Tilbudsinnbydelse vedrørende

Transkript

1 Tilbudsinnbydelse vedrørende utfasing av databaseplattfrm (gjennmføring g prsjektledelse), utbedring av rapprteringsløsning g design av et nytt mttakssystem fr statsregnskapet Senter fr statlig øknmistyring

2 2 INNHOLDSFORTEGNELSE I. KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 1. Oppdraget Oppdragsgiver Anskaffelsens frmål Kntraktsbestemmelser Kunngjøring Leverandørens kntaktpersn Antall eksemplarer Tilbudsbefaring/Tilbudsknferanse Tilleggspplysninger ppdragsgivers kntaktpersn Rettelser, suppleringer eller endring av knkurransegrunnlaget 7 2. Alminnelige regler fr gjennmføringen av knkurransen Regler fr knkurransen Anskaffelsesprsedyre Opplysningsplikt Offentlighet Taushetsplikt Frbud mt at ppdragsgiverens ansatte deltar i knkurransen Habilitet 8 3. Krav til leverandøren / Kvalifikasjnskrav Generelt m kvalifikasjnskrav Obligatriske g ufravikelige krav Leverandørens rganisatriske g juridiske stilling Leverandørens øknmiske g finansielle kapasitet Leverandørens tekniske g faglige kvalifikasjner Skatteattester HMS-egenerklæring Eventuell tilleggsfrist Krav til tilbudet 10

3 3 4.1 Tilbudets utfrming g levering Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Innleveringssted Tilbuds-/prisskjema Frbehld Alternative frister Alternative tilbud Tilbud på deler av ppdraget Endre g tilbakekalle tilbud Adgang til at flere leverandører kan gi tilbud sammen Kmplett tilbud Andre pplysninger m tilbudet Infrmasjnspplegg Testsystem Oppdragsgiverens behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvising av leverandører Obligatriske avvisingsgrunner Avklaring Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprtkll, avviste g frkastede tilbud Avgjørelsen av knkurransen Avlysing av knkurransen g ttal frkastelse Tildelingskriterier Innstilling på kntraktstildeling 16 II. KRAVSPESIFIKASJON Grunnleggende pplysninger Leveransens mfang g betingelser 17

4 4 1.2 Beskrivelse av dagens løsning - prsesser Beskrivelse av systemarkitektur Mttaksapplikasjnen Grensesnitt fr web -rapprtering Agress hvedbk Rapprteringsstruktur i Agress Sammenheng mellm regnskapsrapprtering g budsjett Øvrige uttrekk g løsninger Frprsjektets funn g verrdnede krav til leveransen Frprsjektets funn Overrdnede krav til leveransen 22 III. KONTRAKTBESTEMMELSER 24

5 5 I. KONKURRANSEGRUNNLAGET 1. Oppdraget 1.1 Oppdragsgiver Senter fr statlig øknmistyring (SSØ) ble etablert 1. januar 2004 sm et frvaltningsrgan underlagt Finansdepartementet. Senteret har sm ppgave å styrke den statlige øknmistyringen g frbedre ressursutnyttelsen på mrådet. SSØ har ca. 270 ansatte frdelt på 6 reginkntrer g en sentralenhet i Osl. Reginkntrene leverer tjenester innenfr regnskap, budsjett, lønn g persnal til statlige virksmheter. Sentralenheten skal ivareta frvaltningsppgaver innenfr statlig øknmistyring, g har gså støttefunksjner fr kundevirksmheten i reginene. Finansdepartementet har delegert en rekke perative funksjner knyttet til statsregnskapet til SSØ v/ Avdeling fr knsernsystemer. Avdelingen har bl.a. ansvar fr å behandle g registrere regnskapsrapprter fra virksmhetene (regnskapsførere) 1, departementer g Finansdepartementet i et ppdatert g avstemt statsregnskap med et bevilgningsregnskap g et kapitalregnskap rapprtere ppdatert statsregnskap til departementene, Finansdepartementet, Riksrevisjnen g Statistisk sentralbyrå gi råd til statlige virksmheter g besvare henvendelser i regnskapsfaglige spørsmål gi Finansdepartementet råd m utvikling av statens kntplan g statsregnskapet, herunder fremme frslag til eventuelle justeringer i rundskriv m statsregnskapet Avdeling fr knsernsystemer har systemeieransvaret fr statsregnskapssystemet. Avdelingen sørger fr at risiken knyttet til statsregnskapssystemet blir vurdert kntinuerlig, g at driftssikkerheten blir ivaretatt i nært samarbeid med IKT seksjnen i SSØ. IKT seksjnen har både det daglige tekniske driftsansvaret fr systemet, g ansvar fr det tekniske uttrekk i frbindelse med rapprtering til Riksrevisjnen. Oppgavene til Avdeling fr knsernsystemer er definert sm null-tleranse ppgaver. De krav til punktlighet, fullstendighet, nøyaktighet, sprbarhet g sikring sm avdelingen stilles verfr er abslutte Anskaffelsens frmål I tildelingsbrevet fr 2005 ba Finansdepartementet SSØ m å utrede g vurdere behvet fr utfasing av eksisterende databaseplattfrm fr statsregnskapet, herunder vurdere alternativer fr videreutvikling, inkludert vurdering av øknmiske g administrative knsekvenser. SSØ ble bedt m å kmme med en anbefaling innen Statlige frvaltningsrganer g frvaltningsbedrifter. 2 Jfr. Bestemmelser m øknmistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet den pkt. 4.2.

