Konkurransegrunnlag. 2/ Rammeavtale for besiktigelse av gategrunn og fasader, samt oppsett av rystelsesmålere med mer R352

Transkript

1 Konkurransegrunnlag 2/ Rammeavtale for besiktigelse av gategrunn og fasader, samt oppsett av rystelsesmålere med mer R352

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 OPPDRAGET Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Kontraktbestemmelser Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN Regelverk Valg av konkurranseform Tilbudsfrist Innlevering av tilbud Ønsket presentasjonsform Vedståelsesfrist Deltilbud Alternative tilbud og minstekrav Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Opplysningsplikt Taushetsplikt Offentlighet Avvik Signert fullmakt for innhenting av utvidet skatteattest OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Tildelingskriteriene Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode... 8 VEDLEGG... 8

3 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten, heretter kalt oppdragsgiver, viser til kunngjorte konkurranse og inviterer med dette kvalifiserte leverandører til å inngi tilbud i forbindelse med anskaffelse av «2/2017- Rammeavtale for besiktigelse av gategrunn og fasader, samt oppsett av rystelsesmålere med mer». Oppdragsgivers kontaktperson: Navn : Caroline Hovind Fantoft E-postadresse : postmottak@vav.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang Vann- og avløpsetaten har prosjekter rundt i byen som medfører arbeid i byens gater. I den forbindelse er det behov for besiktigelse av fasader og gategrunn før og etter utført arbeid, samt å sette ut rystelsesmålere i perioden arbeidet pågår. Det kan også være behov for innvendig besiktigelse. Dette for å se om arbeidet som er utført har påført skade på annen manns eiendom. Vann- og avløpsetaten ønsker å inngå rammeavtale med 1 -en- leverandør, og avtalen vil gjelde for hele etaten. 1.3 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 20/21 Tilbudsfrist 21 Tilbudsevaluering 22/23 Forhandlinger 24/25 Tilbudsfrist reviderte tilbud 25 Tilbudsevaluering og valg av tilbud 25 Utsendelse av tildelingsbrev 27 Karensperiode 27/28 Kontraktsinngåelse 35 Oppstart av kontrakt Ovenstående fremdriftsplan er tentativ.

4 1.4 Kontrakt Kontraktsperiode Konkurransen gjelder inngåelse av rammeavtale for 2 år. Før utløpet av avtaleperioden har VAV opsjon på å forlenge kontrakten på ytterligere 1+1 år på uendrede vilkår. Rammeavtalen vil gjelde fra 28. august 2017 til 28. august Kontraktbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontrakt med tilhørende bilag. 1.5 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Tilleggsopplysning i konkurranse 2/2017- Rammeavtale for besiktigelse av gategrunn og fasader, samt oppsett av rystelsesmålere med mer, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson. Det oppfordres om at spørsmål til konkurransegrunnlaget rettes til oppdragsgivers kontaktperson senest 8 dager før utløpet av tilbudsfristen. 1.6 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som invitert til å delta i konkurransen. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Regelverk Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (LOA) og forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene (FFO) FOR del I og II, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Valg av konkurranseform Oppdragsgiver planlegger å gjennomføre forhandlinger. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til kun å forhandle med et visst antall leverandører basert på en vurdering av tilbudets oppfyllelse av tildelingskriteriene. Det planlegges å

5 forhandle med maksimalt 4 leverandører. Det vil også kunne velges bort leverandører underveis i prosessen etter en vurdering av tildelingskriteriene. Dersom oppdragsgiver etter at tilbudene er mottatt vurderer det slik at det er mest hensiktsmessig å tildele kontrakt uten å gjennomføre forhandling, vil oppdragsgiver forbeholde seg denne muligheten. 2.3 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er tirsdag 16. mai 2017 kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 2.4 Innlevering av tilbud Tilbudet skal være skriftlig og undertegnet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Det anmodes om at tilbudet merkes: «Tilbud 2/2017- Rammeavtale besiktigelse av gategrunn og fasader, samt oppsett av rystelsesmålere med mer» VAV anmoder leverandørene om å levere signert tilbudsbrev i papirformat og øvrige etterspurte dokumenter i elektronisk format, f.eks. via minnepinne. e dokumenter skal leveres i arkivformatet Adobe PDF/A. Tilbudet skal være på norsk og det er ønskelig at det også blir levert en utgave av tilbudet (elektronisk) hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Tilbudet kan leveres ved personlig oppmøte eller ved postsending. Ved oppmøte skal tilbudet innleveres til: Navn: Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten Adresse: Herslebs gate 5 v/resepsjonen 1.etg Oslo Åpningstid for resepsjonen er mandag til fredag kl. 08:00-15:35. Ved postsending: Navn: Oslo kommune v/ Vann- og avløpsetaten Adresse: Pb Sofienberg 0506 Oslo 2.5 Ønsket presentasjonsform Sak Dokumentasjon r Format

