Brukerveiledning for kalkulasjonsmalen for EVU-tilbud (EVU-malen)

Transkript

1 Brukerveiledning fr kalkulasjnsmalen fr EVU-tilbud (EVU-malen) Arbeidsgruppe mars 2018

2 Innhld 1 Hvrdan kalkulere et EVU-tilbud - «Bruk av EVU-malen» Arkfane - Klassifiseringsskjema Arkfane - Budsjettmdell fr EVU Innledende pplysninger (radene 7-21) Inntekter (radene 22-30) Undervisningskstnader (radene 32-56) Prsjektadministrasjn (radene 58-62) Andre direkte prsjektkstnader (radene 64-71) Leiestedskstnader (radene 73-76) Indirekte kstnader, student (radene 78-82) Resultat (rad 84) Infrmasjn internt m indirekte kstnader g mulig meruttelling ved registering i FS (radene ) Arkfane - KDs-finansieringskategri INFO

3 Innledning Denne brukerveiledningen bygger på rapprten Enkel budsjettmdell fr etter- g videreutdanning (EVU) i UH-sektren av , utarbeidet av en arbeidsgruppe ppnevnt av UHRs øknmi utvalg. Det frutsettes av brukerne er kjent med innhldet i rapprten. Denne brukerveiledningen kan med frdel suppleres med beskrivelse av hvrdan virksmheten har valgt å ta i bruk malen. Kalkulasjnsmalen fr EVU-tilbud (heretter «EVU-malen») er en Excel-fil med ttalt 11 arkfaner. Brukerne av EVU-malen benytter tre av disse arkfanene (Klassifikasjnsskjema, Budsjettmdell fr EVU g Inf KDs finansieringskategri). De resterende 8 arkfanene innehlder virksmhetsspesifikke grunndata g vedlikehldes av mal-ansvarlige ved hver institusjn. Det er utarbeidet en egen brukerveiledning fr tilpassing av EVU-malen. 1 Hvrdan kalkulere et EVU-tilbud - «Bruk av EVU-malen» Fr at EVU-malen skal fungere, må den årlig ppdateres av mal-ansvarlig ved institusjnen. Generelt er det felter i Excel-fila markert med lysegult, sm skal fylles ut. 1.1 Arkfane - Klassifiseringsskjema Det er lagt pp til en egen arkfane Klassifiseringsskjema sm skal dkumentere vurderingene av m kalkylen gjelder bidrag, ppdrag eller salg. Brukerne må velge ett av fire alternativer EVU-tilbud, g deretter velge type kategri (Bidrag, Oppdrag eller Salg) i celle D45. Valgbksen i celle D45 påvirker frmler i neste arkfane «Budsjettmdell fr EVU». 1.2 Arkfane - Budsjettmdell fr EVU Vurdering fretatt i klassifiseringsskjemaet (pkt. 1.1) påvirker Budsjettmdell fr EVU knkret celle C Innledende pplysninger (radene 7-21) De innledende radene bør være relativt velkjente g mtales ikke nærmere. Fr studiepenggivende videreutdanningskurs hvr studentbetaling er mindre enn hva sm ville vært tilsvarende uttelling i KDs finansieringsmdell, så kan «underfinansieringen» registreres i FS g gi meruttelling. Finansieringsprsenten sm vil være aktuell fremkmmer i celle H21 etter at andre inntekter er innarbeidet se mtale av «Inntekter (radene 20-30)» nedenfr. KD-finansieringskategrier «A-F» mtales nærmere i egen arkfane g nedenfr under pkt

4 1.2.2 Inntekter (radene 22-30) Kurstilbudets kalkulerte inntekter (deltakeravgift + andre inntekter g tilskudd = celle R30) vil ut fra valg i KDs-finansieringskategri (celle C21) kunne angi at det kan være grunnlag fr å registrere deler av et studiepenggivende kurs i FS med påfølgende uttelling. Finansieringsprsenten sm vil være aktuell fremkmmer i celle H Undervisningskstnader (radene 32-56) Kstnader til undervisning er frdelt på hnrar til frelesere, sensur, veiledning, faglig ledelse g annen timebetalt arbeid. I klnne D fretar man et valg m det mfatter bruk av vitenskapelige eller teknisk/administrative ressurser. I klnne E velger man m ressursen er intern (I) eller ekstern (E). Dersm det er bruk av interne ressurser, så vil det beregnes indirekte kstnader av den interne tiden sm benyttes på EVU-kurs. Bruk av eksterne ressurser vil ikke gi grunnlag fr beregning av indirekte kstnader. I de gule feltene må det fylles ut egne verdier. I klnne J fylles det ut fr antall grupper man under viser i på et EVU-kurs. I klnne L velges det m timene utført på EVU-kurset er basert på lønnstabell A eller C. I klnne O fylles det ut en vektingsfaktr fr undervisning. Her vil nrmene være ulike på EVU-kursene. Nrmalt sett vil vektingen variere mellm 1 til 4. I rad 52 g 53 i budsjettmdellen legges det inn kstnader fr bruk av eksterne ressurser sm faktureres EVU-kurset, enten gjennm enkeltmannsfretak eller firma. Disse kstnadene gir ikke grunnlag fr beregning av indirekte kstnader på EVU-kurset. Antall timer g timepris sm er avtalt fr EVU-kurset legges inn i de gule feltene Prsjektadministrasjn (radene 58-62) Virksmhetsspesifikk tilpassing: Flere institusjner belaster prsjektledelse g -knsulent sm direkte kstnader i EVU-kalkyler. EVUmalen gir mulighet fr dette, men under beskrivelsen nedenfr av vedlikehld av malen pekes det på de indirekte kstnadene sm malen beregner, da bør være redusert fr liknende aktiviteter Andre direkte prsjektkstnader (radene 64-71) Graden av differensiering kan variere mellm institusjnene, men tilnærming antas kjent Leiestedskstnader (radene 73-76) Kstnader fr bruk av egne lkaler antas å være kjent gjennm leiestedmdellen. Ved behv fr mer enn t leiesteder kan det legges til flere rader, men disse bør legges inn mellm rad 79 g 80 fr å bli med i ttalkstnadene Indirekte kstnader, student (radene 78-82) EVU-malens ppbygging frdeler disse kstnadene etter studiepeng g per deltager. Disse kstnadene utgjør en betydelig andel av de indirekte kstnadene sm er henført til all utdanning. De fire største kstnadselementene vil være: 4

5 all sentral studieadministrasjn (men ingen sentral frskningsadministrasjn) studentenes andel av sentrale IT-tjenester (øvrige IT-kstnader inngår i ansattes arbeidsplassats) mye av fakultetsadministrasjnen (etter at frskningsadministrasjn er trukket ut) mye av biblitekressursene (etter at frskningsadministrasjn er trukket ut) Resultat (rad 84) EVU-malen tar ikke høyde fr eventuell sikkerhetsmargin g/eller resultatkrav. Den enkelte institusjn må vurdere hvrdan dette ivaretas Infrmasjn internt m indirekte kstnader g mulig meruttelling ved registering i FS (radene ) Dette er «bare» infrmasjn sm ikke fremkmmer ved utskrift («utenfr utskriftsmrådet»). Den enkelte institusjn må vurdere hvrdan dette eventuelt fremkmmer internt. 1.3 Arkfane - KDs-finansieringskategri INFO I denne arkfanen gis en beskrivelse av departementets finansieringskategrier. Dette legger til grunn fr valg av kategri i budsjettmdellens celle C 21. 5