Vedlegg A. Kravspesifikasjon

Transkript

1 Vedlegg A Kravspesifikasjn

2 Innhld 1 Innledning Frmål med anskaffelsen Oppdragets mfang (billett- g kvalitetskntrll) Gjennmføring Innledning Oppdragsgivers ansvar Leverandørens ansvar Planlegging Bemanning g kapasitet Kmpetanse Opplæring Kstnader ved gjennmføring av kntrll Avvik i frhld til prgram Rapprtering Evaluering Oppstartsfrberedelser... 6

3 2 Vedlegg A -Kravspesifikasjn 1 Innledning 1.1 Frmål med anskaffelsen Frmålet med anskaffelsen er å dekke ppdragsgivers behv fr billett- g kvalitetskntrll på buss g båt i henhld til vedlagte instruks/retningslinjer. Med billett- g kvalitetskntrll menes: Oppdrag med bare billettkntrll Oppdrag med billett- g kvalitetskntrll Oppdrag med bare kvalitetskntrll Oppdragsgiver vil i samarbeid med leverandør planlegge hvrdan kntrllene skal gjennmføres mest mulig effektivt g øknmisk. Kntraktsperiden er satt til t (2) år, periden t..m Oppdragsgiver har mulighet fr å utløse psjn på måneder. Oppdragsgiver må meddele bruk av psjn innen 3 måneder før utløp av avtalen. Leverandør frplikter seg til å frsikre seg m hvrvidt ppdragsgiver vil benytte seg av psjn. 1.2 Oppdragets mfang (billett- g kvalitetskntrll) Det skal leveres billett- g kvalitetskntrll fr buss g hurtigbåtdriften i Nrdland. Hvedtyngden, ca. 65 %, av aktiviteten vil være i Bdø kmmune. Øvrige kntrller vil primært gjennmføres i resterende bykmmuner i Nrdland. Oppdragsgiver står fritt til å frdele innsatsen mellm billettkntrll g kvalitetskntrll. Eksempler på kvalitetselementer sm skal kntrlleres (listen er ikke uttømmende): Innstilt/ikke kjørt avgang Krrekte ruteplan på hldeplass/kai + skader på hldeplass Avgangstid i henhld til ruteplan Prfilprgram i samsvar med kntrakt Kntrll av materiell (type, alder med mer) Manglende eller feil billettering Krrekt destinasjn i bussens skiltkasse Ødelagte/manglende seter Graffiti/hærverk Karsseri- g lakkskader på buss

4 3 Vedlegg A -Kravspesifikasjn Punkterte ruter Sjåfør/mannskap unifrm Kntrll av tmgangskjøring Kntrll av røykefrbud Avvik fra rutetrase Renhld Kntrllere sjåfør/mannskap nrskferdigheter Oppdragsgiver vil gi nærmere spesifikasjner i frhld til kvalitetselementet. Gjennmføring av kvalitetskntrll vil kunne skje gså når bussene ikke er i rutetrafikk. Der hvr kun kvalitetskntrll gjennmføres skal avvik dkumenteres ved hjelp av ft. Ved eventuelle avvik i frbindelse med kmbinert billett- g kvalitetskntrll skal kvalitetsavvik dkumenteres med ft. 2 Gjennmføring 2.1 Innledning Leverandøren skal samarbeide med ppdragsgiver. Oppdragsgiver skal ha en fast kntaktpersn hs leverandøren sm er ansvarlig fr alle aspekter ved leveransen. 2.2 Oppdragsgivers ansvar Oppdragsgiver har ansvar fr behandling av gebyrer sm ikke betales på stedet, klager, samt følge pp rapprter. Oppdragsgiver kaller inn til evaluerings- g planleggingsmøter. 2.3 Leverandørens ansvar Planlegging Kvalitetskntrll gjennmføres i utgangspunktet med en (1) kntrllør. Ved samrdnet billettg kvalitetskntrll eller kun billettkntrll skal det minimum være t (2) kntrllører. Oppdragsgiver kan gdkjenne at kntrller gjennmføres med kun en (1) kntrllør dersm dette vurderes sm hensiktsmessig. På møter mellm ppdragsgiver g leverandør skal bl.a. bemanning g planer fr neste billettkntrll drøftes. Planene skal minimum mfatte: bemanning på planlagte kntrller tidsbruk fr den enkelte kntrll, pr. mråde g samlet fr måneden tidspunkt fr kntrll ruter/linjer sm skal kntrlleres strekning kntrllen blir gjennmført på