6 6 SSØ gjennmførte denne ppgaven med ekstern bistand sm ble anskaffet etter knkurranse med frhandlinger. Delitte Cnsulting ble valgt til ppgaven g leverte sin utredning den 30. mai Utredningen (frprsjektet) har vist at det ligger betydelige ptensielle gevinster i løsningen g prsessene sm benyttes av statsregnskapet. Disse gevinster kan realiseres med enkle grep g mderat risik. I tråd med utredningens anbefalinger ønsker SSØ å bytte sin databaseplattfrm fra Sybase til MS SQL server ppgradere sin Agress til siste versjn g marbeide sin rapprteringsløsning lage en kravspesifikasjn fr et nytt Mttakssystem Gjennm tildelingsbrevet fr 2006 stiller Finansdepartementet midler til dispsisjn slik at utredningens anbefalinger kan gjennmføres. Departementet ønsker å bli rientert m prsjektplaner g gjennmføring. 1.3 Kntraktsbestemmelser Avtalefrhldet reguleres av følgende kntraktsbestemmelser: Statens standardavtale m knsulentppdrag (vedlegg 1). SSØs generelle krav til infrmasjnssikkerhet i kntrakter (vedlegg 2). Den leverandør sm blir valgt ut til å gjennmføre prsjektet skal undertegne SSØs taushetserklæring. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjrt i DOFFIN-basen prim mars Leverandørens kntaktpersn Oppdragsgiveren ber leverandøren innen krt tid etter mttak av dette knkurransegrunnlaget å sende inn navn g adresse på kntaktpersn. 1.6 Antall eksemplarer Leverandøren får utdelt 1 elektrnisk eksemplar av knkurransegrunnlaget. Det er mulig å be m utsendelse av papir eksemplar. 1.7 Tilbudsbefaring/Tilbudsknferanse Det vil ikke bli avhldt tilbudsbefaring/tilbudsknferanse. 1.8 Tilleggspplysninger ppdragsgivers kntaktpersn Dersm leverandøren finner at knkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan leverandøren skriftlig be m tilleggspplysninger hs SSØ ved kntaktpersn Ayse Nrdal i henhld til frister pplyst under pkt 4. nedenfr. Spørsmål skal sendes skriftlig g være merket Spørsmål IT plattfrm Henvendelsene kan rettes pr. brev, faks eller . SSØ att: Ayse Nrdal

7 7 Fredrik Selmersv. 4, Pb 6622 Etterstad, 0607 Osl Telefaks: Spørsmålene vil bli gjennmgått g besvart på en generell g annymisert måte. Spørsmålene g SSØ svar vil bli gjrt tilgjenglig fr samtlige sm har mttatt knkurransegrunnlaget i henhld til frister pplyst under pkt.4 nedenfr. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av knkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har ppdragsgiveren rett til å freta rettelser, suppleringer g endringer av knkurransegrunnlaget sm ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle sm har mttatt knkurransegrunnlaget. Dersm rettelsene, suppleringene eller endringene sm nevnt i første ledd kmmer så sent at det er vanskelig fr leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en frhldsmessig frlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles m frlengelsen. 2. Alminnelige regler fr gjennmføringen av knkurransen 2.1 Regler fr knkurransen Anskaffelsen er mfattet av lv m ffentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 g frskrift m ffentlig anskaffelser av 15. juni Fr denne anskaffelsen gjelder frskriftens del I g III. 2.2 Anskaffelsesprsedyre Denne anskaffelsen følger prsedyren «knkurranse med frhandling» hvr dkumentasjn knyttet til kvalifikasjnskrav g tildelingskriterier leveres samtidig. Utvelgelse til frhandlinger vil ved denne anskaffelsen skje etter at tilbudene er sendt inn. Trinnene i knkurransen vil være sm følger: 1. Tilbud mttas 2. SSØ vil ut fra freliggende infrmasjn m leverandørens tekniske, øknmiske g finansielle kapasitet (kvalifikasjnskrav) gjøre en vurdering av hvilke leverandører sm er kvalifisert til å utføre ppdraget fr SSØ. 3. Blant de sm ppfyller kvalifikasjnskravene vil SSØ velge ut minimum 3 g maksimum 6 leverandører til frhandlinger. Det vil kun frhandles med leverandører sm har reell mulighet til å få tildelt kntrakt. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en krt begrunnelse dersm: frespørselen m å få delta i knkurransen eller tilbudet avvises, ppdragsgiveren beslutter å frkaste samtlige tilbud eller avlyse knkurransen

