Årsmøte må holdes før 1. mars hvert år. Det sendes innkalling minst 5 uker før årsmøtet. Oppgaver til årsmøtet, planer og rammer for neste år

Transkript

1 Rutiner fr Dysleksi Osl Rutiner Årsmøte Årsmøte må hldes før 1. mars hvert år. Det sendes innkalling minst 5 uker før årsmøtet. Oppgaver til årsmøtet, planer g rammer fr neste år September Sette pp en verrdnet årsplan / aktivitetskalender fr påfølgende år Lage en tidlig versjn av budsjettet Sende søknad m likemannsmidler til påfølgende år Diskutere tema på medlemsmøte sm følger årsmøtet Oktber Sette dat fr årsmøte Invitere fredragshlder til medlemsmøtet sm følger årsmøte Nvember: Aktivisere valgkmiteen, denne velges av styret Utarbeide første utkast til handlingsplan påfølgende år Budsjett påfølgende år ppdateres Desember: Frberede årsmøte papirer: Det ryddes i medlemsregisteret, alle sm ikke har betalt fregående år meldes ut. Avklar med frbundet m når dette gjøres g når det er lurt å sende ut et purrebrev/mail. Årsmelding klargjøres Regnskap klargjøres Ferdigstille handlingsplan påfølgende år Frslag til styre: 5 eller 7 styremedlemmer g 2 vara. Ungdmsrepresentant inngår i ttalt antall styremedlemmer. Ungdmsrepresentant har persnlig vara. Alle velges fr 2 år. Halve styret på valg hvert år. Hvem tar gjenvalg? Sett pp liste ver freldre sm har barn sm kmmer på arrangementene. Det er naturlig å starte med å spørre dem. Uke 1-2: Sende innkalling til årsmøte Mail kan brukes fr de sm har registrert dette i medlemsregisteret. Alle mail sm kmmer i retur må følges pp med innkalling pr brev. Flett brev i WORD med adresser fra medlemsregisteret. Uke 3-6: Avslutte regnskapet g få det revidert Budsjett påfølgende år ppdateres Rapprtering Likemannsmidler frist 1. februar fr fregående år. Side 1 av 5

2 Rutiner fr Dysleksi Osl Uke 7: Avhlde årsmøte Knstituering: Gdkjenne innkalling, velge møteleder, referent g gdkjenne saksliste Årsmelding Revidert regnskap Budsjett g arbeidsplan Innkmne saker Valg: Velge styre Velge revisr. Denne må være uavhengig av styre. Delegater til årsmøtet m/vara (det året det er årsmøte) Delegater til fylkesårsmøtet m/vara har Osl dette? Uke 8-10: Etter årsmøtet sendes følgende til frbundet, frist 15. mars: Regnskap Budsjett Nytt styre Handlingsplan Oppdatere Brønnøysund, via AltInn: Nytt styre, husk å ha klar skannet kpi av årsmøteprtkllen Evt endringer i vedtektene Uke 21: Rapprtering Frifndsmidler fr periden 1. juni til 31. mai. Frist 31. mai Regnskap Kntingent FFO: Beregnes på bakgrunn av antall medlemmer regnskapsåret før. Både hvedmedlem g husstandsmedlemmer teller med. Det er på det samme grunnlaget sm vi selv får midler fra frbundet, det tilsvarende det frbundet får statsstøtte på. Vent på tall fra frbundet, de tallene de bruker er revisrgdkjente. Laget har 2 bankknti i DnB. Fakturaer Når det bestilles ne sm Osllaget skal mtta faktura fr, skal fakturaen sendes direkte til kasserer. På den måten sikrer vi at fakturaene blir betalt i tide, g at vi unngår strafferenter g purregebyr. Oppgaver: Føre bilag frtløpende Ta ut kntutskrift frtløpende Avstemme banken hver måned Gi krt øknmisk status på hvert styremøte, inkl prgnse fr året Legge frem halvårsregnskap på møtet i juni, alternativt i august Banken Psten: Leder g kasserer bør ha tilgang til kntene via nettbank. Det ligger en sikkerhet i at nen andre enn kasserer kan følge med på bevegelsene. Side 2 av 5

