Dokumentasjon TDC Invoice Online Ver. August

Transkript

1 Dkumentasjn TDC Invice Online Ver. August TDC AS Side 1 av 14

2 Innhld TDC INVOICE ONLINE FAKTURAPORTAL... 3 ADMINISTRATOR KATEGORIER KUNDEADMINISTRATOR FAKTURASTEDSANSVARLIG KOSTNADSSTEDSANSVARLIG BESTILLER FUNKSJONER I INVOICE ONLINE OVERSIKT OVER DINE FAKTURAER I INVOICE ONLINE TOTALOVERSIKT OVERSIKT FAKTURASTEDER OVERSIKT OVER KOSTNADSSTEDER TOTALOVERSIKT KOSTELEMENTER OVERSIKT OVER IKKE BETALTE FAKTURAER ADMINISTRASJON ADMINISTRASJON AV BRUKERE ETABLERE ELLER REDIGERE INFORMASJON PÅ KOSTNADSSTED ETABLERE NYE ELLER ENDRE INFO PÅ ADMINISTRATORER SKILLE MELLOM JOBB OG PRIVATSAMTALER REDIGERE INFORMASJON TIL OPPLYSNINGEN LISTEVISNING - OPPRINNELSESMARKERING ONLINE BESTILLINGER AV ABONNEMENT OG TJENESTER PÅ MOBIL ETABLERE NYTT ABONNEMENT PORTERING OPPSIGELSE AV ABONNEMENT SPERRING OG ÅPNING AV SIM KORT BESTILLE BLACKBERRY BYTTE SIM KORT, BESTILLE FLERE SIM KORT OG MOBILNUMMER RAPPORTER MOBILRAPPORTER FASTTELEFONIRAPPORT REGNSKAPSRAPPORTER TELEFONLISTE MED ALLE ABONNENTER SPESIALRAPPORTER OG AUTOMATISKE GRENSESNITT SENDE SMS TIL ENKELTPERSONER ELLER GRUPPER VIS MEG DE MEST BRUKTE FUNKSJONENE...14 TDC AS Side 2 av 14

3 TDC Invice Online fakturaprtal TDC Invice Online tilbys alle kunder av TDC. Vårt mål er at dette verktøyet bl.a. skal gi brukerne muligheten til å effektivisere bedriftens fakturabehandling, frbedre kstnadskntrllen g kstnadsføringen. Invice Online er gså et verktøy fr vedlikehld av mbilabnnement g nline bestillinger. Alt er webbasert g du kan lgge deg på fra en hvilke sm helst pc med tilgang til Internett. Administratr kategrier Din virksmhet kan ha fire kategrier eller nivåer administratrer. Det er ingen grense fr hvr mange per kategri. Her ser du hvrdan du ppretter en administratr Kundeadministratr Dette er bedriftens Kundeadministratr med alle rettigheter g versikt ver hele virksmheten (fakturasteder). Ved etablering av administratr definerer man m denne gså skal ha tilgang til å gjøre nlinebestilling/endringer. Dette defineres per bruker. Kundeadministratr kan etablere nye administratrer i bedriften tilsvarende ett nivå lavere (fakturastedsansvarlig). Da kundeadministratr har alle rettigheter er det ikke nødvendig å sette pp tilgangskntrll sm avgrenser innsyn på fakturasteder fr denne rllen. TDC AS Side 3 av 14

4 1.2. Fakturastedsansvarlig Har samme rettigheter sm kundeadministratr, men avgrenset innen egne fakturasteder. Fakturaenhetsansvarlig kan pprette Kstnadsansvarlige. Kundeadministratr krysser av fr de fakturastedene fakturaansvarlig skal ha Kstnadsstedsansvarlig Har tilgang til Fakturainfrmasjn g mdulen Standardrapprter avgrenset ned på kstnadsstedsnivå. Kstnadsstedansvarlig kan gså ha rettigheter til å gjøre bestillinger. Ved registrering krysser man av fr de fakturastedene fakturaansvarlig skal ha 1.4. Bestiller Denne brukeren har kun tilgang til bestillings- g administrasjnsmdulen g er tilpasset fr eksempel en helpdesk funksjn sm ikke har behv fr tilgang til fakturainfrasjn. 2. Funksjner i Invice Online TDC Invice Online tilbyr følgende hvedfunksjner: Ttalversikt (mbil, fast g data) Én faktura pr juridiske enhet (fakturasted) Tilhørende PDF faktura fr utskrift på Mbil Drill dwn funksjnalitet fra fakturasum ned til hver enkelt samtalestrøm Kstnadsfrdeling i henhld til kundens kntplan (kstnadssted) frdelt på kstelement Alle mbilnummer kan gis alias g eller knyttes til persner, avdelinger g kstnaddssted Online mbilbestillinger av abnnement g tjenester Online bestillingslgg med ppdatert statusinf Åpne/sperre mbil abnnement Autmatisk varsling på sms/mail ved bestilling aktivering Standardrapprter Eksprt av data til Excel Skattemessig håndtering av mbilabnnement Sende SMS til bedriftens g andres mbil Hurtigsøk på fakturanummer g abnnenter/kstelementer TDC AS Side 4 av 14

