Konkurransegrunnlagets. administrative bestemmelser. Anskaffelse Adobe Acrobat Pro lisenser

Transkript

1 Konkurransegrunnlagets administrative bestemmelser Anskaffelse Adobe Acrobat Pro lisenser Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 1

2 INNHOLD 1 ANSKAFFELSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPDRAGSGIVER ANSKAFFELSENS FORMÅL ANSKAFFELSENS OMFANG TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET ALTERNATIVE TILBUD ANTALL LEVERANDØRER DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON HENVENDELSER TAUSHETSPLIKT KONTRAKT KVALIFIKASJONSKRAV LOVPÅLAGTE KRAV TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING TILBYDERENS TILGANG TIL PRODUKTET KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING FRISTER TILBUDSFRIST VEDSTÅELSESFRIST FREMDRIFTSPLAN TILDELINGSKRITERIER INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING... 7 Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 2

3 1 ANSKAFFELSEN 1.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III. En forutsetning for gjennomføring av anskaffelsen i henhold til kunngjøringen er at Tilbyder, ved tilbudsfristens utløp, dokumenterer at Adobe har forhåndsgodkjent anskaffelsens krav til leie av lisenser, slik det fremgår av Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon. Dersom slik forhåndsgodkjenning ikke dokumenteres vil ikke Oppdragsgiver tildele kontrakt. Oppdragsgiver tar forbehold om endelig finansiering av anskaffelsen gjennom tildelingsbrev til Politidirektoratet for OPPDRAGSGIVER Politiets Fellestjenester (PFT), heretter kalt oppdragsgiver, skal på vegne av Politi- og lensmannsetaten inngå avtale for kjøp av lisenser til programvare. Se nærmere beskrevet i kapittel For mer informasjon om oppdragsgiver: ANSKAFFELSENS FORMÅL Formålet med anskaffelsen er å dekke et midlertidig økt behov for Adobe Acrobat Pro lisenser til bruk i politiet samt noen plug in produkt. Mer informasjon om anskaffelsen er tatt inn i Bilag 1 Kravspesifikasjon. 1.4 ANSKAFFELSENS OMFANG Avtaleperioden er 1 år regnet fra avtalen er signert av begge parter. Opsjon på forlengelse Oppdragsgiver har opsjon på å forlenge avtalen med de samme betingelser med 1 år slik at total mulig avtalelengde blir 2 år. Det estimerte antall lisenser som skal kjøpes inn i løpet av avtaleperioden er spesifisert i Bilag 7 Priser. 1.5 TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.6 ALTERNATIVE TILBUD Alternativt tilbud aksepteres ikke. 1.7 ANTALL LEVERANDØRER Oppdragsgiver vil inngå avtale med 1 leverandører. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 3

4 DEL 2 (Kontrakt) DEL 1 2 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Dette konkurransegrunnlag inneholder følgende dokumenter Administrative bestemmelser Vedlegg 1 - Tilbudsskjema Kontraktsvilkår SSA-K Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon Bilag 2 Leverandørs besvarelse av leveransen Bilag 3 Kundens tekniske plattform Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 9 Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Bilag 10 Lisensbetingelser for standardprogramvare Del 1 skal styre konkurransen frem mot kontrakt, og Del 2 vil utgjøre dokumentene i kontrakten. 3 HENVENDELSER/KOMMUNIKASJON 3.1 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Christer Edlund Adresse: Fridtjof Nansensvei e-post: christer.edlund@politiet.no 3.2 HENVENDELSER Alle henvendelser skal rettes til oppdragsgivers kontaktperson per e-post med kopi til post.fellestjenester@politiet.no. E-posten skal minimum merkes med anskaffelsens referansenummer i emnefeltet. Ved spørsmål og/eller dersom tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning og/eller det oppdages feil, kan de skriftlig henvende seg til oppdragsgivers kontaktperson. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver, eventuelt andre enheter i Politiet, hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktpersoner. Henvendelser kan sendes innen 6 dager før tilbudsfrist for å bli besvart.. Spørsmål fra de enkelte tilbydere anonymiseres og legges ut sammen med svarene via DOFFIN. 3.3 TAUSHETSPLIKT Tilbyderne har taushetsplikt med hensyn til enhver opplysning om oppdragsgiver, oppdragsgivers systemer eller andre forhold som de måtte få kjennskap til i forbindelse med denne anbudskonkurransen, jf. Forvaltningsloven 13. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 4

