RAMMEAVTALE for kjøp av tjenester. NN (heretter kalt Leverandøren) Organisasjonsnr. XXX XXX XXX. for operasjonell leasing av nettbrett til skolen i

Transkript

1 RAMMEAVTALE for kjøp av tjenester mellom Lenvik kommune (heretter kalt Oppdragsgiver) Organisasjonsnr og NN (heretter kalt Leverandøren) Organisasjonsnr. XXX XXX XXX om for operasjonell leasing av nettbrett til skolen i Lenvik kommune Saksnr. XX/XXXX

2 KONTRAKTEN Kontrakten består av følgende dokumenter: Kontraktsdokumentet (dette dokumentet) Vedlegg 1 Oppdragsgivers kravspesifikasjon/konkurransegrunnlag Vedlegg 2 Leverandørens tilbud med leasing vilkår for operasjonell leasing Ved motstrid gjelder dokumentene i ovennevnte rekkefølge. PARTENES REPRESENTANTER Rammeavtale: For Oppdragsgiver Navn: For Leverandøren Navn: Adresse: Adresse: Postnummer og- sted: Postnummer og -sted: E-post: E-post: Telefon: Telefon: Avrop/bestilling/dgl. oppfølging: For Oppdragsgiver Navn: For Leverandøren Navn: Adresse: Adresse: Postnummer og- sted: Postnummer og -sted: E-post: E-post: Telefon: Telefon: KONTRAKTENS INNHOLD OG OMFANG Rammeavtalen skal dekke skolens behov for tjenester knyttet til leveranse av operasjonell leasing av nettbrett, inkluder lader og deksel m.m, se vedlegg 1 og vedlegg 2 til rammeavtalen. Side 2 of 8

3 KONTRAKTENS VARIGHET Kontraktens varighet er fra og med DD.MM.2017 til og med DD.MM.2019 med opsjon på forlengelse én eller flere ganger for ett år av gangen inntil 2 år. Avtalen kan bli på totalt 4 år ved utløsing av full opsjon. Det er planlagt ny kommune fra 2020 bestående av Lenvik, Tranøy, Berg og Torsken. Disse kommunene skal kunne benytte seg av samme rammeavtale. Dersom Oppdragsgiver ønsker å benytte opsjonsretten, skal Oppdragsgiver varsle Leverandøren innen 60 dager før utløpet av kontraktsperioden/opsjonsperioden. AVROP PÅ RAMMEAVTALEN Avrop/bestilling på rammeavtalen skal kun gjøres av IKT-avdelingen i Lenvik kommune. Første avrop på rammeavtalen vil være på ca nettbrett og må kunne leveres senest LEVERINGSTID OG-STED Leveringstid er maksimalt 4 uker fra avrop er gjort på avtalen. Nettbrettene skal leveres til Lenvik Rådhus v/ikt-avdelingen, Rådhusveien 8, 9300 FINNSNES. Levering skal skje mandag til fredag mellom kl og kl LEVERINGSKLAUSULER Levering av nettbrett etter inngått leasingavtale skal skje fritt levert til avtalt leveringssted, (INCOTERMS DDP Delivered duty paid). Risikoen går over på Oppdragsgiveren når varen er levert på leveringsstedet i samsvar med avropet/bestillingen. HENTE GARANTI Oppdragsgiver har en to års garantiperiode for de leverte varer etter rammeavtalen og inngått avrop/leasing avtaler. Leverandør skal i garantitiden snarest mulig og for egen regning bytte ut defekte deler eller reparere varen slik at leveransen er uten feil og mangler, og er i funksjonell stand. Garantien omfatter ikke feil som skyldes normal slitasje. For deler som skiftes ut eller repareres påtar Leverandør seg de samme garantiforpliktelser som nevnt over, regnet fra det tidspunkt reparasjonen eller utskiftingen er foretatt. Leverandøren skal i garantiperioden og i 1 år etter utløpet av garantiperioden hente og returnere nettbrett uten kostnad for Oppdragsgiver. Etter garantitidens utløp betaler Oppdragsgiver reparasjonskostnader i samsvar med prisskjema, Vedlegg 2. Når nettbrettet er i leverandørens besittelse har leverandøren risikoen for nettbrettet. Kunden er ansvarlig for å melde feil til leverandør. Kunden stiller med felles hentested. Side 3 of 8

