KONKURRANSE- GRUNNLAG

Transkript

1 KONKURRANSE- GRUNNLAG Advokattjenester til barneverntjenesten i Melhus kommune ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE Tilbudsfrist:

2 Melhus kommune INNLEDNING 1.1 OPPDRAGSGIVER FORMÅLET MED ANSKAFFELSEN OMFANG OPPDRAGETS VARIGHET KUNNGJØRING TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSESFRIST TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET 5 2 ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE OPPLYSNINGS- OG BEGRUNNELSESPLIKT TAUSHETSPLIKT FORBUD MOT AT OPPDRAGSGIVERENS ANSATTE DELTAR I KONKURRANSEN HABILITET OFFENTLIGHET 6 3 KRAV TIL LEVERANDØREN OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET ANDRE KRAV. 7 4 KRAV TIL TILBUDET TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING TIDSPLAN LEVERINGSADRESSE AVVIK ALTERNATIVE TILBUD TILBUD PÅ DELER AV OPPDRAGET 8 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE REGISTRERING AV TILBUD TILBUDSÅPNING AVVISING AV LEVERANDØRER RETTING AV ÅPENBARE FEIL UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLL/AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD 8 6 KRAVSPESIFIKASJON BEHOVSBESKRIVELSE KRAV TIL KOMPETANSE/ERFARING: TILGJENGELIGHET OG RESPONSTID: 9 2

3 6.3 PRIS: 9 7 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN AVLYSING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE EVALUERING AV MOTTATTE TILBUD TILDELINGSKRITERIER INNSTILLING PÅ KONTRAKTSTILDELING 10 8 VEDLEGG 10 3

4 1.1 Oppdragsgiver Melhus kommune ved virksomheten Familie og forebygging, innbyr til åpen konkurranse i forbindelse med anskaffelse av rammeavtale for Advokattjenester til barneverntjenesten i Melhus kommune. 1.2 Formålet med anskaffelsen Rammeavtalen omfatter i hovedsak juridisk rådgivning/bistand i konkrete barnevernssaker, skriftlig og muntlig, samt å forberede og føre saker for fylkesnemnda og domstolene. I tillegg ønskes det at advokat kan gi faglig oppdatering/kurs for barnevernets ansatte 1 dag pr år. 1.3 Omfang Melhus kommune har de siste 2 år hatt ca. 25 saker årlig til behandling i fylkesnemnda og/eller høyere rettsinstanser. Det innebærer totalt ca behandlinger i fylkesnemnda/retten, inkludert klagebehandlinger. I årene 2011 og 2012 ble det gjennomsnittlig kjøpt advokattjenester for ca. kr ,- pr.år. Oppdragsgiver er ikke forpliktet med hensyn til volumet i kontraktsperioden. De oppgitte tall er kun basert på historiske regnskapstall. 1.4 Oppdragets varighet Oppdraget skal ha en varighet på 2 år, med opsjon på forlengelse med 1år. 1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen Tilbudsfrist og vedståelsesfrist Siste frist for innlevering av tilbud er mandag 11.mars 2013 kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Leverandøren er bundet av tilbudet i 60 dager 1.7 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver før fristens utløp. Navn: Eva Slind Postadresse: Rådhusvegen 2, 7224 Melhus Besøksadresse: Melhus Rådhus, Melhus 4

5 e-post: Telefon: Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes «Advokattjenester til barneverntjenesten i Melhus kommune» og sendes oppdragsgivers kontaktperson. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. 1.8 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil umiddelbart bli publiseres i DOFFIN og sendes automatisk til alle som har meldt sin interesse for anskaffelsen. 2 Alminnelige regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 15. juni For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse, og gjennomføres etter forskriftens del I og II. 2.3 Opplysnings- og begrunnelsesplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises eller oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen. Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for hvorfor hans forespørsel om å delta er forkastet, hvorfor tilbudet er avvist, eller hvorfor hans tilbud ikke ble valgt. 2.4 Taushetsplikt Oppdragsgiverens og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 5

6 2.5 Forbud mot at oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han/hun tjenestegjør hvis deltakelse kan komme i strid med grunnleggende krav i lov om offentlige anskaffelser 5 og / eller krav i forskrift om offentlige anskaffelser 3-1. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgivers ansatte. Det er tilbyders plikt å informere oppdragsgiver om eierforhold som kan medføre brudd på de samme krav og oppdragsgiver skal ta en vurdering av en eventuell avvisning i hver enkelt sak. 2.6 Habilitet Ved behandling av saker som omfattes av denne forskrift, gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av nr. 16 om offentlighet i forvaltningen. 3 Krav til leverandøren 3.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest Momsattest HMS egenerklæring - vedlegg 1 til dette dokument 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav: Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Det kreves at leverandøren har et lovlig etablert foretak Firmaattest 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Oppdragsgiverens kvalifikasjonskrav: Det kreves tilfredsstillende økonomi Dokumentasjon - bevis for at de stilte krav er oppfylt Foretakets revisjonsberetning for de to siste år. 6

