Konkurransegrunnlag Rammeavtale om transkripsjon av intervjuer

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Rammeavtale om transkripsjon av intervjuer Side 1 av 9

2 Innholdsfortegnelse INNHOLDSFORTEGNELSE 2 1. OPPLYSNINGER OM ANSKAFFELSEN OPPDRAGSGIVER KUNNGJØRING BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN Bakgrunn for anskaffelsen Krav til leveransen Forventet omfang BRUK AV UNDERLEVERANDØRER AVTALEPERIODE PRIS TILBUD PÅ DELER AV ANSKAFFELSEN ALTERNATIVE TILBUD KOMMUNIKASJON VEDRØRENDE ANSKAFFELSEN FORBEHOLD 5 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TILBUDSFRIST LEVERING VEDSTÅELSESFRIST 6 3. KVALIFIKASJONSKRAV OBLIGATORISKE KRAV KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER 7 4. KRAV TIL TILBUDET UTFORMING AV TILBUDET 7 5. AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN TILDELINGSKRITERIER AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 9 6. KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD 9 7. VEDLEGG 9 Side 2 av 9

3 1. Opplysninger om anskaffelsen 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Kontaktperson: Kirsti Gaasø Telefon: Telefaks: E-post: Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 500 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon - regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll fordelt på seks avdelinger. I tillegg har Riksrevisjonen en administrasjonsavdeling som arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT, informasjon og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den Beskrivelse av anskaffelsen Bakgrunn for anskaffelsen Riksrevisjonen ønsker å inngå rammeavtale om transkripsjon, dvs. utskriving fra opptak av intervjuer som foretas i forbindelse med revisjonsprosjekter. I Riksrevisjonens arbeid med revisjonsprosjekter gjennomføres det ofte intervjuer. I perioder kan det være mye arbeid med utskriving av intervjuer. Riksrevisjonen ønsker derfor å inngå rammeavtale med en transkripsjonstjenesteleverandør som kan foreta utskriving fra opptak av intervjuer i de tilfeller Riksrevisjonen selv ikke foretar utskrivingen. Behov for transkripsjon av intervjuer o.a. vil også kunne være aktuelt i andre av Riksrevisjonens aktiviteter. Avtalen vil derfor gjelde generelt for hele Riksrevisjonen. Side 3 av 9

4 En bestilling på rammeavtalen (avrop) vil utgjøre leveranser i forbindelse med enkelt prosjekter Krav til leveransen Intervjuene sendes oppdragstaker på e-post eller cd. Filene vil krypteres og passordbeskyttes før oversendelse. Utskriftene skal, om ikke annet er avtalt, være en ordrett gjengivelse av intervjuene slik at ikke noe informasjon går tapt. Intervjuene er dokumentasjon av faktiske opplysninger som nyttes i revisjonsprosjekter. Det er derfor av stor viktighet at utskrivingene er korrekte og i samsvar med de instruksjoner oppdragsgiver måtte gi ved enkeltbestillinger. I forbindelse med den enkelte bestilling (avrop) skal leverandør og oppdragsgiver etter transkribering av første intervju, drøfte kvaliteten. Oppdragsgiver tilstreber å foreta bestillinger (avrop) i god tid før transkriberingen skal gjennomføres. Oppdragsgiver utarbeider anslag over: antall intervjuer, tidspunkter for gjennomføring av intervjuene, varighet på intervjuene og maksimalt antall timer med intervjuer som skal transkriberes. Det antas at bestillinger ordinært vil kunne oversendes leverandør et par måneder før arbeidet med transkriberingen skal utføres. Leverandøren må imidlertid være fleksibel for endringer da det kan oppstå forhold som endrer fremdriftsplan, anslag eller eventuelle hastebestillinger med mer. For fremdriften av revisjonsprosjektene er det viktig at transkriberingen skjer så raskt som mulig. Leverandøren skal derfor fortløpende, og innen avtalt frist for den enkelte bestilling (avrop), oversende utskrift fra transkriberingen til oppdragsgiver på e-post eller cd. Fristen vil normalt være 14 dager etter at leverandøren mottar opptakene. Filene skal krypteres og passordbeskyttes før oversendelse. Leverandøren må i tilbudet beskrive sine rutiner for kvalitetssikring, og informasjonssikkerhet (internt og kommunikasjon) Forventet omfang Det er svært vanskelig å anslå antall revisjoner hvor ekstern transkripsjon vil være aktuelt i avtaleperioden, og hvor omfattende de enkelte bestillinger vil kunne være. Dette på grunn av at porteføljen av forvaltningsrevisjoner for fireårsperioden ikke er fastsatt og fordi foreliggende planer vil kunne endres. Det er derfor vanskelig å anslå rammeavtalens totale omfang. Basert på tidligere erfaringer og antagelser om noe økt bruk av ekstern transkripsjon i tiden fremover antas det imidlertid at de samlede bestillingene for fireårsperioden vil utgjøre totalt intervjutimer, og at enkeltbestillinger vil kunne gjelde 25 til 90 intervjutimer. I noen perioder kan det være flere parallelle bestillinger, og det kan være lengre opphold mellom bestillingene. 1.4 Bruk av underleverandører Eventuell bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Det stilles ellers de samme kvalifikasjonskrav overfor underleverandører som for hovedleverandør. Side 4 av 9

