Programmandat. Program: Digital samhandling regionalt og nasjonalt

Transkript

1 Dat: 1 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgrammandat Prgram: Digital samhandling reginalt g nasjnalt Srt tekst = felles tekst fra mal ppdatert pr Blå tekst = frslag prgramspesifikk tekst Versjner Versjn Navn Rlle Kmmentar Dat 1.0 Frnyingsstyret Prgrameier 3.april Frnyingsstyret Prgrameier Oppdatert med ny standardtekst g fjerning av dynamisk tekst. 6.mai 2013

2 Dat: 2 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: INNHOLDSFORTEGNELSE 1 PROGRAMMETS NAVN PROGRAMEIER BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER GJENSIDIGE FORPLIKTELSER... 16

3 Dat: 3 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER Nr. Dkumentnavn Dk.id. Versjn Arkiv Dat 1 Strategidkument fr Helse Sør-Øst - Plan fr strategisk utvikling (RHF styresak ) 2 IKT strategi g handlingsplan (RHF styresak ) 3 Prtefølje, prgram g prsjektstyring i Helse Sør-Øst (PPM-systemet) v v I Clarity 4 IKT styringssystem (under utarbeidelse) 5 Oppdragsdkument 2013 fra HOD til Helse Sør-Øst 6 Samhandlingsrefrmen, St. meld. nr. 47, Prgramdirektiv fr Nasjnalt meldingsløft Nasjnal helse- g msrgsplan ( ). Meld. St Frskrift m kmmunal medfinansiering av spesialisthelsetjenesten g kmmunal betaling fr utskriftsklare pasienter (Fr nr 1115) Frskrift m infrmasjnssikkerhet ved elektrnisk tilgang til helsepplysninger i behandlingsrettede helseregistre (helseinfrmasjnssikkerhetsfrskriften, FOR nr 628) Nasjnal strategi fr elektrnisk samhandling i helse- g msrgssektren ; Samspill Styresak , Handlingsplan : Dkumentflyt i pasientarbeidet/henvisningsrutiner i helsefretakene Referat fra Styringsgruppen i Nasjnalt Meldingsløft

4 Dat: 4 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Nr. Dkumentnavn Dk.id. Versjn Arkiv Dat 14 Mandat fr meldingsløftet i Helse Sør-Øst Reginalt meldingsløft i Helse Sør-Øst. Handlingsplaner g budsjett Fretaksprtkll Helse Sør-Øst RHF, Krav g rammer fr 2013 m.v. 17 Meldingsutbredelse i kmmunesektren, Nrsk Helsenett 18 Strtingsmelding nr «En innbygger en jurnal» Veiledning i rller fr prsjekt-, prgram- g prteføljestyring (PPM-systemet) Fretaksprtkll Helse Sør-Øst RHF. Krav g rammer m.v. fr 2013 Freløpig versjn

5 Dat: 5 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: 1 PROGRAMMETS NAVN Digital samhandling reginalt g nasjnalt 2 PROGRAMEIER Prgrammet eies av frnyingsstyret. Frnyingsstyret har ansvar fr å utarbeide g gdkjenne prgrammandatet. Mandatet ppdateres i frbindelse med årlig budsjettprsess, ved endringer i IKT strategi fr reginen g ved eventuelle andre viktige endringer i føringer fr prgrammet. Prgramstyret kan freslå endringer i prgrammets mandat til frnyingsstyret. 3 BAKGRUNN, DRIVERE, MÅLBILDE OG INTERESSENTER 3.1 Bakgrunn Prgrammet er et priritert satsningsmråde i Helse Sør-Øst ref. Plan fr strategisk utvikling g IKT Strategi g handlingsplan. Dette prgram er etablert fr å ivareta frpliktelsene fra meldingsløftet, men skal i tillegg håndtere flere andre nasjnale initiativer. Prgramdirektiv fr det nasjnale meldingsløftet, sm er frankret i handlingsplanen «Samspill 2.0», ble besluttet i nvember Gjennm det reginale Meldingsløftet i Helse Sør-Øst, sm har pågått i periden , er det gjrt et mfattende grunnarbeid fr etablering av digital kmmunikasjn mellm reginens helsefretak g legekntrer g kmmuner. Det reginale Meldingsløftet ble avsluttet i 2012 g restleveransene ble verført til prgrammet Digital samhandling. Fretaksprtkllen 2013 er gså tydelig på at eksisterende ppgaver skal fullføres. Restleveransene fra det reginale meldingsløftet er: - Digital labratrierekvisisjn g digital radilgihenvisning - disse meldingstypene blir i Helse Sør Øst håndtert i prsjektet «Interaktiv henvisning g rekvirering» (IHR). - Elektrniske pleie- g msrgsmeldinger - fullføres sm prsjekt i prgram fr Digital samhandling. - Elektrnisk kmmunikasjn mellm egne Helsefretak (ikke påbegynt) - Elektrnisk sykemelding (ikke påbegynt) - Dialgmelding

