RIKSARKIVAREN ~ ~EN. Universitetet i Bergen Postboks 7800 N 5020 Bergen LL~L~ ~ Deres ref Vår ref Dato 2005/ ELFU

Transkript

1 RIKSARKIVAREN ~ ~EN -1 i 1~MARS2nJ7 Universitetet i Bergen Pstbks 7800 N 5020 Bergen LL~L~ ~ Deres ref Vår ref Dat 2005/ ELFU Vedtak m bevaring g kassasjn av eksamensbesvarelser m.m. i universitetssektren g de vitenskapelige hgsklene Riksarkivaren gir med dette følgende bevarings- g kassasjnsregler fr eksamensbesvarelser i universitetssektren g de vitenskapelige høgsklene. Utkast til reglene har vært sendt på høring. Nærmere behandling av g kmmentarer til høringssvarene finnes i vedlegget. 1. Alle eksamensbesvarelser mv. frem til g med skleåret 1949/1950 bevares. 2. Eksamensppgaver bevares. 3. Eksamensprtkller bevares. 4. Fr eksamensbesvarelser fra g med skleåret 1950/1951 g frem til Kvalitetsrefrmen skal avsluttende avhandlinger til høyere grad (dktrgrad, hvedfag eller tilsvarende) bevares i papirfrm. 5. Fr eksamensbesvarelser (vurderingsmateriale) fra g med Kvalitetsrefrmen skal følgende bevares: Fr Mastergraden eller tilsvarende utdanningsløp med klart frskningspreg bevares avsluttende ppgave. Fr PhD-graden eller andre dktrgrader rganisert sm frskerutdanningsprgram bevares ett eksemplar av avhandlingen. Fr Dr. phils bevares ett eksemplar av avhandlingen. Pstadresse: Kntradresse: Organisasjnsnr. Telefn : Telefaks: Pb Ullevål Stadin Flke Bernadttes vei OSLO riksarkivet@arkivverket.n

2 2 Dkumentasjn av innhldet i prøvefrelesninger bevares hvis det er krav m at slikt materiale skal innieveres. Refuserte avhandlinger skal bevares, dersm det ikke finnes en revidert versjn sm er gdkjent ved senere innievering etter fastsatt frist. Refuserte avhandlinger skal være gdt merket fr å hindre misbruk. Arkivverket vil gi innsyn etter gjeldende regler. Hvis bestemmelsene innebærer endringer i reglementet fr dktrgradene med hensyn til hva sm skal innieveres, må det tas inn i de aktuelle bestemmelsene. Hvis universitetene g de vitenskapelige høgsklene etablerer elektrniske løsninger fr å ppbevare materiale sm er bevaringsverdig etter kriteriene venfr, må de melde fra m disse systemene til Riksarkivaren, jf. Riksarkivarens rundskriv nr 2/2002. Universitetene g de vitenskapelige høgsklene må ppbevare eksamensbesvarelsene hs seg så lenge de er pliktige til det av administrative, frvaltningsmessige eller regnskapsmessige hensyn. Reglene trer i kraft fra 15. mars 2007, g erstatter tidligere bestemmelser m regler frkassasjn av eksamensbesvarelser m.v. ved universiteter g høgskler datert fr universitetene g de vitenskapelige høgsklene. Vedtaket av 1984 gjelder frtsatt fr øvrige høgskler. Vedtaket erstatter gså bestemmelsen m eksamensbesvarelser fra ex. phil. ved universitetet i Osl, datert Vedtaket kan gis tilbakevirkende kraft fr det materialet sm alt er avievert til Arkivverket. Riksarkivaren vil vurdere hvrvidt det blir aktuelt, g viii så fall underrette den institusjnen sm i sin tid avieverte materialet, før makuleringen finner sted. M9d hi1sen(-~ ~ Ivar Fnnes~ riksarkivar ~TL~ (~ij~_~ Eli Fure underdirektør Kpi til: Riksrevisjnen Pstbks 8130 Dep 0032 OSLO Utdannings- g frskningsdepartementet Pstbks 8119 Dep 0032 OSLO

