SANDØY KOMMUNE HARØY SKULE

Transkript

1 SANDØY KOMMUNE HARØY SKULE Konkurransegrunnlag Del I Anskaffelse av lekeplassutstyr til Harøy skule

2 INNHOLD Del I Betingelser for konkurransen Informasjon om anskaffelsen Presentasjon av oppdragsgiver Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsens formål Avtalevilkår Planlagt fremdrift Spørsmål til konkurransegrunnlaget Leverandørens kontaktperson Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav Obligatoriske og ufravikelige krav Skatteattester HMS-egenerklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Underleverandører Krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Innleveringssted Priser og fakturering Avvik og forbehold Alternative tilbud Tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvising av leverandører Avvising av tilbud Forhandlinger Avgjørelsen av konkurransen Tildelingskriterier Innstilling på kontraktstildeling Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Opplysningsplikt Diverse bestemmelser Offentlighet Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Vedlegg 2 Egenerklæring- Innsyn i dokumenter Konkurransegrunnlag del I Side 2 av 11

3 Del I Betingelser for konkurransen 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Presentasjon av oppdragsgiver Sandøy kommune, Harøy skule, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med anskaffelse av Lekeplassutstyr til Harøy skule. Sandøy kommune ligger i Møre og Romsdal fylke og har i overkant av innbyggere. Kommunen sin produksjon er organisert i ca 7 virksomheter, samt noen kommunale foretak og selskaper. For mer informasjon om Sandøy kommune, se Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). For denne anskaffelsen gjelder FOA del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren for åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som ikke tillater forhandlinger. Konkurransegrunnlaget består av to deler: Del I: Betingelser for konkurransen (dette dokumentet) med vedlegg Del II: Avtale og Bilag til avtale (inkl. kravspesifikasjon) Anskaffelsen er kunngjort på Anskaffelsens formål Det skal anskaffes og monteres nytt lekeplassutstyr ved nybygd skule i kommunen. 1.4 Avtalevilkår Anskaffelsen skal reguleres av vedlagte forslag til avtalevilkår med bilag, jf. konkurransegrunnlagets Del II. 1.5 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsrammer for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Med unntak av tilbudsfristen er datoene nedenfor foreløpige og kan bli endret. Planlagte milepæler Frister Tilbudsfrist kl:12:00 Oppdragsgiver planlegger skriftlig melding om valg av leverandør Innen Frist for eventuell klage på valg av leverandør Innen 10 dager etter at tildelingsbrev er sendt ut Kontrakt inngås Innen Konkurransegrunnlag del I Side 3 av 11

4 1.6 Spørsmål til konkurransegrunnlaget Det er ønskelig at alle spørsmål reises skriftlig per e-post. Spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til: Kontaktperson: Postadresse: E-post: Nils Magne Abelseth Nils Magne Abelseth Harøy skule 6487 Harøy 1.7 Leverandørens kontaktperson Oppdragsgiver ber leverandøren innen kort tid etter mottak av dette konkurransegrunnlaget om å sende inn navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse til kontaktperson. Opplysningene sendes til: 1.8 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra èn leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 2 Krav til leverandøren kvalifikasjonskrav 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjon: Skatteattest for merverdiavgift Skatteattest for skatt HMS-egenerklæring Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattester for merverdiavgift og skatt (skjema RF- 1244). Skatteattestene for både skatt og merverdiavgift kan bestilles fra leverandørens lokale kemmner/kommunekasserer og Fylkesskattekontor. Attestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Leverandør som ikke er etablert i Norge kan levere tilsvarende dokumentasjon utstedt myndighetene i det landet leverandøren er etablert HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Konkurransegrunnlag del I Side 4 av 11