5 Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter likeledes å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) KONTRAKT Avtaleforholdet reguleres av SSA-K. Kontrakten anses som akseptert av tilbyderen, med mindre det tas uttrykkelig forbehold. Slike forbehold skal føres i Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten, med eventuell ny formulering. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med tilbyderen. Det bemerkes at tilbud som inneholder vesentlige forbehold vil bli avvist. Tilbudet vil likeledes bli avvist dersom det på grunn av forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter eller liknende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til øvrige tilbud. 5 KVALIFIKASJONSKRAV Dersom ett eller flere kvalifikasjonskrav (pkt ) ikke er tilfredsstilt, vil tilbyderens tilbud ikke bli vurdert. I de tilfeller tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon, kan oppdragsgivers kontaktperson, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt annen dokumentasjon kan aksepteres. 5.1 LOVPÅLAGTE KRAV Krav Tilbyder skal dokumentere at alle forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt. Dokumentasjonskrav Skatteattest, felles attest for skatt og merverdiavgift, som ikke er mer enn 6 måneder gammel, regnet fra frist for innlevering av tilbud. (Attesten, skjema RF-1316, bestilles hos skatteoppkrever eller Skatteetaten, alternativt bestilles og hentes ut i Altinn). Utenlandske tilbydere skal fremlegge egenerklæring der det fremgår at forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter er oppfylt i det landet der tilbyder er etablert. Alternativt kan det legges frem dokumentasjon fra offentlig myndighet på at forpliktelsene er oppfylt. 5.2 TILBYDERENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING Krav Tilbyder skal dokumentere at foretaket er lovlig etablert. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i faglige registre bestemt ved lovgivning i det landet hvor tilbyder er etablert. Attesten bør ikke være eldre enn 12 måneder. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 5

6 5.3 TILBYDERENS TILGANG TIL PRODUKTET Krav Tilbyder skal gyldig forhandleravtale med Adobe Systems Software Ireland Ltd om salg av lisens for Acrobat Pro i Norge Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge en erklæring om at de har rettigheter til å forhandle produktene til Adobe med for eksempel avtaletypene Value Incentive Plan (VIP) og Cumulative Licensing Plan (CLP). 6 KRAV TIL TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal: 1. være skriftlig og inneholde utfylt tilbudsskjema som er datert og signert av person som har fullmakt til å forplikte tilbyder. 2. leveres direkte, alternativt sendes med post (bedriftspakke) til: Politiets fellestjenester, v/christer Edlund, Fridtjof Nansens vei 14, 0369 Oslo. Tilbudet skal avgis med elektronisk middel minnepinne (memorystick). 3. utformes på norsk, svensk, dansk eller engelsk. Det samme gjelder alle vedlegg. Der tilbyderen har særlige grunner til ikke å kunne fremlegge den etterspurte dokumentasjon (eks. skatteattest) på det forespurte språk kan oppdragsgiver, før tilbudsfristens utløp, kontaktes for å klarlegge hvorvidt dokumentasjon på annet språk kan aksepteres. 4. leveres med: kvalifiseringsdokumentene og tilbudsdokumentene i hver sitt område på minnepinnen i henhold til strukturen i Vedlegg 1 Tilbudsskjema.. Tilbyder er ansvarlig for å verifisere at minnepinne er lesbar. Tilbudet bør leveres/oversendes i lukket forsendelse, og merkes «Tilbud Kjøp av Adobe Acrobat Pro lisenser med ref. nr ». Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 7 FRISTER 7.1 TILBUDSFRIST Tilbudsfrist er satt til fredag 10. februar 2017 kl 12:00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på leveringsadressen før utløpet av tilbudsfristen. Det er tilbyderens ansvar at tilbudet kommer frem innen fristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 7.2 VEDSTÅELSESFRIST Tilbyderen er bundet av tilbudet frem til 31. mars FREMDRIFTSPLAN Oppdragsgiver har som mål at leverandør skal være valgt innen 3. februar 2017, og at første leveranse skal være foretatt innen utgangen av februar. Fastsettelse av endelig fremdriftsplan frem mot leveranser vil skje etter kontraktssignering. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 6

7 8 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. 9 INFORMASJON OG BEGRUNNELSE FOR KONTRAKTSTILDELING Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Det vil være en karensperiode på 10 kalenderdager etter hvor tilbydere har mulighet til å klage på tildelingen. Når karensperioden er utløpt, har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. Fristen regnes fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III 7