KONKURRANSEGRUNNLAG. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II (Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten pre-kvalifisering.

Transkript

1 1 KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II (Konkurransen gjennomføres i ett trinn, uten pre-kvalifisering.) for anskaffelse av utredningsoppdrag om Ildsjelenes rolle, arbeidsmetoder og rammebetingelser i lokalt utviklingsarbeid Tilbudsfrist: , kl 12.00

2 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kompetansesenter for distriktsutvikling, på kortform Distriktssenteret, er oppdragsgiver for dette prosjektet. Kompetansesenter for distriktsutvikling - Distriktssenteret - er opprettet av regjeringen og eies av Kommunal- og regionaldepartementet. Distriktssenteret har sine hovedoppgaver knyttet til innhenting, systematisering og formidling av kunnskap om og erfaringer med lokal samfunnsutvikling. Senteret gir faglig støtte og veiledning til lokale initiativ og aktører og bidrar til å fremskaffe relevant dokumentasjon. Senteret er også kompetanseorgan, rådgiver og bidragsyter overfor nasjonale, regionale og lokale myndigheter i utviklingen av distriktsog regionalpolitikken. For mer informasjon om Distriktssenteret, se: En viktig del av Distriktssenterets arbeid er å fremskaffe og formidle erfarings- og forskningsbasert kunnskap om og dokumentasjon av utviklingstrekk, utfordringer og utviklingsarbeid i distriktsområder. I dette inngår kunnskap om ulike aktørers bidrag i utviklingen av attraktive lokalsamfunn. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post John Kåre Olsen Ogndalsveien 2, 7713 Steinkjer John-kare.olsen@kdu.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post med kopi til post@kdu.no Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Distriktssenteret ønsker med denne studien å få samlet og systematisert kunnskap om ildsjeler som tar en særlig aktiv rolle i utviklingen av sine lokalsamfunn. Vi ønsker å skaffe til veie mer kunnskap om hva som motiverer og driver dem, hva som kjennetegner deres arbeidsmetoder, og hvilke rammevilkår som fremmer og hemmer ildsjelenes engasjement og gjennomføringskraft. Videre ønsker vi å få drøftet ildsjelenes faktiske og potensielle bidrag til å styrke utviklingskapasiteten i et lokalsamfunn eller i en kommune. Dette er et ledd i å følge opp funn og vurderinger i tidligere studier og erfaringer fra Distriktssenterets arbeid så langt. Vi viser til Distriktssenterets studie av suksessrike distriktskommuner (2012), som bl.a. etterlater et spørsmål om behovet for å utvikle en politikk for ildsjeler. Også rapporten om samarbeid mellom frivillig sektor og kommunene innen pleie- og omsorgsarbeid (2012) peker på viktigheten av å ha ildsjeler i et lokalsamfunn. En ildsjel blir ofte beskrevet som en person som klarer å kombinere et spesielt brennende engasjement med en sterk motivasjon, kreativitet og gjennomføringsevne. Slike personer finnes både i privat næringsliv, offentlig sektor og i det sivile samfunn. I denne sammenheng ønsker vi at fokus skal være på personer i lokalsamfunn, uavhengig av formell posisjon og

3 sektortilhørighet, som kan sies å være endringsagenter. Dvs. de som stiller seg i spissen for å få gjennomført endringer og utviklingstiltak som kommer fellesskapet til nytte, og med mål om å styrke attraktiviteten til et lokalsamfunn. Temaet for dette oppdraget er avgrenset til ildsjelenes rolle i lokal samfunnsutvikling. Det er spesielt interessant å få avdekket om og hvordan ildsjelene agerer for å få til god/bedre samhandling mellom privat, offentlig og frivillig sektor lokalt. Studien skal ikke omfatte typiske bedriftsgründere, men dreie seg om samfunnsentreprenører og prosesser som leder til stedsinnovasjoner/samfunnsutvikling. Vi ønsker at studien skal belyse og drøfte følgende tre problemstillinger: 1. Hva karakteriserer ildsjelrollen og personene som innehar den? 2. Hva karakteriserer prosessene/arbeidsmåtene der ildsjeler er drivkraften? 3. Hva karakteriserer omgivelsene og strukturene rundt ildsjelene som får til endringer og påvirker utviklingsprosesser? Kunnskapen som kommer frem skal ha lærings- og nytteverdi for kommuner og organisasjoner i arbeid med lokal samfunnsutvikling. Da med tanke på om og eventuelt hvordan et mer systematisk/aktivt forhold til ildsjelers betydning og rammebetingelser kan bidra til å styrke utviklingskapasiteten og -kompetansen i en kommune eller et lokalsamfunn. Kunnskapen er også ment å inngå i et grunnlag for å drøfte behovet for og mulig innhold i en mer definert «ildsjelspolitikk». Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning o Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. o Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: Nei