5 2.1. Oversikt ver dine fakturaer i Invice Online Under arkfanen Faktura finner du all infrmasjn m tidligere fakturaer til samtlige fakturasteder i din virksmhet. Vær ppmerksm på at dette baserer seg på fakturerte beløp fr den valgte måned. Trafikken vil da tilhøre måneden før. Abnnent faktureres kvartalsvis på frskudd. Du finner gså snarveier til disse rapprtene på prtalens startside Ttalversikt Ttalversikt viser sum fakturert fr alle fakturasteder du har definert, frdelt på tjenester levert av TDC. Ttalversikt finner du under Oversikt i undermenyen til Faktura eller snareveien se din ttalkstnad på startsiden Oversikt fakturasteder Summert faktura fr det enkelte fakturasted er tilgjengelig i undermenyen Fakturasted. Her kan du kntrllere fakturaer fr periden eller drille deg videre ned fr å se fakturabeløpet splittet pp i kstnadssteder dersm du har valgt å innføre dette. Kstnadsfrdelingen per tjeneste (mbil, fast g data) finner du ved å klikke på fakturastedsnummeret. Alle mbilfakturaene kan hentes pp i PDF frmat fr utskrift hvis dette er ønskelig. Du finner disse ved å klikke på undermenyen Fakturasted g Vis fakturaer. Faktura fr fast g data frventes implementert 2.halvår Oversikt ver kstnadssteder Mange bedrifter ønsker å frdele fakturaene på kstelementer (mbilabnnement, fastnummer) fra ett eller flere fakturasteder til flere kstnadssteder. Dersm nivået kstnadssted er implementert vil du finne en versikt ver disse ved å klikke deg inn på menyen Kstnadssteder under Faktura. Du kan drille deg videre ned ved å klikke på ønsket kstnadssted g Fakturanummer fr å analysere: - Kstnader frdelt på tjeneste - Tjeneste frdelt på kstnadselementer (frbruk, abnnement etc.) - Ved valg av frbruk kan man drille videre ned på trafikk elementer (SMS, utlandstrafikk etc.) Siste nivå er navn på kstelement (bruker) sm har benyttet seg av tjenesten. TDC AS Side 5 av 14

6 Ttalversikt kstelementer Kstelement er siste ledd i en faktura drilldwn. Et kstelement er fr mbil et mbilnummer, fastnett et direktenummer g data et sambandsnummer (data på kstelement nivå er ikke implementert enda). Rapprten gir versikt ver frbruk per kstelement fr ønsket fakturaperide. Kstelementet kan være knyttet pp mt et kstnadssted dersm kstnadssted er definert. Ved å klikke deg inn på Kstelement under menyen faktura kan du søke pp kstelementer på nummer (mbilnummer, fastnummer eller sambandsnummer). Du kan gså søke pp grupper av kstelementer frdelt på kstnadssteder Oversikt ver ikke betalte fakturaer Under valget Ikke betalte fakturaer, har du en versikt ver fakturaer sm er frfalt g merket med antall dager siden frfall. Fr å gjøre det mer versiktlig har vi merket med gult dersm det er mindre enn 10 dager siden frfall g rødt når mer enn 10 dager. Tabellen viser gså evt. restbeløp. TDC AS Side 6 av 14

