KUN TIL INTERN BRUK!

Transkript

1 Internt dkument V1 CHAR Veiledning til nytt anbud på Mdulppbygde sittesystemer g understell Anbudet mfatter følgende tjenester: - Utprøving - Reparasjn utenfr garantitid - Klargjøring fr gjenbruk - Frakt av prdukt til bruker, sluttilpassing g pplæring av bruker Innhld i denne veiledningen: - Leveringstid tjenester - Felles regler fr reise- g pphldskstnader i frbindelse med tjenestereise - Utprøving - Reparasjner - Klargjøring fr gjenbruk - Frakt av prdukt til bruker, sluttilpassing g pplæring av bruker - Kassasjn - Opplæring - Service g teknisk bistand fr øvrig - Dkumentasjn til NAV Hjelpemiddelsentralene - Oversikt ver tilknytning til serviceavtalen KUN TIL INTERN BRUK! 1

2 LEVERINGSTID TJENESTER Tjeneste Inngå avtale m utprøving Gjennmføre utprøving Reparasjn innenfr g utenfr garanti Klargjøring fr gjenbruk Frakt av prdukt til bruker, sluttilpassing g pplæring av bruker Leveringsfrist etter mttatt bestilling 5 virkedager 15 virkedager 7 kalenderdager 15 virkedager 15 virkedager Etter at tjenesten er ferdigstilt, skal Leverandøren dkumentere utførelsen av tjenesten ved å utferdige skriftlig rapprt sm beskriver hvilket arbeide sm er gjrt. Når tjenesten er utført hs bruker skal bruker eller brukers fresatte signere rapprten. Rapprten sendes til NAV Hjelpemiddelsentral. Tidspunktet fr når denne rapprten er mttatt av NAV Hjelpemiddelsentral, regnes sm leveringsdag fr tjenesten. Kpi av signert pakkseddel vedlegges faktura. FELLES REGLER FOR REISE- OG OPPHOLDSKOSTNADER I FORBINDELSE MED TJENESTEREISE Der det i avsnittene nedenfr er ppgitt at reise- g pphldsutgifter ikke er inkludert i tjenesteprisen, gjelder følgende: Disse kstnadene faktureres NAV Hjelpemiddelsentral iht. Statens satser, uten påslag. Ved fakturering skal reisestart- g slutt når det gjelder tid g avstand ta utgangspunkt i den aktuelle NAV Hjelpemiddelsentrals fysiske lkalisering i det fylket hvr ppdraget utføres. Hvis Leverandøren har adresse nærmere leveringsstedet/utførelsesstedet enn NAV Hjelpemiddelsentral, skal Leverandørens adresse tas sm utgangspunkt. Dersm Leverandøren utfører flere ppdrag fr Kunden på samme reise, skal det bare beregnes utgifter fr én reise. Reisetid skal faktureres med samme timepris sm fr reparasjner 2