4 PRISREGULERING OG VALUTAKURS Prisregulering av rammeavtalen Leverandøren kan kreve prisregulering av rammeavtalen årlig med utgangspunkt i påslagsmodellen. Kravet om prisregulering kan tidligst fremmes ett år etter at kontrakten ble inngått. Kravet må settes frem i løpet av den kalendermåneden kontrakten ble inngått. Dersom det i løpet kontraktsperioden kommer nye produkter, som partene er enige om at erstatter tilbudt produkt, kan leasingprisen reguleres ned/opp på det tidspunkt leverandøren tilbyr det nye produktet. Ved krav om prisregulering må leverandøren sende inn dokumentasjon for endring av Leverandørens innkjøpspris til Oppdragsgiver. Leverandøren må sende inn sin beregning av pris pr. måned pr. nettbrett med deksel basert på totalpris for nettbrett med deksel slik dette fremkommer av prismatrisen. Det er ikke anledning til å regulere prisene for inngåtte leasingavtaler/avrop. Regulering av prisene på grunnlag av valuta endring for det enkelte avrop Oppdragsgiver og Leverandør kan i den utstrekning det skjer endringer i valutakurser utover +/- 2 % sammenlignet med kurser på tidspunktet for inngivelse av tilbudet, skriftlig kreve prisendring for det enkelte avrop. Leverandøren må ved hvert enkelt avrop skriftlig dokumentere for Oppdragsgiver beregningen av «Pris leasing pr. måned pr. nettbrett» på grunnlag av endring i valuta etter bestemmelsene i dette punktet. Beregninger av endringer i valuta gjøres med utgangspunkt i Norges Banks gjennomsnittlige valutakurs for de tre siste avsluttede månedene før tilbudsfristen. Prisendring som følge av endring i valutakurs vil baseres på den prosentvise endring i valuta med fratrekk av to prosentpoeng. Norges Banks gjennomsnittlige valutakurs for de tre siste avsluttede månedene før avropsdagen skal legges til grunn. FAKTURERING Leverandøren skal sende Oppdragsgiver en faktura etterskuddsvis en gang pr. kvartal. Fakturen skal omfatte alle inngåtte leasingavtaler. Det skal følge med underbilag med oversiktsliste over antall nettbrett, type, leasingpris leasingperiode. UNDERLEVERANDØRER (Fylles ut dersom det avtales hvilke underleverandører Leverandøren skal benytte.) Følgende underleverandører er avtalt benyttet: Navn på underleverandør Navn på underleverandør Org.nr./personnr. Org.nr./personnr. ORDREBEKREFTELSE Sendes uten ugrunnet opphold Side 4 of 8