7 2.2. Administrasjn Invice Online gir deg tilgang til å redigere ditt ppsett av: - Brukere - Kstnadssteder - Attestasjnsasvarlige (kmmer) - Angi private prduktgrupper I avsnittene under beskriver vi nen av endringsmulighetene. Husk at administratrnivå bestemmer hvilke rettigheter du har fr å gjøre endringer Administrasjn av brukere Alle med et mbilnummer eller fastnummer er definert sm brukere i Invice Online. Ved å klikke deg inn på undermenyen Kstelementer i Administrasjn har man tilgang til følgende infrmasjn: Type (Mbil/fast) Telefnnummer Lkalnummer SIM-krtnummer PUK1 (viktig dersm man har glemt PIN kden g telefnen er låst) Status (aktiv/inaktiv) Tjenester SIM krt type: (Hved/dbbeltkrt/datakrt) TDC AS Side 7 av 14

8 Dersm infrmasjn m kstnadssted er angitt finner du dette under Kstnadsfrdeling. Ønsker man å flytte en bruker til et annet kstnadssted gjør man dette her. Husk at man ikke flytter fakturasted. Ønsker du å flytte et kstnadselement fra en faktura til en annen kntakt kundeservice En rullgardinmeny gir deg alternative kstnadssteder. Skattemdell g skattenivå Menyen skattemdell benyttes fr å beskrive m mbilabnnementet skal være en kntrtelefn (legges igjen på jbb) eller en fri telefn dekket helt eller delvis av arbeidsplassen. Denne infrmasjnen fremkmmer på skatterapprten sm er tilgjengelig under standardrapprter. I menyen skattemdell kan man definere m telefnen skal helt eller delvis dekkes av arbeidsgiver. Dersm man velger nivåer sm setter et tak (tak, samtalenivå). Vil en klnne i rapprten vise privat frbruk. Man kan gså gjøre endringer på persnpplysninger Tilleggsfeltene kan benyttes dersm man har behv fr å merke det enkelte kstelementet spesielt. Tilleggsfeltene kan være fritekstsfelt eller rullgardinmenyer. Disse menyene settes pp av kundeadministratr Etablere eller redigere infrmasjn på kstnadssted Kundeadministratr g Fakturastedsansvarlig har rettigheter til å endre infrmasjn på eksisterende kstnadssteder g pprette nye kstnadssteder. Alle feltene er fritekstfelt slik at man kan bruke benevnelser på kstnadssteder tilpasset den enkelte virksmhet. Kstnadsstedskden kan innehlde både tall g bkstaver. Fr å pprette et nytt kstnadssted velger du nytt kstnadssted under menyen Administrasjn g kstnadssteder. TDC AS Side 8 av 14

9 Kstnadssted knyttet til fakturasted Dersm du har flere selskaper knyttet til Invice Online g disse selskapene benytter ulik kstnadsstedsstruktur dvs. kstnadssteder sm ikke er like er det mulig å linke dedikerte kstnadssteder pp mt ett fakturasted. Fakturastedsansvarlig vil da kun se relevante kstnadssteder. Husk at en slik struktur krever at kstelementene sm tilhører et fakturasted ikke kan benytte andre kstnadssteder Etablere nye eller endre inf på administratrer Det er alltid mulig å pprette administratrer (administratrer) ett nivå lavere enn ditt eget. F. eks kan en Kundeadministratr pprette nye administratrer sm har fakturaansvar g lavere. Fr fakturaansvarlige g kstnadsstedansvarlige velger man hvilke faktura/kstnadssteder man skal ha tilgang på. Det vil kun være de tildelte faktura-/kstnadsstedene sm da er synlige. Når man er ferdig med å registrere pp en ny bruker velger man m passrd skal sendes på SMS eller e-pst til bruker. Ved å knfigurere slik at riktige interne persner har tilgang til sine kstnadselementer vil du få ett helautmatisk system sm leverer deg dine data til bruker, lønningskntr, regnskapskntr i rett tid, i riktig frm g ikke minst med riktige kstnader Etablere nye eller endre inf på administratrer Dersm brukeren skal ha tilgang til å gjøre nline bestillinger krysses det av fr dette her. Det er gså mulig å krysse av fr at man ønsker mtta månedlig frbruksrapprt fr kstnadsstedene man er knyttet pp mt Skille mellm jbb g privatsamtaler Med Invice Online har du mulighet til å skille kstnader du ønsker å definere sm private. Kundeadministratr har tilgang via administrasjnsmdulen g differensiere basert på: - Ringestrømmer (fr eksempel 820 XXXXX, MMS). - Tid på døgnet sm skal defineres sm kntrtid. Alle dager kan justeres individuelt Summen av private samtaler fr periden vil fremkmme i egen klnne på rapprten. TDC AS Side 9 av 14