3 UTPRØVING Leverandøren skal levere utprøving av prdukt hs NAV Hjelpemiddelsentral eller hs den enkelte bruker etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral skal ppgi navn på bruker/brukers fresatte g kntakt i kmmunehelsetjenesten. Leverandør skal innen 5 virkedager etter mttatt bestilling ha avtalt tid g sted fr utprøvning med lkal frmidler eller NAV Hjelpemiddelsentral. Dersm dette ikke lar seg gjøre skal NAV Hjelpemiddelsentral gis tilbakemelding. Utprøving mfatter: Transprt av hjelpemidlet g nødvendig tilbehør til bruker/nav Hjelpemiddelsentral. Leverandøren skal hente aktuelt hjelpemiddel hs NAV Hjelpemiddelsentral, hvis dette er lagerført, eventuelt medbringe hjelpemiddelet fra Leverandørens lager. Alle aktiviteter hs bruker eller hs NAV Hjelpemiddelsentral sm er nødvendig fr at bruker skal få prøvd hjelpemidlet, slik at frmidlerne (fra kmmune g/eller NAV Hjelpemiddelsentral) g bruker skal kunne trekke en knklusjn m hjelpemidlet er egnet fr brukeren. Eventuelt retur av hjelpemidlet (hvis ikke egnet) Utprøvning skal være levert innen 15 virkedager. Hvis lkal frmidler g/eller NAV Hjelpemiddelsentral etter utprøvingen knkluderer med at hjelpemidlet er egnet fr bruker, kan Leverandøren etter avtale med NAV Hjelpemiddelsentral levere hjelpemidlet til bruker. Leverandøren skal gså underrette sentralen skriftlig med et kmplett betalingskrav (prdukt, frbruk av tilbehør/reservedeler g reisekstnader) på alle utgifter, samt underskrift fra frmidler/bruker/pårørende på at ppdraget er utført. Leverandør mttar ppdatert bestilling fra SFE g sender da inn endelig faktura til NAV. Hvis utprøvingen knkluderer med at hjelpemiddelet ikke er egnet, skal gså leverandøren underrette hjelpemiddelsentralen skriftlig med et prisppsett på alle utgifter, samt underskrift fra frmidler/bruker/pårørende på at ppdraget er utført, g ta hjelpemiddelet i retur. Leverandøren skal tilby enhetspris fr utprøving sm dekker alle aktivitetene sm er nødvendig fr å gjennmføre utprøvingen. Handicares enhetspriser fr utprøving: HMS art.nr. Varenr. Varebeskrivelse Enhetspris utprøving Timepris/reisetid KM gdt SALG Utprøving Squiggles selger 790 Ja Ja TEK Utprøving Squiggles intern 790 Ja Ja teknikker SALG Utprøving Myg selger TEK Utprøving Myg intern teknikker 990 Ja Ja Ja Ja SALG Utprøving KIT selger 1390 Ja Ja TEK Utprøving KIT intern teknikker 1390 Ja Ja SALG Utprøving Everyday Activity 590 Ja Ja Seat selger TEK Utprøving Everyday Activity Seat intern teknikker 590 Ja Ja Eksempel: NAV Hjelpemiddelsentral bestiller utprøving av Squiggles sittemdul med Hi Lw understell g diverse tilbehør, utprøving skal fregå hjemme hs bruker. Bruker br t timers kjøring fra NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral har ikke Squiggles på lager, g det skal derfr prøves ut et nytt prdukt. Prduktet kan settes igjen hs bruker dersm det er egnet. Ved utprøving knkluderes det med at prduktet er egnet g det settes igjen hs bruker. Etter endt utprøving sendes en signert pakkseddel sammen med et tilbud til NAV Hjelpemiddelsentral. Tilbudet innehlder hvedprdukt(er) g tilbehør, enhetsprisen fr utprøving, reisetid, kjøregdtgjørelse 3

4 etter statens satser g evt andre reisekstnader. Bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral ppdateres i henhld til tilbudet, g faktura sendes NAV Hjelpemiddelsentral. Kmmentar: Det er viktig at vi legger pp frnuftige reiseruter slik at vi så langt sm mulig har flere ppdrag på samme reise. 4

