Vågsøy kommune. Konkurransegrunnlag. Forespørsel om tilbud på Leder- og ledelsesutvikling til Vågsøy kommune. Prosedyre: Konkurranse med forhandling

Transkript

1 Vågsøy kommune Konkurransegrunnlag Forespørsel om tilbud på Leder- og ledelsesutvikling til Vågsøy kommune Prosedyre: Konkurranse med forhandling Tilbudsfrist: kl. 1200

2 INNHOLDSFORTEGNELSE I KONKURRANSEGRUNNLAGET OPPDRAGET Oppdragsgiver Kunngjøring Kontaktpersoner Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Anskaffelsesprosedyre Opplysningsplikt Taushetsplikt Tilbud på deler av oppdraget Alternative tilbud Kostnader ved å delta i konkurransen Kontrakt KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN Generelle krav Teknisk kapasitet KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Frist for vedståelse Forbehold Endre og tilbakekalle tilbud AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier... 7 II KRAVSPESIFIKASJON... 8 Vågsøy kommune 2

3 I KONKURRANSEGRUNNLAGET 1 OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Vågsøy kommune, heretter kalt oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anbud om leder- og ledelsesutvikling til Vågsøy kommune. Vågsøy kommune har ca innbyggere. Kommunen har 565 ansatte (422 årsverk), fordelt på 18 tjenesteområder og 4 stabsområder. For mer informasjon, se Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen og på kommunens hjemmeside. 1.3 Kontaktpersoner Kontaktpersoner ved spørsmål til konkurransegrunnlaget: Rådmann Svanhild Mosebakken Tlf: / E-post: svanhild.mosebakken@vagsoy.kommune.no 1.4 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra en leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdmessig og forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. Vågsøy kommune 3

4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen vil bli gjennomført i h.h.t. Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 del 1. Valgt prosedyre er konkurranse med forhandling i en ett - trinns konkurranse. Det innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud på tjenesten og at konkurransegrunnlagets kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier skal besvares samtidig. Det er adgang til å forhandle om endringer eller suppleringer av alle sider av tilbudet, herunder kvalitetselementer, pris og tidspunktet for oppstart av tjenesteleveransen. 2.2 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: Tilbudet avvises eller Oppdragsgiver beslutter å forkaste samtlige eller avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for Hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet. Hvorfor tilbudet er avvist eller Hvorfor hans tilbud ikke ble valgt 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 2.4 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 2.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. 2.6 Kostnader ved å delta i konkurransen Kostnader som leverandører pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse må dekkes av leverandøren. 2.7 Kontrakt Framlegg til kontrakt utarbeides av leverandør. Statens standardkontrakter skal benyttes. Vågsøy kommune 4

5 3 KVALIFIKASJONSKRAV TIL LEVERANDØREN 3.1 Generelle krav Attest for betalt skatt og trygdeavgift, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist Attest for betalt merverdiavgift, ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. HMS-erklæring: egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. 3.2 Teknisk kapasitet Krav til dokumentasjon: Tilbyder viktigste leveranser de siste årene, inkludert verdi, tidspunkt og mottaker. Erklæring av foretaket sin totale omsetning, og foretaket sin omsetning med relevans til kontrakten de siste tre regnskapsårene. Tilbud som ikke inneholder lovpålagte og forespurte attester kan avvises. Vågsøy kommune 5

6 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være merket med: til Vågsøy kommune 2. Tilbudet skal leveres på norsk 3. Tilbudet skal sendes på epost til følgende adresse: 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er fredag 7. juni 2013 kl For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.3 Frist for vedståelse Tilbudet skal være bindende i 90 dager etter tilbudsfrist. 4.4 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold utover dette, vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrev for å være gyldig. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere disse uten kontakt med tilbyder. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 4.5 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med pkt Vågsøy kommune 6

7 5 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 5.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 5.2 Tildelingskriterier Det økonomisk mest fordelaktige tilbudet vil bli valgt, ut fra følgende kriterier. Vekting i parentes: - Faglig og pedagogisk innhold. (1/3) - Tilbudte rådgivere. (1/3) - Pris. (1/3) Tilbud må oppgi pris spesifisert for honorar, reise, opphold og eventuelt annet. Prisen skal oppgis i norske kroner og være inkludert mva. Prisen skal inkludere alle kostnader knyttet til utførelsen av leveransen. Når det gjelder rådgivere som skal stå for gjennomføringen ønsker vi oppgave over faglig kompetanse og erfaring med tilsvarende opplegg tidligere. 5.3 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Vågsøy kommune 7

8 II KRAVSPESIFIKASJON Bakgrunn Vågsøy kommune innførte i 2004 en administrativ organisasjonsmodell med en hovedstruktur med rådmann og to kommunalsjefer som toppledelse og 22 resultatenheter. Det ble ikke gjennomført lederutvikling eller annen form for opplæring i tilknytning til den nye modellen. Situasjonen i dag er at det er ulike oppfatninger om hva modellen innebærer, og ulike «kulturer» i de enkelte enheter i organisasjonen. Rådmannen mener det er et stort behov for lederutvikling, med fokus både på eksakt kunnskap om organisasjonsmodellen vår og om ledelse i vid forstand. Deltakere Følgende er aktuelle deltakere på et lederutviklingsprogram: Rådmann Kommunalsjefer Stabsledere Tjenesteledere Til sammen blir det en gruppe på 25 deltakere. Gjennomføring Følgende modell ligger til grunn for programmet: Tilføre ny kunnskap Systematisk tilbakemelding Støtte fra andre systemnivåe Ny Økt Etablere kriterier for god ledelse Erkjenne behovet for endring Endret lederadferd Endret samspill Bedre ivaretakelse av morgendagens ledelsesfunksjone Motivere for roller og adferd Tilknytning til daglig lederadferd Vågsøy kommune 8

9 Innhold Vi tenker at utgangspunktet bør være følgende innhold/moduler: 1. Startseminar avspark 2. LØFT lederen som koreograf 3. Arbeidsgiverpolitikk og personalutvikling (HR) 4. Kreativitet, samspill og problemløsning 5. Mål- og resultatstyring 6. Informasjons- og kommunikasjonsteknologi for ledere 7. Politikk og administrasjon 8. Service, medinnflytelse og mobilisering Vi tar utgangspunkt i at disse 8 modulene skal utgjøre dager på samling. Samlingene forutsettes i hovedsak gjennomført i kommunens lokaler i Måløy, men det kan gjøres unntak på noen av modulene som kan bli gjennomført som todagers samling på «internat». Vi er åpne for mindre justeringer i innhold, opplegg og rekkefølge av modulene. Tidsplan Kommunens økonomi er så anstrengt at det ikke vil være mulig å gjennomføre lederutviklingen i 2013/14 uten tilskudd fra KS. Vi er derfor avhengig av tilsagn om tilskudd før vi kan bestemme oppstarttidspunkt. Aktuelt tidspunkt for oppstart vil være høsten 2013, avhengig av når eventuelt tilsagn blir gitt. Gjennomføringsperioden er måneder. Vågsøy kommune 9