10 Redigere infrmasjn til pplysningen TDC Invice Online sender ppdateringer til de fleste pplysningstjenestene daglig. Infrmasjn m hvilke data sm sendes på det enkelte kstelement (A-nummer eller mbilnummer) finner du her. Administratr: Ved å klikke seg inn på kstelement under administrasjnsmdulen har kundeadministratr tilgang til å redigere på infrmasjn sm sendes til pplysningen. Infrmasjnen er gså tilgjengelig i listefrm (gjelder kun kundeadministratr). Klikk deg inn på velg nummervisning i kstelementmenyen under administrasjn. Bruker: Dersm bedriften tillater det har gså bruker tilgang til å redigere infrmasjn sm sendes til pplysningen. Dette gjøres fra Min side Listevisning - pprinnelsesmarkering Under Kstelement i Administrasjnsmdulen har vi laget en tabell sm viser pprinnelsesmarkering fr dine fasttelefner. Listen kan eksprteres til xls. Det er viktig at denne hldes ppdatert dersm man tar med seg et telefnnummer til ny adresse. Infrmasjnen benyttes bl.a. av Akuttmedisinsk kmmunikasjnssentral (AMK) 113, ved brann 110 g pliti 112 ved utrykning. TDC AS Side 10 av 14

11 2.3. Online bestillinger av abnnement g tjenester på mbil Med Invice Online kan du nå gjøre nline bestillinger g endringer på bedriftens mbiltelefner levert av TDC. - Etablere nytt abnnement - Prtere mbilnummer - Si pp mbil abnnement - Sperre SIM krt - Åpne sperret SIM krt - Bestille tjenesten BlackBerry - Bytte SIM krt - Bestille SIM krt - Bestille telefnnummer Etablere nytt abnnement Er din virksmhet allerede registrert mbilkunde hs TDC kan du hurtig etablere en ny mbilbruker. Når du registrerer velger du hvilke fakturasted abnnementet skal belastes. Valgfritt kan du gså knytte det pp mt et kstnadssted. Etter å ha valgt tilleggstjenester til abnnementet knytter du mbilnummer fra en nummerserie bedriften har fått tildelt eller ber m å få et nytt nummer. Dersm administratr har uaktiverte SIM krt tilgjengelig, vil nedtrekksmenyen gi deg tilgjengelig SIM krt. Aktiveringen vil starte umiddelbart g være ferdigstilt i løpet av 12 timer. Når aktiveringen er gjennmført vil registrerte mttakere få melding på e-pst eller SMS. Du kan registrere et fritt antall mttakere av meldingen Prtering Prtering av abnnement betyr flytting av et mbilabnnement fra en peratør til en annen. Det er svært viktig at alle dataene fylles inn krrekt g at rganisasjnsnummeret eller persnnummer (privatpersn) du legger inn virkelig står ppført sm eier hs tidligere peratør. Fr at prteringen skal gå i henhld til regelverk må TDC mtta et signert prteringsskjema sm bekrefter at tidligere eier gir nummeret fra seg. Dette skjema vil bli autmatisk laget når du følger bestillingsprsessen. Last pp signert skjema ved å klikke på bestillingsnummeret i arbeidslisten Vis bestillinger av abnnement g servicebestillinger Oppsigelse av abnnement Fra listen med tilgjengelige mbilnummer krysser du av fr nummer sm skal termineres. Dersm ønskelig kan du sette en dat frem i tid fr når abnnementet skal pphøre. TDC AS Side 11 av 14