8 8 Oppdragsgivers beslutning m hvem sm skal tildeles kntrakt skal meddeles leverandørene i henhld til 17-3 i frskriften. 2.4 Offentlighet Fr allmennhetens innsyn i tilbud g anskaffelsesprtkll gjelder lv av 19. juni 1970 nr. 69 m ffentlighet i frvaltningen. Innsynet kan begrenses med hjemmel i frskrift av 14. februar 1986 pkt. V nr. 12 gitt i medhld av ffentlighetslven. 2.5 Taushetsplikt Oppdragsgiveren g hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til pplysninger m tekniske innretninger g fremgangsmåter eller drifts- g frretningsfrhld sm det vil være av knkurransemessig betydning å hemmelighlde, av hensyn til den pplysningen angår. 2.6 Frbud mt at ppdragsgiverens ansatte deltar i knkurransen En ansatt hs ppdragsgiveren kan ikke delta i knkurranse eller inngå kntrakt med den administrasjnen hvr han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma sm helt eller i verveiende grad eies av en eller flere av ppdragsgiverens ansatte. 2.7 Habilitet Ved behandling av saker sm mfattes av denne frskrift, gjelder reglene m habilitet i frvaltningslven 6 til 10 g kmmunelven 40 nr Krav til leverandøren / Kvalifikasjnskrav 3.1 Generelt m kvalifikasjnskrav Det er t ulike evalueringsprsesser i alle knkurranser m ffentlige ppdrag. Først skal ppdragsgiveren vurdere kvalifikasjnene til leverandørene, g her blir ikkekvalifiserte leverandører avvist. Når ppdragsgiver har fretatt kvalifikasjnsvurderingene, står alle kvalifiserte leverandører likt før evalueringen av tilbuden skal starte. I dette ligger det at ppdragsgiveren ikke har adgang til å legge vekt på hvr gdt leverandørene hver fr seg er kvalifisert (graden av kvalifikasjner), når han evaluerer tilbudene. Evalueringen av tilbudene vil kun baseres på tildelingskriteriene sm står listet pp i kapittel Obligatriske g ufravikelige krav DOKUMENTASJON BEVIS FOR AT DE STILTE KRAV ER OPPFYLT Skatteattest (se 3.1.5) MVA attest (se 3.1.5) HMS- egenerklæring (se 3.1.6)

9 Leverandørens rganisatriske g juridiske stilling OPPDRAGSGIVERENS KVALIFIKASJONSKRAV: Det kreves at leverandøren har et lvlig etablert fretak DOKUMENTASJON - BEVIS FOR AT DE STILTE KRAV ER OPPFYLT Firmaattest Leverandørens øknmiske g finansielle kapasitet OPPDRAGSGIVERENS KVALIFIKASJONSKRAV: Det kreves gd sliditet DOKUMENTASJON BEVIS FOR AT DE STILTE KRAV ER OPPFYLT Fretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret g nyere pplysninger sm har betydning fr fretakets regnskapstall Framleggelse av fretakets årsregnskap eller utdrag fra dette Erklæring m fretakets msetning de siste årene sm har betydning fr denne kntrakten Leverandørens tekniske g faglige kvalifikasjner OPPDRAGSGIVERENS KVALIFIKASJONSKRAV: Krav 1: Det kreves betydelig erfaring fra tilsvarende ppdrag/prsjekt utført med tilsvarende teknlgi Krav 2: Det kreves et gdt g velfungerende kvalitetssikrings-/styringssystem DOKUMENTASJON BEVIS FOR AT DE STILTE KRAV ER OPPFYLT Krav 1 Fretakets viktigste tilsvarende leveranser de siste 3 år, inkludert deres verdi, tidspunkt, mttaker (frtrinnsvis med kntaktpersn g telefnnummer) g teknlgi. Opplysninger m utdanning g kvalifikasjner hs de persner i fretaket sm har ansvar fr å utføre ppdraget. Krav 2 Redegjørelse fr firmaets kvalitetssikrings-/styringssystem

