Konkurransegrunnlag for. for inngåelse av rammeavtale. grafiske tjenester

Transkript

1 Konkurransegrunnlag for for inngåelse av rammeavtale grafiske tjenester Saksnummer: 2016/9 Konkurransegrunnlag kjøp av animasjonsfilm Side 1

2 1 Generell beskrivelse 1.1 Om Oppdragsgiver Distriktssenteret (Kompetansesenter for distriktsutvikling) arbeider hovedsakelig med å hente inn, systematisere og formidle kunnskap og erfaringer om lokale utviklingstiltak. Distriktssenteret støtter og veileder lokale initiativ og aktører i kommunene og er med på å styrke og bygge opp under kompetansen til fylkeskommunene og andre aktører som også er støttespillere for lokal samfunnsutvikling. Senteret fungerer også som kompetanseorgan, rådgiver og bidragsyter overfor nasjonale, regionale og lokale styresmakter. For mer informasjon om Distriktssenteret, se Oppdragsgivers kontaktperson Navn : Dan-Erik Aggvin E-postadresse : dan-erik.aggvin@kdu.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post med kopi til post@kdu.no 1.3 Anskaffelsen gjelder For å sikre tilgang på god kompetanse og ha en fremtidsrettet uttrykksform ønsker Distriktssenteret en rammeavtale for konsulenttjenester innen grafiske tjenester. Se bilag 1 for nærmere beskrivelse av anskaffelsen 1.4 Avtaleperiode Rammeavtale med varighet i h.h.t. statens standardavtale for rammeavtaler (SSA-R) 1.5 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget, men tilbyder kan velge å samarbeide med underleverandører. Tilbyder er da hovedansvarlig for hele leveransen, og Distriktssenteret forholder seg kun til hovedtilbyder underveis. I tilbudet må det framgå hvilke underleverandører som eventuelt skal brukes. For underleverandører gjelder samme krav til dokumentasjon som hovedleverandør. 1.6 Konkurransegrunnlagets oppbygging Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 Statens standardavtale for rammeavtaler med de bilag som er angitt i tabellen: Bilag 1: Overordnet beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder, og oversikt over de oppdragsgivere som kan tildele kontrakter under rammeavtalen Bilag 2: Prosedyrer for tildeling av kontrakter innenfor rammeavtalen Bilag 3: Avtalevilkår for kontrakter som kan tildeles innenfor rammeavtalen med utfylte bilag Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Pris og prisbestemmelser Andre bilag: Ja X Nei Konkurransegrunnlag kjøp av animasjonsfilm Side 2

3 1.7 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i Doffin-databasen. Se Tidsplan Aktivitet Planlagt dato Konkurransedokumenter lagt på Doffin Tilbudsfrist , kl Tilbudsevaluering Uke 35 Vedståelsesfrist Valg av tilbyder Uke 36 Klagefrist 1 uke 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402, del I og de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. Offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontrakts bestemmelser. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle som er invitert til å delta i konkurransen Konkurransegrunnlag kjøp av animasjonsfilm Side 3

4 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson med kopi til post@kdu.no 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgifts attest HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak 4 Tildelingskriterier Dokumentasjonskrav Firmaattest Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildeling av kontrakt skal skje på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige ut fra følgende kriterier: Kriterium Vekt 1. Kompetanse og kvalitet 60 % 2. Pris 30 % 3. Miljø og samfunnsansvar 10 % Økonomisk mest fordelaktig er det tilbudet som oppnår høyest sum. Skalaen går fra 0 (minst gunstig/lavets verdi) til 10 (mest gunstig/høyeste verdi). Pris, 30 % 1. Oppgis som timepris inkl. mva. 2. For utforming av hefte som vedlagt eksempel i 20x23 cm, 1000 eksemplar oppgis o Anslått timetall til utforming inkludert dialog med oss og korrektur. o Trykkekostnad inkl. mva. o Beskrivelse av papirkvalitet o Frakt av 300 eks. til avdelingen vår i Sogndal 300 eks. til avdelingen vår i Sandnessjøen 400 eks. til avdelingen vår i Steinkjer 3. Referansers oppfatning av leverandørens prissetting og tidsbruk vil være med i vurderingen. Konkurransegrunnlag kjøp av animasjonsfilm Side 4

5 Kompetanse og kvalitet, 60% 1. Beskriv hvordan leverandøren arbeider for å fange opp våre ønsker og behov - og prosessen fram til leveranse. 2. Forklar kvalitetssikringsrutiner som skal sikre framdrift, eliminere feil i produksjonen og fange opp alle tilbakemeldinger fra oss kunde. 3. Beskriv relevant kompetanse og kvalifikasjoner for både virksomheten og de personer som kommer til å arbeide med våre leveranser. 4. Vis til portfolio som viser spekteret av tjenester og produkter dere ser for dere er relevante for oss. Referansers oppfatning av leverandørens kompetanse, kvalitet og leveringsevne vil være med i vurderingen Miljø og samfunnsansvar, 10 % 1. Beskriv hvordan leverandøren arbeider for å ta vare på miljøet gjennom produksjon og leveranse. 2. Beskriv hvordan leverandøren tar samfunnsansvar Referansers oppfatning av leverandørens miljø og samfunnsansvar vil være med i vurderingen 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være på norsk og merkes «Tilbud, saksnr. 2016/9 og leveres/sendes til: Distriktssenteret Ogndalsveien 2, 7713 Steinkjer Tilbudet skal være mottatt innen , kl Det aksepteres at tilbudet sendes på e-post til: post@kdu.no 5.2 Tilbudets utforming Det skal følge med et tilbudsbrev som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det skal tydelig fremgå: Virksomhetens navn, adresse og organisasjonsnummer. Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer. Eventuelle forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet. Dokumentasjon i h.h.t. dette konkurransegrunnlaget. Referanser med kontaktinformasjon fra lignende leveranser. 6 Avgjørelse av konkurransen Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Vedlegg Eksempel på hefte som vi lager 1-4 ganger i året. Profilmanual for Distriktssenterets grafiske profil Bilag 1 til kontrakt vår beskrivelse av de ytelser rammeavtalen gjelder Konkurransegrunnlag kjøp av animasjonsfilm Side 5