6 Dat: 6 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Ytterligere nasjnale initiativ fra Helsedirektratet er Kjernejurnal g Helsenrge.n. Kjernejurnal skal prduksjnsettes i første versjn høsten 2013, g vil i første mgang innehlde infrmasjn sm er viktig fr akuttmedisinsk behandling. Helsenrge.n har vært i prduksjn i ca. et år, g er ment å skulle bli en felles prtal fr hele helsesektren mt publikum g pasienter. Sykehusenes systemer er pr i dag ikke tilrettelagt fr brukermedvirkning, men det er vesentlig at dette skjer innenfr rammene av Helsenrge.n. Gjennm prgram fr digital samhandling ønsker Helse Sør-Øst å innta en praktiv rlle fr å kunne utnytte ptensialet i de nasjnale løsningene så snart frhldene ligger til rette fr det. Strtingsmelding nr. 9/2012 «En innbygger - en jurnal» [18] handler i hvedsak m digital samhandling, g bærer fram visjnen m et felles jurnalsystem fr hele helse- g msrgssektren. Strtingsmeldingen er imidlertid gså tydelig på at man fram til man kmmer så langt må fullføre igangværende satsninger g sørge fr at man gså har en effektiv digital samhandling i de årene fram mt realisering av visjnen. Sm en del av dette skal det gså utarbeides en nasjnal plan fr meldingsutbredelse, sm skal verta etter «Samspill 2.0» sm nasjnalt plangrunnlag fr fullføring av meldingsutbredelse. Fretaksprtkllen 2013 definerer gså Helse Sør-Østs frpliktelser innen digital samhandling. Innhenting av data til nasjnale helseregistre skjer i dag hvedsakelig manuelt. Det vil være betydelige gevinster å hente ved å kunne gå ver til elektrnisk samhandling. 3.2 Drivere Behv sett fra klinisk- g ledelsesperspektiv Dagens samhandling understøtter ikke i tilstrekkelig grad behvene fra klinikkene g ledelsen sm er spesifisert i IKT-strategi g handlingsplan: Behv fr økt pasientsikkerhet Behv fr økt kvalitet Behv fr økt effektivitet Behv fr enklere g mer effektiv samhandling Behv fr å støtte sammenhengende behandlingsfrløp Behv fr å balansere hensyn til persnvern g pasientsikkerhet, m nødvendig ved endringer i lvverk Behv fr tilgang til ledelsesinfrmasjn fr virksmhetsstyring i sykehus Behv fr trygg g sikker drift av kjernefunksjnene i sykehusene Behv knyttet til IKT-infrastruktur g standardisering 3.3 Strategisk målbilde IKT Strategi g handlingsplan ppsummerer følgende m digital samhandling: Innføring av IKT-løsninger sm understøtter samhandling skal føre til at pasientfrløpet betjenes mer effektivt med høyere kvalitetsmessig verføring av infrmasjn. I tillegg til nasjnale føringer sm stiller krav m økt samhandling, vil IKT-løsninger møte samfunnets frventninger til at helsetjenesten kan dele infrmasjn g tilby selvbetjeningsløsninger fr pasienter g pårørende. Gi pasienter g pårørende innsyn i egen jurnal g kliniske resultater

