Konkurransegrunnlag. Tilbudsfrist: 19.mars 2014 kl. 12:00. Saksnummer:

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse etter forskrift om offentlige anskaffelser del I og del II for anskaffelse av prosjektering og arbeid for å sette opp tilbygg til garasje for levering til Post- og teletilsynets distriktskontor i Ski Tilbudsfrist: 19.mars 2014 kl. 12:00 Saksnummer:

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål og omfang Kunngjøring Tilleggsopplysninger Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Fremdriftsplan REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Forbehold og avvik Alternative- og deltilbud Underleverandører Vedståelsesfrist Tilbakekallelse eller endring av tilbudet KVALIFIKASJONSKRAV Obligatoriske og ufravikelige krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER Kravspesifikasjon Pris og betingelser Tildelingskriteriene OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning pga. forhold ved leverandøren Avvisning pga. forhold ved tilbudet AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Bilag 1 - HMS-egenerklæring

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Post- og teletilsynet (PT) fører tilsyn med aktørene i post- og telemarkedene og forvalter viktige samfunnsressurser som frekvenser og nummer. Gjennom sitt arbeid bidrar PT til best mulig post- og teletjenester for brukerne, det vil si kvalitativt gode tjenester til lavest mulig pris. PT bidrar til å øke sikkerheten og beredskapen i telenettene og arbeider for å fremme norske interesser internasjonalt i post- og telesektoren. Etaten rapporterer til Samferdselsdepartementet og har om lag 150 ansatte. Hovedkontoret ligger i Lillesand. Mer informasjon finner du på Oppdragsgivers kontaktperson er under anbudskonkurransen er: Navn: Mira Bøge Postadresse: Postboks 93, 4791 Lillesand Besøksadresse: Nygård 1, 4790 Lillesand e-post: mbr@npt.no Telefaks: Telefon: / Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål og omfang PT har behov for prosjektering og arbeid for å sette opp tilbygg til garasje ved vårt distriktskontor i Ski. Se kravspesifikasjon for nærmere beskrivelse av anskaffelsen. 1.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers 3

4 kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse, ref. saksnummer: », og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. De spørsmål som medfører svar som kan ha betydning for leverandørenes tilbud, vil bli anonymisert og likelydende svar vil bli lagt ut på Siste frist for mottak av spørsmål er 7 kalenderdager før tilbudsfrist. 1.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på DOFFIN. 1.6 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Befaring i Ski , kl Frist for å levere tilbud , kl 12:00 Tilbudsåpning , kl 12:30 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører tentativt Klagefrist leverandører ,kl 15:00 tentativt Kontraktsinngåelse tentativt Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er tentative. 4

5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal foretas gjennom en åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). I åpen anbudskonkurranse er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger, herunder endring av pris, leveringstid eller andre forutsetninger som har betydning for konkurranseforholdet. Leverandøren må derfor gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristens utløp. 2.2 Offentlighet For innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova), jf. FOA 3-5. Tilbud og anskaffelsesprotokoll kan unntas offentlighet, jf. offentleglova 23 tredje ledd, inntil valg av leverandør er bestemt. Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette å vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Postadresse: Besøksadresse: Post- og teletilsynet v/mira Bøge Postboks 93, 4791 Lillesand Nygård 1, 4790 Lillesand 5

6 Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal: 1. Oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: «Tilbud kjøp av byggarbeid til Post- og teletilsynet, saksnummer: Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert. 3. Leveres på papir direkte til leveringsadressen. 4. Leveres med: To eksemplarer, hvor det ene er kopivennlig, ikke stiftet. Kopi av tilbudet m/vedlegg leveres også på cd/dvd eller minnepinne. Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Leverandørens adresse, telefon/telefaksnummer og foretaksnummer Leverandørens kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Leverandøren er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. 2.5 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i pkt Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. 2.6 Alternative- og deltilbud Alternativt tilbud aksepteres ikke og det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 6