5 Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Dokumentasjon Firmaattest skal vedlegges tilbudet Firma som er registrert utenfor Norge skal legge ved annen dokumentasjon som vil være relevant for å legitimere Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling. 2.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Det kreves tilstrekkelig økonomi for å kunne gjennomføre den aktuelle kontrakten Dokumentasjon Det skal legges ved tilbudet utdrag fra Leverandørens årsregnskap og årsberetning for siste to regnskapsår. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Det kreves erfaring fra tilsvarende eller relevante oppdrag/leveranser Dokumentasjon Det skal legges ved tilbudet referanseliste til foretakets viktigste relevante leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker. 2.5 Underleverandører Dersom leverandøren planlegger å overlate deler av kontrakten til underleverandører, skal det gis en kort beskrivelse av underleverandørene og hvilken del/ hvilke deler av oppdraget underleverandør skal utføre. Det stilles samme krav til underleverandør som til hovedleverandør. 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av bemyndiget person og påført firmaets navn. I tilbudsbrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson samt kontaktpersonens stilling, telefonnummer, og e-postadresse. 2. Tilbudet skal være merket: Tilbud Lekeplassutstyr i skoler og barnehager 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 4. Tilbudet skal leveres på norsk. 5. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer. 7. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. Oppdragsgiver kan likevel be om ettersendelse av elektronisk tilbud. 8. Tilbudet skal leveres i brev/smalordner. Hvert punkt i tilbudet skal være inndelt med skilleark med klar disposisjon først i tilbudet. Jfr. pkt Konkurransegrunnlag del I Side 5 av 11

6 9. Brosjyrer og annet reklamemateriell, som ikke er relevant for tilbudet, skal ikke inngå i noen deler av tilbudet. Krav til tilbudets innhold og disposisjon følger av punkt Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl 12:00 Tilbudet skal være mottatt av oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 3 måneder regnet fra utløpet av tilbudsfristen. 3.4 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Postadresse: Sandøy kommune Kommunehuset Sørvistorget 6487 Harøy Gateadresse: Sandøy kommune Kommunehuset Sørvistorget 6487 Harøy 3.5 Priser og fakturering Tilbudets delpriser og totalpris skal oppgis i tilbudet. Se prisbilag og avtalevilkår. 3.6 Avvik og forbehold Alle avvik fra konkurransegrunnlaget skal være presise, entydige og klart fremgå av tilbudet slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren, jf. FOA Leverandøren kan ikke inngi tilbud som inneholder vesentlige avvik fra kravspesifikasjonene i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget, jf. FOA (1) bokstav e. Dersom tilbudet inneholder avvik som isolert sett ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at avvikene samlet sett anses som vesentlige. Eventuelle forbehold skal spesifiseres i tilbudsbrevet og under punkt 5. Forbehold som fremgår andre steder i tilbudet, men som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet, kan ikke gjøres gjeldende av leverandøren og vil bli sett bort fra ved evaluering av tilbudene. Leverandøren kan ikke ta vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene, jf. FOA (1) bokstav d. Dersom leverandøren har forbehold som isolert sett ikke er vesentlige, kan det likevel etter en konkret vurdering føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. 3.7 Alternative tilbud Alternative tilbud skal være innenfor konkurransegrunnlagets ytre rammer. Konkurransegrunnlag del I Side 6 av 11

7 3.8 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 3.9 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med punkt Komplett tilbud tilbudets innhold og disposisjon Komplett tilbud skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende nummererte punkter: 1. Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold som ikke fremgår av punkt 5 nedenfor skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet. I tilbudsbrevet skal det klart fremkomme hvem som er Leverandørens kontaktperson samt kontaktpersonens stilling, telefonnummer og e- postadresse. 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 2.1 Skatteattester (merverdiavgift og skatt) 2.2 HMS-egenerklæring 2.3 Organisatoriske og juridiske stilling 2.4 Finansielle og økonomiske kapasitet 2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner 2.6 Ev. underleverandører 2.7 Egenerklæring- innsyn i dokumenter 3. Løsningsbeskrivelse (Bilag 2), som er leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon, jf. Del II Bilag 1, enhetspriser skal oppgis. 4. Pris. Bilag Eventuelle forbehold til avtalevilkårene. 6. Etiske og sosiale krav egenerklæring. Bilag 5 Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser. Oppdragsgivers krav og veiledning til hvordan bilagene skal fylles ut fremgår av det enkelte bilaget. 4 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 4.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted kl. 14:00 Åpning vil foretas av minst to representanter for oppdragsgiver. Det blir ikke gjennomført offentlig tilbudsåpning. Konkurransegrunnlag del I Side 7 av 11

