Pasientsikkerhetsprogrammet i trygge hender

Transkript

1 Pasientsikkerhetsprgrammet i trygge hender Læringsnettverk fr kmmuner i Hrdaland Fylke Kmpendium til frbedringsteamene September mars

2 Innhldsfrtegnelse Side Velkmmen til læringsnettverk Hva det innebærer å delta i et læringsnettverk 3 Skjematisk fremstilling av prsjektperiden 4 Krav til målfrmuleringer Nen gde råd til arbeidsgruppene ved frmulering av mål Fremdriftsplan: Hva må vi gjøre fr å implementere tiltakspakken (skjema 1) Fr eksempel pplæring i nye tiltak, revidering av prsedyrer, endre arbeidsrutiner Fremdriftsplan: Hva må vi gjøre fr å kunne innhente data g presentere målingene (skjema 2)? Fr eksempel pplæring i nye registreringsrutiner, revidering av prsedyrer, avklare når/hvr/til hvem målingene skal presenteres Statusrapprt (skjema 3) Brukes til å beskrive prsjektarbeidet underveis. Fungerer sm delrapprt Selvevaluering Brukes av arbeidsgruppene til å evaluere prsjektets utvikling Telefnknferanser Infrmasjn g veiledning Utfrming av pster Nen gde råd m psterens utseende g innhld Mal fr pster 12 Sluttrapprt (skjema 4) Mal fr sluttrapprtens mfang g innhld 13 Vedlegg 2

3 Velkmmen til læringsnettverk Hva er læringsnettverk? Læringsnettverk er en internasjnalt anerkjent metde fr å lykkes med frbedringsprsjekter i medisinsk praksis. Knseptet er pprinnelig utviklet av Institute fr Healthcare Imprvement (IHI) i Bstn, g har i USA g flere andre land, bl.a. Nrge, med hell vært anvendt på en rekke medisinske mråder. I dette kmpendiet har vi tilpasset knseptet til det nrske pasientsikkerhetsprgrammet. Hva går det ut på? Et læringsnettverk består av ttalt tre samlinger (tre dager) sm er spredt ver seks måneder. Teamene sm deltar planlegger endringsarbeidet på samlingene, g jbber med å iverksette dem mellm samlingene. Læringsnettverk baserer seg på enkle prinsipper. Det invlverer elementer sm vi vet vekker arbeidsinnsats, entusiasme g effektivitet fr å løse et prblem. Elementene er fr eksempel direkte eierskap til prblemet, påvirkningsmulighet, fellesskap, knkurranseånd, resultatmåling, ytre press, veiledning g støtte. Læringsnettverket bygger disse faktrene inn i en strukturert, fastlagt ramme, hvr hver aktivitet kmmer på rett plass g til rett tid. Rammen innebærer fastlagte arbeidsfrmer, tidsfrister, innsending av rapprter etc., ikke minst deltakelse på de tre læringsseminarene (LS1, LS2 g LS 3). De ytre rammene er lagt fr å fremme effektivitet g resultater, g må følges fr at metden skal fungere. Skal alle tenke likt g nå samme mål? Teama fr dette læringsnettverket er frebygging av fall g trykksår. Med erfaringene fra pilter freligger nå tiltakspakke g målinger. Hvrdan teamene innfører tiltakene i daglig klinisk praksis skal teamet sammen planlegge, g teste mellm samlingene. På den måten får hver enkelt, g teamet sm helhet, eierfrhld til prblem, endringsarbeidet, målingene g sluttprduktet. At det deltar en rekke andre arbeidsgrupper på læringsnettverket g jbber med samme utfrdringer, gir gså økt inspirasjn g læringsmuligheter. Hva skal til fr å lykkes? Vi må ha realistiske frestillinger m hva vi er i gang med. Endringsarbeid innen et så kmplekst felt sm helsetjenesten er utfrdrende. Fr å lykkes med å innføre frbedringstiltak må man være innstilt på å sette av tid g ressurser. Prsjektet har derfr, sm nevnt en gd del faste rammer, sm tidsfrister, innlevering av arbeidsppgaver etc. Hvrfr delta? Ved å delta i læringsnettverket vil du g teamet ditt få kjennskap til anerkjente g effektive metder fr å ppnå endring g frbedring i det daglige arbeidet. Dere vil bli intrdusert til målemetder g teknikker, få innsikt i frbedringsmdellen g ikke minst prøve ut knkrete tiltak g følge frbedringene i egen virksmhet. Læringsnettverket vil gså kunne gi et nettverk av kllegaer ver hele landet, sm jbber med de samme utfrdringene g vil kunne bidra sm verdifulle diskusjnspartnere. Velkmmen! 3

