Moduloppbygde sittesystemer og understell

Transkript

1 Betingelser Omfang og bruk av avtalene Innenfor produktområdet moduloppbygde sittesystemer og understell har NAV Økonomiavdeling inngått hhv. rammeavtale for kjøp av moduloppbygde sittesystemer og understell med tilhørende tilbehør og reservedeler og tjenester med følgende leverandører: ETAC AS Sunrise Medical AS Hjelpemiddelspesialisten AS Medema Norge AS I post 1 er det inngått parallelle rammeavtaler med alle de fire leverandørene, mens det i post 2 er inngått rammeavtale med Hjelpemiddelspesialisten AS. Rammeavtalen for kjøp av moduloppbygde sittesystemer og understell omfatter: levering av moduloppbygd sittesystem og understell levering av tilbehør levering av reservedeler levering av tjenester levering av produktfaglige kurs/oppdateringskurs for NAV Hjelpemiddelsentralenes personell Tjenesten i avtalen er valgfrie, og den enkelte hjelpemiddelsentral har selv valgt om de ønsket å være tilknyttet avtalen på tjenestene. Følgende tjenester som skal faktureres gjelder for denne avtalen: utprøving reparasjon utenfor garantitid klargjøring for gjenbruk frakt av produkt til bruker, sluttilpassing og opplæring av bruker Betingelsene og prisene for tjenestene gjelder enten tjenestene utføres på moduloppbygd sittesystem og understell hver for seg eller samlet. Tjenesten faktureres kun en gang pr bestilling uavhengig av om Moduloppbygd sittesystem og understell leveres som en enhet eller hver for seg. 1

2 NAV Hjelpemiddelsentraler som har valgt å tilknytte seg tjenestene skal avrope disse hos leverandør, alternativt utføre de selv. NAV Hjelpemiddelsentraler som ikke er tilknyttet en tjeneste kan ikke kjøpe denne av avtaleleverandør med betingelsene satt i denne avtalen. Tredjepart kan ikke avrope på avtalen eller utføre tjenesten for tilsluttede sentraler. Det presiseres at NAV, dersom brukers behov ikke kan dekkes av rammeavtalens spesifiserte produkter, har rett til å anskaffe produkter som kan avhjelpe det aktuelle behovet fra andre leverandører i markedet. Avtalene skal heller ikke være til hinder for at produkter som er kjøpt under forutgående avtaler skal kunne gjenbrukes. Parallelle rammeavtaler I post 1 er det inngått parallelle rammeavtaler med syv typer moduloppbygde sittesystem. Fordelingsmekanismen ved avrop i post 1 med parallell rammeavtale er at hjelpemidlet som er rangert som nummer 1, først skal vurderes i forhold til brukers behov for et nødvendig og hensiktsmessig hjelpemiddel. Dersom dette hjelpemidlet tilfredsstiller behovet, bestilles det. Dersom det ikke tilfredsstiller behovet, skal hjelpemidlet som er rangert som nummer 2, vurderes opp mot behovet osv. I hjelpemiddelsentralens vurdering av hvorvidt et hjelpemiddel tilfredsstiller brukers behov på en nødvendig og hensiktsmessig måte, skal det også ses hen til tilbehørssortimentet Når høyeste rangerte produkt ikke velges må valg av produkt dokumenteres. Det er hjelpemiddelsentralenes personell, i samråd med brukerne og kommunehelsetjenesten, som skal definere produkter opp mot brukernes behov. I vurderingen av hvorvidt et avtaleprodukt, i poster med parallelle rammeavtaler, tilfredsstiller brukers behov skal det også ses hen til tilbehørssortimentet såfremt hjelpemiddelsentralen på en enkel måte kan tilpasse hovedproduktet slik at det dekker brukers behov for et nødvendig og hensiktsmessig hjelpemiddel. Beskrivelse av tjenestene Utprøving Leverandøren skal levere utprøving av moduloppbygde sittesystemer hos NAV Hjelpemiddelsentral eller hos den enkelte bruker etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral skal oppgi navn på bruker/brukers foresatte og kontakt i kommunehelsetjenesten. Leverandør skal innen 5 virkedager etter mottatt bestilling ha avtalt tid og sted for utprøvning med lokal formidler eller NAV Hjelpemiddelsentral. Dersom dette ikke lar seg gjøre skal NAV Hjelpemiddelsentral gis tilbakemelding. Utprøving omfatter: 2