7 Dat: 7 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Etablere løsninger sm kan snakke fritt med hverandre uten frsinkelser g uten unødighinder Sikkerhet må bygges på en ttalvurdering sm balanserer mellm hensynet til pasientsikkerhet g hensyn til persnvern Etablere løsninger fr å kmmunisere med andre etater, sm NAV g Helf Sørge fr at infrmasjn fra reginens systemer blir tilgjengelig i nasjnal Kjernejurnal g helsenrge.n Sikre implementering av jurnalsystemer med standardiserte skjemaer g meldinger sm kan sendes mellm de ulike aktørene på tvers av behandlingsnivå Utrede muligheter fr å innføre sektrvergripende systemløsninger sm understøtter samhandling på tvers av behandlingsnivåene Pasientfrløpet betjenes mer effektiv med høyere kvalitetsmessig verføring av infrmasjn Møte samfunnets frventninger til at helsetjenesten kan dele infrmasjn g tilby selvbetjeningsløsninger fr pasienter g pårørende Arbeidsprsesser må standardiseres reginalt En rekke prsjekter i helsefretakene der samhandling er tema g mål, må sluttføres g prduksjnsettes 3.4 Interessentversikt Det er mange interessenter sm er viktige fr at prgrammet skal kunne ppnå de strategiske målene. Prgramstyret må sikre et gdt samspill med de ulike interessentgruppene. Prgramstyret må sikre en mer mfattende interessentanalyse, blant annet i frbindelse med detaljering av kmmunikasjnsplan i prgramdirektivet. 4 PROGRAMMETS OMFANG, AVHENGIGHETER OG RAMMER 4.1 Krt beskrivelse av prgrammet Prgrammet skal arbeide fr å sikre ppnåelse av det strategiske målbildet. Prgram fr digital samhandling skal: - sikre at Helse Sør-Øst ppfyller nasjnale frpliktelser g krav i frhld til Nasjnalt meldingsløft, Kjernejurnal, Helsenrge.n g nasjnale helseregistre. - representere Helse Sør-Øst i de nasjnale prsjektene fr digital samhandling g sikre nødvendig kmmunikasjn g avklaringer i Helse Sør-Øst. - sikre at Helse Sør-Østs strategiske mål blir ivaretatt, herunder standardisere reginale arbeidsprsesser. Prgrammet skal levere i henhld til vedtatte nasjnale eller reginale standarder. Der hvr disse ikke finnes, skal nødvendige reginale standarder defineres sm en del av prgrammet. 4.2 Omfang Omfanget av prgrammet kan beskrives i nedenstående figur:

8 Dat: 8 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Restleveranser fra det nasjnale meldingsløftet Følgende ppgaver er verført fra det reginale meldingsløftet: NHN adresseregister Det nasjnale adresseringsprsjektet (OSEAN) styres av Nrsk Helsenett. Prsjektet er en del av nasjnalt meldingsløft, g alle samhandlingsparter må svare pp sine frpliktelser fr å få etablerte NHN adresseregister sm master fr adresseinfrmasjn fr alle aktører i helse-nrge. Interaktiv henvisning g rekvirering Dette prsjektet har sm mål å få etablert meldingstypene digital labratrierekvisisjn g digital radilgihenvisning. Å få etablert elektrniske meldinger fr disse meldingstypene er gså en del av det nasjnale meldingsløftet fra Pleie- g msrgsmeldinger Elektrniske pleie- g msrgsmeldinger ble fra 2011 tatt inn i det nasjnale (g reginale) meldingsløftets mandat. Etter innføringen av Samhandlingsrefrmen har disse meldingene fått enda større aktualitet frdi de kan erstatte de ressurskrevende g usikre rutinene sm ble etablert ved innføring av refrmen i januar Elektrnisk kmmunikasjn mellm Helsefretak Elektrnisk kmmunikasjn mellm Helsefretak var en del av det nasjnale meldingsløftet fra 2008, men er ikke realisert pga. manglende standarder g det frhld at OUS hittil ikke har vært i stand til å mtta elektrniske henvisninger. Behvene fr tiltak på dette mrådet er tatt pp i Styresak 135 fra 2008 g i 2012 i prsjektet «Glemt av sykehuset».