6 Signert tilbudsbrev - Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer (sidetall og punktnummer) Utfylt bilag 2 til kontrakt (Leverandørens besvarelse på kravspesifikasjonen) Utfylt bilag 4 til kontrakt (Administrative bestemmelser) Fullstendig utfylt prisskjema i henhold til vedlegg 2 Dokumentasjon ift. Tildelingskriteriet Kvalitet, jf. punkt 3.1 Sladdet utgave av tilbudet Tilbudet skal leveres i henhold til punkt 2.4, med følgende inndeling: Papir Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 2.6 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i 90 dager etter tilbudsfrist. 2.7 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.8 Alternative tilbud og minstekrav Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud. 2.9 Tilbudsbefaring/tilbudskonferanse Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudskonferanse. Det vil ikke i denne konkurransen bli avholdt tilbudsbefaring Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom tilbudet avvises eller konkurransen avlyses Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. forvaltningsloven Offentlighet Leverandørene bes levere en utgave av tilbudet hvor det leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal oppdragsgiver uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet.

7 2.13 Avvik Det er ikke anledning til å ha vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene. Tilbud som inneholder slike vesentlige avvik vil bli avvist. Andre avvik skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Avvik skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet avviket framkommer (sidetall og punktnummer). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som avvik fra anskaffelsesdokumentene dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser Signert fullmakt for innhenting av utvidet skatteattest Som et ledd i Oslo kommunes kamp mot arbeidslivskriminalitet, herunder svart arbeid og sosial dumping, er det inngått en samarbeidsavtale mellom Oslo kommune og Skatteetaten. I denne forbindelse krever Oslo kommune av alle sine leverandører innenfor bygg- og anleggsbransjen en signert fullmakt som gir Oslo kommune en utvidet rett til et ubegrenset antall ganger å innhente opplysninger om sine leverandørers og underleverandørers skatte- og avgiftsmessige forhold som angitt i fullmakten. Fullmakten skal signeres av vinnende leverandør etter at tildelingsbrev er mottatt, men før kontraktssignering. Fullmakten sendes til vinnende leverandør sammen med tildelingsbrevet. Signert fullmakt sammen med fargekopi av pass, bankkort, førerkort eller nasjonalt ID-kort (sistnevnte for statsborgere innen EU/EØS/EFTA), skal returneres til oppdragsgiver i original versjon så raskt som mulig og innen 3 virkedager. Det gjøres oppmerksom på at kravet om signert fullmakt også gjelder for alle hovedleverandørens underleverandører. Hovedleverandøren skal kontraktsfeste signeringsplikten nedover i leverandørkjeden. Før signering av kontrakt kreves det dog kun signert fullmakt fra hovedleverandør, med mindre underleverandøren benyttes for å oppfylle et kvalifikasjonskrav i konkurransen. I så fall skal signert fullmakt foreligge fra både hovedleverandør og underleverandør.signert fullmakt fra øvrige underleverandører må imidlertid være levert og godkjent av oppdragsgiver før de kan benyttes i kontrakten/prosjektet. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at det kan være aktuelt å avvise den leverandør og eventuelle underleverandører som i tildelingsbrevet er innstilt som vinner av konkurransen, dersom det etter tildeling, men forut for signering av kontrakt, mottas opplysninger fra Skatt Øst om manglende oppfyllelse av skatte- og avgiftsforpliktelser m.v. Tildelingen kan derfor ikke anses endelig før det foreligger en vurdering av de innhentede opplysninger som ikke endrer oppdragsgivers tildelingsbeslutning. Det presiseres at hvis det ikke mottas signert fullmakt fra hovedleverandør og eventuelle underleverandører som er benyttet i kvalifiseringen, vil dette anses som et vesentlig forbehold til kontrakten som vil medføre at både hovedleverandør og eventuelle underleverandører avvises fra konkurransen.

8 3 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 3.1 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier: Eksempel: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 70 % Ferdig utfylt prisskjema Kvalitet/ Oppdragsforståelse 30 % Beskrivelse av hvordan leverandøren har tenkt å løse oppdraget (fra avrop/bestilling til ferdig rapport), samt et eksempel på en rapport fra besiktigelse av et hvilket som helst antall boliger fra og med 1 til og med Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt få opplyst karensperiodens lengde. * * * VEDLEGG Vedlegg 1: Kravspesifikasjon Vedlegg 2: Prisskjema Vedlegg 3: Kontrakt Vedlegg 4: Bilag kontrakt