3 Transport av hjelpemidlet og nødvendig tilbehør til bruker/nav Hjelpemiddelsentral. Leverandøren skal hente aktuelt hjelpemiddel hos NAV Hjelpemiddelsentral, hvis dette er lagerført, eventuelt medbringe hjelpemiddelet fra Leverandørens lager. Alle aktiviteter hos bruker eller hos NAV Hjelpemiddelsentral som er nødvendig for at bruker skal få prøvd hjelpemidlet, slik at formidlerne (fra kommune og/eller NAV Hjelpemiddelsentral) og bruker skal kunne trekke en konklusjon om hjelpemidlet er egnet for brukeren. Eventuelt retur av hjelpemidlet (hvis ikke egnet) Utprøvning skal være levert innen 15 virkedager. Hvis lokal formidler og/eller NAV Hjelpemiddelsentral etter utprøvingen konkluderer med at hjelpemidlet er egnet for bruker, kan Leverandøren etter avtale med NAV Hjelpemiddelsentral levere hjelpemidlet til bruker. Leverandøren skal også underrette sentralen skriftlig med et komplett betalingskrav (produkt, forbruk av tilbehør/reservedeler og reisekostnader) på alle utgifter, samt underskrift fra formidler/bruker/pårørende på at oppdraget er utført. Leverandør mottar oppdatert bestilling fra SFE og sender da inn endelig faktura til NAV. Hvis utprøvingen konkluderer med at hjelpemiddelet ikke er egnet, skal også leverandøren underrette hjelpemiddelsentralen skriftlig med et prisoppsett på alle utgifter, samt underskrift fra formidler/bruker/pårørende på at oppdraget er utført, og ta hjelpemiddelet i retur. Enhetsprisen for utprøving dekker alle aktivitetene som er nødvendig for å gjennomføre utprøvingen. Reparasjon utenfor garantitiden Dette gjelder reparasjonsarbeider som ikke er omfattet av rammeavtalen garanti- og reklamasjonsbestemmelser. Leverandøren skal levere reparasjoner «Moduloppbygde sittesystemer og understell» etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. Reparasjoner av «Moduloppbygde sittesystemer og understell» skal utføres fagmessig, og slik at produktet i ettertid fungerer slik det er ment å gjøre. Leverandøren skal fakturere reparasjon på følgende måte: Når reparasjoner utføres hos Leverandør, faktureres faktisk timeforbruk med avtalt timepris, forbrukte deler samt frakt til avtalt leveringssted. Dersom produktet må fraktes til Leverandøren, skal NAV Hjelpemiddelsentralen dekke frakt til Leverandørens lokaler. Når reparasjoner utføres hos NAV Hjelpemiddelsentral eller hos bruker faktureres faktisk timeforbruk med avtalt timepris og forbrukte deler. Reise- og oppholdsutgifter kommer i tillegg hvis reparasjonen skjer hos bruker. 3