3 ARKIV VERKET Oppsummering av høringsuttalelsene med Riksarkivarens kmmentarer Riksarkivaren takker alle sm har vært invlvert i prsjektet Bevaring av eksamensbesvarelser, vurderingsmateriale, eksamensppgaver, eksamensprtkller g eksamensppmeldinger i universitetssektren fr et grundig arbeid. Til like takkes gså høringsinstansene fr svar. Generelt m prsjektet g høringssvarene På bakgrunn av flere henvendelser fra universitetssektren angående behv fr å få utarbeidet nye bevarings- g kassasjnsregler fr eksamensbesvarelser, ppnevnte Riksarkivaren den en prsjektgruppe med representanter fra Arkivverket g universitetssektren. Prsjektet leverte sin rapprt med anbefalinger til styringsgruppen den Styringsgruppens innstilling frelå den Riksarkivet sendte den begge dkumenter på høring til alle universiteter g vitenskapelige høgskler, Nasjnalbibliteket, samtlige statsarkiv g relevante avdelinger i Riksarkivet. Riksarkivet ppfrdret til å særlig å svare på spørsmål hvr prsjektgruppen hadde alternative frslag. Høringsfristen var 15. februar Universitetet i Osl bad m en ukes frlenget frist, g fikk det. Riksarkivet mttk i alt 14 svar. Alle universitetene g Nasjnalbibliteket svarte, bare Veterinærhøgsklen svarte blant de vitenskapelige høgsklene. Nen av svarene er samlesvar, det gjelder særlig universitetene i Osl g Bergen sm har sendt høringen videre ut i institusjnen. Fra Arkivverket er det kmmet svar fra statsarkivene i Hamar, Kristiansand, Trmsø g Osl, dessuten fra avdelingene Elark g YA i Riksarkivet. I all verveiende grad støttes frslaget til styringsgruppen, prsjektgruppen får hnnør fr vel utført arbeid, g det uttrykkes glede ver å få nye bestemmelser. De vedtatte bestemmelsene følger med nen mindrejusteringer styringsgruppens frslag. Svarenepå Riksarkivarens spørsmål Riksarkivaren spurte spesielt m dkumentasjn av prøvefrelesninger til dktrgrad er bevaringsverdig. Et klart flertall av høringssvarene benektet det med den begrunnelsen at prøvefrelesninger er en muntlig prøve. Det sm sies i et auditrium kan være frskjellig fra det sm står i manuset. De fleste sluttet seg likevel til styringsgruppens frslag m at prøvefrelesningene skal bevares dersm det er et krav m innlevering. Riksarkivaren spurte videre m hva sm skal besvares av eksamensbesvarelser av høyere grad utver masterppgaven/dktrgradsavhandlingen, etter innføringen av Kvalitetsrefrmen. Her mente et klart flertall at det var nk at avsluttende ppgaver bevares. Riksarkivaren spurte til slutt m alle dktrgradsavhandlinger gså skal avieveres til Arkivverket? Her var svarene mer delt, men et flertall, gså fra universitetssektren, gikk inn fr at avhandlingene gså skulle avleveres til Arkivverket. Riksarkivaren har valgt å legge særlig vekt på svaret fra Nasjnalbibliteket g fr øvrig svaret fra Universitetsbibliteket ved UiO. Begge går inn fr at dktravhandlinger gså bør avieveres til Arkivverket. Nasjnalbibliteket mttar avhandlinger i henhld til lv m pliktavlevering g videresender publikasjnene til universitetsbibiitekene. Men når utgivelsen er publisert i under 100

