Det Norske Teateret KONKURRANSEGRUNNLAG

Transkript

1 Det Norske Teateret KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen Konkurranse uten forhandling Anskaffelse av Radio mikrofoner til Det Norske teateret Tilbudsfrist: , kl. 12:00 Side 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Kontaktperson i forbindelse med konkurransen Anskaffelsens formål Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Deltilbud Kunngjøring ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyre Forbehold og avvik Offentlighet Opplysningsplikt Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudsfrist. Innlevering av tilbud Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning pga. forhold ved leverandøren Avvisning pga. forhold ved tilbudet Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Utskrift av anskaffelsesprotokoll KONTRAKTSVILKÅR Regulering av priser Informasjon Lønns- og arbeidsvilkår... 9 Vedlegg Vedlegg 1 HMS-egenerklæring Side 2

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver "Det Norske Teatret er eit av Norges største teatre og spelar dramatikk på nynorsk og norske målføre. Teatret ligg i Oslo sentrum og hadde i publikummarar på 27 produksjonar fordelt på tre scener." Oppdragsgiver: Navn: Adresse: Postadresse: e-post: Telefon: Det Norske Teateret Simen Scharning 1.2 Kontaktperson i forbindelse med konkurransen Hjellnes Consult bistår Det norske teateret AS til å forestå denne anskaffelsen. Alle henvendelser og spørsmål om konkurransen skal rettes til kontaktperson i Hjellnes Consult as. Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Hjellnes Consult as ved kontaktpersonen som fremgår av tabellen under. Navn: Kontaktperson Postadresse: Kontoradresse Hjellnes Consult as Alf Eirik Mortensen Postboks 91 Manglerud, 0605 Oslo Plogveien 1, 0679 Oslo Telefon / E-post aem@hjellnesconsult no Eventuelle spørsmål skal rettes til Hjellnes Consult as ved Mortensen pr. e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder konkurransen enn nevnte kontaktperson hos Hjellnes Consult. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette meldes på e- post. 1.3 Anskaffelsens formål Anskaffelsen gjelder anskaffelser av trådløse mikrofoner. Minimum 24 stk lommesendarar "beltpacks" eventuelt 32 Minimum 24 stk. mottakarar - eventuelt 32 stk mottakarar. 5 stk handhalde sendaren til bruk på same mottakaren som lommesendare. Komplett antennesystem (for mottakarar) med aktive antenner og all nødvendig antennekabling tilpassa og installert hovudscenen på Det Norske Teatret. Frekvensar og antenneposisjoner må installeras av leverandør. Mottakarar må ha muligheit for både analog og digital (AES) utgang. Muligheit for bruk av oppladbare batteria i lommesendarene. Side 3

4 Mottakarane må leverast i rack på hjul. Sendarane må ha muligheit for tilkopling av mikrofonar med MicroDot. (eventuelt med adapter). Sendarane må ha muligheit for å brukas med DPA sine myggar og bøylar. (til dømes DPA 4066 og DPA 4062). Systemet må ha muligheit for å kunne byggas ut til minimum 40 kanalar ved en seinare anledning. Mottakarar og sendarar må kunne brukas i de frekvensområdar spesifisert av Post og Teletilsynet etter omlegging av frekvenskartet for fleirbruksområdet Det Norske Teatret ønskjer å ha et sett med sendar og mottakar til utprøving i minimum en dag, etter nærare avtale. 1.1 Test av utstyr For å sikre at utstyret fungerer tilfredsstillende, er det ønskelig å teste utstyret i teateret. Leverandøren må derfor stille ett sett til rådighet for Det Norske Teateret i inntil 2 dager. Testtidspunkt avtales ved et senere tidspunkt, men vil skje i evalueringsperioden 1.2 Demonstrasjon av utstyr Det åpnes for at leverandøren kan vise frem / demonstrere sitt utstyr. Eventuelle egne reisekostnader dekkes av den enkelte. 1.3 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk på Doffin. 1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen se 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Side 4

5 2.2 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere de uten kontakt med leverandørene. Forbehold og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og tas inn i tilbudsbrevet, jf. omtalen i pkt Vesentlige forbehold og avvik vil føre til at tilbudet avvises. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.3 Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19.mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentlighetsloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7.april 2006 nr. 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentlighetsloven Opplysningsplikt Oppdragsgiver vil gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises Samtlige tilbud forkastes eller konkurransen avlyses Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: Hvorfor tilbudet er avvist eller forkastet Oppdragsgiveren plikter å svare på denne henvendelsen senest 15 dager etter at anmodningen er mottatt. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 2 (to) måneder regnet fra frist for innlevering. 2.6 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. Side 5