9 Dat: 9 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Elektrnisk sykmelding Dialgmelding Elektrnisk sykmelding var en del i det nasjnale meldingsløftet, men er hittil ikke realisert fra sykehussiden. Alle legekntrer sender i dag elektrniske sykmeldinger, g det er ønskelig, særlig fra NAV sin side, å få etablert disse løsningene på sykehusene. Dialgmelding er i bruk i kmmunikasjn mellm sykehus g kmmune, g mellm legekntrer g kmmune (sm del av PLO meldingene). Det er et sterkt ønske fra fastlegene m å få tatt funksjnaliteten i bruk i dialgen mellm legekntrer g sykehus, særlig i tilknytning til henvisningsprsessen. Oppfølging av restleveransene fra meldingsløftet gjøres gjennm Samrdnet utbredelse av meldinger (SUM). Dette initiativet er en direkte videreføring av det nasjnale meldingsløftet, g drives av Nrsk Helsenett SF. Andre pågående nasjnale prgrammer I frhld til nasjnale prgrammer innenfr digital samhandling skal prgrammet planlegge, styre g krdinere nødvendige aktiviteter i Helse Sør-Øst fr å svare pp fretaksgruppens frpliktelser. Dette gjelder ppgaver relatert til: Publikumsprtaler (Helsenrge.n) Kjernejurnal Å kunne tilby publikumsrettede tjenester gjennm Helsenrge.n vil stille krav til endringer i sektrens fagsystemer g innføring av nye arbeidsprsesser. Etter hvert sm utviklings- g migreringsplanene fr Kjernejurnal kmmer på plass, bør det utvikles et veikart sm gir grunnlag fr å planlegge hvilke endringer sm må gjøres i fagsystemer g standard meldinger fr å sikre best mulig digital samhandling gjennm hele kjernejurnalens planlagte utviklingsløp. Innrapprtering til helse- g kvalitetsregistre Flkehelseinstituttet har allerede freslått elektrnisk innrapprtering til flere av sine registre. Kreftregisteret er allerede i gang. Det vil være en frdel både fr sykehus g de mange registrene at innrapprtering til de mange registrene standardiseres g planlegges samlet. Prgrammet skal gså støtte Helse Sør-Øst sin deltakelse i NUIT (Nasjnalt utvalg fr IT-priritering), samt utarbeidelse av nasjnal handlingsplan fr meldingsutveksling (sm skal verta etter «Samspill 2.0» sm nasjnalt styringsdkument på mrådet). Dette arbeidet er initiert av Strtingsmelding nr. 9/12. Prgrammet har et ansvar fr å utarbeide felles reginale arbeidsprsesser, inkl. internkntrll, samt retningslinjer fr hvilke frihetsgrader det enkelte helsefretak skal ha vedrørende arbeidsprsesser. Der hvr vedtatte nasjnale eller reginale standarder fr kdeverk ikke finnes så skal nødvendige standarder defineres sm en del av prgrammet. 4.3 Avgrensninger Dette prgrammet skal levere på nåværende ambisjnsnivå fr de nasjnale prsjektene. Oppfølgingen av Strtingsmelding nr. 9/12 «En innbygger - en jurnal» vil føre til nye initiativ sm knytter sammen

10 Dat: 10 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Kjernejurnal g Helsenrge.n. Disse initiativene vil ventelig kmme etter at den innledende utredningen er gjennmført i Prgrammet skal følge med på eventuelle endringer g legge frem evt. knsekvenser fr Frnyingsstyret. 4.4 Avhengigheter Prgramstyret må sikre en mfattende analyse av interne g eksterne avhengigheter, blant annet i frbindelse med detaljering av prgramdirektiv g ved gjennmføring av det enkelte prsjekt. 4.5 Tidsramme g verrdnet gjennmføringsplan Prgrammets tidshrisnt er fra januar 2013 til 2016, g er følgelig planlagt gjennmført innenfr fase 1 av IKT strategi g handlingsplan. Nen av prsjektene er i gang g er vertatt fra Meldingsløftet, mens andre prsjekt/aktiviteter er planlagt å starte i løpet av Innføring av nye løsninger skjer etter piltering i utvalgte HF/avdelinger g utbredelse tilpasses situasjnen på det enkelte HF, avhengig av rganisatriske g teknlgiske frhld. Frdi prgrammet i str grad har sin virksmhet definert gjennm nasjnale prgrammer g pririteringer relatert til digital samhandling, vil mange av aktivitetene planlegges i frhld til behvene g kravene fra fretaksprtkllen, knklusjner fra NUIT, Helse- g Omsrgsdepartementet, g lver g frskrifter. Et nasjnalt mål er at basismeldingene skal være på plass i (Strtingsmelding nr. 9/12 kap. 6.2). Prgram fr digital samhandling har definert følgende bilde sm synliggjør leveransene (med tilhørende steg) g implementeringsrekkefølge.