12 Sperring g åpning av SIM krt Dersm et SIM krt skal sperres fr bruk i en peride velger man Sperr SIM krt under Bestilling. SIM krtet vil da bli sperret fr trafikk umiddelbart. Fr å åpne et sperret SIM krt velger du Åpne sperret SIM krt. I listen med sperrede SIM krt krysser du av fr SIM krt sm skal åpnes. Krtet er nå aktivert i løpet av krt tid Bestille BlackBerry Ønsker man å aktivere tilleggstjenesten BlackBerry må bedriften på frhånd være tilknyttet en BES server løsning. I Tillegg må brukeren ha en BlackBerry mbilterminal. Fr nærmere inf vennligst kntakt kundeansvarlig i TDC Bytte SIM krt, bestille flere SIM krt g mbilnummer Skulle et SIM krt bli defekt kan man enkelt aktivere et nytt på eksisterende mbilnummer. Dersm bedriften ikke har SIM krt tilgjengelig krysser du av fr send et SIM krt g angir leveringsadresse. Under menyen bestill SIM krt kan du via nedtrekksmenyen bestille en bulk med uaktiverte SIM. Disse SIM krtene registreres inn i Invice Online g vil være tilgjengelige ved nybestilling eller bytte av defekte krt. Samme prsedyre gjelder dersm man har behv fr flere mbilnummer Rapprter TDC tilbyr mderne grensesnitt med muligheter fr å eksprtere data i ønsket frmat. Vi tilbyr følgende standardrapprter fr bl.a. kstanalyse g skatterapprtering Mbilrapprter - Skatterapprt med versikt ver frbrukt innhldstjenester - Trafikkrapprt ttalt - Oversikt ver abnnement All infrmasjn sm er lagt på kstelementet inkludert SIM krtnummer, PUK etc. - Privat frbruk pr. mnd Ønsker du at mbilbrukeren betaler deler av regningen, kan du velge tak per måned i nedtrekksmenyen skattenivå på kstelementet. TDC AS Side 12 av 14

13 Det verskytende beløpet defineres sm privat g vil fremkmme i en egen klnne i denne rapprten. Abnnement er ikke medregnet. - Privat frbruk pr. år Samme sm privat frbruk per måned, men her utvides periden til år. Rapprten viser da tak per år i frhld til akkumulert frbruk til g med siste faktura Fasttelefnirapprt - Sum per A-nummer Regnskapsrapprter - Regnskapsfil med knteringsstreng sm viser frbruk fr hver abnnent fr et gitt fakturasted eller alle fakturasteder fr en fakturaperide. Rapprten viser gså eventuelt egendefinert knteringsstreng. Regnskapsfilen er tilgjengelig fr mbil, fast g data. - Mmsrapprt fradrag fr innhldstjenester gir skatterapprt sm viser 20 % av innhldstjenestene mva fritt. Innhldstjenester er 4- g 5-siffrede nummer g nummerserien Telefnliste med alle abnnenter - Inkluderer både fast g mbilnummer Spesialrapprter g autmatiske grensesnitt Ønsker du spesialrapprter eller autmatisk grensesnitt fr levering av data i henhld til B2B standard er vi behjelpelige. Fr nærmere inf vennligst ta kntakt med din kundeansvarlig i TDC eller kundeservice på Hurtigsøk på brukere g fakturaer Fr å raskt finne frem til en bruker eller en faktura kan du benytte funksjnen Finn det du trenger raskere denne linken du finner på startsiden. Her kan du søke på en bruker basert på navn eller telefnnummer. Velg Admin dersm du vil editere på infrmasjn mkring bruker eller Faktura fr kstnadskntrll. Søker du på fakturanummer finner du raskt infrmasjn mkring detaljer rundt en faktura. TDC AS Side 13 av 14

14 2.6. Sende SMS til enkeltpersner eller grupper Alle nivåer av administratrer har tilgang til SMS mdulen i Invice Online. Når du sender meldinger vil mttaker se ditt mbilnummer. Dersm du ikke har lagt inn mbilnummeret ditt i din prfil vil alternativt pålggingsnavnet ditt vises. Man kan pprette et ubegrenset antall grupper. Gruppene kan være private dvs. at det kun er dine eller ffentlig sm vil være synlige fr hele bedriften. Man kan bygge pp gruppen hentet fra den interne telefnkatalgen g egne eksterne nummer. En lgg viser alle dine tidligere sendte SMS meldinger g hvem du sendte de til. Lggen kan når sm helst slettes Vis meg de mest brukte funksjnene Fr nærmere dem av hvrdan du utfører de mest vanlige funksjnene i Invice Online klikk her TDC AS Side 14 av 14