4 4

5 Krav til målfrmuleringer Spesifikt Klar, knkret, entydig, tallfestet angivelse av frventet resultat. Målbart Man skal kunne vite når målet er ppnådd. Inspirerende Være utfrdrende, gi mulighet fr egenutvikling, inspirere til nytenkning. Realistisk Oppnåelig i frhld til andre ppgaver g ressurser. Tidsbestemt Angi når resultatet skal være nådd. Enighet Enighet m målet, frankring i gruppen g hs prblemeier. 5

6 Mars April Mai Juni Juli Aug Sept ktb Deltagende enhet Teamleder / e-pst Hvedmålsetning Fremdriftsplan: Hva må vi gjøre fr å implementere tiltakspakken? (dag 1) # Utfrdring Hva skal gjøres? Hvem skal gjøre det? Når skal det gjøres?

7 feb mars april mai juni juli aug sept Målsetning, resultatindikatr 1 Målsetning, resultatindikatr 2 Målsetning, prsessindikatr 1 Målsetning, prsessindikatr 2 Fremdriftsplan: Hva må vi gjøre fr å kunne innhente data g presentere målingene? Når skal det gjøres? # Utfrdring Hva skal gjøres? Hvem skal gjøre det? Selvevalueringstall etter samling 1 (karakterskala 1-5) Dette skjemaet leveres arrangørteamet etter samling 1 i læringsnettverket. Kpi sendes teamene i etterkant av samlingen. 2

8 Tankekart 3

9 Deltakende enhet: Tallfestet mål: Gruppeleder: Måleansvarlig: Gruppemedlemmer: Veileder: STATUSRAPPORT (SKJEMA 3) Frist: Statusrapprten sendes arrangørteamet innen fristen E-pstadresse: Kpier malen venfr g skriv rett inn i den mens du sletter ledetekstene (alt sm har vanlig skrift) etter hvert g behlder verskriftene. Statusrapprten skal være på maks 3 sider inkludert grafer. Rapprten skal være en sammenfatning av gruppens arbeid g gi anledning til refleksjn ver det sm er gjrt til nå. Beskrivelse av enheten: (Type avdeling, antall sengeplasser/brukere, antall stillinger fr leger, pleiepersnale, sekretær sv. - maks. 5 linjer): 1. Plan: (Redegjør fr mål g planer) Hva er hensikten med den endringen sm skal prøves ut? Beskriv krt hvrfr dette målet ble valgt, g hvrdan dere i planleggingsfasen tenker å nå målet. Hvrdan vil dere vite at en endring av nåværende arbeidsmåte er en frbedring? Hvilke målinger kan vise dette? Sørg fr at målet g målingene passer sammen Ansvarsfrdeling: Hvem gjør hva, hvr, hvrdan g når? 2. D: (Beskriv hva sm har skjedd så langt) Hvilke tiltak ble iverksatt? Har dere prøvet ut frbedringene i liten skala før dere innførte dem ver alt? Frtell krt hvrdan det gikk. Hendte det ne ufrutsett da dere prøvde ut/innførte frbedringene? 3. Study: (Redegjør fr g tlk registrerte data. Bruk grafiske fremstillinger med SPC) Hva viser målingene? På hvilken måte skilte de seg fra det dere antk? Har dere gjennmført endringer sm har vist seg å være signifikante frbedringer med mindre variasjn i prsessen? Hva har dere lært av de erfaringene g målingene dere har gjrt så langt? 4. Act: (Hvilke knsekvenser får resultatene av arbeidet så langt?) Hva vil dere krrigere i veien videre? Skal tiltakene behldes g videreføres eller frkastes? Er det spesielle hindringer dere må ta hensyn til? Finnes det ressurser persner eller annet sm kan fremme selve endringsarbeidet? Hvilke andre tiltak skal prøves? 5. Hva har gruppen lært så langt Muligheter g barrierer i avdelingens frbedringsprsesser? Hva har prsjektgruppen lært i frhld til frbedringsarbeid? Hva har prsjektgruppen lært i frhld til fagkunnskap? Pririterte innsatsmråder frem til neste rapprt? 6. Selvevalueringstall (Skriv inn) 4