4 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å stille spørsmål Frist for mottak av tilbud , kl Tilbudets vedståelsesfrist , Evaluering/Forhandling Uke 34 og 35 Meddelelse om valg av leverandør Uke 37 Klagefrist 10 dager etter meddelelse om tildeling Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. Ferdigstillelse: innen REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Del II 5-1. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Konkurranse med forhandling.. Alle interesserte leverandørar får høve til å levere tilbod. På bakgrunn av ei vurdering av tildelingskriteria, jf. 11-8(1) i forskrifta vil Distriktssenteret invitere inntil tre 3 leverandører til å delta i forhandlingar. Det vil kunne bli forhandla om alle sider ved tilbudet. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. Offentleglova av nr inntil valg av leverandør er bestemt.

5 Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.4 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren. Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer: 2013/20 og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post med kopi til post@kdu.no

6 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest HMS-egenerklæring 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Firmaattest Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag i løpet av de siste tre årene. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må om mulig inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Beskrivelse av leverandørens kvalitetssikringssystem. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt 1. Oppdragsforståing 50 % 2. Pris 30 % 3. Kvalitet i tilbydd kompetanse 20 %

7 Økonomisk mest fordelaktig er det tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer) Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig/lavets verdi) til 10 (mest gunstig/høyeste verdi). Laveste tilbuds pris scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scorer tilsvarende forholdsmessige lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud. Nærare om tildelingskriteriene: 1. Oppdragsforståing Her gis poeng etter sammenligning av tilbudene mht leverandørens besvarelse av de ulike punkta i oppdragsgiver sin kravspesifikasjon, sjå bilag 1. Oppdragstakeren skal i prosjektomtalen gi et bilde av den metodiske tilnærmingen i hver del av oppdraget. Løsningsforslaget skal inneholde en grunngitt forklaring av metoder og typer data og kilder leverandøren har planar om å benytte Prosjektomtalen må inneholde en framdriftsplan med milepæler og leveringstidspunkt for de ulike sluttprodukta som er skildra i bilag 1. Omtalen må også skissere organiseringa av arbeidet, inkludert hvem som er prosjektleder og prosjektmedarbeider, og ei utdyping av eventuelt samarbeid med andre. 2 Pris Her gis poeng etter sammenligning av tilbuda mhp den totale prisen på oppdraget, jf bilag 5 til kontakt. Prisen skal omfatte alle utgifter knyttet til tilbudet, så som lønn, møtedeltakelse og ferdig trykt rapport. Timepris skal også oppgis, men vil ikke være gjenstand for tildeling. Budsjett for bruk av midler. 3 Kompetanse hos tilbudt personell Her gis poeng etter sammenligning av tilbud ut fra kompetanse og erfaring hos tilbudt personell. Det skal tilbys et team med navngitte prosjektdeltekre for gjennomføring av oppdraget, herunder en prosjektleder. Det er bare konkret tilbudte personer det skal framlegges dokumentasjon på, og som vil bli vurdert under dette kriteriet. Med kompetanse meiner vi både formell kompetanse og faglig produksjon. 4 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 4.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Distriktssenteret Ogndalsveien 2, 7713 Steinkjer

8 Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 2013/20 v/john Kåre Olsen. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 4.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. 2. Utfylt kontrakt med bilag (svar på bilag 2, 3, 4 og 5), herunder også beskrivelse av evt samarbeid med underleverandørar 3. Skatteattest. 4. MVA-attest. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante leveranser de siste 3 årene. 8. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem 9. Annen dokumentasjon i h.h.t. konkurransegrunnlagets krav 5 Vedlegg Kontrakt m/bilag 1