10 Skatteattester Nrske leverandører skal framlegge skatteattester fr merverdiavgift fra fylkesskattekntret g skatteattest fr skatt utstedt av den kmmunale skatteppkrever (Skjema RF-1244) i kmmunen der leverandøren har sitt hvedkntr. Attestene skal freligge innen tilbudsfristens utløp, g de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp HMS-egenerklæring Leverandører sm skal utføre arbeid i Nrge, skal framlegge en egenerklæring m at leverandøren ppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kntrakt vil ppfylle, lvbestemte krav i Nrge når det gjelder helse, miljø g sikkerhet. Egenerklæringen skal freligge innen tilbudsfristens utløp. Skjema fr HMS-egenerklæring kan hentes på nettadressen: Eventuell tilleggsfrist Oppdragsgiver vil ikke benytte seg av retten av å fastsette tilleggsfrist fr ettersendelse av HMS erklæring eller skatteattester. Alle attester skal leveres innen fristen. 4. Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utfrming g levering 1. Tilbudet skal være skriftlig g innehlde et tilbudsbrev sm skal være datert, undertegnet g stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet merkes med Tilbud ved frsendelse. Tilbudet leveres enten direkte eller pr. pst. Elektrnisk tilbud kan ikke aksepteres pga. begrensningene knyttet til tilbudsåpningen 3. Tilbudet skal versendes i lukket frsendelse 4. Tilbudet skal leveres på nrsk 5. Tilbudet skal leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med pst, jf pkt Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer 4.2 Tilbudsfrist SSØ planlegger en fremdrift etter følgende tidsplan. Fr sent innkmne tilbud vil bli avvist. Aktivitet/milepæl 1 Kunngjøring av knkurranse med frhandlinger i DOFFIN/elektrnisk Nrsk Lysingsblad. 2 Frist fr eventuelle skriftlige spørsmål/spørsmål via mail m knkurransegrunnlaget fra leverandørene. 3 Frist fr Senter fr statlig øknmistyring til å gi skriftlige tilleggspplysninger / tilleggspplysninger via mail. Tidspunkt/ Tidsfrist Senest Kl: Frist fr mttak av tilbud Kl: Ansvar Senter fr statlig øknmistyring Senter fr statlig øknmistyring Senter fr statlig øknmistyring Senter fr statlig øknmistyring Merknader.

11 11 5 Åpning av tilbud Senter fr statlig øknmistyring 6 Gjennmgang av tilbudene, samlet Fra åpningen Senter fr statlig vurdering i henhld til kriteriene i øknmistyring knkurransegrunnlaget. 7 Skriftlige spørsmål fra SSØ til ptensielle Senter fr statlig leverandører vedrørende mttatte tilbud. øknmistyring 8 Frhandlinger med leverandører Karenstid Avtale undertegnes Senter fr statlig øknmistyring Ikke ffentlig, jf. kunngjøringen Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 1/9-2006, kl Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Senter fr statlig øknmistyring Tilbud Fredrik Selmersv. 4 Pb 6622 Etterstad 0607 Osl 4.5 Tilbuds-/prisskjema Det skal utarbeides pristilbud fr Del 1, Del 2 g Del 3 av prsjektet i henhld til pplysninger i Del II kravspesifikasjn. Det skal utarbeides estimat fr lisenskstnader eller lignende samt knsulenttimer. Dersm leverandøren ønsker å gi detaljspesifikasjn g priser ut ver det sm fremgår av kravspesifikasjnen, skal dette identifiseres g gis i tilbudsbrevet eller i eget skjema. Dersm det freligger mtstrid mellm pplysningene i tilbuds-/prisskjemaet g i tilbudsbrevet, har pplysningene i tilbudsbrevet frrang. Prsjektets ttale øknmisk ramme fr gjennmføring av alle delprsjekter er NOK eks. MVA.. Rammen mfatter knsulenttimer, testing, kvalitetssikring, anskaffelse av utstyr g lisenser) Vi ber m at leverandøren legger denne rammen til grunn ved utfrming av det ttale pristilbudet g tilbudet fr delprsjekter: Leverandøren vil kunne regne med en prsjektdeltagelse fra prsjekteier på til sammen 150 arbeidstimer. Disse timer kan benyttes til: fremskaffelse av dkumentasjn g bidrag til testing fra Avdeling fr knsernsystemer deltagelse i eventuelle wrks-shp, bidrag til utarbeidelse g kvalitetssikring av prsjektdkumentasjn fra Avdeling fr knsernsystemer idèutveksling med IKT seksjnen i SSØ

