KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II. for kjøp av varebil med kjøleaggregat.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II for kjøp av varebil med kjøleaggregat Oppdragsgiver: Tilbudsfrist : , kl 12:00 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Opsjon Oppbygging av konkurransegrunnlaget Kunngjøring Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Forbehold og avvik Opplysningsplikt Alternative tilbud og minstekrav Deltilbud Vedståelsesfrist Tilbakekallelse eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravsspesifikasjon Tildelingskriteriene Vektingsmodell OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning pga forhold ved leverandøren Avvisning pga forhold ved tilbudet AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Bilag 3 - HMS-egenerklæring Bilag 4 - Egenerklæring om kvalitetssikringssystem for ytelsen som skal leveres

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Harstad kommune innbyr til å inngi tilbud på varebil med isolert varerom og kjøleaggregat. Bilen skal benyttes av Felleskjøkkenet. Felleskjøkkenet driftes i samarbeid med UNN Harstad. Informasjon om oppdragsgiver finnes på Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Innkjøpsrådgiver, Lene Saue Postadresse: Postmottaket, 9479 Harstad Besøksadresse: Asbjørn Selsbanesgate 9, 9479 Harstad e-post: lene.saue@harstad.kommune.no innkjop@harstad.kommune.no Telefon: Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Harstad kommune skal anskaffe 1 stk varebil med isolert varerom og kjøleaggregat som skal benyttes i distribusjon av middag til sykehjem og hjemmeboende. Felleskjøkkenet har pr i dag en Mercedes Atego 818 som ønskes å bytte inn ved kjøp av ny bil. Servicehistorikk og test av Mercedes vil bli gjort tilgjengelig. Mer informasjon om anskaffelsens formål og omfang er tatt inn i bilag nr. 1 Prisskjema, kravspesifikasjon. 1.3 Opsjon Oppdragsgiver skal ha opsjon på kjøp av 1 stk varebil. Dersom brukt bil velges må opsjonen utløses ved tildeling av kontrakt. For brukt bil vil kontrakt kunne tildeles 2 leverandører. For nye biler skal oppdragsgiver ha opsjon på kjøp av tilsvarende bil til tilsvarende vilkår. Opsjonen må utløses innen Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlag består av dette dokumentet samt: Bilag 1 Prisskjema / kravspesifikasjon Bilag 2 Generelle innkjøpsvilkår Bilag 3 HMS-egenerklæring 3

4 Bilag 4 Egenerklæring om kvalitetssikringssystem 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse 1.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, distribusjonsbil, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. Leverandører som selv laster ned konkurransegrunnlaget fra vil automatisk bli varslet om tilleggsinformasjon som legges ut av oppdragsgiver. Leverandører som henter konkurransegrunnlaget fra andre kilder enn er selv ansvarlig for å anskaffe seg tilgang til denne tilleggsinformasjonen. 1.9 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Frist for å levere tilbud , kl 12:00 Tilbudsåpning , kl 13:00 Evaluering Uke Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 25 Klagefrist leverandører 10 dager 4

5 Kontraktsinngåelse Uke 27 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II. Åpen anbudskonkurranse gir alle interesserte leverandører anledning til å levere tilbud. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbud. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. Oppdragsgiver har plikt til å sende ut konkurransegrunnlaget til alle som ber om det. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal sendes til: Harstad kommune Postmottaket, 9479 Harstad 5

6 Tilbudet kan leveres direkte til: Harstad kommune, rådhusekspedisjonen Asbjørn Selsbanesgt 9, 9479 Harstad Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal: 1. Oversendes i lukket forsendelse og være merket: «Tilbud - distribusjonsbil» 2. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformes på norsk 3. Leveres på papir direkte til leveringsadressen eller sendes med post 4. Leveres med: Kopi av tilbudet m/vedlegg leveres på CD,DVD eller minnepenn Sladdet utgave av tilbudet på CD,DVD eller minnepenn Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares / belyses. 2.5 Presentasjonsform Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Dokumentasjon Skilleark Tilbudsbrev: 1 Skal være datert og signert Med leverandørens og kontaktpersonens adresse, telefon / telefaksnummer og e-post adresse Forbehold skal klart fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer med sidetall og punktnummer. Skatteattest, jf. punkt Merverdiavgiftsattest, jf. punkt HMS-egenerklæring (se vedlegg 4), jf. punkt Egenerklæring for kvalitetssikringssystem Dokumentasjon på leverandørens organisatoriske og juridiske 5 stilling, jf. punkt Dokumentasjon på leverandørens finansiell og økonomisk stilling, jf. 6 punkt Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen, jf. vedlegg 1 7 Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 2 8 Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 6