11 Dat: 11 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Prgramstyret må sikre at prgrammet etterlever prinsippet m at ibruktakelse bør skje så snart sm mulig fr å få best mulig nytteeffekt. 4.6 Øknmisk langtidsplan (ØLP) g budsjett Øknmisk langtidsplan Øknmisk langtidsplan (ØLP) legger de verrdnede føringer fr den øknmiske rammen til prteføljen g fr det enkelte prgram fr de neste 5 år. Det årlige arbeidet med ØLP starter i januar g styrebehandles nrmalt i Helse Sør-Øst RHF i juni. I denne prsessen vil det være en dialg med prgramstyrene m behv i det enkelte prgram, g dette innebærer at prgrammene må ha et langsiktig perspektiv i sine vurderinger. Langtidsbudsjettet revurderes årlig g skiller mellm investeringsmidler g driftsmidler, reginal g helsefretak finansiering, samt frdeling på det enkelte år i prgramperiden. Årsbudsjett Prgrammet tildeles ved vergang til nytt kalenderår et endelig budsjett fr det kmmende året. Dette kan avvike fra langtidsbudsjettet; blant annet frdi bevilgningene i statsbudsjettet kan være annerledes enn frutsatt i frbindelse med ØLP. Budsjettet viser innenfr hvilke rammer prgramstyret skal planlegge g styre prgrammet. Prgramstyrets fullmakter innenfr budsjettrammen er nærmere beskrevet i pkt PROGRAMMETS RESULTATMÅL, EFFEKTMÅL OG GEVINSTER 5.1 Resultatmål Resultatmål er de knkrete resultatene (mfang g kvalitet) prgrammet skal levere innenfr gitte tids- g kstnadsrammer. Prgrammets resultatmål er i IKT strategi g handlingsplan beskrevet sm følger: Innføre pleie g msrgsmeldinger (PLO) Innføre integrert g helhetlig adressering Innføre interaktiv henvisning g rekvirering (IHR ) Elektrnisk kmmunikasjn mellm helsefretak Samrdninger mt eresept g elektrniske sykemeldinger Tilpasninger til Nasjnal Kjernejurnal Publikumsprtaler / Helsenrge.n Frnyingsstyret har gjrt følgende presisering av resultatmål: Hele fretaksgruppen har innført elektrniske pleie- g msrgsmeldinger (PLO) til de kmmunene sm kan kmmunisere elektrnisk. Hele fretaksgruppen har innført elektrnisk publisering til NHN adresseregister g har tilgang til ppdatert g enhetlig adressering. Det er innført lab- g radilgisvar i hele fretaksgruppen. Det er innført digital klinisk henvisning g tilknyttet dialgmelding, rekvirering/henvisning innenfr labratriefag g radilgi, epikrise, labratriesvar g radilgisvar mellm helsefretak i Helse Sør-Øst.

12 Dat: 12 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Elektrnisk sykmelding er tatt i bruk i hele fretaksgruppen. Helse Sør-Øst har gjennmført nødvendige endringer i fagsystemer g meldinger slik at elektrnisk samhandling i Helse Sør-Øst videreutvikles i takt med de økede muligheter sm nasjnale satsninger gir i frbindelse med Kjernejurnal g Helsenrge.n. Det er gjennmført nødvendige endringer i fagsystemer g meldinger g elektrnisk innrapprtering til kvalitetsregistre er etablert. Svare pp reginens frpliktelser i frhld til Strtingsmelding 9/12 g fretaksprtkllen Prgrammet må videreutvikle resultatmål basert på drivere, behv g mål beskrevet i kapittel 3, samt resultatmålene gjengitt ver, g dette arbeidet skal gjennmføres ved bruk av reginale virkemidler g i samarbeid med linjen. 5.2 Effektmål g gevinstrealisering Effektmålene beskriver hvilken frbedring sm ønskes ppnådd g sm gir en nytteeffekt/gevinst realisering fr pasienten, virksmheten g/eller samfunnet. Prgrammets effektmål er i IKT strategi g handlingsplan beskrevet sm følger: Helhetlige pasientfrløp støttet av effektive digitale løsninger Bedre pasientsikkerhet gjennm tilgjengelig g ppdatert pasientinfrmasjn fr alle aktører i samhandlingskjeden Digitale løsninger er frankret i nasjnale standarder g felles kmpnenter. Der hvr nasjnale standarder ikke finnes, benyttes reginale standarder Helse Sør-Øst RHF fyller sin rlle i utviklingen av digital samhandling nasjnalt g reginalt i samarbeid med Helsedirektratet, NHN g de andre RHF Digital samhandling i kntinuerlig utvikling sm tilpasser seg endringer i rammebetingelser g teknlgi ikke islert til enkeltprsjekter fr å innføre en bestemt teknlgi Prgrammet skal utdype effektmålene g definere realistiske g målbare kvalitative g kvantitative gevinster. Arbeidet skal gjennmføres i samarbeid med linjen, både helsefretakene g Sykehuspartner. Videre skal prgrammet sikre gjennmføring av «før» målinger i helsefretakene g Sykehuspartner. Prgrammet må sikre utarbeidelse av gevinstrealiseringplan, g prgrammandatet vil ppdateres når denne freligger. Frist fr dette arbeidet er 15.desember Primæransvaret fr selve gevinstrealiseringen ligger hs helsefretakene, men prgrammet har et ansvar fr å støtte helsefretakene i implementering g gevinstrealisering samt å følge pp at målinger blir gjennmført g at nytteeffekten blir ppnådd til avtalt tid i henhld til gevinstplan.