12 12 idèutveksling med Øknmitjenesteavdelingen i SSØ 4.6 Frbehld Frbehld skal klart fremgå i tilbudsbrevet/tilbudet/vedlegg fr å være gyldige. Frbehld skal være presise g entydige slik at ppdragsgiveren kan vurdere disse uten kntakt med leverandøren. Bemerkninger til den tekniske beskrivelse g mengdefrtegnelser kan anføres på det aktuelle stedet i dkumentene, men skal i så fall gså listes pp i tilbudsbrev/tilbudet/vedlegg med henvisning til sidetall g til nummeret på den aktuelle psten i tilbudet. 4.7 Alternative frister Det er adgang til å gi tilbud på alternative frister fr gjennmføring av ppdraget. Leverandøren skal i tilbudsbrevet redegjøre fr de øknmiske/tekniske knsekvensene de freslåtte alternative fristene får fr ppdragsgiveren. 4.8 Alternative tilbud Leverandøren skal svare på kravspesifikasjn så langt dette er mulig. Alternative tilbud vil bli evaluert hvis tilbudet innehlder en tilfredsstillende frklaring hvrfr det leveres et alternativt tilbud tilbudet er versiktelig tilbudet er tilfredsstillende dkumentert Frprsjektet har allerede utredet kvalifiserte g reelle alternativer i frbindelse med valg av databaseplattfrm. Dette, bl.a. på bakgrunn av: Driftskmpetanse i SSØ Eksisterende infrastruktur g løsninger Dataflyt på tvers av installasjner Samkjøringsgevinster Tilbudene skal ta utgangspunkt i en vergang av databaseplattfrm til MS SQL Server Det er imidlertid adgang til å gi beskrive egne løsninger i frbindelse med rapprtering, g i frbindelse med frprsjektet fr design av nytt mttakssystem. 4.9 Tilbud på deler av ppdraget Prsjektets Del I g II krever prsjektledelse, anskaffelse av utstyr g lisenser, kntakter med Erg Grup sm har vedlikehldsavtale fr statsregnskapet, prsjekt gjennmføring, implementering g testing. Del I g Del II skal gjennmføres sammenhengende. Prsjektets Del III er et designprsjekt. Det er derfr adgang til å gi tilbud til hele ppdraget, kun til del I g II eller kun til del III.

13 Endre g tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte sm et nytt tilbud g skal utfrmes i samsvar med punkt Adgang til at flere leverandører kan gi tilbud sammen Det gis adgang til at flere selskaper sm har ulike kmpetansemråder gir tilbud i samarbeid. I så tilfelle skal tilbudet innehlde klare beskrivelser m øknmisk ansvar g ansvar fr gjennmføring av de enkelte aktivitetene Kmplett tilbud Kmplett tilbud består av: Tilbudsbrev. Eventuelle frbehld skal tydelig fremkmme av Tilbudsbrevet. DEL 1: Opplysninger vedrørende Knkurransegrunnlaget / Kvalifikasjnskrav Dkumentasjn på ppdragsgiverens kvalifikasjnskrav (Kap ) a) Obligatriske g ufravikelige krav b) Leverandørens rganisatriske g juridiske stilling c) Leverandørens øknmiske g finansielle kapasitet d) Leverandørens tekniske g faglige kvalifikasjner Liste med eventuelle frbehld vedrørende Knkurransegrunnlaget (DEL 1) DEL 2: Opplysninger vedrørende Kravspesifikasjn /Tildelingskriterier Overrdnet beskrivelse av tilbudt løsning Utfyllende svar på kravspesifikasjn. Dette inkluderer gså nødvendig tilbudsbeskrivelse g beskrivelse/dkumentasjn sm viser at leveransen (med tilbudte prdukter/tjenester) ppfyller de fastsatte funksjns- g kvalitetskrav. Pris fr henhldsvis DEL 1, DEL2 g DEL3 av prsjektet Liste med eventuelle frbehld vedrørende kravspesifikasjnen DEL 3: Opplysninger vedrørende Kntraktsvilkår Aksept på vedlagte kntraktsvilkår, eventuelt liste med frbehld vedrørende kntraktsvilkår Andre pplysninger m tilbudet Infrmasjnspplegg Tilbudet skal innehlde et frmelt infrmasjnspplegg til prsjekteier, slik at prsjekteier gis anledning til å påvirke prsjektfremdrift g strategiske valg vedr. teknisk arkitektur- g rapprteringsløsninger Testsystem Det er viktig at leverandøren kan sikre at Statsregnskapet frtsetter sin drift g sine leveranser uten avbrudd under prsjektperiden. Alle endringer sm skal gjøres skal simuleres i egen installasjn før løsningen legges ver til prduksjn.

14 14 Testingen skal mfatte Integrasjn mt mttaksapplikasjn Funksjnalitet i tilpasninger (innlesninger g stikkrd) Generering g utsendelse av rapprter Levering av bevilgningsregnskap fra ny løsning Levering av kapitalregnskap Leverandøren bes ppgi eventuelle punkter der testsystemet frventes å avvike fra det rdinære prduksjnssystemet, g hvrdan eventuelle avvik kan løses i frbindelse med vergang til prduksjnen. Versjnsppdateringer g øvrige endringer skal gdkjennes av SSØ v/ Avdeling fr knsernsystemer før implementering. En slik frm fr brukergdkjennelse skal sikre at SSØ får bedre løsninger enn sm de sm allerede er i bruk. 5. Oppdragsgiverens behandling av tilbudene 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt fr mttakelse etter hvert sm de kmmer inn. På anmdning skal ppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mttatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted i henhld til pplysninger i tidtabell under pkt Åpning skal fretas av minst t representanter fr ppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 5.3 Avvising av leverandører Oppdragsgiveren har plikt til å avvise leverandører sm ikke har sendt inn skatteattester g HMS erklæring innen de angitte fristene, g de leverandørene sm ikke ppfyller de fastsatte g kunngjrte kvalifikasjnskravene. Oppdragsgiveren kan avvise leverandører sm ikke har sendt inn øvrig etterspurt dkumentasjn. Oppdragsgiveren kan i tillegg avvise leverandører av andre årsaker, jf. FOA (2) Obligatriske avvisingsgrunner Oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet når det: a) ikke er levert innen fastsatte frister b) ikke er levert i samsvar med pkt 4.1 c) innehlder avvik fra knkurransegrunnlaget sm er i strid med FOA 15-6 d) på grunn av frbehld eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil m hvrdan tilbudet skal bedømmes i frhld til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisingsgrunner Oppdragsgiveren kan avvise tilbudet når det: a) ikke innehlder alle de pplysninger, ppgaver, sm er frlangt b) ikke ppgir prisen slik sm frutsatt i knkurransegrunnlaget