5 1.5 Avtaleperiode 1.6 Pris Avtalen skal gjelde for fire år. Det tas sikte på oppstart Pris oppgis eksklusiv merverdiavgift per intervjutime, dvs per time opptak. 1.7 Tilbud på deler av anskaffelsen Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 1.8 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 1.9 Kommunikasjon vedrørende anskaffelsen Konkurransedokumentene er tilgjengelig på se under Anbudskonkurranser. Leverandørene må følge med på disse sidene for den enkelte konkurranse. Oppdragsgiver oppdaterer fortløpende rubrikken Spørsmål og svar under hver konkurranse etter hvert som eventuelle spørsmål er behandlet. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan det skriftlig stilles spørsmål eller bes om tilleggsopplysninger, se adresse nedenfor. Frist for å sende inn slike spørsmål er Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget vil bli oppdatert på våre nettsider. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til dette i tilbudet, vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av fristen. All kommunikasjon vedrørende konkurransedokumentene og anskaffelsen for øvrig, skal rettes skriftlig pr. e-post til riksrevisjonen@riksrevisjonen.no og merkes Rammeavtale om transkripsjon av intervjuer, kontaktperson: Kirsti Gaasø Forbehold Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen del eller formuleringer i utlysningen, eller konkurransedokumentene (inkludert kontrakten) må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. Side 5 av 9

6 2. Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april For denne anskaffelsen, som er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren "åpen anbudskonkurranse". Det innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, og at det ikke er tillatt med forhandlinger. 2.3 Tilbudsfrist Tilbudsfrist : kl Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket "Tilbud på rammeavtale om transkripsjon av intervjuer" og sendes eller leveres til: Postadresse : Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 2.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Følgende dokumentasjon skal leveres sammen med tilbudet: Side 6 av 9

7 o o Skatteattester som ikke er eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp: - skatteattest for skatt - skatteattest for merverdiavgift HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Egenerklæringsskjema finnes på se under Anbudskonkurranser. 3.2 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak. Dette dokumenteres med firmaattest. 3.3 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Det kreves god soliditet. Dokumentasjon: o Leverandørens siste årsberetning og nyere opplysninger som har relevans for foretakets regnskapstall. o Leverandørens årsregnskap for de to siste regnskapsår. 3.4 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner o Det kreves erfaring fra sammenliknbare oppdrag. Dokumentasjon: o Oversikt over sammenliknbare oppdrag de to siste årene med opplysning om tidspunkt og mottaker, samt en kort beskrivelse av oppdragene. o Bemanning for dette oppdraget med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. 4. Krav til tilbudet 4.1 Utforming av tilbudet Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer med følgende disposisjon og innhold: Obligatoriske krav 1. Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med fullmakt. 2. Skatteattester: a. For skatt b. For merverdiavgift 3. HMS- erklæring Side 7 av 9

8 Dokumentasjon av kvalifikasjonskrav 4. Firmaattest 5. Leverandørens siste årsberetning, og nyere opplysninger som har relevans for foretakets økonomi 6. Leverandørens årsregnskap for de to siste regnskapsår 7. Oversikt over sammenliknbare oppdrag de to siste årene med opplysning om tidspunkt og mottaker, samt en kort beskrivelse av oppdragene. 8. Bemanning for dette oppdraget med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget. Dokumentasjon på leveransen og annen dokumentasjon, jf pkt 1 i konkurransegrunnlaget 9. Redegjørelse for rutiner for kvalitetssikring, og informasjonssikkerhet (internt og kommunikasjon), jf pkt. 1.3 og Redegjørelse for bestillings- og leveringsrutiner, jf pkt. 1.3 og Pris oppgis eksklusiv merverdiavgift per intervjutime, dvs per time opptak. 12. Navn på minst 2 referansepersoner som kan dokumentere leveransens kvalitet, jf pkt 5.1 (tildelingskriterier). 13. Innsigelser/forbehold Har tilbyder innsigelser/forbehold mot noen del eller formuleringer i utlysningen, eller konkurransedokumentene (inkludert kontrakten) må disse spesifiseres i tilbudet for å være gyldige. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 4.2 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 5. Avgjørelse av konkurransen 5.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier i prioritert rekkefølge: o Kvalitet herunder: gjennomføringsevne tilgjengelighet fleksibilitet leveranse i henhold til bestilling rutiner for kvalitetssikring og informasjonssikkerhet Side 8 av 9

9 o Pris 5.2 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. 6. Kontraktsmessige forhold Utkast til kontrakt ligger ved. Utkastet baserer seg på Statens standardavtaler, men er tilpasset oppdraget og Riksrevisjonens rammevilkår. 7. Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: o Riksrevisjonens forslag til kontrakt Side 9 av 9