STATUSRAPPORT. Nye Drammen. Prosjekt Delprosjekt Ansvarlig A1 Administrativ organisering, 1.1 Organisering, styring og kontroll Elisabeth Enger

Transkript

1 STATUSRAPPORT Nye Drammen Administrative prsjekter Rapprteringsperide: Uke 37 Prgramkrdinatr: Ulla Nrdgarden Navn g kde på prsjekter, med ansvarlige: Prsjekt Delprsjekt Ansvarlig A1 Administrativ rganisering, 1.1 Organisering, styring g kntrll Elisabeth Enger ledelse g tjenesteutvikling 1.2 Virksmhetsverdragelse Marit Nielsen 1.3 HR A2 Eiendm Ulla Nrdgarden A3 Kmmunikasjn Odd Myklebust IKT, Arkiv, Matrikkel, Veinavn 4.1 Arkiv Ulla Nrdgarden 4.2 IKT 4.3 Matrikkel 4.4 Veinavn A5 Anskaffelser Ulla Nrdgarden Innmeldte milepæler, status g tiltak fr periden: P.nr Milepælsplan Status Tiltak A1.1 Prsjekt følger plan A1.2 Prsjekt følger strt sett plan Kmpetansekartlegging av ansatte Behv fr økt fkus på denne ppgaven fr å sikre at eksisterende kmmuner setter av tilstrekkelig med ressurser g tid til gjennmføring. Skler g barnehager kartlegges ikke A1.3 Prsjekt følger plan A2 Prsjekt følger plan Sak til fellesnemnda ble utsatt, da den må drøftes med de tillitsvalgte. Prsess fr medvirkning må diskuteres. A3 Prsjekt følger plan.1 Prsjektplan fr felles arkivdept Ne frsinket, ikke kritisk. kmmer.2 Felles IKT-løsninger Rekruttering av delprsjektleder fr D5 Tekniske systemer er igangsatt..3 Prsjekt i rute matrikkel.4 Prsjekt i rute nye adresser Er rimelig i rute. Det må lages en detaljert plan fr hvrdan vi skal saksbehandle 1

2 A5 Prsjekt strt sett i rute. Kartlegging av avtaleprtefølje ne frsinket. innkmne frslag fr å få vedtakene gjrt i kmmunestyrene i løpet av 2018 Flere møter planlegges fr å få versikt ver avtaleprteføljen. Se under fr avhengigheter sm må tas høyde fr. Alle aktiviteter er gjennmført i henhld til plan Ne frsinkelse i enkelte aktiviteter. Klar plan fr å nå målene Aktiviteten ikke gjennmført g det vil bli betydelig frsinkelse Aktiviteter rapprteringsperide: Prsjekt Gjennmførte aktiviteter A1.1 Internrekruttering av ledergruppe avsluttes uke 35 A1.2 Kmmunikasjnsaktiviteter følger plan (inf møter; direkte mail til ledere med persnalansvar) Drøftingsmøter gjennmføres frtløpende Ntat til rådmennene med bestilling på kartlegging av ressurser g deres rettigheter utarbeides. A.1.3 Lærlingegruppen: Drammen kmmune blir vertskmmune fr lærlingerdningen i Nedre Eiker fra juni Svelvik ivaretar sine lærlinger til utgangen av HMS gruppe: Kartleggingen er ferdigstilt g presentert Det vil være et pphld i gruppens aktivitet frem til september grunnet gruppeleders pappapermisjn. Tillitsvalgte er invitert Reglementgruppen: Kartleggingen er ferdigstilt g presentert Gruppen har fått med seg tillitsvalgte g avventer nå ppdatert mandat fr utarbeidelse av nye reglementer Persnfrsikring gruppen: Avventer videre arbeid grunnet pappapermisjn (samme gruppeleder sm HMS gruppen) Kmpetansekartleggingsgruppe: Kartleggingen er ferdigstilt g presentert Sykefravær: Gruppen har ferdigstilt kartleggingsarbeidet g avventer nå nytt mandat. A2 Rapprt presentert fr rådmennene Kartlegging av eiendm er gjennmført Hatt møte med tillitsvalgte, sm ønsket en bredere prsess på rganisering sm inkluderer ansattegrupper. A3 Første magasin ut i pstkassene uke 24 Anskaffet Wrkplace, g piltgruppene er i gang 4.1: Prsjektplan fr felles arkivdept er under utarbeidelse 4.3: Matrikkel Arbeidet litt med feillister fra Kartverket, relativt lite sm gjenstår. Det er utarbeidet ntat m endring av skle-, valg- g grunnkretser 4.4: Vei Infrmasjn ut til innbyggere på nettsider, aviser g «Nye Drammen». Systematisere innkmne frslag til nye veinavn frdelt på de tre kmmunene. Gjennmført prsjektmøte der det er enighet m at krdinering av saksbehandlingen skjer i Drammen 4.2 IKT Rekruttert prsjektleder g delprsjektleder fr D2, D3, D4 g D6 (D1 går i kmmunene) Startet ekstern rekruttering av delprsjektleder til D5 2