3 Rutiner fr Dysleksi Osl Det er pprettet egen nettbank-avtale sm leder g kasserer dispnerer. Denne kan verføres nye representanter, uten at disse har et kntfrhld til DnB. Kasserer har eget visakrt på knten. Laget har egen knt hs Psten. Benyttes når vi sender ut mer enn 200 brev. Da benytter vi prduktet masseutsendelse. Brev på 14 gram/3ark kster 5,38 kr. Må stempels med eget stempel. Søknader m penger: Medlemskntingent fra frbundet: Frutsetter at årsmelding, regnskap, budsjett g handlingsplan er sendt inn innen 15. mars. Kmmer av seg selv. Frifndsmidler: kr kmmer av seg selv sm følge av barne- g ungdmsarbeid, g at vi har ungdmsrepresentant i styret. Kan søke m pptil ,- til knkrete prsjekt/tiltak Frist 1. april Likemannsmidler: Frutsetter at gdkjent likemann deltar på arrangementene Frist 1. ktber. Kulturetaten i Osl: Søke m driftsstøtte fr påfølgende år, med basis i frrige regnskapsår. Frist 1. september. Andre kilder å søke: FS støtte til kurs, se Søkes løpende gjennm hele året. Må søke g få gdkjennelse før kursene er gjennmført. Kursplan er veldig generell g kan dekke de fleste av våre kurs. Strebrand Du kan søke midler 1 april Gjensidigestiftelsen Extrastiftelsen / Helse-rehab April/mai Sparebanker 1. april? Lkale stiftelser Legathåndbken Fylkesmannen/fylkeskmmunene Kmmunens Aktivitetsmidler, i Osl frivillighetsmidler. De er frdelt pr bydel g passer ikke fr ss.. Bingpenger (ring bingklubbene) Grasrtandel spre dette til medlemmer g alle dere kjenner. Kmmer 3 ganger i året rett inn på knt. Se Refusjn av mms gjøres via frbundet. Frskriftens 10, 3 ledd: Maksimalt kmpensasjnsbeløp beregnes av Ltterig stiftelsestilsynet etter den beregningsmdell sm fastsettes av departementet. Beregningsmdell fr maksimalt kmpensasjnsbeløp vil være basert på 35 prsent av ttale driftskstnader sm kmmer inn under den frivillige g ikkefrtjenestebaserte delen av virksmheten, etter avgrensning g fradrag i samsvar med frskriften 7 niende ledd g 11, multiplisert med en faktr på 0,2. Se OBS! Det må påregnes en avkrtning frdi den avsatte ptten er gitt, uavhengig av antall søknader. Ordningen administreres av Ltteri g stiftelsestilsynet: Side 3 av 5

4 Rutiner fr Dysleksi Osl Verving av medlemmer Sikre at alle PPT-kntr deler ut brsjyre fra lkallaget Sikre at alle BUP-kntr deler ut brsjyre fra lkallaget Sikre at alle Mestringskntr deler ut brsjyre fra lkallaget Aktiviteter/kurs: gi medlemsfrdeler, lavere egenandel, være tydelig på frventning m medlemskap fr å delta på våre arrangementer. Nettsiden Dysleksi Osl har nettside under Dysleksi Nrge sin side. En i styret må være administratr. Ansvaret fr å lage nettsider med prgram g invitasjner, evt annet vi ønsker å legge ut infrmasjn m. Sidene redigeres her: Vi legger ut års- eller halvårskalender NB! Vi må ha rettigheter til å laste pp bilder g bruke disse på nettsiden. Gratis bilder kan hentes fra: Carline i Frbundet kan hjelpe med andre bilder Infrmasjn En i styret har ansvaret fr infrmasjn til medlemmene: Utfrme tekst til invitasjner sm publiseres på nettsiden. Dette kan gså legges til de sm skal arrangere. Utfrme brev g mail sm skal sendes medlemmene Dataansvarlig henter ut adresselister fra medlemsregisteret. Disse legges i Excel (ikke csv fil) g brukes til å flette WORD g legge i adresseliste i mailene. Legg på spesielt frmat=pstnummer fr å få på plass ledene 0 i pstnummer til feltting i WORD. Sende mail g brev til medlemmene. Ta med egen rubrikk på knvlutten m de sm får brev frdi vi får mailen i retur. Be de rette pp mailadressen i medlemsregisteret. Brev sendes 2-3 ganger pr år: Innkalling til årsmøte i januar Mulig inf m aktiviteter i april Inf m høstens aktiviteter i slutten av august eller tidlig i september. Brev bør nå frem ca 2 uker før første arrangement (årsmøte 5 uker) Vi sende B-pst. Se regnskapsrutinene pkt m banken/psten. Mail: Privat mailknt kan knyttes pp mt Dysleksi Osl sin, slik at mailene sendes fra Dysleksi Osl via egen PC. Legg alle mttagerne i blindkpi. De skal ikke vises alle. Det kan sendes ut infrbrev fra lkallaget via mail ftere enn vi sender brev. Infmail bør ikke sendes ftere en én gang pr mnd. Følge pp mailknten på >lgin Myzne >lgin webmail. Oppgaven med å besvare mailene kan frdeles blant styremedlemmene Melde ss av alle mail-lister sm sender ss reklame. Side 4 av 5

5 Rutiner fr Dysleksi Osl Aktivitetskalender fr et standard år Under vises frslag til en årskalender fr ekstern aktivitet. Styrets møter g deltagelse på kurs g samlinger er ikke med i versikten. Måned Dat Aktivitet Januar Ungdmstreff kurs g aktivitet? Februar Årsmøte med medlemsmøte etterpå Mars April Mai/juni August Ungdmstreff kurs g aktivitet? Trafikkurs Ungdmstreff Tur til Hvedøya? Ungdmstreff kurs g aktivitet? Barnetreff September Medlemsmøte Trafikkurs? Oktber Ungdmstreff kurs g aktivitet? Helg? Nvember Desember Ungdmstreff kurs g aktivitet? Side 5 av 5