Rutiner for ansvar og kontroll ifb. bidrags og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA), IME fakultetet, 20. september 2011

Transkript

1 Rutiner fr ansvar g kntrll ifb. bidrags g ppdragsfinansiert aktivitet (BOA), IME fakultetet, 20. september 2011 (gjelder ikke prsjekter finansiert av EU prgrammer) Det vises til Instruks fr øknmifrvaltningen ved NTNU, kapittel 5.1 (revidert 28. mars 2011). (Øknmiinstruks fra rektr). Ved kntrakter med en samlet kntraktssum 1 fra ekstern finansieringskilde på inntil 10 MNOK har fakultetet delegert fullmakten til instituttnivået per 3. juni Instituttet er prsjektadministrativ enhet g dermed den enhet sm på vegne av NTNU er ansvarlig fr at prsjektet gjennmføres i henhld til kntrakt inngått med finansieringskilde. Enhetsleder har ansvar fr å vurdere m søknader er av faglig interesse fr enheten g undertegner kntrakten på vegne av NTNU. Instituttleder kan likevel anmde at fakultetet skal være prsjektadministrativ enhet i særskilte tilfeller. Kntrakter med en samlet kntraktssum fra ekstern finansieringskilde på ver 10 MNOK, skal underskrives av dekanus eller den dekanus bemyndiger (fakultetsdirektør). Fr prsjekter finansiert av EU prgrammer skal søknader kvalitetssikres iht. fastsatte rutiner g retningslinjer. Rutinebeskrivelsen nedenfr gjelder derfr IKKE fr prsjekter finansiert av EUprgrammer 2. Videre skal søknader til større senter rdninger kvalitetssikres g gdkjennes av rektr eller den rektr bemyndiger. 1 Kntraktssum mfatter kun finansiering fra ekstern finansieringskilde g inkluderer IKKE delfinansiering fra NTNU i prsjektet. 2 Fr prsjekter finansiert av EU prgrammer gjelder egne satser g beregningsgrunnlag g kntrakter skal kvalitetssikres av juridisk kmpetanse ved NTNU. Søknadene skal underskrives av fakultetsdirektør eller av rektr eller den rektr bemyndiger. Kntraktene underskrives av rektr eller den rektr bemyndiger. Fr prsjekter finansiert av EU prgrammer benyttes de kntraktsfrmularer sm gjelder fr slike prsjekter.

2 Ansvar g kntrll Søknads g tilbudsfasen Samlet kntraktssum fra ekstern finansieringskilde på inntil 10 MNOK Prsjektleder har ansvar fr: å avklare sin prsjektidé med sin instituttleder at kpi av alle underskrevne kntrakter g budsjetter sendes til fakultetet via ephrte 3 at kpi av alle utfylt(e) sjekkliste(r) fr BOA prsjekter sendes til fakultetet via ephrte 3 (gjelder gså hvr samlet kntraktsum er ver 10 MNOK) Sjekkliste: Instituttleder skal vurdere prsjektet i frhld til enhetens mål, strategier g ressurssituasjn, samt vurdere m prsjektet hlder tilstrekkelig kvalitet mht. faglig innhld, øknmi g juridiske frhld. Det skal gså fretas en vurdering mht. habilitet i prsjektene. Instituttet er ansvarlig fr å søke råd i det sentrale støtteapparatet mht. øknmiske g juridiske vurderinger, herunder råd m merverdiavgifts g kntraktshåndtering. Søknader g tilbud sm berører flere enheter ved NTNU, skal gdkjennes av de invlverte enhetene. Ved bidragsfinansierte prsjekter skal instituttet freta vurdering m prsjektene har en slik faglig interesse at enheten kan delfinansiere prsjektene. Vurdering av prsjektenes faglige interesse g habilitet skal dkumenteres g vedlegges prsjektsøknaden. Fr alle søknader g tilbud skal det utarbeides et budsjett sm tilfredsstiller NTNUs krav til prsjektbudsjett, sm viser alle inntekter g kstnader. Budsjetterte inntekter skal mfatte inntekter fra eksterne finansieringskilder. I bidragsfinansierte prsjekter skal gså delfinansiering fra NTNU synliggjøres sm en del av inntektssiden. Budsjetterte kstnader skal mfatte alle direkte g indirekte kstnader sm beregnes å medgå fr å fullføre prsjektet, uavhengig av finansiering. Budsjettet skal synliggjøre full dekning av indirekte kstnader selv m de eksterne finansieringskildene bare dekker en del av disse 4. 3 Alle dkumenter knyttet til arkivering i ephrte sendes til fakultetet fr viderefrdeling til saksbehandler 4 Minimumssats fr full dekning av indirekte kstnader på BOA prsjekter ved NTNU utgjør p.t. 40 %. På rdinære BOA prsjekter beregnes indirekte kstnader sm et påslag på regnskapsførte kstnader til lønn g ssiale utgifter