13 Dat: 13 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: 6 PROGRAMSTYRETS MYNDIGHET, ANSVAR OG OPPGAVER 6.1 Overrdnede føringer g reginale virkemidler Frnyingsstyret utnevner prgramstyreleder g den prinsipielle sammensetningen av prgramstyret. Prgramstyret ivaretar den perative styringen av prgrammet, herunder gdkjenning av styrende dkumenter, planverk, budsjetter, gdkjenne beslutningspunkter etc. Prgramstyret utnevner prgramledelsen. Prgramledelsen planlegger g gjennmfører prgrammet i henhld til mandat g øvrige vedtatte styrende dkumenter. Prgramledelsen rapprterer til prgramstyret. Prgramstyret må sikre at prgrammet frhlder seg til reginale standarder g retningslinjer fr gjennmføring av prsjekter g prgrammer i Helse Sør-Øst (PPM-systemet), nasjnale standarder g retningslinjer samt lver g frskrifter. Styringsnivåene ifm prgrammer g prsjekter (ref. PPM) er sm illustrert i figuren under: PPM-systemet er dkumentert i Clarity. 6.2 Ytterligere føringer i IKT-styringssystem I tillegg til de verrdnede føringene sm gjelder fr alle deler av reginens virksmhet så er det utarbeidet reginale styrende dkumenter fr IKT-mrådet. Prgramstyret må sikre at prgrammet frhlder seg til disse føringene, herunder de til enhver tid gjeldende arkitekturkrav g infrmasjnssikkerhetskrav. Videre presiseres det at prgrammet skal frhlde seg reginal frvaltningsmdell når den er vedtatt.

14 Dat: 14 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: 6.3 Prgramstyrets ansvar g ppgaver Prgramstyret er ansvarlig fr realisering av prgrammets strategiske mål innenfr prgrammandatets rammer g fr å sikre gde arbeidsfrhld fr prgrammet. Prgramstyret utarbeider g beslutter et prgramdirektiv basert på føringer i dette mandatet g mal fra frnyingsstyrets prgramkntr (FPK). Direktivet fra prgramstyret gir prgrammet nærmere instrukser m hvrdan prgrammet skal gjennmføres fr å ppfylle prgrammets mandat. Prgramdirektivet skal behandles i frnyingsstyret sm rienteringssak. Prgramstyret styrer prgrammet g tar nødvendige beslutninger innenfr prgrammets mandat g prgramstyrets myndighet. Prgramstyret skal sikre styring g ppfølging av fremdrift, kstnad, risik g kvalitet. Prgrammet har ansvar fr g myndighet til, å starte pp, styre g avslutte, underliggende prsjekter fr å sikre nødvendige leveranser i henhld til prgrammets mandat g PPM-mdellen. Prgramstyret skal sikre at prgrammet til enhver tid har en ppdatert beslutningsversikt fr alle sine prsjekter. Oversikten skal vise hvilken prsjektfase prsjektet er, tildelte prsjektmidler i den enkelte fase, samt beslutningsdat g besluttende rgan fr h.h.v. vergang til nye prsjektfaser, anskaffelser, standardisering av prsesser g kdeverk g implementeringsrekkefølge fr helsefretakene Prgrammet skal rientere frnyingsstyret m nye prsjekter sm er igangsatt (B2 beslutning) innenfr prgramstyrets fullmakt. Prgramstyret skal frhlde seg til den rlle- g ansvarsdeling sm er beskrevet i PPM g eventuelle tilleggsinstrukser fra frnyingsstyret. Prgramstyrets ansvar g ppgaver i henhld til PPM er sm følger: - Prgramstyret skal sikre at prgrammet etableres iht. Helse Sør-Østs mdell fr prsjekt-, prgram-, g prteføljestyring. - Prgramstyret er ansvarlig fr prgrammets resultater, g bistår g følger pp prgramleder fr å sikre at prgrammet når sine mål. Prgramstyret skal ivareta det strategiske ansvaret innenfr sitt mandat g sikre at arbeidet er krdinert med virksmhetenes samlede strategi - Prgramstyret skal dispnere g følge pp tildelte budsjettmidler sm er tildelt av frnyingsstyret i tråd med det strategiske målbildet fr prgrammet. - Prgramstyret har ansvar fr at prgrammets mandat knkretiseres i underliggende prsjekter slik at prgrammets mål realiseres. Prgramstyret gdkjenner prgramdirektiv, beslutningsunderlag, prgramstyringsdkumenter, prgrammets resultat g sluttrapprt i de ulike prgramfasene. - Prgramstyret ppretter g avslutter prsjekter innen sitt prgrammandat, gdkjenner prsjekters mandat, direktiver g resultat, samt eventuelt endrer prsjektenes innhld m nødvendig. Dersm et eksisterende prsjekt med etablerte styrings- g beslutningslinjer underlegges prgrammet vil knsekvensen av dette være at prsjektet må følge prgrammets rapprteringsg styringsstruktur. - Prgramstyret er ansvarlig fr rapprtering til frnyingsstyret iht. gjeldende krav fr rapprtering. - Prgramstyret fretar nødvendige pririteringer g løser eventuelle pririteringsknflikter sm måtte ppstå ift. fr eksempel tid, kst g kvalitet. - Leder av prgramstyret er ansvarlig fr å gjennmføre g lede møter i prgramstyret. - Prgramstyret følger pp saker fra prgramstyremøtene sm de er ansvarlige fr, g sikrer at egen rganisasjn lever pp til sine frpliktelser verfr prgrammet g underliggende prsjekter.