15 15 c) virker unrmalt lavt i frhld til prduktet sm tilbys d) ikke er undertegnet 5.4 Avklaring I frkant av frhandlingene kan det kun gjøres avklaringer knyttet til knkurransegrunnlaget. Detaljerte tekniske avklaringer skal gjøres under frhandlingene. 5.5 Retting av åpenbare feil Dersm ppdragsgiveren blir ppmerksm på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersm det ikke er tvil m hvrdan feilen skal rettes. 5.6 Utskrift av anskaffelsesprtkll, avviste g frkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprtkllen. Avviste g frkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6. Avgjørelsen av knkurransen 6.1 Avlysing av knkurransen g ttal frkastelse Oppdragsgiveren frbehlder seg retten til å avlyse knkurransen dersm det freligger saklig grunn, fr eksempel ved brtfall av planlagt finansiering eller manglende gdkjenning fra plitisk hld. Oppdragsgiveren kan frkaste alle tilbudene dersm resultatet av knkurransen gir saklig grunn fr det. 6.2 Tildelingskriterier Det er kun tilbud fra leverandører sm har tilfredsstilt kvalifikasjnskravene sm vil bli vurdert. Tildelingen av ppdraget skjer på grunnlag av hvilket tilbud sm er det øknmisk mest frdelaktige, basert på følgende kriterier: Pris vektes med 30 % Kvalitet vektes med 30 %, g følgende elementer vil vektlegges i vurderingen: Tilbyderens prsedyrer g dkumentasjn på prsjektledelse g pplegg fr ppfølging av prsjektets fremdrift Tilbyderens prsedyrer g pplegg fr testing g avvikshåndtering Gjennmføringsevne- g plan i henhld til kravspesifikasjnen vil vektes med 30 %, g følgende elementer vil vektlegges i vurderingen: Tilbyderens beskrivelse av ppgaveløsning g dkumentasjn av metdikk Tilbyderens beskrivelse g dkumentasjn av løpende rapprtering til ppdragsgiver Tilbyderens pplegg g dkumentasjn på risikanalyse i frbindelse med gjennmføringen

16 16 Kjennskap til ffentlig sektr g ffentlig regnskapsføring g kntplan vektes med 10 %. 6.3 Innstilling på kntraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning m hvem sm skal tildeles kntrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kntrakt inngås. Med «kntrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kntrakten. Meldingen skal innehlde en begrunnelse fr valget, g gi en frist fr leverandøren til eventuelt å klage ver beslutningen.

17 17 II. KRAVSPESIFIKASJON 1. Grunnleggende pplysninger 1.1 Leveransens mfang g betingelser Den ttale leveransen skal gjennmføres sm tre delprsjekter med gdkjennelse av hvert arbeidstrinn Del 1 består av både prsjektledelse g gjennmføring i frm av installasjn, uttrekk av database g klargjøring av ny versjn av Agress på nye servere anskaffelse av lisenser, hardware g knsulenttimer, samt samarbeid med leverandør sm har vedlikehldsavtalen. Det anslåtte behv fr utstyr er sm følger 3 stk. lisenser Exceleratr Lisens fr 2 CPU-server Sybase lisens Sybase Direct Cnnect 2 nye servere: en fr database g en fr applikasjn Utstyr g lisenskstnadene mfattes av den ttale øknmiske rammen av prsjektet. ppsett g test av integrasjn mt mttaksapplikasjnen Del 2 består av prsjektledelse g gjennmføring i frm av implementering av ny rapprteringsløsning, mskriving av eksisterende rapprter, utvikling av nye rapprter, avklaringer mt Finansdepartementets budsjettsystem test av tilpasninger akseptansetest fr ny løsning Del 3 består av frslag til design samt utarbeidelse av kravspesifikasjn fr nytt Mttakssystem. Del 1 g Del 2 er avhengige av hverandre, mens Del 3 kan gjennmføres uavhengig av resten av prsjektet. 1.2 Beskrivelse av dagens løsning - prsesser P.t. er det 304 virksmheter sm rapprterer til statsregnskapet. Av disse rapprterer 27 på web g 14 på papir. De øvrige virksmheter benytter EDIFACT løsningen. Nedenfrstående figur beskriver de kmpnentene g prsessene sm utgjør løsningen sm i dag benyttes av statsregnskapet.