4 Det er inngått én fast timepris med hver leverandør for reparasjonsarbeider. Denne timeprisen skal også benyttes ved reisetid. Klargjøring for gjenbruk Med gjenbruk menes at en bruker ikke lenger har behov for produktet, og at hele eller deler av produktet settes i stand slik at det kan brukes på nytt. Avtalen omfatter klargjøring for gjenbruk av de enkelte produktene. Vurderingen av hvorvidt produktene skal gjenbrukes gjøres av den enkelte NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentral skal levere enheter de ønsker gjenbrukt til Leverandøren. Enhetspris for gjenbruk inneholder: Rengjøring i den utstrekning det er nødvendig Ettersyn, herunder funksjonstest Reparasjon/utskiftning av ødelagte og slitte deler, slik hjelpemiddelet fremstår i standardkonfigurasjon Ny bruksanvisning Frakt til hjelpemiddelsentralen Avtalte enhetspris omfatter ovennevnte kulepunkter. I tillegg kommer stykkpris på reservedeler og tilbehør som byttes ved gjenbruk. Gjenbruk bestilles av NAV Hjelpemiddelsentralen. Klargjøring og utsendelse skal være levert innen 15 virkedager. Klargjøring for gjenbruk skal utføres fagmessig. Etter at arbeidet i forbindelse med klargjøring for gjenbruk er gjennomført, skal produktet fremstå som tilnærmet nytt. Frakt ved reparasjon/gjenbruk NAV Hjelpemiddelsentral besørger forsendelse av Modul oppbygde sittesystemer og understell til Leverandørene for reparasjon/klargjøring for gjenbruk. Leverandøren skal etter reparasjon/klargjøring for gjenbruk, sende Moduloppbygde sittesystemer og understell til NAV Hjelpemiddelsentral på rimelig og hensiktsmessig måte. NAV Hjelpemiddelsentral betaler fraktkostnader i forbindelse med reparasjon/klargjøring for gjenbruk. Frakt av produkt til bruker, sluttilpassing og opplæring av bruker Hovedregelen er at NAV Hjelpemiddelsentraler velger om utstyr leveres NAV Hjelpemiddelsentral eller bruker. Ved levering til NAV Hjelpemiddelsentral gjelder leveringsbetingelsen Delivery Duty Paid (DDP), Incoterms

5 Tjenesten «Frakt av Moduloppbygd sittesystem og understell til bruker, sluttilpassing og opplæring av bruker» benyttes i situasjoner der produktet leveres direkte til bruker og når NAV Hjelpemiddelsentraler har et nytt eller gjenbrukt produkt på sitt lager som skal transporteres til bruker, og bruker får opplæring ved levering. Tjenesten faktureres kun en gang pr bestilling uavhengig av om Moduloppbygd sittesystem og understell leveres som en enhet eller hver for seg. Leverandøren skal levere frakt av produkt fra leverandør eller NAV Hjelpemiddelsentralen til bruker og opplæring av bruker etter bestilling fra NAV Hjelpemiddelsentral. NAV Hjelpemiddelsentralen har ansvaret for å koordinere med bruker/brukers foresatte og evt. kommunehelsetjenesten. Frakt av produkt til bruker, sluttilpassing og opplæring skal være utført innen 15 virkedager. Leverandøren skal fakturere på følgende måte for frakt av produkt og opplæring som beskrevet: Enhetspris frakt av produkt til bruker, sluttilpassing og opplæring. Reise- og oppholdskostnader er inkludert i enhetsprisen. Priser Tilpassing av nytt hovedprodukt Hvis en eller flere deler som hovedproduktet består av i henhold til bestilling tas av hovedproduktet, for å bli erstattet med tilbehør, skal det gjøres fratrekk for prisen på delen som tas av i henhold til prisene i Bilag 2, Produkt- og prisskjema. Tilbehør som monteres på hovedproduktet, skal faktureres i henhold til prisene i Bilag 2, Produkt- og prisskjema. Det skal ikke belastes arbeidskostnader eller lignende ved tilpasning på nye hovedprodukter. 5

6 Oversikt over NAV Hjelpemiddelsentraler tilknyttet de enkelte tjenestene for moduloppbygde sittesystemer og understell. Tilslutning til: HMS: Reparasjon utenfor reklamasjon og garanti Utprøving av moduloppbygde sitteenheter Klargjøring av hovedprodukt for lager (klargjøring for gjenbruk) Frakt av hovedprodukt til bruker, sluttilpassing og opplæring av bruker NAV Hjelpemiddelsentral Aust-Agder ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Buskerud ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Finnmark ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Hedmark ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Hordaland ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Møre og Romsdal ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Nordland nei ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Nord-Trøndelag ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Oppland ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Oslo og Akershus ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Rogaland ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Sogn og Fjordane ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Sør-Trøndelag ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Telemark ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Troms ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Vest-Agder nei nei nei nei NAV Hjelpemiddelsentral Vestfold ja ja ja ja NAV Hjelpemiddelsentral Østfold ja ja ja ja 6