8 4.3 Avvising av leverandører Oppdragsgiver skal etter FOA (1) avvise leverandører som blant annet: a) ikke oppfyller krav som er satt for leverandørens deltakelse i konkurransen. b) har unnlatt å innlevere skatteattester c) har unnlatt å innlevere HMS-egenerklæring Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom vilkårene i FOA (2) er tilstede. 4.4 Avvising av tilbud Oppdragsgiver skal etter FOA (1) avvise tilbudet når det blant annet: a) ikke er levert innen fastsatte frister b) ikke er levert i samsvar med punkt 3.1 punkt 1-5 c) inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 20-3 d) inneholder vesentlige forbehold mot kontraktsvilkårene Oppdragsgiver kan avvise tilbudet dersom vilkårene i FOA (2) er tilstede. Oppdragsgiver kan avvise tilbudet dersom dette overskrider de rammene Sandøy kommunestyre har vedtatt for prosjektet. 4.5 Forhandlinger Det er ikke anledning til å forhandle jf. FOA Avgjørelsen av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som etter forhandlingene er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Pris, vekt 40% 1. Totalpris, alle kostnader inkludert. Kvalitet, vekt 60%. Kvalitetkriteriet skal være en vurdering av den totale kvalitet på leverandørs tilbud. Vi skisserer her de underkriterier vi mener blir viktig i en vurdering av kvalitet, men åpner for at også andre underkriterier kan bli vektlagt. Evt. andre kriterier skal fremkomme i anskaffelsesprosessen. Underkriterier til kvalitet, herunder, men ikke begrenset til: 1. Besvarelse/oppfyllelse av kravspesifikasjon, skal fremgå av tilbudsdokument. 2. Servicenivå og system for oppfølging av produkt og tjenester. 3. Tekniske løsninger. Funksjonalitet og utforming, herunder en vurdering av hvordan tilbyder oppfyller kravene i kravspesifikasjonen Underkriteriene er rangert, men ikke gitt innbyrdes vekt. Konkurransegrunnlag del I Side 8 av 11

9 5.2 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for leverandøren til eventuelt å klage over beslutningen. 5.3 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1) Saklig grunn vil her typisk kunne være manglende konkurranse, uventede endringer i bevilgningene etc. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det, jf. FOA 22-1 (2) 5.4 Opplysningsplikt I tillegg til meddelelsen som skal gis ved kontraktstildeling, jf. punkt 5.2, skal oppdragsgiver gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: tilbudet avvises eller oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen, jf. punkt 5.3. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: hvorfor tilbudet er avvist eller hvorfor tilbudet ikke ble valgt. Oppdragsgiver plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 6 Diverse bestemmelser 6.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Tilbud og protokoller avskjermes etter off. loven ledd frem til tildeling av kontrakt. Etter tildeling av kontrakt unntas taushetsbelagte opplysninger etter off.loven 13 jfr forskrift LOA 3-6. Tilbyder må selv vurdere og merke tekst og opplysninger i tilbudet som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Oppdragsgiver har likevel rett og plikt til å vurdere om opplysningene kan holdes hemmelig i hht off.loven 13 jfr forskrift LOA 3-6. Skjema for egenerklæring følger som vedlegg Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. Konkurransegrunnlag del I Side 9 av 11

10 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 1 Mal for HMS-egenerklæring Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6 desember 1996 i medhold av lov 4 februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift: Daglig leder (sign.) Dato: Konkurransegrunnlag del I Side 10 av 11

11 Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Vedlegg 2 Egenerklæring- Innsyn i dokumenter For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr 16 om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Tilbud og protokoller avskjermes etter off. loven ledd frem til tildeling av kontrakt. Etter tildeling av kontrakt unntas taushetsbelagte opplysninger etter off.loven 13 jfr forskrift LOA 3-6. Tilbyder må selv vurdere og merke tekst og opplysninger i tilbudet som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Oppdragsgiver har likevel rett og plikt til å vurdere om opplysningene kan holdes hemmelig i hht off.loven 13 jfr forskrift LOA 3-6. Det bekreftes med dette at vi er innforstått med lov om offentlighet og rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet. Vi har vurdert de opplysninger som fremkommer i tilbudet og merket tekst som anses som drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Det bekreftes med dette at vi er innforstått med at Oppdragsgiver har rett og plikt til å vurdere om opplysningene kan holdes hemmelig i hht off.loven 13 jfr forskrift LOA 3-6. Undertegnede har merket i tilbudet der vi mener at tilbudet skal unntas offentlighet: Alt kan offentliggjøres Tekst er merket Dato: Daglig leder (sign.) Egenerklæring Konkurransegrunnlag del I Side 11 av 11