7 2.6 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i pkt Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.7 Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.8 Alternative tilbud og minstekrav Alternativt tilbud aksepteres ikke. 2.9 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud 1 mnd for brukt bil og 4 mnd for ny bil regnet fra tilbudsfristens utløp Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 7

8 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsfristen på tilbudet, som utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( nguage=no) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring, bilag Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten Dokumentasjonskrav Kredittvurdering / rating, ikke eldre enn 1 år og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 8

9 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsen som skal leveres Dokumentasjonskrav Egenerklæring for kvalitetssikringssystem 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravsspesifikasjon Vedlegg 1, Prisskjema / Kravspesifikasjon 4.2 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris Totalpris ferdig registrert og levert Harstad 60 % Ferdig utfylt prisskjema / kravspesifikasjon (bilag 1) Kvalitet og funksjonalitet 40 % Besvarelse av kravspesifikasjon, bilag 1 Tilstandsrapport (gjelder brukt bil) Beskrivelse tildelingskriteriene: Pris: Pris totalt for bil, ferdig registrert og levert Harstad For nye biler vil også servicekostnader inngå i vurderingen av pris. Pris som gis på innbyttebil, Mercedes Atego, blir trukket fra pris på tilbudt bil. Kvalitet: Besvarelse / oppfyllelse av kravspesifikasjonen. Herunder: Garantiordning Utstyrsnivå Sikkerhet Miljø Tilstandsrapport / årsmodell / kjørte km. Gjelder brukt bil. Driftssikkerhet Driftsøkonomi Det er viktig at leverandør besvarer kravspesifikasjonen og samtlige punkter i prisskjema/kravsspesifikasjon. Vurdering av tilbudene og poeng avhenger av dette Det vil bli vurdert befaring av bilene hos leverandørene som oppnår høyest score i forhold til tildelingskriteriene listet overfor. Valg av leverandør vil da bli foretatt etter at befaring er gjennomført. 9

10 4.3 Vektingsmodell Det er viktig at tilbyder besvarer alle spørsmål etc. da det er disse besvarelsen som danner grunnlaget for poengsum som tilbyder får på tildelingskriteriene. Det er tilbyders ansvar å besvare skriftlig på en slik måte at denne får god poengsum. Alle tilbyderne får, på hvert tildelingskriterie, en score ut fra en vurdering av hva og hvor godt de har svart på hvert tildelingskriterie. Det er opp til den enkelte å besvare våre krav / ønsker på hvert tildelingskriterie så godt som mulig. Harstad kommune bruker en forholdsmessig evalueringsmetode. Denne uttrykkes matematisk i formelen: Poengscore på pris = 10xPb / Pe der Pe er den prisen som evalueres og Pb er beste (laveste) pris. Poengscore andre tildelingskriterier: Poengskalaen tar utgangspunkt i beste tilbud som får poensum 10 og deretter forholdsmessig dårligere poengsum ut fra vår vurdering av innkommet tilbud. Deretter blir poengsum gitt på tildelingskriteriet ganget opp med vektingen og en får poensum. 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. De innkomne tilbudene vil bli åpnet av to representanter fra oppdragsgiver. Tilbudene vil bli protokollført. Tilbud som ikke er i samsvar med konkurransegrunnlaget kan bli forkastet. 5.3 Avvisning pga forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-g foreligger. 10

11 5.4 Avvisning pga forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA første ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-d foreligger. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 11

12 Bilag 3 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 12

13 Bilag 4 - Egenerklæring om kvalitetssikringssystem for ytelsen som skal leveres. Om kvalifikasjonskravet: Leverandøren skal ha et fungerende kvalitetssikringssystem for ytelsen som skal leveres. Oppdragsgiver stiller krav om at erklæringen signeres Det kreves at tilbyder har et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem / styringssystem samt helse, miljø og sikkerhetspolicy for ytelsen som skal leveres. Tilbyder skal sørge for til enhver tid å ha et oppdatert kvalitetssikringssystem, samt sørge for at ansatte i egen organisasjon kjenner til og utfører sitt arbeid i henhold til dette. Kvalitetssikringssystem skal være utarbeidet i den form og det omfang som er nødvendig på bakgrunn av virksomhetens art, aktiviteter, risikoforhold og størrelse. Kvalitetssikringssystemet skal være i henhold til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. Tilbyder skal på anmodning legge fram dokumentasjon på kvalitetssikringssystemet. Oppdragsgiver stiller krav om at bekreftelsen signeres. Undertegnende leverandør erklærer med dette at nevnte forpliktelser vil bli overholdt. Sted: Dato: Underskrift: 13