7 7

8 Gyldighetsperiode Rammeavtalen har en varighet på to år fra og med til og med , med rett for NAV til å forlenge hele eller deler av avtalene i ytterligere to år. Bestilling, administrative rutiner og levering Leveringsbetingelsen Delivery Duty Paid (DDP) til NAV Hjelpemiddelsentral, Incoterms 2000, gjelder for levering av produkter i denne avtalen. Leveringsbetingelsen Delivery Duty Paid (DDP) til NAV Hjelpemiddelsentral innebærer at frakt for levering til NAV Hjelpemiddelsentral er inkludert i produktprisen. Definisjon leveringsdag: Den dagen varen er mottatt i henhold til bestilling eller tjenesten er ferdigstilt og skriftlig rapport om dette er mottatt av den enheten som har foretatt bestillingen, regnes som leveringsdag. Dersom moduloppbygd sittesystem og understell skal leveres direkte til bruker, etter avtale med NAV Hjelpemiddelsentral, brukes tjenesten «Frakt av Moduloppbygd sittesystem og understell til bruker, sluttilpassing og opplæring av bruker». Tjenesten faktureres da i hht. avtaleprisen på tjenesten. Denne tjenesten benyttes i situasjoner der produktet leveres direkte til bruker og når NAV Hjelpemiddelsentraler har et nytt eller gjenbrukt produkt på sitt lager, som skal transporteres til bruker, og bruker får opplæring ved levering. Tjenesten faktureres kun en gang pr bestilling både når Moduloppbygd sittesystem og understell bestilles samlet som en enhet og når sittesystem og understell bestilles enkeltvis. Leveringstider Moduloppbygd sittesystem og understell, tilbehør, reservedeler og tjenester skal være ferdigstilt på avtalt leveringssted, og rapportert til NAV Hjelpemiddelsentral skal være mottatt innen følgende frister: Leveringsfrist etter at bestillingen er mottatt Moduloppbygd sittesystem og understell (post 1) Moduloppbygd sittesystem laget etter brukes kroppsmål (post 2) Tilbehør Reservedeler Inngått avtale om utprøving Gjennomført utprøving Reparasjon innenfor og utenfor garanti 10 virkedager 21 virkedager 10 virkedager 5 virkedager 5 virkedager 15 virkedager 7 kalenderdager 8

9 Klargjøring for gjenbruk Frakt av produkt til bruker, sluttilpassing og opplæring av bruker 15 virkedager 15 virkedager Dokumentasjon på utførte tjenester Felles regler - dokumentasjon på og leveringsdag for utførte tjenester Etter at tjenesten er ferdigstilt, skal Leverandøren dokumentere utførelsen av tjenesten ved å utferdige skriftlig rapport som beskriver hvilket arbeide som er gjort. Når tjenesten er utført hos bruker skal bruker eller brukers foresatte signere rapporten. Rapporten sendes til NAV Hjelpemiddelsentral. Tidspunktet for når denne rapporten er mottatt av NAV Hjelpemiddelsentral, regnes som leveringsdag for tjenesten. Kopi av signert pakkseddel vedlegges faktura. Felles regler for reise- og oppholdskostnader i forbindelse med tjenesteutføring Der det er oppgitt at reise- og oppholdsutgifter ikke er inkludert i tjenesteprisen, gjelder følgende: Disse kostnadene faktureres NAV Hjelpemiddelsentral iht. Statens satser, uten påslag. Ved fakturering skal reisestart- og slutt når det gjelder tid og avstand ta utgangspunkt i den aktuelle NAV Hjelpemiddelsentrals fysiske lokalisering i det fylket hvor oppdraget utføres. Hvis Leverandøren har adresse nærmere leveringsstedet/utførelsesstedet enn NAV Hjelpemiddelsentral, skal Leverandørens adresse tas som utgangspunkt. Dersom Leverandøren utfører flere oppdrag for Kunden på samme reise, skal det bare beregnes utgifter for én reise. Reisetid skal faktureres med samme timepris som for reparasjoner. Service og teknisk bistand Leverandøren skal, under og etter utløpt garantitid, kunne gi nødvendig produktsupport, service og teknisk bistand. Leverandørens personell skal kommunisere på norsk, eller annet skandinavisk språk og være tilgjengelig på arbeidsdager i tidsrommet kl