5 REPARASJONER Garantireparasjner Leverandøren skal vederlagsfritt ferdigstille garantireparasjner innen 7 kalenderdager etter at NAV Hjelpemiddelsentral har reklamert. Reparasjner utenfr garantien Dette punktet gjelder reparasjnsarbeider sm ikke er mfattet av rammeavtalens garanti- g reklamasjnsbestemmelser. Leverandøren skal levere reparasjner av «Mdulppbygde sittesystemer g understell» etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. Reparasjner av «Mdulppbygde sittesystemer g understell» skal utføres fagmessig, g slik at prduktet i ettertid fungerer slik det er ment å gjøre. Leveringsfrist fr reparasjner er 7 kalenderdager. Dkumentasjn av utført tjeneste følger av avsnittet m Leveringstid tjenester. Leverandøren skal fakturere på følgende måte: Når reparasjner utføres hs Leverandør, faktureres faktisk timefrbruk med den tilbudte timeprisen, frbrukte deler samt frakt til avtalt leveringssted. Dersm prduktet må fraktes til Leverandøren, skal NAV Hjelpemiddelsentral dekke frakt til Leverandørens lkaler. Når reparasjner utføres hs NAV Hjelpemiddelsentral eller hs bruker, faktureres faktisk timefrbruk med tilbud timepris g frbrukte deler. Reise- g pphldsutgifter kmmer i tillegg hvis reparasjnen skjer hs bruker. Den tilbudte timeprisen på reparasjner skal gså benyttes ved reisetid. NAV Hjelpemiddelsentral besørger frsendelse av «Mdul ppbygde sittesystemer g understell» til Leverandøren fr reparasjn. Leverandøren skal etter reparasjn sende «Mdulppbygde sittesystemer g understell» til NAV Hjelpemiddelsentral på en rimelig g hensiktsmessig måte. NAV Hjelpemiddelsentral betaler fraktkstnader i frbindelse med reparasjn. Handicares timepriser ved reparasjn/reisetid: HMS art.nr. Varenr. Varebeskrivelse Pris Timepris KM gdt SALG Timepris Sittesystem selger 580 Ja Ja TEK Timepris Sittesystem intern teknikker 580 Ja Ja Eksempel 1: NAV Hjelpemiddelsentral bestiller en reparasjn av Myg. Reparasjnen skal fregå hs hjemme hs bruker. Bruker br t timers kjøring fra Handicares lkaler, en times kjøring fra NAV Hjelpemiddelsentral. Etter utført reparasjn sendes signert serviceppdrag til NAV Hjelpemiddelsentral sm bekreftelse på utført ppdrag. Oppdraget faktureres på følgende måte: Reservedeler/tilbehør, reisetid tur/retur NAV Hjelpemiddelsentral bruker (2x1 time à kr. 580,-), kjøregdtgjørelse etter statens satser, faktisk tid sm er gått med til reparasjn à kr. 580,- pr time. Kmmentar: Det er viktig at vi legger pp frnuftige reiseruter slik at vi så langt sm mulig har flere ppdrag på samme reise. Eksempel 2: NAV Hjelpemiddelsentral bestiller reparasjn av Myg. Reparasjnen skal fregå på NAV Hjelpemiddelsentral. Etter utført reparasjn sendes signert serviceppdrag til NAV Hjelpemiddelsentral sm bekreftelse på utført ppdrag. Oppdraget faktureres på følgende måte: Reservedeler/tilbehør, faktisk tid sm er gått med til reparasjn à kr. 580,- pr time. 5

6 KLARGJØRING FOR GJENBRUK Med gjenbruk menes at en bruker ikke lenger har behv fr prduktet, g at hele eller deler av prduktet settes i stand slik at det kan brukes på nytt. Leverandørene skal tilby klargjøring fr gjenbruk av de enkelte prduktene. Vurderingen av hvrvidt prduktene skal gjenbrukes gjøres av den enkelte NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral skal levere enheter de ønsker gjenbrukt til Leverandøren. Enhetspris fr gjenbruk skal innehlde: Rengjøring i den utstrekning det er nødvendig Ettersyn, herunder funksjnstest Reparasjn/utskiftning av ødelagte g slitte deler, slik at hjelpemiddelet fremstår i standardknfigurasjn Ny bruksanvisning Frakt til hjelpemiddelsentralen Klargjøring g utsendelse skal være levert innen 15 virkedager. Gjenbruk bestilles av NAV Hjelpemiddelsentralen. Ovennevnte tjenester skal utføres fagmessig. Etter at arbeidet i frbindelse med klargjøring fr gjenbruk er gjennmført, skal prduktet fremstå sm tilnærmet nytt. En fast enhetspris mfatter vennevnte kulepunkter. I tillegg kmmer stykkpris på reservedeler g tilbehør sm byttes ved gjenbruk. NAV Hjelpemiddelsentral besørger frsendelse av «Mdul ppbygde sittesystemer g understell» til Leverandøren i frbindelse med klargjøring fr gjenbruk. NAV Hjelpemiddelsentral betaler fraktkstnadene fr å sende prduktet til Leverandøren i frbindelse med klargjøring fr gjenbruk. Handicares enhetspriser på klargjøring fr gjenbruk: HMS art.nr. Varenr. Varebeskrivelse Pris Timepris Km gdt TEK Gjenbruk Squiggles/Myg intern teknikker 790 Nei Nei TEK Gjenbruk KIT intern teknikker 890 Nei Nei TEK Gjenbruk Everyday Activity Seat intern teknikker 590 Nei Nei Eksempel: NAV Hjelpemiddelsentral bestiller klargjøring til gjenbruk av fire Squiggles. NAV Hjelpemiddelsentral sørger fr at prduktene blir levert til Handicares lkasjn. Etter at prduktene er klargjrt fr gjenbruk sendes en signert pakkseddel/serviceppdrag til NAV Hjelpemiddelsentral sm bekreftelse på utført ppdrag. Handicare frakter prduktene tilbake til NAV Hjelpemiddelsentral. Oppdraget faktureres på følgende måte: Reservedeler/tilbehør, enhetspris fr klargjøring fr gjenbruk x4. 6