15 Dat: 15 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: - Prgramstyret skal sikre at beslutninger er frankret på rett nivå før beslutninger fattes, fr eksempel beslutninger sm Påvirker andre prgrammer/prsjekter Krever faglig avklaring i aktuelt fagfrum Krever behandling i frnyingsstyret - Andre sentrale ppgaver er: støtte prgrammet g prgramleder sikre at ressurs- g kmpetansebehv dekkes støtte prgrammet g underliggende prsjekter i egen rganisasjn være praktiv ift. saker sm prgrammet bør være ppmerksmme på/må løse tidlig sikre at prgrammet ikke går utver sitt mandat gi styringssignaler g andre innspill til prgramleder Prgramstyret utnevner prgramleder g gir prgramleder myndighet til å styre prgrammet. Prgramleder styrer prsjektlederne i de reginale prsjektene. Prgrammets rganisering må tilfredsstille PPM-systemets krav rlle- g ansvarsdeling, de pliktige rllene i et prgram g et prsjekt g de krav sm freligger til kmpetanse g pplæring i relevante retningslinjer g metdikk. Prgrammet har ansvar fr at deltakerne har den rette kmpetansen m dette. 6.4 Prgramstyrets myndighet PPM-systemet skal legges til grunn fr beslutningspunkter fr prgrammets g prsjektenes vergang fra en fase til den neste. Beslutningspunktene fr prgramstyring (P1-P5 i PPM) skal alltid behandles i frnyingsstyret. I frbindelse med beslutningspunktene fr prsjektstyring (B1-B8 i PPM) må prgramstyret vurdere hvrvidt beslutningen er innenfr prgramstyrets fullmakt. Dersm beslutningen går utver prgramstyrets fullmakt så skal prgramstyret gi en innstilling til frnyingsstyret. Dersm beslutningen går utver frnyingsstyrets fullmakt vil frnyingsstyret gi en innstilling til ledergruppen i Helse Sør-Øst RHF, fr eventuell videre behandling i styret. Øknmiske beslutninger I frbindelse med anskaffelser vil Helse Sør-Østs linjefullmakter gjelde g ikke den linjefullmakten sm prgramstyrets leder har i eget helsefretak/helse Sør-Øst RHF. Faglige beslutninger Prgramstyret har ikke myndighet til alene å beslutte felles systemvergripende reginale prinsipper, prsesser g kdeverk, men skal gi innstilling til frnyingsstyret. Prgrammet skal ha en dialg med relevante faglige fra g deres kmmentarer skal vedlegges fra prgramstyret ved versendelse av saksgrunnlag til FPK. Organisatriske beslutninger Prgramstyret har ikke myndighet til å beslutte frslag m eventuelle rganisatriske endringer i helsefretakene, men skal gi en innstilling til frnyingsstyret sm vil vurdere videre saksgang.