10 Opplæring og kurs Leverandør skal på forespørsel kunne tilby vederlagsfritt produktfaglige kurs/oppdateringskurs for NAV Hjelpemiddelsentralenes personell. Slike kurs skal fortrinnsvis avholdes ved NAV Hjelpemiddelsentral. Leverandør skal for alle antatte hovedprodukter vederlagsfritt etter avtale gjennomføre nødvendig demonstrasjon ved NAV Hjelpemiddelsentraler. Opplæring og kurs som nevnt i dette punkt skal være kostnadsfritt for Kunden. Eventuelle reise- og oppholdsutgifter for arbeids- og velferdsetatens personell dekkes av NAV Hjelpemiddelsentralene. Dokumentasjon til NAV Hjelpemiddelsentral Leverandøren skal, på forespørsel fra NAV Hjelpemiddelsentral, vederlagsfritt oversende nødvendig dokumentasjon. Denne skal til enhver tid være oppdatert. Bruksanvisning, monteringsanvisning og servicemanual inkludert vedlikeholdsbeskrivelse skal være på norsk. Følgende dokumentasjon skal vedlegges hvert enkelt av hovedproduktene ved utsendelse til NAV Hjelpemiddelsentral. Bruksanvisning Monteringsanvisning Servicemanual inkludert vedlikeholdsbeskrivelse Ved første gangs utsendelse til hver enkelt NAV Hjelpemiddelsentral skal følgende dokumentasjon vedlegges: Sprengskisse, med artikkelnummer på reservedeler. Bruksanvisning, monteringsanvisning og servicemanual inkludert vedlikeholdsbeskrivelse for gjenbrukte produkter skal leveres vederlagsfritt etter avtale. Elektroniske versjoner av disse dokumentene bør finnes på internett. Kassasjon Leverandøren har ansvar for kostnadsfritt å avhende produkter som er besluttet kassert, dvs. transportere deler eller produkter og deponere dem på godkjent avfallsplass. Dette gjelder når produktene er i hans varetekt. Fakturering Fakturering skjer per avrop. Fakturering skjer etter at levering er gjennomført og godkjent av bestiller. Betaling skal skje i henhold til faktura med forfall per 30 dager etter fakturadato. 10

11 Hvis Leverandøren engasjerer underleverandør til å utføre leveranser som følger av Avtalen, skal faktura likevel utstedes fra Leverandøren. Garantiperiode Omfang Forutsatt normal, aktsom bruk fra Kundens side, skal Leverandøren i en garantiperiode uten ekstra kostnad utbedre feil og mangler på varene som er levert i medhold av denne Avtalen. Dette omfatter alle deler og all arbeidsinnsats, bortsett fra det som henger sammen med normal slitasje av forbruksmateriell. Det forutsettes at Kunden reklamerer skriftlig uten ugrunnet opphold etter at feilen eller mangelen er oppdaget eller burde ha vært oppdaget. Garantiperioden er 2 to år regnet fra Leveringsdag i forhold til hvert avrop. En tilsvarende periode gjelder for det tilfelle at Kunden benytter seg av sine opsjoner. For deler som er skiftet ut eller reparert i henhold til garanti, påtar Leverandøren seg de samme garantiforpliktelser som for den opprinnelige leverte varen, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftingen er foretatt. For det øvrige materiell forlenges garantiperioden tilsvarende den tid Kunden ikke har kunnet nyttiggjøre seg varen som følge av feilen/mangelen. Leverandørens garantiansvar skal dog ikke vare ut over 2 -to- år etter at det første garantiarbeid er avsluttet på vedkommende del. Garantireparasjoner skal alltid finne sted i samråd med berørte NAV Hjelpemiddelsentral, og alltid rapporteres til denne. Ved garantireparasjon dekker Leverandøren selv alle transport- og eventuelle reiseutgifter. Dersom bytteordning er en del av Avtalen, skal produkter som leveres som del av bytte være omfattet av denne garantibestemmelsen. Ytelsesnivå Arbeidet med å avhjelpe feil og mangler i garantiperioden skal påbegynnes og gjennomføres innen fristen på 7 kalenderdager etter at Leverandøren har fått melding om feilen eller mangelen. Dersom Kunden krever det er Leverandøren uten ugrunnet opphold forpliktet til å prioritere avhjelp foran alt annet arbeid etter Avtalen. 11