7 FRAKT AV PRODUKT TIL BRUKER, SLUTTILPASSING OG OPPLÆRING AV BRUKER Hvedregelen er at NAV Hjelpemiddelsentraler velger m utstyr leveres NAV Hjelpemiddelsentral eller bruker. Ved levering til NAV Hjelpemiddelsentral gjelder leveringsbetingelsen Delivery Duty Paid (DDP), Incterms Tjenesten «Frakt av Mdulppbygd sittesystem g understell til bruker, sluttilpassing g pplæring av bruker» benyttes i situasjner der prduktet leveres direkte til bruker g når NAV Hjelpemiddelsentraler har et nytt eller gjenbrukt prdukt på sitt lager, sm skal transprteres til bruker, g bruker får pplæring ved levering. Tjenesten gjelder enten Mdulppbygd sittesystem g understell leveres sm en enhet eller hver fr seg. Leverandøren skal levere frakt av prdukt fra leverandør eller NAV Hjelpemiddelsentral til bruker g pplæring av bruker etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral har ansvaret fr å krdinere med bruker/brukers fresatte g evt. kmmunehelsetjenesten. Frakt av prdukt til bruker, sluttilpassing g pplæring skal være utført innen 15 virkedager g dkumenteres sm beskrevet under Leveringstid tjenester. Reise- g pphldskstnader er inkludert i enhetsprisen. Handicares enhetspriser på Frakt av prdukt til bruker, sluttilpassing g pplæring av bruker: HMS art.nr. Varenr. Varebeskrivelse Pris Timepris Km gdt SALG Frakt Squiggles/Myg/KIT til bruker 1990 Nei Nei inkludert sluttilpassing g pplæring TEK Frakt Squiggles/Myg/KIT til bruker 1990 Nei Nei inkludert sluttilpassing g pplæring SALG Frakt Everyday Activity Seat til bruker 1590 Nei Nei inkludert sluttilpassing g pplæring TEK Frakt Everyday Activity Seat til bruker inkludert sluttilpassing g pplæring 1590 Nei Nei Kmmentar: Det er viktig å være bservant i frhld til denne tjenesten. NAVs intensjn med denne tjenesten er å synliggjøre g rettferdiggjøre at denne tjenesten er en tjeneste sm leverandørene kan g skal ta betalt fr. Dersm det kmmer reaksjner på at vi fakturerer fr dette, skal dette meldes inn umiddelbart med rdrenummer, slik at vi kan ta det pp med NAV sentralt. Det samme gjelder dersm vi pplever at NAV Hjelpemiddelsentral benytter andre leverandører frdi de er rimeligere på denne tjenesten. Dette er brudd på kntrakten. Prisen på blant annet denne tjenesten er innregnet i ttalkstnad på prduktet g er dermed med i evalueringen til NAV i frhld til hva sm er mest øknmisk lønnsmt fr NAV. Vær bs på at enhetsprisen gså gjelder gjenbrukte prdukter. Dette vil nk ikke ramme ss i større grad, men kan nk være et tema fr Etac g Hjelpemiddelspesialisten nå sm de skal selge færre seter, samtidig sm de har en del seter ute i markedet. Eksempel 1: NAV Hjelpemiddelsentral bestiller en Myg med Hi Lw understell levert til bruker. Bruker br t timers kjøring fra NAV Hjelpemiddelsentral. Handicare frakter prduktet til bruker, tilpasser prduktet g gir pplæring. Etter endt levering sender Handicare en signert pakkseddel til NAV Hjelpemiddelsentral sm bekreftelse på utført ppdrag. Bestillingen faktureres på følgende måte: Hvedprdukt, understell, evt tilbehør, enhetspris fr frakt av prdukt til bruker, sluttilpassing g pplæring av bruker. Reisekstnader skal ikke legges på i tillegg. 7

