Bedriftshelsetjeneste

Transkript

1 Tilbudsinnbydelse Bedriftshelsetjeneste Åpen anbudskonkurranse Etter forskrift til lov om off. anskaffelser del I og II September 2015 Andøy kommune

2 INNHOLD 1. OM ANSKAFFELSEN 1.1 Oppdragsgiver Anskaffelser Kunngjøring Konkurransegrunnlaget Fremdriftsplan Spørsmål angående konkuransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget 4 2. GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Lov og forskrifter om offentlige anskaffelser Anskaffelsesprosedyrer Begrunnelsesplikt Offentlighet Taushetsplikt Habilitet 5 3. KRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Andre kvalifikasjonskrav Eventuell tilleggsfrist 6 4. KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming Prisskjema Forbehold Alternative frister Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Endring og tilbakekall av tilbud Tilbudsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist Kontraktens varighet OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbudene Tilbudsåpning 8 6. AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Meddelelse om hvem som skal tilbys kontrakt VEDLEGG 10 Tilbudsinnbydelse Anskaffelse av bedriftshelsetjeneste Side 2 av 10

3 1. Om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Andøy kommune (heretter kalt kommunen) er en arbeidsgiver med ca 520 ansatte fordelt på 400 årsverk. Kommunens tjenester er delt inn i 8 enheter. Disse er Teknisk enhet, Pleie og omsorg, Helse og Familie, NAV, Andenes Skole, Risøyhamn skole, Barnehager, Kultur & informasjon. I tillegg har vi Støttefunksjon og Rådmannens stab. 1.2 Anskaffelsen formål, omfang og varighet Kommunen ønsker å inngå en 3-årig avtale på verne- og helsetjeneste med opsjon for oppdragsgiver til å forlenge kontrakten med ett år. Tjenesten skal utføres i henhold til Arbeidsmiljølovens krav og forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste gjeldende fra Den kontrakten vi har på slik tjeneste utgår pr og ny kontrakt vil starte Vi har ca 500 ansatte, fordelt på ca 380 årsverk. Kommunen har behov for at bedriftshelsetjenesten bistår i utarbeidelse av hoved- og delplaner for bedriftshelsetjenester, nærværsarbeid, sykefraværsoppfølging, måleundersøkelser, helsekontroller og deltakelse i møte- og planarbeid knyttet til HMS-arbeid. Kommunen har et årlig behov for bedriftshelsetjeneste på 240 timer. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i bilag nr. 1, Kravspesifikasjon. 1.3 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin den Konkurransegrunnlaget Komplett konkurransedokumentasjon består av følgende: Tilbudsinnbydelse Kravspesifikasjon Prisskjema Gjennomføring 1.5 Fremdriftsplan Aktivitet: Dato: Kunngjøring på Doffin Siste frist for utsendelse av svar på spørsmål og eventuell tilleggsinformasjon Tilbudsfrist, angitt dato kl Tilbudsåpning, angitt dato kl Tilbudsevaluering ferdig, tentativt Kontraktstildeling, Kontraktsinngåelse/signering, Forventet oppstart av operativ avtale Det tas forbehold om endringer i fremdriftsplanen. Tilbudsinnbydelse Anskaffelse av bedriftshelsetjeneste Side 3 av 10

4 1.6 Spørsmål angående konkurransegrunnlaget Spørsmål angående konkurransegrunnlaget, dette dokument, rettes til: Marit S Nordheim marit.snordheim@andoy.kommune.no Tlf / Mobil: Alle spørsmål skal sendes skriftlig pr. e-post til kontaktpersonen. Tilleggsinformasjon fra Oppdragsgiver utleveres senest seks -6- dager før utløpet av fristen for å levere tilbud. Spørsmål knyttet til konkurransegrunnlaget må derfor være fremsatt i rimelig tid forut for dette. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2. Gjennomføring av konkurransen 2.1 Lov og forskrift om offentlig anskaffelser Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7.april 2006 nr For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 2.3 Begrunnelsesplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding til leverandøren med en kort begrunnelse dersom: tilbudet avvises, konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for avgjørelsen. Oppdragsgiver plikter å svare på denne anmodningen innen 15 dager. Tilbudsinnbydelse Anskaffelse av bedriftshelsetjeneste Side 4 av 10

5 2.4 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. juni 1970 nr 69 om offentlighet i forvaltningen. 2.5 Taushetsplikt Oppdragsgivers og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. 2.6 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Krav til leverandør Leverandør skal fremskaffe de etterspurte kvalifikasjonsdokumentene og levere til Oppdragsgiver sammen med tilbudet innen angitt frist. Oppdragsgiver stiller følgende krav til leverandørene for deltakelse i konkurransen: 3.1. Obligatoriske og ufravikelige krav Oppdragsgivers kvalifikasjonskrav: Krav 1: Skatteattester Leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (Skjema RF-1244) der leverandøren har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Krav 2: HMS-egenerklæring Leverandører skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav innen helse, miljø og sikkerhet. Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest Merverdiavgiftsattest HMS- egenerklæring Skjema for HMSegenerklæring kan hentes på regjeringens internettside 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgivers Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt kvalifikasjonskrav: Firmaattest fra Brønnøysund Krav 3: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Tilbudsinnbydelse Anskaffelse av bedriftshelsetjeneste Side 5 av 10