16 Dat: 16 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Beslutninger m rekkefølge fr implementering i helsefretak Prgramstyret har ikke myndighet til å alene beslutte pririteringsrekkefølge fr implementering av løsninger i det enkelte helsefretak. Prgramstyret skal gi en innstilling til frnyingsstyret fr beslutning. Beslutninger vedrørende ekstern kvalitetssikring Det er Helse Sør-Øst RHF sm skal utpeke ekstern kvalitetssirkel fr prgrammet. Prgramstyret har ansvar fr ekstern kvalitetssikring av underliggende prsjekter i henhld til PPM, men avtale m ekstern kvalitetssikring skal gjøres i samarbeid med frnyingsstyrets prgramkntr. 7 GJENSIDIGE FORPLIKTELSER Nedenfr er beskrevet de viktigste rller g frpliktelser de ulike aktørene har i frhld til prgrammet: 7.1 Helse Sør-Øst RHF sine frpliktelser Helse Sør-Øst RHF har følgende frpliktelser verfr prgrammet: Prgrammets ppdragsgiver gjennm frnyingsstyret Krdinering på tvers av helsefretak Overrdnet styring av helsefretakene Overrdnet styring av Sykehuspartner 7.2 Frnyingsstyrets sine frpliktelser Frnyingsstyret har følgende frpliktelser verfr prgrammet: Beslutte prgrammandat g ppnevne prgramstyre Iverksette eventuelle krrigerende tiltak fr å sikre at målsettingene nås Freta/sikre beslutninger sm er utenfr prgramstyrets myndighet Priritere ressurser mellm prgrammene ved eventuelle ressursknflikter 7.3 Prgrammets frpliktelser verfr mgivelsene Prgrammet har følgende frpliktelser: Utføre de ppgaver sm er nødvendig fr å nå målene i prgrammandatet Følge de retningslinjer sm er nedsatt i prgrammandatet Overhlde den vedtatte beslutningsstrukturen 7.4 Det enkelte helsefretaks frpliktelser Det enkelte helsefretak vil ha følgende frpliktelser verfr prgrammet:

17 Dat: 17 / 17 Digital samhandling reginalt g nasjnalt Prgrammandat Lkalt prsjektnr/-id: Reginalt prsjektnr/-id: Samkjøre mrådeplaner med frnyingsstyrets pririteringer, rekkefølge g tidsplaner fr prgrammene Utarbeide gevinstrealiseringplan g gjennmføre «før» målinger i samarbeid med prgrammet Planlegge g implementere innføring av reginale standarder i egen virksmhet Finansiere lkale prsjekter Intern kmmunikasjn i HFet Opplæring av ansatte Gdkjenning av tjenestepris Sikre gevinstrealisering til avtalt tid i henhld til gevinstplan Etablere en lkal styringsstruktur fr utviklingsarbeidet lkalt sm invlverer samhandlings- fagg IKT ledelse. Styringsstruktur g ledelsesfrankring lkalt bør være i samsvar med gjeldende styringsmdell fr IKT i reginen. Være prsesseier g resultatansvarlig fr samhandlingen mellm sykehus/hf g legekntrer internt mellm sykehusets ulike enheter mellm ulike sykehus/hf Være kntaktpunkt med legekntrer g kmmuner i spørsmål m innhld i meldingene Implementere endringene i egen rganisasjn 7.5 Sykehuspartners frpliktelser Sykehuspartner har følgende frpliktelser verfr prgrammet: Leveranseansvar teknlgiløsninger Frvaltnings- g driftsansvar fr de berørte fagsystemene Tildele prsjektressurser til prgrammet Utarbeide gevinstrealiseringsplan g gjennmføre «før» målinger fr SP gevinster i samarbeid med prgrammet Beregne tjenestepris Kmmunikasjn med Nrsk Helsenett m utfrming g leveranse av teknlgiløsninger Eier av avtaler med leverandører av EPJ g fagsystemer Rådgivende ifm. tekniske arkitekturløsninger 7.6 Andre aktørers frpliktelser Lvisenberg g Diaknhjemmet behandles sm helsefretakene i samme pptaksmråde innenfr rammene av gjeldende avtaler.