8 Eksempel 2: NAV Hjelpemiddelsentral bestiller levering av en gjenbrukt Myg med Hi Lw understell til bruker. Bruker br t timers kjøring fra NAV Hjelpemiddelsentral. Handicare frakter prduktet til bruker g tilpasser prduktet. Etter endt levering, sender Handicare en signert pakkseddel/servicerdre til NAV Hjelpemiddelsentral sm bekreftelse på utført ppdrag. Bestillingen faktureres på følgende måte: Evt. nytt tilbehør (etter avtale med NAV Hjelpemiddelsentral), enhetspris fr frakt av prdukt til bruker, sluttilpassing g pplæring av bruker. Reisekstnader skal ikke legges på i tillegg. 8

9 KASSASJON Leverandøren skal ved reparasjn g klargjøring fr gjenbruk alltid vurdere m prduktet bør kasseres. Vurderingen skal basere seg på en kst nytte betraktning, samt at det gså skal ses hen til frhldet mt pris fr helt nytt prdukt. Tilsier denne vurderingen at prduktet bør kasseres, skal Leverandøren freslå kassasjn, g Leverandøren skal så raskt sm mulig infrmere NAV Hjelpemiddelsentral (kassasjnsutvalget) slik at kassasjn kan vurderes. Leverandørens anbefaling skal innehlde prduktets HMS artikkelnummer g en begrunnelse fr hvrfr prduktet bør kasseres. Dersm kassasjnsutvalget mener at prduktet ikke skal kasseres skal det uten ugrunnet pphld, g senest innen 5 virkedager, gi Leverandøren skriftlig beskjed m dette, g Leverandøren skal da gjøre arbeidet ferdig i henhld til pprinnelig bestilling. Leveringstiden er 7 kalenderdager fr reparasjn g 15 virkedager fr klargjøring til gjenbruk g skal økes med det antall dager sm har gått fra Leverandøren sendte melding m freslått kassasjn til Leverandøren mttk kassasjnsutvalgets skriftlige meddelelse m at kassasjn ikke skal skje. Dersm Leverandøren ikke har rientert NAV Hjelpemiddelsentral (kassasjnsutvalget) i verensstemmelse med vennevnte, g det må antas at NAV Hjelpemiddelsentral ellers hadde latt være å bestille tjenester, eller avbestilt, kan Leverandøren ikke kreve betaling i videre utstrekning enn m Kunden hadde latt være å bestille tjenester eller hadde avbestilt. Leverandøren har ansvar fr kstnadsfritt å avhende prdukter sm er besluttet kassert, dvs. transprtere deler eller prdukter g depnere dem på gdkjent avfallsplass. 9

10 OPPLÆRING Leverandør skal på frespørsel kunne tilby vederlagsfritt prduktfaglige kurs/ppdateringskurs fr NAV Hjelpemiddelsentralenes persnell. Slike kurs skal frtrinnsvis avhldes ved NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandør skal fr alle antatte hvedprdukter vederlagsfritt etter avtale gjennmføre nødvendig demnstrasjn ved NAV Hjelpemiddelsentraler. Opplæring g kurs sm nevnt i dette punkt skal være kstnadsfritt fr Kunden. Eventuelle reise- g pphldsutgifter fr arbeids- g velferdsetatens persnell dekkes av NAV Hjelpemiddelsentralene. Kmmentar: Det er laget en prduktpresentasjn sm kan benyttes ved kurs/pplæring. Denne er å finne på nettsiden under de enkelte prduktene. 10