5 4 Vedlegg A -Kravspesifikasjn frdeling billettkntrll g kvalitetskntrll Leverandør skal versende planen fr kntrll til ppdragsgiver senest en uke før planleggingsmøte gjennmføres. Kntrllene skal gjennmføres på en slik måte at persnellressursene blir utnyttet på best mulig måte. Det skal i samarbeid med ppdragsgiver utarbeides årsplan fr kntrllvirksmheten Bemanning g kapasitet Leverandør må definere følgende rller: Seksjnsleder: Overrdnet ansvar g rapprterer til ppdragsgiver. Kntaktpersn pp mt ppdragsgiver. Se Vedlegg D Spesielle kntraktsvilkår fr bestemmelse vedrørende bytte av kntaktpersn/seksjnsleder. Lagleder: Kntrllører: Dersm kntrll gjennmføres av et lag med t eller flere persner, skal det være en lagleder sm følger laget på kntrller g har ansvar fr mbil betalingsautmat. Medarbeidere sm utfører kntrller. Det skal være tilstrekkelig kapasitet til å gjennmføre månedlige kntrller iht. denne kravspesifikasjn g instruks g retningslinjer fr billettkntrll. Dette gjelder gså fr smmerperiden. I tillegg skal det være tilstrekkelig med reservepersnell sm tiltrer ved sykdm etc Kmpetanse Leverandør skal beskrive kntrllørens kmpetanse. Det skal beskrives hvilke krav sm stilles ved nyansettelser g hvilket pplæringsprgram kntrllørene gjennmgår. 2.4 Opplæring Persner sm gjennmfører kntrllvirksmhet skal ha gjennmført nødvendig pplæring. Det er leverandørs ansvar at pplæring er dkumentert gjennmført, g at den enkelte medarbeider har tilegnet seg de kunnskaper sm kreves fr å utføre arbeidsppgavene på en krrekt g gd måte. Opplæringskstnadene dekkes av leverandør. Representanter fra ppdragsgiver skal kunne være tilstede under pplæringen, eventuelt ha ansvar fr deler av pplæringen. Den enkelte medarbeider skal ha gjrt seg kjent med billettg takstbestemmelsene, transprtvedtekter, reisegaranti, kundeservice g rutenettet i gjeldende kntrllmråder. Oppdragsgiver vil ved ppstart gjennmføre pplæring i bruk av håndhldt krtavleser, elementer ved kvalitetskntrll samt kundebehandling. Leverandør har ansvar fr eventuell pplæring ut ver pplæring ppdragsgiver har ansvar fr. Leverandøren skal hlde ppdragsgiver rientert m hvilke kntrllører (med kntrll- ID/ansattenummer) sm er satt på ppdraget, g når kntrllørene sist ble gitt pplæring.

6 5 Vedlegg A -Kravspesifikasjn Oppdragsgiver har rett til å gjennmføre kunnskapstester av persnell sm benyttes i ppdraget. 2.5 Kstnader ved gjennmføring av kntrll Kstnader knyttet til gebyr- g rapprtblkker, krtavleser g mbil betalingsterminal dekkes av ppdragsgiver. Alle øvrige kstnader knyttet til gjennmføring av kntrll dekkes av leverandør. Det vises gså til Instruks g retningslinjer fr billettkntrll - vedlegg B. 2.6 Avvik i frhld til prgram Leverandør skal rapprtere eventuelle avvik fra avtalt prgram. 2.7 Rapprtering Kvalitetskntrll Det skal sendes infrmasjn til ppdragsgiver snarest, g senest innen 3 dager etter utført kntrll. Billettkntrll Månedsrapprt fr det enkelte mråde skal være ppdragsgiver i hende senest 3 virkedager etter månedsskiftet. Fr Bdø kan det i tillegg settes krav m ukentlige rapprter. Innhldet i rapprteringen skal sm minimum mfatte: bemanning på gjennmførte kntrller tidsbruk fr den enkelte kntrll g samlet fr måneden tidspunkt fr kntrll ruter/linjer sm er kntrllert strekning kntrllen ble gjennmført på resultat av kntrllene (antall kntrllerte, antall tilleggsavgifter, snikprsent m.m.) Frøvrig gjelder følgende: Kpi av utstedt gebyr skal være ppdragsgiver i hende innen 3 virkedager. Leverandøren har rapprteringsplikt ved spesielle henvendelser, jfr. Instruks g retningslinjer fr billettkntrll på buss, punkt 3.6 (vedlegg B). Falske g misbrukte krt/billetter skal inndras. Leverandør har ansvar fr å rapprtere g versende krt/billetter til ppdragsgiver innen 24 timer. Leverandøren er ansvarlig fr at gebyrene er fullstendig utfylt g lesbare. Om gebyr ikke er utfylt g/eller ikke er lesbare, vil ppdragsgiver fakturere leverandør tilsvarende beløp i gebyret.

7 6 Vedlegg A -Kravspesifikasjn 2.8 Evaluering Leverandøren plikter vederlagsfritt å delta på evalueringsmøter (kmbinerte planleggings- g evalueringsmøter) i Bdø sammen med ppdragsgiver etter behv. Leverandøren skal stille med bemyndiget persn (kntaktpersn). 3 Oppstartsfrberedelser Begrepet ppstartsfrberedelser gjelder tidsperiden fra kntraktsinngåelse til ppstart av kntrakt. Det tas frbehld m at det kan være behv fr utvidet peride knyttet til ppstart i enkelte tilfeller. Leverandøren skal utarbeide en plan fr ppstart av billettkntrll sm angir hvedaktiviteter g milepæler. I dette inngår hvilken infrmasjn ppdragsgiver må fremskaffe, g når dette må være tilgjengelig fr leverandør. Det frutsettes at leverandør kan starte gjennmføringen av billett- g kvalitetskntrller Det må påregnes hyppigere møter med ppdragsgiver i periden fra kntraktsinngåelse g frem til ppstart. Før billett- g kvalitetskntrll startes pp skal det være gjennmført planleggingsmøter jfr. pkt