6 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Oppdragsgivers Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt kvalifikasjonskrav: Foretakets siste årsberetning Krav 4: Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten Foretakets revisorgodkjente årsregnskap med noter for det siste år 3.4. Leverandørens tekniske kvalifikasjoner Oppdragsgivers Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt kvalifikasjonskrav: Krav 5: referanser Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag og det legges stor vekt på god gjennomføringsevne Referanseliste eller tilsvarende dokumentasjon som viser nødvendig erfaring Navn og telefonnummer til kontaktperson hos mottaker bes oppgitt. Dersom det foreligger kundeundersøkelse, bes denne legges ved. Krav 6: Det kreves god samarbeids- og gjennomføringsevne Krav 7: Det kreves at leverandøren er godkjent i henhold til forskrift om arbeidsgivers bruk av godkjent bedriftshelsetjeneste og om godkjenning av bedriftshelsetjeneste fra 10. september 2009 nr 1173 Dokumentasjon eller beskrivelse som synliggjør hvordan opplegg for kommunikasjon og samhandling skal gjennomføres Bekreftelse på godkjenning fra Arbeidstilsynet. Krav 8 Statistikk Det skal være mulighet å hente ut statistikk på antall timer benyttet og til hvilke formål i kontrakten Eventuell tilleggsfrist Dersom en eller flere tilbydere ikke har levert skatteattester eller HMS-erklæring innen tilbudsfristens utløp kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 Tilbudsinnbydelse Anskaffelse av bedriftshelsetjeneste Side 6 av 10

7 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagere i konkurransen og oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne tilbud før tilleggsfristen er utløpt. 4. Krav til tilbudet 4.1. Tilbudets utforming Leverandør skal forsikre seg om at tilbudet som leveres er i henhold til denne tilbudsinnbydelsen. Det er leverandørens ansvar å levere et korrekt og komplett tilbud. Tilbudet skal utformes på norsk, signeres og foreligge i 3 eksemplarer. Tilbudet skal også leveres på 1 stk CD/minnepenn. Tilbud innsendt pr. e post vil bli avvist Prisskjema Tilbudspriser skal angis i vedlagte prisskjema. Betalingsbetingelser skal være minimum 30 dager. Tilbudsbrevet skal inneholde bekreftelse på at prisskjemaer som er innlevert i utfylt stand er kontrollerte og godkjente av en representant fra leverandøren som innehar nødvendige fullmakter. Dersom der foreligger motstrid mellom opplysningene i prisskjema og tilbudsbrevet har opplysningene i tilbudsbrevet forrang Forbehold Det er anledning til å ta forbehold dersom det ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold av vesentlig art vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med anbyderen. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne vil kunne føre til at tilbudet anses ufullstendig og bli avvist Alternative frister Det er ikke adgang til å gi tilbud på alternative frister for gjennomføring av oppdraget Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud 4.6. Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. Tilbudsinnbydelse Anskaffelse av bedriftshelsetjeneste Side 7 av 10

8 4.7. Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbudet skal tilbakekalles skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Tilbudsfrist Frist for innlevering av tilbud er , kl. 1200, jf. pkt.1.5 Fremdriftsplan Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jf pkt 4.10 før utløp av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist Innleveringssted Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt merket: Anbud: Anbud bedriftshelsetjeneste Leveringsadresse: Postadresse: Andøy kommune Andøy kommune Rådhuset Postboks Andenes 8483 Andenes Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til Kontraktens varighet Kontrakten gjelder for perioden Med opsjon på ytterligger 1 år. 5. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn Tilbudsåpning Tilbudsåpning vil finne sted i oppdragsgivers lokaler i Rådhuset, den , kl Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiver Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpningen. 6. Avgjørelsen av konkurransen Tilbudsinnbydelse Anskaffelse av bedriftshelsetjeneste Side 8 av 10

9 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: o Pris o Kvalitet o Service Pris 60% Pris oppgitt i norske kroner eks. mva Pris vil vektes 60%. De økonomiske konkurranseparameterne vil vektes etter en proposjonal skala etter hvor stor andel laveste tilbyders pris utgjør av den aktuelle tilbyders pris. (høyere poeng dess lavere pris) Kvalitet 30% Herunder oppdragsforståelse og ressurser planlagt for gjennomføring av oppdraget jf kravspesifikasjoner. Tilbyder bes redegjøre for på en A4 side sin forståelse av oppdraget, og hva som skal prioriteres i gjennomføringen. Tilbyder bes oppgi hvilken type kompetanse, kort om metodikk og antall ressurser som planlegges benyttet for de ulike deler av oppdraget. Ferdig utfylt bilag 4 - Gjennomføring. Vi vil vekte forståelse av oppdraget til, kompetanse i bedriften til dette oppdraget og plan for gjennomføring til. Vi vil utøve skjønn i poenggivningen. Service 10% Service herunder åpningstider, tilgjengelighet og responstid. Tilbyder bes beskrive nærmere hvilke åpningstider og tilgjengelighet for eksempel telefon/e-post (antall timer og virkedager), samt responstid for henvendelser som tilbys. Vi vil vekte tilgjengelighet (antall timer og virkedager) 50% og responstid for henvendelser 50%. Innenfor disse rammene vil vi utøve skjønn i poenggivningen. Tilbyder som oppnår flest poeng anses for å ha det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Tilbudsinnbydelse Anskaffelse av bedriftshelsetjeneste Side 9 av 10

10 6.3. Meddelelse om hvem som skal tilbys kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandøren til å klage over beslutningen. 7. Vedlegg Tilbudsinnbydelse Kravspesifikasjon Prisskjema Gjennomføring Tilbudsinnbydelse Anskaffelse av bedriftshelsetjeneste Side 10 av 10