11 SERVICE OG TEKNISK BISTAND FOR ØVRIG Leverandøren skal, under g etter utløpt garantitid, kunne gi nødvendig prduktsupprt, service g teknisk bistand. Leverandørens persnell skal kmmunisere på nrsk, eller annet skandinavisk språk g være tilgjengelig på arbeidsdager i tidsrmmet kl DOKUMENTASJON TIL HJELPEMIDDELSENTRALENE Leverandøren skal, på frespørsel fra NAV Hjelpemiddelsentral, vederlagsfritt versende nødvendig dkumentasjn. Denne skal til enhver tid være ppdatert. Bruksanvisning, mnteringsanvisning g servicemanual inkludert vedlikehldsbeskrivelse skal være på nrsk. Følgende dkumentasjn skal vedlegges hvert enkelt av hvedprduktene ved utsendelse til NAV Hjelpemiddelsentral. Bruksanvisning Mnteringsanvisning Servicemanual inkludert vedlikehldsbeskrivelse Ved første gangs utsendelse til hver enkelt NAV Hjelpemiddelsentral skal følgende dkumentasjn vedlegges: Sprengskisse, med artikkelnummer på reservedeler. Bruksanvisning, mnteringsanvisning g servicemanual inkludert vedlikehldsbeskrivelse fr gjenbrukte prdukter skal leveres vederlagsfritt etter avtale. Elektrniske versjner av disse dkumentene bør finnes på internett. 11

12 OVERSIKT OVER TILKNYTNING TIL SERVICEAVTALEN HMS Reparasjn utenfr reklamasjnsg garantitid Utprøving av mdulppby gde sitteenheter Klargjøring av hvedprduk t fr lager (klargjøring fr gjenbruk) Frakt av hvedprdukt til bruker, slutttilpassing g pplæring av bruker NAV Hjelpemiddelsentral Aust- ja ja ja ja Agder NAV Hjelpemiddelsentral ja ja ja Ja Buskerud NAV Hjelpemiddelsentral ja ja ja Ja Finnmark NAV Hjelpemiddelsentral ja ja ja Ja Hedmark NAV Hjelpemiddelsentral ja ja ja ja Hrdaland NAV Hjelpemiddelsentral Møre ja ja ja ja g Rmsdal NAV Hjelpemiddelsentral nei ja ja ja Nrdland NAV Hjelpemiddelsentral Nrd- ja ja ja ja Trøndelag NAV Hjelpemiddelsentral ja ja ja ja Oppland NAV Hjelpemiddelsentral Osl Ja ja ja ja g Akershus NAV Hjelpemiddelsentral ja ja ja ja Rgaland NAV Hjelpemiddelsentral Sgn ja ja ja ja g Fjrdane NAV Hjelpemiddelsentral Sør- ja ja ja ja Trøndelag NAV Hjelpemiddelsentral ja ja ja ja Telemark NAV Hjelpemiddelsentral Trms ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Vest- nei nei nei nei Agder NAV Hjelpemiddelsentral ja ja ja ja Vestfld NAV Hjelpemiddelsentral ja ja ja ja Østfld SUM Kmmentar: NAV Hjelpemiddelsentral Vest-Agder er ikke tilknyttet nen av servicetjenestene g vi er derfr ikke bundet av de tilbudte time- g enhetsprisene. Dersm NAV hjelpemiddelsentral Vest-Agder velger å benytte ss i frhld til nen av disse tjenestene, skal dette faktureres på vanlig måte. NAV Hjelpemiddelsentral Nrdland er ikke tilknyttet servicetjenestene i frhld til reparasjn utenfr garantitiden. Evt. frespørsler fra de faktureres på vanlig måte. Alle andre NAV Hjelpemiddelsentraler er tilknyttet avtalen på alle punkter. Dette betyr gså at de ikke kan sette ppdraget ut til tredje part. De kan velge å utføre ppdraget selv eller bestille tjenesten av ss, til kntraktsfestede priser. 12