10 SELVEVALUERING Fr å måle g følge pp hvrdan nettverket skrider frem både sm gruppe g fr de enkelte team brukes en visuell-analg skala der trinnene 1 5 innebærer: Selvevalueringstall 1: Teamet har ikke kmmet i gang Planer g ideer, men ingen aktivitet. Selvevalueringstall 2: Aktivitet uten frbedring Møter, kartlegging, utarbeidelse av skjemaer, gjennmgang av histriske data, diverse målinger etc., men ingen endret atferd eller praksis. Selvevalueringstall 3: Enkelte frbedringer har kmmet frem Endret atferd eller praksis i frhld til tidligere. Selvevalueringstall 4: Påtagelige frbedringer er målt Endringene har ført til målbare frbedringer sammenliknet med tidligere praksis. Selvevalueringstall 5: Påtagelige frbedringer er målt, g frbedringene har fått gjennmslag i systemet Endringene er standardisert i systemet, g frventes å bestå gså etter at prsjektet er avsluttet. Målsettingen er at så mange team sm mulig skal frflytte seg til trinn 5 i løpet av prsjektperiden. Bruk kun hele tall (1, 2, 3, 4 eller 5) ved selvevaluering! 5

11 TELEFONKONFERANSER Trsdag 22. ktber 2015, g trsdag 21. januar 2016 Alle dager kl Hensikten med telefnknferansen er at teamene skal dele sine erfaringer g ideer med hverandre, mens vi er underveis i prsjektet. I avtalt rden rapprterer gruppene sitt arbeidsmråde, endringsarbeidet g sine resultater så langt, mens de andre teamene, veilederne samt enkelte fra styrings- g ekspertgruppen er tilhørere. Med så mange deltagere er det ikke mulig å ha en reell diskusjn, målet er en krt g knsis rapprtering, kanskje med nen krte ppklarende spørsmål g svar. Knferansen vil bli styrt av prsessleder. Nedenfr følger en instruks samt nyttige tips. 1. Samle teamet i gd tid g i et egnet rm. Med egnet rm menes rimelig ufrstyrret, g med brukbar akustikk. Fr mye rmklang kan gjøre det vanskelig fr tilhørerne, særlig hvis det brukes høyttalende telefn. 2. Høyttalende telefn er en frdel. Hvis det finnes en vlumkntrll, vær frsiktig med å skru pp vlumet fr mye. Det kan føre til akustisk tilbakekbling ( hyling ) i apparatet. 3. Ring 4. Pin kde: 5. Du kbles nå pp 6. Knferanseleder rper pp arbeidsgruppene i avtalt rekkefølge. Etter å ha vært gjennm listen, rpes eventuelle etternølere pp på ny. Deretter en krt gjennmgang av dagsrden. 7. Gruppene rapprterer sitt arbeid etter tur. Om det er enda flere etternølere, kan gså disse kmme innimellm, etter alfabetet. (Mål, målinger g tiltak) 8. Når du snakker, vær tydelig g klar. Når du lytter, hld munn g nese unna mikrfnen. Pust, stønn g pes fra femti persner kan bli vel sterkt! Det går ikke med knatring fra PCtastaturer, eller samtaler i rmmet der dere sitter. Husk det skal veldig lite til å frstyrre når så mange skal være inne på samme linje på en gang. 9. Når vi har vært gjennm alle gruppene, åpnes det evt. fr nen krte kmmentarer, først fra veiledere, dernest tilhørere fra ekspertgruppen. Den faste strukturen er nødvendig når det er så mange aktører sm skal kmmunisere på et brett, uten å se hverandre g på tilmålt tid. Det er en spennende g inspirerende kmmunikasjnsfrm, sm gså teknisk pleier å fungere fint. Vi snakkes! 6

12 Utfrming av pster En pster eller veggavis - skal innehlde data g erfaringer fra hva dere har gjrt. En av hensiktene med psteren er å dele prblemer, ideer, g løsninger med andre team inspirasjn g erfaringsutveksling. I tillegg vil selve fremstillingen gi dere mulighet fr refleksjn ver hva sm har hendt underveis, g hva dere har ppnådd. Psterne vil vist på LS 2 (en freløpig pster av pwerpint-bilder) g LS 3 (en fltt glanset pster), g brukt sm diskusjnsmateriale. Hensikten med å standardisere psteren er å gjøre gså andres pstere lett gjenkjennelige g leselige fr deg. Endringsarbeide krever blant annet at ditt budskap fremføres på en verbevisende, lett frståelig g kraftfull måte. Her er en fin måte å trene seg på! Veiledning Det skal fremgå hvilke mål sm har vært satt. Psteren skal være lettlest g lett å frstå, dvs. krte tekster g versiktlige diagrammer. Dette er et meget viktig punkt, g er av str betydning! Beskriv krtfattet de utprøvinger g tiltak dere har gjrt. Redegjør fr resultatene bruk f.eks grafer fra Extranet / eller andre SPS- diagrammer! Knklusjn på gruppens arbeide så langt. Gi en refleksjn ver hva dere har ppdaget eller lært av arbeidet deres. Presenter planene fr det videre frbedringsarbeidet. Fr å utfrme psteren kan dere f. eks. bruke en kartngplate med skrift, grafikk etc. Eller dere kan lage flere pwerpint-ark sm dere mnterer sammen. På neste side følger en mal fr fremstilling av pster. (Har dere spørsmål, ta kntakt med gruppens veileder.) 7

