste tilbakemeldingen er at lkallagene vil ha kntrll g råderett ver egen øknmi. Med utgangspunkt i saksunderlaget fra PF Hrdaland g tilbakemeldinger på høringsbrevet til lkallagene, freslår prsess-støttegruppen en frivillig rdning med regnskapsføring fr lkallag. 5

6 Lkallagene kan selvsagt bruke et privat regnskapsbyrå til å gjøre dette arbeidet, men vi trr det vil bli billigere g mer effektivt fr lkallaget at frbundskntret gjør jbben. Det er flere frdeler ved denne måten å rganisere arbeidet, blant annet at frbundskntret ikke legger pp til å tjene penger på regnskapsføring fr lkallag. Prsess-støttegruppen er pptatt av at en eventuell ny rdning må utredes nøye, blant annet med hensyn til regler, rutiner g tekniske løsninger. På nåværende tidspunkt ser vi at rdningen med regnskapsføring kan innehlde nedenstående elementer. Regnskapet blir ført av tilsatt på frbundskntret. Lkallaget tar ansvaret fr å lage budsjett. Frbundskntret legger budsjettet inn i regnskapssystemet. Lkallagets ansvarlige har kntakten med regnskapsfører på frbundskntret, sørger fr attestasjn g anvisning, sender faktura med mere til frbundskntret. Regnskapet blir tilgjengelig fr lkallagene på et beskyttet mråde på internett. Regnskapet ppdateres autmatisk hver natt. Frbundskntret avgir regnskap i henhld til bestilling fra lkallaget. Rammer Tilbudet skal være frivillig. Ved innføringen av rdningen pphører frbundskntrets ansvar fr g tilbud m pplæring i Mamut Apphst. Frbundskntret legger til rette fr pplæring i den nye måten å håndtere regnskapet på. Lkallagene kan frtsette med reiseregningsrdningen de har i dag g sende bilagene til frbundskntret. Kstnad vil avhenge av størrelsen g mfanget av arbeidet g må utredes nærmere Dersm nen ønsker å benytte seg av vennevnte rdning, vil det fremdeles være behv fr kassere i lkallagene. Det enkelte lkallag har kntrll g råderett ver egen øknmi. Skal regnskapet føres sentralt, vil rllen til frbundskntret være å føre regnskapet etter at lkallaget har attestert g anvist. I fremtiden vil dette kunne endres. Medarbeidere ved frbundskntret vil påse at regelverket, innrapprteringer, regler fr skatt g arbeidsgiveravgift blir fulgt pp. Lkallagets kasserer må frtsette i den funksjnen de har i dag, men behøver ikke frhlde seg til regnskapsprgrammet g føringer. Kasserer må likevel ha budsjettkntrll g kunnskap m gjeldende øknmisk regelverk med hensyn til hvilke øknmiske dispneringer lkallaget kan freta seg. Ansatte på frbundskntret vil kunne ha en regnskapsførerfunksjn. Det vil frtsatt være behv fr pplæring av kasserer, blant annet i sammenheng med rutiner sm å anvise g attestere. Dette betyr at kmpetansekravet til kasserer reduseres, men det er frtsatt frdelaktig å ha en kasserer med ne regnskapsfrståelse. Nytt kassererkurs kan utvikles g gjennmføres av medarbeidere ved frbundskntret. Når det gjelder reiseregninger, vil det beste være m det utvikles felles rutiner g regler fr dette, samt at det utvikles et system sm gjelder fr alle. I dag er det flere lkallag sm benytter distriktet sitt system g får refusjnskrav. Det er ingenting i veien fr at denne rdningen kan ppretthldes. Frslag Ønsker landsmøtet at frbundskntret skal tilby å verta regnskapsføringen er det mest hensiktsmessig å gjøre dette ved årsskifte til Dette handler m at denne rdningen må utredes nøye, samt at det er en ressursspørsmål på frbundskntret. Lkallag sm er interessert i å delta i en slik rdning, må ha gitt beskjed m dette innen 15. mai 2017, slik at frbundskntret kan få på plass system g ansatte fr dette. 6

7 5. Videre arbeid i prsess-støttegruppen Det er et viktig, mfattende g utfrdrende arbeid sm skal planlegges g gjennmføres av prsessstøttegruppen - i nært samarbeid med frbundsstyret g det enkelte lkallag. Utvikling av et helhetlig g kvalitativt gdt frslag til hvrdan PF skal se ut i fremtiden må bygge på et bredest mulig faktagrunnlag, innspill g erfaringsdeling. Dette frutsetter str grad av invlvering, medbestemmelse g infrmasjn i alle faser av arbeidet. Straks landsmøtet er ferdig, vil vi utarbeide plan fr videre arbeid med fkusmråder g tiltak. Planen legges frem fr frbundsstyret g lkallagslederne på samlingen i januar Frbundsstyret innstiller til landsmøtet å gjøre følgende vedtak: 1. Redegjørelsen g debatten tas til etterretning. 2. Når frslag til frdeling av rller g ppgaver mellm lkallagene g PF sentralt er frdelt, utarbeides det frslag til ny mdell fr kntingentnivå g frdeling. 3. Det utarbeides retningslinjer fr valgkmiteens arbeid. Denne beskriver et sett av kriterier, egenskaper g kmpetanse hs medlemmer sm skal kunne innstilles å være valgbare til frbundsstyret, eller andre sentrale verv i PF. Retningslinjene legges frem fr landsmøtet i 2017 g gjelder fra valget i Frslag til en frivillig g ny rdning med føring av lkallagenes regnskap, legges frem fr landsmøtet i Lkallag sm ønsker at frbundskntret fører regnskap fra 2018, må ha gitt beskjed m dette innen 15. mai