7 3.4 Andre krav Andre Krav: CV-oppdragsansvarlig Referanseoppdrag 4 Krav til tilbudet 4.1 Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal leveres i form av tilbudsbrev. All etterspurt dokumentasjon må vedlegges. 1. Tilbudet skal være skriftlig og signert av daglig leder. 2. Tilbudet skal være merket: TILBUD Advokattjenester barnevern. 3. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse. 4. Tilbudet skal leveres på norsk. 5. Tilbudet skal leveres i 2 eksemplarer hvorav ett papirbasert og ett eksemplar på elektronisk lagringsmedium.( minnepenn eller lign.) 6. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller pr. post. 7. Tilbudet skal ikke leveres pr e-post. 4.2 Tidsplan Aktivitet Dato Kunngjøring i DOFFIN Siste frist for spørsmål og tilleggsopplysninger Tilbudsfrist, angitt dato kl Tilbudsåpning, angitt dato kl Kvalifiseringsprosess ferdig (tentativ) Tilbudsevaluering ferdig (tentativt) Uke 12 Kontraktstildeling, (tentativt) Uke 12 Kontraktsinngåelse/signering (tentativt) Uke 15 Vedståelsesfrist , kl Leveringsadresse Tilbudet bes sendt/innlevert til: Tilbudet bes sendt/ levert til: Melhus kommune Rådhusvegen Melhus 7

8 4.4 Avvik Avvik skal være klart, presist og entydig beskrevet i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten å ta kontakt med leverandør. Ved avvik som ikke tilfredsstiller slike vilkår, har oppdragsgiver plikt og rett til å avvise tilbudet. 4.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 4.6 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 5 Oppdragsgiverens behandling av tilbudene 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiveren skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2 Tilbudsåpning Se pkt. 4.2, Tidsplan. Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Leverandøren har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 5.3 Avvising av leverandører. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp 5.4 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. En feil er åpenbar dersom en normal, forstandig oppdragsgiver burde ha oppdaget den. Det er ikke tillatt å kontakte leverandør. Ved tvil om bedømmelsen av tilbudet i forhold til de øvrige tilbudene, er det ved anbudskonkurranser en plikt å avvise tilbudet. 5.5 Utskrift av anskaffelsesprotokoll/avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke automatisk få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. 8

9 6 Kravspesifikasjon Behovsbeskrivelse Tilbyder må beskrive hvordan oppdraget tenkes løst, med utgangspunkt i spesifikasjonene i punkt 6.1 og 6.2. Tilbyder må også kort beskrive en løsning for faglig oppdatering for ansatte, se også punkt Krav til kompetanse/erfaring: Tilbyder må inneha kompetanse og erfaring innen barnevernrett, og ha ført saker for offentlig part i fylkesnemnda og rettsapparatet innen området barnevern. Oppdragsgiver ønsker å knytte til seg en fast advokat. Både firma og advokater med egen praksis kan inngi tilbud, men det er et krav at oppdragsgivers dedikerte advokat har advokatbevilling. Oppdragsgiver skal forholde seg til dedikerte advokat for hele leveransen, og denne må navngis i tilbudet. Tilbyder skal levere beskrivelse av referanseoppdrag for offentlig part i løpet av siste 3 år. De oppgitte referanser skal kunne kontaktes uten nærmere avklaring. Arbeidsspråket er norsk, og tilbyder må ha god kommunikasjonsevne, muntlig og skriftlig. 6.2 Tilgjengelighet og responstid: Det kreves høy tilgjengelighet også utenfor ordinær arbeidstid. Oppdragene vil være både skriftlige og muntlige, og det er viktig at tilbyderne er tilgjengelige og har rask responstid. Responstid defineres som hvor raskt det kan gis svar på spørsmål, skriftlig og muntlig, samt den tid det tar før saker oversendes fylkesnemnda eller tingretten. Det er viktig at tilbyder overholder frister i kommunen, fylkesnemnd og andre instanser. Tilbyder bes beskrive hvor stor kapasitet den anser som tilgjengelig for oppdragsgiver. Herunder også beskrive samarbeid med/forberedelse av partsrepresentanter, vitner og andre aktører. Tilbyder/ advokaten må beskrive hvordan han/hun kan kontaktes i hastesaker, f eks telefon, sms. Tilbyder bes beskrive løsninger ved ferie, sykdom eller fratreden. 6.3 Pris: Pris for advokattjenester som beskrevet skal oppgis som nettopris i NOK pr time eks mva. 9

10 Pris for 1 dag med faglig oppdatering/kurs for barnevernets ansatte oppgis som nettopris pr dag eks moms. Alle omkostninger skal inngå i timeprisen/ dagsprisen. Ingen administrasjons- eller reisekostnader eller fakturagebyr skal legges til. Pris skal ligge fast i hele avtaleperioden. 7 Avgjørelse av konkurransen 7.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. En avlysning eller totalforkastelse på saklig grunnlag skal alltid begrunnes iht. oppdragsgiver opplysningsplikt, se også pkt Evaluering av mottatte tilbud Mottatte tilbud vil bli vurdert ut fra kravene som er oppstilt i pkt. 7.3 Tildelingskriterier. 7.3 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på grunnlag av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på kriteriene nedenfor, med vekting som angitt. 1. Kompetanse/erfaring punkt % 2. Tilgjengelighet og responstid, punkt % 3. Pris, kravspesifikasjonen punkt % 7.4 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig, og i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Med rimelig tid menes at tilbyder får oppgitt en frist (karenstid) for å inngi kommentarer, spørsmål eller klage på oppdragsgivers begrunnelse av sitt leverandørvalg. 8 Vedlegg 10

11 Vedlegg 1, HMS egenerklæring Melhus, 15.februar 2013 Med vennlig hilsen Melhus kommune Inger Marie Aarstad Virksomhetsleder Familie og Forebygging Eva Slind Enhetsleder barnevern Melhus er en mangfoldig kommune der det skal være mulig å være modig 11