13 Mal fr pster/plakat/veggavis Tittel Team:.. Intrduksjn Krt intrduksjn m bakgrunnen fr prsjektet, samt enkle data sm belyser prblemstillingen. Målet med deltakelsen i Læringsnettverket Beskriv krt hensikten med prsjektet samt det verrdnede mål dere har satt. Utprøvninger g freløpige resultater. Redegjør med nen få rd de tiltak g utprøvinger dere har gjennmført. De sm har hatt spesiell betydning frklares mer inngående. Beskriv bare det sm har med selve utprøvningen å gjøre. Beskriv således ikke frskjellige møter, presentasjner eller frarbeide. Resultatene fremstilles grafisk 1, med tid langs x-aksen. Kmmentarer til grafen Marker i grafen tidspunkter fr de frskjellige utprøvningene samt eventuelle hendelser sm dere vil kmmentere. Planlagt frtsettelse når vi kmmer hjem. Beskriv i nen få setninger videre planlagte utprøvninger. Sammendrag g refleksjn. Hva har dere lært - så langt? 1 Bruk gjerne fremstilling av data fra Extranet til å presentere egne data 8

14 Sluttrapprt (skjema 4) Frist: 25. februar 2016 Deltakende enhet: Tallfestet mål: Gruppeleder: Måleansvarlig: Gruppemedlemmer: Veileder: Sluttrapprten skal være på maks 3 sider inkludert grafer. Rapprten skal være en sammenfatning av gruppens arbeid g gi anledning til refleksjn ver det sm er gjrt i løpet av hele prsjektperiden. Kpier malen g skriv rett inn i den mens du sletter ledetekstene etter hvert g behld de uthevede verskriftene. Beskrivelse av avdelingen (type avdeling, antall sengeplasser/brukere, antall stillinger fr leger pleiepersnale, sekretær sv. - maks. 5 linjer) Hensikten med prsjektet g mål (Plan) Hvrfr: Frklar krt hvrfr dere ville endre det dere har endret. Gi eventuelt en krt beskrivelse av den situasjnen dere ønsket å ppnå ved endringene. Hva: Resultatmål, tiltaksmål g balanserende mål beskrives her. Tiltak (D) Hvrdan: Beskriv krt (eventuelt punktvis) alle tiltak g endringer sm dere har prøvd ut g innført, med en krt kmmentar m hva dere lærte. Målinger (Study) Beskriv krt målemetden(e) dere har benyttet, på en slik måte at andre kan frstå hvrdan dere har målt, g tlker diagrammene. Husk at mål g målinger må passe sammen. Gi en grafisk fremstilling av målingene ver tid ved å skille på baseline g tiden etter endring er innført 2. Extranet anbefales eller ev. andre SPC-diagrammer. Nevn gså målgruppe, g eksklusjns/ inklusjnskriterier der det er aktuelt. Resultat (Act) Beskriv resultatene av prsjektet, både det dere har målt g andre resultater dere har bservert. Frtell m diagrammet viser hvrvidt dere har ppnådd signifikante frbedringer, g m prsessen varierer mindre etter intervensjn enn før prsjektet startet. Læring Beskriv rammer g vilkår fr teamets arbeid i prsjektperiden (f.eks. hyppigheten g tid til teammøter, fristilling av persnale). Har det blitt vesentlige endringer i rganisasjnen i prsjektperiden (f.eks. persnale, bruk av tid g andre ressurser)? Beskriv krt det viktigste dere har lært av fagkunnskap g frbedringskunnskap. Hva har vært mest givende g mest vanskelig ved å arbeide med frbedringskunnskap? Hva er deres samlede erfaringer med Læringsnettverksmetden? 2 Extranet gir slike fremstillinger 9

15 Veien videre Beskriv hvilke planer det er lagt fr videre arbeid med kvalitetsutvikling. Er det inngått avtaler med ledelsen m dette? Hvis ikke, beskriv ønskene teamet har fr det fremtidige arbeid. Selvevalueringstall g sluttrapprten sendes til arrangørteamet innen fristen. Rapprten sendes på e-pst til: kari.sunnevag@bergen.kmmune.n 10