4 A R K I V V E R K E T eksemplarer, sm kan være tilfelle fr dktrgradsavhandlinger, har ikke utgiveren full avleveringsplikt. Nasjnalbibliteket får dermed ikke nk eksemplarer fr videresending til universitetsbiblitekene. Disse blir da avhengig av å få avhandlinger direkte fra fagmiljøene. Denne avleveringen er ikke frmalisert, g det hender derfr at biblitekene ikke mttar avhandlinger fra egen institusjn. Det er videre slik at Nasjnalbibliteket ikke mttar refuserte avhandlinger. De fleste høringsinstansene går inn fr å bevare de refuserte avhandlingene. Det legges vekt på at det må være sikre pplegg fr å unngå at slike refuserte avhandlinger kmmer på avveie. Kandidater sm får avhandlingen refusert, får en frist på 6 måneder på å rette pp avhandlingen g levere den inn på ny. Hvis den ppnår gdkjennelse, er det bare hensiktsmessig å bevare den gdkjente. Det første avslaget vil være dkumentert ved bedømmelseskmiteens innstilling. Når det gjelder klausulerte avhandlinger, må det frstås slik at deler av avhandlingen er klausulert. At hele avhandlinger skulle være klausulert strider mt prinsippet m ffentlighet rundt behandlingen av avhandlingen. Avhandlinger sm er delvis klausulert, g sm derfr ikke avieveres til Nasjnalbibliteket, tilsier avievering til Arkivverket. Antall avhandlinger er årlig såpass lavt at det ikke betyr ne samfunnsøknmisk å dbbeltarkivere dem. Nasjnalbibliteket har de siste årene fått under 800 avhandlinger i året. Hvis det betyr at den sm skal avlegge dktrgraden må levere inn ytterligere ett eksemplar, er det en kstnad fr den enkelte kandidat sm ikke kan sies å være spesielt belastende. Hvis avhandlingen leveres elektrnisk, innebærer det ingen merkstnad fr kandidaten, men det må etableres en rutine fr eksprt av disse avhandlingene til Arkivverket. Andre kmmentarer i høringsrunden Universitetet i Bergen Ønsker at ~vsl!!tj~mdeppgave på!:øyere nivå gså niå mfatte frskerutdanningen på frskerlinjen ved de medisinske fakultetene, g at terminlgien i kmmende regeiverk tilpasses ulike studieprgrammer g evalueringsfrmer på høyere grad. Riksarkivaren vurderer det slik at det er mer hensiktsmessig med et generelt regelverk enn å spesifisere bestemmelsen etter studieprgrammer g evalueringsfrmer sm sannsynligvis kmmer til å endre seg. Frmuleringen m tilsvarende utdanningsløp i første kulepunkt under punkt 5 i vedtaket er føyd til fr å gi utdanningsinstitusjnene et visst slingsringsmnn fr bevaring g avievering av ppgaver med klart frskningspreg, g fr å ta høyde fr utdanningseksperimenter g andre utdanninger sm ikke går inn i Mastergradfrskriften, fr eksempel medisin g veterinærutdannelsen. Det siste er påpekt fra Veterinærhøgsklen. Universitetet i Osl stiller spørsmål m hvrfr det ikke er freslått bevaring av eksamensbesvarelser fra lavere grad. Frum fr Universitetshistrie mener at det er fr innskrenkende å si at eksamensbesvarelser på lavere grad ikke dkumenterer hvilke funksjner universitetssektren har i samfunnet, g at de bør kunne vurderes i frhld til bevaringskriteret Fl sm dreier seg m å dkumentere ffentlige rganers funksjn i samfunnet. Dette kriteriet skal imidlertid frstås begrensende. Et hvert skriftlig dkument sm inngår i en saksbehandling, sier ne m den funksjnen det aktuelle rgan har i samfunnet. Det er dermed ikke gitt at det er grunnlag fr å bevare det etter dette kriteriet, men kan bevares av andre grunner. Resultatet av saksbehandlingen er i dette tilfellet karakterene, g disse er vedtatt bevart.

5 A RKIVVERKET Prsjektgruppen har lagt til grunn at andre typer arkivmateriale ved institusjnene er mer egnet til å dkumentere universitetssektrens funksjner i samfunnet. Det synes gså å være meningen ved de andre universitetene, men hvis det er slik at undervisning blir dårlig dkumentert i arkivene, bør arkivrutinene bedres fr å fange pp utsagnskraftige dkumenter. Kassasjn har et øknmisk siktemål, g det er ikke mulig fr Arkivverket å ta i mt alle eksamensbesvarelser. Tidligere vedtak med utvalgskassasjn har Arkivverket dårlige erfaringer med, de er vanskelige å praktisere g de utvalgene sm er tatt, er ikke etterspurt. Misnøye med de gjeldende bestemmelsene er en viktig grunn til at Riksarkivaren nå fatter et nytt g enklere vedtak. Hva det enkelte universitetet selv velger å bevare hs seg, utver det sm er pålagt, må bli pp til den enkelte institusjn. Når det gjelder universitetenes myndighetsutøvelse ved å sette karakterer, legger Riksarkivaren til grunn at universitetet ppbevarer materialet så lenge sm nødvendig av hensyn til studentenes rettigheter. Statsarkivet i Osl prblematiser eiendmsretten til eksamensbesvarelser g avhandlinger, g spør m det dreier seg m ffentlige eller private arkivdkumenter. Statsarkivene i Hamar g Kristiansand finner eiendmsretten uprblematisk. De får støtte i uttalelsen fra juridisk fakultet ved Universitetet i Osl. Eiendmsretten til de fysiske dkumentene, så vel refuserte sm ikke refuserte, ligger hs den institusjnen sm har mttatt avhandlingen eller eksamensbesvarelsen til bedømmelse. Dkumentene er dermed underlagt ffentlighetsiven g er arkivdkumenter etter arkivlven. Men frfatteren kan likevel ha rettigheter etter åndsverklven, ne sm setter begrensninger fr hvrdan andre kan bruke innhldet. Juridisk fakultetet spør imidlertid m refuserte avhandlinger sm har fått en frist fr marbeidelse, kan unntas fra ffentligheten. Riksarkivet antar at det kan være grunn til å unnta refuserte avhandlinger fra ffentligheten etter ffentlighetsiven 5 a, jf frvaltningslven 13, første ledd nr. i.