7 2.7 Underleverandører Dersom leverandøren benytter underleverandører, skal det oppgis navn på disse og hvilke tjenester underleverandør skal tilby. I tilbudet skal det dokumenteres at underleverandør er kvalifisert til å levere tjenesten Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til ,kl 15: Tilbakekallelse eller endring av tilbudet Innleverte tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekallelse av tilbud skal skje skriftlig. Endringer av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og må tilfredsstille samtlige formalkrav. 3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal Skatteattest ha ordnede forhold mht. Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det skatteinnbetaling og lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor merverdiinnbetaling. leverandøren har sitt hovedkontor. Attestene må ikke være eldre enn 6 måneder. Se: (Skatteetaten - attester) Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring (Se bilag 4 til konkurransegrunnlaget). 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Firmaattest 7

8 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/avtalen Dokumentasjonskrav Foretakets årsregnskap siste to år med revisjonsberetning Foretakets totale omsetning de siste to regnskapsår Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha kompetanse og erfaring innen prosjektering og ha utført oppdrag av samme art, kompleksitet/vanskelighetsgrad og omfang/størrelse. Leverandøren skal ha prosedyrer for å utføre oppdraget på en miljømessig forsvarlig måte Leverandøren skal ha et internkontrollsystem Dokumentasjonskrav En liste over de viktigste leveranser og utførte tjenester de siste 3 år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. For ytelser til offentlige oppdragsgivere, skal det dokumenteres ved attester utstedt eller bekreftet av vedkommende myndighet. Dersom det gjelder ytelser til private, skal attestene utstedes eller bekreftes av denne. I mangel av dette kan en erklæring fra leverandøren godtas. Opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren og foretakets administrative ledelse (kompetansematrise). Redegjørelse for eksisterende rutiner eller gyldig sertifikat fra tredjepartsverifisert system (eks. Miljøfyrtårn, ISO 14001, EMAS) Iht. til plan- og bygningsloven og relevante forskrifter 8

9 4 KRAV TIL YTELSEN OG TILDELINGSKRITERIER 4.1 Kravspesifikasjon Krav til tilbudet Leverandøren må svare for hvert enkelt krav i tilbudet, og det må oppgis om leverandøren tilfredsstiller/ ikke tilfredsstiller kravet. Dersom leverandøren tilfredsstiller kravet må oppfyllelse av kravet beskrives i tilbudet og/eller dokumenteres. Slik dokumentasjon skal da inngå og være en del av tilbudet til PT. Mangelfull dokumentasjon kan medføre at PT avviser tilbudet. 4.2 Pris og betingelser Prisene skal oppgis eksklusive mva. og inkludert alle leverandørens øvrige kostnader. Kostnadselementer som leverandør vet vil tilkomme, men som ikke er nevnt i konkurransegrunnlaget, skal også angis. Økonomiske konsekvenser av forbehold skal synliggjøres, og framkomme i eget punkt i tilbudet. Priser som ikke er angitt antas inkludert i pris gitt i tilbudet. Statlige virksomheter er pålagt å kreve elektronisk faktura og kreditnota i EHF-format for alle kjøp av varer og tjenester etter , og uansett størrelse på leveransen. Fakturagebyr eller andre former for gebyrer aksepteres ikke. 4.3 Tildelingskriteriene Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Kvalitet 60 % Pris/totalkostnad 20 % Leveringstid 20 % 9

10 Kvalitet PT vil i vurderingen legge vekt på tjenestens innhold, kvalitet og leverandørens samlede kompetanse og erfaring. Pris Leverandøren skal oppgi priser i henhold til konkurransegrunnlaget punkt 4.2. PT vil i vurderingen legge vekt på det samlede prisnivået som oppgis. Leveringstid PT vil i vurderingen legge vekt på leveringsevne og mulighet til å tilpasse seg kundens behov. 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 5.3 Avvisning pga. forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-g foreligger. 5.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA første ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-d foreligger. 10

11 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.2 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 11

12 Bilag 1 - HMS-egenerklæring Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 12

13 13