5 VED RAMMEAVTALENS OPPHØR Ved rammeavtalens opphør kan ikke Oppdragsgiver gjøre avrop på flere operasjonelle leasingavtaler. For operasjonelle leasingavtaler som fortsatt løper ved rammeavtalens opphør, skal bestemmelsene i rammeavtalen fortsatt gjelde inntil leasingforholdet er avsluttet. Dette skal fremgå av de avropte operasjonelle leasingavtalene. GENERELLE BESTEMMELSER LEVERANSEN OMFANG Leverandør skal utføre tjenesten på de vilkår som følger av denne avtale. Leverandør må akseptere at oppdraget kan reduseres og/eller utvides dersom det skjer endringer som åvirker behovet for avtalte leveranse i avtaleperioden. LEVERANDØRENS RESSURSER Leverandør er ansvarlig for til enhver tid å ha de personellmessige- og materielle ressurser som er nødvendig for at Leverandør kan levere tjenester omfattet av Avtalen til rett tid. Ved sykdom og andre uforutsette hendelser skal leverandøren ha tilstrekkelig back up ressurser så oppdraget kan utføres som avtalt. PLIKTER OG RETTIGHETER OPPDRAGSGIVERS TILRETTELEGGING Oppdragsgiver plikter å tilrettelegge for effektiv utførelse av tjenesten. RETT TIL KONTROLL Oppdragsgiver har rett til å føre kontroll med arbeidets utførelse. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold og uten kompensasjon framskaffe de opplysninger Oppdragsgiveren ber om i forbindelse med kontroll av arbeidet og Leverandørens dokumentasjonssystem på utført arbeid. INTERNKONTROLL Leverandøren er forpliktet til å ha rutiner som sikrer de ansattes helse, miljø- og sikkerhet i henhold til enhver tids gjeldende regelverk. Oppdragsgiver kan i kontraktsperioden kontrollere Leverandørens internkontrollsystem. PRISER OG FAKTURERING PRISER Avtalte priser inkluderer alt som er nødvendig for at Leverandøren oppfyller sine plikter etter Avtalen dersom ikke annet følger uttrykkelig av Avtalen. Alle priser er oppgitt i norske kroner eksklusive merverdiavgift, om ikke annet uttrykkelig følger av Avtalen. Behandlingsgebyr, faktureringsgebyr o.l. godtas ikke. Ved justering av priser skal skriftlig beregning og grunnlagsdokumentasjon presenteres skriftlig, samt skriftlig aksept mottatt før justering gjøres, evt. før ny opsjonsavtale utløses. FAKTURERING Leverandøren fakturerer for sine ytelser med forfall 30 dager fra fakturadato. Betalingsfrist starter først å løpe når Oppdragsgiver har mottatt korrekt faktura. Oppdragsgiver skal varsle Leverandøren om evt. mangler uten unødig opphold. Fakturaen skal inneholde fakturadato, fakturanummer, referanse til denne avtalen, antall oppdrag, oppdragspris og aktuelle fakturaperiode. Side 5 of 8

6 Faktura sendes som EHF-faktura til Lenvik kommune som har aksesspunkt.id EHF 9908: Faktura skal merkes med referanseperson og med henvisning til avtalen. FORSINKET BETALING Dersom forfalne beløp ikke betales i rett tid, betales gjeldende morarente ihht. Lov om renter ved forsinket betaling m. m av endret Purregebyr eller andre kostnader i forbindelse med forsinket betaling forutsettes dekket i gjeldende morarenter. ENDRINGER Oppdragsgiver kan kreve endringer i innholdet av og kravene til leveransen, og forhold knyttet til dette. Krav om endring skal fremsettes skriftlig. Leverandøren er forpliktet til å gjennomføre endringer så lenge disse ikke endrer leveransens karakter eller går utover det som Leverandøren måtte kunne regne med ved inngåelsen av Avtalen. Ved endringer kan hver av partene kreve justering av vederlaget. Krav om justert vederlag eller tidsplan må fremsettes uten ugrunnet opphold før endringen iverksettes. Krav om justering skal begrunnes og i rimelig grad sannsynliggjøres. Justering av vederlaget skal baseres på enhetspriser og kostnadsnivå i Avtalen. Endringer i avtalen skal være skriftlige, og de må være undertegnet av bemyndiget representant fra hver av partene. MISLIGHOLD HVA SOM ANSES SOM MISLIGHOLD Det foreligger mislighold fra Leverandørs side dersom tjenestene ikke er i samsvar med Avtalen eller Leverandør på annen måte ikke oppfyller sine forpliktelser etter Avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis forholdet skyldes Oppdragsgiver eller force majeure. Oppdragsgiver skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. AVHJELP Leverandør skal gjennomføre avhjelp av mislighold uten ugrunnet opphold ved omlevering eller tilleggslevering uten ekstra kostnad for Oppdragsgiver. OPPDRAGSGIVERS MISLIGHOLD Det foreligger mislighold fra Oppdragsgivers side hvis Oppdragsgiver ikke oppfyller sine plikter etter Avtalen. Det foreligger likevel ikke mislighold hvis forholdet skyldes Leverandør eller force majeure. Leverandør skal reklamere skriftlig uten ugrunnet opphold etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. VARSLINGSPLIKT Dersom Leverandør ikke kan oppfylle sine plikter som avtalt, skal parten så raskt som mulig varsle den annen part skriftlig om dette. Varslet skal angi årsaken til problemet og så vidt mulig angi når ytelsen kan leveres. Tilsvarende gjelder hvis det må antas ytterligere forsinkelser etter at første varsel er gitt. HEVING Dersom det foreligger vesentlig mislighold, kan Oppdragsgiver etter å ha gitt den misligholdende part skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden, heve Avtalen med øyeblikkelig virkning dersom misligholdet ikke er rettet innen fristens utløp. Som vesentlig mislighold regnes også gjentatte mislighold som samlet må anses vesentlige. FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne Avtalen, og som etter norsk rett må regnes som force majeure, skal motparten varsles om dette så raskt som mulig. Den rammede parts forpliktelser Side 6 of 8