3 Samlet kntraktssum fra ekstern finansieringskilde på ver 10 MNOK Når det gjelder søknader til Nrges frskningsråd er rutinen sm følger: Det er ikke nødvendig med underskrift fra fakultetsdirektør (det krysses derfr av i rubrikk i esøknad hvr en bekrefter at verrdnet gdkjenner søknaden). Fakultetsdirektøren skal ha kpi av søknaden. Fakultetsdirektøren kan trekke innsendte søknader dersm de av en eller annen grunn ikke kan eller bør gdkjennes. Eksempler på dette er: søknader sm frutsetter egenandeler fra NTNU, men hvr egenandelene ikke er avklart g/eller ikke blir tildelt fra ansvarlig leder ved NTNU. Dette kan være institutt, fakultet eller andre. søknader sm enkeltpersner leverer i strid med strategi eller kvalitetsnrmer slik definert av institutt/fakultet. NTNU er ikke tjent med at dårlige søknader blir evaluert (m.a.. en sikkerhetsmekanisme) Fr øvrige søknader (sm ikke er søknader til Nrges frskningsråd) skal disse leveres til fakultetsdirektør fr underskriving. Fakultetet kan være behjelpelig med kvalitetssikring av kntrakter g kvalitetssikring av budsjetter hvis ønskelig. Kntraktsfasen Fr alle BOA prsjekter skal det freligge en skriftlig kntrakt eller avtale mellm NTNU g ekstern finansieringskilde. Kntrakter kan underskrives av instituttet (prsjektadministrativ enhet) med følgende unntak: Kntrakter med en samlet kntraktssum fra ekstern finansieringskilde på ver 10 MNOK, skal underskrives av fakultetsdirektør. Kntrakter sm medfører ansvar eller frpliktelser fr NTNU utver NTNUs standard kntraktsvilkår skal underskrives av fakultetsdirektør. Dersm den eksterne finansieringskilden krever det, skal kntrakten underskrives av fakultetsdirektør eller av rektr eller den rektr bemyndiger. Iht. vedtak i NTNUs styre 7. desember 2005 skal kntrakter av uvanlig art eller av str størrelse frelegges NTNU sitt styre. Fr rdinære frskningsprsjekter finansiert av Frskningsrådet underskrives kntrakter av prsjektadministrativ enhet, unntatt dersm prsjektets størrelse eller kntrakt tilsier at kntrakten skal underskrives på et høyere nivå (fakultetsledelse eller av rektr eller den rektr bemyndiger). Fr prsjekter finansiert av Frskningsrådet benyttes de kntraktsfrmularer sm gjelder fr slike prsjekter. Fr andre BOA prsjekter skal kntrakt eller avtale minimum regulere følgende frhld: Prsjektets art, mfang, frmål g leveranser Varighet/kntraktsperide Prsjektadministrativ enhet g kntaktpersner

4 Kntraktssum, faktureringsgrunnlag g betalingsplan Regulering av rettigheter, frpliktelser g ansvar fr partene, herunder: Publiseringsrettigheter Eiendmsrett til resultater, utstyr g eventuelt bruk av utstyr Rapprteringsrutiner Heving/ppsigelse av kntrakten Behandling av tvister Øknmiavdelingen ved NTNU er ansvarlig fr at det blir utarbeidet standardkntrakter fr BOA prsjekter med bistand fra NTNUs juridiske kmpetanse, g disse skal legges til grunn (sm nevnt med unntak fr prsjekter finansiert av Frskningsrådet g EU). Fr enkle prsjekter med samlet ekstern finansiering med inntil 0,5 MNOK kan spesielle kntraktsvilkår i standardkntrakten erstattes av et frenklet dkument sm minimum spesifiserer prsjektets innhld, relevante betingelser, kntraktssum g betalingsplan. Det frutsettes i så fall at NTNUs standard kntraktbetingelser gjelder uten unntak. Rettighetsspørsmål (IPR) g andre kntraktsmessige frhld bør frelegges fakultetet i alle prsjekt fr å sikre harmnisert praksis på tvers av fakultetet. Fakultetet vil sikre at IME sin praktisering er i samsvar med NTNUs regelverk gjennm kntakt til NTNUs jurister, TTO g andre. I kntraktene skal NTNUs rganisasjnsnummer, , benyttes. Det vil si at rganisasjnsnummer til underenheter sm fakultetet eller deltagende fakultet(er) ikke skal benyttes.

5 Vedlegg Diverse lenker g rutinebeskrivelser Kilde: Diverse nyttige lenker: Lver, instrukser g reglement: Etiske retningslinjer: Kntraktsmaler: Budsjettmaler, skjemaer g veiledning: Prsjektprsessen BOA prsjekter: Rutinebeskrivelser: Rutinebeskrivelsene gjelder følgende faser i prsjektet; Søknad/tilbud Kntrakt Oppstart Gjennmføring Avslutning