18 18 Statsregnskapsløsning kmpnenter Direkte psteringer Webrapprter 27stk EDI fra lkale regnskapssystemer 263 stk mttakssystem mttakssystem hvedbk rapprter rapprter Papir 14 stk. Innlesning kntplan g budsjett fra Sentralt budsjettsystem (BUDSYS) Prsesstrinnene er sm følger: Statlige virksmheter avgir regnskapsfil Denne mttas sm EDI-melding via SMTP til ECServe, via manuell registrering eller fra Web-grensesnittet Avgivende virksmhets identitet valideres Filens innhld valideres, kvittering sendes avgivende virksmhet, med enten feilmelding eller melding m at filen er gdkjent I rapprteringsperiden, når systemet er åpent, verføres gdkjente filer til Agress daglig eller flere ganger m dagen Bkføring skjer i Agress Perideavslutning gjøres i Agress Uttrekk av sammenstilte data fra saldtabeller gjøres i MS Query ved å kjøre databaseprsedyrer Uttrekk verføres til Excel/Access Endelig layut g rapprt sammenstilling gjøres i Excel/ Access/Pwer Builder Utsendes på mail g papir til ansvarlige i departementene g virksmhetene Før sammensetting av regnskapene fretar avdelingen en rekke psteringer. Psteringene består av: Direkte psteringer Ompsteringer

19 Det fretas en rekke direkte psteringer på statsregnskapet gjennm året, samt mpsteringer ved årets slutt. Fra fikk SSØ fullmakt til å krrigere uppklarte differanser g feilpsteringer i tidligere års statsregnskap 1.3 Beskrivelse av systemarkitektur SSØ benytter i dag en rekke systemer g løsninger fr å mtta rapprter, behandle disse g rapprtere månedlige regnskaper til respektive departementer, Statistisk sentralbyrå g Riksrevisjnen. Vedlikehld av: Hjemmeknti/kap Grenseverdier etc. Vedlikehld av: Knfigurasjnsparametere Vedlikehld av: EDI-partnere Regnskapsførere/-sentraler etc. 1 Kntrll registere 1 Knfigurasjn 1 Faste registere SMTP prgramvare Hvedbk Kntrllapplikasjn EDIprgramvare FINSTA APERAC REQDOC CONTRL FINSTA Oversikt ver avstemminger Manuell innlegging av regnskapsrapprter etc. 1 Lgger Utskrift av meldinger Status mttatte meldinger Meldingsjurnal Meldingsregister etc. WEB prgramvare Mttaksapplikasjnen En sentral del av systemet er Mttaksapplikasjnen. Denne applikasjnen er i sin helhet utviklet av leverandør i henhld til kravspesifikasjn utarbeidet av Finansdepartementet g i samarbeid med Finansdepartementet, før etablering av SSØ. Det er laget tilpasninger g grensesnitt sm binder systemet sammen med standard EDI-sftware (ECServe) g mailsftware fra Micrsft (Exchange). Løsningen sikrer at det gjennmføres kntrller på 5 kntrllnivåer: Autentiseringskntrll Knsistenskntrll Peridekntrll Inngangskntrll Avstemmingskntrll Systemet har muligheter fr å mtta datafil via EDI, web g sm manuell registrert transaksjn. Databaseplattfrmen er Sybase. Løsningen driftes via flere servere.

20 Grensesnitt fr web -rapprtering Det er laget en verbygging til Mttaksapplikasjnen fr mttak av regnskapsrapprter fra virksmhetene ved hjelp av en web-applikasjn. Løsningen er uavhengig av Agress hvedbkinstallasjnen Agress hvedbk Dette er løsningen sm tar i mt regnskapsfilene fra virksmhetene g sammenstiller til en samlet hvedbk. Agress hvedbk er en standard applikasjn. Det er imidlertid gjrt en rekke tilpasninger. En ppgradering av tekniske plattfrm bør ta hensyn til følgende spesielle tilpasninger: Spesialtilpassede rapprter i Agress - Imprt av knt g begrepsverdier - Imprt av relasjnsverdier - Imprt fra BUDSYS (Finansdepartementets statsbudsjett-system) - Autmatisk reversering av frrige måneds regnskap Stikkrdløsning fr bruk av lange tekster Imprt av infrmasjn m knsernknt fra fil Rapprteringsstruktur i Agress I dag er det bygget en rapprteringsstruktur i Agress basert på relasjner. Det ligger knytninger ver den regnskapsmessige knteringen av transaksjnene, g dette gir muligheter fr å benytte høyere aggregeringsnivåer. I rapprteringen benyttes det både spørremaler g en rekke tredjeparts verktøy (MS Query, EXCEL, Access). Følgende kmpnenter inngår i rapprteringen: Spørringer i Agress g verføring til EXCEL filer Prsedyrer sm kjøres manuelt i prgrammet MS Query mt prduksjnsdatabasen fr Agress (Sybase) med parametere sm spesifiserer bestillingsverdier (peride, saldtabell, regnskapsfirma) Regneark i kmbinasjn med MS Query fr rapprtering av månedlige regnskaper til departementene MS Access fr fremstilling av Kapitalregnskapet Egen applikasjn utvidet i Pwer Builder fr fremstilling av Bevilgningsregnskapet Sammenheng mellm regnskapsrapprtering g budsjett Statsregnskapet sm eies g driftes av SSØ g statsbudsjettet sm eies g driftes av Finansdepartementet eksprterer/ imprterer filer til/fra hverandre. Rapprteringsløsninger sm velges fr statsregnskapet vil ha implikasjner fr statsbudsjettløsningen. Rapprteringsfrslagene skal ha en knsekvensutredning/ pplisting av disse implikasjnene.