3 Jbber med å få versikt ver kntrakter Ferdigstilt anskaffelsesstrategi Gjennmført prsjektstyremøte A5 Enighet m å gjennmføre anskaffelse sm gså kan dekke frsikringer fr Nye Drammen. Aktiviteter neste rapprteringsperide: Prsjekt A1.1 A1.2 A1.3 Kmmende aktiviteter Arbeidsverksteder med ansatte med tema rganisering g styring igangsettes i september. Knkretisere g drøfte maler fr kartleggingssamtaler g frmidle til eksisterende kmmuner hva de må kartlegge Sette pp mal fr hva de eksisterende kmmuner må dkumentere fr hver ansatt uavhengig av ansettelsesfrm. Følge pp på gruppene i HR Planlegge videre prsess før saken legges fram fr fellesnemnda A2 A3 Nettsiden blir ppdatert med ny struktur Wrkplace kick-ff 3. september Begynner med magasin nr. 2 g 3 4.1: Arkivdept prsjektplan leveres august 4.3: Matrikkel Frtsette samarbeid med Kartverket vedrørende endring av gårdsnummer Frtsette samarbeid med Kartverket vedrørende nye nummer på valgkretser g sklekretser Ha kntakt med prsjektgruppen sm har ansvar fr valget 2019 Frtsette arbeidet med feillister fra Kartverket 4.4: Nye adresser Lage detaljert plan fr arbeid i kmiteen sm skal behandle innkmne frslag, herunder avklare den plitiske behandlingen i de tre kmmunene. Opprette kntakt med Språkrådet fr i tidlig fase å avdekke mulige «ulvlige» skrivemåter på innkmne frslag. 4.2 IKT Presentere prsjektplaner g budsjett på prsjektstyremøte 27. september. Før det avhlde møter med øknmisjefer g Trnd Julin m kstnadsfrdeling g praktiske rutiner rundt fakturering Rekruttere prsjektleder D5 Få versikt ver kntrakter g arkivregelverk A5 Avtalt fire heldagsmøter i løpet av september til å analysere avtaleprteføljene. Krrigere fremdriftsplanen jf. øvrige utfrdringer nedenfr Etablere prsjekt fr frsikringsprtefølje, kartlegging g behv fr Nye Drammen Bemanning: Prsjekt A1 (1.2/1.3) Bemanning Ressurssituasjnen er vanskelig. Spesielt fr Svelvik g Nedre Eiker, men gså Drammen pplever str arbeidsmengde. I planene prøver vi å spre aktivitetene slik at det ikke danner seg fr stre tpper. Eksempelvis legges det pp til at drøftinger tas frtløpende i stedet fr å samle pp innen de stre mråder. 3

4 A2 A3 A5 Hans Wiig bidrar inn med mstrukturering av nettsiden IKT: prsjektledelse rekruttert, fruten D5. Plan fr bemanning av prsjektgruppene kmmer. Matrikkel: Oppgavene sm ligger til dette prsjektet er tilstrekkelig bemannet med de ressurser vi har i fagmiljøene i Nedre Eiker g Drammen. Arbeidet med valgkretser følges pp av Erling Rud (Nedre Eiker)-hvedansvar g Randi Brandtsegg (Drammen/Svelvik) Arbeidet med ney gårdsnummer følges pp av Sigrid Skauge g Randi Brandtsegg (Drammen g Svelvik) g Erling Rud (Nedre Eiker) Øvrige utfrdringer / risik sm prgramleder må gjøres ppmerksm på: Prsjekt A1 (1.2/1.3) A2 A3 A5 Utfrdring/risik 4.2. IKT: Kstnadsavklaring med rådmennene m delprsjektledelse i IKT-prsjektet 4.4. Vegnavn: Den største risiken fr at alle veinavn blir vedtatt i 2018 er at plitikerne sm gjør vedtakene kmmer med «benkefrslag» på veinavn sm ikke er kvalitetssikret med f.eks Språkrådet. Dette kan medføre frsinkelser typisk til første kmmunestyremøte i Dette er ikke kritisk, men selvfølgelig ikke ønskelig, med tanke på ferdigstille madressering innen planlagt tid sm er satt til august Design, innføring g utarbeidelse av nye anskaffelsesrelaterte rutiner sm følge av P360, ehandel g KGV (Mercell) er merkstnader sm går utver det sm allerede er budsjettert i IT prsjektene. Antatt kstnad er 1,5 mil i Dette er nå frmidlet til dstab ved Frank Baklid fr vurdering. I fremdriftsplanen er det ikke tatt høyde fr ressursbruk til pplæring g bruk av Mercell (anbud g kntraktsystem) fr evt. nye brukere. Har avhengighet mt ny rganisering g alle ansattes delegerte rller g ansvar. Antatt ressursbruk er fra middels til lav. I fremdriftsplanen er det ikke tatt høyde fr ressursbruk til løsningsdesign, pplæring g bruk av P360 (innføres i Drammen 2019) i tilknytning til gjennmføring av anskaffelser. Har avhengighet mt pågående MinSak prsjekt (D1). Har avhengighet mt ny rganisering g alle ansattes delegerte rller g ansvar. Antatt ressursbruk er høy, vanskelig å vurdere grunnet lite erfaringsgrunnlag. I fremdriftsplanen er det ikke tatt høyde fr justering av teknisk design g innhld samt pplæring av e-handelssystemet fr nye brukere. Anses sm meget ressurskrevende internt hs Innkjøp. Bruk av ekstern knsulentbistand kan kanskje avlaste ne. Dette skal undersøkes nærmere. Har avhengighet mt Agress øknmiprsjektet g ny rganisering med alle delegerte ansattes rller g ansvar. 4

5 Vi er ikke kjent med planer fr hvrdan alle IKT systemer skal intrduseres til sluttbrukerne, men trr det er frnuftig å ha en helhetlig tilnærming på dette fr å unngå pplæring/kurs på kryss g tvers i knsernet. Det en ønskelig med tilbakemelding på hvrdan dette er tenkt, slik at vi kan planlegge vårt pplæringspplegg. 5