7 suspenderes så lenge den ekstraordinære situasjonen varer. Den annen parts motytelse suspenderes i samme tidsrom. I en slik ekstraordinær situasjon kan motparten bare gå fra Avtalen dersom situasjonen varer, eller antas å ville vare, lenger enn 90 (nitti) kalenderdager, og da bare med 15 (femten) kalenderdagers varsel. ERSTATNING Ved mislighold kan den ikke misligholdende part kreve erstatning for direkte tap lidt som følge av misligholdet. Oppdragsgiver kan i tillegg kreve et gebyr lik det beløp Leverandøren har spart ved evt. brudd på krav stillet i avtalen eller regelverk med tillegg av 50 prosent, dog slik at dette likevel ikke gjelder ved uvesentlige brudd. KOMMUNIKASJON MELLOM PARTENE Partene skal holde hverandre skriftlig oppdatert om ansvarlig kontaktperson for gjennomføring av Avtalen med tilhørende ansvar og fullmakter. Enhver underretning eller melding etter Avtalen skal skje ved brev til utpekt kontaktperson for å kunne gjøres gjeldende. E-post kan også brukes, men avsender har her risikoen for at utpekt kontaktperson faktisk har mottatt og lest meldingen. All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med Avtalen skal skje på norsk. DIVERSE BESTEMMELSER KONSEKVENSER AV MANGLENDE GODKJENNING Oppdragsgiver har rett til å si opp Avtalen dersom leverandøren får inndratt godkjenningen i avtaleperioden. OVERDRAGELSE AV AVTALEN Partene kan bare overdra sine rettigheter og forpliktelser etter denne Avtale med den annen parts samtykke. TAUSHETSPLIKT Taushetspliktsbestemmelsene i lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker 10. februar 1967 (forvaltningsloven) kommer til anvendelse for partene og eventuelle Underleverandører og tredje-parter. For øvrig er Oppdragsgiver underlagt offentlighetsloven. Taushetsplikten gjelder også etter Avtalens opphør. NORSK RETT OG TVISTER Denne Avtale skal være undergitt og fortolkes i samsvar med norsk rett. Uenighet om fortolkning av denne Avtalen og dens forpliktelser skal søkes løst ved gjensidige drøftelser. Søksmål reises ved Oppdragsgivers alminnelige verneting. LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Leverandøren skal på områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle Underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av forskriften, skal Leverandøren på samme måte sørge for at egne og eventuelle Underleverandørers ansatte, ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser under avtalen. Alle avtaler Leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser. Dersom Leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca. to (2) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden. Side 7 of 8

8 Leverandørens forpliktelser som nevnt over skal dokumenteres, dels ved identifikasjon av allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, òg dels ved en egenerklæring/tredjepartserklæring om at det er samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle Underleverandørers forpliktelser. Leverandøren skal på forespørsel fra Oppdragsgiver legge frem dokumentasjon om de lønnsog arbeidsvilkår som blir benyttet. Oppdragsgiver og Leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Oppdragsgiver har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også Underleverandører. Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og Leverandøren bestrider dette, kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren og Underleverandører legger frem dokumentasjon for Oppdragsgiver om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. SIGNATUR Oppdragsgiver Sted og dato: Leverandøren Sted og dato: Oppdragsgivers underskrift Leverandørens underskrift Kontrakten er undertegnet i to eksemplarer, hvorav Leverandøren beholder ett eksemplar og Oppdragsgiver beholder ett eksemplar. Side 8 of 8