6 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest for henholdsvis skatt og og merverdiavgiftsattest Attesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem. Tilbyder skal levere HMS-egenerklæring (se vedlegg 2 HMSegenerklæring ) 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Oppdatert firmaattest Utenlandske selskaper: Attest for lovbestemt registrering i etableringslandet. 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Kredittverdig uten krav til sikkerhetsstillelse Dokumentasjonskrav Kredittvurdering/rating som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En rating skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Det kreves dokumentert relevant kompetanse og erfaring fra tilsvarende oppdrag. Dokumentasjonskrav Foretakets totale bemanning. Viktigste relevante oppdrag/ leveranser de siste fem årene, inklusive deres verdi, tidspunkt og mottaker. Telefonnummer til mottakers kontaktperson bes oppgitt. Referanser vil kun bli kontaktet ved behov. Det kreves et godt og velfungerende HMS og kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/styringssystem og kopi av systemsertifikat utstedt av akkrediterte sertifiseringsorganer eller tilsvarende dokumentasjon. Redegjørelse for helse, miljø og sikkerhet (HMS). Side 6

7 4 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Priser/ leveransekostnad 25 % Teknisk soliditet 25 % Lydkvalitet 30 % Teknisk support 10 % Erfaring fra tidligere leveranser 10 % 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Tilbudsfrist. Innlevering av tilbud Tilbudsfrist er kl. 12:00. Tilbudet skal leveres/sendes til: Hjellnes Consult as v/ Alf Eirik Mortensen Postboks 91, Manglerud 0612 Oslo Tilbudet kan også leveres i Hjellnes Consults resepsjon i Plogveien 1, Ryen Oslo. Tilbudet skal være Hjellnes Consult i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (posten, budfirma, etc.). Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, Radiomikrofoner til Det Norske teateret. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal og leveres elektronisk på minnepinne eller CD/ DVD. Elektroniske dokumenter skal være PDF format. Tilbudet skal være på norsk. 6 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. Side 7

8 6.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 6.3 Avvisning pga. forhold ved leverandøren Oppdragsgiver plikter og avvise tilbudet dersom ikke tilbudet er innlefvert innen fastsatte frister. Oppdragsgiver plikter å avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA første ledd foreligger. Oppdragsgiver kan avvise leverandører dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-g foreligger. 6.4 Avvisning pga. forhold ved tilbudet Oppdragsgiver plikter å avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA første ledd bokstav a-f foreligger. Oppdragsgiver kan avvise tilbud dersom forhold som følger av FOA andre ledd bokstav a-d foreligger. 6.5 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen eller forkaste samtlige tilbud dersom det foreligger saklig grunn. 6.6 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en klagefrist på 10 kalenderdager. Når klagefristen er utløpt har oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 6.7 Utskrift av anskaffelsesprotokoll. Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Side 8

9 7 KONTRAKTSVILKÅR Det opprettes skriftlig kontrakt med valgt leverandør med utgangspunkt i dette konkurransegrunnlaget og antatt tilbud. 7.1 Regulering av priser (NS 8402 pkt. 12.2) Følgende gjøres gjeldende: Prisene skal holdes faste ut tilbudsperioden. Betalingsbetingelser er netto 30 dager etter mottak av korrekt faktura. Faktura skal ha følgende vedlegg: - Hva fakturaen gjelder 7.2 Informasjon Leverandøren har ikke anledning til å benytte prosjektet i forbindelse med foredrag eller liknende, annonsering eller annen reklame uten godkjenning fra oppdragsgiveren. Leverandøren kan bare opptre på oppdragsgiverens vegne etter spesiell avtale om dette. 7.3 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren og hans underleverandører skal ha lønns- og arbeidsvilkår som er i henhold til kravene i Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige avtaler, FOR NR 112. Leverandøren skal sørge for at alle ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuell(e) underleverandør(er) ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår enn det som følger av tariffavtaler, regulativ eller det som er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten. Lederen av virksomheten er ansvarlig for at denne bestemmelsen blir etterlevd. Alle avtaler leverandøren inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende krav som denne klausul. Dersom leverandøren ikke etterlever klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Summen som blir holdt tilbake skal være tilstrekkelig for at oppdragiver ikke skal gå med tap. Leverandøren og hans underleverandører skal, på oppdragsgivers oppfordring, dokumentere lønns- arbeidsvilkårene til sine ansatte. Brudd på disse bestemmelsene anses for å være vesentlig mislighold. Side 9

10 VEDLEGG 1: HMS-EGENERKLÆRING Egenerklæring om helse, miljø og sikkerhet (HMS) Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Land* Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Ingen ansatte Dato Representant for de ansatte *For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. Side 10