21 Øvrige uttrekk g løsninger Det er en rekke andre uttrekk g løsninger sm benytter dagens databaseplattfrm. Disse er Uttrekk av data til Riksrevisjnen (TOMAS-uttrekket) Ved perideavslutning g årsavslutning sendes det datauttrekk ver til Riksrevisjnen basert på et bestemt mal. Dette kjøres fra egen prgramvare sm går direkte mt Sybase. DBSYNC Replikering av grunndata i frm av pplysninger knyttet til regnskapsførerne sm benytter EDI løsningen i Mttaksapplikasjnen. BEVREG Egen applikasjn med Sybase database sm prduserer endelige Wrd dkumenter i frbindelse med rapprtering av bevilgningsregnskapet. Kapitalregnskapet Rapprtering av kapital regnskap ved hjelp av stred prcedures g Access. Rapprtering til Statistisk Sentralbyrå Excel rapprt sm utarbeides gjennm uttrekk via MS Query g versendes SSB via mail. BUDSYS Peridisk eksprt av fil fra statsregnskapet til budsjettsystemet til Finansdepartementet. Felles trekk med de vennevnte løsninger er at en ppgradering av databaseplattfrm vil ikke berøre disse løsningene vesentlig. Imidlertid vil det være et krav at leverandørens tilbud innehlder en testplan gså fr disse løsningene.

22 22 2. Frprsjektets funn g verrdnede krav til leveransen 2.1 Frprsjektets funn Teknlgiplattfrmen sm mttaksapplikasjnen er laget på (ECServe, EDI) er freldet. Det er begrenset kmpetanse i markedet sm kan drifte, vedlikehlde g supprtere løsningen. Dagens statsregnskaps løsning er satt pp med Sybase sm databaseplattfrm, versjn , med Agress versjn Agress støtter ikke lenger Sybase sm databaseplattfrm. Videre er Agress, versjnsnummer ikke lenger supprtert. Dagens rapprteringsløsning har mange manuelle trinn g bruker en rekke ulike verktøy. Rapprteringsprsessen har strt gevinstptensiale i frm av prsess- g ressurseffektivisering. 2.2 Overrdnede krav til leveransen På bakgrunn av disse rammebetingelser, g etter en vurdering av ulike alternativer g risik, har frprsjektet kmmet frem til en rekke anbefalinger sm utgjør verrdnede krav til leveransen. Disse er: 1. Bytte databaseplattfrm fra Sybase til MS SQL Server 2000 Dette krever at det på en ny databaseserver settes pp en instans av Micrsft SQL Server Det gjøres et fullstendig uttrekk av dagens database på Sybase. Denne leses inn i den nye databasen. 2. Oppgradering av Agress til siste versjn Den nye databasen på MS SQL Server 2000 må ppgraderes ved hjelp av standardskript sm er laget av Agress. Dette krever endringer i tabellverk g systemtabeller, samtidig sm eksisterende data fr SSØ behldes. 3. Omarbeiding av rapprteringsløsningen til SSØ Følgende punkter anbefales gjennmført: Omlegging av rapprteringsstrukturen i Agress Omskrivning av manuelle prsesser til databaseprsesser Bruk av Agress Exceleratr fr uttrekk g ppstillinger i Excel Tilrettelegge autmatiske rapprtkjøringer gjennm Agress IntelAgent 4. Frprsjekt fr å lage kravspesifikasjn fr nytt mttakssystem Det utarbeides et designdkument sm innehlder kravspesifikasjn fr et nytt mttakssystem sm:

23 23 har ett bedre g nyere teknlgiplattfrm g fleksibilitet enn dagens system bygger på løsninger sm ikke krever nisjekmpetanse, g kan supprteres med generell kmpetanse sm er lett tilgjengelig på markedet representerer bedre kstnadseffektivitet enn dagens løsning gjør

24 24 III. KONTRAKTBESTEMMELSER Statens standardavtale m knsulentppdrag (vedlegg 1). SSØs generelle krav til infrmasjnssikkerhet i kntrakter (vedlegg 2).